SPED Sistema de Protocolo Eletrônico de Documentos. 1º Ten Cristina 7º CTA

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Sistema de Protocolo Eletrônico de Documentos

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Objetivo

Apresentar o Sistema de Protocolo Eletrônico de Documentos - SPED e demostrar as principais funcionalidades do sistema para usuários

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Sistema de Protocolo Eletrônico de Documentos

1. Introdução

2. Aspectos do sistema;

3. Tipos de usuário;

4. Visão Geral - Usuário Convencional;

5. Visão Geral - Usuário Protocolista;

6. Novidades referente última versão.

7. Conclusão

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Sistema de Protocolo Eletrônico de Documentos

Mudança !

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Sistema de Protocolo Eletrônico de Documentos

O Sistema de Protocolo Eletrônico de Documentos (SPED), módulo integrante do Sistema Informatizado de Gestão Arquivística e Documental

do Exército (SIGADEx), é desenvolvido pelo Centro de Desenvolvimento de

Sistemas (CDS) localizado no Quartel General do Exército em Brasília. A Força Aérea Brasileira também desenvolve projeto semelhante, conhecido como SIGADAer, sendo parceira do Exército neste projeto.

O SPED é uma aplicação Web que contempla o controle de protocolo e a elaboração de documentos das Organizações Militares do Exército Brasileiro. Ele foi concebido para oferecer maior organização dos documentos, garantir a padronização e facilitar o trâmite interno dos documentos, para cada OM em que a solução for utilizada.

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2. Aspectos do Sistema

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• Concepção corporativa.

• Não incorpora particularidades de OM

.

• Rastreabilidade (Despachos/Encaminhamentos).

• Fácil uso e instalação.

• Sem ônus para a OM/EB.

• Elaboração de documentos interna (editor interno).

• Alinhado com as EB10-IG-01.001.

• Ofício, DIEx e DIEx simplificado.

• NUD/NUP (possibilita também reserva de NUD/NUP).

• Controle do ciclo documental.

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• Criação de

documento resposta

.

• Delegação de contas.

• Múltiplas contas por usuário

.

• Elaboração colaborativa.

• Impede assinatura indevida

.

• Relatórios gerenciais

.

●

Racionalização de documentos.

●

Sustentabilidade Ambiental.

• O usuário participa do desenvolvimento.

• “Relatório de erros”

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Estrutura de suporte ao usuário

Nível ZERO –

Manual do SPED

1° Nível:

Administrador da OM

.

2° Nível: CT/CTA. No 7º CTA a ocorrência deverá ser aberta na

Seção de Atendimento ao Usuário (SAU).

3415-7730/7740

Ritex.

860 3° Nível: Site de Suporte:

http://sigadex.eb.mil.br

. Downloads de

.

versões e atualizações. Perguntas Frequentes. Tutoriais.

• Site de demonstração: http://sped.eb.mil.br

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3. Tipos de Usuário

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13 Administrador

● Instala, Realiza backup e Configura parâmetros. ● Realiza cadastros(Pessoas, Contas, Seções...).

● Cadastra o workflow (fluxos específico do documento). ● Não troca documentos.

Convencional

● Troca Documentos.

● Cria, Encaminha, Edita, Exclui, Imprime e Anexa documentos. ● Por permissão pode ainda: Aprovar, Despachar e Arquivar.

Protocolista

● Expede documentos para fora da OM via EBNet. ● Dá entrada em documentos vindos de fora da OM. ● Não troca documentos.

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4. Visão Geral

Usuário Convencional

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DICAS IMPORTANTES

:

✔ Ler o manual do SPED;

✔ Acessar o site http://sigadex.eb.mil.br

✔ No item Perguntas Frequentes – consolidação das respostas para

dúvidas/problemas encontrados e soluções.

✔ Se desejar informar erros ocorridos ou esclarecer dúvidas (Instalação,

Suporte Técnico, Operação, etc) sobre o SPED, ABRA um PEDIDO DE SUPORTE no site (neste caso o usuário necessita estar cadastrado).

✔ Acessar o site http://sped.eb.mil.br para demonstrar e testar o sistema;

✔ O SPED deve ser acessado no navegador Mozilla Firefox que pode ser

instalado em SO Windows/Linux; e

✔ Incentivar o uso do SPED, o sistema é

simples

e

prático

.

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Boas Práticas: Trâmite de Documentos

●

Elaborar o

workflow

primeiramente de acordo com o

organograma da OM e depois adicionar particularidades;

●

Fluxos de documentos diferentes

devem ser mapeados

e cadastrados caso a caso (quem envia?, quem despacha?,

quem imprime?...);

●

Para “

enviar

”,

encaminhar

e

despachar

documentos, as contas

enxergam apenas as outras contas da mesma seção;

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Boas Práticas: Trâmite de Documentos

●

Reforçando:

não misturar permissões

, lembre-se que

contas de auditória concede ao usuário permissão para

pesquisar todos os documentos, mesmo os que não fizeram

parte de seu fluxo documental. Uma conta com essa

permissão

não pode assinar/protocolar documentos, sendo

assim, é sugerido que uma pessoa associada a conta com a

permissão "Perfil Auditor", seja associada também a outra

conta sem esta permissão;

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Boas Práticas: Trâmite de Documentos

●

Observar necessidades do usuário

: Delegar, Férias,

Curso, Substituição Temporária, e outros se existir;

●

O documento deve ser

aberto

enquanto estiver tramitando

para que o próximo passo (ex. Despachar/Encaminhar) seja

efetuado com sucesso;

●

Relatórios

: Pendências (com permissão) e Minhas

Pendências. Mostrar a importância desse acompanhamento

principalmente para a chefia acompanhar as tarefas da

equipe.

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Mudanças na IG

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●NUP/NUD – Mesma sequência, se atribuído a um processo(NUP), a um

documento(NUD)

● NUP – Número Único de Processo ● NUD – Número Único de Documento

●O SPED passa a controlar a geração de NUP/NUD dentro da OM

●Nos documentos antigos o NUD é mostrado apenas na tela “Detalhes do

Documento”

●Possibilidade de Reservar NUP/NUD em casos específicos ● Numerar processo

● Documentos sigilosos

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22 I - NUP/NUD – toda correspondência oficial, interna e externa, do Exército Brasileiro deve tramitar com número de protocolo NUP/NUD, sendo de responsabilidade da OM que confecciona a correspondência oficial a colocação do seu número de protocolo. Os documentos de quaisquer procedências, quando recebidos sem o número de protocolo, deverão ser numerados dentro da série dessa organização, no ato do recebimento, não cabendo nova numeração em caso de remessa a outra organização. Art. 33

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Art. 68. Documentos de correspondência destinados para ESCLARECIMENTO E/OU RECONHECIMENTO:

I – PROCESSO – são documentos ou conjunto de documentos correlatos

necessários ao esclarecimento de uma questão que exige estudos mais detalhados, bem como procedimentos específicos expressados por despachos, pareceres técnicos e outros que serão incluídos em sua composição, sendo identificados pelo NUP, observadas as determinações do MD, conforme previsto na Portaria Normativa nº 1086/MD, de 08 SET 05...;

Documentos que recebem NUP/NUD: DIEx - ata (exceto quando lavrada em

livro próprio), declaração, nota do comandante do exército, requerimento, encaminhamento, fax, memorando, mensagem direta, parte, remessa e restituição. Ver INSTRUÇÕES GERAIS PARA A CORRESPONDÊNCIA DO EXÉRCITO EB 10-IG-01.001

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24 DIEx (Documento Interno do Exército)

● Documento (Extraído da IG 10-42 ANO 2011)

● É um documento de correspondência destinado para a CIRCULAÇÃO

INTERNA ao Exército.

● O DIEx substitui os seguintes documentos que constavam nas antigas IG

10-42: encaminhamento, fax, memorando, mensagem direta, ofício interno, parte, remessa e restituição.

Tipos:

●DIEx - Documento Interno do Exército;

●DIEx simplificado - Sem o timbre (para circulação interna); ●Ofício - Externo ao EB

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● Exportar (PDF para impressão e assinatura)

Muito Importante!

● NUP/NUD para os documentos antigos

● só aparece na tela “Detalhes do Documento” ● Enviar ao(s) Destinatário(s)

● para documentos não encaminhados automaticamente

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5. Visão Geral

Usuário Protocolista

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● Uma conta do tipo protocolista não redige documentos no SPED;

● Se necessitar de ser auditor ou outro tipo de conta, abrir uma conta para cada

necessidade;

● O SPED permite ao protocolista visualizar todos os documentos protocolados

no sistema em ordem do mais recente até o mais antigo, criando assim um livro de protocolo. São listados todos os documentos, tanto os criados pela OM, quanto os recebidos de outra OM;

● O protocolista deve inserir os dados do documento recebido e anexar seu(s)

arquivo(s) e anexo(s) (quando incluir mais de um arquivo o protocolista deve informar qual o principal). Após protocolado, encaminhar o documento para seu(s) destinatário(s);

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● Todos os documentos criados no SPED que tenham um destinatário externo à

OM são listados para os usuários do tipo protocolista para que este possa expedi-los registrando essa ação no sistema. OBS: A integração entre SPEDs ainda não está pronta, portanto toda expedição será registrada no sistema como sendo por meio físico;

● Os possíveis Destinatários Externos devem ser cadastrados no SPED para que

o usuário, ao redigir um documento, possa selecioná-los. Administradores e protocolistas possuem permissão para cadastrar Destinatário Externo.

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6. Novidades referente

última versão

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● Foi criado o botão "Enviar ao(s) Destinatário(s)", na tela de Detalhes do

documento, para ser usado nos documentos que o usuário optou por não enviar automaticamente. Esse botão envia o documento aos seus respectivos destinatários (protocolista e/ou destinatários internos).

● Foi incluída a funcionalidade de Listar NUP/NUD dos documentos antigos

(IG 10-42). Esse NUD aparece na tela de Detalhes do documento (somente!)

● Foram acrescidas as permissões para os novos documentos (DIEx, DIEx

Simplificado e Ofício), na tela de Cadastro de contas.

● Foi acrescida a possibilidade de alterar a numeração corrente dos novos

documentos (IG EB10-IG-01.001), na tela de Cadastro de seção.

● Foi incluído o DIEx Simplificado.

● Os anexos e referências exibem, automaticamente, a numeração conforme

previsto nas IG EB10-IG-01.001.

● Foram adicionados novos documentos ao campo Tipo de documento, na tela

de Protocolar Documento Externo (para o protocolista), na Tela de Pesquisa e na Tela de Inserir Documento Externo (para todos os usuários).

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● Foi permitido ao protocolista abrir os anexos dos documentos que foram inseridos no sistema por um usuário comum.

● O DIEx já coloca como padrão, automaticamente, a expressão "Ao Sr", na

escolha do destinatário.

● O protocolista pode, agora, pesquisar os documentos que entraram e

saíram da OM.

● Agora, o sistema gera automaticamente - para a impressão em PDF - os

rodapés dos documentos com mais de uma folha, seguindo o padrão das IG EB10-IG-01.001.

● A impressão dos novos documentos (IG EB10-IG-01.001) deverá ser feita

usando a funcionalidade "PDF para impressão e assinatura", na tela de Detalhes do Documento. Essa impressão foi dimensionada para atender às margens e espaçamentos das novas IG. Ressaltamos que a impressão via HTML não está obedencendo aos padrões de impressão (obedece apenas aos padrões visuais) e não deve ser usada para imprimir em papel.

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● Foram corrigidos, ainda, os seguintes problemas:

● Aprovação de documentos direto na caixa "Em Elaboração". ● Funcionalidade de anular despachos.

● Posicionamento dos dados do destinatário externo, no Ofício.

● A digitação do usuário externo no documento impedia que o documento

fosse protocolado.

● O NUD não era exibido no DIEx, após ser protocolado.

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