Disciplina Gestão da Informação e do Conhecimento (ACA603)

(1)

Universidade Federal do Rio de Janeiro

Centro de Ciências Jurídicas e Econômicas

Faculdade de Administração e Ciências Contábeis

Biblioteconomia e Gestão de Unidades de Informação

Disciplina Gestão da Informação

e do Conhecimento

(ACA603)

Profa. Fabrícia Sobral

(2)

A

ULA

3

AMBIENTES

E

FLUXOS

DE

(3)

16/09/2016 3

Ao final desta aula o aluno será capaz de...

 Compreender a influência da Teoria Estruturalista na

gestão das organizações.

 Identificar os ambientes relacionados às organizações

nos contextos da administração e no gerenciamento

de informações.

 Identificar

as

características

do

ambiente

organizacional.

 Identificar os fluxos formais e informais de informação.

Objetivos desta aula

Curso de Biblioteconomia e Gestão de Unidade de Informação Disciplina Gestão da Informação e do Conhecimento

(4)

16/09/2016 Curso de Biblioteconomia e Gestão de Unidade de Informação Disciplina Gestão da Informação e do Conhecimento

4

Organizações: ambientes e fluxos



Visão histórica das

organizações à luz da Teoria

Estruturalista



Ambiente organizacional e

informacional à luz da

Ecologia da Informação



Estrutura Organizacional



Fluxos da Informação

(5)

5

Chiavenato (2003, p.288):

 Contextualização da Teoria Estruturalista:

1. Oposição surgida entre a Teoria Tradicional e a Teoria

das Relações Humanas – incompatíveis entre si.

• Necessária uma posição mais ampla e compreensiva que

integrasse os aspectos que eram considerados por uma

e omitidos pela outra e vice-versa.

• Síntese da Teoria Clássica (formal) e da Teoria das

Relações Humanas (informal), inspiração na abordagem

de Max Weber –

Teoria da Burocracia

- e Karl Marx.

(6)

6

Chiavenato (2003, p.288):

 Contextualização da Teoria Estruturalista:

2. Necessidade de visualizar

“a organização como uma

unidade social grande e complexa, onde interagem

grupos sociais

” que compartilham algum dos objetivos

da organização (como a viabilidade econômica da

organização), mas que podem incompatibilizar com

outros (como a maneira de distribuir lucros da

organização). Tem seu diálogo maior com a Teoria das

Relações Humanas.

(7)

7

Chiavenato (2003, p.288):

 Contextualização da Teoria Estruturalista:

3. Influência do estruturalismo nas ciências sociais e sua

repercussão nos estudos das organizações.

• Estruturalismo

Abstrato

(Lévy-Strauss)

:

a

estrutura é uma construção abstrata de modelos

para representar a realidade.

• Estruturalismo Concreto (Gurwitch e

Radcliff-Brown)

: é o conjunto de relações sociais em um

dado momento

.

(8)

8

Chiavenato (2003, p.288):

 Contextualização da Teoria Estruturalista:

3. Influência do estruturalismo nas ciências sociais e sua

repercussão nos estudos das organizações.

• Estruturalismo Dialético (Karl Marx):

a estrutura é

constituída de partes que se descobrem, se

diferenciam, e ganham autonomia umas sobre as

outras, mantendo a integração e a totalidade sem

fazer soma ou reunião entre si, mas pela

reciprocidade instituída entre elas.

(9)

9

Chiavenato (2003, p.288):

 Contextualização da Teoria Estruturalista:

3. Influência do estruturalismo nas ciências sociais e sua

repercussão nos estudos das organizações.

• Estruturalismo Fenomenológico (Max Weber):

a

estrutura é um conjunto que se constitui, se

organiza e se altera e seus elementos tem uma

certa função sob uma certa relação, o que impede o

tipo ideal de estrutura de retratar fiel e integralmente

a diversidade e a variação do fenômeno real.

(10)

10

Chiavenato (2003, p.288):

 Contextualização da Teoria Estruturalista:

4. Novo conceito de estrutura: voltado para o todo e para

o relacionamento das partes na constituição do todo; a

totalidade, a interdependência das partes e o fato de o

que o todo é maior do que a simples soma das partes.

• Toda modificação de um elemento acarreta a

modificação dos outros elementos e relações.

(11)

11

O advento das organizações

 Para os estruturalistas, a sociedade moderna e

industrializada é uma sociedade de organizações das quais

o homem passa a depender para nascer, viver e morrer

(

CHIAVENATO,2003, p.290).

 As

organizações

sociais

são

consequências

da

necessidade que as pessoas tem de relacionar-se e

juntar-se com outras pessoas a fim de poder realizar juntar-seus

objetivos (

CHIAVENATO, 2003, p.293).

(12)

12

 Abordagem múltipla da Teoria Estruturalista

1. A organização formal como organização informal

• Organização formal – Teoria Clássica e Teoria da

Burocracia - padrão de organização determinado

pela administração.

• Organização informal – Teoria das Relações

Humanas - relações sociais que se desenvolvem

entre as pessoas.

 Análise organizacional

Visão estruturalista

(13)

13

 Abordagem múltipla da Teoria Estruturalista

2. As recompensas salariais e materiais como as

recompensas sociais e simbólicas

• Utilizadas para motivar pessoas (salário, status, símbolos

de posição – ex.: tamanho da mesa, carros da companhia,

promoção de cursos e treinamentos.

• Significantes para o corpo funcional e importante para a

vida da organização.

 Análise organizacional

Visão estruturalista

(14)

16/09/2016 Curso de Biblioteconomia e Gestão de Unidade de Informação

14

 Abordagem múltipla da Teoria Estruturalista

3. Diferentes enfoques da organização

• Modelo racional da organização

– ênfase no planejamento

e controle

– alcançar metas

o As partes são submissas a uma rede monolítica de

controle

o Objetivos organizacionais explicitados

o Estruturas organizacionais voltadas para eficiência

o Recursos alocados de acordo com plano diretor

 Análise organizacional

Visão estruturalista

(15)

15

 Abordagem múltipla da Teoria Estruturalista

3. Diferentes enfoques da organização

• Modelo natural de organização

–

ênfase na auto

regulação

– sobrevivência do sistema

o As partes são interdependentes cuja vinculação é

determinada por meio de processos evolutivos

o As relações entre as partes e suas atividades visam manter o

sistema equilibrado e estável

o Comportamento determinado pela ação do meio ambiente

(externo e amplo). Presença da organização informal.

 Análise organizacional

Visão estruturalista

(16)

16

 Análise organizacional

- Diferentes enfoques da

organização

O Modelo Racional e o Modelo Natural Extraído de: CHIAVENATO (2003)

Visão estruturalista

(17)

17

 Abordagem múltipla da Teoria Estruturalista

4. Diferentes níveis da organização

• Nível institucional

• Ou nível estratégico. É o mais elevado,

composto

dos

dirigentes

ou

de

altos

funcionários. Responsável pela definição dos

principais

objetivos

e

estratégias

organizacionais.

 Análise organizacional

Visão estruturalista

(18)

18

 Abordagem múltipla da Teoria Estruturalista

4. Diferentes níveis da organização

• Nível gerencial

• Ou nível intermediário. Responsável pela

transformação das decisões em planos e

programas para execução no nível técnico.

• Detalhamento dos problemas, captação dos

recursos e distribuição e colocação dos

produtos e serviços da organização.

 Análise organizacional

Visão estruturalista

(19)

19

 Abordagem múltipla da Teoria Estruturalista

4. Diferentes níveis da organização

• Nível operacional

• Ou nível operacional. Execução de tarefas,

desenvolvimento de programas e aplicação de

técnicas.

• Segue programas e rotinas estabelecidos no

nível gerencial.

 Análise organizacional

Visão estruturalista

(20)

20

 Análise organizacional

– Níveis de organização

Fonte: http://www.ceap.br/material/MAT11112010112542.pdf

Visão estruturalista

(21)

21

 Abordagem múltipla da Teoria Estruturalista

5. Diferentes tipos de organização

• Fábricas – administração cientifica e da Teoria das

Relações Humanas.

• Organizações pequenas, médias e grandes (tamanho);

públicas e privadas (dependência).

• Organizações militares, presídios (de Estado)

• Organizações religiosas (igrejas) e filantrópicas (de

serviço).

 Análise organizacional

Visão estruturalista

(22)

22

 Abordagem múltipla da Teoria Estruturalista

6. A análise intraorganizacional e interorganizacional

• Intraorganizacional: análise dos fenômenos internos à

organização; obedece aos limites da organização.

• Interorganizacional: observa também o que ocorre além

dos limites da organização.

• Está voltada para as relações externas entre uma

organização e outras organizações no ambiente

(extrapola os limites da organização).

 Análise organizacional

Visão estruturalista

(23)

16/09/2016 Curso de Biblioteconomia e Gestão de Unidade de Informação 23

 Objetivo organizacional

Visão estruturalista

Ações fundamentais da organização

 É uma situação desejada que a organização tenta

atingir (CHIAVENATO, 2003, p. 301).



Unidades simbólicas ou ideais que se pretende transformar

em realidade.

 A eficiência de uma organização é medida pelo

alcance dos objetivos propostos.



A competência é medida pelo volume de recursos utilizados

para realizar a produção.

Está ligada ao objetivo da

organização [...] cresce à medida que os custos decrescem.

(24)

24

 Estratégia organizacional

Visão estruturalista

Ações fundamentais da organização



É a maneira pela qual uma organização lida com o

ambiente para atingir seus objetivos.



Ênfase no ambiente e na interdependência entre

organização e ambiente.



Estratégia de competição: rivalidade entre duas ou

mais organizações frente à mediação de terceiro grupo.



Estratégia de cooperação: requer interação direta entre

as organizações do ambiente.

(25)

16/09/2016 Curso de Biblioteconomia e Gestão de Unidade de Informação 25 Disciplina Gestão da Informação e do Conhecimento

 É o contexto externo (humano, social, político e

econômico)

que

envolve

externamente

uma

organização.

 O ambiente é constituído pelas outras organizações

que formam a sociedade.



Tudo o que envolve externamente uma organização.

Visão estruturalista

Além das fronteiras da organização

 Ambiente organizacional

(26)

Visão estruturalista

Além das fronteiras da organização

 Ambiente organizacional

 Conceitos

fundamentais

para

a

análise

interorganizacional:



Interdependência das organizações com a sociedade



Nenhuma organização é autônoma ou auto-suficiente.



Toda organização depende de outras organizações e da

sociedade em geral.



Consequências dessa interdependência são:

mudanças

frequentes nos objetivos organizacionais

à medida que

ocorrem mudanças no ambiente externo

e um certo

controle ambiental sobre a organização.

(27)

Visão estruturalista

Além das fronteiras da organização

 Ambiente organizacional

 Conceitos

fundamentais

para

a

análise

interorganizacional:

 Conjunto organizacional

 O ponto de partida para o estudo das relações

interorganizacionais é o conceito de conjunto de papéis

desenvolvido por Merton para analisar as relações de papel.

 Conjunto de papéis consiste no complexo de papéis e

relações de papéis que o ocupante de um dado status tem

em virtude de ocupar o status

.

(28)

Visão estruturalista

Além das fronteiras da organização

 Ambiente organizacional

 Conceitos

fundamentais

para

a

análise

interorganizacional:

 Conjunto organizacional

 O conceito de conjunto organizacional é análogo ao de

conjunto de papéis. Cada organização ou classe de

organizações tem interações com uma cadeia de

organizações em seu ambiente, formando um conjunto

organizacional.

(29)

Visão estruturalista

Além das fronteiras da organização

 Ambiente organizacional

 Conceitos

fundamentais

para

a

análise

interorganizacional:

 Conjunto organizacional

 As relações entre uma organização focal e seu conjunto

organizacional são medidas pelos conjuntos de papéis de

seu

pessoal de fronteira

, isto é, pelo seu

pessoal que está

voltado externamente para o contato ou ligação com outras

organizações

.

(30)

Ambiente Organizacional

Ecologia da informação de Davenport

Administração holística

da informação ou

administração informacional

centrada no ser humano.

(31)

Ambiente Organizacional

Ecologia da informação de Davenport

 Ambiente organizacional na Ecologia da

Informação

• Números prédios, escritórios e espaços físicos estão

envolvidos, qual tipo de tecnologia já existe, qual é a

situação dos negócios, assim como o ambiente

externo.

(32)

Ambiente Organizacional

Ecologia da informação de Davenport

 De

que

forma

os

negócios,

o

espaço

físico e a tecnologia

afetam a gestão da

informação

e

do

conhecimento?

Um modelo ecológico para o gerenciamento da informação

Extraído de: DAVENPORT(1998)

(33)

Ambiente Organizacional

Ecologia da informação de Davenport

 “Os requisitos fundamentais para o sucesso da

implantação

da

GC

incluem

o

ambiente

organizacional e a motivação das pessoas envolvidas

no processo, pois somente indivíduos motivados

contribuem para a

organização” (CIANCONI, 2003,

p.256).

(34)

Ambiente Organizacional

Relação com a informação/conhecimento

 Os ambientes organizacionais são

constituídos por um conjunto de

elementos: estrutura, processos,

fluxos, comunicação, cultura, entre

outros.

 Os fluxos de trabalho são constituídos por informação e

conhecimento direcionados às atividades e tarefas

desempenhadas.

(35)

 “O ambiente organizacional naturalmente

impõe um ambiente informacional, a partir da

própria estrutura existente e dos processos,

atividades

e

tarefas

desenvolvidos”

(VALENTIM, 2013).

Ambiente Organizacional

(36)

Ambiente Informacional

Ecologia da informação de Davenport

 Subdividido em seis componentes:

 Processo Informacional:

mostra como o trabalho é feito. Em uma

situação ideal, a empresa deve ter uma visão ampla, definindo os

processos informacionais assim como toda a atividade exercida por

quem trabalha com a informação.

 Arquitetura Informacional:

compreende o conjunto de recursos

utilizados pela empresa para o atendimento de suas necessidades

informacionais. Pode-se incluir: softwares, mapas, diretórios,

documentos e profissionais especializados . A arquitetura da

informação é o elo entre o comportamento, processos e pessoal

especializado com a estrutura organizacional, espaço físico e

métodos administrativos.

(37)

Ambiente Informacional

Ecologia da informação de Davenport

 Subdividido em seis componentes:

 Política Informacional:

define as diretrizes para o gerenciamento

e uso das informações corporativas. As razões principais para as

empresas não lidarem consciente e sistematicamente com a

política da informação são o desconhecimento da importância da

gestão da informação ou o medo de ferir a hierarquia já existente

na empresa.

 Estratégia Informacional:

define os tipos de informação a serem

priorizados pela empresa; os passos do ciclo de gerenciamento do

conhecimento a serem enfatizados; como a informação será útil

para a empresa.

(38)

Ambiente Informacional

Ecologia da informação de Davenport

 Subdividido em seis componentes:

 Comportamento Informacional:

como as pessoas lidam com a

informação, ou seja, como ela busca, utiliza, cria, altera, acumula,

valoriza e estabelece tantas outras atitudes com relação à

informação;

 Cultura Informacional:

define os tipos de informação a serem

priorizadas pela organização e como estas informações serão

úteis, além do que ser enfatizado no gerenciamento do

conhecimento.

(39)

Estrutura Organizacional

O esqueleto da organização

 É a ordenação e o agrupamento de atividades e

recursos, visando ao alcance de objetivos e resultados

estabelecidos”.



“Forma pela qual as atividades de uma organização são

divididas, organizadas e coordenadas.

Fonte: http://www.professorcezar.adm.br/Textos/Estrutura%20Organizacional.pdf

 Deve ser delineada de acordo com os objetivos e

estratégias estabelecidos pela empresa.

 É uma ferramenta básica para alcançar as situações

almejadas pela empresa.

(40)

Estrutura Organizacional

Tipos de estrutura

 Estrutura Organizacional Formal

 Planejada e formalmente representada, em alguns

aspectos,

pelo

organograma

da

organização

(empresa, instituição).

Fonte:

http://www.professorcezar.adm.br/Textos/Estrutura%20Organizacional.pdf

 Possui as seguintes características:

 Ênfase a posições em termos de autoridades e

responsabilidades;

 É estável e sujeita a controle;

(41)

Estrutura Organizacional

Tipos de estrutura

 Estrutura Organizacional Informal

 Surge da interação social das pessoas, se desenvolve

espontaneamente quando as pessoas se reúnem.

Representa relações que usualmente não aparecem no

organograma.

Fonte:

http://www.professorcezar.adm.br/Textos/Estrutura%20Organizacional.pdf

 São

relacionamentos

não-documentados

e

não-reconhecidos oficialmente entre os membros de uma

organização que surgem inevitavelmente em decorrência

das necessidades pessoais e grupais dos empregados.

(42)

Estrutura Organizacional

Tipos de estrutura

 Estrutura Organizacional Informal

 Possui as seguintes características:

 Está nas pessoas.

 A autoridade flui na maioria das vezes na horizontal.

 É instável e não está sujeita a controle.

 Está sujeita aos sentimentos.

 Possui um líder informal.

 Desenvolve sistemas e canais de comunicação.

Fonte:

(43)

Fonte: (VALENTIM, 2013)

Fluxos Informacionais

Fluxos formais e informais



“Produzidos no ambiente organizacional pelas pessoas

e setores que nela atuam, a partir das atividades, tarefas

e decisões que vão sendo realizadas.

 No ambiente organizacional, as informações produzidas

utilizam um jargão próprio, relacionadas ao setor ou à

pessoa que as geraram, assim como são relacionadas

aos micro objetivos e metas”.

(44)

Fluxos Informacionais

Fluxos formais e informais

 “No decorrer do fluxo, a mesma informação pode ser

usada/aplicada para outros objetivos, assim ajusta-se o

jargão e agrega-se ou não outros valores que

inicialmente a informação não possuía, portanto, a

informação é mutável e não estática” (VALENTIM, 2013).

(45)

Fluxos Informacionais

Fluxos formais

 “Refere-se à informação que perpassa

formalmente as diferentes unidades de

trabalho como diretorias, gerência, divisões,

departamentos, setores, seções, etc., por

meio de memorandos, atas, relatórios,

planilhas, e-mails, etc.” (VALENTIM, 2005).

(46)

Fluxos Informacionais

Fluxos informais

 “Relacionado à informação gerada/comunicada

entre as pessoas por meio das relações

humanas construídas nas diferentes unidades

de trabalho” (VALENTIM, 2005).

(47)

Fluxos Informacionais

Direcionamento dos Fluxos

 Vertical descendente



É o processo de informações da cúpula diretiva da

organização para os subalternos, isto é, a comunicação

de cima para baixo.



Nesse tipo de comunicação, são transmitidas normas,

procedimentos,

atribuições,

instruções,

estratégias,

objetivos e metas, práticas organizacionais, notícias

institucionais etc.

(48)

Fluxos Informacionais

Direcionamento dos Fluxos

 Vertical Ascendente



É o processo contrário. São as pessoas situadas na

posição inferior da estrutura organizacional que enviam à

cúpula suas informações.



Esse fluxo é correspondente ao processo de feedback, ou

seja, é o retorno do corpo funcional sobre o modelo de

gestão, ações administrativas e planos organizacionais

determinados pela empresa.

(49)

Fluxos Informacionais

Direcionamento dos Fluxos

Horizontal

 É a comunicação que ocorre no mesmo nível. É a

comunicação entre os pares e as pessoas situadas em

posição hierárquicas semelhantes.

 Esse fluxo ajuda na compreensão entre pares e torna

possível que a equipe una esforços, além de satisfazer

necessidades como inclusão, controle e afeição.

(50)

Fluxos Informacionais

Direcionamento dos Fluxos

Transversal

• Se dá em todas as direções, fazendo-se presente nos

fluxos descendente, ascendente e horizontal nas mais

variadas posições das estruturas ou da arquitetura

organizacional.

• Esse tipo de fluxo acontece nas organizações orgânicas e

flexíveis que permitem uma gestão mais participativa e

integrada, criam condições para que as pessoas passem a

intervir em diferentes áreas e com elas interagir.

(51)

Fluxos Informacionais

Direcionamento dos Fluxos

Extraído: Valentim (2005)

A gestão da informação e

do conhecimento ocorre a

partir dos fluxos formais e

informais corporativos, de

tal modo, que a primeira

atividade a ser desenvolvida

é o mapeamento destes

fluxos. A partir do

reconhecimento destes fluxos

é que o trabalho de gestão

se inicia.

(52)

52

Síntese da aula

Nessa aula o aluno...

 Compreendeu como as bases da Teoria Estruturalista

contribuíram para a formação de um modelo de gestão da

organização mais voltado para a interdependência do todo e

suas partes.

 Entendeu que o conceito de ambiente organizacional enfoca

as relações interorganizacional.

 Identificou

os

ambientes

intraorganizacional,

interorganizacional, organizacional e informacional.

 Compreendeu que os fluxos da informação se relacionam

com as estruturas formais e informais.

(53)

16/09/2016 53

Mapping yourself!

Curso de Biblioteconomia e Gestão de Unidade de Informação Disciplina Gestão da Informação e do Conhecimento

(54)

Leitura recomendada

 Para melhor entendimento dessa aula, leia:

• CHIAVENATO, Idalberto. Teoria Estruturalista. Capítulo 12, p.287-322. In:

Introdução à teoria geral da administração.

• DAVENPORT, T. Conectando a empresa: a informação e a organização.

Capítulo 10, p. 224-246. In: Ecologia da informação. São Paulo: Futura,

1998.

• VALENTIM, Marta. Gestão da informação e do conhecimento e a

importância da estrutura organizacional. 2005. Disponível em:

(55)

16/09/2016 Curso de Biblioteconomia e Gestão de Unidade de Informação Disciplina Gestão da Informação

55

O que vem na próxima aula

 Na próxima aula você vai estudar:

 Ambiente informacional

 Cultura organizacional e cultura informacional

 Comunicação

organizacional

e

comunicação

informacional

 Distribuição

e

disseminação

da

informação/conhecimento

(56)

1. CHIAVENATO, I. Introdução à Teoria Geral da Administração. Capítulo 12 – Teoria Estruturalista da Administração.

2003. Disponível parcialmente no Google Books.

2. DAVENPORT, T. Conectando a empresa: a informação e a organização. Capítulo 10, p. 224-246. In: Ecologia da

informação. São Paulo: Futura, 1998.

3. http://www.portal-administracao.com/2015/03/teoria-das-relacoes-humanas-conceito.html

4. https://pt.wikipedia.org/wiki/Teoria_das_relações_humanas

5. http://www.scielo.br/pdf/rae/v10n4/v10n4a02.pdf

6. http://www.ceap.br/material/MAT11112010112542.pdf

7. LLATAS, Maria V. Ecologia da Informação e Ambiente Informacional.

8. VALENTIM, Marta. GESTÃO DA INFORMAÇÃO E DO CONHECIMENTO E A IMPORTÂNCIA DA ESTRUTURA

ORGANIZACIONAL. 2005. Disponível em: <

http://www.ofaj.com.br/colunas_conteudo.php?cod=241

>.

9. VALENTIM, Marta. Ambientes e fluxos de informação: transversalidades. 2013. In: Seminário Tendências da

gestão da informação em instituições de ciência e tecnologia.

Referências