Previsibilidade e interação no Arsenal de Marinha do Rio de Janeiro

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TRABALHO DE CONCLUSÃO DE CURSO – RELATÓRIO TÉCNICO

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Previsibilidade e Interação no Arsenal de Marinha do Rio de Janeiro

Francisco Rômulo P. de Sousa Junior – francisco2016romuloadm@gmail.com – UFF/ICHS

Resumo

As questões relacionadas às construções e aos reparos navais da Marinha do Brasil, especificamente no Arsenal de Marinha do Rio de Janeiro (AMRJ), são discutidas pelo alto nível organizacional, onde são tomadas decisões estratégicas. Apesar de toda tecnologia empregada, observou-se uma falha de previsibilidade e de planejamento entre os níveis organizacionais. Ademais, a falta de interação entre os funcionários de setores ligados diretamente à produção despertou interesse. Com isso, o trabalho objetiva identificar e analisar procedimentos rotineiros de tomada de decisão em construção naval e sugerir ferramentas que identificam e corrigem problemas. O método Delphi, o Programa Nacional de Gestão pública e Desburocratização (GESPÚBLICA) e as Normas Sobre Documentação Administrativa e Arquivo da Marinha (NODAM) são os métodos empregados na correção.

Palavras-chave: previsibilidade, interação, planejamento.

1 – Introdução

O relatório tem por objetivo acompanhar e relatar as atividades desenvolvidas relacionadas às compras de produtos industrializados, à gestão de materiais e, principalmente, apresentar propostas para melhoramento nas relações de trabalho, ou seja, melhorar a gestão de pessoal no Arsenal de Marinha do Rio de Janeiro (AMRJ).

O problema a ser abordado relaciona-se à gestão de pessoal. Partindo das reuniões diárias da gerência, observou-se falha na parte da indicação (quem, quando, onde, de que forma, com quais ferramentas, se há documentação técnica) de trabalhadores em tarefas a serem realizadas. Trabalhos ocorrem, algumas vezes, no improviso, resultando em obras mal acabadas. Os servidores precisam desenvolver ou procurar em outras oficinas ferramentas

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porque não as possuem e as que existem estão desgastadas. Além de tudo, recebem ordens superiores para execução de tarefas sem um planejamento eficaz.

A rotina de desenvolvimento do trabalho envolveu o relacionamento com os colaboradores dos setores interligados aos níveis estratégico, gerencial (materiais, financeira e de obras) e principalmente, operacional. Esses três são subordinados diretamente ao Vice-diretor industrial que, por sua vez, responde ao Diretor-Geral.

As relações precisam acontecer de forma ética e com respeito para que possa ocorrer a efetividade no trabalho. Apesar de existirem formalidades ao extremo na Administração Pública Federal, o AMRJ busca qualidade e dispositivos próprios para aperfeiçoar seus processos.

A função desempenhada na elaboração do trabalho é a de programador de recursos materiais e humanos nos setores de materiais e secretaria do AMRJ. Os setores caracterizam-se como níveis intermediários, com decisões táticas ou administrativas.

Por se tratar de nível intermediário entre estratégico e operacional, aquele servidor, militar ou estagiário componente do setor, tem a responsabilidade de elaborar técnicas de aquisição de materiais e cuidar dos recursos necessários a fim de atender a demanda estrutural, repassando com clareza de detalhes as determinações uma vez recebidas.

2 – Apresentação do Caso

O AMRJ é um estaleiro, hoje Organização Militar (OM), fundado em meados do século XVIII, mais precisamente em 29 de dezembro de 1763 quando assumia o governo da Capitania Geral do Rio de Janeiro D. Antônio Alvares da Cunha – Conde da Cunha, que tinha título de Rei (BRASIL, 2015).

Responsável pelo reparo e construção naval, o AMRJ dispõe de uma estrutura organizacional que atende aos objetivos uma vez planejados por seu diretor. Estima-se que o AMRJ possui capacidade de 103,500 DWT (soma de todos os pesos variáveis de um navio) em seus Diques: Almirante Régis, Santa Cruz, Almirante Jardim e o Dique flutuante Almirante Schieck. O dique flutuante Almirante Schieck é indicado para manutenção de submarinos.

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Promover apoio incondicional às Organizações Militares localizadas no Complexo Naval da Ilha das Cobras com tecnologia e qualidade é dever do AMRJ. O Arsenal também trabalha para garantir a Segurança Nacional, respeitar o indivíduo a sociedade e o meio ambiente (BRASIL, 2015).

O AMRJ dispõe de uma estrutura documental invejável, contudo, observou-se que não era aproveitada em toda sua essência.

A NODAM é um dispositivo utilizado, costumeiramente, como elaboração de Atos Administrativos que objetiva formalizar/documentar as práticas envolvendo a rotina da Organização Militar.

Este projeto visa abranger o acesso às informações, por parte de todos os colaboradores, visando homogeneizá-la no estaleiro, visto que, quando há maior circulação de informação, mais resultados positivos ocorrem. Isso resulta na plena execução de trabalhos planejados e na realização de boas obras programadas.

A rotina envolve o tratamento documental para que os trabalhos de manutenção geral e de construção de peças ocorram, bem como tratar da organização de recursos humanos. Assim, quando há a necessidade da procedência de um trabalho, os colaboradores do setor de material criam a Requisição de Materiais (RM). Nesse caso, é remetido, através do correio eletrônico (Lotus Notes) ao setor de utilização de ferramentas conhecido como Sistema Integrado de Materiais do Arsenal de Marinha (SIMAM).

Especificamente na secretaria, existem os procedimentos administrativos como: a Comunicação Interna (CI), o Controle Diário de Programação (CDP), o sistema integrado de gestão AMRJ, a Folha de Expedientes Recebidos no Arsenal (FERA), a recepção, Ordens de Serviços (OS) e as expedições de documentos em geral.

A RM nada mais é que um documento que comprova a disponibilidade de materiais no paiol, para que possa ser separado. Caso não haja material, o Arsenal se utiliza de métodos próprios de fabricação. Não sendo possível fabricar, é feito um estudo para aquisição com o intento de licitar. Assim, procede-se a uma busca online para pesquisa de preços e, pedido de orçamentos – no mínimo três. Neste caso, verificando que o material seja de baixo custo, é utilizado um fundo destinado para este fim. Caso o material tenha alto custo, procede-se à elaboração de um edital de licitação para seu fornecimento. Já o SIMAM serve para emitir e

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acompanhar o trâmite das requisições, administrando o material e controlando sua gestão. Além disso, há o Lotus Notes: importante ferramenta de comunicação entre os setores das gerências e também funciona como meio de contato com empresas, prestadoras de serviço. O Sistema Integrado de Gestão AMRJ possui foco inovador na gestão das Organizações Militares da Marinha do Brasil. O Sistema tem por objetivo adequar com uma ação gerencial única os quesitos da qualidade – tão importantes nos dias atuais. Isso possibilita a criação da FERA, trata-se de uma espécie de protocolo armazenado em um banco de dados.

A CI é um documento preenchido na secretaria através da NODAM. Possui a função de comprovar algumas ações de servidores ou militares que precisam se comunicar, formalmente, com a Administração Pública Federal. Inscrição em concurso público é um exemplo de procedimento a ser comunicado por meio de CI, bem como um pedido de remoção sem ônus.

Outra atribuição do setor é a confecção de CDP que tem por objetivo controlar a presença ao serviço diário dos colaboradores de modo geral.

A pesar dos setores serem bem estruturados observou-se uma falta de cumplicidade, ou seja, por falta de compartilhamento abrangente de informações, alguns servidores se mostravam resistentes às dificuldades encontradas e repassadas. Em outras palavras, como regra, os problemas são resolvidos isoladamente no Arsenal, hoje engessado segundo pensamento linear de Koontz, et al (1995 apud PRÉVE, MORITZ e PEREIRA, 2010, p. 96): “[...] cada problema tem uma solução única, uma solução que tenderá a afetar apenas a área do problema e não o restante da organização”. Por isso, usufruindo de ferramentas já utilizadas no Arsenal como OS, arquivos, banco de dados, circulares, etc., buscou-se desenvolver um trabalho pautado na previsibilidade, na interação e no modo de orientação por processos para se antecipar a erros e aperfeiçoar o trabalho, vencendo assim, os limites do pensamento linear e alcançando o pensamento sistêmico, vislumbrado, hoje, como contemporâneo.

Há ocorrência, ainda, de erros repetidos no dia a dia da organização como falta de informação documental para realização de obras, ou até mesmo erros de interpretação para a realização de atividades, isto é, um servidor não poderá realizar seu trabalho com precisão seguindo determinações específicas não documentadas, a exemplo dos desenhos técnicos.

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Desse jeito, cada erro que poderia não ocorrer com simples organização traduz-se em danos irreparáveis. As OS precisam estar de acordo e no tempo certo para designar o pessoal indicado à realização da obra.

Quando algo sai errado, o servidor operacional tenta eximir-se da responsabilidade, uma vez que a falha nasceu nos níveis acima, e o superior hierárquico também busca isentar-se, pois muitas das vezes, o nível intermediário é pressionado a elaborar e repassar cronogramas de obras sem esperar por formalidades e documentos técnicos necessários. Esses erros são causadores de prejuízos no orçamento do AMRJ.

Como exemplo ao preconizado, poderíamos citar que, um simples atraso na manutenção de um eixo de navio na oficina, em alguma obra, poderia ocasionar um prejuízo de R$ 100.000,00 (cem mil reais), dependendo de sua proporção. Para que se tenha noção disso, basta compreender que um dia de aluguel do espaço do Dique Regis para manutenção de um eixo custa em torno de R$ 90.000,00 (noventa mil reais).

3 – Referencial Teórico

No AMRJ, o nível estratégico (militares graduados e engenheiros), no momento de tomada de decisão, realiza reuniões todas as manhãs para discutir sobre obras e, os setores de chão de fabrica (operação), embora haja representantes (servidores dotados de experiência – em função de confiança), são meros executores de determinações, não podendo expressar suas opiniões espontaneamente, e, quando são chamados a dar, poucas das vezes suas ideias são consideradas.

Para apresentar maneiras de sanar o problema diagnosticado na apresentação do caso, buscou-se referência em materiais dinâmicos de relevante importância. As técnicas que reúnem características do Brainstorming (tempestade de ideias) como a Delphi, partes específicas da GESPÚBLICA como o Pensamento Sistêmico e a Orientação por Processos e Informações e o regulamento sobre NODAM são levantados neste material.

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Na década de 1950 a Rand Corporation (corporação que desenvolve pesquisas para o Departamento de Defesa dos Estados Unidos da América) desenvolveu com base nos trabalhos dos pesquisadores Olaf Helmer e Norman Dalker a técnica Delphi.

A técnica é identificada como Delphi pelo fato de haver um templo mitológico que se utilizava de oráculos para prever o futuro. Hsu e Sandford (2007) descrevem Delphi como a concessão de um processo de comunicação em grupo que visa alcançar uma convergência de opiniões sobre uma questão do mundo real específica, não havendo, portanto, autor e sim autores.

A técnica Delphi, segundo Wright e Giovinazzo (2000), evita a inibição de apresentação de ideias dos participantes pelo fato de existir o anonimato.

De acordo com os autores Préve, Moritz e Pereira (2010), o brainstorming é a ferramenta utilizada para encontrar soluções dentro do maior número de possibilidades, levando em conta as opiniões de um grupo.

A técnica Delphi encontra-se na tomada de decisão, mais precisamente na análise de cenários, ou prospecção de cenário que é o ordenamento da gestão com previsibilidade. É capaz de estimar a probabilidade e o impacto de acontecimentos futuros e incertos com representações estatísticas (AZEVEDO, 2011).

Os autores Wright e Giovinazzo (2000), relatam em sua obra que o método Delphi consiste em um questionário interativo sobre o trabalho a ser realizado. Passando algumas vezes pelos especialistas e resultando em um feedback com as soluções mais oportunas. Mas, para isso, procede-se da seguinte forma: a cada nova rodada de perguntas o questionário é repetido, levando-se em conta uma media, e os participantes precisam reavaliar suas respostas baseando-se nas dos outros até que seja refinada e aceita em sua maioria.

Vale lembrar que é mantido o anonimato para que as opiniões sejam respeitadas e haja maior abrangência de ideias. Boas ideias, inevitavelmente, se perdem pelo receio que alguns profissionais têm de serem ridicularizados quando as expõem livremente.

Os níveis organizacionais poderiam estar mais interligados para que houvesse maiores interações entre a Missão - contribuir para a salvaguarda dos interesses nacionais (BRASIL, 2015), as funções e os funcionários.

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7 3.2 – Pensamento Sistêmico da GESPÚBLICA e a abordagem simplista do Pensamento Linear

Existem relações de interdependência nas organizações públicas, seja pelos componentes (pessoas, processos,) ou com o ambiente externo, o qual se identifica por Pensamento Sistêmico.

O Pensamento Sistêmico, segundo Stigar (2008) implica em saber que, apesar de cada participante possuir uma identidade, método e história diferentes, não são diretamente opostos, apenas tomaram caminhos/decisões diferentes visando chegar a algo comum. Pensando, contudo, na busca da verdade do todo e não tentar solucionar, tão somente, um

problema isolado.

Segundo o raciocínio de Préve, Mortiz e Pereira (2010) o Pensamento Sistêmico deve levar em conta o inter-relacionamento entre os sistemas e os processos organizacionais antes de se programar uma solução, visto que os problemas não são singulares e estão ligados a todos os aspectos da organização. Isso, nada mais é do que pôr em prática alguns aspectos previstos naquilo que se convencionou chamar de GESPÚBLICA, pouco conhecida no Arsenal. Entende-se ainda, segundo o Pensamento, que as organizações são como sistemas vivos que precisam se adaptar ao ambiente, buscando o equilíbrio necessário para alinhar e conectar os componentes (GESPÚBLICA, 2009).

O Pensamento Linear, no entendimento de Préve, Mortiz e Pereira (2010), prevê que cada problema possui uma solução única (individual) e não coletiva (toda a Organização), como visto no Pensamento Sistêmico. As organizações não podem dispor de soluções práticas para corrigir problemas sem serem capazes de agir em conjunto. Préve, Mortiz e Pereira (2010), afirmam que os gestores, apesar de serem fascinados pela simplicidade na resolução de problemas com o Pensamento Linear, muitas vezes não veem eficácia no tratamento dos problemas organizacionais, visto que há varias abordagens para solucionar problemas.

Além do Pensamento Sistêmico, há a Orientação por Processos e Informações que possui como característica a segmentação e a compreensão dos processos que se traduzem em valor agregado, analisando seu desempenho final com as informações disponíveis Gespública (2009). Essa relação é atestada como modelo de gestão desenvolvido para lidar com os desafios do setor público com foco nos resultados e orientado para o cidadão.

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O Arsenal carece de investimento em seus componentes, principalmente no que tange ao fator humano, pois se percebe que há desmotivação em alguns pontos. O GESPÚBLICA possui outros dez fundamentos, tão importantes quanto a Orientação por Processos e Informações e o Pensamento Sistêmico, citados anteriormente. Porém, o trabalho é restrito às duas práticas levantadas, visto que, atendem às expectativas.

4 – Plano de Ação

A ação concretizada consiste em elaborar ações conjuntas visando abranger as situações vislumbradas no referencial teórico de modo a suprir a falta de interação, planejamento e previsibilidade, encontrados no AMRJ.

A técnica Delphi permite que todas as opiniões sejam compartilhadas, sem julgamentos nem acusações devido ao anonimato.

O fluxograma apresentado na figura 1 demonstra como seria a implementação da técnica Delphi no Arsenal, deixando a experiência dos encarregados (servidores em função de confiança) de seção fazer parte do processo decisório.

A adaptação do fluxograma poder contribuir, sobremaneira, no processo industrial porque é capaz de indicar os procedimentos adequados para execução dos trabalhos no AMRJ.

Figura 1: Sequência de Execução do Método Delphi Fonte: Adaptado de Duque (2016)

Início da reunião.

Fim da reunião e início dos trabalhos. Questionário a todos os participantes. Respostas em anonimato. Tabulação, organização estatística. Opiniões de acordo?

Volta das informações processadas não convergentes para revisão

e/ou nova questão.

Não.

Sim.

Método Delphi no AMRJ

Desenvolvimento de ideias com pensamento sistemico

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Logo depois da reunião diária, sem o uso da técnica Delphi, poderia ocorrer a seguinte situação: um dado servidor público com anos de experiência recebe ordens de um engenheiro mecânico, possuidor de vasto conhecimento técnico, mas pouco ou nenhum conhecimento empírico (experiência cotidiana), para execução de uma soldagem em uma cadeira de proteção (dispositivo utilizado para proteção de bombas d’agua de diques) ainda presa no torno (máquina com um eixo horizontal que dá acabamento em peças).

O servidor sabe que, poderia soldar uma só vez com precisão se ela estivesse no setor de soldagem. Entretanto, desconhecendo a possibilidade da ocorrência de erros e pensando na fluidez de toda a obra, caso seja executada na seção de tornos, o engenheiro, ainda no estágio probatório, determina que seja feita a soldagem. O resultado seria catastrófico, pois o torno, que não possui relação com a solda, poderia ficar cheio de respingos de soldagem, a solda poderia sair cheia de imperfeições e o colaborador poderia ficar desmotivado com tudo isso.

Por isso a importância do método Delphi já no momento de planejamento de ações a serem realizadas diariamente.

Segundo o artigo de Wright e Giovinazzo (2000), a elaboração de um tipo de questionamento a ser empregado seria processada da seguinte maneira: suponhamos que a pergunta chave para melhor execução da soldagem da cadeira fosse direcionada indiretamente a cinco especialistas: 2 (dois) engenheiros, 1 (um) oficial tenente e 2 (dois) encarregados, um da seção de solda e o outro, da seção de tornos: “Será realizado enchimento de solda na parte inferior da cadeira de proteção da bomba principal do Dique Regis que está no setor de tornos. A cadeira será soldada presa no próprio torno onde será realizado faceamento da área soldada. ( ) Concordo. ( ) Discordo. Quais as razões determinantes de sua resposta?”.

Certamente os servidores encarregados dos setores de soldagem e de tornos seriam convergentes nas respostas porque sabem que soldar uma peça em cima de um torno poderia danifica-lo. Sugeririam, portanto, que a cadeira fosse levada até o setor de soldagem, com as devidas justificativas. Assim, haveria, no mínimo, duas respostas que contribuiriam para a boa execução do trabalho. Caso a avaliação das respostas resultarem em apenas cinquenta por cento de convergência ou menos no cálculo da media, seria preciso retornar as informações processadas para melhor formulação e a segunda rodada de questões. Suponhamos, ainda, que mais um dos especialistas responda algo compatível às respostas dos encarregados, resultando

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em sessenta por cento de compatibilidade. Assim, não haveria necessidade de uma retroalimentação e o procedimento mais indicado seguiria normalmente. Isso daria origem, de acordo com a NODAM, a uma OS com a melhor alternativa de desenvolvimento do serviço a ser realizado.

O setor de materiais ficaria encarregado de fazer o levantamento de tudo que seria utilizado na obra através da RM como, por exemplo, as especificações e a quantidade de eletrodo a ser utilizado na obra, o material de limpeza e o material para inspeção de soldagem. Além da pergunta referenciada como exemplo, outros temas também poderiam ser partes da programação de perguntas. Estrutura para trabalhar; relação de documentos a ser empregado em determinada obra ou, até mesmo; qual método é mais indicado para realização de determinada tarefa, servem de questão para o Delphi.

Outros fatores não menos importantes e que, de certa forma, estão ligados ao Delphi, dizem respeito ao Pensamento Sistêmico e a Orientação por Processos e Informações e o procedimento normativo para formalizar ações importantes, a NODAM. Estes são os dispositivos encontrados na GESPÚBLICA e nas ordens internas da Marinha do Brasil.

O Pensamento Sistêmico surge para desmistificar a ideia que as organizações têm de tratar problemas isoladamente, deixando de observar os fatos organizacionais como um todo. É sabido que um organismo não funciona perfeitamente se um órgão estiver com problemas. Então, por que não buscar maneiras de adequar, com informação e o devido treinamento, os setores de todos os níveis.

É possível elaborar cronogramas para orientar os servidores de setores distintos através de palestras, sem prejudicar a rotina de produção, proporcionando interação entre as partes. Além disso, através da NODAM (Normas Sobre Documentação Administrativa e Arquivamento na Marinha), os servidores poderiam ficar cientes das providências gerais. As OSs (ordens de serviço) que servem para designação de pessoal para funções em âmbito interno, bem como ratificação de atos de subordinados, entre outros, poderiam contribuir para a realização das obras caso fossem recebidas pelos servidores no tempo certo, da maneira correta e apregoada à documentação técnica.

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A ferramenta Delphi, criada na década de 60 e desenvolvida nos últimos tempos, é empregada em planejamentos prospectivos de empresas para que melhores decisões sejam tomadas em retornos de médio e de longo prazo. Quando trabalhada em conjunto com o Pensamento Sistêmico, com uma gestão baseada em Orientação por Processos e Informações e com os parâmetros encontrados na NODAM, a Delphi representa a soma de esforços com o intento de melhor empregar os recursos dentro de uma Organização Pública, além de proporcionar maior interação entre os níveis organizacionais, trazendo satisfação para clientes internos ou externos (usuários dos Serviços Públicos). Empresas privadas que se dispõem a fazer uso destas ferramentas também podem melhorar rapidamente seus processos industriais, evoluindo cada dia mais.

O GESPÚBLICA é parte da Administração Gerencial, preocupada com os resultados e compromissada com o cidadão.

Alguns servidores do Arsenal que continuam trabalhando formalmente, não se preocupando com os serviços prestados aos cidadãos, pautados no princípio da legalidade, onde o administrador atua de acordo com a lei imposta, resistem às constantes transformações do mundo globalizado. Ademais, nos dias atuais, com o princípio administrativo da eficiência, o administrador atua, sob a legalidade da lei, com o dever de fazer uma boa gestão para seu cliente final, o cidadão. No entanto, o Governo continua trabalhando em modelos eficientes e eficazes no intuito de dar efetividade à máquina governamental, embora os recursos materiais e humanos sejam escassos.

As propostas apresentadas para melhorar as relações de trabalho que envolve o AMRJ demonstram um aspecto positivo no que tange a elaboração, a execução e a comunicação nas relações hierárquicas entre os níveis organizacionais.

As características do método Delphi foram empregadas, trazendo ao desenvolvimento do trabalho problemas estruturais. Tais problemas, segundo a aplicação exemplificativa, podem ser resolvidos quando envolvem os níveis estratégico, tático e operacional em conjunto com Pensamento Sistêmico e uma gestão baseada em Orientação por Processos e Informações. Os parâmetros encontrados na NODAM, também servem para transparecer e coordenar os processos industriais diários.

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Os estudos e serviços desempenhados no AMRJ valorizam sua cultura e seus profissionais, sendo notáveis os investimentos em tecnologia, visando suportar a engenharia naval moderna, ou seja, as constantes mudanças.

6 – Referências

AZEVEDO, Joel Solon Farias de. Técnica Delphi um Guia Passo a Passo. canaldaestrategia, publicado 13 jun. 2011. Disponível em: <http://www.canaldaestrategia.com.br/?p=1900>. Acesso em: 10 jun. 2015. BEZERRA, Felipe. Planejamento Estratégico, Tático e Operacional. Portal Administração, publicado 26 jul. 2014. Disponível em: <

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DUQUE, José. Método Delphi. Prospección Del Mercado, 10 Abr. 2016. Disponível em:

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