FLUXO DE CAIXA
Aline Angeli Gimenes - alineangeli@terra.com.br Dayane Fernandes Francisco - dayane_fernandes@hotmail.com Éric Tadeu Gimenes da Silva - ericofera@hotmail.com Irso Tófoli - irsotofoli@unisalesiano.edu.br
RESUMO
A proposta desta pesquisa é abordar o Fluxo de Caixa e a sua importância nas tomadas de decisões, como uma ferramenta essencial na avaliação financeira da empresa. São abordados seus fundamentos, sua importância, seus tipos, sua utilização, e auxiliando nas tomada de decisões da empresa. Ampliando o entendimento desse mecanismo e ressaltando a importância de se alimentar diariamente de maneira correta para total conhecimento das entradas e saídas do caixa. Junto com os demais relatórios contábeis será reforçada a importância da utilização deste demonstrativo como um mecanismo indispensável para que sejam tomadas decisões adequadas.
Palavras-chave: Tomadas de decisões. Entradas e saídas de caixa. Ferramenta essencial.
INTRODUÇÃO
As mudanças contínuas perceptíveis no mercado, a evolução tecnológica, a rapidez nas comunicações e a necessidade de tomadas de decisões mais rápidas passam a exigir dos gestores das empresas uma identificação maior com as ferramentas de gestão, a fim de manterem-se em sintonia com as novas exigências.
E, dentre as ferramentas disponíveis, escolheu-se a do Fluxo de Caixa por ser a responsável pelo registro dos encaixes e desencaixes, assim como, permitir o planejamento dessas entradas e saídas de numerários.
Ao pesquisar sobre o assunto, estabeleceu-se como objetivo principal analisar a importância do fluxo de caixa, no dia-a-dia das empresas, assim como se instituiu como pergunta-problema “a elaboração do fluxo de caixa auxilia nas tomadas de decisões empresariais”?
Para se realizar o objetivo e responder à pergunta-problema, buscou-se realizar uma pesquisa bibliográfica, com sustentação nas obras de Irso Tófoli; José Segundo Filho e Masakazu Hoji.
Nota-se que é uma ferramenta simples, que demonstra as entradas e saídas do disponível da empresa. A partir desses dados, o gestor saberá quais foram os numerários gastos ou ingressados na empresa.
Pode ser utilizado o Fluxo de Caixa Real ou o Fluxo de Caixa Planejado. O Real são as movimentações que estão ocorrendo na empresa, sendo feitas através do disponível da empresa. Já, o Planejado é feito através de dados que serão recebidos ou pagos futuramente, para saber em quais períodos haverá dessintonia entre os ingressos e saídas de numerários, antecipando-se às decisões futuras.
1 DESENVOLVIMENTO
permite ao gestor planejar e administrar os numerários da empresa, isto é, administrar as entradas e saídas de dinheiro da empresa.
Conforme Segundo Filho (2005, p. 8), “a boa gestão de caixa é um dos fatores mais importantes para a liquidez e rentabilidade da empresa”. Ainda conforme o autor, o gestor deve ter como objetivo principal, maximizar essas duas variáveis. Assim, faz-se necessário o controle eficiente da utilização dos recursos da empresa, seja através da redução de gastos, seja através da aceleração dos valores a receber.
Sendo o Fluxo de Caixa uma demonstração que representa o registro das entradas e saídas financeiras de determinado período de tempo e por meio dele são obtidas informações sobre a liquidez empresarial, ele deve receber todos os cuidados dos gestores para que sua elaboração aconteça sustentada em credibilidade, ou seja, com um controle efetivo e eficiente.
1.1 A importância do Fluxo de Caixa nas Empresas
O Fluxo de Caixa, para uma empresa, é de suma importância, pois consegue controlar as entradas e saídas de numerários da empresa, sabendo o que aconteceu em cada dia da empresa, tendo assim um maior controle das operações que envolvem o seu disponível.
A empresa, utilizando-se desta Ferramenta, consegue verificar quais dias terá mais recebimentos e pagamentos, ajustando assim quais dias seriam melhores para quitar as dívidas futuras. É uma ferramenta simples de grande valia, que sendo colocada em prática só trará benefícios à empresa, e com ela conseguirá enxergar em que dias a empresa encontra-se com mais dívidas a serem pagas.
O empresário pode também utilizar o Fluxo de Caixa Planejado para provisionar as atividades futuras, para saber como se ajustar, tendo assim um maior controle e saber quais dias terá mais pagamentos e recebimentos, prevendo o que busca alcançar no próximo período.
Assim, o fluxo de caixa poderá ser elaborado de duas formas: Fluxo de Caixa Planejado (ou Projetado) e Fluxo de Caixa Real.
No caso do fluxo de caixa Planejado (ou Projetado) envolve os valores previstos para um determinado período de atividade, já o fluxo de caixa Real apresentará os valores que de fato ocorreram, as efetivas entradas e saídas de recursos.
Conforme Tófoli (2008, p. 69), “o objetivo básico do Fluxo de Caixa Planejado é o de projetar as entradas e saídas de recursos financeiros, num determinado período, avaliando a necessidade de captar recursos ou aplicar os excedentes de caixa”.
Ainda segundo o autor, o fluxo de caixa realizado antecipadamente permitirá a antevisão de situações de falta ou de excesso de dinheiro no caixa, indicando quanto e quais serão os compromissos e as entradas de dinheiro em caixa provenientes de vendas à vista e recebimentos de vendas a prazo.
O Fluxo de Caixa Planejado por ser executado de diversas periodicidades, tais como: a) Diário; b) Semanal; c) Quinzenal; d) Mensal; e) Anual;
f) Quinquenal;
A opção de periodicidade desta ferramenta está ligada à necessidade de planejamento do gestor, do tamanho da empresa e das circunstâncias vivenciadas com os encaixes e desencaixes, podendo ser em períodos mais breves ou mais longos.
Uma vez realizada a ferramenta, isto é, elaborado o fluxo de caixa planejado, para efeito de exemplo um instrumento mensal, o gestor deverá voltar sua atenção para os saldos que se apresentarão no fluxo, avaliando se haverá períodos de falta de caixa, por quantos dias se prolongará e, evidentemente, quais as providências deverá tomar. Da mesma forma, na existência de saldos disponíveis em excesso, por determinado período, o gestor deverá buscar alternativas para que esses valores provoquem rendimentos, isto é, evitar que o dinheiro fique parado no caixa da empresa.
Por sua vez, o Fluxo de Caixa Real, registra os acontecimentos efetivos de movimentação de numerários da empresa (TÓFOLI, 2008)
Nele, o gestor registra exatamente como foram às entradas e saídas de dinheiro em caixa, isto é, todos os pagamentos, recebimentos, saldos do período. Após os registros, é fundamental que o administrador do caixa realize uma confrontação entre os dois modelos de fluxo de caixa: o planejado e o realizado. Esse confronto objetiva avaliar se o que foi planejado foi realmente realizado e caso haja distorções significativas, rever a forma em que foi planejado, para correções futuras, tornando-se assim, cada vez mais o fluxo de caixa planejado mais próximo das efetivas transações da empresa.
Observe-se que a gestão do caixa é uma das áreas-chave da gestão do capital de giro da empresa, já que representam os seus ativos mais líquidos e possibilitam pagar as contas (compromissos) nos respectivos vencimentos; constituem-se também, em um agregado de recursos ótimos para cobrir desembolsos inesperados, reduzindo o risco de uma crise de liquidez (TÓFOLI, 2008).
Segundo Hoji (2004), o executivo responsável pela administração do caixa deve ter uma visão integrada do fluxo de caixa da empresa e interagir preventivamente junto às áreas geradoras de recebimentos e de pagamentos, principalmente nos itens que mais impactam no caixa:
a) Contas a receber b) Estoques
c) Contas a pagar.
Lembrando que estas três atividades empresariais estão fortemente embutidas nos ciclos operacional e financeiro das organizações e, obviamente devem ser consideradas. Assim, as áreas gestoras dessas atividades devem estar atentas aos seus respectivos prazos de execução para não influenciar negativamente nos resultados dos encaixes e desencaixes.
Por exemplo, o gestor de contas a pagar deve estar atento ao Prazo Médio de Contas (PMPC); o gestor de contas a receber, como o Prazo Médio de Recebimento de Vendas (PMRV) e o gestor de estoques como Prazo Médio de Renovação de Estoques (PMRE). E, fundamentalmente, estarem em contato direto e diário, pois o sincronismo de seus aprazamentos é fundamental para os Ciclos de Caixa (tempo decorrido entre o pagamento das obrigações e o recebimento de vendas a prazo) e Operacional (tempo decorrido entre a compra e o recebimento da venda da mercadoria).
tesoureiro é assegurar o equilíbrio financeiro da empresa, coordenando eficazmente as atividades de compra, estocagem e vendas”.
E, para fazer face às atividades normais, o gestor deverá manter um saldo adequado a essas atividades, em função da incerteza associada aos fluxos de recebimentos e pagamentos, pois nem todos são efetivamente realizados na data prevista.
As empresas devem manter saldos de numerários em caixa para atender as seguintes necessidades (HOJI, 2004):
a) Pagamentos de transações geradas pelas atividades operacionais como compra de matérias-primas e contratação de serviços
b) Amortização de empréstimos e financiamentos c) Desembolsos para investimentos permanentes d) Pagamentos de eventos não previstos, e
e) Reciprocidades em aplicação financeira exigidas pelos bancos
1.2 Modelo de fluxo de caixa
Para o efetivo acompanhamento dos encaixes e desencaixes, apresenta-se um exemplo de planilha de Fluxo de Caixa Planejado, para um período semanal, que pode ser facilmente adaptado para outras periodicidades.
É fundamental que o preenchimento desse planejamento seja realizado em conformidade com as previsões sustentadas em análises do ambiente, conhecimento do mercado etc.
Os critérios para planejamento, dentre outros, conforme Tófoli (2008, p.74), são:
a) Projeção das receitas ou vendas diárias - Caso a empresa desenvolva previsões de vendas, essa será a fonte mais precisa. Se não desenvolver, as vendas previstas no fluxo de caixa deverão ser projetadas com base em períodos anteriores, consideradas as evoluções do mercado, a proximidade de datas festivas, dentre outros.
b) Projeção de recebimentos de contas - A fonte inicial é a carteira de duplicatas (valores) a receber e verificar aquelas que vencem no período projetado, descontando aqueles clientes que tem hábito de atrasar, verificar os cheques - pré para o período e assim por diante. O índice de inadimplência não pode ser descartado.
c) Projeção de recebimento de aluguel - A data de recebimento de encaixes provenientes de aluguel é conhecida previamente.
d) Projeção de descontos de duplicatas - Este item normalmente é preenchido após conhecidos os saldos negativos de caixa e os valores são condizentes com as necessidades de momento.
e) Projeção de compras à vista - Os responsáveis pelas compras da empresa sabem as datas das visitas dos representantes fornecedores e as necessidades prévias de produtos a serem comprados. Assim, tornam-se a fonte de informação para estornam-se item.
f) Projeção de pagamentos a fornecedores ou empréstimos bancários - A fonte mais indicada é a carteira de valores a pagar. Ali, encontram-se os valores a pagar a fornecedores, a bancos, etc.
g) Projeção de pagamentos de serviços - Os desembolsos pertinentes a pagamentos de serviços têm como fonte de informação o setor administrativo, que indicará as previsões.
empresa poderá desempenhar satisfatoriamente suas atividades, antevendo situações e tomando decisões proativas.
Dentre as várias consequências oriundas da falta de saldos de caixa, para o empresário de pequena empresa principalmente, pode-se acrescentar: A credibilidade da empresa; Dificuldades em obter recursos extras; Tentação de elevar preços e perder clientes; Atrasar o recolhimento de impostos; Atrasar pagamentos de compromissos; Aumentar o desconto de duplicatas em bancos.
Aproveitando o modelo de Fluxo de Caixa apresentado e, uma vez realizado o seu preenchimento, seguindo as orientações comentadas, o executivo dispõe assim de uma ferramenta, uma fotografia de como se comportará a sua empresa no próximo período. Esses números, obviamente não corresponderão a 100% do que será realizado, pois muitos compromissos poderão ocorrer em datas diferentes das esperadas, as vendas poderão oscilar em relação às planejadas em função de ocorrências não previstas etc.
Independente dessas prováveis variações, esta fotografia, esta ferramenta mostrará ao gestor o comportamento de seu fluxo de dinheiro no próximo período (semanal, mensal etc.), permitindo assim a tomar decisões mais ajustadas em função do esperado.
FLUXO DE CAIXA PLANEJADO
EMPRESA______________________________________ período de _____/_____/______
Fonte: Tófoli, 2008, p. 74
Quadro I – Fluxo de Caixa
Atividades operacionais
segunda-feira terça-feira quarta-feira quinta-feira sexta-feira sábado 1. saldo do dia anterior
2. vendas à vista
3. recebimento de contas do crediário 3.1 idem de cartões
3.2 idem de duplicatas 3.3 idem de cheques pré
4. desconto de duplicatas/ cheques 5. empréstimos obtidos
6. Recebimentos de aluguel 7 . outros
8. subtotal (soma de 1 a 7) 9. compras à vista
10. pagto. Duplicatas e empréstimos 11. pagto. Serviços
12. INSS/ COFINS/IPVA/ SEGUROS 13. Salários
14. Encargos sociais 15. Água, luz, telefone e internet 16. Contador
17. Aluguel 18. Retir Pró-Labore 19. Impostos
20. subtotal (soma de 9 a 19) Saldo de caixa do dia. ( 8 - 20) Data:
Como suplemento ao instrumento comentado no Quadro I e se amplie e facilite as gestões e respectivas tomadas de decisão, o executivo deverá exercer alguns controles e procedimentos pertinentes, que, conforme Segundo Filho, (2005, p. 7) são essenciais, independentemente do tamanho da empresa:
a) Manter um fundo fixo de caixa, com valor máximo definido pela administração, para pagamento das pequenas despesas diárias. Esse fundo fixo deve ter uma prestação de contas em prazos condizentes com o seu volume e sua movimentação, ou sempre que seu saldo esteja próximo à exaustão, devendo ser apresentada ao superior imediato para a devida aprovação;
b) Todos os cheques recebidos devem ser nominativos à empresa e cruzados;
c) As entradas de caixa, sempre que possível, devem ser depositadas diariamente e registradas no livro caixa;
d) Todos os recebimentos em caixa devem ser suportados por um comprovante, como nota fiscal, recibo pré-numerado;
e) Deve haver um planejamento sistemático de contagem de caixa, não anunciado, por pessoa independente do setor;
f) Estabelecer separação entre a função do recebimento e a do registro; g) Centralizar todos os recebimentos em um único local;
h) Todos os pagamentos, exceto as pequenas despesas devem ser efetuados através de cheques nominativos, assinado por pessoa autorizada, sendo proibida a emissão de cheques ao portador. Os pagamentos devem ser feitos, preferencialmente pelo sistema automático oferecido pelas instituições financeiras (TED, DOC etc.)
i) Todos os cheques devem ser assinados por duas pessoas, acompanhados dos respectivos documentos.
Sendo o caixa, o setor mais sensível a desvios e desfalques, a empresa deve implantar um sistema eficiente de controle, visando monitorar todas as transações da tesouraria (SEGUNDO FILHO, 2005, p. 7).
Ainda segundo o autor, as principais maneiras de desviar recursos de caixa são:
a) Registrar venda a menor e embolsar a diferença
b) Deixar de registrar a venda e ficar com o valor recebido
c) Receber cheques ao portador, sacá-los e usar o valor por determinado tempo
d) Alterar os totais dos registros de caixa
e) Baixar uma duplicata do cliente e desviar a quantia correspondente f) Atrasar o registro de um recebimento e usar temporariamente o dinheiro. g) Falsificar comprovantes
h) Utilizar duas vezes o mesmo documento para comprovar um pagamento i) Aumentar o valor do cheque depois de assinado
j) Emitir comprovante de despesas de “taxi” para desviar dinheiro
CONCLUSÃO
O fluxo de caixa é o instrumento que permite total controle da gestão financeira da empresa, no tocante especificamente, das movimentações de dinheiro, podendo se dizer ainda que é indispensável para a sobrevivência dentro do mercado
competitivo em que está inserida.
Desta forma, pode-se afirmar que o conhecimento de sua importância e a utilização das suas ferramentas, quando alimentadas corretamente torna se o mecanismo mais detalhado para a tomada de decisão. Mesmo não sendo contemplado na lei das sociedades anônimas, o fluxo de caixa é um relatório de informações precisas. Além de proporcionar a possibilidade de planejar com precisão a vida financeira da empresa, controlando as entradas e saídas do caixa, através do Fluxo de caixa projetado, alterando os prazos de pagamentos e recebimentos, quando necessário, após detalhada análise.
Da mesma forma, o fluxo de caixa real registra o que de fato aconteceu na empresa. Ambos precisam trabalhar em conjunto para que se possa ter o controle do que se foi planejado e do que na realidade ocorreu. O fluxo de caixa é de suma importância para qualquer tipo de empresa, e sua utilização correta é de grande valia no dia a dia da mesma.
O gestor que, utilizando-se da ferramenta, ao perceber, que o saldo de caixa de determinado período, alguns dias, por exemplo, apresentar-se negativo, isto é, insuficiente para fazer face aos compromissos do período, pode analisar e decidir por várias alternativas, como: contratação de um empréstimo bancário (se o prazo for mais longo); desconto de duplicatas a receber; prorrogação de vencimento de alguns compromissos, principalmente as obrigações não onerosas; retardamento da realização de alguma atividade dispendiosa; adiar investimentos etc.
Através do fluxo de caixa planejado (ou projetado), ao perceber a insuficiência de caixa, num período curto, o gestor pode analisar a possibilidade de postergar o vencimento de compromisso com fornecedores, contatando antecipadamente com o envolvido, prevenindo-o e permitindo que também ele faça ajustes no seu fluxo de caixa planejado. Evidentemente, esta prática não pode se transformar em rotina, o que abalaria a credibilidade da empresa.
Some-se a isso, as providências correlatas que a empresa desenvolve, auxiliando nas precauções contra fraudes, desvios, faltas ou sobras de caixa. Este trabalho, evidentemente, não esgota o assunto podendo ser ampliado por novos pesquisadores.
REFERÊNCIAS:
HOJI, M. Administração financeira: uma abordagem prática. 5. ed. São Paulo: Atlas, 2004
SEGUNDO FILHO, J. Controles financeiros e fluxo de caixa. Rio de Janeiro: Qualitymark, 2005.
TÓFOLI, I. Administração Financeira Empresarial: uma tratativa prática. Campinas: ArteBrasil/Unisalesiano, 2008.
