Organização administrativa de cooperativas e associações

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B rasil – A ssoci ativism o e Cooper ativism o

Organização administrativa

de cooperativas e associações

Adriana Ventola Marra

Aula

8

e-T

ec

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Aula 8 – Or ganização ad ministr ativa d e cooper ativas e associ ações 137

Objetivos

Ao final desta aula, você deverá ser capaz de: 1. diferenciar a estrutura organizacional das

associações da estrutura organizacional de uma sociedade empresária;

2. identificar a assembléia geral de cooperativas e associações e suas modalidades;

3. reconhecer o funcionamento dos demais órgãos obrigatórios das cooperativas e das associações.

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Aula 8 – Or ganização ad ministr ativa d e cooper ativas e associ ações 137

Estrutura organizacional

Você já viu que as cooperativas e associações são autogestionárias. Por meio da definição de autogestão, verificamos que a administração dessas organizações é realizada por todos os seus membros, ou seja, os associados participam de todas as decisões em igualdade de condições. Vimos, também, que elas são sociedades de pessoas, isto é, o que é mais importante é a figura do associado e não o capital que ele possui na sociedade.

Agora ficou fácil!

A administração de uma cooperativa ou associação é de total responsabilidade de seus associados. Eles são os “manda-chuvas”. Só que para viabilizar esse processo é necessária uma estrutura onde as atividades são divididas, organizadas e coordenadas, ou seja, uma ESTRUTURAORGANIZACIONAL.

Para se estabelecer a estrutura organizacional de qualquer empresa, é necessário: • definir qual o principal objetivo dessa organização;

• determinar as atividades que serão atribuídas a cada pessoa ou grupo de pessoas; • definir responsabilidades, isto é, as obrigações das pessoas na realização de tarefas; • estabelecer até onde cada um tem autoridade em função de sua

responsa-bilidade.

Quem comanda e decide os rumos de uma cooperativa

ou associação? Quem toma as decisões nestas organizações? Vamos pensar um pouco! ESTRUTURA ORGANIZACIONAL Composição de toda empresa ou organização que é dividida em órgãos ou departamentos posicionados hierarquicamente. Cada órgão e cada departamento têm uma responsabilidade específica.

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e-T ec Br asil - A ssoci ativism o e Cooper ativism o 138 Aula 8 – Or ganização ad ministr ativa d e cooper ativas e associ ações 139

Com todos esses passos, é possível determinar a estrutura organizacional de uma entidade.

Deve fi car claro que é na estrutura organizacional que conseguimos visualizar a autoridade e as responsabilidades das pessoas, como indivíduos e como integrantes de grupos dentro das empresas. A estrutura organizacional é representada por um gráfi co, denominado ORGANOGRAMA.

Um exemplo de organograma de uma empresa comercial é representado inicialmente pela fi gura de seu Diretor-Presidente, seguida de seus gerentes e funcionários, como mostra a Figura 8.1.

ORGANOGRAMA

Gráfi co que representa a estrutura formal da empresa, ou seja, a disposição e a hierarquia dos órgãos.

dos órgãos.

É importante ressaltar que o organograma varia de empresa para empresa em função de suas atividades e de sua estrutura hierárquica. Embora essa hierarquia possa variar um pouco na empresa comercial ou sociedade empresária, as decisões são tomadas pela fi gura de seu presidente e diretores.

No caso específi co de uma cooperativa ou associação, a Assembléia Geral é o seu principal órgão, aquele que bate o martelo na hora das decisões. A estrutura organizacional dessas organizações é formada basicamente pela Assembléia Geral, pelo Conselho de Administração e pelo Conselho Fiscal, que têm funções e atribuições especifi cadas no Estatuto Social. Esses órgãos são compostos por associados eleitos ou por todos os membros de forma democrática.

Figura 8.1: Organograma de uma empresa comercial. Presidência Vice-presidência Diretoria de Recursos Humanos Diretoria de Marketing Diretoria de Produção Diretoria Financeira

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Essa forma de tomar as decisões garante a autogestão e o processo participativo, pois são todos os integrantes da organização que decidem e defi nem o plano de atividades. Eles decidem quem vai administrar e em que período. Agora veja a Figura 8.2 que representa o organograma de uma cooperativa:

Figura 8.2: Organograma de uma cooperativa.

Cabe destacar que os órgãos, representados na Figura 8.2, só podem ser compostos por associados eleitos. Contudo, essas organizações normalmente têm outros órgãos (por exemplo: uma gerência de produção na área produtiva ou uma assistência técnica, para assessorar os cooperados). Esses últimos visam atender às necessidades produtivas da organização e, de acordo com suas necessidades, outras pessoas poderão ser contratadas. Essas pessoas serão funcionárias da entidade. Esses funcionários são trabalhadores com carteira assinada, que recebem salário e têm todos os seus direitos trabalhistas assegurados. Em algumas associações e cooperativas também temos a fi gura do voluntário, aquele que vai trabalhar por vontade própria, normalmente envolvido em ações sociais, mas que não possui nenhum vínculo empregatício.

Temos, como exemplo, o organograma da Cotrisul, Cooperativa Triticola Caçapavana (Figura 8.3), que é uma cooperativa de grãos no Rio Grande do Sul. Veja mais detalhes no site www.redeagro.com.br/cooper/Organ.htm .

Figura 8.2: Organograma de uma cooperativa. Assembléia Geral

Conselho de Ética Conselho Fiscal

Diretoria

Diretor

Vice-presidente Diretor

Diretor Secretário

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e-T ec Br asil - A ssoci ativism o e Cooper ativism o 140 Aula 8 – Or ganização ad ministr ativa d e cooper ativas e associ ações 141 Assembléia Geral Auditoria Conselho Fiscal Conselho de Administração Diretoria Executiva

Comercial Administrativo Produção Técnico Compra venda

PRCD. a Gric. e Indust Insulm CIS Bens de Fornec. e Consumo

Financeiro Estoque Cooperativa Assistência Técnica Beneficiamento de Sementes Organização e Fechamento do quadro Social Estoque Associados Unidades Expedição Beneficiamento Manutenção e Conservação Caixas Matriz e Unidades

Conta Corrente Associado Contas a Pagar/Receber Contabilidade Escrita Fiscal Capital Associado Controles Diversos Recursos Humanos Departamento de Pessoal Secretaria CPD Limpeza

Figura 8.3: Organograma em uma cooperativa.

Atende ao Objetivo 1

Atividade

1

Quais as principais diferenças entre a estrutura organizacional de uma associação ou uma cooperativa e a estrutura de uma sociedade empresária?

O termo sociedade empresária foi mantido, pois esta é a denominação jurídica correta e esse termo foi devidamente explicado na Aula 3.

Jurídico

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Assembléia Geral: o coração

das organizações associativas

A Assembléia Geral, ou seja, a reunião de todos os membros (Figura 8.4), é o órgão máximo das cooperativas e associações. É nela que são tomadas as principais decisões dessas organizações. É evidente que as decisões devem seguir o que manda a legislação do país e o que está escrito nos estatutos. Desta forma, a assembléia pode deliberar sobre todo e qualquer assunto de interesse dos associados.

Fonte: www.sxc.hu

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Fazem parte da Assembléia Geral todos os membros associados. Utilizando procedimentos democráticos, todos os membros têm direito a debater, colocar propostas e votar sobre quaisquer questões que os mesmos julgarem relevantes. As decisões tomadas pela assembléia devem ser acatadas por todos, mesmo os que discordaram ou que estavam ausentes. Este é o princípio da gestão democrática. Existem dois tipos de assembléias: a ordinária e a extraordinária. Vejamos cada uma delas:

• Ordinária quer dizer comum; logo, uma assembléia é ordinária quando ela já está programada para acontecer e vão ser tratados assuntos de origem obrigatória. Elas acontecem sempre uma vez ao ano, no primeiro trimestre (até 31 de março), após o término do EXERCÍCIO SOCIAL do ano anterior.

Nessas assembléias, a administração apresenta os relatórios sobre a sua gestão no ano anterior, bem como o BALANÇOPATRIMONIAL e o demonstrativo das

sobras ou perdas apuradas no período.

• São consideradas Extraordinárias as Assembléias Gerais aqueles que não têm um período predeterminado para ocorrer. Podem ser realizadas sempre que os associados e a administração julgarem necessário. Durante uma Assembléia Extraordinária, pode-se resolver quaisquer assuntos de interesse dos membros. Neste tipo de assembléia, são decididos os seguintes aspectos: reforma do estatuto, FUSÃO, INCORPORAÇÃO ou desmembramento (dividir os negócios

da entidade), mudanças na organização, o fim da organização, entre outros assuntos.

Resumindo, as principais atribuições da Assembléia Geral são as seguintes: • dar posse aos membros eleitos da Diretoria;

• cassar os cargos, ou seja, impedir que os membros eleitos continuem exercendo seus cargos, se necessário;

• aprovar normas e o planejamento geral da organização; • criar comissões para estudos e atividades especiais; • aprovar a admissão de novos associados;

• aprovar as contas da administração;

• alterar ou reformar o Estatuto e indicar os locais das reuniões da assembléia.

EXERCÍCIO SOCIAL Período de tempo correspondente a um ano, ou seja, o período de 01/01 a 31/12.

BALANÇO

PATRIMONIAL

Relatório contábil onde são demonstrados os bens, os direitos e as obrigações da entidade, avaliados em moeda, referentes a determinado exercício social. FUSÃO

Neste caso, trata-se da reunião de duas ou mais organizações, que terminam sua existência, formando uma nova, sob denominação diferente.

INCORPORAÇÃO

Reunião de duas ou mais organizações, onde apenas uma se extingue, passando a existir sob a denominação da primeira.

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e-T ec Br asil - A ssoci ativism o e Cooper ativism o 142 Aula 8 – Or ganização ad ministr ativa d e cooper ativas e associ ações 143 Atende ao Objetivo 2 Atividade

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Responda:

a. Qual o órgão de maior poder em uma associação e em uma cooperativa? b. Cite as diferenças entre as Assembléias Ordinária e Extraordinária.

Outros órgãos importantes

Além da Assembléia Geral, existem dois outros órgãos obrigatórios para a existência de uma cooperativa e uma associação: o Conselho de Administração e o Conselho Fiscal. Pode existir também o Conselho de Ética, mas é um órgão facultativo, ou seja, não é obrigatório. Vejamos cada um deles:

Conselho de Administração e Diretoria

O Conselho de Administração e a Diretoria são responsáveis pelo gerenciamento da organização (Figura 8.5). Eles coordenam todas as atividades necessárias para o alcance dos objetivos organizacionais. Para tanto, suas principais atividades são: a administração financeira, a negociação de contratos, a divulgação de seus produtos e/ou serviços, a compra de matérias-primas, as negociações de venda de produtos e/ou serviços, entre outras. Ressalte-se que essas atividades devem estar previstas no Estatuto Social da organização, pois o que não é previsto em Estatuto deverá ser decidido em Assembléia Geral.

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Só os membros eleitos pela Assembléia Geral, dentre os associados/cooperados, podem fazer parte do Conselho de Administração e Diretoria. Eles não podem possuir um MANDATO superior a quatro anos e com renovação obrigatória de

no mínimo 1/3 (um terço) dos membros por eleição após esse período, o que quer dizer que, a cada nova eleição, apenas 2/3 podem se candidatar novamente aos cargos.

Para entendermos melhor este assunto, vejamos um exemplo:

Em uma determinada associação, dois grupos de seis pessoas candidatam-se, formando chapas, para a administração da mesma. Cada grupo; portanto, é uma possibilidade de Diretoria. Depois que cada grupo expõe suas idéias aos associados, é realizada uma eleição em uma Assembléia Geral Extraordinária. O grupo eleito poderá administrar a associação por no máximo quatro anos. Após este período, deverá haver uma nova eleição em que apenas quatro dos seis membros (aqueles que cumpriram os quatro anos na última eleição) podem concorrer novamente aos cargos.

O número de pessoas que faz parte da administração depende de cada associação ou cooperativa, variando conforme seu estatuto, ramo de atividade e tamanho. Em geral, este órgão é dividido em Diretoria Executiva e Conselho de Administração, Fonte: www.sxc.hu

Figura 8.5: Reunião de Diretoria.

MANDATO

Autorização que os associados conferem aos membros da Diretoria e de outros órgãos para praticarem em seu nome certos atos durante determinado tempo. Funciona como uma procuração, delegando poderes para administrar a entidade.

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propriamente dito. A Diretoria Executiva é formada necessariamente por um presidente, vice-presidente e secretário, enquanto os demais membros do Conselho de Administração são chamados de conselheiros.

Conselho Fiscal

Com o principal objetivo de fiscalizar as ações da Diretoria Executiva, existe o Conselho Fiscal, independentemente da autorização ou solicitação da própria diretoria. Este órgão tem como principal atividade a fiscalização de todas as atividades e serviços da entidade. Para isso, confere mensalmente o saldo existente em caixa, verifica os extratos das contas bancárias, investiga se as despesas realizadas estavam previstas no planejamento aprovado pela Assembléia, verifica se existem reclamações de associados, dá parecer sobre as contas da sociedade, entre outras atividades estabelecidas pelo Estatuto Social.

Pelo menos uma vez por mês, o Conselho Fiscal reúne-se ordinariamente para fiscalizar as contas e de forma extraordinária sempre que julgar necessário. Contudo, em nenhuma das reuniões poderá haver menos de três membros (SUPLENTES ou efetivos).

O Conselho Fiscal é formado por três membros efetivos e três suplentes, que são eleitos anualmente em Assembléia Geral. Da mesma forma que no Conselho de Administração, só é permitida a reeleição de 1/3 (um terço) dos seus componentes.

Conselho de Ética

O Conselho de Ética realiza um trabalho conjunto com o Conselho Fiscal e viabiliza aos membros da entidade o devido acompanhamento das ações da Diretoria Executiva. Como o próprio nome diz, este órgão trata de assuntos referentes à conduta de todos os membros da associação ou da cooperativa, bem como na mediação dos conflitos que possam surgir.

Não é obrigatória a existência de um Conselho de Ética nas cooperativas e associações, mas sua criação torna-se altamente recomendável à medida que essas entidades aumentam de tamanho no que se refere ao número de cooperados. Ele também é formado por membros eleitos em Assembléia Geral. O número de conselheiros e seu mandato variam de entidade para entidade, devendo ser estabelecidos em seu estatuto.

SUPLENTE Substitui um membro

efetivo e assume suas funções em caso de ausência. Exemplo: deputado suplente.

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O conselho pode ser convocado pela diretoria ou pelos associados, sempre que estes julgarem haver casos que necessitam de averiguação. Após a devida investigação do caso, eles devem orientar a diretoria na condução das situações. Um exemplo em que pode ser acionado o Conselho de Ética é quando existe um caso de desrespeito ao Estatuto ou ao Regimento Interno por parte dos associados. Neste caso, este órgão pode recomendar punições, como a exclusão de membros.

A CENTRALTAXI (Centraxi Coopertranspa Ltda.), Cooperativa de Transportes no Rio de Janeiro, possui um Conselho de Ética e Disciplina, composto por sete membros, todos Cooperados eleitos em Assembléia Geral. Sua principal função é avaliar a entrada de candidatos para Cooperados, como também acompanhar, orientar e fiscalizar o comportamento de cada Cooperado dentro dos padrões éticos e disciplinares.

Site oficial: http://www.centraltaxi.com.br/diretoria.html. Multimídia

Para finalizar esta aula, desejo relembrar a questão da participação. Sendo as cooperativas e associações organizações de propriedade coletiva, todos devem efetivamente participar de sua gestão, das definições do rumo a tomar e do estabelecimento das prioridades.

Mesmo que os dirigentes eleitos para estes órgãos sejam extremamente competentes e responsáveis, os donos, ou seja, os associados, devem acompanhar e controlar suas ações. Disso, com certeza, depende o sucesso ou fracasso dos objetivos atuais da entidade. Lembre-se do velho ditado: “O olho do dono é que engorda o porco.”

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e-T ec Br asil - A ssoci ativism o e Cooper ativism o 146 Aula 8 – Or ganização ad ministr ativa d e cooper ativas e associ ações 147 Resumindo... Atende ao Objetivo 3 Atividade

3

a. Até onde vai a autonomia do Conselho de Administração, ou seja, o que limita suas ações?

b. Qual a função primordial do Conselho Fiscal? Para exercer sua função, ele necessita de autorização do Conselho de Administração?

Nesta aula, você viu que:

• a administração de uma cooperativa ou associação é de total responsa-bilidade de seus associados;

• a estrutura organizacional de uma entidade é representada por um organograma;

• a estrutura organizacional dessas organizações é formada basicamente pela Assembléia Geral, pelo Conselho de Administração e pelo Conselho Fiscal, que têm funções e atribuições especificadas no Estatuto Social; • estes órgãos são compostos por associados eleitos ou por todos os

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Informação sobre a próxima aula

Na Aula 9, veremos a elaboração do Estatuto Social de uma cooperativa ou associação, bem como os direitos e os deveres dos associados.

• a Assembléia Geral é o órgão máximo das cooperativas e associações; nela são tomadas as principais decisões dessas organizações;

• a Assembléia Geral é composta por todos os membros associados; • existem dois tipos de assembléias: a Ordinária (que acontece uma vez

por ano para a apresentação de relatórios financeiros) e a Extraordinária (que acontece para deliberar outros assuntos e sempre que os associados julgarem necessária);

• o Conselho de Administração e a Diretoria são responsáveis pelo geren-ciamento da organização, coordenando todas as atividades necessárias para o alcance dos objetivos organizacionais;

• os membros que compõem estes órgãos não podem possuir um mandato superior a quatro anos e obrigatória a renovação de no mínimo 1/3 (um terço) dos membros por eleição após esse período;

• o Conselho Fiscal tem como principal objetivo a fiscalização das ações da Diretoria Executiva;

• o Conselho Fiscal é formado por três membros efetivos e três suplentes, que são eleitos anualmente em Assembléia Geral;

• o Conselho de Ética é um órgão facultativo que trata de assuntos referentes à conduta de todos os membros da associação ou cooperativa, bem como na mediação dos conflitos que possam surgir.

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Atividade 1

As principais diferenças nas estruturas administrativas de uma cooperativa/ associação e de uma sociedade empresária estão ligadas ao processo de tomada de decisões. No primeiro caso, as decisões são tomadas pela Assembléia Geral de cooperados; no segundo, pelos diretores ou presidente que são as pessoas que representam a maior parte do capital da empresa. Outra diferença importante é que nas cooperativas e associações os gestores são escolhidos entre os próprios associados por meio de eleições e nas empresas comerciais os gestores são escolhidos pelos donos da empresa.

Atividade 2

a. O principal órgão de uma cooperativa e de uma associação é a Assembléia Geral, formada por todos os associados.

b. As Assembléias Gerais Ordinárias são aquelas que acontecem obrigatoriamente uma vez por ano, até 31 de março, para que a administração apresente os relatórios financeiros do exercício anterior. Já as Extraordinárias acontecem sempre que os associados julgarem necessária para tratar de assuntos como dar posse ou destituir a diretoria, mudar o estatuto, entre outros.

Atividade 3

a. A autonomia do Conselho de Administração é limitada pelo que está escrito no Estatuto Social, pois o que não está previsto no estatuto deverá ser decidido em Assembléia Geral.

b. Para o desempenho de suas funções, o Conselho Fiscal não necessita de autorização prévia do Conselho de Administração, uma vez que ele está fiscalizando as próprias ações da administração.

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Referências bibliográficas

BENATO, J. V. A. Como organizar o quadro social das cooperativas. São Paulo: OCESP, 2002. 125 p. (Coleção Orientação 3/2002).

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CHIAVENATO, Idalberto. Administração nos novos tempos. 2. ed. Rio de Janeiro: Elsevier, 2004.

CRÚZIO, Helnon de Oliveira. Como organizar e administrar uma cooperativa: uma alternativa para o desemprego. Rio de Janeiro: FGV, 2000.

FERREIRA, Aurélio Buarque de Holanda. Dicionário Eletrônico Aurélio Século XXI. Rio de Janeiro: Nova Fronteira, 2000.

Organização administrativa de cooperativas e associações