Manual de Procedimentos. Volume 10.1 Área Financeira do Taguspark

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Manual de Procedimentos

Volume 10.1 – Área Financeira do

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Versão 00-12 Data: Agosto de 2012 Elaborado por: Verificado Página: 2 Aprovado

Índice

Princípios Gerais ... 4 Abreviaturas e Acrónimos ... 8 Legislação Aplicável ... 9

Mapa de Actualização do Documento ... 10

Capítulo 1: Orçamento ... 11

Processo 1- Elaboração do Orçamento UE 10 e 36 ... 11

Capítulo 2 - Economato ... 13

Processo 1- Entrega de Material ... 13

Subprocesso 1.1 - Projectos e centros de custo da UE 10, para os quais é necessário fazer NI. ... 13

Processo 2- Requisições de material que não há em armazém. ... 15

Processo 3- Fotocópias de Exames ... 17

Processo 4- Recolha de toners/tinteiros utilizados. ... 19

Processo 5- Mapas de despesas mensais de Economato e Fotocópias ... 21

Processo 6- Mapas de despesas globais dos vários Centros de Custo de Economato e Fotocópias ... 23

Processo 7- Conferência de stock’s ... 25

Processo 8- Gestão de Stocks ... 27

Capítulo 3 – Contabilidade ... 29

Processo 1- Imputações internas (telefones, economato, cópias, km e correio). ... 29

Subprocesso 1.1- Directa, faz-se o custo e o proveito. ... 29

Subprocesso 1.2- Indirecta, faz o proveito. ... 29

Processo 2- Processamento da despesa. ... 31

Subprocesso 2.1- Quando é da UE 10. ... 31

Subprocesso 2.2- Se é da UE 36 RP. ... 31

Subprocesso 2.3- Se é da UE 36 Projectos. ... 31

Processo 3: Facturação- Reserva de salas e espaços. ... 34

Processo 4: Facturação de Projectos ... 36

Processo 5- Facturação ao abrigo de contractos. ... 38

Subprocesso 5.1- Máquinas de venda automática... 38

Subprocesso 5.2- Aluguer/cedência de espaços. ... 38

Processo 6- Bolsas UE36 e Projectos. ... 40

Subprocesso 6.1- Cabimento ... 40

Subprocesso 6.2- Pagamentos... 40

Processo 7- Missões ... 42

Subprocesso 7.1- Projetos ... 42

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Versão 00-12 Data: Agosto de 2012 Elaborado por: Verificado Página: 3 Aprovado Processo 9- Iva. ... 46

Processo 10- Fundo de Maneio ... 48

Processo 11- Inventário. ... 48

Processo 12- Gestão Shuttle ... 50

Subprocesso 12.1- Calendarização do ano lectivo. ... 50

Subprocesso 12.2- Conferência das facturas mensais ... 50

Subprocesso 12.3- Mapas de ocupação ... 50

Subprocesso 12.4- Utilizações pontuais ... 50

Subprocesso 12.5- Estimativas de custos ... 51

Subprocesso 12.6- Gestão das reclamações/sugestões. ... 51

Capítulo 4 – Tesouraria ... 54

Processo 1- Pagamentos ... 54

Subprocesso 1.1- Notas de Imputação ... 54

Subprocesso 1.2- Outros pagamentos ... 54

Processo 2: Receita- Reserva de Campos. ... 57

Subprocesso 2.1- Recebe o pagamento. ... 57

Subprocesso 2.2- Transferência. ... 57

Subprocesso 2.3- Utilizações pontuais ... 58

Processo 3 - Receita da UE10 (AAPTP e SMAP) ... 60

Subprocesso 3.1 -Os recebimentos do MB da AAPTP ... 60

Subprocesso 3.2- Recebimento de valores e cheques da AAPTP ... 60

Subprocesso 3.3- Recebimento de valores e cheques SMAP~ ... 60

Processo 4- Receita de facturas. ... 63

Subprocesso 4.1 Cheque. ... 63

Subprocesso 4.2- Transferência ... 63

Processo 5- Disponibilidades ... 65

Processo 6- Atualização diária da BD 4D ... 67

Processo 7- Movimentos indevidos ... 69

Capítulo 5: Projectos Consultadoria e Prestação de Serviços (resultados e prestação de serviços). ... 71

Processo 1- Abertura do Projecto. ... 71

Processo 2- Despesa ... 73

Processo 3- Receita ... 73

Processo 4- Encerramento do projecto. ... 73

Capítulo 6: Projetos Nacionais (FCT, Gulbenkian) ... 75

Processo 1- Abertura de projeto. ... 75

Processo 2- Despesa ... 77

Processo 3- Receita ... 77

Processo 4- Encerramento do Projeto... 79

Processo 5- Relatórios ... 81

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Princípios Gerais

A Núcleo Financeiro do Taguspark exerce as suas atribuições nos domínios da gestão financeira, respeitando as considerações técnicas, os princípios e regras contabilísticas, garantindo a sua regulamentação e aplicação, sendo ainda responsável pela gestão orçamental e de economato assegurando os procedimentos administrativos e o expediente necessário, em total cooperação, concertação e comunicação com a Direcção Executiva do IST. Em particular, o NFTP seguirá os procedimentos que forem definidos pelo Director da Direcção Financeira do IST.

Esta área compreende os seguintes matérias: - Orçamento:

a) Preparar e elaborar a componente referente ao Campus do IST no Taguspark do orçamento ordinário e dos necessários orçamentos suplementares e acompanhar os processos de alteração orçamental levados a cabo pela AOP designadamente de reforço e transferência de verbas;

b) Acompanhar e garantir a execução financeira do orçamento afecto à operação do Campus do IST no Taguspark;

c) Cumprir todas as circulares e prazos definidos pela DGO, assim como todas as imposições fiscais e o descrito no Plano Oficial de Contabilidade para o sector da educação;

d) Apresentar balancetes mensais e outros indicadores de gestão que lhe forem determinados;

e) Cumprir todos os procedimentos e prazos definidos pelos Director Executivo;

f) Estabelecer uma gestão financeira adequada às necessidades do Campus do IST no Taguspark.

-Economato:

a) Efectuar previsões de utilização, fornecimento e consumos de bens, assim como calcular quantidades de encomenda/utilização e manter permanentemente actualizado um sistema de controlo de utilização e de consumos de todas as unidades;

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Versão 00-12 Data: Agosto de 2012 Elaborado por: Verificado Página: 5 Aprovado das existências dos bens adstritos;

c) Fornecer, após verificação de autorizações, mas sempre mediante requisição própria, os bens e materiais destinados ao funcionamento ou actuação dos serviços, controlando as entregas;

d) Efectuar o controlo de stocks através do registo das entradas e saídas dos artigos de expediente e outros bens e proceder a contagens físicas periódicas;

e) Remeter para as unidades competentes toda a documentação justificativa das despesas efectuadas;

f) Garantir a execução de fotocópias de enunciados de testes e exames nas condições de segurança necessárias.

- Contabilidade:

a) Executar a contabilidade orçamental e patrimonial, independentemente da fonte de financiamento, de acordo com as regras orçamentais e os princípios contabilísticos do Plano Oficial de Contabilidade para o sector da educação;

b) Assegurar o cumprimento das normas de contabilidade pública orçamental e patrimonial para o sector da educação e garantir a sua regulamentação e aplicação em estreita articulação com a Direcção Financeira do IST;

c) Adoptar os critérios definidos em concertação com a Direcção Financeira do IST, para a contabilização das receitas e despesas e proceder ao seu registo;

d) Cabimentar as propostas de despesa apresentadas pelos diferentes serviços do Campus do IST no Taguspark;

e) Receber facturas e documentos de fundo de maneio, devidamente conferidos, e proceder ao registo da obrigação;

f) Submeter a autorização superior os pagamentos a efectuar, depois da verificação de cabimento financeiro, emitindo autorizações de pagamento;

g) Contabilização/imputação de custos/proveitos internos; h) Proceder mensalmente às reconciliações bancárias;

i) Proceder à emissão de facturas e documentos equivalentes e sua contabilização; j) Promover o controlo das despesas por centro de custo;

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l) Apurar mensalmente os montantes de taxas, impostos e receita a transferir para o NT do IST no Campus da Alameda, respeitando os prazos por estes definidos.

-Tesouraria:

a) Arrecadar e contabilizar todos os recebimentos e pagamentos; b) Efectuar os pagamentos depois de devidamente autorizados;

c) Fornecer aos serviços competentes a indicação dos levantamentos e entradas de valores;

d) Proceder aos depósitos e levantamentos de fundos nas instituições bancárias; e) Proceder às reposições do fundo de caixa;

f) Controlar e verificar o fundo de maneio;

g) Verificar as assinaturas obrigatórias nos cheques emitidos e transferências bancárias; h) Emitir e controlar os cheques e pedidos de transferências bancárias;

i) Acompanhar diariamente o movimento de valores e comprovar os saldos de cada uma das contas bancárias;

j) Elaborar listas dos cheques em movimento;

k) Comunicar aos interessados as datas de pagamento e elaborar o expediente geral relacionado com o seu funcionamento normal;

l) Manter actualizada a sua escrita, de modo a poder ser verificada, em qualquer altura, a exactidão dos fundos em cofre e em depósito;

m) Planear as necessidades de tesouraria de acordo com os compromissos e cobranças a efectivar;

n) Emitir os recibos, depois de cobradas as facturas e documentos equivalentes e sua contabilização.

- Projectos:

a) Fazer a abertura de novos projectos no MGP;

b) Acompanhar a gestão económico-financeira dos projectos/financiamentos e garantir a execução financeira do orçamento na aplicação informática no MGP;

c) Proceder ao controlo do recebimento e pagamento de overheads; d) Controlar a imputação de despesas relativas a transferências internas;

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às auditorias sempre que necessário;

f) Verificar todos os processos de despesa quanto à sua elegibilidade e legalidade;

g) Elaborar as autorizações de despesa, depois da verificação de cabimento financeiro e envio para a contabilidade do NFTP;

h) Preparar e acompanhar a execução dos relatórios financeiros de projectos, dos protocolos, e contractos programa no âmbito de entidades financiadoras, e assegurar a respectiva organização das pastas de projecto.

i) Arquivar toda a documentação comprovativa;

j) Preparar e manter actualizadas análises globais sobre a execução de projectos;

k) Apurar os valores a transferir para os membros dos consórcios de projectos liderados pelo IST.

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Abreviaturas e Acrónimos

AAI Área de Assuntos Internacionais

AAPTP Área Académica e de Pessoal do Taguspark AC Área Contabilística

AEP Área de Estudos e Planeamento AOP Área Orçamental e Patrimonial AP Área de Projectos

AQAI Área para a Qualidade e Auditoria Interna AT Área Técnica

BD 4D Base de dados de registos bancários CC Central de Compras IST

CG Conselho de Gestão CGD Caixa Geral de Depósitos GIAF Programa de Contabilidade DGO Direcção Geral do Orçamento DRH Direcção de Recursos Humanos MB Multibanco

MGO Módulo de Gestão Orçamental MGP Módulo de Gestão de Projectos

NCA Núcleo de Compras e Aprovisionamento NFTP Núcleo Financeiro do Taguspark

NGAC Núcleo de Gestão e Acompanhamento de Contractos NI Nota de Imputação

NT Núcleo de Tesouraria OP Ordem de Pagamento

SMAP Serviços Médicos, apoio e avaliação psicológica TPA Terminal de Pagamento Automático

UE Unidade de exploração VD Venda a dinheiro

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Legislação Aplicável

Legislação Descrição Despacho n.º 10695/2011 DR, 26 de Agosto de 2011.

RCIST- Regulamento de Compras do Instituto Superior Técnico.

Decreto-Lei nº 137/2010 DR , 28 de

Dezembro de 2010. Ajudas de Custo.

Aviso n.º 19512/2011 DR, 30 de Setembro de

2011. Actualização de Rendas.

Código do IVA.

Estabelece a incidência, isenções, valor tributável e taxas aplicadas ás

receitas recebidas.

http://alfa.fct.mctes.pt/apoios/bolsas

http://alfa.fct.mctes.pt/apoios/bolsas/valores2009

Normas para atribuição e gestão de bolsas no âmbito de projectos e instituições de

I&D.

Valores das bolsas segundo os Regulamentos de 2009, 2010 e 2011

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Mapa de Actualização do Documento

Responsável O quê Quando Como Resultado/ Registo

Elisabete Rodrigues Actualização do volume Sempre que necessário Rever legislação e adequação dos processos Proposta de alteração

As propostas são sempre enviadas à AQAI para análise juntamente com o formulário de alteração.

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Capítulo 1: Orçamento

Processo 1- Elaboração do Orçamento UE 10 e 36

1. É elaborado anualmente.

2. No início de Julho é enviado aos responsáveis dos centros de custo e projectos um mapa com os seguintes dados:

- Execução do ano anterior;

- Previsão orçamental para o ano corrente;

- Execução orçamental do ano corrente, com informação até ao mês anterior ao envio.

3. Para as Receitas Próprias do Taguspark UE 36, é necessário fazer uma previsão da receita, baseada nos contractos de exploração que temos e uma estimativa para o aluguer de salas e campo de jogos.

A despesa é calculada com base na previsão da receita.

4. Quando se recebe a informação dos responsáveis, procede-se da seguinte forma: - Elabora um mapa resumo com todas as previsões;

- Envia para aprovação do Vice- Presidente para Gestão do Campus do Taguspark; - Envia mail para a AOP.

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Versão 00-12 Data: Agosto de 2012 Elaborado por: Verificado Página: 12 Aprovado MAPA DO PROCESSO Descrição do Processo: Elaboração do orçamento

Responsável Identificação (processo, subprocesso procedimento) Quando se procede / prazo Como se procede Resultado/ registo Fluxo do processo Quem valida Quem aprova Recepcionado de: Expedido para: Elisabete Rodrigues 1 Anualmente Elabora mapas. Envia aos responsáveis dos centros de custo. NA Responsáveis dos centros de custo. NA NA Elisabete Rodrigues 1 Anualmente Elabora mapa resumo Envia para AOP Responsáveis dos centros de custo AOP NA Vice-Presidente para a Gestão do Taguspark

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Capítulo 2 - Economato

Processo 1- Entrega de Material

1. Recebe a requisição com o material pretendido.

2. Entrega o material, dá baixa num excell os itens e respectivos valores. 3. Arquiva na pasta Economato 20XX.

4. Faz mapa mensal para enviar para o NFTP.

Subprocesso 1.1 - Projectos e centros de custo da UE 10, para os quais é necessário fazer NI.

1. Recebe a requisição com o material pretendido.

2. Entrega o material e dá baixa num excell os itens e respectivos valores. 3. Fotocopia a requisição e arquiva na pasta Economato 20XX.

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Versão 00-12 Data: Agosto de 2012 Elaborado por: Verificado Página: 14 Aprovado MAPA DO PROCESSO Descrição do Processo: Entrega de Material

Responsável Identificação (processo, subprocesso procedimento) Quando se procede / prazo Como se procede Resultado/ registo Fluxo do processo Quem valida Quem aprova Recepcionado de: Expedido para: Sr Manuel Teodoro 1 Sempre que requerido Entrega o material Regista no excell Requerente Final mês envia excel para NFTP Contabilidad e NA NA Sr Manuel Teodoro 1.1 Sempre que requerido Entrega o material Regista no excell Requerente Final mês envia excel para NFTP Contabilidad e NA NA

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Processo 2- Requisições de material que não há em armazém.

1. Recebe a requisição. 2. Envia para NCA.

3. Quanto o material chega ao NCA, contactam para ir levantar. 4. Vai buscar o material ao NCA.

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Versão 00-12 Data: Agosto de 2012 Elaborado por: Verificado Página: 16 Aprovado MAPA DO PROCESSO Descrição do Processo: Requisições de material que não há em armazém.

Responsável Identificação (processo, subprocesso procedimento) Quando se procede / prazo Como se procede Resultado/ registo Fluxo do processo Quem valida Quem aprova Recepcionado de: Expedido para: Sr Manuel Teodoro 2 Quando recebe a requisição Envia para o NCA Regista no excell Requerente NCA NA NA Sr Manuel Teodoro 2 Quando o NCA contacta Vai buscar o material Contacta o requerente NCA Requerente NA NA

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Processo 3- Fotocópias de Exames

1. Recebe a requisição juntamente com os originas. 2. Fotocopia.

3. Lacra.

4. Avisa o responsável que os exames estão prontos, guarda-os num local seguro. 5. Entrega os exames e regista o levantamento numa guia entrega.

6. Arquiva a guia entrega na pasta Fotocópias /Exames 20XX. 7. Arquiva a requisição na pasta Economato 20XX.

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Versão 00-12 Data: Agosto de 2012 Elaborado por: Verificado Página: 18 Aprovado MAPA DO PROCESSO Descrição do Processo: Fotocópia de exames

Responsável Identificação (processo, subprocesso procedimento) Quando se procede / prazo Como se procede Resultado/ registo Fluxo do processo Quem valida Quem aprova Recepcionado de: Expedido para: Sr Manuel Teodoro 3 Sempre que requerido Recebe os originais

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Processo 4- Recolha de toners/tinteiros utilizados.

1. Recebe os toners/tinteiros.

2. Quando quantidade justifica (2 caixas). 3. Telefona para a empresa recolher o material. 4. Entrega o material á empresa.

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Versão 00-12 Data: Agosto de 2012 Elaborado por: Verificado Página: 20 Aprovado MAPA DO PROCESSO Descrição do Processo: Recolha de toners/tinteiros utilizados

Responsável Identificação (processo, subprocesso procedimento) Quando se procede / prazo Como se procede Resultado/ registo Fluxo do processo Quem valida Quem aprova Recepcionado de: Expedido para: Sr Manuel Teodoro 4 Sempre que requerido Recebe os toners Armazena Requerente NA NA NA Sr Manuel Teodoro 4 Quando tem 2 caixas cheias Contacta o transportador Entrega o material NA Transportad or NA NA

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Processo 5- Mapas de despesas mensais de Economato e Fotocópias

1. Lança as requisições recebidas num excell. 2. Faz um PDF mensal.

3. Envia aos responsáveis dos cc.

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Versão 00-12 Data: Agosto de 2012 Elaborado por: Verificado Página: 22 Aprovado MAPA DO PROCESSO Descrição do Processo: Mapas de despesas mensais de Economato e Fotocópias

Responsável Identificação (processo, subprocesso procedimento) Quando se procede / prazo Como se procede Resultado/ registo Fluxo do processo Quem valida Quem aprova Recepcionado de: Expedido para: Sr Manuel Teodoro 5 Diariamente Lança as requisições PDF mensal NA Responsáveis dos cc Coordenador NFTP NA

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Processo 6- Mapas de despesas globais dos vários Centros de Custo de

Economato e Fotocópias

1. No fim do mês faz o resumo dos mapas em excell dos centros de custo. 2. Passa para PDF.

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Versão 00-12 Data: Agosto de 2012 Elaborado por: Verificado Página: 24 Aprovado MAPA DO PROCESSO

Descrição do Processo: Mapas de despesas globais dos vários Centros de Custo de Economato e Fotocópias

Responsável Identificação (processo, subprocesso procedimento) Quando se procede / prazo Como se procede Resultado/ registo Fluxo do processo Quem valida Quem aprova Recepcionado de: Expedido para: Sr Manuel Teodoro 6 Mensalmente Regista no excell PDF NA NFTP- Contabilidade NA NA

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Processo 7- Conferência de stock’s

1. Mensalmente efectua o controlo de bens existentes: 2. Tira um mapa com as existências em armazém. 3. Procede à contagem.

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Versão 00-12 Data: Agosto de 2012 Elaborado por: Verificado Página: 26 Aprovado MAPA DO PROCESSO Descrição do Processo: Conferência de Stock’s.

Responsável Identificação (processo, subprocesso procedimento) Quando se procede / prazo Como se procede Resultado/ registo Fluxo do processo Quem valida Quem aprova Recepcionado de: Expedido para: Sr Manuel Teodoro

7 Mensalmente Tira listagem

existências Regista que está em conformidade NA NA Coordenador NFTP NA

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Processo 8- Gestão de Stocks

1. Sempre que detecta um baixa no nível óptimo de stock. 2. Faz requisição interna com os itens em falta.

3. Recolhe assinatura do Coordenador do NFTP.

4. Fotocopia a requisição e arquiva na pasta Economato/Alameda 20XX. 5. Vai buscar o material ao NCA, contra a entrega da requisição.

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Versão 00-12 Data: Agosto de 2012 Elaborado por: Verificado Página: 28 Aprovado MAPA DO PROCESSO Descrição do Processo: Gestão de Stock’s

Responsável Identificação (processo, subprocesso procedimento) Quando se procede / prazo Como se procede Resultado/ registo Fluxo do processo Quem

valida Quem aprova

Recepcionado de: Expedido para: Sr Manuel Teodoro 8 Sempre que detecta um baixa no nível óptimo de stock. Faz requisição interna Vai buscar material NA NCA NA Coordenador NFTP

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Capítulo 3 – Contabilidade

Processo 1- Imputações internas (telefones, economato, cópias, km e

correio).

1. Recebe via mail a informação.

2. Para cada tipo de despesa é necessário fazer um mapa conjunto, por centros de custo e os valores apurados.

Subprocesso 1.1- Directa, faz-se o custo e o proveito.

1. Regista no MGO os custos.

2. Regista no GIAF, o custo e o proveito.

3. Regista no mapa global de imputações para enviar mensalmente para a AOP. 4. Arquiva na Pasta Imputações.

Subprocesso 1.2- Indirecta, faz o proveito.

1. Faz a NI no GIAF.

2. Envia para a unidade autónoma fazer o custo. 3. Recebe o nº de registo do custo no GIAF via mail. 4. Regista proveito no GIAF.

5. Regista no mapa global de imputações para enviar mensalmente para a AOP. 6. Envia a NI para a unidade autónoma.

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Versão 00-12 Data: Agosto de 2012 Elaborado por: Verificado Página: 30 Aprovado MAPA DO PROCESSO Descrição do Processo: Imputações internas.

Responsável Identificação (processo, subprocesso procedimento) Quando se procede / prazo Como se procede Resultado/ registo Fluxo do processo Quem valida Quem aprova Recepcionado de: Expedido para: A Funcionário do NFTP 1 Quando recebe a informação Faz mapa conjunto por centros de custo Mapa com o valor a imputar NFTP-Economato, CIIST TP e AT NA NA NA A Funcionário do NFTP 1.1 Mensalmente Regista custo e proveito Imputação do valor NA NA NA NA A Funcionário do NFTP 1.2 Mensalmente Regista o proveito Imputação do valor NA Unidades autónomas. NA NA

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Processo 2- Processamento da despesa.

1. Recebe alerta CC.

2. Verifica qual é a UE que o processo vai seguir (10 ou 36).

Subprocesso 2.1- Quando é da UE 10.

1. Altera a UE de 36 para 10. 2. Cabimenta no MGO.

Subprocesso 2.2- Se é da UE 36 RP.

1. Regista o Pré cabimento no GIAF (CPCAB). 2. Insere o nº do GIAF na CC.

Depois de autorizada a aquisição.

1. Faz o cabimento final GIAF (CPAUD) 2. Regista o nº na CC.

Quando a factura aparece digitalizada na CC: 1. Em FRC faz o registo da factura.

2. Contacta o fornecedor para combinar a forma de pagamento. 3. Emite a OP no GIAF.

4. Envia para o NFTP Tesouraria.

Subprocesso 2.3- Se é da UE 36 Projectos.

1. Cabimenta no MGP.

2. Regista o Pré cabimento GIAF (CPCAB). 3. Insere o nº do GIAF na CC.

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1. Faz o cabimento final GIAF (CPAUD) 2. Regista o nº na CC.

Quando a factura aparece digitalizada na CC: 1. Em FRC faz o registo da factura.

2. Contacta o fornecedor para combinar a forma de pagamento. 3. Emite a OP no GIAF.

4. Envia para o NFTP Tesouraria.

Este processo encontra-se definido detalhadamente no Volume 2.1- Área Contabilística, Capitulo 3- Núcleo de Contabilidade, Processo 2-

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Versão 00-12 Data: Agosto de 2012 Elaborado por: Verificado Página: 33 Aprovado MAPA DO PROCESSO Descrição do Processo: Cabimento da despesa.

Responsável Identificação (processo, subprocesso procedimento) Quando se procede / prazo Como se procede Resultado/ registo Fluxo do processo Quem valida Quem aprova Recepcionado de: Expedido para: Funcionário do NFTP 2.1 Quando recebe alerta da CC Altera a unidade de exploração Lançamento MGO. CC CC NA NA Funcionário do NFTP 2.2 Quando recebe alerta da CC Verifica a unidade pagadora Lançamentos GIAF CC NFTP- Contabilidad e e CC. NA NA Funcionário do NFTP 2.3 Quando recebe alerta da CC Verifica a unidade pagadora Lançamentos MGP e GIAF CC NFTP- Contabilidad e e CC. NA NA

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Processo 3: Facturação- Reserva de salas e espaços.

1. Recebe o ticket da reserva de sala enviado pela AT ou pela Dr. Ana Marcelino. 2. Emite a factura, no GIAF- Facturação.

3. Envia pelo correio ou deixa na Portaria para ser entregue ao cliente. 4. Informa á AT o nº da factura.

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Versão 00-12 Data: Agosto de 2012 Elaborado por: Verificado Página: 35 Aprovado MAPA DO PROCESSO Descrição do Processo: Facturação

Responsável Identificação (processo, subprocesso procedimento) Quando se procede / prazo Como se procede Resultado/ registo Fluxo do processo Quem valida Quem aprova Recepcionado de: Expedido para: Funcionário do NFTP 3 Quando recebe mail Regista no GIAF

Factura AT/Drª Ana

Marcelino

Empresa Funcionário

do NFTP

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Processo 4: Facturação de Projectos

1. Recebe por email do responsável do projecto com os dados da empresa, texto a ser redigido e forma de envio da mesma.

2. Verifica o texto e a elegibilidade do Iva. 3. Emite a factura, no GIAF- Facturação. 4. Lança no MGP.

5. Informa por email o responsável do envio da factura. 6. Envia por correio.

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Versão 00-12 Data: Agosto de 2012 Elaborado por: Verificado Página: 37 Aprovado MAPA DO PROCESSO Descrição do Processo: Facturação de Projectos.

Responsável Identificação (processo, subprocesso procedimento) Quando se procede / prazo Como se procede Resultado/ registo Fluxo do processo Quem valida Quem aprova Recepcionado de: Expedido para: Funcionário do NFTP 4 Quando recebe pedido Regista no GIAF Factura Responsável do projecto Empresa Funcionário do NFTP NA

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Processo 5- Facturação ao abrigo de contractos.

Subprocesso 5.1- Máquinas de venda automática.

1. Até dia 5 de cada mês é necessário deslocar-se até às máquinas com o funcionário da empresa para fazer a leitura.

2. Com os talões elabora um mapa para calcular o valor a facturar. 3. Emite a factura, no GIAF- Facturação.

4. Envia pelo correio ou deixa na Portaria para ser entregue ao cliente. 5. Envia para o NGAC a cópia da factura.

6. Arquiva na pasta de contractos.

Subprocesso 5.2- Aluguer/cedência de espaços.

1. Até dia 8 de cada mês.

2. Emite a factura, no GIAF- Facturação.

3. Envia pelo correio ou deixa na Portaria para ser entregue ao cliente. 4. Envia para o NGAC a cópia da factura.

5. Arquiva na pasta de contractos .

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Versão 00-12 Data: Agosto de 2012 Elaborado por: Verificado Página: 39 Aprovado MAPA DO PROCESSO Descrição do Processo: Facturação ao abrigo de contratos.

Responsável Identificação (processo, subprocesso procedimento) Quando se procede / prazo Como se procede Resultado/ registo Fluxo do processo Quem valida Quem aprova Recepcionado de: Expedido para: Funcionário do NFTP 5.1 Até ao dia 5 de cada mês Desloca-se ás máquinas para fazer a leitura.

Factura Empresa Empresa Funcionári

o do NFTP NA Funcionário do NFTP 5.2 Até ao dia 8 de cada mês Regista no GIAF

Factura NA Empresa Funcionári

o do NFTP NA

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Processo 6- Bolsas UE36 e Projectos.

Subprocesso 6.1- Cabimento

1. Vem o processo da AAPTP ou da DRH para cabimentar. 2. Lança no MGP, coloca o nº do lançamento no processo. 3. Faz cabimento e compromisso no GIAF.

4. Recebe o contrato assinado da AAPT.

Subprocesso 6.2- Pagamentos

1. Mensalmente recebe a requisição, lança no MGP e lança no GIAF- Terceiros. 2. Envia para o NFTP-Tesouraria para fazer o pagamento

Recomenda-se a leitura do Capitulo 4, Processo 1, Subprocesso 1.2 deste Volume.

(41)

Versão 00-12 Data: Agosto de 2012 Elaborado por: Verificado Página: 41 Aprovado MAPA DO PROCESSO Descrição do Processo: Bolsas.

Responsável Identificação (processo, subprocesso procedimento) Quando se procede / prazo Como se procede Resultado/ registo Fluxo do processo Quem valida Quem aprova Recepcionado de: Expedido para: Funcionário do NFTP 6.1 Quando recebe o processo. Lança no MGP e GIAF Nº lançamento MGP, Cabimento e compromisso. AAPTP ou DRH AAPTP ou DRH NA NA Funcionário do NFTP 6.2 Quando recebe a requisição. Lança MGP e GIAF Processamento da bolsa. Responsável do Projecto NFTP- Tesouraria NA NA

(42)

Processo 7- Missões

1. Recebe alerta da CC.

2. Lança no MGO se for da UE 10.

Subprocesso 7.1- Projetos

1. Lança no MGP. 2. Lança GIAF.

3. Coloca os números na CC.

4. Faz o processamento das despesas, lança MGP e GIAF. 5. Envia para o NFTP- Tesouraria.

Subprocesso 7.2- Ajudas de custo

1.Confirma os valores da ajuda de custo.

2. Quando recebe autorização da missão da DRH

3. Faz o processamento das ajudas de custo, lança MGP e GIAF. 4. Envia para o NFTP- Tesouraria.

(43)

Versão 00-12 Data: Agosto de 2012 Elaborado por: Verificado Página: 43 Aprovado MAPA DO PROCESSO Descrição do Processo: Missões.

Responsável Identificação (processo, subprocesso procedimento) Quando se procede / prazo Como se procede Resultado/ registo Fluxo do processo Quem valida Quem aprova Recepcionado de: Expedido para: Funcionário do NFTP 7 Recebe alerta da CC Lança no MGO Nº de lançamento CC CC NA NA Funcionário do NFTP 7.1 Recebe alerta da CC Lança no MGP e GIAF Nº de lançamentos CC NFTP- Tesouraria NA NA Funcionário do NFTP 7.2 Recebe alerta da CC Confere e lança no MGP e GIAF Nº de lançamentos DRH NFTP- Tesouraria NA NA

(44)

Processo 8- Conciliações

1. Mensalmente, até dia 15 do mês seguinte. 2. Recolhe extracto bancário.

3. Pica os valores do extracto com os lançamentos do GIAF. 4. Retira listagem de conciliação.

5. Envia por mail para a AC e para a Coordenador do NFTP. 6. Arquiva na pasta juntamente com o extracto bancário.

(45)

Versão 00-12 Data: Agosto de 2012 Elaborado por: Verificado Página: 45 Aprovado MAPA DO PROCESSO Descrição do Processo: Conciliações.

Responsável Identificação (processo, subprocesso procedimento) Quando se procede / prazo Como se procede Resultado/ registo Fluxo do processo Quem valida Quem aprova Recepcionado de: Expedido para: Funcionário do NFTP 8 Mensalmente até dia 15 Pica extracto com os registos no GIAF Listagem de conciliação. NA AC e Coordenador NFTP NA Coordena dor NFTP

(46)

Processo 9- Iva.

1. Mensalmente, até dia 15 do mês seguinte.

2. Tira listagem do IVA liquidado e dedutível e confere com os documentos. 3. Faz mapa em excell de apuramento do valor a transferir.

4. Regista no GIAF.

(47)

Versão 00-12 Data: Agosto de 2012 Elaborado por: Verificado Página: 47 Aprovado MAPA DO PROCESSO Descrição do Processo: Pagamento IVA

Responsável Identificação (processo, subprocesso procedimento) Quando se procede / prazo Como se procede Resultado/ registo Fluxo do processo Quem valida Quem aprova Recepcionado de: Expedido para: Funcionário do NFTP. 9 Mensalmente até dia 15. Tira listagens do IVA. Mapa com valores a transferir. NA NFTP- Tesouraria Coordenador NFTP

(48)

Processo 10- Fundo de Maneio

Recomenda-se a leitura do Volume 2.1- Área Contabilística, Capitulo 1- Assessoria Técnica, Processo 8- Pedidos de Fundo de Maneio. Recomenda-se a sua leitura.

Recomenda-se a leitura do Volume 2.1- Área Contabilística, Capitulo 2- Núcleo de Execução Orçamental, Processo 3- Compromissos, Subprocesso 3.4- Fundo de Maneio. Recomenda-se a sua leitura.

Recomenda-se a leitura do Volume 2.1- Área Contabilística, Capitulo 4- Núcleo de Tesouraria, Processo 4- Fundo de Maneio. Recomenda-se a sua leitura.

Processo 11- Inventário.

1. Trimestralmente, retira da CC todas as aquisições inventariadas.

2. Elabora processo com nota de encomenda, auto de recepção, factura e dados contabilísticos.

3. Envia processos para a AT. 4. Arquiva na pasta de Inventário.

(49)

Versão 00-12 Data: Agosto de 2012 Elaborado por: Verificado Página: 49 Aprovado MAPA DO PROCESSO Descrição do Processo: Inventário.

Responsável Identificação (processo, subprocesso procedimento) Quando se procede / prazo Como se procede Resultado/ registo Fluxo do processo Quem valida Quem aprova Recepcionado de: Expedido para: Maria de Lurdes Fernandes 11 Trimestral-mente Recolhe da CC todas as aquisições inventariadas . Processo para inventário. NA AT-Património Coordenador NFTP NA

(50)

Processo 12- Gestão Shuttle

Subprocesso 12.1- Calendarização do ano lectivo.

1. Anualmente, em Junho procura na página do IST o calendário o próximo ano lectivo. 2. Identifica os períodos (aulas, exames e férias).

3. Faz a contagem de quantos dias têm cada período. 4. Elabora excell.

Subprocesso 12.2- Conferência das facturas mensais

1. Recebe a factura. 2. Confere.

3. Regista no MGO.

4. Envia os originais para o NGAC

5. Arquiva as cópias na pasta dos contractos.

Subprocesso 12.3- Mapas de ocupação

1. Recebe os mapas semanalmente da Barraqueiro e dos seguranças com as ocupações de cada autocarro.

2. Atualiza no Google docs.

Subprocesso 12.4- Utilizações pontuais

1. Recebe por parte da AAPTP o calendário das avaliações.

2. Analisa a necessidade de colocar autocarro extra (ex. sábado), define horários. 3. Envia fax a solicitar à Barraqueiro um autocarro extra.

(51)

Subprocesso 12.5- Estimativas de custos

1. Anualmente, em Junho depois de feita a calendarização para o próximo ano lectivo. 2. Faz a estimativa de custos com base nos preços praticados em cada período.

3. Elabora mapa em excell.

4. Envia para a Vice-Presidente para a Gestão do TP.

Subprocesso 12.6- Gestão das reclamações/sugestões.

1. Recebe mail.

2. Leva para avaliação superior. 3. Envia resposta.

(52)

Versão 00-12 Data: Agosto de 2012 Elaborado por: Verificado Página: 52 Aprovado MAPA DO PROCESSO Descrição do Processo: Gestão do Shuttle.

Responsável Identificação (processo, subprocesso procedimento) Quando se procede / prazo Como se procede Resultado/ registo Fluxo do processo Quem valida Quem aprova Recepcionado de: Expedido para: Elisabete Rodrigues 12.1 Anualmente, em Junho. Identifica os períodos. Mapa em excell. NA NA Maria de Lurdes Fernandes NA Maria de Lurdes Fernandes 12.2 Mensalment e, quando recebe a factura. Confere a factura.

Lança MGO. Barraqueiro NGAC Coordena

dor NFTP Vice-Presidente para a Gestão do TP Maria de Lurdes Fernandes 12.3 Semanalme nte, quando recebe a informação. Regista os dados. Mapa no Google docs. Barraqueiro e Segurança. NA Coordena dor NFTP

(53)

Versão 00-12 Data: Agosto de 2012 Elaborado por: Verificado Página: 53 Aprovado Lurdes

Fernandes Sempre _verifica

necessidade de autocarro extra. Barraqueiro um autocarro extra. dor NFTP Elisabete Rodrigues 12.5 Anualmente, em Junho. Faz estimativa. Mapa em excell. NA Vice-Presidente para a Gestão do TP Vice-Presidente para a Gestão do TP Maria de Lurdes Fernandes 12.6 Recebe o mail. Avalia a sugestão/recl amação. Despacho superior.

Utentes Utentes Coordena

dor NFTP Vice-Presidente para a Gestão do TP

(54)

Capítulo 4 – Tesouraria

Processo 1- Pagamentos

Subprocesso 1.1- Notas de Imputação

1. Quando recebe a NI. 2. Regista no GIAF o custo.

3. Faz ofício para o banco a solicitar a transferência do valor. 4. Recolhe assinaturas.

5. Tira cópias e envia para o banco.

6. Regista o pagamento no GIAF- Gestão de Bancos. 7. Lança na BD 4D da saída do dinheiro.

8. Aguarda a Nota de Quitação.

9. Arquiva na pasta das NI indirectas e na pasta da Despesa 20XX.

Subprocesso 1.2- Outros pagamentos

1.2.1 Pagamento por cheque.

1. Passa cheque.

2. Recolhe assinaturas da OP.

3. Lança na BD 4D da saída do dinheiro. 4. Envia por correio.

5. Recebe recibo.

6. Insere na Plataforma do nº de pagamento ao fornecedor. 7. Arquiva o processo na pasta das OP’s.

(55)

Versão 00-12 Data: Agosto de 2012 Elaborado por: Verificado Página: 55 Aprovado 1.2.2 Pagamento por transferência.

1. Elabora o ofício de transferência bancária. 2. Recolhe assinaturas da OP.

3. Lança na BD 4D da saída do dinheiro. 4. Envia ofício para o banco.

5. Contacta o fornecedor para solicitar recibo. 6. Insere na CC do nº de pagamento ao fornecedor. 7. Arquiva na pasta das OP.

Se for projectos arquiva cópia de todo o processo na pasta do projecto.

Este processo encontra-se definido detalhadamente no Volume 2.1- Área Contabilística, Capitulo 4- Núcleo de Tesouraria, Processo 1-

(56)

Versão 00-12 Data: Agosto de 2012 Elaborado por: Verificado Página: 56 Aprovado MAPA DO PROCESSO Descrição do Processo: Pagamentos.

Responsável Identificação (processo, subprocesso procedimento) Quando se procede / prazo Como se procede Resultado/ registo Fluxo do processo Quem valida Quem aprova Recepcionado de: Expedido para: Funcionário do NFTP 1.1 Quando recebe NI Registo no GIAF Pagamento Unidades autónomas Banco Coordenado r NFTP Vice-Presidente para a Gestão do TP Funcionário do NFTP 1.2 Quando recebe os processos Registo no GIAF Pagamento NFTP- Contabilidade Banco Coordenado r NFTP Vice-Presidente para a Gestão do TP

(57)

Processo 2: Receita- Reserva de Campos.

- Recepção do ticket da reserva por mail.

Subprocesso 2.1- Recebe o pagamento.

1. Abre caixa para fazer VD no GIAF. 2. Imprime.

3. Fotocopia.

4. Entrega original ao utente. 5. Informa por mail a AT.

6. No final dia fecha a caixa e confere os valores. 7. Guarda no cofre.

8. No final da semana os valores são depositados na conta bancária e é feito em Gestão de caixa a emissão das guias de depósito.

9. Lança na BD 4D da entrada do dinheiro.

10. Arquiva na Pasta das VD’s e na pasta da receita mensal.

Subprocesso 2.2- Transferência.

- Recebe informação do utente que fez a transferência e confirma recepção do valor no site da CGD.

3. Fotocopia.

4. Entrega original ao utente. 5. Informa por mail a AT.

6. Faz o depósito da transferência.

(58)

Versão 00-12 Data: Agosto de 2012 Elaborado por: Verificado Página: 58 Aprovado 8. Imprime as guias.

9. Arquiva na Pasta das VD’s e na pasta da Receita mensal.

10. Se a reserva não for paga é pedido á AT para cancelar o Ticket.

Subprocesso 2.3- Utilizações pontuais

1. Recebe envelope com a informação da utilização pontual. O impresso é numerado sequencialmente e entregue aos seguranças que o preenchem e recebem o valor do aluguer do campo.

4. Fotocopia.

5. Entrega original na portaria para ser entregue ao utente. 6. Informa por mail a AT.

7. No final dia fecha a caixa e confere os valores. 8. Guarda no cofre.

9. No final da semana os valores são depositados na conta bancária e é feito em Gestão de caixa a emissão das guias de depósito.

10. Lança na BD 4D da entrada do dinheiro.

(59)

Versão 00-12 Data: Agosto de 2012 Elaborado por: Verificado Página: 59 Aprovado MAPA DO PROCESSO Descrição do Processo: Receita.

Responsável Identificação (processo, subprocesso procedimento) Quando se procede / prazo Como se procede Resultado/ registo Fluxo do processo Quem valida Quem aprova Recepcionado de: Expedido para: Funcionário NFTP 2.1 Quando recebe valores Regista no GIAF

VD Utente Utente Funcionário

NFTP NA Funcionário NFTP 2.2 Quando recebe informação da transferência Regista no GIAF

VD Banco Utente Funcionário

FTP NA Funcionário NFTP 2.3 Quando recebe informação Regista no GIAF

VD Segurança Utente Funcionário

NFTP

(60)

Processo 3 - Receita da UE10 (AAPTP e SMAP)

Subprocesso 3.1 -Os recebimentos do MB da AAPTP

1. Confere as guias de receita com os talões do multibanco.

2. Regista em Terceiros no GIAF diário 6362, movimento indevido à 300314. 3. Faz mapa de classificação da despesa.

4. Faz ofício, com o valor a transferir para a UE 10. 5. Recolhe assinaturas.

6. Envia para a CGD.

7. Envia cópia para o Núcleo de Tesouraria de toda a documentação.

8. Arquiva os documentos na pasta da Receita Mensal e pasta da secretaria. 9. Regista no GIAF o Movimento indevido.

Subprocesso 3.2- Recebimento de valores e cheques da AAPTP

1. Confere as guias de receita com o dinheiro e cheques entregues. 2. Guarda no cofre os montantes.

3. Faz depósito semanal.

4. Efectua mapa de classificação.

5. Envia cópia para o NT de toda a documentação. 6. Arquiva os documentos na pasta da AAPTP.

7. Envia cópias para a AAPTP dos talões de depósito.

Subprocesso 3.3- Recebimento de valores e cheques SMAP~

1. Confere as VD, com o dinheiro e cheques entregues. 2. Faz a aceitação da transferência da caixa 36-2 no GIAF.

(61)

Versão 00-12 Data: Agosto de 2012 Elaborado por: Verificado Página: 61 Aprovado 3. Fecha a caixa.

4. Retira mapa de caixa para conferir. 5. Guarda no cofre os montantes. 6. Faz depósito semanal.

7. Envia para o NT toda a documentação. 8. Arquiva os documentos na pasta do SMAP.

(62)

Versão 00-12 Data: Agosto de 2012 Elaborado por: Verificado Página: 62 Aprovado MAPA DO PROCESSO Descrição do Processo: Receita da UE 10 (AAPTP e SMAP).

Responsáve l Identificação (processo, subprocesso procedimento) Quando se procede / prazo Como se procede Resultado/ registo Fluxo do processo Quem valida Quem aprova Recepcionado de: Expedido para: Funcionário NFTP 3.1 Semanal-mente Regista no GIAF Movimento Indevido AATPTP NT Funcionário NFTP Coordena dor NFTP Funcionário NFTP 3.2 Semanal-mente Deposita os valores Crédito na conta da unidade AATPTP NT Funcionário NFTP Coordena dor NFTP Funcionário NFTP 3.3 Semanal-mente Deposita os valores Transferência de caixa SMAP Nt Funcionário NFTP Coordena dor NFTP

(63)

Processo 4- Receita de facturas.

Subprocesso 4.1 Cheque.

1. Identifica a factura.

2. Guarda no cofre o cheque. 3. Faz depósito semanal.

4. Regista no GIAF em Bancos o recebimento. 5. Envia pelo correio o recibo.

6. Arquiva o recibo na pasta das facturas. 7. Arquiva na pasta da Receita mensal.

Subprocesso 4.2- Transferência

1. Visualiza a transferência. 2. Identifica a factura.

3. Regista no GIAF em Bancos o recebimento. 4. Envia pelo correio o recibo.

5. Arquiva o recibo na pasta das facturas. 6. Arquiva na pasta da receita mensal.

(64)

Versão 00-12 Data: Agosto de 2012 Elaborado por: Verificado Página: 64 Aprovado MAPA DO PROCESSO Descrição do Processo: Receita de facturas.

Responsável Identificação (processo, subprocesso procedimento) Quando se procede / prazo Como se procede Resultado/ registo Fluxo do processo Quem valida Quem aprova Recepcionado de: Expedido para: Funcionário NFTP 4.1 Quando recebe o cheque Faz depósito. Regista no GIAF.

Recibo Empresa Empresa NA NA

Funcionário NFTP 4.2 Quando recebe indicação da transferênci a Regista no GIAF.

(65)

Processo 5- Disponibilidades

1. Sempre que solicitado pela AC ou CG. 2. Tira listagem de movimentos BD 4D.

3. Visualiza no site da CGD os movimentos que ainda não estão lançados na BD 4D. 4. Verifica a diferença de valores, identifica os movimentos em trânsito.

5. Faz um mapa resumo com os dados anteriores. 6. Envia mapa com a resposta.

(66)

Versão 00-12 Data: Agosto de 2012 Elaborado por: Verificado Página: 66 Aprovado MAPA DO PROCESSO Descrição do Processo: Disponibilidades.

Responsável Identificação (processo, subprocesso procedimento) Quando se procede / prazo Como se procede Resultado/ registo Fluxo do processo Quem valida Quem aprova Recepcionado de: Expedido para: Maria Manuel Rosa 5 Sempre que solicitado Regista os valores e confere. Mapa em excell AC AC Coordena dor NFTP NA

(67)

Processo 6- Atualização diária da BD 4D

1. Diariamente retira listagem do dia anterior no site da CGD com os movimentos que não estão identificados (transacções do MB, e outras por identificar).

2. Lança os movimentos na BD 4D.

3. Sempre que houver movimentos não identificados é necessário fazer mais diligências para obter mais informações.

4. Quando não se sabe a proveniência dos valores recebidos, lança-se em receita extraordinária.

5. Quando identificados seguem o percurso normal da receita.

6. Faz-se movimento indevido sempre que os valores que não pertençam á UE 36, mas pertençam a outras unidades de exploração do IST.

Recomenda-se a leitura do Processo 7- Movimentos indevidos deste capítulo para a receita a transferir para as outras unidades.

(68)

Versão 00-12 Data: Agosto de 2012 Elaborado por: Verificado Página: 68 Aprovado MAPA DO PROCESSO Descrição do Processo: Actualização da BD 4D.

Responsável Identificação (processo, subprocesso procedimento) Quando se procede / prazo Como se procede Resultado/ registo Fluxo do processo Quem valida Quem aprova Recepcionado de: Expedido para: Maria Manuel Rosa 5 Diariamente Lança os movimentos na BD 4D Listagem de movimentos Banco NA Coordena dor NFTP NA

(69)

Processo 7- Movimentos indevidos

1. Quando é identificado um valor a transferir para outra unidade dentro do IST: 2. Informa por mail a unidade do valor que recebeu e a que se refere.

3. Faz o lançamento no GIAF em terceiros.

4. Certifica-se de que a unidade autónoma também fez o movimento no mesmo mês no GIAF.

5. Passa cheque ou faz ofício para transferir a verba.

6. Envia cópias dos documentos para a UE que vai receber a verba poder identificar, faz lançamento no GIAF.

7. Certifica-se de que a unidade autónoma também fez o movimento no mesmo mês no GIAF.

8. Arquiva na pasta de Bancos.

Recomenda-se a leitura do subprocesso 1.2- Outros pagamentos deste capítulo.

(70)

Versão 00-12 Data: Agosto de 2012 Elaborado por: Verificado Página: 70 Aprovado MAPA DO PROCESSO Descrição do Processo: Movimento Indevido.

Responsável Identificação (processo, subprocesso procedimento) Quando se procede / prazo Como se procede Resultado/ registo Fluxo do processo Quem valida Quem aprova Recepcionado de: Expedido para: Funcionário NFTP 7 Quando identifica um valor a transferir Faz lançamento no GIAF Pagamento NFTP- Contabilidade Banco Coordena dor NFTP Vice-Presidente para a Gestão do TP

(71)

Capítulo 5: Projectos Consultadoria e Prestação de Serviços

(resultados e prestação de serviços).

Recomenda-se a leitura do Volume 2.3 Área de Projectos Capitulo 4- Núcleo de Projectos de Consultadoria e Serviços, para mais detalhes.

Processo 1- Abertura do Projecto.

1. Quando solicitado pelo Docente.

2. Preenche ficha de abertura e anexa documentos de suporte. 3. Envia para despacho do CG.

(72)

Versão 00-12 Data: Agosto de 2012 Elaborado por: Verificado Página: 72 Aprovado MAPA DO PROCESSO Descrição do Processo: Abertura de Projecto.

Responsável Identificação (processo, subprocesso procedimento) Quando se procede / prazo Como se procede Resultado/ registo Fluxo do processo Quem valida Quem aprova Recepcionado de: Expedido para: Funcionário NFTP 1 Quando solicitada a abertura. Elabora processo para abertura do projecto. Abertura do projecto no GIAF e MGP. Responsável do Projecto. CG Coordena dor NFTP Vice-Presidente para os Assuntos Administra tivos do IST.

(73)

Processo 2- Despesa

Recomenda-se a leitura do Capitulo 3, Processo 2 deste volume.

Processo 3- Receita

Recomenda-se a leitura do Capitulo 3, Processo 4 deste volume.

Processo 4- Encerramento do projecto.

1. Quando solicitado pelo Responsável do projecto.

2. Faz conferência das receitas e despesas, e a possibilidade de o encerrar. 3. Apura o saldo.

(74)

Versão 00-12 Data: Agosto de 2012 Elaborado por: Verificado Página: 74 Aprovado MAPA DO PROCESSO Descrição do Processo: Encerramento do projecto.

Responsável Identificação (processo, subprocesso procedimento) Quando se procede / prazo Como se procede Resultado/ registo Fluxo do processo Quem valida Quem aprova Recepcionad o de: Expedido para: Funcionário NFTP. 4 Quando solicitado pelo Docente. Confere o projecto e a possibilidade de o encerrar. Encerramento do projecto. Responsável do projecto. NA Coordenador NFTP

(75)

Capítulo 6: Projetos Nacionais (FCT, Gulbenkian)

Recomenda-se a leitura do Volume 2.3- Área de Projectos, Capitulo 3-Núcleo de Projectos Nacionais, para mais detalhes.

Processo 1- Abertura de projeto.

1. Quando solicitado pelo Docente.

2. Preenche ficha de Abertura, anexa documentos de suporte. 3. Envia para despacho do CG.

(76)

Versão 00-12 Data: Agosto de 2012 Elaborado por: Verificado Página: 76 Aprovado MAPA DO PROCESSO Descrição do Processo: Abertura de Projecto.

Responsável Identificação (processo, subprocesso procedimento) Quando se procede / prazo Como se procede Resultado/ registo Fluxo do processo Quem valida Quem aprova Recepcionado de: Expedido para: Funcionário NFTP 1 Quando solicitada a abertura. Elabora processo para abertura do projecto. Abertura do projecto no GIAF e MGP. Responsável do Projecto. CG Coordena dor NFTP Vice-Presidente para os Assuntos Administra tivos do IST.

(77)

Processo 2- Despesa

Recomenda-se a leitura do Capitulo 3, Processo 2 deste Volume.

Processo 3- Receita

1. Recebe indicação de que a verba (subsidio) está na conta bancária. 2. Lança no MGP e GIAF.

3. Informa o Responsável do projecto do recebimento. 4. Arquiva na pasta da Receita.

(78)

Versão 00-12 Data: Agosto de 2012 Elaborado por: Verificado Página: 78 Aprovado MAPA DO PROCESSO Descrição do Processo: Receita.

Responsável Identificação (processo, subprocesso procedimento) Quando se procede / prazo Como se procede Resultado/ registo Fluxo do processo Quem valida Quem aprova Recepcionado de: Expedido para: Funcionário NFTP 3 Quando recebe indicação do recebimento Faz lançamento no GIAF e MGP. Recebimento Banco. NA NA NA

(79)

Processo 4- Encerramento do Projeto

1. Quando solicitado pelo Responsável do projecto.

2. Faz conferência das receitas e despesas, e a possibilidade de o encerrar. 3. Apura o saldo.

(80)

Versão 00-12 Data: Agosto de 2012 Elaborado por: Verificado Página: 80 Aprovado MAPA DO PROCESSO Descrição do Processo: Encerramento do projecto.

Responsável Identificação (processo, subprocesso procedimento) Quando se procede / prazo Como se procede Resultado/ registo Fluxo do processo Quem valida Quem aprova Recepcionado de: Expedido para: Funcionário NFTP. 4 Quando solicitado pelo Docente. Confere o projecto e a possibilidade de o encerrar. Encerramento do projecto. Responsável do projecto. NA Coordena dor NFTP

(81)

Processo 5- Relatórios

1. Quando solicitado ou sempre que o projecto assim o determine. 2. Tira listagem MGP e GIAF.

3. Elabora relatório financeiro.

Recomenda-se a leitura do Volume 2.3 - Área de Projetos, Capitulo 3- Núcleo de Projetos Nacionais para mais detalhes.

(82)

Versão 00-12 Data: Agosto de 2012 Elaborado por: Verificado Página: 82 Aprovado MAPA DO PROCESSO Descrição do Processo: Relatórios

Responsável Identificação (processo, subprocesso procedimento) Quando se procede / prazo Como se procede Resultado/ registo Fluxo do processo Quem

valida Quem aprova

Recepcionado de: Expedido para: Funcionário NFTP 5 Quando solicitado ou o Projecto assim o determine. Tira listagens MGP e GIAF. Elabora Relatório Financeiro NA Entidade financiadora. Coorden ador NFTP Responsável do Projecto.

(83)

Processo 6- Overheads

As tabelas de Overheads são definidas pelo CG, quando se abre um projecto são inseridas as percentagens no MGP.

1. Anualmente tira a listagem com a receita de cada projecto. 2. Verifica os montantes a pagar.

3. Elabora mapa resumo com os overheads a pagar. 4. Pede a unidade de exploração para emitir uma NI. 5. Faz o registo contabilístico do custo.

(84)

Versão 00-12 Data: Agosto de 2012 Elaborado por: Verificado Página: 84 Aprovado MAPA DO PROCESSO Descrição do Processo: Overheads.

Responsável Identificação (processo, subprocesso procedimento) Quando se procede / prazo Como se procede Resultado/ registo Fluxo do processo Quem valida Quem aprova Recepcionado de: Expedido para: Elisabete Rodrigues 6 Anualmente Verifica valores a pagar Regista no GIAF NA NFTP- Contabilidade NA Vice-Presidente para a Gestão do TP