ESCRITÓRIO DO INSPETOR-GERAL RELATÓRIO DE ATIVIDADES 2004
I. Relatórios de auditoria
No ano terminado em 31 de dezembro de 2004, foram concluídas oito auditorias e duas inspeções, e foram formuladas 61 recomendações para a correção de deficiências identificadas de controle interno. Duas recomendações relacionam-se com a necessidade de atualizar registros de ativos fixos para fins de controle de inventário, 57 recomendações foram formuladas tendo em vista o cumprimento de diretrizes da Secretaria-Geral da OEA (SG/OEA), bem como melhoramentos da eficiência operacional e dos controles, e duas recomendações relacionam-se com a segurança de computadores. Todos os relatórios e recomendações apresentados ao Secretário-Geral foram aprovados. O Escritório do Inspetor-Geral (EIG) continua a monitorar os esforços da Secretaria-Geral em resposta aos resultados das auditorias e na implementação das recomendações. A Inspetora-Geral constata que todos os esforços possíveis estão sendo empreendidos pela Secretaria-Geral no sentido do cumprimento das recomendações formuladas pelo EIG na medida dos limitados recursos disponíveis.
A Auditoria SG/OIG/AUDIT-01/04 foi empreendida para examinar aspectos do controle da segurança da infra-estrutura de apoio aos aplicativos e para determinar se existe proteção adequada para garantir a integridade de todos os dados da Organização. As áreas de infra-estrutura abrangem: controles da atividade da Web – Internet e servidor, controles de firewall, controles do sistema operacional, controles dos componentes da rede Web, controles de navegador, proteção contra vírus, plano de continuidade dos negócios, backups de arquivos de dados chave, contratos de manutenção para hardware (servidores, impressoras, etc.) e conexões do Oracle com os Escritórios Nacionais. A auditoria observou que o sistema Enterprise Resourse Planning (ERP) operado pela SG/OEA é complexo e requer diligência no estabelecimento de segurança eficaz e técnicas de controle. A auditoria também observou que houve progresso significativo desde a auditoria de 2002 e que, em geral, os funcionários têm sido mais eficientes em seu trabalho como resultado do aprimoramento do seu conhecimento do sistema e de suas responsabilidades profissionais. Todavia, existe a necessidade de: (1) políticas e procedimentos de segurança para conexões sem fio a fim de prevenir exposições existentes e responder ao atual ambiente de ameaças; e (2) consolidação das funções de segurança em um único grupo que se reporte ao Gerente de Segurança dos Dados. A auditoria também observou que políticas e procedimentos escritos foram prontamente emitidos para mitigar as exposições depois que um acesso não-autorizado à rede interna da OEA via conexão sem fio for identificado.
A Auditoria SG/OIG/AUDIT-02/04 foi empreendida para examinar as características de segurança e controle do aplicativo Oracle, a fim de determinar se existem salvaguardas adequadas para assegurar a integridade geral dos dados da Secretaria-Geral da Organização dos Estados Americanos. O EIG observou que o sistema OASES está funcionando de uma maneira mais eficiente devido à diligência e ao empenho de todos os funcionários e que diversas áreas alcançaram notável progresso desde a auditoria anterior.
Os riscos mais importantes encontrados relacionam-se com a atribuição dos direitos de superusuário e com a falta de uma segregação efetiva das obrigações de alguns indivíduos. Outras constatações incluem a necessidade de: (1) chegar-se a um método quantificável de assegurar que os recursos estejam sendo usados prudentemente na produção de relatórios financeiros e de incentivar os usuários a construírem seus próprios relatórios usando as ferramentas disponíveis; (2) implementar diretrizes para a definição de mudanças de configuração de código de conta versus mudanças de definição; e (3) formalizar uma metodologia de classificação de dados na proteção dos dados da SG/OEA, particularmente em distribuições de relatórios e transferências de arquivos.
O principal objetivo da Auditoria SG/OIG/ 03/04 foi avaliar os controles internos das despesas de viagem pagas na Sede e examinar os custos de viagens, inclusive as despesas com viagens ao país de origem e repatriação incorridas em 2003. O EIG observou que a SG/OEA vem tendo êxito na contínua redução dos custos gerais de viagem pagos pelo Fundo Ordinário, em conformidade como o mandato recebido dos Estados membros. Todavia, existe a necessidade de reduzir os custos de viagens pagos por Fundos Específicos e de cumprimento das diretrizes sobre viagens da SG/OEA. As recomendações do EIG incluem a implementação de medidas para reduzir as multas por alteração de itinerários de viagens, bem como a necessidade: (1) da aprovação de requisições antes da viagem; (2) da apresentação dentro do prazo dos relatórios de despesas de viagem; (3) de deduções do salário pela não apresentação no prazo dos relatórios de despesas de viagem; (4) da automatização do processo de exame dos relatórios de viagem para fins de eficiência operacional; (5) de procedimentos escritos e documentação de apoio para viagens oficiais realizadas por contratados por tarefa (CPRs); e (6) do requisito de apresentação do relatório de despesas de viagem da parte de CPRs.
A Auditoria SG/OIG/ -04/04 foi realizada a pedido do Chefe da Missão Especial da OEA para Fortalecer a Democracia no Haiti, com vistas a identificar os controles em vigor nas atividades operacionais, inclusive recebimentos e desembolsos em dinheiro na Missão Especial da OEA, e verificar se a missão estava se desempenhando de suas responsabilidades administrativas em conformidade com as diretrizes da Secretaria-Geral. A auditoria abrangeu o período de 16 de janeiro de 2002 a 31 de maio de 2004. De modo geral, o EIG verificou, com razoável segurança, que existem fortes controles internos na Missão Especial da OEA para a salvaguarda dos ativos, o registro apropriado de transações e valores, o uso eficiente dos recursos e a conformidade com normas e diretrizes estabelecidas. Além das questões relacionadas com o reembolso de pagamentos a mais de diárias, as principais constatações da auditoria foram a necessidade da observância das diretrizes da SG/OEA relativas a avaliações de desempenho, à conta bancária local, aos registros das ligações telefônicas oficiais de longa distância, aos registros de veículo oficial e aos relatórios trimestrais sobre o controle de liberações para bens importados isentos de impostos.
A Auditoria SG/OIG/ 05/04 foi realizada a pedido da Missão Permanente dos Estados Unidos para examinar o valor total de Fundos Específicos com que esse Governo contribuiu para a Agência Interamericana de Cooperação e Desenvolvimento (AICD). O Escritório de Serviços Orçamentários e Financeiros continua a processar os registros financeiros e a administrar os fundos da AICD nos termos do acordo de 2003 com a ex-Subsecretaria de Administração. De maneira geral, a AICD cumpre as diretrizes da SG/OEA relativas à gestão de seus Fundos Específicos. Todavia, a auditoria observou que, no período da auditoria, a AICD nem sempre cumpriu as diretrizes da SG/OEA em casos de desembolsos, pedidos de compra e contratos por tarefa. Foram fornecidas recomendações para: (1) melhorar o processo de emissão do relatório financeiro; (2) obter a aprovação do doador antes de transferir fundos entre projetos; (3) cumprir as condições do doador quanto aos custos administrativos e distribuições de juros; e (4) rever os termos do acordo de 2003 para determinar sua relação custo-benefício.
A Auditoria SG/OIG/ 06/04 foi executada para examinar e avaliar os controles internos do Escritório da Secretaria-Geral na Costa Rica no período de janeiro de 2003 a setembro de 2004. A auditoria determinou que controles internos são, de maneira geral, satisfatórios. Todavia, além da necessidade de ação de cobrança com relação a pagamentos atrasados de empréstimos à conta do Fundo Leo Rowe, havia a necessidade de cumprimento das diretrizes da SG/OEA no tocante ao registro de assinaturas autorizadas na conta bancária, a cheques anulados, à autorização e uso dos recursos do pequeno caixa e à atualização do relatório de inventário de ativos fixos. Três
projetos executado em SG/OEA da Costa Rica foram escolhidos para auditoria: (1) Formulação de um Programa de Ação Estratégica para a Gestão Integrada de Recursos Hídricos e Desenvolvimento Sustentável da Bacia do Rio San Juan e Sua Zona Costeira; (2) Programa de Assistência aos Pequenos Hotéis na América Central; e (3) a Segunda Fase do Protocolo Técnico para o Estabelecimento do Programa Observatório para Democracia na América Central. O exame que o EIG fez desses projetos indicou que o progresso e relatórios finais foram apresentados e que os objetivos estabelecidos nos respectivos acordos foram alcançados.
A Auditoria SG/OIG/ 07/04 foi empreendida para fazer o acompanhamento da auditoria interna de 2002 do Programa para Reconstrução Conjunta de Casas em Comunidades do Centro e do Norte da Nicarágua. O exame que o EIG fez dos relatórios de andamento da execução do Projeto apresentados pelo Escritório indicou que o programa foi muito bem-sucedido. A auditoria observou que, desde a auditoria de 2000, houve melhorias significativas nos controles internos, particularmente no desembolso de fundos do projeto. As áreas em que ocorreram importantes melhorias foram:
• Supervisão e gestão eficazes do projeto por parte da Sede e do Escritório da SG/OEA na Nicarágua.
• Controles internos eficazes para o recebimento e desembolso de fundos do projeto, inclusive o método de pagamento de despesas, aquisição e registro de inventário do projeto.
• Cumprimento dos termos do acordo do projeto.
A constatação mais importante foi a necessidade de assegurar que: (1) as emendas ao acordos do projeto fossem colocadas por escrito e assinadas por ambos as partes; e (2) contratos de contratados por resultado só fossem feitos quando houvesse fundos disponíveis.
A Auditoria SG/OIG/ 08/04 foi realizada para o exame do projeto de Assistência à Remoção de Minas na Nicarágua (PADCA). A auditoria observou que o projeto está sendo executado de acordo com os termos dos acordos do projeto e as diretrizes da SG/OEA. As constatações importantes da auditoria foram a necessidade de padronizar o método de identificação em apoio ao pagamento dos sapadores e de apresentação dentro do prazo das informações para atualização dos relatórios de inventário do ativo fixo na Sede.
A Inspeção SG/01/04 do Projeto PADCA na Guatemala foi feita a pedido do Coordenador Geral de Programas da ex-Unidade para a Promoção da Democracia para esclarecer alegações de irregularidades levantadas contra o Coordenador Nacional de Projetos. A inspeção observou diversas irregularidades na execução desse projeto, inclusive violações das Normas da SG/OEA e das Regras Orçamentárias e Financeiras no tocante a relações com a família, contas bancárias autorizadas, autorização e uso dos recursos de um pequeno caixa, eficácia da supervisão e gestão do pessoal do projeto pela equipe da Sede e atualização dos relatórios de inventários dos ativos fixos. Foram fornecidas recomendações para o fortalecimento dos controles internos na execução do projeto e para a terminação de dois contratos. Além disso, o contrato do Coordenador Local do Projeto não foi renovado depois de 31 de dezembro de 2004.
A Inspeção Nº 02/04 tratou da diferença no padrão de conflitos de interesses nos níveis de classificação para emprego de parentes, identificados no Memorando Administrativo 82 para Contratos de Serviços Temporários para Conferências e para contratados por tarefa nos termos das Normas de Contrato por Tarefa da Ordem Executiva 01-4. O EIG recomendou que se fizesse
uma alteração para resolver essa inconsistência quando o Memorando Administrativo 82 fosse emendado.
II. Pessoal
Três cargos de auditor são alocados ao Escritório do Inspetor-Geral no orçamento-programa do Fundo Ordinário. A Inspetora-Geral continua a utilizar contratos por tarefa para serviços de auditoria, a fim de complementar os recursos humanos proporcionados pelo Fundo Ordinário para esses serviços. Em 2004, o Secretário-Geral aprovou o pedido da Inspetora-Geral para mudar o cargo de Secretário Principal, G6, para o de Auditor Júnior, também G6. O Auditor Júnior proporcionará assistência em atividades de auditoria e acompanhará as recomendações pendentes para fornecer os relatórios pertinentes ao Inspetor-Geral para a reunião anual da Junta de Auditores Externos. Em 2004, além das alocações do Fundo Ordinário, o EIG recebeu montantes no total de US$38.000 como ajuda na execução de atividades de auditoria relacionadas com projetos de Fundos Específicos.
A falta de recursos suficientes continua a afetar adversamente a capacidade do EIG de assegurar a cobertura a áreas de alto risco e de executar a ação oportuna de acompanhamento com relação às recomendações pendentes do EIG. A necessidade de se considerar favoravelmente a solicitação deste Escritório foi abordada pela Inspetora-Geral e pela Junta de Auditores Externos. O projeto de orçamento-programa do Fundo Ordinário para 2006 inclui o pedido de um cargo adicional P3 de auditor para o EIG. Além disso, em 2005 o Secretário-Geral Interino aprovou o pedido da Inspetora-Geral de fundos dos custos operacionais recebidos pela Secretaria-Geral para realizar auditorias de projetos com financiamento de fundos específicos.
III. Outros assuntos
Além das reuniões do Conselho Permanente e da CAAP, o EIG observou as reuniões da SG/OEA, inclusive aquelas relacionadas com o OASES, a reforma dos edifícios da OEA, da Comissão de Adjudicação de Contratos, do COVENT e da Comissão da Junta de Publicações. A Inspetora-Geral continua a reunir-se com gerentes da Secretaria-Geral para discutir a implementação das recomendações de auditoria, bem como outras questões operacionais relacionadas com o ambiente do controle interno.
Linda P. Fealing Inspetora-Geral abril de 2005
