Introdução
O Arquivo da Faculdade de Engenharia da Universidade do Porto existe como uma das unidades orgânicas que encorpam o Serviço de Documentação e Informação.
Pela sua natureza, o Arquivo tem como missão concorrer para o bom funcionamento de um sistema de informação integrada, incidindo especificamente a sua acção na gestão da informação produzida e resultante das actividades desenvolvidas pela FEUP, de acordo com as competências e atribuições a si consignadas para a realização e prossecução dos seus objectivos institucionais.
O Arquivo detém, sob sua orientação, toda a documentação produzida e recebida pelos diferentes órgãos, serviços e departamentos da FEUP, independentemente do tipo de suporte, ou formato, como resultado da reunião dos documentos acumulados pela instituição, num processo natural, automático e orgânico, em razão das suas funções e actividades e que se conservam para servir de referência, prova, informação ou memória institucional.
As funções do Arquivo abraçam o acompanhamento e racionalização da produção e recepção da informação, a sua recolha, selecção, descrição, acondicionamento, instalação, acesso e difusão.
Das funções resultam um conjunto de actividades principais:
• Levantamento da legislação relativa à estrutura orgânico-funcional da FEUP e respectivos planos de estudo.
• Colaborar no tratamento arquivístico (classificação e ordenação) em uso nos arquivos correntes dos diferentes serviços e departamentos.
• Observação dos prazos de incorporação dos documentos no depósito do Arquivo.
• Avaliar e determinar os prazos de conservação da documentação
produzida e recebida.
• Eliminação oportuna da documentação, para a qual sejam determinados
prazos de conservação temporária.
• Descrição, classificação e indexação da documentação, para a qual seja
determinada a conservação permanente.
• Zelar pela boa conservação física das espécies em depósito.
• Facultar a consulta e requisição.
• Promover a difusão da memória institucional.
O acesso ao Arquivo está franqueado, de uma maneira geral, a funcionários, docentes e alunos. A comunicação dos documentos processa-se por duas vias: a consulta de presença e o empréstimo através de requisição.
Está igualmente prevista a consulta por parte de utentes externos. Nestes casos, é imprescindível a autorização do Director da FEUP, através da apresentação e respectivo deferimento de requerimento próprio.
Em qualquer dos casos, o Regulamento do Arquivo prevê a prática a seguir. O Arquivo assenta as suas actividades no estrito respeito do seu regulamento interno. O conjunto de normas que o constituem permite o desenvolvimento de uma prática coerente e estável, resultando num funcionamento e intervenção bem definidos e regulados.
Apresentando-se, deste modo, como uma das peças fundamentais do sistema de informação da FEUP, torna-se relevante descrever e modelar o sistema de informação particular do Arquivo, sub-sistema do primeiro.
Descrição e Modelação das Actividades e Processos
Organizacionais do Arquivo
Neste capítulo do estudo, procura-se especificar o sistema de informação do Arquivo da FEUP, pela descrição pormenorizada das suas actividades e pela modelação das mesmas segundo as regras definidas para os diagramas de actividades.
Arrolamento e descrição das actividades do Arquivo
Como referido anteriormente, o sistema de informação Arquivo concretiza-se na gestão do ciclo de vida da informação produzida / recolhida no decurso das actividades da FEUP, desde a sua génese até à sua difusão.
Na prática podemos subdividir o “negócio” do Arquivo em alguns momentos de acção que agregam em si, por blocos, as actividades do Arquivo:
• Apoio aos arquivos correntes dos diversos órgãos da FEUP (produção
/ recolha da Informação)
• Incorporação da informação com parco ou nulo uso administrativo.
o A informação, ao longo do seu ciclo de vida, vai perdendo progressivamente o uso administrativo, chegando a uma fase em que é proposta / determinada a sua incorporação no Arquivo. o Para tal, os serviços devem preencher uma guia de incorporação,
com os dados básicos identificativos da documentação (título, tipo de suporte, quantidade, serviço produtor, datas e responsável pela incorporação).
o Segue-se a transferência física da documentação para o Arquivo, por parte do serviço depositante.
o Ao funcionário cabe conferir, confrontando a guia recebida com a documentação apresentada.
o A guia de incorporação é impressa em duplicado e ambas as cópias assinadas por quem “entrega” e quem “recebe”. Cada um destes fica com uma das cópias.
• Avaliação e selecção da Informação (ponderar, avaliar, seleccionar, eliminar ou conservar definitivamente)
o Tendo por base o método de avaliação, explanado e desenvolvido no programa informático GISA (Gestão Integrada de Sistemas de Arquivo), este tratará da ponderação dos critérios de avaliação – pertinência, densidade e frequência de uso – de acordo com os dados introduzidos pelo operador (funcionário).
o Como resultado, obter-se-á um estudo (relatório) de avaliação. o O relatório de avaliação será dado a parecer e afinado com a
colaboração do serviço produtor da informação.
o Chegado à sua versão definitiva, o relatório de avaliação é presente à aprovação da Direcção da FEUP.
o Com o aval da Direcção da FEUP, o relatório de avaliação é, obrigatoriamente, enviado ao Instituto dos Arquivos Nacionais/ Torre do Tombo (IAN / TT) para consideração, validação e parecer vinculativo.
o Formalizado o acordo do IAN / TT, fica confirmada a selecção entre informação de conservação permanente e informação de conservação temporária (com prazos igualmente definidos).
o Terminado o prazo determinado para a informação de conservação temporária, esta pode ser eliminada.
o A eliminação é então executada por empresa do ramo da trituração de papel.
• Tratamento técnico da Informação (descrição, classificação, indexação) o Neste caso, para facilidade de discurso, colocou-se o acondicionamento e armazenamento das espécies - tratamento físico dos documentos – a par com o tratamento técnico “intelectual” (pelo qual se faz a representação da informação). o O tratamento técnico de conteúdos tem como objectivo representar
a informação pela construção de um documento secundário, através do qual se poderá recuperar mais tarde essa mesma informação.
o A informação de conservação permanente é sujeita à descrição pormenorizado e respectivo registo no programa informático.
o A descrição tem como alicerce a norma internacional ISAD (G) – International Standard Archival Description (General).
o A descrição permite criar uma imagem sumária identificativa e representativa da informação.
o Outra norma internacional fundamental, nomeadamente para a criação de pontos de acesso à informação, é a ISAAR (CPF) – International Standard Archival Authority Record (Corporate bodies, persons and families).
o A ISAAR (CPF) permite encabeçar a informação segundo o órgão produtor que lhe está na origem (organização, pessoa ou família). o Como tal o programa informático contempla campos de registo que
acompanhem estas normas.
o Outro momento da representação da informação é a classificação. Através desta pretende-se atribuir uma classe à informação de forma a integra-la e organizá-la dentro de um plano de classificação geral, baseado na hierarquia orgânica e funcional da instituição.
o Com a indexação apontam-se descritores, por assuntos, que correspondem igualmente a pontos de acesso à informação.
o O programa informático gera automaticamente instrumentos de acesso e pesquisa da informação a partir da representação da informação descrita acima.
o A atribuição de uma cota, inscrita em etiqueta, bem como de uma outra com código de barras unívoco, para colocação nos documentos.
o O código de barras serve para a comunicação entre o programa informático e a localização e detenção do documento.
o A documentação é acondicionada em caixas, pastas, etc, normalizadas e de qualidade adequada à sua conservação.
o Os documentos são armazenados nas estantes compactas, segundo a cota atribuída.
• Acesso e Difusão da Informação (criação de instrumentos de pesquisa;
definição de regras e condições de consulta / empréstimo (requisição)) o Como referido acima, o programa informático gera
automaticamente instrumentos de pesquisa a partir dos registos. o Estes instrumentos de pesquisa estarão online, insertos no site do
Arquivo, ou seja, o módulo de pesquisa do programa informático contemplará uma interface com o site.
o Documentos em formato electrónico (gerados electronicamente ou transferidos de suporte para formas electrónicas) serão disponibilizados via web, para consulta e download.
o Documentos em formas físicas, nomeadamente papel, serão disponibilizados – consulta, empréstimo e cópia – no Arquivo. o O acesso está condicionado por 2 factores:
Definição da dimensão de confidencialidade, direitos de autor e protecção dos dados pessoais, relativos a cada documento.
Definição dos privilégios de acesso aos diferentes utilizadores do Arquivo.
o Assim, o acesso – por consulta, empréstimo, cópia, download – será garantido e estipulado pelo confronto do privilégio de determinado utilizador e o tipo e características do documento solicitado.
o O Regulamento do Arquivo define ao pormenor todas as condicionantes do acesso, desde os direitos e obrigações dos potenciais utilizadores, até aos meios e prazos envolvidos.
Modelação das actividades do Arquivo por recurso a diagramas
Para a modelação das tarefas e circulação da informação na práxis do Arquivo utilizaram-se a estrutura e as regras (notação) dos diagramas de actividades. Optou-se por modelar as actividades balizadas entre o momento da incorporação da documentação no Arquivo e o acesso / difusão da informação.
Seguem-se os diagramas de actividades1.
1 As actividades destacadas com cor azul referem-se àquelas que têm por base o programa informático
[Não concorda]
[Guia incorrecta]
[Documentação a eliminar, passado o prazo de conservação temporária] [propõe correcções] Entrega guia e documentos Confronta guia com Preenche guia de incorporação Informa utilizador [Guia correcta] Verifica incorrecção Aceita documentos Procede à avaliação da informação Pede colaboração da entidade produtora [Concorda] (1) Dá parecer vinculativo [Aprova] [Não aprova] Funcionário do Arquivo Outros actores intervenientes:
1 – Direcção da FEUP 2 – IAN / TT
3 – Empresa de trituração de papel
Apresenta relatório de avaliação para aprovação a nível
superior
(1) Envia relatório de avaliação para a tutela Utilizador Dá parecer (2) Dá parecer vinculativo [Valida] Procede às correcções Triagem da informação (3) Tritura a documentação [Documentação de conservação permanente]
Trata tecnicamente a informação Descreve informação [boas condições] [más condições] Indexa Informação Avalia as condições físicas dos documentos Classifica Informação Gera Instrumentos de acesso à informação Apõe etiqueta de cota
e de código de barras Limpa e reacondiciona Utilizador Funcionário do Arquivo Armazena
Faz gestão do acesso e difusão
Define e executa políticas de transferência de suportes (4) Digitaliza documentos Cria base de dados de objectos digitais Outros actores intervenientes: (4) – Empresa de digitalização de documentos
[Dentro de prazo] [Prazo esgotado] [Pede
cópia]
Faz gestão do acesso e difusão
Requisita para consulta presencial Formula pedido no atendimento do Arquivo Pretende informação Define estatuto dos documentos [Dirige-se ao Arquivo] [com resultados] [sem resultados] Requisita para empréstimo [valida pedido] [Não valida pedido]
Utilizador Funcionário do Arquivo
Regista e atribui privilégios aos utentes Aguarda pedidos de consulta e requisição Verifica estatuto do documento e privilégios do utilizador Informa utente [desiste] [reformula pedido] Disponibiliza documento Recolhe e verifica documento Regista requisição Fornece cópia
[Não pede cópia]
Regista entrega Consulta estatísticas Devolve documento Pesquisa no website Aguarda devolução (dentro Avisa Utilizador Aguarda devolução (fora do Prazo)
Descrição e Modelação do Sistema de Informação
Arquivo
Actores (utilizadores, directos e indirectos, do sistema de informação)
Actores Directos
Os actores directos são aqueles que intervêm – recorrem – ao sistema de informação pelo interesse directo na essência do sistema – a informação. Esse interesse pode ser distinto: recurso para a boa execução das funções, conhecimento, saber cultural e histórico, estudo e análise, custódia, etc.
São os seguintes os actores agregados nesta categoria:
• Os Funcionários do Arquivo, que intervêm em todos os momentos do sistema de informação.
• Os Órgãos da FEUP – funcionários em representação dos seus Serviços
/ Departamentos / outros órgãos –, que intervêm com o sistema de informação através:
o da produção / recolha de informação (com pedidos de apoio à organização dos arquivos correntes);
o da incorporação (através do preenchimento da guia de incorporação e transferência dos documentos);
o da avaliação (colaborando nos estudos e resultados de avaliação produzidos pelo Arquivo);
o do acesso e difusão (pela consulta ou requisição de documentos).
• Comunidade FEUP (alunos, docentes, investigadores, não docentes) - acesso ao Arquivo por motivos pessoais / individuais -, que Intervêm com o sistema da informação no acesso / difusão (por pedidos de consulta de documentos) da informação.
• Utilizadores externos – indivíduos ou organizações –, que Intervêm no sistema através do acesso / difusão (por pedidos de consulta de documentos) da informação.
Actores indirectos
Os actores indirectos são aqueles que intervêm com o sistema de informação pela delimitação do seu quadro legal, normativo e regulamentar e pela participação nas condições logísticas inerentes ao desempenho do Arquivo, na gestão do sistema de informação.
São os seguintes actores agregados nesta categoria:
• O Estado Português, pelo enquadramento legal e normativo da política nacional de arquivos.
• O Instituto Nacional dos Arquivos Nacionais / Torre do Tombo (IAN / TT), entidade que tutela directamente os arquivos nacionais, por ter funções de superintendência técnica e normativa sobre todo o sector de arquivos do país, coordenação da Rede Nacional de Arquivos, bem como funções de execução da política arquivística nacional definida pelo Governo da República, a quem pode aconselhar na matéria.
• O Conselho Internacional de Arquivos (CIA), pela produção de manuais técnicos e normas gerais para a execução das actividades dos arquivos, nomeadamente a ISAD (G), para descrição em arquivo, e a ISAAR (CPF), para definição dos registos de autoridade relativos a instituições, pessoas singulares e famílias.
• A FEUP, como instituição com estatutos e regulamentos internos,
nomeadamente o regulamento do Arquivo.
• Os diferentes fornecedores de produtos e serviços diversos que
sustentam materialmente as actividades do Arquivo. As mais relevantes: o Empresa fornecedora de produtos e serviços informáticos
o Empresa fornecedora de estanteria (estantes compactas móveis); o Empresa(s) fornecedora(s) material de conservação (caixas, fitas,
etc);
o Empresa fornecedora de etiquetas de código de barras;
o Empresa fornecedora de PDA’s com leitura por infravermelhos de códigos de barras;
o Empresa fornecedora de serviços de eliminação (trituração de papel);
o Empresa fornecedora de serviços de transferência de suportes (digitalização).
Tipologia dos serviços prestados:
• Consulta o Administrativa o Investigação • Requisição • Cópia • Pesquisa de Informação o Acompanhamento de pesquisa o Pesquisa sem presença do utilizador
• Informações gerais
• Apoio à gestão dos arquivos correntes
o Manutenção o Organização
• Empréstimo de documentos para exposições e outras actividades
• Recolha, tratamento e custódia de legados documentais (Da área de engenharia).
Tipologia dos utilizadores:
• Internos
o Unidades orgânicas da FEUP o Indivíduos da comunidade FEUP
Pessoal não docente
Pessoal docente
Alunos
Antigos funcionários e antigos alunos
• Externos
o Utilizadores individuais ou colectivos da Universidade do Porto o Investigadores
o Indiscriminados Individuais Colectivos
Tipologia do acesso à informação:
• O empréstimo pode efectuar-se nas seguintes modalidades e condições:
o O empréstimo, para efeitos da prática administrativa, só é permitido aos órgãos produtores da informação. E materializa-se no preenchimento de um formulário de requisição onde se inscrevem os dados pertinentes à descrição da operação.
o O empréstimo, para efeitos de montagem de exposições e contributo para outras actividades culturais e pedagógicas, carece de autorização específica, e materializa-se no preenchimento de um auto de empréstimo, exigindo sempre a feitura de um seguro.
• A consulta é permitida a utilizadores internos e externos.
o Os órgãos produtores têm permissão inata para a consulta da informação que geram.
o Os restantes utilizadores carecem de expediente e autorização prévia à consulta.
Utilizadores internos (não produtores da informação
pretendida) devem dirigir-se aos serviços de atendimento dos órgãos produtores da informação. Estes servirão de intermediários.
Utilizadores externos carecem de autorização específica
para o acesso à informação, solicitada por
ofício/requerimento, ao Director da FEUP.
Principais tipologias documentais:
Processos Individuais de Alunos (Licenciatura, Mestrado e
Doutoramento)
Processos Individuais de Equivalência
Fichas Mecanográficas de Alunos (Licenciatura e Mestrado)
Termos e pautas de Exames (Licenciatura e Mestrado)
Boletins de Inscrição
Boletins de Licenciatura
Actas de Reuniões dos SERAC
Mestrados: Planos de estudo Talões de Licenciatura
Processos Individuais de Pessoal
Cadastro de Pessoal
Diplomas de Provimento
Diplomas de Função Pública
Concursos
Actas de reuniões dos RH
Livros de Protocolo
Processos de Correspondência
Copiador do Correio Expedido
Livros de Protocolo de correio entregue
Diários (PAD’s; facturas; recibos; notas de crédito; etc) Transferências Internas Folhas de vencimento Contratos Projectos Protocolos Guias de receita …
