Formador: Raquel Franco
Gestão do Tempo e
O que é o tempo?
Tempo Astronómico:
- Divisão do ano em meses;
- Meses em dias;
- Dias em horas;
- Agrupamento dos dias em semanas,
- Diferenciação das estações do ano;
- Distinção do dia e da noite
- Etc...
Tempo Psicológico:
- Subjectivo;
- Alterável;
- Percepção de como o tempo vai ser preenchido;
Ocupação do Tempo
Gestão ou Auto-Gestão?:
- “Hoje o tempo parece que não passa”; - “Perdi uma data de tempo a fazer isso”;
- “Foi bastante produtiva a tarde”;
Por mais que queira o tempo não estica, apenas pode ser usado da melhor maneira.
O Tempo é…
Imprescindível: Nada se pode fazer sem ele;
Insubstituível: Nada se pode utilizar no seu lugar;
Infléxivel: Flui e desaparece a um ritmo fixo e inalterável;
Os 4 “D”
• Desejo
• Decisão
• Determinação
Os 4 “D”
• Desejo - Para já é preciso sentir um desejo intenso de se
tornar eficaz na gestão do vosso tempo. É isto mesmo que eu quero e não tenho dúvidas.
Os 4 “D”
• Decisão - Decida já que a partir deste momento vai passar a organizar melhor o seu tempo. Tem de ser uma decisão firme e definitiva. É importante estarmos preparados para fazer
Os 4 “D”
• Determinação - Em relação à determinação. Os nossos velhos hábitos são os maiores obstáculos à nossa determinação. É importante repetir as técnicas de que vamos falar até que se tornem em novos hábitos.
Quanto mais intenso for o nosso desejo e mais firme a nossa decisão, tanto maior será a nossa determinação.
Os 4 “D”
• Disciplina - O quarto D é a disciplina, fazer o que tem de ser feito quando tem de ser feito. É através da disciplina que
“Passeio na Ponte”
PILAR DA ACÇÃO PILAR DA ESCOLHADigamos então que na gestão do tempo temos 2 pilares de uma mesma ponte – O pilar da Escolha que se relaciona com percebermos o que de facto é importante na nossa vida e decidir tomar a responsabilidade pelo controlo do que nos acontece (Desejo e Decisão) e o Pilar da Acção, que tem a ver com práticas de planear, programar e agir, que nos mantêm no caminho escolhido – Determinação e a Disciplina.
Dimensões do Tempo
Monetária:
O valor do tempo de trabalho é elevado e importa por isso disponibilizar e rentabilizar os recursos de forma a
Dimensões do Tempo
Subjectiva
Que nos leva a funcionar em ritmos próprios e esquemas pessoais de organização que nem sempre são compatíveis com a eficácia exigida pelas situações.
Dimensões do Tempo
Racional
Permite-nos gerir a energia de acordo com as situações e suas exigências. Isso implica que, fixar objectivos e definir prioridades, sejam os primeiros meios a utilizar para
Podemos dividir ainda em…
Improdutivo:
É aquele no qual realizamos actividades que não nos levam a resultados desejados.
- “Para que é que precisamos deste tipo?”; - “Que vantagens nos traz?”;
Ritmo Biológico
Não ignore o seu relógio interno. Aprenda a fazer uso dele.
Pessoas Madrugadoras : você é o tipo de pessoa que salta
da cama nas primeiras horas da manhã, cheia de energia e
entusiasmo?
Pessoas Noctívagas: você é, pelo contrário, o tipo de
pessoas que só ganha consciência das horas depois de o
despertador tocar e após vários cafés fortes?
1- Ciclo Vs Tarefas
Tarefas que utilizam memória a curto prazo (6h – 10h): Tarefas
como revisão de última hora de testes/projectos tornam-se mais eficientes num horário mais matutino.
Tarefas Cognitivas (8h – 12h): Tarefas cognitivas ou mentais, tais
como ler, calcular e mais relacionadas com a resolução de
problemas, serão mais eficientemente resolvidas durante a manhã.
Tarefas que exigem Memória de Longo Prazo (13h – 16h):
Tarefas como memorização de discursos e informações necessárias para executar algo, tornam-se mais eficientes neste horário.
2 - Ciclo Vs Tarefas
Tarefas Manuais (14h – 18h): Tarefas manuais como “teclar” no
computador e bricolage, etc, são mais indicados para serem desempenhados nestes horários.
Tarefas mais Físicas: Derivado aos ciclos biológicos, é mais indicado investir em actividades físicas mais ao final da tarde, quando a
coordenação muscular está no seu auge. Os estudos mostram que os indivíduos percepcionam que o trabalho corporal se torna mais
eficiente ao final da tarde/noite. Exercitar o corpo 5 horas antes da hora do sono melhora a qualidade do sono.
Evoluções no modo de Gerir o
Tempo:
1. Primeira Geração
A maior parte das pessoas que está interessada em apreender gestão de tempo recorre à abordagem “SER ORGANIZADO” (Primeira Geração), que se baseia em lembretes e listas de “Coisas a Fazer”. Não estabelecem prioridades, não atribuem um determinado tempo para uma determinada tarefa e aquilo que não conseguem acabar hoje passa para a lista de amanhã.
Quatro Gerações de
gestão de tempo:
Quatro Gerações de
gestão de tempo:
2. Segunda Geração
Baseia-se sobretudo em planificações e preparações. Calendários, agendas e diários são as ferramentas principais. As pessoas estabelecem objectivos, fazem planos e programam os acontecimentos. Tipicamente, as únicas coisas que programam são assuntos relacionados com o trabalho, consultas médicas, reuniões com
professores, etc. A “PLANIFICAÇÂO” é que manda e geralmente não tende a incluir o tempo necessário para manter as relações pessoais ou para atingir objectivos pessoais.
Quatro Gerações de
gestão de tempo:
3. Terceira Geração
Baseia-se em mais do que mera planificação e reparação, acrescentando o estabelecer “PRIORIDADES E
CONTROLAR”. As pessoas que funcionam a este nível de gestão de tempo dedicam-se mais a articular os seus
valores e prioridades. Separam os objectivos de curto prazo, dos de longo prazo, baseados nos seus próprios valores. Utilizam blocos de notas e agendas
(encadernadas ou electrónicas) e frequentemente utilizam formas muito detalhadas para planearem o seu dia.
O que falta nesta geração é o conceito de passar o tempo naquilo que é o mais importante.
Quatro Gerações de
gestão de tempo:
4. Quarta Geração
Voltada mais para a gestão de si mesmo e da sua vida, mais do que unicamente virada para a gestão do tempo. Inclui todas as qualidades das gerações prévias e acrescenta-lhes a
componente “QUALIDADE DE VIDA”. Ajuda-nos a criar e manter relacionamentos fortes e estáveis, assim como paz de espírito, gerando confiança não só de fazermos aquilo que é importante, como o de o fazermos bem.
QUAIS OS SEUS
MAIORES “DESPERDIÇADORES
DE TEMPO?
Factores de Desperdício de Tempo
• Adiamento de tarefas e decisões • As interrupções
• Os telefonemas • O perfeccionismo • As reuniões
EVITAR ADIAMENTOS
• Aplique o princípio sagrado da gestão do tempo: FAÇA-O JÁ! • Desenvolva o “sentido de urgência” para as questões
importantes
COMO FAZER?
• Divida o trabalho em partes
CONTROLAR AS INTERRUPÇÕES
• Saiba dizer “AGORA NÃO”!
• Marque um limite de tempo no início das suas conversas • Receba os visitantes inesperados fora do seu gabinete • Receba-os de pé
CONTROLAR OS TELEFONEMAS
Quando quiser concentra-se para executar uma tarefa e se for possível:
• Peça a alguém para lhe filtrar os telefonemas
• Retire o som ao telemóvel, por forma a poder ver quem lhe ligou e retribuir as chamadas em tempo oportuno
A ARMADILHA DO PERFECCIONISMO
• Mantenha visão global do que tem a fazer
• Crie nova perspectiva/ novos hábitos face a assuntos de menor importância
• Marque objectivos realistas
• Não se compare com os outros
• Mantenha-se atento à qualidade do tempo que despende na execução das suas tarefas
GERIR O TEMPO DAS REUNIÕES
• Gerir as reuniões de forma eficaz
• Escolher os participantes adequados, assim como o dia e hora mais convenientes
• Preparar um guia da reunião • Respeitar os horários previstos
GERIR O TEMPO DAS REUNIÕES
Três perguntas antes da reunião:
1. Esta reunião tem verdadeira utilidade?
• Que aconteceria se ela não se realizasse? • Quais as consequências?
GERIR O TEMPO DAS REUNIÕES
2. Não será possível substituí-la por outra coisa?
• Se se trata apenas de informar, por exemplo, não bastará redigir uma nota ou telefonar?
GERIR O TEMPO DAS REUNIÕES
3. Para que se faz esta reunião?
• Trata-se de informar os participantes? • De recolher informações da parte deles? • De provocar uma troca de pontos de vista? • De se conseguir um acordo?
• De tomar uma decisão?
Técnicas de Gestão do Tempo
O PLANEAMENTO
DA
O PLANEAMENTO DA GESTÃO DO TEMPO
• Definir objectivos e metas • Fazer planos detalhados
• Importante / Urgente – definir prioridades • Utilizar a regra 80/20
DEFINIR OBJECTIVOS E METAS
Objectivos = Sentido + Direcção
Os objectivos são como decisões em relação a um determinado caminho a seguir, relacionado com algum contexto específico de vida ou num sentido mais geral (existencial) da vida do indivíduo. Ou seja, é como um motorista que decide a que local se pretende dirigir, que decide qual o caminho a seguir e quais as razões que o levam a
fazer essa viagem.
DREAM
1 - Datado:
Fixar um prazo concreto – Habitue-se a planificar os compromissos
ou tarefas de forma a serem completadas antes da data final do prazo. Isto dar-lhe-á uma margem de tempo confortável com a qual pode lidar no caso de emergências ou de imprevistos.
2 - Realista:
O que tem de fazer? De que material irá precisar? Quanto tempo levará a reunir o material necessário? Quando é que o farei? Será que me é possível fazê-lo logo de uma vez ou deverei dividi-lo em “pedaços” de tempo mais pequenos? Conseguirei fazê-lo sozinho ou vou precisar de apoio? Onde posso encontrar esse apoio?
DREAM
3 - Específico:
Explicitação Clara: O Quê? E Como? Uma viagem sem rumo é
como chegar a um destino incerto, sem qualquer tipo de prevenção dos obstáculos que possam surgir.
4 – Ambicioso:
Desejo intenso de alcançar determinado objectivo. 5 - Mensuráveis:
DEFINIR OBJECTIVOS E METAS
• Definir objectivos concretos
•
Analisar os passos necessários para chegar ao
objectivo e dividir o percurso em etapas lógicas
ESTABELEÇA AS SUAS METAS!
PROGRAME O SEU PERCURSO!
OBJ
Dia x Dia y Dia z Dia w
DIA D
DEFINIR OBJECTIVOS E METAS
• Definir objectivos concretos
• Analisar os passos necessários para chegar ao
objectivo e dividir o percurso em etapas lógicas
DEFINIR OBJECTIVOS E METAS
• Definir objectivos concretos
• Analisar os passos necessários para chegar ao
objectivo e dividir o percurso em etapas lógicas
• Estabelecer prazos
FALHAR PLANEAR
é
A importância de um bom plano Plano:
Um plano poupa tempo e esforço
Quanto mais tempo se demora a planear, menos tempo
a executar
Cada minuto gasto a planear são cinco minutos que se
Tarefas e a sua Distribuição
-
Faz tarefas que deveriam ser feitas por outra pessoa?
-
Há assuntos que se repetem durante o dia?
-
As tarefas demoram quase sempre mais tempo do que
estava planeado / pensado?
FAZER PLANOS DETALHADOS
• Pensar por escrito
• Clarificar
• Registar
• Ordenar
• Controlar
FAZER PLANOS DETALHADOS
• Pensar por escrito
• Utilizar um check-list – liste o que tem para
fazer
• Diário
• Semanal
• Mensal
• Anual
FAZER PLANOS DETALHADOS
• Pensar por escrito
• Utilizar um check-list – liste o que tem para fazer
• Evitar fazer tarefas que não constam na lista
IMPORTANTE / URGENTE
Definir Prioridades
QUAL O USO MAIS
VALIOSO QUE POSSO DAR
AO MEU TEMPO?
IMPORTANTE / URGENTE
• Perceber qual é o uso mais valioso que posso
dar ao meu tempo
• Distinguir entre o que é importante e o que é
•
IMPORTANTE
IMPORTANTE / URGENTE
• Perceber qual é o uso mais valioso que posso dar
ao meu tempo
• Distinguir entre o que é importante e o que é
urgente
PRIORIDADE
DETERMINAR AS NOSSAS
PRIORIDADES
1.
Elaborar a Lista do conjunto de actividades a executar:
Uma lista “dentro da cabeça” é muito menos eficaz que uma
lista escrita. Ter sob os olhos um conjunto permite-nos olhar
as coisas com maior distanciamento.
2.
Estabelecer nessa lista uma ordem de Prioridades, sem
UTILIZAR A REGRA 80 /20
A - B --- C - ---D---UTILIZAR A REGRA 80 /20
• Dar à lista diária de tarefas uma ordem alfabética – A, B, C, D
e E
• As tarefas de tipo A são simultaneamente Importantes e Urgentes – Prioritárias
• As tarefas tipo B são importantes e não Urgentes
• As tarefas tipo C são tarefas que não contribuem para os seus resultados
• As tarefas D são para delegar • As tarefas E são para eliminar
No Geral
Considerar o dia, a semana, o mês e o ano como conjuntos. Fazer figurar, no plano, tempos fortes e tempos de respirar, de modo a reduzir ao máximo os momentos de pressão.
Utilizar grelhas / fichas de planeamento que permitam uma fácil leitura. Se lhe der jeito, use símbolos e cores.
Utilizar os últimos minutos no seu local de trabalho para planear o dia seguinte, na medida em que tal lhe permitirá rever o dia que acaba.
A Curto Prazo
O curto prazo, para a maioria de nós, é formado pelos dias imediatamente a seguir; é o aqui e o agora, assim como o culminar de todos os outros planeamentos.
Trabalhe segundo os seus próprios níveis de energia. Se tem melhor desempenho de manhã, não as desperdice com tarefas de pouca prioridade;
Planifique o seu dia tanto quanto possível, mas deixe espaço para os imponderáveis;
Conceda a si mesmo 10 minutos do tempo planeado no início de cada dia;
Faça uma lista do que tem que fazer. Atribua prioridades a estas tarefas e fixe um começo;
Curto Prazo - 2
Agrupe os seus telefonemas e conceda a si mesmo um período destinado ao “telefone”;
Utilize a sua agenda para detalhar o dia. Um aviso visual ajudá-lo-á a planear de modo mais eficiente;
Se no seu trabalho tiver que ler, conceda a si mesmo períodos regulares para leituras;
A Longo Prazo e a Médio Prazo
O médio prazo varia de pessoa para pessoa e é por isso que é importante ter uma ideia do seu tempo efectivo para planeamento.
Identifique os seus objectivos a longo prazo, o que lhe dará um sentido de fim em vista, e uma direcção (para prosseguir).
Reparta os grandes objectivos por sectores e utilize a sua imaginação para avaliar todas as possibilidades e alternativas
A Longo Prazo e a Médio Prazo - 2
Reveja o seu desempenho regularmente e modifique os seus planos em conformidade.
Mantenha-se flexível no seu planeamento e não tente responsabilizar-se em demasia.
TÉCNICAS DE CONTROLO
INTERNO E
TÉCNICAS DE CONTROLO INTERNO E
EXTERNO
• Organizar o dia de trabalho de acordo com o ciclo
de energia diário
• Agrupar tarefas e criar blocos de tempo
AGRUPAR TAREFAS E
CRIAR BLOCOS DE TEMPO
AGRUPAR TAREFAS
E CRIAR BLOCOS DE TEMPO
• Juntar tarefas da mesma natureza e fazê-las de
uma só vez
• Não misturar tarefas criativas com tarefas
administrativas
• Criar blocos de tempo que tenham, no mínimo 60
a 90 minutos
CONCENTRAÇÃO E
TRATAMENTO INTEGRAL
DOS ASSUNTOS
CONCENTRAÇÃO E TRATAMENTO
INTEGRAL DOS ASSUNTOS
• Não abandonar uma tarefa prioritária sem a
completar a 100%
• Ter um ambiente de trabalho que permita executar
as tarefas com calma e tranquilidade
1. Lei das Sequências Homogéneas de Trabalho: Todo trabalho interrompido será menos eficaz e levará mais tempo do que se for executado de modo contínuo. Assim, é importante evitar as interrupções.
2. Lei de Parkinson: O Tempo investido num trabalho varia em função do tempo disponível (e não do necessário). É importante então pensar em função do tempo necessário e não em função do tempo disponível.
3. Lei da Contra-Produtividade do Tempo para Além de Certo Limite: Para além de um certo limite horário, a produtividade do tempo investido decresce e torna-se negativa. E é importante que haja um equilíbrio, saiba parar para fazer outra coisa.
4. Lei da Alternância: Há um tempo para tudo e um tempo para cada coisa. Tenha em consciência do Princípio da Oportunidade: não faça mais do que uma coisa de cada vez e faça-a bem.
5. Lei da Dimensão Subjectiva do Tempo: O Tempo tem uma dimensão objectiva e outra dimensão subjectiva, que é função do interesse pela
actividade exercida. É importante ter em consideração a dimensão subjectiva do tempo.
