0415 - Quebras - causas e prevenção

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UFCD:0415 UFCD:0415 50H 50H

QUEBRAS

CAUSAS E PREVENÇÃO

Formadora: Formadora:

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O que são quebras? O que são quebras?

São diminuições que não decorrem da

venda ou uso.

Ocorrem devido a:



Furtos (interno e/ou externo)



Abates de produtos deteriorados ou

obsoletos.

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QUEBRAS - Conceitos

As quebras extraordinárias: são as de

verificação imprevisível e resultantes de factos alheios ao exercício da actividade:  Incêndios e danos por água;

 Derrocadas, falhas estruturais, tempestades;

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QUEBRAS - Conceitos

As quebras operacionais são verificadas com

alguma regularidade e resultam da actividade e/ou manuseamento de certos bens.

 Validade dos produtos ultrapassada;  Quebras acidentais de mercadorias;  Mau acondicionamento (embalagem);

 Controlo das datas de validade dos produtos;  Deficiente registo da localização da mercadoria;  Furtos e erros na expedição de mercadorias;

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Quebras: Furtos Internos

Pontos de Risco:

RECURSOS HUMANOS: Os seguintes fatores têm

influência no comportamento dos

colaboradores e portanto também podem agir como inibidores ou potenciadores de certos comportamentos desonestos:

 Ambiente laboral (motivação, etc…);

 Política de RH e de contratação (tipo de contratos,

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Quebras: Furtos Internos

Pontos de Risco:

O PRODUTO: O risco de um produto poder ser

roubado aumentará em função da sua atratividade para o potencial ladrão. Os

fatores que determinam esta atratividade são:

 O valor;

 A novidade;

 A facilidade de venda;

 A facilidade O de ser furtado (tamanho, etc…);  Localização no armazém, locais das instalações

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Quebras: Furtos Internos

Pontos de Risco:

Os PROCEDIMENTOS: A forma como são

executados será determinante para inibir ou facilitar comportamentos desonestos. Neste sentido os maiores riscos são:

 As encomendas em que não é possível controlar o conteúdo no momento da entrega;

 Entregas “cegas” (não é controlado o

conteúdo dos envios no ato da receção da mercadoria).

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Quebras: Furtos Internos

Pontos de Risco

O TRANSPORTE: As operações de transporte

estão sujeitas a uma série de

procedimentos de elevado risco (carga, descarga, entregas, etc.).

Nota: Não esquecer a cumplicidade das pessoas que têm acesso aos produtos (tanto externas, como internas à organização).

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Quebras: Furtos Internos

Como prevenir?

o Normas de funcionamento interno, tanto para

funcionamento geral da empresa, como para os procedimentos mais críticos, e fazer uma

avaliação e acompanhamento constante da aplicação destas normas;

 Medidas de prevenção e controlo dos produtos e nomear responsáveis encarregados de as aplicar.

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Quebras: Furtos Internos

Causas:

A tentação: Que variará em função da necessidade do

empregado, da sua Ambição/ganância.

Da tolerância: Dos quadros relativamente às ações

desonestas contra a própria empresa.

Da facilidade: Cometer um furto interno e esta existe se

houver oportunidade (Acesso ao produto, Tempo disponível e Posição que ocupa)

A perceção: Do empregado sobre as possíveis

repercussões que possa ter um comportamento

desonesto. Esta dependerá do “medo” de ser apanhado,

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Quebras: Furtos Internos

Deve-se evitar que sejam criadas percepções entre os empregados do tipo:

“A empresa já ganha dinheiro suficiente” Neste caso existe um elevado nível de tolerância

relativamente às pessoas que cometem ações desonestas.

“Aqui roubar é muito fácil”

Os empregados não têm medo, nem de serem apanhados, nem de serem castigados.

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Quebras: Furtos Internos

Deve-se trabalhar eficientemente o conceito de: “A empresa é a minha casa”

 A cultura empresarial

 A integração do empregado

 A política de Recursos Humanos

Nota: A aplicação de medidas de controlo sobre os

empregados pode ter efeitos contrários ao facto de os

trabalhadores verem a empresa como a “sua” casa.

Inibidores de

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Quebras: Furtos Externos

Medidas de controlo e prevenção das Instalações:

o Controlar o acesso às instalações de pessoas e veículos alheios;

o Atribuir acreditações às pessoas alheias à organização e colocar distintivos nos

veículos externos para que sejam identificados no interior;

o Atribuir cartões de identificação a todos os empregados que tenham acesso às

instalações;

o Reduzir na medida do possível o número de entrada e saídas nas instalações;

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Quebras: Furtos Externos

Medidas de controlo e prevenção das Instalações:

o Manter permanentemente vigiadas as portas por onde entram e saem veículos e pessoal;

o Vedar as instalações;

o Relativamente ao estacionamento de veículos, é recomendado:

o sinalizar as zonas,

o estacionamento dos empregados longe dos edifícios

o criar lugares para as visitas;

o Potenciar iluminação (elemento de segurança para o vigilante e é um elemento dissuasivo)

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Quebras: Furtos Externos

Medidas de controlo e prevenção das mercadorias:

 Não permitir que estacionem veículos

particulares nas zonas de carga e descarga ou onde é armazenado produto.

 Manter vigiadas zonas críticas como o

acesso dos vestuários à zona onde está a

mercadoria, o acesso aos cais, …

 Guardar as mercadorias de mais valor em zonas especialmente vigiadas e registar os movimentos de entrada e saída a essas

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Quebras: Furtos Externos

Papel do motorista na prevenção e controlo:

 Deve estar presente durante a carga e descarga;  Deve assumir a responsabilidade de que a

mercadoria que figura na nota de entrega seja a que carregou e descarregou;

Contingências:

 É recomendado que o motorista possua um documento

que certifique que se viu obrigado a retirar o selo do veículo por exigência das forças de segurança.

 Caso esta situação ocorra, o documento também deve

certificar que o veículo foi de novo selado na presença das autoridades.

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Quebras: Furtos Externos

Tecnologia aplicada ao controlo e prevenção durante o transporte de mercadorias:

Global Positioning Systems (GPS): Esta

tecnologia permite fazer um acompanhamento do movimento das cargas, disponibilizar informações precisas sobre o local, a situação dos envios e, se forem utilizados alarmes para detetar, se a carga do veículo foi violada;

Selagem da carga ou do veículo: Deixa registo que o conteúdo da carga ou do veículo foi

violado; No caso de cargas seladas verificar que os selos não foram manipulados e que os

números dos selos estão corretos.

Outros: Alarmes de deteção nas entradas e saídas e utilização de um Circuito Fechado de Televisão.

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Quebras: Erros

Os erros são falhas na gestão, que fazem com

que as contas dos resultados apresentem

valores inferiores.

Pontos de Risco

A Falta de formação e de meios materiais

adequados para o tratamento da informação,

originam diferenças entre os fluxos físicos de

mercadoria e o fluxo de informação:



Quantidades e produtos incorretos

(referência, formato...)..

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Quebras: Erros

Pontos de Risco



A preparação das encomendas;



Os processos de entrega e receção da

mercadoria;



A gestão das devoluções e produtos

estragados.



A deterioração dos produtos acontece por

não existirem instalações adequadas que

permitam:

 Manter uma temperatura adequada para a conservação dos produtos;

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Quebras: Erros

Procedimentos na prevenção e controlo dos Erros

Recomenda-se:



A definição eficiente dos procedimentos

mais críticos;



O controlo sobre a execução dos mesmos;



A utilização eficiente das ferramentas

adequadas.



É recomendado realizar ações de formação

dos operadores sobre:

 Aplicação dos procedimentos estabelecidos;  Utilização e manuseamento das ferramentas

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Quebras: Erros

Conclusão:

Estas ferramentas permitem reduzir as ocorrências e controlar os pontos de risco que constituem uma fonte de erros na logística:

 Agilizam e aumentam a qualidade da informação para os fluxos administrativos e operacionais.

 Reduzem ocorrências nas entregas e no processo de faturação.

 Aumentam os níveis de informação e localização dos produtos.

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Quebras:

Sistemas de segurança

Implementar Sistemas de segurança

especificamente desenvolvidos para controlar e circulação de mercadorias e pessoas de

forma a ser possível:

• Deteção de roubos •Sistemas de deteção •Sistemas de alarme

•Manutenção periódica e melhoria constante

de todos estes sistemas

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Sistemas de Segurança



Os sistemas de segurança controlam acessos,

detetam intrusos, controlam viaturas para

transportes de valor elevado via central de

GPS.



O sistema de segurança permite-nos

supervisionar o desenrolar de todas as

operações garantindo:

 o controlo do fluxo de mercadorias dentro da organização

 responder aos mais exigentes critérios de segurança ativa para armazenagem e transporte de mercadorias especiais.

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