Professor Marcos Marques
Capítulo 3: Planejamento
UFF/EEIMVR-VEP – Escola de Engenharia Industrial Metalúrgica de Volta Redonda – Departamento de Engenharia de Produção
Administração e Organização
Capítulo 3 – Planejamento
3.1 – A importância do planejamento e objetivos
Sem planejamento as decisões ficariam ao capricho do acaso e de escolhas de última hora. Daí a necessidade de planejar para:
a. Contrabalançar as incertezas e as modificações;
b. Concentrar a atenção nos objetivos;
c. Assegurar um funcionamento econômico e facilitar o controle.;
3.1.1 – Conceitos
I. Planejar: é decidir, antecipadamente, o que fazer (projetar, traçar);
II. Planejamento: é um processo de estabelecer objetivos e as linhas de
ações adequadas para alcançá-las;
III. Objetivo e Metas: Resultados totais e parciais que se deseja alcançar
em determinado tempo;
IV. Eficácia: Capacidade de determinar objetivo apropriados (fazer a coisa
certa);
V. Eficiência: Capacidade de minimizar o uso de recursos para alcançar o
objetivo (fazer corretamente as coisas).
3.2 Princípios de Planejamento
I. Da inerência: não é exclusividade de qualquer sistema, sendo parte
integrante da administração, presente em todas os níveis/setores de atividades;
II. Da universalidade: deve abranger todos os aspectos do problema e
deve prever, até onde seja possível, todas as conseqüências;
III. Da unidade: Suas partes devem ser integradas ao conjunto;
IV. Da previsão: Orientado para uma ação futura, devendo-se fixar prazos
de conclusão das atividades aos objetivos estabelecidos, representados por planos de curto, médio e longo prazo.
3.3 – Tipos de Planos 3.3.1 – Plano Estratégico
É aquele elaborado para alcançar objetivos genéricos de uma organização. São projetados pelos administradores de topo e de nível médio para cumprir os
objetivos amplos da organização, abrangendo horizontes de tempo de anos ou até mesmo décadas (médio/longo prazos).
3.3.2 – Plano Operacional
É aquele que descreve os detalhes necessários para se incorporar a estratégia nas operações do dia–a–dia.
São projetados pelos administradores de nível médio e de primeiro nível para cumprir objetivos estratégicos e metas operacionais, abrangendo horizontes de tempo de meses, semestres e anuais (curto prazo).
Temos planos de uso único (situações não recorrentes) e plano permanente (situações recorrente).
Declaração de Missão
Objetivo Estratégico Plano Estratégico
Metas Operacionais Planos Operacionais
Plano de Uso Único Programas
Metas Operacionais
Projetos
Orçamento
Plano (programa) permanente
Políticas
Procedimentos e Métodos Padrão
Regras
3.4 – Fases do Planejamento
3.4.1 – Exame da situação (diagnóstico)
Envolve a análise e síntese dos fatos e um exame detalhado da realidade e das condições atuais.
3.4.2 – Previsões
Significa verificar as “futuras tendências”, uma análise prospectiva das alternativas múltiplas: é uma atividade que requer organização recurso,
sistema
de informações e instrumento peculiares.
3.4.3 – Coleta de Dados
Torna-se necessário reunir a maior quantidade de dados possíveis, com a finalidade de examinar o problema em todos os seus aspectos.
3.4.4 – Definição das alternativas
A integração e o conjunto de fatos como um todo, criando linhas de ação
(alternativas) em direção aos objetivos estabelecidos e analisando segundo os aspectos de :
a. Adequabilidade: satisfação integral do objetivo, dentro do prazo
estabelecido;
b. Exeqüibilidade: Oportunidade de execução com êxito levando em
conta os obstáculos e recursos;
c. Aceitabilidade: redução das alternativas a um número plausível.
3.4.5 – Tomada de Decisão
A opção entre as linhas de ações plausíveis (disponíveis) depende de:
a. Certeza: nos casos em que se conhece todas as circunstâncias, porém
existe um grande número de variáveis em como dispor os recursos;
b. Riscos: nos casos em que é possível um certo número de alternativas,
com probabilidade de ocorrência em cada uma delas;
c. Incerteza: nos casos em que não se dispõe de meios para determinar
3.4.6 – Planificação
É a fase de elaboração do detalhamento do planejamento, quando são confeccionados os esquemas completos de ação em pormenores.
3.4.7 – Gerenciamento
A implantação total ou parcial do plano, em caráter de execução, é provocada através da explicitação de programas ou outros documentos executivos,
mediante gerentes experientes e acionando todos os órgãos envolvidos.
Durante a execução do plano, é indispensável a supervisão/acompanhamento das atividades visando avaliar o desempenho, identificar desvios e resultados indesejáveis, bem como introduzir as modificações aconselháveis.
3.5 – Controle do Planejamento
Visa em definir um cronograma das etapas/atividades e os instrumentos de controle/correções, bem como analisar/avaliar os ajustes necessários para o processo de planejamento subseqüente.
3.6 – Tomadas de Decisões
Processo de identificar um problema específico e selecionar uma linha de ação para resolvê-lo.
3.6.1 – A Identificação do Problema e a Descoberta de Oportunidades
Problema: Situação que ocorre quando o estado atual das coisas é
diferente do estado desejado.
3.6.1.1 - O processo de identificação do problema
Quatro situações geralmente alertam o administrador para possíveis problemas:
1. Quando há um desvio em relação à experiência no passada;
2. Quando há um desvio em relação a um deteminado plano;
3. Quando outras pessoas levam o problema para o administrador;
4. Quando competidores tem um desempenho melhor do que a
3.6.1.2 – Problema x Oportunidade
Segundo David B. Gleider (Consultor de Administração):
“Problema é algo que põe em perigo a capacidade da organização de alcançar suas metas/objetivos.”
“Oportunidade é algo que oferece a chance de se superar essas metas/objetivos.”
Um método útil para resolver problemas e descobrir oportunidades é o método
da Indagação dialética, quando um tomador de decisões determina e nega suas suposições, e em seguida cria contra-soluções baseadas nas suposições
3.6.1.3 – A decisão de decidir
Estado Atual O que se
das coisas deseja
Tipos de Perguntas que se fazem para definir uma situação como problema ou oportunidade:
→ Tamanho desse hiato?→ Como esse hiato afeta a nossa chance de alcançar ou superar os objetivos organizacionais?
→ Se esse hiato é um problema, qual a dificuldade em resolvê-lo? → Qual a rapidez com que precisamos agir para resolvê-lo?
3.6.1.4 – Estabelecendo Prioridades
Nenhum administrador poderá jamais lidar com todos os problemas que surgem
no dia-a-dia. Daí a necessidade de se estabelecer prioridades. Perguntas:
I. É um problema fácil de ser enfrentado?
II. O problema poderia se resolver sozinho?
III. Esta decisão deve ser tomada por mim?
*regra geral: quanto mais perto da origem do problema for tomada a decisão,
melhor.
• Passar o mínimo possível de decisões para o nível superior;
3.6.2 – A natureza da tomada de decisão
Problemas diferentes, requerem tipos diferentes de tomada de decisão:
- Questões rotineiras Decisão programada: soluções ou de menor determinadas por políticos,
importância procedimentos, regras ou hábitos.
- Questões excepcionais Decisão não programadas: criada
ou que se exijam através de um processo não estruturado soluções específicas para resolver problemas eventuais.
3.6.2.1 – Certeza, Risco e Incerteza
(A) Condição para tomada de decisão em que o administrador tem informações precisas, mensuráveis e confiáveis sobre os resultados das várias
alternativas que estão sendo consideradas;
(B) Condição para tomada de decisão em que o administrador conhece a
probabilidade de que uma determinada alternativa deve a um objetivo ou resultado desejado;
(C) Condição para tomada de decisão na qual o administrador enfrenta
situações externas imprevisíveis, ou não tem as informações necessárias para estabelecer a probabilidade de determinados eventos;
(D) Condição para tomada de decisão que ocorre quando as metas não são claras ou quando o meio ambiente muda depressa.
Grande Controle pelos administradores Pequeno
3.6.3 – O Modelo Racional de Tomada de Decisão
As organizações que pesam suas opções e calculam níveis de risco ótimo estão usando este modelo, que consiste em um processo de 4 etapas, propondo
diversas alternativas e selecionando a melhor. 1º Estágio: Examinar a situação
Definir o problema
Diagnosticar causas
Identificar os Objetivos da decisão
2º Estágio: Criar Alternativas
Buscar Alternativas Criativas
Não Avaliar ainda
3º Estágio: Avaliar as Alternativas e selecionar a melhor
Avaliar as Alternativas
Escolher a Melhor Alternativas
4º Estágio: Implementar e monitorar a decisão
Planejar a Ação
