Curso de Gestão Arquivística de. Documentos Digitais. Gestão arquivística de documentos digitais

Curso de Gestão Arquivística de

Documentos Digitais

Gestão arquivística de documentos digitais

Programa

1. Introdução:

„ Gestão de documentos

„ Conceitos

„ Impacto do formato digital para a gestão de documentos

2. Aspectos da Gestão Arquivística de Documentos Digitais:

„ Visão Geral

„ Fase de Produção

„ Fase de Manutenção e Uso

„ Fase de Destinação

3. Autenticação de documentos digitais 4. Modelo de Requisitos e-ARQ Brasil

Introdução:

a) Gestão de Documentos

Schellemberg, Rhoads, Roberge

„ O documento tem um ciclo de vida: da criação até o seu fim.

„ Economia e eficácia na recuperação e arquivamento dos documentos.

„ Controle intelectual e físico dos documentos pelo produtor: plano de classificação e tabela de temporalidade e destinação (file plan e

records schedule);

„ Avaliação com base nos valores primário e secundário.

„ Preservação dos documentos que possuam valor probatório e informativo.

Introdução:

a) Gestão de Documentos (cont.)

„ Nos países de língua inglesa: separação dos records (documentos de arquivo nas fases corrente e intermediária)e archives (fase permanente).

„ Nos países de línguas neolatinas: os documentos de arquivo são documentos arquivísticos, independentemente da idade/fase.

„ Implantação de programas de gestão de documentos para garantir que o documento só irá permanecer pelo tempo necessário e que os documentos permanentes serão preservados.

„ Atividades da Gestão de Documentos:

„ Gestão da correspondência: protocolo e e-mail;

„ Gestão dos formulários e modelos de documentos: templates dos documentos de acordo com as regras documentárias;

„ Gestão das cópias: controle de versões e cópias (em papel e digital).

Introdução:

b) Conceitos

Conceitos:

documento arquivístico

Documento produzido e/ou recebido por uma pessoa física ou jurídica, no decorrer das suas atividades, qualquer que seja o suporte, e dotado de organicidade.

documento arquivístico digital

Documento arquivístico codificado em dígitos binários, produzido, tramitado e armazenado por sistema computacional.

Introdução:

b) Conceitos (cont.)

Gestão arquivística de documentos

Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento dos documentos em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para a guarda permanente. (Lei 8159 / 91)

„ Finalidade:

Assegurar que os documentos produzidos sejam os melhores testemunhos de uma atividade

c) Introdução

O impacto do formato digital para gestão de

documentos

„ Discussão sobre a legalidade e autenticidade do documento digital.

„ Diferenciação entre informação, documento e documento de arquivo.

„ Atualização do conceito de Ênfase na natureza e finalidade documento arquivístico para do documento, em detrimento do identificação em sistemas suporte ou formato

„ Necessidade de integração entre os sistemas de informação e documentação: interoperabilidade.

„ Automação dos procedimentos e operações técnicas da gestão de documentos.

O impacto do formato digital para a gestão de

documentos (cont.):

Iniciativas:

„ Especificação dos requisitos para desenvolver sistemas informatizados que irão gerir o ciclo de vida dos documentos digitais, desde a produção até a destinação final: modelo MoReq (União Européia), padrão DoD (EUA), norma do Arquivo Nacional do Reino Unido, Austrália e Modelo e-ARQ Brasil.

„ Adoção de um padrão de metadados para os sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos: Reino Unido, Austrália e DoD.

2.Aspectos da Gestão Arquivística de

Documentos Digitais:

a) Visão Geral

„ O programa de gestão arquivística de documentos é único: serve para os documentos em formato digital ou não-digital.

„ A gestão arquivística de documentos garante a criação de documentos digitais confiáveis e autênticos, preservados e acessíveis por todo o seu ciclo de vida.

„ Um sistema de gestão arquivística incompleto ou falho pode acarretar perda, adulteração ou não validade da força probante dos documentos arquivísticos digitais.

„ Identificação dos documentos arquivísticos digitais: diferenciar das informações e documentos não-arquivísticos.

a) Visão Geral (cont.)

„ Um sistema que contém informações ou dados em constante atualização não contém documentos arquivísticos.

„ Para que seja considerado um documento arquivístico, a informação tem que ser salva com uma forma fixa e um conteúdo estável.

„ Desenvolvimento de um SIGAD para gerenciar o ciclo de vida dos documentos (criação até destinação final), mantendo sua forma fixa e seu conteúdo estável.

„ Para desenvolver um SIGAD é necessário um conjunto de requisitos para implementar os procedimentos e operações da gestão arquivística de documentos: captura, tramitação, pesquisa, avaliação e destinação.

b) Programa de Gestão Arquivística de Documentos:

Planejamento:

„

Levantamento e análise da instituição

Diretrizes e procedimentos

„

Desenho do sistema de gestão arquivística de

documentos

„

Elaboração de instrumentos e manuais

b) Programa de Gestão Arquivística de Documentos:

„

Exigências do programa de gestão arquivística

de documentos:

„

Garantir o ciclo de vida dos documentos;

Garantir a acessibilidade dos documentos;

Reter os documentos somente pelo tempo

necessário;

„

Implementar estratégias de preservação;

„

Garantir as qualidades do documento arquivístico:

„ organicidade autenticidade

„ unicidade acessibilidade

„ Organicidade: expressa as relações que os documentos guardam entre si ao refletirem as funções e atividades da pessoa ou organização que os produziu.

„ Unicidade:

o documento arquivístico é único no conjunto documental ao qual pertence; mesmo existindo cópias, cada uma é única em seu lugar.

registrar e manter as relações entre os documentos e a seqüência das atividades realizadas, por meio de aplicação de um plano/código de classificação.

identificação individual de cada documento, mantendo o conjunto de relações que o envolve. Qualidades do Qualidades do documento documento arquiv arquivíísticostico

Exigências do Exigências do programa de programa de gestão gestão „ Confiabilidade: capacidade de um documento arquivístico sustentar os fatos a que se refere.

„ Autenticidade:

qualidade de um documento ser o que diz ser, livre de adulterações ou qualquer outro tipo de corrupção.

o documento deve ser produzido no momento em que ocorre a ação, ou logo após, por pessoas autorizadas, diretamente envolvidas na condução das atividades, e deve estar completo. procedimentos que controlem a transmissão, manutenção, avaliação, destinação e preservação; proteção contra acréscimos, supressão, alteração e ocultação indevidos. Qualidades do Qualidades do documento documento arquiv arquivíísticostico

Exigências do Exigências do programa de programa de Gestão Gestão „ Acessibilidade: documento acessível é aquele que pode ser localizado, recuperado, apresentado e interpretado.

a transmissão de documentos para outros sistemas deve ser feita sem perda de informação e de funcionalidades. Deve-se recuperar qualquer documento em qualquer tempo e apresentá-lo com a mesma forma de sua criação.

Qualidades do Qualidades do documento documento arquiv arquivíísticostico

Exigências do Exigências do programa de programa de Gestão Gestão

1º- Fase de Produção de Documentos

„ Definição de: a) Aspectos de tecnologia b) Espaços de produção c) Status do documento

d) Organização dos documentos e plano de classificação/tabela de temporalidade e destinação

e) Captura dos documentos arquivísticos ao SIGAD: „ Registro

„ Classificação

a) Aspectos de Tecnologia

„ Seleção de hardware, software e formatos deve considerar:

„ Ciclo de vida útil da tecnologia atual: 5 anos

„ Adoção de formatos não-proprietários

„ Adoção de formatos independentes de plataforma tecnológica

„ Especificações disponíveis amplamente

„ Dispositivos de Armazenamento:

„ adoção de dispositivos e padrões de armazenamento maduros, estáveis no mercado e amplamente disponíveis

.

b) Espaços de produção de documentos no

SIGAD:

„ Definição dos espaços de criação, recebimento, captura, armazenamento, avaliação e eliminação

„ Definição dos direitos de acesso em cada espaço

„ Definição sobre tramitação de documentos dentro e fora da organização

„ 3 espaços no SIGAD:

„ espaço individual: domínio de cada funcionário „ espaço de grupo: domínio designado a cada grupo de

trabalho, equipe, comitê

„ espaço geral: domínio designado ao serviço de protocolo e

b) Espaços de Produção de documentos no

SIGAD:

REDE

Individual

Grupo

Geral

SIGAD

de trabalho, equipe, comitê

c) Status do documento no SIGAD:

minuta, original e cópia

„ Minuta é a versão preliminar de um documento sujeita à aprovação.

Ex.: Um documento criado no espaço individual ou do grupo, mas não transmitido, é uma minuta.

„ Original é o primeiro documento completo e efetivo. Ex.: Um documento transmitido do espaço individual ou do grupo para o espaço geral, onde não poderá mais ser alterado, será recebido pelo destinatário como um original.

„ Cópia é o resultado da reprodução de um documento. Ex.: Um usuário autorizado, quando recupera um documento do espaço geral e o armazena em seu espaço, cria uma cópia.

d) Organização dos documentos/plano de

classificação

„ Organização dos documentos arquivísticos: com base no plano/código de classificação, para controlar o ciclo de vida de cada documento.

„ Os documentos produzidos e recebidos são acumulados em unidades de arquivamento (dossiês/processos) e organizados de forma hierárquica em classes.

„ Documentos digitais: não há agrupamento físico (caixas, pastas).

„ Os documentos digitais são reunidos em unidades lógicas de arquivamento por meio de metadados:

„ número identificador „ código de classificação „ título

d) Organização dos documentos/plano de

classificação

CLASSE _CLASSECLASSE _CLASSECLASSE _CLASSECLASSE

SUBCLASSE

SUBCLASSE SUBCLASSESUBCLASSE

GRUPO GRUPO SUBCLASSE SUBCLASSE GRUPO GRUPO Item documental Unidade de arquivamento Unidade de arquivamento Item documental Unidade de arquivamento Unidade de arquivamento

e) Captura

„ Definição: declarar um documento como sendo um documento arquivístico por meio da sua incorporação num SIGAD.

„ Objetivo: identificar o documento arquivístico e demonstrar que suas características, como organicidade, unicidade, confiabilidade e autenticidade, estão mantidas.

„ Pré-requisitos da captura:

„ definição de quais documentos produzidos e recebidos serão capturados pelo SIGAD

„ quem deve ter acesso aos documentos e em quais níveis

„ por quanto tempo serão mantidos (prazos de guarda)

e) Captura (cont.)

„ Documentos que exigem captura:

„ responsabilizam uma organização ou indivíduo por uma ação

„ documentam uma obrigação ou responsabilidade

„ têm relação com a prestação de contas da organização

„ A captura de documentos é feita no momento do registro e da classificação.

„ A captura também pode ocorrer no momento do

e) Captura (cont.)

„ O SIGAD tem que ser capaz de capturar o conteúdo, a forma e o contexto dos documentos, independente do formato, da composição e do canal de comunicação.

„ O documento pode ser produzido:

„ diretamente dentro do SIGAD e capturado automaticamente no momento do registro, ou

„ fora do SIGAD, sendo capturado quando for identificado, registrado e classificado.

„ Introdução de metadados de identidade: identificador, datas, anexos e nomes de autor, redator e destinatário.

„ os documentos e seus metadados devem ser mantidos em versão definitiva e protegidos contra alterações indevidas.

e) Captura: Registro

„ O registro é a formalização da captura do documento arquivístico no SIGAD: atribuição de um número identificador e de uma descrição informativa.

„ O registro pode ser feito pelo serviço de protocolo.

„ O registro inclui elementos que são os metadados associados ao documento:

„ número identificador

„ data e hora do registro

„ título ou descrição abreviada

„ nomes do produtor, autor e redator

„ data e hora de transmissão e recebimento

„ código de classificação

„ restrição de acesso

e) Captura: classificação

„

Objetivos:

„ apresentar e manter a relação orgânica de um documento com os demais

„ gerenciar o ciclo de vida do documento

„ Em bases de dados complexas, a classificação é necessária para recuperar todos os componentes que formam o documento arquivístico

„ A classificação é a chave para o gerenciamento dos documentos arquivísticos em um SIGAD

2º - Fase de manutenção e uso

„ Documentos arquivísticos digitais capturados para um SIGAD devem ser ativamente mantidos, a fim de garantir confiabilidade, autenticidade e acessibilidade dos documentos.

„ Definição de: a) Controles de acesso b) Segurança c) Arquivamento

d) Pesquisa, localização e apresentação

a) Controles de acesso

„ proteger contra alteração, ocultação, acréscimo e supressão que ameacem a autenticidade dos documentos capturados para um SIGAD Acesso limitado a: „ Usuários específicos „ Grupos de usuários Aplicação: „ Graus de sigilo „ Privacidade de pessoas

As permissões de acesso devem ser mapeadas e monitoradas constantemente em função das mudanças institucionais

b) Segurança

„ Garantir a permanência e autenticidade do documento.

„ Segurança é sistêmica: tecnologia, pessoas, processos e legislação.

„ Adoção de um conjunto de medidas para garantir a segurança das operações de um SIGAD:

„ cópias de segurança e backup „ trilha de auditoria

„ assinaturas digitais

c) Arquivamento

Premissas:

„No formato digital conteúdo, forma e suporte são entidades independentes.

„Arquivar significa armazenar os componentes digitais, mantendo sua identificação única.

Como arquivar no SIGAD:

„Controlar os títulos das pastas e os diretórios onde os documentos estão armazenados para fazer as relações entre os vários objetos digitais a partir de um identificador.

COMPONENTE DIGITAL A COMPONENTE DIGITAL A COMPONENTE DIGITAL B COMPONENTE DIGITAL B COMPONENTE DIGITAL C COMPONENTE DIGITAL C DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO DOCUMENTO DOCUMENTO ARQUIV

ARQUIVÍÍSTICOSTICO

d) Pesquisa, localização e apresentação

„ Confirmar, localizar e recuperar os documentos e seus metadados num SIGAD.

Pesquisa e localização:

„ Processo de identificação de documentos arquivísticos por meio de parâmetros definidos pelo usuário.

„ Metadados: identificador, título, datas, assunto, procedência, autor, redator, código de classificação etc.

Apresentação:

„ Exibição em tela, emissão de som, impressão.

„ Apresentar documentos com quaisquer formatos e estruturas ao usuário, sem alterar forma e conteúdo.

„ Variações controladas quanto a forma e conteúdo: regras pré-definidas para não ameaçar a autenticidade.

d) Pesquisa, localização e apresentação (cont.)

„ Dados estatísticos, armazenados em um banco de dados, apresentados por meio de gráficos ou equipamentos diferentes.

„ cada gráfico tem forma fixa e conteúdo estável desde que a informação tenha como fonte um dado fixo no banco de dados e o sistema estabeleça regras fixas para a apresentação documental dos gráficos ou nos equipamentos.

Dados Estatístic os 0 10 20 30 40 50 1° Tr im2° Trim Leste Oeste Norte Prod uçã o 20,4 30,6 45,9 DADOS ESTÁVEIS NO BANCO DE DADOS FORMA FIXA FORMA FIXA Banco de Dados DADOS ESTÁVEIS NO BANCO DE DADOS FORMA FIXA FORMA FIXA FORMA FIXA

3º - Fase de destinação

„ Configuração da tabela de temporalidade e destinação em um SIGAD.

„ Um SIGAD identifica a temporalidade e a destinação prevista para o documento no momento da captura, registrada em um metadado associado ao documento.

„ Um SIGAD deve identificar e listar os documentos que já cumpriram o prazo previsto na tabela de temporalidade e destinação, a fim de implementar a ação de destinação.

„ Ações de destinação final: a) Eliminação

b) Transferência e recolhimento

a) Eliminação de documentos digitais

„ Eliminação: conforme tabela de temporalidade e destinação, após o processo de avaliação e respeitada a legislação.

„ A eliminação não pode ser realizada automaticamente pelo SIGAD: pessoa responsável.

„ As ações de eliminação devem ser registradas nos metadados específicos e na trilha de auditoria.

Digitalização e eliminação:

„ A eliminação de documentos arquivísticos submetidos a processo

de digitalização só deverá ocorrer se estiver prevista na tabela de

temporalidade do órgão ou entidade, aprovada pela autoridade competente na sua esfera de atuação.

„ Documentos de valor permanente não podem ser eliminados.

a) Eliminação de documentos digitais (cont.)

Questão:

„

Se um documento digital estiver associado a mais de

um dossiê e os dossiês tiverem prazos de guarda

diferentes:

„ O SIGAD tem que automaticamente verificar todos os prazos de guarda e destinação previstos para esse documento e garantir que o mesmo seja mantido em cada dossiê pelo tempo definido na tabela de temporalidade e destinação.

„ A eliminação de um documento não pode prejudicar a

manutenção desse mesmo documento em outro dossiê até que todas as referências tenham atingido o prazo de guarda previsto.

b) Transferência e recolhimento de documentos

digitais

„ Transferência e recolhimento: ações de transposição de documentos de um sistema para outro.

„ São momentos críticos para a autenticidade do documento: os documentos arquivísticos não estão mais sob os controles de segurança do sistema antigo, e nem do sistema novo.

„ Registrar nos metadados e na trilha de auditoria e verificar os documentos relacionados.

b) Transferência e recolhimento de

documentos digitais (cont.)

„ Para realizar a transposição dos documentos de um SIGAD para outro sistema informatizado, é necessário:

„ verificar a compatibilidade de suporte e formato;

„ verificar a existência de documentação técnica necessária para interpretar e compreender o documento digital;

„ registrar as informações sobre migrações realizadas na organização produtora;

„ produzir um instrumento descritivo com:

„ os metadados atribuídos aos documentos e

„ as informações que permitam verificar a autenticidade dos

documentos transferidos ou recolhidos. Ver Resolução nº 24 do Conarq, disponível em:

http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm

3. Autenticação de documentos digitais

a) Problemas de falta de confiança do meio digital:

„

Documentos digitais são suscetíveis a intervenções

não autorizadas, corrupção e repúdio.

„

Não-reconhecimento do documento digital como um

documento válido para o registro das atividades,

decisões e para as transações em business e

e-commerce.

„

Desafio: como garantir que os documentos digitais

tenham o mesmo grau de confiabilidade dos

documentos convencionais?

3. Autenticação de documentos digitais

(cont.)

b) Iniciativas com foco na autenticidade dos procedimentos de gestão de documentos e estratégias de preservação:

„ Diretrizes de Gestão de documentos do Arquivo Nacional do

Reino Unido:

http://www.nationalarchives.gov.uk/electronicrecords/advice/guidelines.ht m

„ Norma ISO 15489

„ Programa ERA do Arquivo Nacional dos Estados Unidos:

http://www.archives.gov/era/

„ Projeto InterPARES: www.interpares.org

„ Modelos de requisitos para os sistemas informatizados:

ƒ Reino Unido:

www.nationalarchives.gov.uk/electronicrecords/reqs2002/default.htm ƒ Moreq da União Européia:

ƒ Padrão DoD/US:http://jitc.fhu.disa.mil/recmgt/standards.html ƒ e-ARQ Brasil:

www.documentoseletronicos.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sy s/start.htm

„ Metadados: Norma ISO 23081;

3. Autenticação de documentos digitais

(cont.)

b) Iniciativas com foco na autenticidade dos procedimentos de gestão de documentos e estratégias de preservação: „

Ênfase nos procedimentos administrativos e

documentários.

„

Resultado: sistemas confiáveis, porque se apóiam

em requisitos administrativos e arquivísticos, em

conformidade com legislação e padrões técnicos.

„

Tecnologia serve para apoiar os procedimentos de

criação e manutenção de documentos autênticos:

assinatura digital, certificado digital e carimbo de

tempo.

3. Autenticação de documentos digitais (cont.)

c) O que é autenticação:

„ é uma declaração que atesta que um documento original é autêntico, ou que uma cópia reproduz fielmente o original.

„ É feita num determinado momento e por uma pessoa jurídica com autoridade para tal, como um servidor público, um notário ou uma autoridade certificadora.

„ Diferença entre autenticidade e autenticação:

„ a autenticação é uma declaração acrescentada ao documento

e realizada em um momento específico.

„ autenticidade é uma característica inerente ao documento

arquivístico, que diz respeito à sua credibilidade e ao fato de se encontrar livre de qualquer traço de adulteração ou corrupção.

3. Autenticação de documentos digitais (cont.)

„ Momentos críticos que precisam de autenticação:

„ Transmissão

„ Substituição de tecnologia „ Transferência e recolhimento

„ Técnicas de autenticação:

„ Independentes de tecnologia: apoiadas em procedimentos

administrativos que assegurem que o documento foi mantido em seus aspectos essenciais.

ƒ Presunção de autenticidade

„ Dependentes de tecnologia: fornecer um mecanismo tecnológico

para garantir a autenticidade dos documentos.

ƒ Criptografia e assinatura digital

3. Autenticação de documentos digitais (cont.)

d) Presunção de autenticidade: inferência obtida a partir dos fatos

conhecidos sobre a maneira pela qual um documento arquivístico foi criado e mantido.

„ Como verificar:

„ Metadados de identidade: nomes das pessoas envolvidas na

criação do documento, datas de criação e transmissão, código de classificação, identificador, anotações.

„ Metadados de integridade: setor responsável pela manutenção do

documento, indicação das mudanças tecnológicas, indicação da destinação prevista em tabela de temporalidade e os direitos de acesso.

„ Forma documental: de acordo com as normas e regras da

organização.

„ Procedimentos para prevenir e corrigir perda e corrupção dos

documentos e evitar a obsolescência tecnológica.

3. Autenticação de documentos digitais (cont.)

e) Técnicas de autenticação dependentes de tecnologia: assinatura digital

„ Assinatura digital: seqüência de bits que usa algoritmos específicos, chaves criptográficas e certificados digitais para autenticar a identidade do assinante e confirmar a integridade de um documento.

„ Certificado digital: documento emitido e assinado digitalmente por uma autoridade certificadora, que contém dados que identificam seu titular e o relacionam a sua respectiva chave-pública.

„ A assinatura digital pode apoiar a autenticação de documentos digitais, pois identifica o emissor e verifica que o documento não foi alterado durante a transmissão.

„ A assinatura digital não é suficiente para estabelecer a identidade e demonstrar a integridade de um documento de longo prazo.

3. Autenticação de documentos digitais (cont.)

„ Assinaturas digitais:

„ sujeitas à obsolescência tecnológica.

„ não podem ser migradas para um software novo ou atualizado juntamente com os documentos anexos.

„ ciclo de vida das assinaturas digitais: pode ser mais curto que os prazos de guarda de um documento.

„ Recomendação para assinaturas digitais:

„ desanexar a assinatura logo que possível e

„ acrescentar informação nos metadados para indicar que o documento teve uma assinatura digital anexada e que foi verificada, desanexada e apagada.

4. Modelo de Requisitos para Sistemas

Informatizados de Gestão Arquivística de

Documentos e-ARQ Brasil

O que é?

Condições a serem cumpridas pela organização produtora/recebedora de documentos, pelo sistema de gestão arquivística e pelos próprios documentos, a fim de garantir a sua confiabilidade, autenticidade e acesso ao longo do tempo.

Especifica todas as atividades e operações técnicas da gestão arquivística de documentos, desde a etapa da produção, tramitação, utilização e arquivamento até a sua destinação final.

e-ARQ Brasil: Conteúdo

Parte I -

„ Histórico da Gestão de Documentos no Brasil

„ Planejamento e implantação do programa de gestão

„ Procedimentos de Gestão

„ Instrumentos de Gestão Referências:

ISO 15489 Projeto InterPARES

e-ARQ Brasil - Parte I

Objetivos:

• orientar a implantação da gestão arquivística de

documentos;

• fornecer especificações técnicas e funcionais, além de

metadados, para orientar a aquisição e/ou a especificação

e desenvolvimento de sistemas informatizados de gestão

arquivística de documentos - SIGAD.

* pode ser utilizado para desenvolver um sistema ou para avaliar um já existente.

e-ARQ Brasil - Parte I

e

e

-

-

ARQ

ARQ

Especifica os requisitos

para um Sistema

Informatizado de Gestão

Arquivística de

Documentos

(

SIGAD

SIGAD

)

)

SIGAD

SIGAD

Sistema desenvolvido

para realizar as

operações técnicas da

gestão arquivística de

documentos

O

„ É um sistema desenvolvido para produzir, receber, armazenar, dar acesso e destinar documentos de arquivo digitais.

„ Pode compreender um software particular, um determinado número de softwares integrados, adquiridos ou desenvolvidos por encomenda, ou uma combinação desses.

O sucesso do SIGAD dependerá fundamentalmente da implementação de procedimentos e políticas de gestão de documentos.

e-ARQ Brasil - Parte I

O que um SIGAD faz:

„ Trata o documento arquivístico como uma unidade complexa.

„ Gestão dos documentos a partir do plano de classificação para manter a relação orgânica entre os documentos.

„ Registro de metadados associados aos documentos para descrever o contextos de produção dos documentos.

„ Armazenamento e gestão seguros para garantir a autenticidade dos documentos e a transparência das ações do órgão ou entidade.

e-ARQ Brasil - Parte I

„ Trata sistematicamente a seleção, a avaliação dos documentos arquivísticos e a sua destinação (eliminação ou guarda permanente), de acordo com a legislação em vigor.

„ Exportação dos documentos para transferência e recolhimento.

„ Inclui procedimentos para a preservação de longo prazo dos documentos arquivísticos.

e-ARQ Brasil - Parte I

O que o e-ARQ e o SIGAD não são:

„ O e-ARQ não é um software; é um modelo de requisitos para desenvolver ou adquirir um software.

„ O e-ARQ não propõe um sistema único, mas é aplicável a todos os tipos de documentos (atividades-meio e atividades finalísticas) e de quaisquer organizações (universidades, centros de pesquisa, indústria, ministérios).

„ O SIGAD não é um produto; é uma denominação para um sistema que faz todas as operações da gestão arquivística de documentos.

e-ARQ Brasil - Parte I

Q

Q

ualidades do documento arquivístico e exigências

do SIGAD

Autenticidade: o SIGAD tem que proteger os documentos contra acréscimos, supressão, alteração e ocultação indevidos

Organicidade: o SIGAD tem que ser compatível com o

plano/código declassificação.

e-ARQ Brasil - Parte I

Q

Q

ualidades do documento arquivístico e exigências do

SIGAD (cont.)

Unicidade:

O SIGAD tem que prever a identificação individual de cada documento, mantendo o conjunto de relações que o envolve.

Acessibilidade:

O SIGAD tem que ser capaz de recuperar qualquer documento em qualquer tempo e apresentá-lo com a mesma forma de sua criação.

e-ARQ Brasil - Parte I

Principais instrumentos da Gestão Arquiv

Principais instrumentos da Gestão Arquiv

í

í

stica de

stica de

Documentos:

Documentos:

•Plano de Classificação e Código •Tabela de Temporalidade e Destinação •Manual de Gestão Arquivística de Documentos •Esquema de Classificação sobre Acesso e

Segurança dos Documentos .

e-ARQ Brasil - Parte II

Parte II – Especificação de requisitos para sistemas

informatizados de gestão arquivística de documentos

[descreve os requisitos necessários para desenvolver o SIGAD]

ƒ

Modelo de requisitos funcionais da União Européia (MoReq); Especificação de requisitos do DoD (EUA);

Requisitos para sistemas de gestão de documentos eletrônicos do Reino Unido;

Norma ISO 15.489 - Information and documentation – Records

Management

e-ARQ Brasil - Parte II

Aspectos de funcionalidade

„ Organização dos documentos arquivísticos: plano de classificação e manutenção dos documentos

„ Produção

„ Tramitação

„ Captura

„ Avaliação e destinação

„ Recuperação: pesquisa, localização e apresentação

„ Segurança

„ Armazenamento

„ Preservação

„ Funções administrativas e técnicas

„ Requisitos adicionais

e-ARQ Brasil - Parte II

Aspectos de funcionalidade

Níveis dos requisitos

os requisitos foram classificados em: obrigatórios, altamente

desejáveis e facultativos, de acordo com o grau de maior ou

menor de exigência para que o SIGAD possa desempenhar suas funções

Referência Requisito Obrigação

x.y.z

O SIGAD tem que ...

O

a.b.c

O SIGAD deve...

AD

e-ARQ Brasil - Parte II

1

1-

-

Organiza

Organizaç

çao

ao

dos documento arquiv

dos documento arquiví

ísticos:

sticos:

Plano de classificaçção e manutenão e manutençção dos documentosão dos documentos O plano/código de classificação Núcleo central do SIGAD

Estabelece a relação orgânica dos documentos de forma hierárquica: os documentos são organizados em processos, dossiês e pastas.

e-ARQ Brasil - Parte II

1. Organizaçao dos documento arquivísticos:

Estes requisitos tratam de:

„ Configuração e administração do Plano de Classificação do SIGAD

como desenhar o plano de classificação de um SIGAD, administrar, compatibilidades legais, autorizações

„ Aplicação e uso do plano de classificação

„ Classificação e metadados dos processos/dossiês

formação, classificação e atribuição de metadados

„ Gerenciamento de processos e dossiês

controles de abertura/encerramento de processos/dossiês, inclusão de novos documentos e reclassificação; integridade entre as classes

„ Gerenciamento de processos e seus volumes

formação e manutenção de processos no setor público; autenticidade; legislação; subdivisão em volumes

„ Manutenção de documentos arquivísticos convencionais e híbridos

e-ARQ Brasil - Parte II

2.

2. Captura

Captura

Captura tem que garantir a execução das seguintes tarefas:

„ Registrar e gerenciar todos os documentos convencionais.

„ Registrar e gerenciar todos os documentos digitais, independente do contexto tecnológico.

„ Classificar todos os documentos de acordo com o plano ou código de classificação.

„ Controlar e validar a introdução de metadados – obrigatórios e optativos; apoio automatizado; autorizações para a gestão.

e-ARQ Brasil - Parte II

e-ARQ Brasil - Parte II

3. Avalia

3. Avaliaç

ção e destina

ão e destinaç

ção final

ão final

No contexto de um SIGAD, a avaliação dos documentos refere-se à aplicação da Tabela de Temporalidade e Destinação (TTD). Esta tabela define o prazo pelo qual os documentos têm que ser mantidos em um SIGAD e a destinação dos mesmos após o prazo, ou seja, recolhimento ou eliminação

e-ARQ Brasil - Parte II

e-ARQ Brasil - Parte II

Configuração da tabela de temporalidade e destinação

Funcionalidades para criação e manutenção da TTD associada ao plano de classificação; importação e exportação da TTD; Resolução no 14 do CONARQ.

Aplicação da tabela de temporalidade e destinação

Procedimentos de controle e verificação dos prazos e destinação; aplicação não é automática, é necessário confirmação; documentos associados a mais de um dossiê.

Exportação de documentos

Para apoiar as ações de transferência e recolhimento de documentos, ou migração/cópia para outro local ou sistema.

Eliminação

De forma controlada, de acordo com a TTD e legislação; registros nos metadados e trilhas de auditoria; eliminação definitiva.

Avaliação de destinação de documentos arquivísticos convencionais e híbridos

e-ARQ Brasil - Parte II

5.

5. Armazenamento

Armazenamento

„ Arquitetura que permite a preservação de longo prazo. Guardar os documentos, seus metadados, os metadados do SIGAD, trilhas de auditoria e cópias de segurança.

„ Finalidade: um SIGAD deve utilizar dispositivos e técnicas de armazenamento que garantam autenticidade e acesso aos documentos arquivísticos digitais pelo tempo previsto na TTD.

Os requisitos do armazenamento tratam de:

„ Durabilidade: Dispositivos e padrões maduros e estáveis no mercado; migração; sanitização.

„ Capacidade: Escalabilidade, permitir expansão ilimitada dos dispositivos; monitoração; estatísticas.

„ Efetividade: Detecção de erros; restauração de dados; proteção contra escrita; técnicas que garantam confiabilidade e desempenho: espelhamento e particionamento.

e-ARQ Brasil - Parte II

6. Preserva

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Procedimentos que devem estar previstos na implementação e uso do sistema:

„ Os documentos arquivísticos digitais devem ser preservados durante todo o período de tempo previsto pela TTD (longo prazo: mais de 5 anos, atenção especial).

„ A degradação do suporte e a obsolescência tecnológica ameaçam a autenticidade e o

acesso aos documentos (degradação do suporte: temperatura, umidade, agentes químicos, biológicos; atualização; obsolescência tecnológica: novas tecnologias em hardware, software e formatos).

„ Técnicas utilizadas para evitar os riscos provenientes da obsolescência tecnológica . preservação tecnológica

. emulação . conversão de dados . migração

„ Um SIGAD pode incluir algumas funcionalidades que apóiem a execução dos procedimentos de preservação.

Obrigada

Margareth da Silva