SUMÁRIO OBJETIVO. 3 REFERÊNCIA. 3 DEFINIÇÕES. 3 APLICAÇÃO. 3 DESCRIÇÃO DO PROCESSO APRESENTAÇÃO DAS SUGESTÕES

PROCEDIMENTO

5.1. APRESENTAÇÃO DAS SUGESTÕES ... 4

5.2. RECEBIMENTO E REGISTRO DAS SUGESTÕES ... 4

5.3. ANÁLISE E TRATAMENTO DAS SUGESTÕES ... 5

5.4. PUBLICAÇÃO DAS RESPOSTAS ... 5

5.5. SOLUÇÕES EM ANDAMENTOS... 5

6. RESPONSABILIDADES ... 6

7. MONITORAMENTO DO DESEMPENHO ... 6

1. OBJETIVO

O Programa de Sugestões, denominado Fala Brasal, tem como objetivo além de melhorar a comunicação, disponibilizar a todos os colaboradores das Empresas Brasal um mecanismo para estimular as pessoas a propor sugestões, fazer críticas, e elogiar fatos que considera importante. Sua principal finalidade é o tratamento, aplicação e retorno das sugestões e críticas recebidas.

2. REFERÊNCIA

NA

3. DEFINIÇÕES

• Declarações: São as sugestões, elogios ou críticas emitidas pelos colaboradores nas caixas coletoras ou intranet;

• Caixa de sugestões: Recipiente especial para depositar o formulário das declarações dos colaboradores;

• Intranet: Sistema de rede interna voltado para colaboradores com permissão para acessar, gerar e compartilhar informações e programas da empresa;

• Formulário de sugestões impresso: Documento padronizado e estruturado com campos pré-impressos onde serão preenchidas pelos colaboradores as sugestões, elogios ou críticas;

• Formulário de sugestões eletrônico/ Sac Digital: Documento padronizado e estruturado elaborado por software aplicativo onde serão preenchidas pelos colaboradores as sugestões, críticas ou elogios.

4. APLICAÇÃO

Esse procedimento é aplicado a todos os colaboradores das empresas Brasal.

5. DESCRIÇÃO DO PROCESSO

As etapas apresentadas na descrição deste processo são válidas tanto para o sistema físico quanto para o informatizado (Intranet e Sac Digital).

5.1. Apresentação das sugestões

5.1.1. As declarações deverão ser emitidas pelo colaborador por meio do:

• Formulário de sugestão impresso, quando for por meio físico. O colaborador deve preencher o formulário (anexo 1) e depositá-lo na caixa de sugestões.

• Formulário eletrônico, quando for pela intranet.

5.1.2. O colaborador deve preencher o formulário disponibilizado no link denominado Fala Brasal na intranet.

5.1.3. Não é obrigatório o colaborador pôr seu nome, quando quiser identificar-se poderá escrevê-lo logo após a área.

5.2. Recebimento e Registro das Sugestões

5.2.1. Mensalmente, o profissional responsável da área de Desenvolvimento Organizacional recolhe das caixas coletoras as declarações emitidas pelos colaboradores.

5.2.2. Respectivamente registra as declarações na planilha de registro e acompanhamento (anexo 2), classificando-as por tipo: sugestão, elogio ou crítica.

5.2.3. Após registrar todas as declarações recebidas, enviar aos gestores por e-mail suas respectivas sugestões, elogios e críticas informando o prazo para o retorno da resposta, que deverá ser no máximo de cinco dias após recebimento.

5.2.4. Monitora o cumprimento dos prazos e se não receber retorno solicitar novamente dando mais dois dias para cumpri-lo, explicando a importância da reposta para a prática. O sucesso desse programa está diretamente relacionado às respostas emitidas sobre as sugestões geradas, pois sugestões pendentes ou não avaliadas desencorajam novas iniciativas.

5.2.5. Reclamações ou críticas sobre líderes e colaboradores não deverão ser enviadas aos gestores. Esses casos deverão ser comunicados diretamente ao superior imediato do profissional mencionado.

5.3. Análise e Tratamento das Sugestões

5.3.1. Ao receber o e-mail o Gestor deverá tratar as declarações, elaborando uma resposta e retornar para o profissional responsável até a data solicitada.

5.3.2. Para todos os tipos de declarações (sugestão, elogio, crítica) precisará ter uma resposta, que deverá ser conforme orientação abaixo:

• Afirmativas, explicar como; • Negativas, informar por que; e • Elogio, agradecer.

5.3.3. O Gestor da área é responsável pela realização e implementação das ações, conforme compromisso assumido na reposta encaminhada para o responsável do processo.

5.4. Publicação das Respostas

5.4.1. Ao receber o retorno dos Gestores o profissional responsável deverá registrar na planilha de registro e acompanhamento a resposta do Gestor no respectivo campo.

5.4.2. Simultaneamente preencher a Planilha de Respostas e fornecer feedback, publicando-a nos murais e na Intranet mensalmente.

5.4.3. Quando ocorrer declarações com impedimento de resposta, informar na mesma planilha a seguinte citação: assuntos não tratados aqui nesta planilha favor procurar o responsável do programa.

5.5.1. Para as declarações com situações em andamentos, ou seja, houve uma primeira resposta, mas a conclusão não foi efetivada na totalidade, o mesmo ciclo apresentado nos quatro itens da descrição do processo deverá ser repetido como se fosse a primeira.

6. RESPONSABILIDADES

6.1 - Obra/Sede 6.1.1 - Colaborador

a) Preencher e depositar formulário na caixa Fala Brasal b) Preencher o formulário/acessa link na intranet

c) Preencher o formulário/acessa link pelo Sac Digital (Para se cadastrar basta enviar seu nome e matricula para o número: 61 9850 8569)

6.2 – Área de Desenvolvimento Organizacional 6.2.1 - Profissional Responsável

a) Recolher os formulários das caixas nas obras e sede b) Recolher os formulários da Intranet e do Sac Digital

c) Protocolar as críticas, sugestões e elogios na Planilha de Acompanhamento. d) Encaminhar a declaração ao gestor relacionado

e) Registrar resposta do Gestor na Planilha de Acompanhamento f) Publicar resposta na Intranet/Sede/Obra

g) Realizar acompanhamento das ações

6.3 - Obra/Sede 6.3.1 - Gestor

a) Garantir o acesso dos colaboradores a urna assim como ao formulário de sugestão. Estes devem estar em locais acessíveis e que não causem constrangimento ao colaborador

b) Receber as críticas, sugestões e elogios por e-mail c) Elaborar resposta dentro do prazo estipulado

d) Realizar/implantar as ações conforme resposta emitida

e) Disponibilizar a resposta em murais e/ou locais de fácil acesso

7. MONITORAMENTO DO DESEMPENHO

8. ANEXOS

Anexo 1. Formulário de Sugestão Impresso

Anexo 2. Planilha de Registro e Acompanhamento Anexo 3. Respostas Fala Brasal

Anexo 1. Formulário de Sugestão Impresso