IMPLANTAÇÃO DA METODOLOGIA 5S EM UMA EMPRESA DE DESENVOLVIMENTO DE PRODUTOS
DO SETOR AGRÍCOLA
Resumo: Esta pesquisa tem por temática qualidade com foco na implantação da metodologia dos cinco sensos,
conhecida por metodologia 5S, ferramenta utilizada para gerar melhorias na qualidade de todos os processos e no ambiente de trabalho, inserindo uma cultura de melhoria contínua. O objetivo geral desta pesquisa é apresentar as ações a serem adotadas para implantação da ferramenta 5S, para padronizar e aperfeiçoar os procedimentos, realizados na unidade de pesquisa e desenvolvimento de produtos fitossanitários na empresa x, na cidade de Ponta grossa, no estado do Paraná. Esta pesquisa se caracteriza por exploratória, ao propiciar maior conhecimento do problema e é de natureza qualitativa, pois apresenta uma análise mais profunda e objetiva, a partir da ótica do pesquisador, e para a coleta de dados utilizou o método de observação. Os resultados mostram que, existem medidas a serem adotadas durante a implantação de cada um dos cinco sensos, que vão desde separar, ordenar e identificar itens em todos os setores, demarcação e alteração no layout de algumas áreas, criação de procedimentos com o objetivo de padronizar atividades, até algumas melhorias nos vestiários.Essas ações quando implantadas irão gerar benefícios que resultarão na mudança comportamental da equipe e na padronização das atividades e aperfeiçoamento dos processos desta unidade, da empresa x. Como próximo passo desta pesquisa pode-se apontar a implantação deste método nesta unidade, fazendo com que ela sirva de modelo para a implantação da metodologia 5S, nas outras sete unidades de pesquisa e desenvolvimento de produtos fitossanitários, da empresa x.
Palavras chave: Metodologia 5S. Qualidade. Melhoria contínua.
IMPLEMENTATION OF 5S METHODOLOGY IN A PRODUCT DEVELOPMENT COMPANY OF THE AGRICULTURAL SECTOR
Abstract: This research has as theme quality focusing on the implementation of the methodology of the five
senses, known as 5S methodology, a tool used to generate improvements in the quality of all processes and in the workplace, inserting a culture of continuous improvement. The general goal of this research is to present actions to be taken to implement the 5S tool to standardize and improve procedures accomplished in the research and development unit of pesticides in x company in the city of Ponta Grossa, at Parana state. This research is characterized by exploration, by providing more knowledge of the problem, and it is qualitative because it presents deeper and objective analysis, from the perspective of the researcher, using the method of observation to data collection. The results show that there are measures to be adopted for the implementation of each of the five senses, ranging from separate, sort and identify items in all sectors, demarcation and changes in the layout of some areas, creating procedures with the objective of standardize activities until some improvements in the dressing room. These actions when implemented will generate benefits that result in behavioral change team and standardization of activities and process improvement of this unit, at the company x. As a next step of this research can point the implementation of this method at this unit, causing it to serve as a model for the implementation of the 5S methodology in the other seven research and development units of plant protection products, at the company x.
Keywords: 5S Methodology. Quality. Continuous Improvement.
1 INTRODUÇÃO
A qualidade total pode ser implantada em qualquer empresa, seja ela de pequeno ou grande porte. Esta pesquisa tem como tema a utilização das ferramentas da qualidade que visam trazer benefícios, aos processos relacionados à qualidade do produto ou do processo produtivo. Um sistema de qualidade total precisa satisfazer as necessidades dos clientes e também dos funcionários, transformando essas ações em resultados positivos, buscando sempre a melhoria contínua, para assim garantir a sobrevivência da empresa no mercado.
Uma das ferramentas que serve de base para a implantação da qualidade total, é o método dos cinco sensos, mais conhecido por 5S, que tem por objetivo, organizar, ordenar, desenvolver práticas de limpeza e higiene, e criar padrões e procedimentos a serem seguidos em uma empresa.
Diante do proposto pela metodologia dos 5S, surge a seguinte problemática: Quais ações necessárias para implantação dos 5S´s em uma unidade de pesquisa e desenvolvimento de produtos fitossanitários, na cidade de Ponta Grossa, no Estado do Paraná?
Observou-se que durante o processo de credenciamento da empresa x, junto ao Ministério da Agricultura, surgiram novas atividades relacionadas indiretamente a sua atividade fim, com isso surgiu à necessidade de adequações, exigidas pelos diversos órgãos fiscalizadores, como: vigilância sanitária, bombeiros, órgãos ambientais, segurança no trabalho entre outros.
Tem-se como justificativa, que para atender a todas as novas atividades, e conseguir manter o foco na atividade fim desta unidade que é o desenvolvimento de produtos fitossanitários. Faz-se necessário abrir caminho com a metodologia 5S, que é capaz de moldar a conduta e o comportamento dos funcionários, conscientizando e deixando cada um apto para desenvolver um processo de melhoria contínua, despertando a vontade de realizar suas atividades com dedicação para obter qualidade plena.
Ao inserir as práticas de ordenação, limpeza, asseio, padronização e autodisciplina, a empresa conseguirá minimizar os riscos de acidente de trabalho, favorecer o bem-estar dos funcionários e melhorar sua competitividade e produtividade. Perante estas condições a empresa consegue, satisfazer as necessidades de seus funcionários e clientes, conquistando também a preferência destes, fornecendo produtos e serviços de qualidade, e assim, assegurando sua sobrevivência no mercado.
Esta pesquisa tem por objetivo geral, apresentar as ações a serem adotadas para implantação da ferramenta 5S, para padronizar e aperfeiçoar os procedimentos, realizados na unidade de pesquisa e desenvolvimento de produtos fitossanitários na empresa x, na cidade de Ponta grossa, no estado do Paraná.
Inicialmente é apresentada nesta pesquisa uma revisão da literatura acerca dos temas concernentes ao trabalho, ou seja, qualidade total e metodologia 5S. Na sequência o estudo de caso é descrito e o resultado e as considerações finais são traçados.
2 REVISÃO DA LITERATURA 2.1 QUALIDADE
O conceito de qualidade tem se desenvolvido com o desenrolar da história da humanidade, o uso das ferramentas de qualidade e a literatura sobre o tema passou a ter destaque após a segunda guerra mundial. Os precursores da qualidade encontraram no Japão, daquela época, um país em situação econômica ideal, para desenvolverem suas teorias e colocá-las em prática. Os japoneses por sua vez, com seus valores sociais e cultura oriental, trouxeram reconhecimento ao controle de qualidade.
Ao criar ferramentas primitivas, estas precisavam atingir seus objetivos, para tanto sempre que necessário eram realizadas melhorias, e da mesma forma que o ser humano foi evoluindo, o conceito de qualidade também evoluiu. No início da década de 50, como diferencial para oferecer novos produtos aos consumidores foi aproveitado o conhecimento cientifico humano adquirido na guerra e dessa forma se deu um avanço tecnológico como jamais visto anteriormente (ALVAREZ-BALLESTERO, 2001).
A Gestão Total da Qualidade, segundo Carvalho (2008, apud PAULA, 2011), começou a ser evidenciada quando os especialistas W. Edwards Deming e Joseph M Juran, passaram a fazer parte do programa de reconstrução do Japão. Ambos especialistas desenvolveram suas teorias nos Estados Unidos, mas enfrentaram dificuldades para implantar suas teorias na cultura ocidental, principalmente por que os gestores estavam preocupados em descobrir quem cometeu a falha quando ela ocorria. Por outro lado, os japoneses se preocupavam em corrigir a falha em sua raiz para que não acontecesse novamente.
O único dos principais precursores conhecidos mundialmente, nascido no Japão, é K. Ishikawa, autor do diagrama de causa e efeito, também conhecido como espinha de peixe, ele afirma que o sucesso do controle na qualidade em seu país se devia à disciplina do povo e sua cultura, ele também acrescentou a visão humanística, influenciado pelos trabalhos de Maslow, Herzberg e McGregor, aos trabalhos dos outros precursores, enfatizando também a participação de todos os funcionários para a melhoria contínua (ALVAREZ-BALLESTERO, 2001).
Desde os primeiros passos junto ao desenvolvimento da humanidade, as guerras que causaram um avanço tecnológico gigantesco e a necessidade dos países destruídos com a guerra de se reconstruírem e continuarem a escrever suas histórias, a qualidade esteve presente e se desenvolvendo junto aos acontecimentos, desempenhou e desempenha um papel de destaque quando se trata da urgência das organizações em se manterem produtivas e competitivas. A sobrevivência das empresas só é possível quando elas conseguem conquistar a preferência dos clientes, para conquistar esta preferência além de produtos e serviços de qualidade, elas precisam prestar a seus funcionários uma assistência de qualidade, que atenda a cada pessoa respeitando suas particularidades e dessa forma gerem bons resultados para a empresa.
Para fazer parte de um ambiente de Qualidade Total, segundo Longo e Vergueiro (2003, p.46):
[...] é de capital importância satisfazer totalmente seus clientes externos como, também, os internos, pois pessoas insatisfeitas com suas condições e ambientes de trabalho, com pouca valorização profissional e com baixa auto-estima não têm condições de gerar bens e serviços de informação que atendam às necessidades e excedam às expectativas dos clientes.
Pode-se afirmar que Qualidade Total é o controle executado por todas as pessoas envolvidas tanto internamente quanto externamente, internamente os funcionários precisam que suas necessidades sejam atendidas. Somente desta forma, estes poderão ajudar a empresa a identificar novas necessidades dos clientes externos e buscar também satisfazendo as necessidades e expectativas destes, entendendo e fazendo parte deste processo de Gestão da Qualidade Total terá como resultado a sobrevivência da empresa.
Para que um produto ou serviço consiga satisfazer seus clientes no que diz respeito à qualidade, segundo Campos (2014, p. 2) ele precisa atender “perfeitamente, de forma confiável, de forma acessível, de forma segura e no tempo certo às necessidades do cliente”.
Portanto pode-se dizer que para um produto ou serviço ter qualidade precisa-se de um projeto perfeito, ou seja, reduzindo os custos de retrabalho, sem defeitos, evitando devoluções, com baixo custo, preservando a segurança do cliente, prestando assistência técnica, com entrega dentro do prazo, no local e na quantidade certa, com logística eficiente, satisfazendo as necessidades de todas as pessoas.
Diante do apresentado, observa-se que na visão de diversos autores, que um sistema de qualidade eficiente precisa também de melhorias constantes, no que diz respeito ao treinamento
e conscientização de funcionários. Quando se tem conhecimento da magnitude da qualidade, de um produto ou serviço prestado, é possível identificar melhorias até mesmo no ambiente de trabalho (RIBEIRO, 2012).
Ao concentrar esforços na conquista de qualidade em todos os passos, que envolvem desde a fabricação do produto ou do início da prestação do serviço, até a entrega deste ao cliente. A empresa nessa busca da perfeição consegue gerar qualidade capaz de ganhar a preferência do cliente, essa busca por qualidade e satisfação do cliente, gera mais produtividade, que é produzir mais com menos recursos, tornando a empresa competitiva e garantindo sua sobrevivência, estes passos precisam tornar-se um ciclo, que deve ser mantido utilizando as ferramentas de melhoria continua (CAMPOS, 2014).
Logo se percebe que para a sobrevivência no mercado, as empresas realizam mudanças na forma de sua gestão organizacional e cada vez mais fica explicita a necessidade de utilizar várias ferramentas de melhoria de qualidade, sempre aprimorando seus métodos que muitas vezes exigem uma mudança cultural de todas as pessoas envolvidas e a conscientização de que cada indivíduo desempenha um papel de destaque no sistema de qualidade total.
Existem muitas ferramentas que podem ser utilizadas na implantação da Qualidade Total em uma empresa, dentre elas as mais divulgadas são mostradas no quadro 1:
Ferramenta Definição
Ciclo PDCA (Ciclo de Deming) Trata-se de um método de gerenciamento de rotinas que diz que tudo precisa ser planejado (plan), executado (do), verificado (check), quando necessário, corrigido ou melhorado (action) e pode ser utilizado tanto pela gerencia quanto em cada processo separadamente.
Kaizen É o conceito de melhoria contínua que abrange a maioria das práticas voltadas para a qualidade, busca diminuir os desperdícios, eliminar perdas e movimentos desnecessários.
Just In Time Fabricação da quantidade mínima, no menor tempo e no momento exato. Diagrama de Ishikawa (Espinha
de Peixe)
É utilizado para mostrar a relação entre as causas e os efeitos, onde os fatores que entram na elaboração do diagrama na indústria são denominados normalmente de “os seis M”: método, mão-de-obra, meio ambiente, matéria prima, máquinas e medidas.
POP (Procedimento Operacional Padrão)
Ferramenta utilizada para padronizar todos os passos necessários para a execução de uma tarefa, criando um roteiro a ser seguido.
5W2H Ferramenta que tem este nome devido o uso das letras iniciais das seguintes palavras em inglês: What? (O Que?), Who? (Quem?), When? (Quando?), Where? (Onde?), Why? (Por Que?), How? (Como?) e how much? (Quanto?), esta ferramenta auxilia na rápida identificação dos problemas e suas raízes, servindo de base para execução do plano de ação para a resolução de problemas.
Programa 5S Descrito neste trabalho
Fonte: Alvarez-Ballestero (2001), Kamiya (2010), Pereira (2012), Nunes (2010) Quadro 1 – Ferramentas de Qualidade
Cada ferramenta de qualidade conforme apresentado no Quadro 1 tem sua particularidade, mas todas visam sempre solucionar problemas de maneira eficiente e melhorar constantemente os processos. Estes envolvem desde a organização de documentos, máquinas e equipamentos, conscientização de funcionários quanto à importância da qualidade, até a melhoria dos produtos produzidos ou do serviço prestado. Otimizando inclusive os resultados financeiros, permitindo
a visualização da situação de momento da empresa e auxiliando na tomada de decisões, pode-se iniciar a implantação da qualidade total através da ferramenta 5S.
2.2 A METODOLOGIA 5S
Dentre os programas da qualidade que surgiram no Japão na década de 50, a metodologia 5S que trata de fatores fundamentais para o aumento da produtividade das organizações foi uma ferramenta que serviu de base para a recuperação das empresas japonesas e para a implantação da qualidade total no país. A sigla 5S deriva de palavras que em japonês, começam com S: seiri (senso de utilização), seiton (senso de ordenação), seisoh (senso de limpeza), seiketsu (senso de asseio, padronização) e shitsuke (senso de autodisciplina).
Os cinco sensos visam mudar a maneira de pensar dos funcionários de uma organização no que diz respeito à arrumação, ordem, limpeza, asseio e autodisciplina. A metodologia de 5S favorece o trabalho em equipe, auxilia no aperfeiçoamento dos sistemas de produção, na manutenção e qualidade, minimiza os riscos de acidentes de trabalho e elimina perdas e erros nos processos em geral. Trazendo benefícios para os funcionários e para as organizações, a implantação do programa consegue fazer com que as pessoas reflitam sobre a ideia de mudar seus comportamentos para a vida toda e desperta em cada um a necessidade de fazer, ganhando em produtividade (KAMIYA, 2010).
2.2.1 Seiri (Senso de utilização)
É definido por Ribeiro (2006, apud PAULA, 2011), como “saber usar sem desperdiçar”. Tem como principais finalidades a redução do consumo, a manutenção, a reutilização e o compartilhamento dos recursos, separando o necessário do desnecessário em todos os ambientes de trabalho sejam eles, oficinas, postos de trabalho ou escritórios. Após colocar os objetos em ordem de importância e classificar cada um conforme seu grau de utilidade, cada equipamento, ferramenta, material e informação, precisa ser guardado ou descartado, e no local em que o trabalho está sendo realizado deve ser mantido somente o necessário para a realização do trabalho.
Ao aplicar este senso as tarefas desnecessárias e o excesso de burocracia são eliminados, também são eliminados o lixo, o excesso de matéria prima e as ferramentas quebradas e obsoletas, tornando o local mais organizado e com áreas liberadas, facilitando a correta utilização dos espaços, recursos e ferramentas, trazendo mais segurança aos processos evitando erros de fabricação e também minimizando ou até eliminando os riscos de acidentes de trabalho.
2.2.2 Seiton (senso de ordenação)
Após a liberação da área de trabalho conforme executado pelo seiri, segundo Alvarez-Ballestero (2001, apud RIBEIRO, 2012) tudo que sobrou precisa ser organizado de maneira prática, lógica e coerente, agrupando por tipo, cor, frequência de utilização, facilidade para estocagem e acesso, consumo preferencial de itens mais antigos, etc., identificando tanto o lugar onde o objeto será guardado quanto o próprio objeto de maneira que seja imediata a identificação quando algo estiver fora do lugar. Dessa forma haverá um lugar para cada objeto e cada objeto terá o seu lugar.
Esta fase de ordenação traz rapidez e facilidade na localização de itens, torna o ambiente de trabalho funcional e agradável, diminui acidentes com a colocação adequada dos móveis e utensílios, máquinas e equipamentos, e contribui para a motivação e produtividade das pessoas.
A ordenação também facilita a reposição das coisas, a comunicação no ambiente de trabalho, e é capaz de trazer ótimos resultados a qualquer processo.
2.2.3 Seisoh (senso de limpeza)
Neste senso deve-se atentar para a eliminação da sujeira, ou objetos estranhos, como odores desagradáveis, iluminação deficiente, ruídos e vibrações, pouca ventilação, poeira e outros semelhantes. Para Rebello (2005) construir um ambiente limpo, agradável e seguro, contribui para a saúde física e mental das pessoas, um ambiente no qual as pessoas tenham consciência de sujar o menos possível, consequentemente tendo que limpar menos. A limpeza deve ser um trabalho diário e não uma atividade ocasional quando está tudo muito desorganizado. Em suma, todos devem ver o local de trabalho sob a ótica de um visitante, para desta forma buscar causar uma boa impressão.
Uma vez implantado este senso que pode algumas vezes enfrentar resistência da parte de alguns funcionários, que precisarão entender que o ato de não somente limpar, mas sim que o ato de não sujar, é fundamental. Os benefícios gerados vão desde melhorias na vida útil de máquinas e equipamentos, até a melhoria do relacionamento interpessoal e do trabalho em equipe com a conquista de um ambiente agradável e saudável onde todos sentem-se bem.
2.2.4 Seiketsu (senso de asseio, padronização)
Neste senso devem-se padronizar os procedimentos e normas utilizados nos três primeiros “S” que basicamente visam melhorar as condições de trabalho para as pessoas, esta padronização tem como finalidade evitar que os estágios já alcançados retrocedam e transformar em hábito estes novos procedimentos, fazendo com que o descarte do que é desnecessário, a organização e a limpeza, sejam mantidas de maneira contínua (REBELLO, 2005).
Para que esta etapa seja cumprida, os procedimentos precisam ser registrados por meio de documentos formais, como o uso de Procedimentos Operacionais Padrão (POP) ou informais, como informativos e banners, que apresentem de maneira clara e objetiva todos os detalhes necessários a respeito da atividade e da organização que deve ser mantida (NUNES, 2010). Podem-se indicar como principais benefícios, o desenvolvimento da autoestima dos funcionários, melhoria de áreas de uso comum (banheiros, refeitórios, etc.), melhoria nas condições de segurança e será até mesmo natural que os funcionários busquem melhorar a própria higiene pessoal e aparência, para combinar com o ambiente limpo e agradável no qual trabalham.
2.2.5 Shitsuke (senso de autodisciplina)
Neste senso tudo o que foi estabelecido pelos demais sensos deve ser cumprido rigorosamente, de acordo com Martins (2011) a autodisciplina representa a educação comportamental e é constituída por valores, como: cooperação, honestidade, humildade, respeito, responsabilidade, unidade, etc. Quando as pessoas passam naturalmente a executar as tarefas da maneira correta, pode-se dizer que este senso está consolidado.
A consolidação deste senso tem como resultado, a disciplina, o cumprimento de prazos e procedimentos administrativos e o comprometimento e respeito para com as normas, comprometimento que só é alcançado com a participação de todos na elaboração e nas decisões tomadas no 5S, fazendo com que todos se sintam responsáveis pelos resultados. Facilitando o
desenvolvimento do trabalho em equipe, a execução de todas as tarefas com qualidade e a busca constante por melhorias. Pode-se dizer a partir deste ponto que o 5S também está consolidado. A metodologia 5S é a mais indicada para melhorar o ambiente de trabalho, promovendo o bem-estar dos funcionários e aumentando a sua autoestima, sendo capaz de alterar a mentalidade das pessoas, promover o trabalho em equipe, a interação entre patrão/empregado/cliente, racionalizar o uso de documentos, materiais e equipamentos, eliminar o desperdício e agilizar os processos de trabalho, conforme afirmou Ribeiro (1994, apud SILVA, 2010).
O processo que envolve o descarte do desnecessário e a organização do necessário contribui de maneira significativa para o acesso à informação, não sendo mais necessário realizar uma verdadeira busca em materiais misturados. Com a organização do ambiente são facilitadas as ações de limpeza e higiene, pode-se também apontar a redução significativa do tempo necessário para realização das atividades. O treinamento e orientação para a realização das atividades resultam na diminuição de erros e atrasos, e o conjunto de todas essas ações resulta em uma empresa mais preparada em satisfazer as necessidades de seus clientes.
3 METODOLOGIA
O método utilizado para o desenvolvimento desta pesquisa serve para pautar a comparação da realidade com a teoria, e utilizar na prática os resultados obtidos, servindo como fonte de informação, analise e interpretação.
Em relação aos objetivos de pesquisa se caracteriza como exploratória, segundo Gil (2009), pesquisas exploratórias, visam propiciar maior conhecimento do problema, com o objetivo de torná-lo mais compreensível, claro e evidente, construindo hipóteses.
Esta pesquisa traz um estudo de caso, utilizando a técnica de pesquisa documental, através de pesquisa bibliográfica, que se deu através de livros de literatura e artigos sobre o tema, e a técnica de observação com o objetivo de obter informações e práticas reais sobre os procedimentos utilizados na empresa (GIL, 2009).
Quanto a sua natureza esta pesquisa é qualitativa, pois envolve analisar e interpretar de forma mais profunda os aspectos de maneira objetiva, a partir da ótica do pesquisador, descrevendo sua complexidade, com foco nos significados e nos processos (LAKATOS, 2010).
As informações utilizadas foram coletadas de março a abril de 2015, obtidas com a utilização da técnica de observação em uma unidade de pesquisa e desenvolvimento de produtos fitossanitários, na cidade de Ponta Grossa, no estado do Paraná
4 APRESENTAÇÃO E DISCUSSÃO DOS RESULTADOS
Por meio da pesquisa montou-se um questionário para avaliação das condições da empresa X, quanto aos cinco sensos, conforme apresentado no quadro 2:
SENSOS QUESTIONÁRIO
Senso de utilização 1) Existem materiais desnecessários no local de trabalho?
2) As ferramentas/equipamentos estão em bom estado e fácil acesso?
3) Cada material tem um local designado para eles e estão sendo guardados nos mesmos?
4) Há avisos e informações claras e atualizadas, na quantidade necessária? Senso de ordenação 1) As áreas de trabalho estão demarcadas e/ou identificadas?
2) Existem fios expostos possibilitando acidentes? 3) Existe material sucateado?
4) Objetos de uso pessoal são guardados em local especificado? 5) O espaço de circulação é seguro, sem perigo de acidentes?
6) Painéis elétricos, quadros, extintores, equipamentos de emergência, quadros de aviso estão identificados, desobstruídos e conservados?
7) Existe local adequado para o armazenamento de EPI’s?
Senso de limpeza 1) Os padrões/instruções de limpeza são suficientes para orientar e manter a área higienizada?
2) Existe material disponível em local adequado para a limpeza? 3) No final do expediente observa-se limpeza em geral?
4) Os resíduos são sempre jogados em locais adequados?
5) Existe programação para a limpeza de paredes, forro, vidraças e móveis e está em dia?
6) As ferramentas de trabalho estão limpas?
7) Há sujeira dentro dos armários, nas lâmpadas, nos exaustores / ar condicionado? 8) As principais fontes de sujeira são conhecidas e controladas?
Senso de asseio e padronização
1) Os EPI’s estão sendo usados adequadamente?
2) As normas de segurança são conhecidas por todos os funcionários e informadas aos visitantes?
3) A higiene e organização de maneira geral são mantidas diariamente? 4) Existem ventilação e iluminação adequadas nos ambientes de trabalho? 5) São observadas condições inseguras de trabalho de acordo com as normas? 6) As técnicas usadas na execução das tarefas estão previstas nos procedimentos e
disponíveis para consulta? Senso de
autodisciplina
1) Todos conhecem suas responsabilidades para manter cada ambiente em ordem? 2) Organização, limpeza, asseio e disciplina, são considerados como pontos
importantes no local? Qual o grau de motivação dos funcionários para com a prática destes costumes?
Fonte: Lazzarotto (2011)
Quadro 2 – Questionário para avaliação das condições atuais quanto aos 5S’s
Através das respostas obtidas com a avaliação, foram constatadas não conformidades quanto aos cinco sensos, desta forma sugere-se iniciar treinamentos de toda a equipe da unidade, com conceitos da metodologia, exemplos de implantações bem-sucedidas e visitas aos setores para identificação das necessidades de melhorias, preparando o ambiente para os passos que seguem abaixo.
4.1 SENSOS DE UTILIZAÇÃO E ORDENAÇÃO
De acordo com a avaliação nos escritórios foram identificados papéis, calculadoras, tesouras, grampeadores, carimbos e perfuradores de papel em cima das mesas mesmo enquanto não estavam em uso, também foram encontrados materiais desnecessários nas gavetas das mesas de todos os colaboradores, além de objetos de uso pessoal fora do local destinado aos mesmos. Na sala de arquivos, o armário contém caixas vazias de equipamentos de laboratório e informática, falta ou ausência de identificação adequada em algumas pastas de documentos, prateleiras, portas e gavetas. Os EPI’s novos aguardando o prazo para serem entregues aos colaboradores não estão armazenados de maneira organizada nas prateleiras, o que dificulta a visualização e localização dos mesmos. A figura 1 apresenta o registro fotográfico de alguns dos itens citados durante o diagnóstico.
Fonte: Autoria própria (2015)
Figura 1 – Registro fotográfico para diagnóstico quanto aos sensos de utilização e ordenação
Na área destinada à manutenção e conserto de maquinas e equipamentos, e confecção de estacas para campo, foram identificados objetos embaixo da bancada que não dizem respeito às atividades executadas neste local. Também se verificou que não existe nenhuma demarcação ou identificação separando esta área, da área em que se deve fazer a pré-limpeza de grãos após a colheita e da área que é destinada ao tratamento de sementes.
O acesso a alguns implementos está sendo obstruído, por outros implementos e na sala de ferramentas, as prateleiras não possuem identificação e alguns equipamentos estão no chão, conforme apresentado na figura 2.
Fonte: Autoria própria (2015)
Figura 2 – Registro fotográfico para diagnóstico quanto aos sensos de utilização e ordenação
Nos laboratórios, em baixo das bancadas os utensílios encontram-se desorganizados, não existe identificação clara nas portas das gavetas e dos armários embutidos, também foram localizados materiais desnecessários e o sistema de lixeiras não possui nenhuma informação quanto à correta maneira de uso. A figura 3 também mostra que em um dos vestiários algumas roupas e calçados estavam em cima dos armários.
Fonte: Autoria própria (2015)
Figura 3 – Registro fotográfico para diagnóstico quanto aos sensos de utilização e ordenação
Diante desse panorama, constatou-se a necessidade de realizar um dia para separação, nos mesmos moldes adotados por Junior (2011), onde se inicia a etapa que envolve os sensos de utilização e o de ordenação, identificando com adesivos de cores diferentes cada item para que sejam removidos para a “Área de Descarte”, “Área de Manutenção” ou para “Outros setores”. Neste mesmo dia os colaboradores precisam listar todos os itens, gavetas, armários, prateleiras e outros objetos que precisam ser identificados, para que sejam providenciadas as etiquetas. Os
materiais da área de descarte, também precisam ser listados para que o departamento responsável pelo patrimônio indique a destinação final correta para estes itens.
Providenciar a demarcação e sinalização separando as áreas destinadas à manutenção e conserto de maquinas e equipamentos das áreas de pré-limpeza de grãos e a de tratamento de sementes, em conjunto aos colaboradores que utilizam estas áreas. Para os laboratórios placas com orientações quanto à forma de utilizar as lixeiras precisam ser confeccionadas. No vestiário faz-se necessária a instalação de uma arara ou ganchos para roupas, onde os colaboradores devem pendurar suas jaquetas.
4.2 SENSOS DE LIMPEZA E DE ASSEIO E PADRONIZAÇÃO
Conforme diagnóstico realizado em todos os setores da unidade em relação aos sensos de limpeza e de bem-estar, verificou-se a ausência de utensílios como vassouras e pás, nos setores. Também ficou evidente, através de observação em diferentes dias, que não existe nenhum procedimento no que diz respeito aos colaboradores efetuarem a limpeza e organização de seus postos de trabalho, no final do expediente.
Foi identificado que a área de lavagem das botas é pouco utilizada e em algumas botas foi identificado indícios de que a limpeza não havia sido realizada. Quanto ao bem-estar dos colaboradores, verifica-se principalmente a inexistência de assentos nos vestiários. Não foi encontrado nenhum documento, planilha, tabela ou lista, que formalizasse um planejamento para a limpeza periódica de vidros, paredes, forros, janelas e calçadas.
Quanto aos métodos utilizados para a inserção das avaliações de eficiência, dos produtos testados a campo, verificou-se a inexistência de um padrão para a localização do arquivo em que estas informações devem ser inseridas no computador, destinado a tal função. Da mesma forma não foram localizados procedimentos disponíveis quanto às técnicas que devem ser adotadas na execução da maioria das atividades que envolvem a utilização de maquinas e implementos. A figura 4 apresenta o registro fotográfico da avaliação quanto aos sensos de limpeza e de bem-estar.
Fonte: Autoria própria (2015)
Figura 4 – Registro fotográfico quanto ao senso de limpeza e o de asseio e padronização
Diante do descrito anteriormente, para a implantação dos sensos de limpeza e de asseio e padronização, deve-se determinar locais onde serão deixadas a disposição nos setores, vassouras e pás, elaborar um cronograma para as limpezas de forros, janelas, vidros e calçadas. No vestiário instalar bancos para que os colaboradores possam calçar seus calçados e vestir-se adequadamente.
Os funcionários de cada setor precisam em conjunto com os responsáveis, técnico e administrativo da unidade, criar procedimentos para utilização das maquinas e implementos e definir um cronograma para manutenção diária da organização e limpeza dos postos de trabalho. Assim como a estagiária responsável pela inserção dos dados trazidos do campo para o computador, também precisa em conjunto com os responsáveis pela realização das avaliações
e o responsável administrativo, definirem padrões para a inserção dos mesmos, de maneira que qualquer um destes consiga localizar arquivos e inserir o que for necessário da maneira correta. Após a criação dos procedimentos, realizar treinamentos e reuniões periódicas para que as ações relacionadas à limpeza e padronização sejam sempre lembradas por todos. Segundo Ribeiro (2012), na implantação destes dois sensos é vital que os colaboradores sejam treinados com paciência e persistência, e que também haja conscientização de todo o pessoal, para que o sucesso das medidas adotadas seja alcançado, e exista mudança de atitudes e comportamentos.
4.3 SENSO DE AUTODISCIPLINA
Existem fortes indícios de que os costumes de asseio, limpeza e organização, são importantes para os colaboradores nesta unidade e corretamente adotados em alguns setores ou em determinadas atividades. Porém foi identificada certa relutância da parte de alguns funcionários quanto à execução de alguns desses procedimentos.
Para a implantação deste senso, faz-se necessária por fim a elaboração de um sistema onde seja possível avaliar e acrescentar melhorias contínuas aos procedimentos adotados. Para Ribeiro (2012), melhorar a comunicação entre o pessoal no trabalho e mostrar que a implantação do 5S trará benefícios a todos os setores, é essencial além, de motivá-los a participar de todas as ações que envolvem sua implantação.
5 CONCLUSÃO
Conclui-se com essa pesquisa, que o objetivo geral de apresentar ações a serem adotadas para a implantação dos cinco sensos, para padronizar a aperfeiçoar os procedimentos realizados nas atividades da referida unidade, foi devidamente concluído. Sendo que após o diagnóstico através da observação, foram apontadas ações a serem adotadas para a implantação de cada um dos cinco sensos.
Como durante a implantação dos cinco sensos, serão adotadas ações que envolvem a organização e ordenação dos itens, será facilitada a localização dos mesmos, diminuindo o tempo que se perde na localização de objetos e documentos. Por conseguinte, o risco de falhas diminuirá consideravelmente e a liberação de espaços irá facilitar a correta utilização dos recursos e ferramentas, diminuindo os riscos de acidentes de trabalho.
As ações relacionadas à limpeza e ao bem-estar, quando implantadas irão contribuir para um ambiente limpo e agradável, capaz de gerar um clima organizacional saudável a todos, melhorando o relacionamento interpessoal e fortalecendo o trabalho em equipe. As ações que envolvem a criação de procedimentos com o objetivo de padronizar as atividades e manter a limpeza e organização, irão contribuir para a manutenção até mesmo do próprio sistema dos cinco sensos.
Diante do apresentado nessa pesquisa, pode se apontar como sendo viável a implantação do 5S, na unidade de pesquisa e desenvolvimento de produtos fitossanitários, da empresa x, e que a mesma já possui um ambiente propício para que o método seja facilmente implantado. Espera-se que a criação de procedimentos contribua para a execução das atividades até mesmo por pessoas novas na função. Estes procedimentos precisarão ser atualizados constantemente e auditorias do 5S precisarão ser realizadas periodicamente.
Como próximo passo desta pesquisa pode-se apontar a implantação deste método nesta e nas outras sete unidades de pesquisa e desenvolvimento de produtos fitossanitários, da empresa x.
Fazendo com que a implantação da metodologia 5S na unidade de Ponta grossa possa ser adotada como modelo, para as demais.
REFERÊNCIAS
ALVAREZ-BALLESTERO, M. E. Administração da Qualidade e Produtividade: Abordagens do Processo Administrativo. São Paulo: Atlas, 2001.
CAMPOS, V. F. TQC - Controle da Qualidade Total (No Estilo Japonês). Nova Lima, MG: Editora Falconi, 2014.
GIL, A. C. Como elaborar projetos de pesquisa. São Paulo: Atlas, 2009.
JUNIOR, F. R. L.; POGI, F. C. M.; FRACAROLLI, R. L.; OIKO, O. T.; CARDOZA, E. Implantação do
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