CONTROLE POR
RESULTADOS
CONCEITO
O controle deve ser a reunião de todos os dados obtidos no orçamento e cronograma, dispostos em gráficos e ábacos de fácil visualização pelo executor da obra.
Composto também principalmente de constantes comparativos entre o Plano X Executado demonstrado graficamente e contendo as justificativas e ou comentários a respeito dos desvios dentro do período em questão.
Para embasar em fatos e dados os Relatórios Gerenciais, eles devem sempre basear-se nas E. A. P ’ s (Estrutura Analítica de Projeto), que serão elaboradas antecipadamente na periodicidade definida no Planejamento Estratégico.
Complementam os controles as Reuniões Gerenciais de Produção, onde são
apresentados os avanços periódicos do cronograma e a situação atual dos Itens de Controle. Nessa oportunidade serão feitas as considerações e ajustadas as providencias que se fizerem necessárias à fidelidade do que está contido no cronograma.
É parte integrante do controle a identificação através do cronograma dos caminhos críticos do empreendimento e a mitigação desses itens, implantando itens de controle para essas tarefas.
A aplicação do PDCA se faz necessária em todo início de tarefas com intuito de checar e agir antecipadamente sobre possíveis causas de desvios.
Registramos que com a devida observação das ações de controle citadas, torna-se pouco provável a implantação de Planos de Recuperação, que normalmente afetam o
cumprimento da meta contida no Planejamento Estratégico tanto no prazo final, quanto nos custos previamente estipulados.
APLICAÇÃO DO PDCA. E.A.P. (Estrutura de Acompanhamento de Projeto).
É o confrontamento periódico entre a evolução física, ou realizado X o previsto. Será obtido através dos R.D.O.’s, que apresentarão os avanços % das tarefas nos períodos.
Os resultados apurados serão analisados pelo Gerente do empreendimento, e o consenso entre as partes será lançado como avanço percentual do empreendimento, e
apresentado em reunião de produção interna.
• O objetivo dessa prática é a verificação se fisicamente a obra está acompanhando os prazos previstos em cronograma. Identificar os desvios, e suas justificativas.
• As E. A. P.’s são elaboradas antecipadamente com a utilização do cronograma físico e financeiro, deve ser executada de acordo com a periodicidade escolhida para o acompanhamento da evolução do empreendimento, geralmente mensalmente. • Além de sua utilização para controle do empreendimento, seus resultados serão
IDENTIFICAÇÃO DOS DESVIOS FÍSICOS
• Após analisar o Previsto X Real no período, e se o reagendamento adiar a data de término do empreendimento deve-se identificar tarefas futuras em que o coeficiente de produtividade pode ser alterado com ações que não causem aumento de mão de obra. É um trabalho conjunto entre a Produção e a Gerencia do empreendimento. • Após as considerações, serão revisados o cronograma e o orçamento, e todos os
relatórios serão novamente gerados e redistribuídos aos envolvidos.
• Quando os desvios são favoráveis em relação a previsão do cronograma, mesmo assim, ou principalmente, requer a verificação de suas causas, conforme
comentado no tópico próximo intitulado “Análise Gerencial”.
• No caso de desvios desfavoráveis em relação a previsão do cronograma, geralmente requer ações práticas de logística e atitude de mudança de procedimento, geralmente ligadas a falta de observação dos procedimentos pré-determinados para execução de cada tarefa. Pode ser também em função da logística de transportes de insumos no canteiro, tanto horizontal como vertical.
• Vale ressaltar que a verdadeira função e postura dos executores da obra, Engenheiros, Técnicos ou Mestres de Obra. Já existem estudos que revelam que 25% do tempo
desses profissionais no canteiro de obras, é dedicado à elaboração de controles e levantamentos de ordem técnica e administrativas, que devem já estar executadas no orçamento e planejamento do empreendimento.
DIMENSIONAMENTO DE MDO POR ETAPA E CATEGORIA
• Relatório destinado à produção. Sua consulta a cada tarefa a ser iniciada, vai propiciar a alocação exata da mão de obra calculada pelo cronograma, e a produtividade diária da tarefa. Desta forma garantimos o cumprimento da meta da etapa dentro do custo previsto, no tocante à mão de obra.
• Em um empreendimento de construção civil, geralmente a MDO incide no custo na proporção de 35% a 40% do total orçado, e geralmente são a causa de prejuízos nos custos de execução.
• Esses prejuízos nem sempre serão percebidos ao longo da execução da obra, caso não exercemos o devido controle, como exemplificado abaixo, no cronograma que
contém essas determinações para cada etapa.
• Considerando que o emprego da MDO está sob controle da gestão, podemos afirmar que metade do custo do empreendimento está assegurado.
ANÁLISE GERENCIAL
Nem sempre superar o % previsto no cronograma acusado pela E.A.P. será motivo de bom resultado. Para se concluir como benéfico esse resultado, ele deve estar dentro das seguintes condicionantes:
➢ A tarefa respeitou a MDO prevista?
➢ O suprimento conseguirá acompanhar o aumento de produtividade? ➢ Os procedimentos da qualidade foram respeitados?
➢
Principalmente nos empreendimentos que tem limitação de valores mensais de recursos, a aceleração de uma tarefa, sem a devida observância desses três elementos acima, irá causar paralisação da obra. Ou pelo motivo de falta de insumos, ou por insuficiência de recursos financeiros.
Hoje diante dos recursos de planejamento e gestão existentes, uma postura anterior deve ser revista e modificada. Não se consulta mais o executor quanto aos recursos necessários para execução de determinada tarefa em certo tempo. Ao contrário, é determinado que ele execute no prazo previsto, com o efetivo previsto, utilizando os insumos previstos e com a qualidade esperada.
Para tal, foram concebidos antecipadamente, Plano Estratégico, Orçamentação e Planejamento da obra. Diante da confirmação de ganho ou perda de produtividade, deve-se revisar o orçamento e o cronograma, ajustando o custo e prazo do empreendimento.
Reiteramos que a implantação dos itens de controle, P.D.C.A e E.A.P. são os instrumentos de alerta antecipada de desvios.
RELATÓRIOS GERENCIAIS.
• Na mesma periodicidade da execução das E.A.P.’s, deve-se emitir “Relatórios Gerenciais”, com os comparativos da evolução física e financeira do
empreendimento. Elaborados de forma a transmitir rapidamente uma visão Gerencial da situação atual, e com anexos contendo detalhes para análises mais aprofundadas, e justificativas dos desvios.
• Esses dois relatórios são diretamente proporcionais, os desvios físicos irão impactar os resultados financeiros e vice-versa.
• O fato de se basear em um plano de contas no nível 1 do orçamento, recomendamos que o controlador do empreendimento, (Planejamento), desenvolva um “Plano de Contas” mais discriminado, desde que tenha acesso a todas despesas incorridas no projeto, via contabilidade, e atribuir as despesas de forma mais discriminada
possível, já que através do próprio orçamento e cronograma, é possível identificar o consumo de cada insumo, principalmente os de maior incidência % na composição de custo do valor total.
• Os gráficos acumulados compõem a síntese geral do comportamento do empreendimento. Eles refletem o efeito das variações ocorridas em todos os períodos e principalmente os ajustes e acomodações realizadas em busca da manutenção do Plano Estratégico pré-concebido.
PLANO DE CONTAS
• Destinado à obtenção dos resultados financeiros periódicos do empreendimento, concebe-se uma classificação da destinação das despesas. Elaborado de acordo com o nível 1 do orçamento, (ver ilustração abaixo).
• Essas informações serão obtidas pelo setor contábil do empreendimento, dividindo as informações mensais e pagamentos basicamente em três grupos:
1) Aquisição de insumos
2) Despesas com efetivo e seus encargos 3) Impostos taxas emolumentos
Cabe ao controlador atribuir as despesas recebidas da contabilidade ao item orçamentário que se está executando, na figura acima itens de 1 a 11.
• Esse acompanhamento será utilizado na identificação dos desvios ocorridos no período, elaborando a justificativa para sua ocorrência.
• Podemos verificar nos gráficos gerenciais, que as ocorrências financeiras do
empreendimento nem sempre irão acontecer na periodicidade prevista no cronograma. Geralmente não se consegue adquirir os insumos na quantidade exata da velocidade de sua aplicação.
• Alguns insumos, em função da obtenção dos preços considerados no orçamento, serão adquiridos em quantidades superiores a sua aplicação no período do cronograma. Como podemos observar acima no gráfico de “Avanço Financeiro”. Isso pode ocorrer
inicialmente para aquisição dos insumos exemplificados abaixo: ➢ Aço
➢ Tijolos ➢ Tintas
• Durante a evolução do empreendimento, essas alterações serão acomodadas, mediante sua aplicação na execução.
• Portanto a integração entre a Produção e Suprimentos, deve estar sempre ajustada. Além da mudança de postura por parte dos executores da obra em relação a determinação das condições em que as tarefas serão executadas, quanto a prazo, MDO e insumos.
