MATERIAL DE APOIO PARA A DISCIPLINA DE ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS (VERSÃO 1)
Introdução
Cerimonial e protocolo: área trabalhada em campos como o turismo, hotelaria, eventos e relações públicas.
De acordo com Lukower (2003, p.9) temos que protocolo é um “conjunto de normas jurídicas, regras de comportamento, costumes e ritos de uma sociedade em um dado momento histórico, geralmente utilizadas em três níveis de governo (federal, estadual e municipal)”.
Ao falarmos de cerimonial, Lukower (2003, p. 9) nos apresenta a seguinte definição: “é a aplicação prática do protocolo, ou seja, as suas regras”. A autora cita como exemplo os protocolos e cerimoniais oficiais como a troca oficial da guarda do Palácio de Buckingham, na Inglaterra. Outro caso é a cerimônia de abertura de um evento realizado dentro de uma organização pública, como por exemplo, uma semana de turismo realizada pelos alunos do CEFET-RJ na Uned Nova Friburgo.
Além do conteúdo visto no parágrafo acima, Lukower (2003) nos fala sobre a existência do cerimonial não oficial. Alguns exemplos deste caso são: a filas de cumprimentos em solenidades como casamentos ou formaturas, e também o corte da faixa inaugural em um determinado estabelecimento, entre outros.
Aula dia 10/03/2009
- Funções do cerimonial
• Função ritual: além de gestos e preceitos, horários, privilégios e símbolos de poder, inclui o disciplinamento das precedências.
• Função semiótica: trata da linguagem formal a ser utilizada, as formas de tratamento e de cortesia, de redação e expressão oficial e diplomática.
• Função legislativa: codifica as regras e os preceitos em nos normas referentes ao protocolo e ao cerimonial.
• Função gratuita: trata da atividade lúdica e dos prazeres que podem descaracterizar a etiqueta.
• Função pedagógica: enfoca os aspectos relacionados à civilização e à cultura de certo lugar e/ou grupo, em um dado tempo.
- Cerimonial: espinha dorsal de um evento
- Cerimonial e protocolo: meios para determinar os procedimentos e evitar embaraços.
Tipologia de cerimonial
- Cerimonial oficial: usado em cerimônias oficiais de governo, militares ou de organizações públicas oficiais (univ. públicas), ou em eventos onde alguma autoridade destes organismos se faça presente e componha os rituais de abertura, encerramento ou algum outro trabalha de importância ao longo do evento.
- Cerimonial não oficial: aplicado em eventos não oficiais e que também não contem com a presença de autoridades governamentais ou militares oficiais.
- O cerimonial formal é a organização do ritual baseada principalmente me leis, que podem ser de um país, clube ou empresa.
- O cerimonial informal não tem legislação específica, escrita, mas se baseia em uma seqüência de rituais implícitos em um evento informal.
Obs: não confundir cerimonial formal com oficial, ou informal com não oficial.
Ex: um empresa pode ter normas para organizar o cerimonial em seus eventos (cerimonial formal), mas nem por isso podemos considerar tais normas como
cerimonial oficial (este último caso é usada praticamente só entidades governamentais e militares oficiais). Este caso é um exemplo de cerimonial não oficial, mas formal. - Cerimonial público: aquele que se aplica a entidades públicas e oficiais
• Cerimonial da Presidência da República
• Cerimonial civil (univ. públicas, por exemplo) e militar • Cerimonial dos estados e municípios
- Cerimonial privado: diz respeito ao serviço de relações públicas (RP) em empresas particulares, órgãos da iniciativa privada, institucionais e sociais. Com base nas leis do cerimonial público, criaram-se formas específicas de cerimonial como:
• Cerimonial religioso • Cerimonial de empresas
• Cerimonial universitário (organizações privadas)
- No Brasil, o Decreto 70.274, de 9 de março de 1972 é quem estabelece as normas do cerimonial público e a ordem geral de precedências (LUKOWER, 2003, pp. 107-123).
- De acordo com Meirelles (2001, p. 30), ao citar o exemplo das normas que caracterizam as responsabilidades do responsável pelo cerimonial do estado de São Paulo, podemos citar alguns exemplos de atribuições:
1. Conhecer ou contribuir para a implantação de uma política de relações públicas que atuará no relacionamento da organização com seus diversos públicos. 2. Encarregar-se de toda a correspondência da presidência da organização que
envolva sua política de relacionamento – relações públicas.
3. Coordenar e organizar as solenidades oficiais, que envolvam a presidência e diretoria da organização, assim como o cerimonial de visitas de altas personalidades civis e militares, nacionais e estrangeiras, providenciando inclusive, os meios de transporte e hospedagem, se necessário for.
4. Elaborar o roteiro e o script das cerimônias. 5. Resolver os casos omissos.
PROTOCOLO
- Durante a organização do evento, o chefe de cerimonial (ou cerimonialista, segundo Bettega (2006)) prepara e submete o protocolo à apreciação do anfitrião, com o objetivo de realizar possíveis ajustes que venham a ser necessários.
- Caso o evento conte com a presença de autoridades do três poderes, é necessário recorrer à ordem geral de precedência, normatizada pelo Decreto 70.274 de março de 1972.
- De um modo geral e de forma resumida, em eventos acadêmicos de médio e grande porte, temos a seguinte protocolo a ser seguido:
• Saudação com a declaração de abertura
• Composição da mesa de honra ou saudação às autoridades que compõem a mesa de honra (ou lugares de honra na platéia)
• Execução do Hino Nacional
• Discurso de acolhimento do anfitrião
• Pronunciamentos: na ordem ascendente, de menor para maior hierarquia • Entoação do hino estadual ou do município (BETTEGA, 2006, p. 16 – vale dizer
que existem casos onde os hinos citados nestes itens são tocados logo após o hino nacional, seguindo a ordem da maior para a menor hierarquia na esfera política nacional).
• Despedida, serviço de coquetel e, se for o caso, apresentações artísticas.
SÍMBOLOS NACIONAIS - Uso da bandeira e hino nacional
- Temos como símbolos nacionais o Hino Nacional, a Bandeira, as Armas, o Selo Nacional, e as cores (LUKOWER, 2003, p. 21).
- Por questão de prioridade, não entraremos em detalhes sobre as armas, o selo nacional e as cores. Mais informações sobre estes símbolos podem ser pesquisadas pelos próprios alunos. Sugere-se Meirelles (2001) como uma boa fonte.
A bandeira
- Ocupa em todo território nacional, lugar de honra, sendo colocada no centro ou à direita deste quando alinhada com outras bandeiras, e à direita das tribunas, mesas de reunião ou de trabalho. O lugar que lhe é destinado deve ser destacado e de fácil acesso.
- O uso de bandeira ou galhardete (flâmula) em automóvel é privativo do Presidente da República, dos governadores e de embaixadores em visita oficial.
- A bandeira nacional, sempre que estiver em composição com as bandeiras dos estados brasileiros, será colocada ao centro, seguindo a ordem de constituição histórica.
- Com bandeiras de outras nações, a bandeira do país em que estão hasteadas, ocupa sempre o lugar central, ou seja, de anfitriã, e a disposição das demais, por ordem alfabética, é feita à direita e esquerda sucessivamente. A ordem alfabética é feita de acordo com o idioma do país onde estão hasteadas e, quando se tratar de organismos internacionais, pelo idioma oficial do mesmo.
- Em uma solenidade com a presença de várias nações, faltando a bandeira de um dos países presentes, todas as bandeiras devem ser retiradas, menos a bandeira nacional do país anfitrião.
- Nenhuma bandeira de outra nação poderá ser usada sem que a nacional esteja no seu lado direito e seja de igual tamanho, salvo nas sedes de embaixadas e dos consulados.
- Em uma situação que, além das bandeiras estrangeiras, participe a estadual, esta ficará em última prioridade. Se também estiver presente a bandeira do município, esta passará a ter a menor prioridade. E se também for observada a bandeira da entidade promotora (uma universidade, por exemplo), esta será colocada em último lugar (ver desenhos em BETTEGA, 2006, p. 18).
- Quando uma conferência é realizada fora da sede de uma organização internacional, quem preside, usualmente, é o país anfitrião.
- Para maiores informações, ver Bettega (2006, pp. 16-22).
- A lei n. 5.700, de 1º de setembro de 1971, é quem regula a forma de apresentação destes símbolos nacionais.
O hino nacional
- Durante sua execução, todos devem tomar atitude de respeito, em pé, em silêncio: os civis do sexo masculino, com a cabeça descoberta e os militares em continência.
- A lei não diz que se deve ou não aplaudir o hino nacional, por isso é opcional. - No momento da entoação do hino, os componentes da mesa principal devem ficar voltados para o público. Devemos considerar que as pessoas são mais importantes que os símbolos.
- A execução do hino nacional terá início depois que as autoridades houverem ocupado os lugares a elas destinados.
- Nas cerimônias ao ar livre, os hinos serão executados por banda de música e de forma condigna; nos recintos fechados, por instrumentos que não deformem as suas características, ou reproduzidos de gravações. Sempre que possível, os hinos serão acompanhados por coro ou cantados pelas pessoas presentes.
- Nas cerimônias em que se tenha que executar algum hino nacional estrangeiro, este precederá, em virtude de cortesia, ao hino nacional brasileiro.
- O hino nacional, quando só instrumentado, não é repetido; somente será repetido quando for cantado, para que os versos da segunda parte também possam ser cantados.
Ordem de precedência
- Para que o organizador de eventos tenha uma dimensão exata da importância de cada convidado, caso não seja um cerimônia oficial, é preciso que ele seja bem informado. Caso tenha dúvida, pesquisa entre os colegas ou dentro do próprio círculo social dos convidados, mesmo porque, na maior parte das vezes, não conhecemos todos os participantes e qual a representatividade de cada um especificamente naquele evento.
- Nós não teremos todas as ordens de precedência decoradas, porém, é interessante termos o conhecimento da seqüência da formação dos estados da federação, pois eles são priorizados exatamente desta maneira.
- Ao observarmos as regras e normas de precedência, podemos notar uma certa lógica que deve sempre prevalecer em qualquer tomada de decisão, principalmente de ordem diplomática.
Autoridades em eventos não oficiais
- Quando do comparecimento de autoridades, principalmente ligadas ao governo, devemos primeiramente saber qual a importância que cada uma delas tem na escala hierárquica. Depois de verificado, consultamos a pessoa ou instituição que promove o evento, se irá fazer alguma alusão quanto ao comparecimento desta ou daquela autoridade.
- Mesmo quando não é feita alusão, a obrigação de quem recebe uma autoridade, mesmo que extra-oficialmente, é de acomodá-la em lugar de destaque, não sendo necessário um lugar de honra. É uma excelente providência, também, escolher alguns convidados para que possam ter interesses em comum e promover as apresentações. - Contado com a presença de alguém ligado ao governo, seja de qualquer lugar ou qualquer nível, faz necessário o contato com a chefia de cerimonial responsável pelos serviços a essa autoridade, a fim de colocar à disposição do mesmo o programa do evento e qual a participação específica de tal autoridade no transcorrer do evento (se fará algum discurso, com quem irá sentar-se, etc.).
- No caso de eventos não oficiais com a presença de autoridades em estabelecimentos ou sedes que não possuam vínculo com qualquer nível de governo, deverá prevalecer a precedência federal do Decreto 70.274.
Referências bibliográficas
BETTEGA, M. L. Eventos e cerimonial: simplificando ações. 4ª ed., Caxias do Sul: EDUCS, 2006.
LUKOWER, A. Cerimonial e protocolo. São Paulo: Contexto, 2003.
MATIAS, M. Organização de eventos: procedimentos e técnicas. 3ª ed. Barueri, SP: Manole, 2004.
MEIRELLES, G. L. Protocolo e cerimonial: normas, ritos e pompa. São Paulo: Ômega, 2001.
