FÓRUM DE ENVOLVIMENTO DA COMUNIDADE (CEF): LISTA DE VERIFICAÇÃO DE PLANEJAMENTO

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3A Ferramenta 3

VERSÃO 1 JANEIRO DE

2020

SOCIAL WAY 3.0 – SEÇÃO 3A. ENVOLVIMENTO DAS PARTES

INTERESSADAS

FÓRUM DE

ENVOLVIMENTO DA

COMUNIDADE (CEF):

LISTA DE

VERIFICAÇÃO DE

PLANEJAMENTO

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3A Ferramenta 3 - Lista de verificação do planejamento do CEF

Anglo American Social Way, Seção 3A - Envolvimento das partes interessadas 2

Isenção de responsabilidade

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Terminologia do grupo

Neste material, os termos "Anglo American", o "Grupo Anglo American", o "Grupo", "nós", "nos" e "nosso" são usados como referência à Anglo American plc e suas subsidiárias e/ou a quem trabalhe para elas de forma geral, ou nos casos em que não é necessário referir-se a uma ou mais pessoas físicas ou jurídicas. O uso desses termos genéricos neste documento visa apenas proporcionar maior praticidade, e de nenhuma forma indica a forma como o Grupo Anglo American ou qualquer de suas entidades são estruturados, gerenciados ou controlados. O Grupo Anglo American é composto por diferentes pessoas jurídicas. "Subsidiárias" são as entidades sobre as quais o Grupo Anglo American pode exercer o controle de forma direta ou indireta, e as entidades sobre as quais o Grupo Anglo American possui o controle conjunto, sendo denominadas por isso "joint ventures". "Joint ventures gerenciadas" são as entidades sobre as quais o Grupo Anglo American possui controle de gerenciamento ou a capacidade de dirigir as atividades diárias.

Propriedade intelectual

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FÓRUM DE ENVOLVIMENTO DA COMUNIDADE:

LISTA DE VERIFICAÇÃO DE PLANEJAMENTO

As perguntas a seguir podem ser usadas para verificar se os aspectos relevantes para o estabelecimento e operação de um CEF foram considerados e para capturar ações para corrigir as lacunas, conforme

necessário.

Pergunta Resposta Ação

Planejamento

Foi feita uma referência; análise das partes interessadas; e avaliação de riscos, desafios e oportunidades para informar o estabelecimento do(s) fórum(ns)?

Existe um plano de consulta para o envolvimento de partes interessadas internas e externas sobre o fórum? Existe um processo acordado para as partes

interessadas internas e externas participarem do estabelecimento do fórum?

Foi contratado um facilitador de terceiros para ajudar no estabelecimento e na execução do fórum, se necessário?

Governança

A visão, escopo e mandato do fórum foram acordados com a comunidade local?

Foi acordado um Termos de referência (ToR) e uma estrutura de governança para o fórum?

O ToR inclui um mecanismo para revisar/atualizar periodicamente o ToR e a associação?

O ToR inclui termos para apoiar a realização dos objetivos do CEF estabelecidos na orientação Social Way (3A..2 Tarefa 5 – Participar de um fórum de envolvimento da comunidade)?

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O ToR inclui regras para incentivar a participação igualitária no fórum de todos os membros?

O ToR estipula o processo de tomada de decisão? A necessidade de subcomitês e as regras para estes estão claramente estipuladas e acordadas no ToR? O ToR estipula o que será fornecido aos membros do CEF para participar das reuniões? Por exemplo, subsídio de transporte, lanches e acomodações, se vierem de longe? (Nota: não é recomendável que os membros sejam remunerados por sua participação no CEF).

Recursos

Há recursos internos adequados (tempo da equipe, dinheiro, equipamento) para apoiar o estabelecimento e a participação no fórum?

Existe financiamento adequado, de fontes internas ou externas, para apoiar a operação do CEF? Por exemplo, financiamento para contratação de local, transporte, logística, bebidas, comunicações. Existe a necessidade de um mecanismo de

financiamento independente para atividades/programas que surjam do fórum? Se sim, existe um plano de como isso será estabelecido, opções de financiamento, etc.? Existe um programa de capacitação, se necessário, para apoiar a participação dos membros no fórum e/ou o envolvimento da comunidade com o fórum?

Existe um mecanismo para revisar periodicamente a necessidade/escopo de capacitação?

Afiliação

Como os membros serão selecionados? Qual é o mandato dos membros?

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As funções e responsabilidades dos membros estão claramente articuladas no ToR e os membros as reconheceram/aceitaram?

O código de conduta descreve o comportamento esperado de um membro da CEF, tanto nas reuniões do fórum quanto fora delas, quando ele atua como representante do fórum?

Existem consequências dos membros não cumprirem suas responsabilidades definidas no ToR ou

equivalentes?

Os motivos para a rescisão ou substituição da associação são acordados no ToR ou equivalente e compreendidos?

Existem regras para gerenciar conflitos de interesse, definidos no ToR?

Um processo para resolução de disputas foi acordado e definido nos Termos de referência?

Organização/administração da reunião

Qual a frequência mínima de reuniões do CEF (por exemplo, pelo menos trimestralmente)?

Onde serão realizadas as reuniões e qual será o formato das reuniões? Foi feita provisão para os membros participarem remotamente, se necessário? Quem organizará/administrará as reuniões (convites, reservas, inscrições, acompanhamentos, material de apresentação, gerenciamento de horários, etc.)? Isso foi acordado no ToR ou equivalente?

Como serão acordadas as agendas/programas de trabalho? Isso é definido no ToR, se necessário? As regras para presidir o CEF estão claramente estipuladas nos Termos de referência (por exemplo, seleção de presidência, rotação de presidência)? Foram tomadas providências para tornar as reuniões interativas e inclusivas para todos os membros, por

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exemplo, em termos de idioma, acessibilidade, assistência a pessoas com deficiência, horário das reuniões, local, organização de assentos.

Quem estará disponível para responder a perguntas técnicas na reunião? (convidados internos ou externos) Quais mecanismos você usará para capturar todos os procedimentos e trocas da reunião - minutas, gravação de áudio e vídeo, lista de presença? Quem é

responsável por gerenciar isso, e foi algo acordado com os membros?

Onde os registros das reuniões serão mantidos e quem terá acesso a eles?

Como os registros das reuniões serão compartilhados com os membros do fórum?

Se houver subcomitês, como eles se reportarão ao fórum principal?

Comunicação e relatórios

O plano de comunicação do fórum abrange partes interessadas internas e externas, incluindo grupos vulneráveis?

Existe um mecanismo para reunir e responder ao feedback das partes interessadas sobre suas percepções/expectativas do fórum?

Quem fará a comunicação com a mídia (se aplicável)? Se um website dedicado ou uma página de mídia social for usada para o fórum, as permissões necessárias foram garantidas para o compartilhamento de conteúdo on-line e existe um recurso dedicado para monitorar e atualizar o site, conforme necessário?

Como o fórum apresentará um relatório contínuo às comunidades sobre atividades, gastos, tomada de decisões etc.? Como isso será monitorado?

Como o feedback do fórum será comunicado às partes interessadas internas (do site) de forma contínua, para

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que possa informar o planejamento e a tomada de decisões? Como isso será monitorado?

Como você acompanhará os participantes para abordar as perguntas, preocupações e sugestões levantadas na reunião?

Você tem um processo para obter as permissões necessárias dos membros antes de divulgar quaisquer relatórios, fotografias ou declarações do fórum para a comunidade em geral?

Monitoramento e avaliação

Os KPIs para medir o progresso no estabelecimento do fórum e monitorar seu funcionamento contínuo foram identificados?

Os KPIs para monitorar e avaliar a eficácia do fórum foram acordados com os membros do fórum?