DIREÇÃO GERAL
DEPARTAMENTO DE LOGÍSTICA COORDENAÇÃO DE PLANEJAMENTO
CAMPUS JOÃO PESSOA
TUTORIAL PARA USO DO SISTEMA PGC
PLANEJAMENTO E GERENCIAMENTO DAS CONTRATAÇÕESPERFIL DE ACESSO: Área Requisitante (AR)
Este tutorial é resultado das discussões técnicas coordenadas pela Coordenação de Planejamento, em parceria com o Departamento de Logística do IFPB campus João Pessoa, para a elaboração de um instrumento de orientação da dinâmica de composição do Plano Anual de Contratações, instituído mediante Instrução Normativa 1/2019 de 11/01/2019 do Ministério da Economia/Secretaria Especial de Desburocratização, Gestão e Governo Digital/Secretaria de Gestão, a ser adotada por órgãos da administração pública federal direta, autárquica e fundacional. O principal objetivo é que o instrumento dê segurança e estabilidade à interpretação do sistema PGC que dá subsídio a implementação PAC, e sirva como um referencial para a sua execução.
Direção Geral
Neilor Cesar do Santos
Diretoria de Administração e Finanças
Josué Santos Silva
Departamento de Logística
Aldeni Sudário de Sousa
Coordenação de Planejamento
Márcio Carvalho da Silva
EQUIPE TÉCNICA
Coordenação de Planejamento Gerenciamento por Processos
Wilker Gomes Raposo
Departamento de Logística
Coordenação de Compras e Licitações
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Sumário
APRESENTAÇÃO ... 4
PASSO 1 – Solicitação de senha de acesso ... 5
PASSO 2 – Acesso ao Sistema PGC ... 5
PASSO 3 – Acesso ao Plano Anual do ano correspondente ... 6
PASSO 4 – Listar itens importados dos Planos Anuais anteriores ... 7
PASSO 5 – Edição de itens importados ... 10
APRESENTAÇÃO
O sistema de Planejamento e Gerenciamento das Contratações (PGC) é um sistema on-line onde os gestores de instituições públicas informam suas demandas de materiais (consumo e permanente) e serviços, a serem adquiridos no ano seguinte ao seu preenchimento. O mesmo serve ainda como instrumento gerencial que auxilia na composição da Matriz orçamentária do órgão, apresentando uma estimativa do orçamento necessário ao atendimento das necessidades de recursos materiais e serviços do mesmo.
Esse tutorial foi desenvolvido com o propósito de orientar os gestores do IFPB-Campus João Pessoa sobre a utilização do PGC, sendo esta a principal plataforma de coleta de dados para composição do Plano Anual das Contratações (PAC) da instituição, cujo preenchimento obrigatório é regulamentado pela Secretaria de Gestão (SEGES) do Ministério da Economia.
OBJETIVO
Composição do Plano Anual de Contratações – PAC 2022 ANO DE ELABORAÇÃO (Planejamento): ANO DE EXECUÇÃO:
2021 2022
SETORES RESPONSÁVEIS PELO PLANEJAMENTO E ORIENTAÇÕES Departamento de Logística
(DLOG)
Aldeni Sudário de Sousa
dlog.jp@ifpb.edu.br
*Fone: 3612 -1257
Coordenação de Planejamento (COPLAN)
Márcio Carvalho da Silva
coplan.jp@ifpb.edu.br *Fone: 3612-1276
* No momento de elaboração desse tutorial os setores administrativos estavam executando suas atividades em trabalho remoto.
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ETAPAS DE PREENCHIMENTO DAS DEMANDAS DE
MATERIAIS/SERVIÇOS NO SISTEMA PGC
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PASSO 1
– Solicitação de senha de acesso
A área requisitante (servidores responsáveis pela inclusão dos itens no sistema) deve solicitar acesso ao sistema PGC, junto ao setor responsável pela homologação de senhas nos sistemas do governo federal da instituição.
No caso do IFPB (Campus JP) esse setor é a Diretoria de Administração e Finanças.
PASSO 2 –
Acesso ao Sistema PGC
Com a senha liberada deverá acessar o sistema PGC no link abaixo. • Sistema PGC: https://pgc.planejamento.gov.br/login
PASSO 3 –
Acesso ao Plano Anual do ano correspondente
Na tela inicial do Sistema, fazer a leitura das orientações iniciais e, em seguida, clicar no botão “Plano Anual 2022”.
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§
PARA EDIÇÃO DE ITENS IMPORTADOS
Itens importados são aqueles que foram incluídos nas edições de anos anteriores do Plano Anual de Contratações. Com essa possibilidade de importação, diminui-se o preenchimento das informações de itens cuja frequência de consumo acontece todo ano.
ATENÇÃO: O sistema importa somente os itens que foram aprovados e incluídos no Plano Anual de Contratações do ano – PAC 2021. Os itens reprovados, por conta de restrição orçamentária e que não fazem parte do PAC, não foram importados. Caso deseje reiterar o pedido, o mesmo deve ser inserido novamente como um novo item seguindo o que orienta o passo 6.
PASSO 4
– Listar itens importados dos Planos Anuais anteriores
Localizar os itens que foram importados do Plano 2021 (plano em execução), informando a “Unidade Responsável” ou clicando na opção resultados por página (por exemplo, 100 itens por página).
Com os itens listados, verificar se é interesse do setor a permanência dos mesmos para aquisições futuras. Caso NÃO seja, excluir o item clicando no ícone .
PASSO 5 –
Edição de itens importados
Após feitas as exclusões dos itens que não sejam mais de interesse do setor, deverá proceder a atualização de dados daqueles que permanecerem, clicando no ícone .
Analisar necessidade de atualizações
Manter o padrão “NÃO” Atualizar, caso necessário
Atualizar com base no Painel de preços, ou consulta em sites especializados.
https://paineldeprecos.planejamento.gov.br
Manter o padrão “NÃO” Atualizar
11 Após feita as devidas atualizações, clicar em “Salvar” e repetir todo o procedimento com os demais itens importados.
OBSERVAÇÕES IMPORTANTES:
– Embora o formulário tenha alguns campos de preenchimento “Não Obrigatórios” é fundamental que as áreas requisitantes façam o preenchimento completo, pois são dados que auxiliam em relatórios gerenciais com utilização de filtros de consulta;
– No campo “Vincular ao grupo” é interessante que não criem novos grupos para evitar estratificações em demasia. Orienta-se associar o item a algum grupo já existente.
Escolher um dos grupos já existentes na lista suspensa. Favor não criar novos grupos
§
PARA EDIÇÃO DE ITENS NOVOS
PASSO 6 –
Inclusão de itens novos
Caso a área requisitante deseje incluir novos materiais ou serviços no Plano Anual 2022, deverá retornar a página principal e clicar no botão “Adicionar Item”.
13 Em seguida escolhe uma das opções:
§ Materiais, serviços, obras e serviços de engenharia; § Soluções de Tecnologia da Informação e Comunicação.
De modo geral, a maioria das inclusões de itens se enquadram na primeira opção “Materiais, serviços, obras e serviços de engenharia”, de modo que o formulário para os itens da segunda opção tem o preenchimento semelhante ao de materiais, com poucas alterações.
ORIENTAÇÕES DE PREENCHIMENTO:
Tipo do item Material Serviço Obra Engenharia Serviço de
Subitem Permanente Consumo
Não Continuado Continuado
Prazo Indeterminado
Não há opções Não há opções
Código do item
Realize a busca clicando no botão “Localizar”. O código pode ser pesquisado diretamente pelo sistema do PGC ou no link externo do CATMAR/CATSER
disponível em:
https://siasgnet-consultas.siasgnet.estaleiro.serpro.gov.br/siasgnet-catalogo/#/
Ou ainda na planilha: https://www.gov.br/compras/pt-
br/assuntos/consultas-1/planilha-catmat-catser/lista-catmat-catser-15
Unidade de
Fornecimento
Será preenchida automaticamente a partir da escolha do código, mas pode ser alterada, de acordo com a lista suspensa oferecida, para corresponder à necessidade que está sendo cadastrada.
ORIENTAÇÕES DE PREENCHIMENTO:
Despesa informada é somente para vincular aos aspectos/necessidades orçamentárias?
Preencher por padrão com “NÃO”, pois esse campo se aplica apenas aos casos de contratos em andamento (que ultrapassa de um ano a outro).
Quantidade a ser contratada Especifique a quantidade para uso durante um ano. ATENÇÃO: Antes de definir esse quantitativo, atente
para o campo “Unidade de Fornecimento”.
Estimativa preliminar do valor (R$)
Esse campo deve ser preenchido após realizada uma pesquisa de preço estimativa com base no Painel de Preços (https://paineldeprecos.planejamento.gov.br ) ou consulta simples em sites especializados.
Estimativa preliminar do valor total (R$) Será preenchida automaticamente a partir dos dois campos anteriores.
Valor orçamentário estimado para o exercício (R$)
SITUAÇÃO 1: Quando se tratar de materiais ou
serviços que serão consumidos no próprio ano de execução do plano, informar o mesmo valor do campo anterior ‘Estimativa Preliminar do Valor Total R$’.
SITUAÇÃO 2: Quando se tratar de serviços com
contratos plurianuais, isto é, contratos cuja vigência alcança mais de um exercício financeiro, informar apenas o valor orçamentário correspondente ao período de execução do plano anual.
Grau de prioridade da contratação ou
aquisição Baixa Média Alta
Data desejada para contratação ou aquisição
Especificar quando o referido item deverá estar disponível na instituição em plena condição de utilização.
Tem vinculação ou dependência com
outro item Por padrão escolher “NÃO”
Justificativa para aquisição ou
contratação Expor de modo sucinto a relevância dessa aquisição.
ORIENTAÇÕES DE PREENCHIMENTO:
Unidade Responsável
Informar o nome ou sigla do setor requisitante, seguido do e-mail e contato telefônico.
ATENÇÃO: Essas informações são importantes para extração de relatórios por unidade demandante.
Clicar no botão “Localizar” e preencher os campos:
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Grupo de Despesa
Escolher entre:
Investimento: normalmente adotado para compras
de Materiais Permanentes, ou realização de obras de infraestrutura;
Custeio: normalmente adotado para as demandas de
Materiais de Consumo.
Vincular ao grupo
Escolher um dos grupos da lista suspensa. Eles foram criados com base nas demandas habituais da instituição.
ATENÇÃO: Favor não criar novo grupo, para não estratificar demais as demandas.
Renovação de Contrato Por padrão, preencher “NÃO”.
Participação de Recursos Externos Por padrão, preencher “NÃO”.
Após o preenchimento de todos os campos é só clicar em “Salvar”, caso só deseje incluir apenas essa solicitação. Caso tenha outras solicitações para incluir é só clicar em “Salvar e Continuar”.
Após finalizar as inclusões, a Unidade Requisitante deverá selecionar todas suas solicitações, depois clicar no botão “Situações”, que está localizado na parte inferior esquerda da página, e clicar em “Enviar para UC”.
ATENÇÃO: Esse passo deve ser feito também para os itens importados que foram editados. Caso esse passo não seja feito, os itens NÃO serão considerados no PAC.
19 INFORMAÇÕES ADICIONAIS IMPORTANTES:
Materiais de consumo comum a todas as áreas do instituto, como: caneta, papel, copo plástico, entre outros, que estão disponíveis no almoxarifado, não devem ser solicitados pelas Unidades Requisitantes no PGC, sendo consensual que esse pedido será incluído no PGC pelo setor responsável CMRP (Coordenação de Materiais e Recursos Patrimoniais). As Unidades Requisitantes só deverão solicitar no PGC material de consumo que seja específico da sua área.
No entanto, encontra-se disponibilizado no GDrive do DLOG uma planilha compartilhada denominada “LISTA DE MATERIAIS DE CONSUMO (EXPEDIENTE) - USO COMUM DOS
SETORES DO CAMPUS JP”, para os gestores que quiserem sinalizar algum material de
expediente que queiram consumir e que não tinha sido demandado em anos anteriores. Demandas de equipamentos de Tecnologia da Informação seguem o mesmo raciocínio, ficam a cargo da CSMTI (Coordenação de Suporte e Manutenção em Tecnologia da Informação) e não devem ser incluídas pelas unidades requisitantes, salvo itens com especificação exclusiva.
