Declaração de escopo. Controle de mudanças Data Responsável Mudança 31/08 Todos Formulação do TAP 21/09 Todos Formulação do escopo

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Declaração de escopo

Título do projeto: Evento online para o dia das mulheres (Mulheres em Foco)

Patrocinador: Escola de Engenharia de São Carlos e empresas interessadas em associar sua marca ao evento

Gerente de projeto: Beatriz Yamamoto Teodoro Cliente: SIEEL e WIE

Data do evento: 8 de março de 2021

Duração do projeto: 11/09/2020 a 29/03/2021 (6 meses)

Controle de mudanças

Data Responsável Mudança

31/08 Todos Formulação do TAP

21/09 Todos Formulação do escopo

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1 Objetivo do projeto ou justificativa

Organizar um evento online para homenagear o dia das mulheres, oferecendo palestras, minicursos e workshops com o intuito de discutir sobre a presença de mulheres nos cursos de engenharia e no mercado de trabalho, promovendo o debate sobre inclusão e igualdade de gênero.

2 Descrição do produto

O Mulheres em Foco é um evento anual com duração de um dia e conta com atividades variadas como palestras, minicursos, rodas de conversa e atividades integrativas com o intuito de promover a valorização das mulheres tanto na área acadêmica como no mercado de trabalho.

O intuito da realização deste projeto é informar, ensinar, conscientizar e integrar o público do evento, que ocorrerá online em uma plataforma de streaming.

Ao final do Mulheres em Foco, almeja-se alcançar o maior número de pessoas possíveis, de forma que depois do evento, estejam mais capacitados pessoalmente e profissionalmente.

3 Partes interessadas

Clientes: Women in Engineering e Semana da Integração da Engenharia Elétrica, responsáveis pela ideia do projeto. Este grupo tem o objetivo de manter a qualidade das edições anteriores também nesta, com a finalidade de manter e expandir a adesão além de divulgar a boa imagem para possíveis patrocinadores e colaboradores das próximas edições. A comunicação com esta parte é feita em diversos momentos, através de reuniões com atas, gates, e-mails e mensagens de texto.

Professores: Responsáveis pela vistoria dos processos burocráticos envolvendo a universidade e por corroborar com o bom andamento dos projetos executados por seus alunos e orientandos. O contato será feito principalmente através de e-mails.

Palestrantes: Interessados em transmitir conhecimento ou experiência pessoal, sendo pagos por isso ou patrocinar sua empresa ou produto, nesse caso podendo ser patrocinador. A comunicação pode ser feita por e-mail.

Sociedade: É alvo indireto do evento, em que, em maior instância, buscamos sua conscientização. Terão contato com o evento a partir de postagens em redes sociais, cartazes, e-mails e pelas palestras fornecidas.

Plataforma de vendas: Responsáveis por fornecer o serviço de captação financeira e gerenciamento dos dados das inscrições. Esta parte almeja, através de contrato formal, o recebimento monetário e que não ocorram erros que degradem sua imagem. A comunicação é feita através de e-mails ou através da própria plataforma contratada.

Patrocinadores: Empresas e órgãos que apoiam a equidade de gênero, responsáveis pelo fornecimento de alguns recursos, como palestrantes, material de apresentação e apoio financeiro. Objetivam, também através de contrato formal, a promoção de suas marcas e serviços e esperam da organização que o evento possua audiência, profissionalismo e boa imagem associada, para que haja retorno dos recursos investidos. A comunicação com a organização é feita através de e-mails, contratos, ligações e eventuais reuniões.

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Público alvo: Alunos e funcionários da EESC e UFSCar (cerca de 300 pessoas), interessados em comparecer às palestras e colaborar com a valorização da imagem feminina em diversos aspectos sociais, acadêmicos e tecnológicos, assim como a conscientização das dificuldades que as mulheres enfrentam. Este grupo tem por expectativa presenciar e interagir com um evento impactante, legítimo e de nível profissional. Terão contato com o evento a partir de postagens em redes sociais, cartazes, e-mails e das palestras fornecidas.

Universidade: Como as contratantes organizam eventos que atuam como atividade extracurricular da universidade, esta tem interesse na qualidade das informações apresentadas, além de que o evento leva o nome da universidade, então este deve corroborar com a imagem pública da instituição. Dessa forma, esta parte também é interessada na qualidade do evento para a manutenção de sua imagem. O contato é feito indiretamente através do contato com alunos, professores e funcionários, mas também através de notificações formais por parte dos professores e organizadores.

4 Tempo do projeto

O projeto está previsto para ser realizado em 6 meses, sendo que tudo deve estar devidamente organizado até a data do evento (08/03/2021).

Data limite

Tarefa Responsável

25/09 Reunião de sugestões de atividades, palestrantes e empresas interessadas

Gerente Geral

23/10 Criar plano de marketing e identidade visual do evento

Gerente de Marketing

11/12 Fechar parceria com patrocinadores e palestrantes

Gerente de Relações Públicas

08/02 Início das vendas dos ingressos Gerente de Finanças 01/02 Início da divulgação online Gerente de Marketing

08/03 Realização do evento Gerente Geral

26/03 Enviar certificado do evento Gerente de Relações Públicas

29/03 Reunião de fechamento do evento Gerente Geral

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4.1 Custo do produto

● Custos do projeto:

○ Mão de obra da equipe (R$ 2160,00) - Gerente;

○ Plataforma de _{streaming (US$ 30,00) - Gerente de Tecnologia;}

○ Impulsionamento nas redes sociais (R$ 100,00) - Gerente de Marketing; ○ Custo com a administradora dos contratos de patrocínio (10% do valor do

contrato) - Gerente de Relações Públicas; ● Sucesso orçamentário:

○ Fechar o patrocínio do evento com pelo menos 4 empresas sendo uma delas patrocinadora master;

○ Arrecadar ao menos R$4000,00; ● Responsável pela aprovação orçamentária:

○ Gerente de Finanças.

5 Riscos iniciais (de alto nível)

● Não ter adesão;

● Não achar palestrantes interessados ou atrações; ● Não captar recursos financeiros;

● Enfrentar a concorrência de outros projetos de mesma natureza na mesma semana; ● Problemas técnicos com as plataformas ou conectividade dos participantes.

6 Entregas (deliverables) do projeto

I. Concepção das atividades conjunto ao cliente II. Gerenciar Relações Públicas

III. Planejamento de Marketing IV. Gestão Financeira

V. Manutenção do evento VI. Análise Pós evento

7 Equipe do projeto

Time de Marketing:

Saber utilizar ferramentas de design para criar identidade visual. Entender a dinâmica das redes sociais para fazer a divulgação do evento, além de pensar a estratégia de divulgação e criar suas publicações.

● Responsabilidades do Time de Marketing: ○ Cronograma de divulgação; ○ Documento de identidade visual; ○ Postagens nas redes sociais;

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○ Realizar o contato com o público alvo e responder eventuais dúvidas sobre o evento.

Time de Relações públicas:

Contactar empresas e pessoas relevantes, a fim de conseguir patrocínios, parcerias ou palestras. Negociar valores e horários, garantindo a presença dessas no evento. O Time de Relações Públicas precisa de expertise em gestão de pessoas e conflitos e boa comunicação com diferentes setores da sociedade.

● Responsabilidades do Time de Relações públicas:

○ Fazer uma proposta comercial de divulgação das empresas patrocinadoras do evento, explicitando valores e benefícios;

○ Localizar e contactar pessoas que possam contribuir com o evento realizando palestras, minicursos e rodas de conversa;

○ Sincronizar as empresas e pessoas que farão parte do evento fazendo com que o evento ofereça a maior quantidade de conteúdo com diversidade e qualidade.

Time de Finanças

Planejar a parte financeira do evento de forma que ele não dê prejuízo. Estipular valores para ingressos, patrocínios e cotar todos os gastos. Registrar todas as transações

financeiras. O Time Financeiro precisa ser metódico e organizado. ● Responsabilidades do Time Financeiro:

○ Planilha de gastos e metas; ○ Realização de pagamentos;

○ Entrega do balanço financeiro ao final do evento. Time de Tecnologia

O Time de Tecnologia precisa ter expertise em ferramentas online, conhecer previamente as plataformas que serão utilizadas e antecipar problemas e dúvidas. Deve ser o apoio técnico aos outros times, assistindo-os.

● Responsabilidades do Time de Tecnologia:

○ Auxiliar os palestrantes com relação a plataforma de _streaming;

○ Ajudar o Time de Marketing a responder dúvidas pertinentes vindo dos alunos;

○ Atuar como moderadores no chat da plataforma de _streaming; ○ Gerar certificados de participação.

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Sumário de milestones

Sumário de Milestones Data de entrega

Aprovação do projeto 24/09/2020

Palestras e Atividades Definidas 11/12/2020

Aprovação da Identidade Visual 23/10/2020

Alcançar o break even do evento 28/02/2021

Realização do evento 08/03/2021

Finalização do projeto 29/03/2021

8 Exclusões do projeto

Não são responsabilidades da contratada:

● Palestras, minicursos, rodas de conversa, cerimônias de abertura e fechamento. Toda a questão de conteúdo não é de nossa responsabilidade;

● Oferecer a plataforma de _{streaming e seus recursos (será usado uma já existente);} ● Lugar físico onde serão realizados os _{streamings, assim como a organização do lugar}

como limpeza, aparência e aparatos tecnológicos para serem feitos como câmeras, microfones e fones ou computadores e smartphones ou tablets.

9 Premissas do projeto

Por tratar-se de um evento virtual, é fundamental que se possa contar com:

● Diferencial que atraia e mantenha a atenção do público alvo, bem como seu engajamento nas discussões;

● Plataforma de _{streaming estável e segura independente do dispositivo;} ● Manter os ambientes do chat e dos comentários livres de conteúdos

preconceituosos e/ou obscenos;

● Coerência entre o discurso do evento e seus patrocinadores;

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10 Aprovações:

Assinatura do gerente de projeto Assinatura do patrocinador ou autor

Beatriz Teodoro Yamamoto

Nome do gerente de projeto Nome do patrocinador ou autor

24/09/2020

Data Data