MANUAL DE CONTROLES INTERNOS ESTRUTURA DA ORGANIZAÇÃO

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Descrição do Organograma Aprovado em: 23/04/2014 Page 1 de 15

2 – Descrições do organograma

2.1 - Assembleias Gerais

A Assembleia Geral dos associados é o órgão supremo, e dentro dos limites da Lei, do Estatuto e do Regimento Interno, tomará toda e qualquer decisão de interesse da Cooperativa, e suas deliberações vinculam a todos, ainda que ausentes ou discordantes. O funcionamento e as principais atribuições da Assembleia Geral estão definidos no Estatuto Social.

2.2- Conselho Fiscal

A administração da Cooperativa deverá ser fiscalizada assídua e minuciosamente por um Conselho Fiscal. O funcionamento e as suas principais atribuições estão definidos no Estatuto Social.

2.3 - Conselho de Administração.

Compete ao Conselho de Administração a gestão dos negócios da Cooperativa. O funcionamento e as suas principais atribuições estão definidos no Estatuto Social.

2.4 Assessorias / Auditorias

2.4.1 Assessoria Jurídica

a) Elaboração de pareceres jurídicos em processos e assuntos de interesse da Cooperativa;

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b) Análise e revisão de contratos e demais documentos de interesse da Cooperativa;

c) Acompanhamento de processos judiciais envolvendo a Cooperativa.

Responsável: assessoria jurídica da ANCC e advogados contratados pela

Cooperativa mediante contrato de prestação de serviço.

2.4.2 Assessoria Técnica

a) Elaboração de circulares e orientações técnicas sobre as legislações e normativos aplicáveis as Cooperativas de Crédito;

b) Assessoramento no desenvolvimento de trabalhos específicos como manuais, projetos, planejamentos.

Responsável: assessoria técnica da ANCC e consultores contratados pela

Cooperativa mediante contrato de prestação de serviço.

2.4.3 Auditorias

a) Em atendimento a Resolução 2554/98 do Banco Central do Brasil, a Cooperativa deverá ter semestralmente auditado o Sistema de Controles Internos, visando identificar eventuais deficiências além do seu aprimoramento.

b) Em atendimento as determinações do Banco Central do Brasil, a Cooperativa deverá também ter semestralmente as suas demonstrações contábeis auditadas, visando identificar eventuais deficiências.

Responsável: Demonstrações Contábeis - Padrão Auditoria. Responsável: Controles Internos – Narazzaqui & Cia.- Auditores

Diretor responsável: nomeado para a área e cadastrado no sistema UNICAD

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2.5 Ouvidoria

a) Atendimento e gerenciamento das reclamações recebidas;

b) Elaboração de relatórios e envio de informações para o Banco Central;

c) Execução e aprimoramento da Política de Ouvidoria.

Ouvidor responsável: Gerente Administrativo e Ouvidor backup: ANCC –

Ouvidores nomeados internamente pela diretoria da ANCC.

Responsável pelo item b: Gerente Administrativo

Diretor responsável: nomeado para a área e cadastrado no sistema UNICAD

do BACEN.

2.6 Gerenciamento de Riscos

a) Execução e aprimoramento das políticas de gerenciamento dos riscos Operacional, de Mercado, de Liquidez, de Crédito e de Gestão de Capital, além da Política de combate ao crime de lavagem de dinheiro;

b) Elaboração dos relatórios periódicos de gerenciamento de riscos.

Responsável: Gerente Administrativo.

Diretor responsável: nomeado para as áreas e cadastrado no sistema

UNICAD do BACEN.

2.7 Conselho de Administração

O Conselho de Administração é composto por 6 Diretores sendo 5 efetivos e 1 suplente, os efetivos são compostos por Presidente, Tesoureiro, Secretário e

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mais dois Conselheiros. O funcionamento e as atribuições do Conselho de Administração estão definidos no Estatuto Social, neste manual e nos demais manuais de gerenciamentos de risco.

2.8 Gerencia Administrativa

a) Assessorar o Conselho de Administração no planejamento e organização das atividades da Cooperativa e apresentar a sugestões que julgar convenientes ao aprimoramento administrativo e sucesso das operações.

b) Supervisão, implantação e execução das políticas corporativas e de gerenciamento de riscos da Cooperativa.

c) Desenvolvimento e elaboração de demonstrativos e relatórios gerenciais;

d) Supervisão das áreas de: operações, T.I., contabilidade, administração, marketing, financeiro e cobrança;

e) Supervisão da política de RH da cooperativa e elaboração e envio das informações mensais da folha de pagamento;

f) Aprovar e assinar, os contratos de empréstimos e propostas de admissão, com poderes outorgados pelo Conselho de Administração através de procuração pública renovada anualmente.

g) Atendimento ao Conselho Fiscal, auditorias, Banco Central do Brasil, órgãos governamentais e entidades de classe;

h) Elaboração do conteúdo do Relatório Anual da Administração e das Assembleias Gerais;

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i) Acompanhamento do processo das Assembleias Gerais para envio ao Banco Central do Brasil e posterior arquivamento na Junta Comercial de São Paulo;

j) Procurador da Cooperativa perante aos bancos;

k) Atualização dos Manuais – Ouvidoria, Manual do Risco de Liquidez, Combate ao crime e lavagem de dinheiro, Risco de Mercado, Risco Operacional, Risco de Perdas e Gestão de Capital;

l) Análise e implantação dos normativos do BACEN;

m) Condução dos assuntos relacionados à área de T.I.;

n) Conciliação da movimentação de saldos das contas da cooperativa para o encerramento do mês;

o) Controle da elaboração da ata de reunião do Conselho de Administração e Conselho Fiscal;

p) Controle da elaboração do processo eleitoral dos delegados;

q) Execução de demais ações, projetos e estudos que contribuam para o desenvolvimento da Cooperativa;

r) Controle do envio de informações ao Banco Central do Brasil (COS, DLO, tarifas bancárias e demais documentos);

s) Controle do envio das declarações à Receita Federal e demais obrigações;

t) Cálculo anual dos juros sobre o capital e da distribuição das sobras líquidas no sistema;

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u) Aprovação dos contratos de empréstimo, propostas de admissão e pedidos de desligamento; conforme politicas aprovadas pela Cooperativa;

As funções de Gerenciamento serão exercidas por um gerente administrativo, contratado mediante aprovação do Conselho de Administração e ficará diretamente subordinado ao Presidente.

Responsável: Gerente Administrativo

2.9 – Operações

2.9.1 Operações – SP

a) Atendimento aos funcionários, o que compreende: admissões, alterações de quota capital, empréstimos, esclarecimento de dúvidas e prestação de informações sobre a Cooperativa a associados e potenciais associados, pedidos dos sistemas de compra cooperada, podendo os atendimentos ser feito pessoalmente, por telefone ou e-mail;

b) Realização de palestras sobre a Cooperativa para os novos funcionários da empresa;

c) Atualização cadastral dos associados no sistema, em especial no momento do atendimento;

d) Análise do crédito, conforme política da Cooperativa e inclusão do empréstimo no sistema;

e) Geração do relatório de propostas de empréstimo, conferência com os contratos (solicitações);

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f) Aprovação dos contratos de empréstimo de acordo com a politica da cooperativa;

g) Cobrança ou renegociação de parcelas de empréstimo em atraso de associados ativos (afastados) e não ativos;

h) Conferência dos contratos e notas promissórias dos empréstimos concedidos;

i) Geração de senha do Internet Banking para os associados que solicitarem;

j) Divulgação da Cooperativa nos meios de comunicação da empresa;

k) Inclusão e exclusão de usuários na intranet;

l) Inclusão das admissões no sistema;

m) Inclusão das alterações de desconto de quota capital no sistema;

Responsável: Assistente de Crédito I, exceto os itens (“e”, “m”, “f”). Responsável: Analista de Crédito Junior, exceto o item (“f”).

Responsável: Analista de Crédito Pleno, exceto os itens (“e”, “m”, “f”). Responsável: Analista de Crédito Sênior.

2.9.2 Operações – BELO HORIZONTE – MG.

a) Atribuições da área operacional, exceto os itens “e”, “m” e “f” das atribuições da área operacional.

Responsável: funcionário contratado por empresa parceira (supervisionado

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2.10 T.I.

a) Desenvolvimento e suporte ao sistema operacional da COOPERFEMSA – Syscoop 32 e SyscoopWEB;

b) Desenvolvimento e suporte a infraestrutura de rede e informática;

c) Desenvolvimento e suporte a infraestrutura internet banking e intranet;

d) Suporte e monitoramento da execução da rotina automatizada de backup diário da rede.

e) Desenvolvimento e suporte ao site da COOPERFEMSA.

Responsável: (item “a”) Prodaf Informática

Responsável: (itens “b”, “c” e “d”) HP Informática. Responsável: (item “e”) Rodrigo Paiva

2.11 Contabilidade

a) Responsabilidade técnica pela contabilidade da Cooperativa;

b) Classificação e conciliação contábil;

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d) Entrega ao BACEN dos meios magnéticos relativos à contabilidade (COS4010 e COS4016), Central de Risco de Crédito (COS 3040), DLO e demais documentos exigidos pela legislação;

e) Emissão das guias de recolhimentos fiscais, exceto aquelas cuja apuração do tributo ou contribuição seja emanada dos controles internos da Cooperativa sob a responsabilidade do Financeiro;

f) Processamentos das rotinas trabalhistas, compreendendo, dentre outras: . Elaboração da folha mensal de pagamentos de funcionários e estagiários; . Confecção da folha de pagamento e contra cheques do adiantamento Quinzenal de salários;

. Orientação na admissão de funcionários e estagiários;

. Elaboração de rescisões de contratos de trabalho com emissão de todos os documentos necessários para homologação nos órgãos competentes;

. Cálculo de férias;

. Emissão de contra cheques mensais de funcionários e estagiários;

.Elaboração e apresentação ao Ministério do Trabalho da Relação Anual de Informações Sociais – RAIS;

. Elaboração e apresentação ao Ministério do Trabalho do CAGED; . Cadastro Geral de Empregados e Desempregados;

. Orientação sobre a atualização do Livro de Registro de Empregados e CTPS;

. Emissão das guias de Previdência Social (GPS), DARF do Imposto de Renda retido nas folhas de pagamento, férias e rescisões e guias de recolhimento do FGTS;

. Elaboração de planilhas com as provisões de férias e 13º salário com os respectivos encargos sociais;

. Acompanhamento da escala anual de férias com emissão de avisos para a Cooperativa;

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. Confecção das Declarações de Rendimentos do Trabalho Assalariado e de Retenção de Imposto de Renda na Fonte;

. Solicitação e controle da emissão de Certidões Negativas de Débitos junto ao INSS, FGTS, Receita Federal, Prefeitura;

.Emissão de relatórios necessários para solicitação de benefícios por parte dos funcionários junto à Previdência Social;

.Cálculo de guias para recolhimento em atraso de tributos e encargos sociais (IRRF, FGTS, Contribuição Sindical, INSS, etc.);

. Solicitação dos saldos rescisórios (Fundo de Garantia) junto a Caixa Econômica Federal;

.Acompanhamento e orientação sobre toda legislação aplicável à área de Recursos Humanos;

.Apresentação de calendário mensal de obrigações pertinentes ao departamento de pessoal;

.Elaboração e entrega das declarações a Receita Federal: DIRF, DIPJ, DCTF, DACON, FCONT, DIMOF;

.Elaboração do LALUR – Livro de Apuração do Lucro Real atendendo à legislação tributária federal;

.Emissão de relatórios e gráficos gerenciais contendo a evolução patrimonial e de resultado da Cooperativa;

.Organização e preparo dos livros contábeis e demais livros auxiliares para encadernação e registro na Junta Comercial;

.Acompanhamento e orientação com relação às normas do Banco Central do Brasil, Receita Federal, legislação comercial e demais normas aplicáveis à Cooperativa;

.Realização e manutenção por no mínimo 6 (seis) anos dos backups “cópias de segurança” da base de dados dos relatórios, demonstrações e demais documentos relacionados à área contábil, mencionados no contrato de prestação de serviços.

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2.12 Administração

a) Compra de material de escritório;

b) Envio solicitação e controle de documentos do arquivo inativo;

c) Elaboração dos processos de admissão e demissão de funcionários e estagiários;

d) Compra de vale transporte e ticket alimentação;

e) Controle da folha de ponto, dos holerites e dos documentos das férias dos funcionários e estagiários;

f) Controle dos exames admissionais e periódicos dos funcionários e estagiários;

g) Atualização das CTPS dos funcionários;

h) Administração dos benefícios dos funcionários e estagiários (convênio médico, seguro de vida);

i) Anotações e atualizações no livro de registro de funcionários;

j) Atualização do quadro de horário de trabalho;

l) Cotações e compra de equipamentos de informática, utensílios, móveis e demais itens em geral;

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n) Preparação de reuniões.

Responsável: assistente de crédito I - SP. (item b) Responsável: analista crédito júnior – SP. (item c) Responsável: analista crédito sênior – SP. (item g) Responsável: analista crédito pleno – SP. (demais itens)

2.13 Marketing

a) Elaboração da apresentação da reunião do Conselho de Administração, Assembleia Geral e demais apresentações;

b) Negociação e compra de produtos promocionais;

c) Envio de informativos, comunicados e resoluções aos RHs por e-mail;

d) Desenvolvimento e execução do plano anual de marketing;

e) Formatação do Relatório Anual da Administração e da apostila da Assembleia Geral;

f) Elaboração e envio do convite da Assembleia Geral para os membros dos Conselhos, delegados, funcionários da COOPERFEMSA e demais convidados;

g) Atualização do conteúdo do site, do banco de dados do Internet banking e da intranet;

f) Criação / elaboração de boletins, comunicados e informativos;

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j) Contratação, atendimento e operacionalização dos convênios e parcerias;

m) Elaboração e acompanhamento da execução do cronograma de visitas de parceiros nas unidades;

n) Atualização das informações no quadro de aviso da COOPERFEMSA na empresa;

o) Execução do projeto de divulgação e demais projetos;

q) Suporte no desenvolvimento de ações, projetos e estudos sob a responsabilidade da gerencia administrativa;

r) Desenvolvimento e atualização de todos os formulários utilizados pela COOPERFEMSA.

Responsável: assistente de crédito I – SP. (itens j, m, n) Responsável: analista crédito pleno – SP. (demais itens)

2.14 Financeiro

a) Cálculo mensal dos valores de empréstimo e capital a serem descontados em folha de pagamento dos associados e envio destas informações aos RHs;

b) Geração dos boletos bancários para os associados demitidos e afastados;

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d) Conciliação mensal dos reembolsos de desconto em folha efetuados pelas empresas;

e) Rotinas de contas a receber: identificação e baixa dos recebimentos no sistema, emissão dos respectivos relatórios;

f) Rotinas de contas a pagar: conferência documental dos pagamentos e cadastro no sistema do banco para liberação, inclusive pagamentos a associados e ex-associados, liberação dos empréstimos e emissão dos respectivos relatórios;

g) Efetivação das demissões (funcionários desligados da empresa) no sistema e envio dos valores a serem processados em rescisão de contrato aos RHs;

h) Aplicação e resgates de aplicação financeira;

i) Processamento e controle dos pedidos de desligamento: baixa no sistema operacional, após aprovação e pagamento mensal através de crédito em conta;

j) Elaboração mensal dos demonstrativos para a reunião do Conselho de Administração: pagamentos efetuados, fluxo de caixa e quadro de empréstimos;

k) Apuração e recolhimento dos tributos: IRRF juros ao capital, IRRF serviços prestados, IOF, PIS, COFINS, IRPJ, CSSL;

l) Arquivo das demissões e arquivo de Convênios tais como: Cinemark, Servare e Academia para desconto em folha depois de efetivados e aprovados;

Responsável: analista crédito júnior - SP (item “g”) Responsável: analista crédito pleno - SP (item “h”)

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Responsável: analista crédito sênior – SP (demais itens)

2.15 Cobrança

a) Execução, acompanhamento e controle dos processos de cobrança dos associados e ex-associados devedores de todas as unidades, compreendendo contato telefônico, envio de carta, envio de boleto bancário, protesto da nota promissória, envio da cobrança para a área jurídica e encaminhamento para cobrança judicial;

b) Elaboração mensal do demonstrativo de inadimplência;

c) Administração dos associados afastados, incluindo a atualização do status do associado no sistema, o envio da carta de comunicação, a geração das informações de cobrança, o controle de pagamentos e dos casos de exclusão, o atendimento aos associados enquadrados nesta situação.

Responsável: analista crédito pleno – SP. (item “a”) Responsável: analista crédito sênior – SP. (demais itens)

OBS.

Todos os colaboradores e estagiários devem fazer o backup dos seus arquivos de usuários, no mínimo mensalmente.