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Como montar uma papelaria

EMPREENDEDORISMO

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Expediente

Presidente do Conselho Deliberativo

Robson Braga de Andrade – Presidente do CDN

Diretor-Presidente

Guilherme Afif Domingos

Diretora Técnica

Heloísa Regina Guimarães de Menezes

Diretor de Administração e Finanças

Vinícius Lages

Unidade de Capacitação Empresarial e Cultura Empreendedora

Mirela Malvestiti

Coordenação

Luciana Rodrigues Macedo

Autor

Dayane Rabelo

Projeto Gráfico

Staff Art Marketing e Comunicação Ltda.

www.staffart.com.br

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Apresentação / Apresentação / Mercado / Localização / Exigências Legais e Específicas / Estrutura / Pessoal / Equipamentos / Matéria Prima/Mercadoria / Organização do Processo Produtivo / Automação / Canais de Distribuição / Investimento / Capital de Giro / Custos / Diversificação/Agregação de Valor / Divulgação / Informações Fiscais e Tributárias / Eventos / Entidades em Geral / Normas Técnicas /

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Sumário

1 1. Apresentação ...

2 2. Mercado ...

3 3. Localização ...

4 4. Exigências Legais e Específicas ...

4 5. Estrutura ...

4 6. Pessoal ...

5 7. Equipamentos ...

5 8. Matéria Prima/Mercadoria ...

6 9. Organização do Processo Produtivo ...

7 10. Automação ...

8 11. Canais de Distribuição ...

8 12. Investimento ...

8 13. Capital de Giro ...

9 14. Custos ...

10 15. Diversificação/Agregação de Valor ...

11 16. Divulgação ...

11 17. Informações Fiscais e Tributárias ...

13 18. Eventos ...

14 19. Entidades em Geral ...

14 20. Normas Técnicas ...

17 21. Glossário ...

18 22. Dicas de Negócio ...

18 23. Características ...

19 24. Bibliografia ...

19 25. URL ...

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Apresentação / Apresentação

1. Apresentação

A papelaria se adaptou à chegada da tecnologia e a mudança de comportamento dos consumidores. O antigo armarinho de material escolar expandiu o mix de produtos.

Aviso: Antes de conhecer este negócio, vale ressaltar que os tópicos a seguir não fazem parte de um Plano de Negócio e sim do perfil do ambiente no qual o

empreendedor irá vislumbrar uma oportunidade de negócio como a descrita a seguir. O objetivo de todos os tópicos a seguir é desmistificar e dar uma visão geral de como um negócio se posiciona no mercado. Quais as variáveis que mais afetam este tipo de negócio? Como se comportam essas variáveis de mercado? Como levantar as informações necessárias para se tomar a iniciativa de empreender

A papelaria é definida como estabelecimento onde se vendem papel, material escolar, acessórios de informática e artigos de escritório. No entanto, hoje em bairros de

clientela de maior poder aquisitivo já podemos notar uma mudança, tanto no visual das papelarias, quanto nos tipos de serviços prestados, podendo até mesmo incorporar no seu interior um café, sala para leitura, ambientes exclusivos para crianças. No final dos anos 90, as tradicionais papelarias sofreram forte concorrência dos supermercados na oferta de material escolar, especialmente no período que antecede o início do

calendário letivo. Além de tudo isso, os governos estaduais e municipais começaram a comprar kits escolares para a rede pública diretamente da indústria. Coube então as papelarias reverter esse quadro através da formação de associações e redes de negócios, uma vez que a grande maioria é formada por estabelecimentos familiares de pequeno porte, com o objetivo de conseguir descontos em compras centralizadas junto à industria e se fortalecerem na cooperação mútua umas as outras. Outro movimento foi a ampliação do mix de produtos, procurando oferecer a seus clientes itens com maior valor agregado, especialmente no segmento de material de informática, e a prestação de novos serviços como impressão de cartão de visitas, fotocópias e encadernações. Além desse modelo empresarial surgiu no mercado um novo modelo de negócios: as chamadas papelarias de luxo também conhecidas como “boutiques de papel”. Essas lojas possuem em geral como características uma decoração bem cuidada e oferecem uma enorme variedade de produtos com design especial e ofertam também os artigos de uma papelaria tradicional, com visual e acabamento que os fazem ser reconhecidos como presentes bonitos e úteis. Esse negócio destina-se a um público mais exigente, que requer um mix variado de produtos composto,

preferencialmente, por artigos mais modernos, como peças de acrílico e plástico e até os artigos de couro. A diversidade de produtos atrai não apenas o mercado escolar, mas também o artístico, escritório e de material de informática. O ramo da papelaria costuma ser atraente para o pequeno empreendedor, pois uma papelaria pode ser montada em pequenos espaços e não exige grande experiência, apenas mão-de-obra especializada em certos serviços, como, por exemplo, encadernação. O empreendedor deve avaliar a possibilidade de ofertar serviços de reprografia, pois tem tudo a ver com o mix de produtos e serviços de uma papelaria.

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Apresentação / Apresentação / Mercado

2. Mercado

O segmento de papelaria apresenta um incremento expressivo de demanda entre os meses de janeiro a março, em decorrência da volta às aulas. Sendo assim, o

empreendedor deve se preparar para esse período com bastante antecedência, buscando identificar fornecedores, negociar preços, formas de pagamento e etc. Após esse período, o volume comercializado não será majoritariamente do segmento

escolar, mas do segmento de material de escritório, além de outros produtos de menor sazonalidade. Será o momento de fazer um planejamento para lidar com a queda das vendas no setor e pensar em como aproveitar as datas comerciais. Uma pesquisa realizada pela rede Brasil Escolar apontou que os cerca de 600 associados que compõem a entidade conseguiram superar com índice positivo o ano de 2007. As vendas registradas no período de volta às aulas tiveram crescimento de 9,3% em relação aos resultados do ano passado. Um dos motivos foi a crescente movimentação das papelarias em busca de novos nichos de mercado, buscando manter a

lucratividade, mesmo em períodos de entressafra. Algumas papelarias procuram fortalecer parcerias com escolas, em busca de exclusividade nas listas de materiais, bem como com empresas, com foco em vendas corporativas. Outras apostam em serviços, como a criação de áreas internas voltadas para cursos de artesanato e pintura, para garantir o movimento na loja durante todo o ano. De acordo com

estimativas da Rede Nacional de Papelarias – Brasil Escolar, existem no Brasil cerca de 30 mil lojas de papelarias, e se incluirmos os supermercados este numero cresce de 30 a 40%, movimentando cerca de R$ 4,5 bilhões por ano. Os estabelecimentos de grande porte movimentam uma grande variedade de artigos que chega a 15 mil itens, já os de menor porte trabalham com cerca de 3 mil itens. Um dos segmentos mais importantes do negócio de papelaria é o de cadernos e que no ano de 2007

representou cerca de 4,3% do Produto Interno Bruto – PIB, com quase R$ 1 bilhão produzidos pela industria. Segundo Fábio Mortara da Associação Brasileira da Indústria Gráfica – ABIGRAF, o caderno brasileiro foi destaque na pauta de exportações, colocando-se como segundo setor exportador de produtos gráficos, correspondendo a 23% das exportações no valor de R$ 63 milhões em 2007. Segundo informações do Cadastro Geral de Empregados e Desempregados do Ministério do Trabalho, o segmento de comércio varejista de livros, jornais, revistas e papelaria, alcançou em janeiro de 2011 um estoque de 124.517 empregos formais,

representando uma evolução de 7,85%, relativo a janeiro de 2007. Em meio a toda essa evolução do setor, conclui-se que os próximos anos serão de crescimento, ampliando cada vez mais as oportunidades para o empreendedor que desejar estabelecer-se com o negócio de papelaria.

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Apresentação / Apresentação / Mercado / Localização

3. Localização

A localização de uma papelaria é fator muito importante para o negócio e deve estar alinhada com a estratégia, de acordo com o perfil da clientela. Uma boa localização é aquela que favorece o acesso das pessoas, com o menor grau possível de dificuldade.

O local deve oferecer uma infra-estrutura necessária para sua instalação e ainda propiciar o seu crescimento, ter acesso fácil para os clientes e ser um ponto de vendas atrativo. É fundamental que haja conhecimento prévio do potencial da região, para adequar-se às necessidades da mesma. A localização inadequada e a falta de variedade nos estoques são os principais riscos. Desta forma, a localização é um dos fatores determinantes para competitividade deste. Também no que se refere à

localização de uma papelaria, uma boa sugestão é escolher pontos comerciais próximos a escolas e/ou escritórios, que são dois dos principais focos de

consumidores. Devem-se observar as condições do mercado, de modo a evitar praças ou bairros já saturados. Segundo a Associação Brasileira de Franchising (ABF), a definição da melhor localização “ponto” é um pouco mais complexa do que aparenta, pois envolve variáveis antagônicas, como fluxo de pessoas e custos. O melhor ponto não é necessariamente aquele que proporcionará o maior faturamento, e sim aquele que trará o melhor resultado. Para tanto, deve-se conhecer profundamente as

particularidades do negócio em questão. A seguir, são apresentados alguns aspectos que devem ser avaliados num processo de seleção do local de instalação de uma papelaria. - Fatores de demanda: A característica populacional em torno do

estabelecimento é o principal fator a ser contemplado num estudo de localização. Não se deve restringir o estudo à quantidade de pessoas residentes ou passantes que freqüentam a região. É necessário, além de identificar o perfil socioeconômico dessa população (faixa etária, renda, nível educacional), identificar os hábitos de consumo dos freqüentadores da região. - Fatores de oferta: Adicionado ao conhecimento do potencial da região verificado na etapa anterior, é preciso mensurar a influência da concorrência na região. Se for bem atendida, verificar quem são os concorrentes, como eles atuam e que espaço de mercado está disponível. A concorrência na região, obrigatoriamente, não é um fator negativo; ao contrário, muitas vezes verifica-se que a concentração de empresas de um mesmo segmento pode tornar a região um pólo de compras. - Fatores de custos: A análise do melhor ponto deve envolver também as condições de sua utilização, inclusive aquelas que influenciam diretamente nos custos, sejam no investimento inicial (luvas, obras, reformas, comunicação), seja no custo operacional (aluguel, impostos e etc.). Conveniência e acesso fácil são fatores

fundamentais para que o consumidor escolha uma papelaria. Além das considerações acima, outros itens devem ser observados antes da definição do local: - Fácil

visualização; - Facilidade de acesso; - Área para estacionamento; - Legislação local.

As atividades econômicas da maioria das cidades são regulamentadas pelo Plano Diretor Urbano (PDU). É essa Lei que determina o tipo de atividade que pode funcionar em determinado endereço. A consulta de local junto à Prefeitura é o primeiro passo para avaliar a implantação de sua loja. Caso o empreendedor faça a opção pelo modelo de negócios conhecido como papelaria de luxo, a localização deve considerar um publico de renda mais elevada, o que implica na escolha de bairros de classe média alta, de preferência com a proximidade de colégios particulares, centros

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Apresentação / Apresentação / Mercado / Localização / Exigências Legais e Específicas / Estrutura / Pessoal

comerciais e faculdades. A localização é um componente fundamental do composto mercadológico e pode definir o sucesso ou fracasso do empreendimento, razão pela qual, merece atenção especial na sua definição.

4. Exigências Legais e Específicas

É necessário contratar um contador profissional para legalizar a empresa nos seguintes órgãos: - Junta Comercial; - Secretaria da Receita Federal (CNPJ); - Secretaria Estadual de Fazenda; - Prefeitura Municipal, para obter o alvará de

funcionamento; - Enquadramento na Entidade Sindical Patronal em que a empresa se enquadra (é obrigatório o recolhimento da Contribuição Sindical Patronal por ocasião da constituição da empresa e até o dia 31 de janeiro de cada ano); - Caixa Econômica Federal, para cadastramento no sistema “Conectividade Social – INSS/FGTS”; - Corpo de Bombeiros Militar. O SEBRAE local poderá ser consultado para orientação.

5. Estrutura

A estrutura de uma papelaria de pequeno porte pode ser bastante simples, compondo- se, basicamente, por uma área de atendimento ao cliente, depósito de materiais para reposição de estoque e um pequeno escritório para administração do negócio. A área de atendimento ao cliente é vital para o sucesso do empreendimento, por isso deve merecer um cuidado maior do empreendedor. A loja deve ser colorida e organizada, por isso a decoração deve privilegiar a harmonia entre cores, formas e volumes. O ambiente deve estar sempre limpo, organizado e bem iluminado. O modelo conceitual da loja deve enfatizar a boa circulação dos clientes, com expositores bem posicionados no interior da loja. O processo deve estar estruturado no modelo de auto-atendimento onde o cliente circula pela loja, localiza os itens desejados e se encaminha ao balcão de atendimento para efetivar o pagamento dos itens adquiridos. O escritório da

administração pode ser pequeno, bastando um espaço suficiente para a realização das atividades, em torno de 10 m². Uma pequena papelaria necessita de uma área mínima de 70 m2.

6. Pessoal

A quantidade de profissionais está relacionada ao porte do empreendimento, para uma papelaria de pequeno porte pode-se começar com três atendentes e um auxiliar

administrativo para as atividades do escritório. Pode-se considerar as seguintes competências básicas para orientação do processo de recrutamento e seleção dos colaboradores: - Atendente: Esse profissional deve possuir experiência em vendas de

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Apresentação / Apresentação / Mercado / Localização / Exigências Legais e Específicas / Estrutura / Pessoal / Equipamentos / Matéria Prima/Mercadoria

varejo e conhecer bem o ramo de papelaria ou afins. Deve ter facilidade de

comunicação, demonstrar interesse pelos clientes, facilidade para trabalhar em equipe e conhecer conceitos fundamentais de atendimento qualificado. - Auxiliar

administrativo: Deve ser capaz de realizar as atividades básicas relacionadas a

registros sobre o relacionamento com clientes, fornecedores, colaboradores, controles financeiros e bancários, operando sistemas tecnológicos apropriados para esse fim, além de demonstrar habilidade de relacionamento interpessoal e comprometimento com a qualidade dos serviços prestados pela empresa. Investir constantemente no aperfeiçoamento dos colaboradores através de cursos, palestras, workshops que são oferecidos no mercado, ou em atividades de desenvolvimento realizadas na própria empresa, deve ser preocupação permanente do empreendedor. O empresário deverá participar de seminários, congressos e cursos direcionados ao seu ramo de negócio, para manter-se atualizado e sintonizado com as tendências do setor. Deve-se estar atento para a Convenção Coletiva do Sindicato do Comércio Varejista de Material de Escritório, Papelaria e Livraria, utilizando-a como balizadora dos salários e orientadora das relações trabalhistas, evitando, assim, conseqüências desagradáveis. O SEBRAE da localidade poderá ser consultado para aprofundar as orientações sobre o perfil do pessoal e o treinamento adequado.

7. Equipamentos

São necessários os seguintes móveis e equipamentos para uma papelaria de pequeno porte: Mobiliário para a área administrativa e estoque - Cadeiras 5 – R$ 900,00; - Armário 1 – R$ 650,00; - Impressora 1 – R$ 300,00; - Mesas 1 – R$ 550,00; -

Microcomputador completo 1 – R$ 1.100,00; - Telefone 2 – R$ 160,00; - Estantes de aço p/ estoque 10 – R$ 3.890,00; Total mobiliário: R$ 7.550,00. Equipamentos e tecnologia para a loja: - Computadores 2 – R$ 2.200,00; - Impressora de cupom fiscal 2 – R$ 700,00; - Gaveteiro para guardar numerário 2 – R$ 460,00; - Balcão de

atendimento de vidro com tampo mdf 1 – R$ 4.900,00; - Cadeiras 2 – R$ 280,00; - Armário com prateleiras em mdf 5 – R$ 4.800,00; - Gôndolas centrais com prateleiras 7 - R$ 6.900,00; - Expositor para cartolinas 1 – R$ 319,00; - Expositor de papéis de presente 1 – R$ 549,00; - Prateleiras inclinadas cromadas para painel canaletado 4 – R$ 1.600,00; - Expositor para cartões 1 – R$ 579,00; Total dos equipamentos: R$

23.287,00.

8. Matéria Prima/Mercadoria

A gestão de estoques no varejo é a procura do constante equilíbrio entre a oferta e a demanda. Este equilíbrio deve ser sistematicamente aferido através de, entre outros, os seguintes três importantes indicadores de desempenho:

Giro dos estoques: o giro dos estoques é um indicador do número de vezes em que o capital investido em estoques é recuperado através das vendas. Usualmente é medido

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em base anual e tem a característica de representar o que aconteceu no passado.

Obs.: Quanto maior for a freqüência de entregas dos fornecedores, logicamente em menores lotes, maior será o índice de giro dos estoques, também chamado de índice de rotação de estoques. Cobertura dos estoques: o índice de cobertura dos estoques é a indicação do período de tempo que o estoque, em determinado momento, consegue cobrir as vendas futuras, sem que haja suprimento. Nível de serviço ao cliente: o indicador de nível de serviço ao cliente para o ambiente do varejo de pronta entrega, isto é, aquele segmento de negócio em que o cliente quer receber a mercadoria, ou serviço, imediatamente após a escolha; demonstra o número de oportunidades de venda que podem ter sido perdidas, pelo fato de não existir a mercadoria em estoque ou não se poder executar o serviço com prontidão.

Portanto, o estoque dos produtos deve ser mínimo, visando gerar o menor impacto na alocação de capital de giro. O estoque mínimo deve ser calculado levando-se em conta o número de dias entre o pedido de compra e a entrega dos produtos na sede da empresa

A mercadoria é composta, basicamente, pelos diversos itens de papelaria, material de escritório, material escolar, suprimentos de informática, bolsas e mochilas. Para a definição dos produtos a serem oferecidos o empresário deverá pesquisar junto a profissionais do ramo, ouvir potenciais clientes, observar a concorrência e decidir por um mix, que poderá sofrer ajustes e mudanças no decorrer da experiência da

empresa. Pesquisas em revistas especializadas contribuem para essa decisão.

9. Organização do Processo Produtivo

Os processos produtivos de uma papelaria são constituídos de: Atendimento ao cliente – ocorre na papelaria, geralmente através do sistema self-service, no qual o cliente circula entre as prateleiras, gôndolas e expositores, escolhendo os produtos,

comparando preços, e finalizando a compra no balcão instalado com computadores e impressoras de cupom fiscal, além de máquinas para cobrança através de cartão de crédito e débito. A organização e exposição dos produtos devem contribuir para uma boa visibilidade. Para melhor organizar as mercadorias e o ambiente da loja, esta deve utilizar estantes para acomodar: - Cadernos, envelopes e pastas devem ficar em prateleiras; no balcão colocam-se mercadorias mais sofisticadas, como canetas e agendas; os cartões de mensagens e postais ficam em displays, para melhor

visualização pelas pessoas; - As gôndolas e os corredores são valorizados, uma vez que oferecerem facilidade de circulação do público dentro da loja. Não se deve deixar espaços vazios muito amplos, para que a loja não dê impressão de estar vazia; - Os artigos em promoção devem ser colocados separadamente dos demais para que os clientes possam percebê-los com maior facilidade. Deve-se manter sempre alguns itens em oferta, na entrada da loja, a fim de atrair os clientes. É indicada a utilização de pilhas de cadernos, que, além de ajudar na elaboração do arranjo, preenche os

espaços vazios; - A colocação de produtos essenciais mais ao fundo faz com que o público percorra toda a loja. O empresário deverá atentar ainda para a necessidade de ter em todos os produtos os respectivos preços de comercialização bem visíveis para

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que os clientes os localizem facilmente.

Compra de produtos – É responsável pela pesquisa de fornecedores que

comercializam por atacado os itens que serão colocados à venda, realiza negociações e compra os produtos que serão revendidos. É fundamental realizar periodicamente pesquisa de interesses junto aos clientes, para ofertar os produtos mais procurados pela clientela.

Administração – Trata das atividades de relacionamento com clientes e fornecedores, controle de contas a pagar e a receber, atividades de recursos humanos, controle financeiro e de contas bancárias, acompanhamento do desempenho do negócio e outras que o empreendedor julgar necessárias para o bom andamento do

empreendimento. Estoque – Será necessário manter um nível de estoque para garantir o suprimento de produtos na loja. O empreendedor deverá tomar cuidado para não manter níveis excessivos de estoque.

10. Automação

As oportunidades de automação dos processos de uma papelaria são bastante restritos. Já, no âmbito da gestão do negócio há no mercado uma boa oferta de sistemas para gerenciamento de pequenos negócios. Para uma produtividade adequada, devem ser adquiridos sistemas que integrem as compras, as vendas e o financeiro. Os softwares possibilitam o cadastro de clientes e fornecedores, histórico de serviços prestados a cada cliente, controle de estoque de material, equipamentos, serviço de mala-direta para clientes e potenciais clientes, cadastro de móveis e equipamentos, gerenciamento de serviços dos empregados, controle de

comissionamento, controle de contas a pagar e a receber, fornecedores, folha de pagamento, fluxo de caixa, fechamento de caixa etc. Devem-se procurar softwares de custo acessível e compatível com uma pequena empresa. Pesquisas nos principais sites de busca indicarão uma grande variedade de softwares destinados à gestão integrada dos diversos setores de uma MPE. O empresário poderá optar por download de sistemas sem custo, com custo mensal, com valor fixo, podendo incluir custo de assistência técnica e customização. Para a busca basta pesquisar “Sistemas de Gestão Empresarial” e avaliar as alternativas apresentadas. Sugestão de Fonte:

www.sebrae.com.br www.administradores.com.br

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11. Canais de Distribuição

O principal canal de distribuição é a própria papelaria. O desenvolvimento de um site na internet proporciona a oportunidade de contato virtual com o cliente. Colocar no site à disposição do cliente formulário para solicitação de compra pela internet torna o processo simplificado e agiliza o atendimento. O comércio virtual é uma tendência que deve ser considerada. Uma loja eletrônica pode funcionar em paralelo com a loja física, complementando e ampliando o volume de negócios.

12. Investimento

Investimento compreende todo o capital empregado para iniciar e viabilizar o negócio até o momento de sua auto-sustentação. Pode ser caracterizado como: - investimento fixo – compreende o capital empregado na compra de imóveis, equipamentos, móveis, utensílios, instalações, reformas etc.; - investimentos pré-operacionais – são todos os gastos ou despesas realizadas com projetos, pesquisas de mercado, registro da

empresa, projeto de decoração, honorários profissionais e outros; - capital de giro – é o capital necessário para suportar todos os gastos e despesas iniciais, geradas pela atividade produtiva da empresa. Destina-se a viabilizar as compras iniciais, pagamento de salários nos primeiros meses de funcionamento, impostos, taxas, honorários de contador, despesas de manutenção e outros. Para uma atividade de papelaria de pequeno porte o empreendedor deverá dispor de aproximadamente R$ 79.337,00 para fazer frente aos seguintes itens de investimento: - Mobiliário para a área administrativa e estoque – R$ 7.550,00; - Reforma e/ou adaptação de instalações – R$ 25.000,00; - Equipamentos e tecnologia – R$ 23.287,00; - Despesas de registro da empresa, honorários profissionais, taxas etc. - R$ 3.500,00; - Capital de giro para suportar o negócio nos primeiros meses de atividade – R$ 20.000,00.

13. Capital de Giro

Capital de giro é o montante de recursos financeiros que a empresa precisa manter para garantir fluidez dos ciclos de caixa. O capital de giro funciona com uma quantia imobilizada no caixa (inclusive banco) da empresa para suportar as oscilações de caixa.

O capital de giro é regulado pelos prazos praticados pela empresa, são eles: prazos médios recebidos de fornecedores (PMF); prazos médios de estocagem (PME) e prazos médios concedidos a clientes (PMCC).

Quanto maior o prazo concedido aos clientes e quanto maior o prazo de estocagem, maior será sua necessidade de capital de giro. Portanto, manter estoques mínimos regulados e saber o limite de prazo a conceder ao cliente pode melhorar muito a

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necessidade de imobilização de dinheiro em caixa.

Se o prazo médio recebido dos fornecedores de matéria-prima, mão-de-obra, aluguel, impostos e outros forem maiores que os prazos médios de estocagem somada ao prazo médio concedido ao cliente para pagamento dos produtos, a necessidade de capital de giro será positiva, ou seja, é necessária a manutenção de dinheiro disponível para suportar as oscilações de caixa. Neste caso um aumento de vendas implica também em um aumento de encaixe em capital de giro. Para tanto, o lucro apurado da empresa deve ser ao menos parcialmente reservado para complementar esta

necessidade do caixa.

Se ocorrer o contrário, ou seja, os prazos recebidos dos fornecedores forem maiores que os prazos médios de estocagem e os prazos concedidos aos clientes para pagamento, a necessidade de capital de giro é negativa. Neste caso, deve-se atentar para quanto do dinheiro disponível em caixa é necessário para honrar compromissos de pagamentos futuros (fornecedores, impostos). Portanto, retiradas e imobilizações excessivas poderão fazer com que a empresa venha a ter problemas com seus pagamentos futuros.

Um fluxo de caixa, com previsão de saldos futuros de caixa deve ser implantado na empresa para a gestão competente da necessidade de capital de giro. Só assim as variações nas vendas e nos prazos praticados no mercado poderão ser geridas com precisão.

O desafio da gestão do capital de giro está, principalmente, na ocorrência dos fatores a seguir: - Variação dos diversos custos absorvidos pela empresa; - Aumento de

despesas financeiras, em decorrência das instabilidades do mercado; - Baixo volume de vendas; - Aumento dos índices de inadimplência; - Altos níveis de estoques. O empreendedor deverá ter um controle orçamentário rígido, de forma a não consumir recursos sem previsão. O empresário deve evitar a retirada de valores além do pró- labore estipulado, pois no início todo o recurso que entrar na empresa nela deverá permanecer, possibilitando o crescimento e a expansão do negócio. Dessa forma a empresa poderá alcançar mais rapidamente sua auto-sustentação, reduzindo as necessidades de capital de giro e agregando maior valor ao novo negócio. No caso de uma papelaria, o empresário deve reservar em torno de 30% do total do investimento inicial para o capital de giro.

14. Custos

São todos os gastos realizados na produção de um bem ou serviço e que serão incorporados posteriormente ao preço dos produtos ou serviços prestados, como:

aluguel, água, luz, salários, honorários profissionais, despesas de vendas e insumos consumidos no processo de estoque e comercialização. O cuidado na administração e redução de todos os custos envolvidos na compra, produção e venda de produtos ou serviços que compõem o negócio, indica que o empreendedor poderá ter sucesso ou insucesso, na medida em que encarar como ponto fundamental a redução de

desperdícios, a compra pelo melhor preço e o controle de todas as despesas internas.

Quanto menores os custos, maior a chance de ganhar no resultado final do negócio.

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Abaixo estão descritos os principais custos fixos mensais típicos de uma papelaria. 1.

aluguel – R$ 1.500,00 – se for em centro comercial esse valor aumenta; 2. água, luz, telefone, internet – R$ 700,00; 3. salários, comissões e encargos – R$ 4.330,00; 4.

taxas, contribuições e despesas afins – R$ 360,00; 5. transporte – R$ 624,00; 6.

refeições – R$ 832,00; 7. seguros – R$ 420,00; 8. assessoria contábil – R$ 600,00; 9.

segurança – R$ 400,00; 10. limpeza, higiene e manutenção – R$ 550,00. Fonte:

Convenção Coletiva de Trabalho 2011-2012. Sindicato do Comércio Varejista de Material de Escritório, Papelaria e Livraria do Distrito Federal.

15. Diversificação/Agregação de Valor

O empreendedor deve ter em mente que agregar valor significa ampliar a satisfação do cliente, seja por serviços auxiliares que facilitam a vida das pessoas, ou pela qualidade do atendimento, demonstrando valorização a cada indivíduo, pelo respeito, atenção, interesse, compromisso e responsabilidade que cada profissional dispensa no desempenho das suas atividades. Uma das formas de diversificação é através da oferta de serviços agregados à papelaria, tais como: - Garantias: para o cliente ter certeza que pode confiar e que não terá prejuízos por serviços prestados pela papelaria. - Impressão de cartões de visitas; - Design de cartões e convites; -

Encadernação de livros; - Fotocópias; - Digitação de texto; - Digitalização de arquivos;

- Download de arquivos; - Impressão de arquivos, textos e imagens; - Cópia em CD/DVD de arquivos; - Envio e recepção de documentos digitalizados; - Envio e recepção de arquivos; - A entrega a domicilio pode ser um serviço oferecido, pois muitas empresas fazem uso desse tipo de serviço. Uma boa oportunidade para alavancar os negócios, aumentar o movimento na loja e o faturamento é investir em produtos e serviços de informática (CDs, formulário contínuo, nobreaks, etiquetas, cartuchos para impressoras e etc.), o que poderá funcionar como fator de

diferenciação frente à concorrência. É importante pesquisar junto aos concorrentes para conhecer os serviços que estão sendo adicionados e desenvolver opções específicas com o objetivo de proporcionar ao cliente um produto diferenciado. Além disso, conversar com os clientes atuais para identificar suas expectativas é muito importante para o desenvolvimento de novos serviços ou produtos personalizados, o que amplia as possibilidades de fidelizar os atuais clientes, além de cativar novos. O empreendedor deve manter-se sempre atualizado com as novas tendências, novas técnicas, novos equipamentos e produtos, através da leitura de colunas de jornais e revistas especializados, programas de televisão ou através da Internet. Ouvir os clientes e detectar suas aspirações e expectativas é muito importante para orientar a oferta de novos serviços. Atendimentos personalizados, em horários especiais ou em locais alternativos, que facilitem a vida do cliente e ofereçam comodidade podem agregar valor e fazer diferença.

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16. Divulgação

Os meios para divulgação de papelaria variam de acordo com o porte e o público-alvo escolhido. Para um empreendimento de pequeno porte, pode ser usada a distribuição de pequenos informativos junto aos clientes que procuram a empresa, divulgando os produtos. Outras alternativas são os anúncios em jornais de bairro, revistas locais e propaganda em rádio. A distribuição de panfletos em residências, condomínios, escolas, universidades, feiras livres e semáforos, favorecem a consolidação do empreendimento. É sempre bom lembrar que boa qualidade no serviço, rapidez, soluções para cada tipo de problema - o que caracteriza atendimento personalizado - são condições vitais para o sucesso de uma papelaria. É através da utilização dessas ferramentas que o empreendedor diferenciará seu estabelecimento no mercado e enfim realizará a melhor forma de propaganda. A divulgação através de site na internet deve ser considerada, pois o acesso de pessoas à rede cresce permanentemente e em larga escala. As redes sociais devem utilizadas para divulgação da empresa. A modalidade de marketing digital apresenta-se como uma ótima alternativa para esse segmento. O empresário poderá contratar serviços especializados para utilizar-se desses recursos, beneficiando-se de mídias a baixo custo e de grande alcance. Na medida do interesse e das possibilidades, poderão ser utilizados anúncios em jornais de grande circulação, revistas especializadas e outdoor. Se for de interesse do empreendedor, um profissional de marketing e comunicação poderá ser contratado para desenvolver campanha específica.

17. Informações Fiscais e Tributárias

O segmento de PAPELARIA, assim entendido pela CNAE/IBGE (Classificação Nacional de Atividades Econômicas) 4761-0/03 como a atividade de exploração de comércio atacadista ou varejista de artigos de escritório e de papelaria, artigos escolares, papel, papelão e seus artefatos, poderá optar pelo SIMPLES Nacional - Regime Especial Unificado de Arrecadação de Tributos e Contribuições devidos pelas ME (Microempresas) e EPP (Empresas de Pequeno Porte), instituído pela Lei

Complementar nº 123/2006, desde que a receita bruta anual de sua atividade não ultrapasse a R$ 360.000,00 (trezentos e sessenta mil reais) para micro empresa R$

3.600.000,00 (três milhões e seiscentos mil reais) para empresa de pequeno porte e respeitando os demais requisitos previstos na Lei.

Nesse regime, o empreendedor poderá recolher os seguintes tributos e contribuições, por meio de apenas um documento fiscal – o DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional), que é gerado no Portal do SIMPLES Nacional (http://www8.receita.f

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azenda.gov.br/SimplesNacional/):

• IRPJ (imposto de renda da pessoa jurídica);

• CSLL (contribuição social sobre o lucro);

• PIS (programa de integração social);

• COFINS (contribuição para o financiamento da seguridade social);

• ICMS (imposto sobre circulação de mercadorias e serviços);

• INSS (contribuição para a Seguridade Social relativa a parte patronal).

Conforme a Lei Complementar nº 123/2006, as alíquotas do SIMPLES Nacional, para esse ramo de atividade, variam de 4% a 11,61%, dependendo da receita bruta auferida pelo negócio. No caso de início de atividade no próprio ano-calendário da opção pelo SIMPLES Nacional, para efeito de determinação da alíquota no primeiro mês de atividade, os valores de receita bruta acumulada devem ser proporcionais ao número de meses de atividade no período.

Se o Estado em que o empreendedor estiver exercendo a atividade conceder benefícios tributários para o ICMS (desde que a atividade seja tributada por esse imposto), a alíquota poderá ser reduzida conforme o caso. Na esfera Federal poderá ocorrer redução quando se tratar de PIS e/ou COFINS.

Se a receita bruta anual não ultrapassar a R$ 60.000,00 (sessenta mil reais), o empreendedor, desde que não possua e não seja sócio de outra empresa, poderá optar pelo regime denominado de MEI (Microempreendedor Individual) . Para se enquadrar no MEI o CNAE de sua atividade deve constar e ser tributado conforme a tabela da Resolução CGSN nº 94/2011 - Anexo XIII

(http://www.receita.fazenda.gov.br/legislacao/resolucao/2011/CGSN/Resol94.htm ).

Neste caso, os recolhimentos dos tributos e contribuições serão efetuados em valores fixos mensais conforme abaixo:

I) Sem empregado

• 5% do salário mínimo vigente - a título de contribuição previdenciária do empreendedor;

• R$ 1,00 mensais de ICMS – Imposto sobre Circulação de Mercadorias;

II) Com um empregado: (o MEI poderá ter um empregado, desde que o salário seja de

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O empreendedor recolherá mensalmente, além dos valores acima, os seguintes percentuais:

• Retém do empregado 8% de INSS sobre a remuneração;

• Desembolsa 3% de INSS patronal sobre a remuneração do empregado.

Havendo receita excedente ao limite permitido superior a 20% o MEI terá seu empreendimento incluído no sistema SIMPLES NACIONAL.

Para este segmento, tanto ME, EPP ou MEI, a opção pelo SIMPLES Nacional sempre será muito vantajosa sob o aspecto tributário, bem como nas facilidades de abertura do estabelecimento e para cumprimento das obrigações acessórias.

Fundamentos Legais: Leis Complementares 123/2006 (com as alterações das Leis Complementares nºs 127/2007, 128/2008 e 139/2011) e Resolução CGSN - Comitê Gestor do Simples Nacional nº 94/2011.

18. Eventos

Feira Nacional de Papelaria, Escritório, Informática e Livraria - FENAPEL Evento anual Local: Belo Horizonte - MG www.fenapel.com.br Feira Internacional de Produtos, Suprimentos e Acessórios para Escritórios, Papelarias e Escolas – Office Paper Brasil Escolar Evento anual Local: São Paulo - SP

http://www.officepaperescolar.com.br/2011/pt-BR/index.asp Encontro Nacional de Papelarias Evento anual Local: São Paulo - SP www.brasilescolar.com.br Feira de Produtos e Técnicas para Scrapbooking – Brasil Scrapbooking Show Evento anual Local: São Paulo - SP www.brazilscrapbookingshow.com.br Hobbyart Brasil Evento anual Local: São Paulo - SP www.hobbyart.com.br

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19. Entidades em Geral

Relação de entidades para eventuais consultas Brasil Escolar – Rede Nacional de Papelarias www.brasilescolar.com.br Procurar na localidade Sindicato do Comércio Varejista de Materiais de Escritório, Papelaria e Livraria.

Alguns Fornecedores / Fabricantes Kores do Brasil Al. Santos, 336, 1º. Andar, conj. 12 – São Paulo – SP CEP 01418-000 (11) 3251.2019 www.kores.com.br RST - Realce www.rst-realce.com.br Ponto 5 Av. Aricanduva, 3762, Jardim Maria Luiza – São Paulo – SP CEP 03450-070 (11) 2783-8896 www.ponto5prateleiras.com.br Eletromóveis Martinello Avenida Goiás, 1682-S, Bairro Alvorada - Lucas do Rio Verde - MT (65) 3549-1331 www.martinello.com.br Office Móveis Rua Jacques Felix, 319, Centro – Taubaté-SP CEP 12020-060 (12) 3621-3604 www.officemoveis.com.br Obs.: Pesquisa na internet indicará outros fornecedores de equipamentos e produtos para papelaria, que poderão estar localizados mais próximos ao local de instalação do negócio.

20. Normas Técnicas

Norma técnica é um documento, estabelecido por consenso e aprovado por um organismo reconhecido que fornece para um uso comum e repetitivo regras, diretrizes ou características para atividades ou seus resultados, visando a obtenção de um grau ótimo de ordenação em um dado contexto. (ABNT NBR ISO/IEC Guia 2).

Participam da elaboração de uma norma técnica a sociedade, em geral, representada por: fabricantes, consumidores e organismos neutros (governo, instituto de pesquisa, universidade e pessoa física).

Toda norma técnica é publicada exclusivamente pela ABNT – Associação Brasileira de Normas Técnicas, por ser o foro único de normalização do País.

1. Normas específicas para uma Papelaria:

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Não existem normas específicas para este negócio.

2. Normas aplicáveis para uma Papelaria:

ABNT NBR 15842:2010 - Qualidade de serviço para pequeno comércio – Requisitos gerais

Esta Norma estabelece os requisitos de qualidade para as atividades de venda e serviços adicionais nos estabelecimentos de pequeno comércio, que permitam satisfazer as expectativas do cliente.

ABNT NBR 12693:2013 – Sistemas de proteção por extintores de incêndio

Esta Norma estabelece os requisitos exigíveis para projeto, seleção e instalação de extintores de incêndio portáteis e sobre rodas, em edificações e áreas de risco, para combate a princípio de incêndio.

ABNT NBR 5410:2004 Versão Corrigida: 2008 - Instalações elétricas de baixa tensão Esta Norma estabelece as condições a que devem satisfazer as instalações elétricas de baixa tensão, a fim de garantir a segurança de pessoas e animais, o funcionamento adequado da instalação e a conservação dos bens.

ABNT NBR ISO IEC 8995-1:2013 - Iluminação de ambientes de trabalho - Parte 1:

Interior

Esta Norma especifica os requisitos de iluminação para locais de trabalho internos e os requisitos para que as pessoas desempenhem tarefas visuais de maneira eficiente, com conforto e segurança durante todo o período de trabalho.

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ABNT NBR 5419-1:2015 - Proteção contra descargas atmosféricas - Parte 1: Princípios gerais

Esta Parte da ABNT NBR 5419 estabelece os requisitos para a determinação de proteção contra descargas atmosféricas.

ABNT NBR 5419-2:2015 - Proteção contra descargas atmosféricas - Parte 2:

Gerenciamento de risco

Esta Parte da ABNT NBR 5419 estabelece os requisitos para análise de risco em uma estrutura devido às descargas atmosféricas para a terra.

ABNT NBR 5419-3:2015 - Proteção contra descargas atmosféricas - Parte 3: Danos físicos a estruturas e perigos à vida

Esta Parte da ABNT NBR 5419 estabelece os requisitos para proteção de uma estrutura contra danos físicos por meio de um SPDA - Sistema de Proteção contra Descargas Atmosféricas - e para proteção de seres vivos contra lesões causadas pelas tensões de toque e passo nas vizinhanças de um SPDA.

ABNT NBR 5419-4:2015 - Proteção contra descargas atmosféricas - Parte 4: Sistemas elétricos e eletrônicos internos na estrutura

Esta Parte da ABNT NBR 5419 fornece informações para o projeto, instalação, inspeção, manutenção e ensaio de sistemas de proteção elétricos e eletrônicos

(Medidas de Proteção contra Surtos - MPS) para reduzir o risco de danos permanentes internos à estrutura devido aos impulsos eletromagnéticos de descargas atmosféricas (LEMP).

ABNT NBR 9050:2015 - Acessibilidade a edificações, mobiliário, espaços e equipamentos urbanos

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Esta Norma estabelece critérios e parâmetros técnicos a serem observados quanto ao projeto, construção, instalação e adaptação do meio urbano e rural, e de edificações às condições de acessibilidade.

21. Glossário

Cartão branco: Nome genérico dado a vários cartões e cartolinas, de vários tipos e usados para muitas finalidades. Cartão bristol: É chamado também genericamente de cartão branco, ou cartolina branca. Comercializado preponderantemente pela revenda, nos formatos 55 x 73, 50 x 65 e 56 x 76 cm, nos pesos 180, 240, 290 e 340 g/m2.

Alguns tipos mais qualificados, têm nomes comerciais específicos do fabricante. Em menor escala são fabricados em cores características e denominados cartão bristol cores. Cartão bristol cores: É o cartão bristol fabricado nas cores características: azul, verde, rosa, canário, abóbora, cinza e palha. Cartão chinês: Comercializado através da revenda no formato 66 x 96 cm com 150 g/m2. Suas cores características são

conhecidas por uma numeração empírica de 1 a 5. Cartão ficha: Fabricado no formato 66 x 96, nos pesos 110, 125, 150 e 200 g/m2, comercializado através da revenda, principalmente na cor ouro, mas, também em menor escala nas cores: canário, azul, verde. Sua maior utilização é para fichas de contabilidade. Cartão Iris: Também chamado por alguns fabricantes por nomes específicos, fabricado com o aspecto marmorizado característico, super-calandrado, comercializado através da revenda no formato 66 x 96 cm, em 220 g/m2, nas cores branco, azul, canário, laranja, rosa e verde. Cartolina: Cartolina e Papelão é um intermediário entre papel e o papelão. A distinção entre cartolina e papelão costuma-se fazer pela grossura; é papelão quando supera o meio milímetro. Couchê: É o nome genérico dado aos papéis revestidos com uma camada de adesivo e pigmento, utilizados principalmente em impressão. A comercialização é feita diretamente pelos fabricantes com as gráficas e editoras, e também através da revenda, principalmente no formato 66 x 96 cm. Kraft: Nome genérico dado a uma série de papéis, fabricados com celulose não branqueada, geralmente na cor natural, parda característica, e nas suas variantes castanho, laranja e amarelo, ou ainda azul, monolúcido ou alisado. Papel apergaminhado: ou sulfite, para uso comercial e industrial em finalidades as mais variadas, principalmente de escrita, tais como, cadernos, envelopes, almaços, mas também para impressos em geral, formulários contínuos, etc. Sua maior comercialização é através da revenda, nos formatos 66 x 96 cm e 76 x 112 cm, nos pesos padrões, partindo de 16 quilos,

principalmente 16, 18, 20, 24, 30 e 40 quilos. Pergaminho: ou cristal (glassine) é o nome dado ao papel cuja característica principal é a transferência e impermeabilidade, produzidas por uma refinação excessiva, em celulose branqueada adequada,

geralmente fabricada especificamente para este fim, no formato 50 x 70 e 70 x 100 cm.

Alguns tipos são opacificados por cargas minerais, tornando-se de aspecto leitoso.

Papéis reciclados: Esses papéis são reciclados, constituindo de 50% papéis aparas (sobra de papel), sem impressão. É ideal para impressões finas em livros de arte, hot stamping, relevo seco, obras de arte, efeitos de porcelana, impressão em jacto de tinta e impressão à laser.

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22. Dicas de Negócio

- É importante, para se tornar mais competitivo, dimensionar o conjunto de serviços que serão agregados; avaliar o custo-benefício desses serviços é vital para a

sobrevivência do negócio, porque pode representar um elevado custo sem geração do mesmo volume de receitas. - Investir na qualidade global de atendimento ao cliente, ou seja: qualidade do serviço, ambiente agradável, profissionais atenciosos, respeitosos e interessados pelo cliente, além de comodidades adicionais com respeito a

estacionamento. - Procurar fidelizar a clientela com ações de pós-venda, como:

remessa de cartões de aniversário, comunicação de novos serviços e novos produtos ofertados. - A presença do proprietário em tempo integral é fundamental para o sucesso do empreendimento. - O empreendedor deve ser criativo e ousado validando conceitos de comunicação inovadores, de forma que consiga manter o

empreendimento em evidência no mercado e diante dos consumidores atuais e

potenciais. - É bom planejar antes o seu público para definir melhor a sua estratégia de atuação. - Os produtos comercializados aliados a qualidade, preço e diferenciação, juntamente com a localização, irão determinar o público a ser atingido. - O sucesso desse empreendimento depende de muita criatividade, administração segura,

diversificação dos estoques, decoração adequada e funcionalidade no arranjo físico do estabelecimento.

23. Características

É aconselhável uma auto-análise para verificar qual a situação do futuro empreendedor frente a esse conjunto de características e identificar oportunidades de

desenvolvimento. A seguir, algumas características desejáveis ao empresário desse ramo. - Ter paixão pela atividade e conhecer bem o ramo de negócio; - Pesquisar e observar permanentemente o mercado onde está instalado, promovendo ajustes e adaptações no negócio; - Ter atitude e iniciativa para promover as mudanças

necessárias; - Acompanhar o desempenho dos concorrentes; - Saber administrar todas as áreas internas da empresa; - Saber negociar, vender benefícios e manter clientes satisfeitos; - Ter visão clara de onde quer chegar; - Planejar e acompanhar o

desempenho da empresa; - Ser persistente e não desistir dos seus objetivos; - Manter o foco definido para a atividade empresarial; - Ter coragem para assumir riscos

calculados; - Estar sempre disposto a inovar e promover mudanças; - Ter grande capacidade para perceber novas oportunidades e agir rapidamente para aproveitá-las;

- Ter habilidade para liderar a equipe de profissionais da papelaria.

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24. Bibliografia

AIUB, George Wilson et al. Plano de Negócios: serviços. 2. ed. Porto Alegre: SEBRAE, 2000. ANDRADE, Patrícia Carlos de. Oriente-se: guia de profissões e mercado de trabalho. Rio de Janeiro: Ed. Oriente-se, 2000. BARBOSA, Mônica de Barros; LIMA, Carlos Eduardo de. A Cartilha do Ponto Comercial: Como escolher o lugar certo para o sucesso do seu negócio. São Paulo: Clio Editora, 2004. BIRLEY, Sue; MUZYKA, Daniel F. Dominando os Desafios do Empreendedor. São Paulo: Pearson/Prentice Hall, 2004. COSTA, Nelson Pereira. Marketing para Empreendedores: um guia para montar e manter um negócio. Rio de Janeiro: Qualitymark, 2003. DAUD, Miguel;

RABELLO, Walter. Marketing de Varejo: Como incrementar resultados com a prestação de Serviços. São Paulo: Artmed Editora, 2006. DOLABELA, Fernando. O Segredo de Luisa. 14. ed. São Paulo: Cultura Editores Associados, 1999. KOTLER, Philip. Administração de Marketing: a edição do novo milênio. 10. ed. São Paulo:

Prentice Hall, 2000. PARENTE, Juracy. Varejo no Brasil. São Paulo: Ed Atlas, 2000.

PORTAL ADMINISTRADORES. Sugestão de sistemas de gestão empresarial.

Disponível em . Acesso em 09 de março de 2011. RATTO, LUIZ. Comercio – Um Mundo de Negócios. Rio de Janeiro: Ed. SENAC Nacional, 2004. SEBRAE. Pesquisa de softwares de gestão empresarial. Disponível em . Acesso em 09 de março de 2011 – sugestão de sistemas de gestão empresarial. SILVA, José Pereira. Análise

Financeira das Empresas. 4. ed. São Paulo: Atlas, 2006.

25. URL

http://www.sebrae.com.br/sites/PortalSebrae/ideias/Como-montar-uma-papelaria

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Referências

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