Diretor do Departamento de Tecnologia de Informação e Comunicação (DETEC)
Assessora da Assessoria de Gestão Estratégica (ASGET)
Secretária-Geral de Ensino (SECGE)
ATENÇÃO: A cópia impressa a partir da intranet é cópia não controlada.
1 OBJETIVO
Padronizar os procedimentos relativos ao suporte de áudio e vídeo na Escola da Magistratura do Estado do Rio de Janeiro - EMERJ.
2 CAMPO DE APLICAÇÃO E VIGÊNCIA
Esta rotina aplica-se à Escola da Magistratura do Estado do Rio de Janeiro (EMERJ), para eventos ocorridos no âmbito das suas instalações ou eventos externos, passando a vigorar a partir de 30/09/2013.
3 DEFINIÇÕES
TERMO OBJETO
Editar
Selecionar as imagens que irão compor a fita matriz, identificando o evento por meio de legenda e abertura e corrigindo eventuais falhas na gravação.
Ilha de Edição Conjunto de equipamentos utilizado para montagem das gravações em vídeo.
Videoconferência
Tecnologia utilizada para transmissão de imagem e som em tempo real, permitindo a comunicação entre a sede da EMERJ e seus Núcleos de Representação.
4 RESPONSABILIDADES GERAIS
FUNÇÃO RESPONSABILIDADE
Operadores do Serviço de Áudio e Vídeo, da Escola da
Magistratura do Estado do Rio de Janeiro (EMERJ/SEAUD)
• Gravar e editar eventos e aulas; prover suporte às solicitações; preparar as salas de aula.
FUNÇÃO RESPONSABILIDADE Secretário-Geral de Ensino da
Escola da Magistratura do Estado do Rio de Janeiro (EMERJ/SECGE)
• Autorizar atendimentos de serviços.
Chefe do Serviço de Áudio e Vídeo da Escola da Magistratura do Estado do Rio de Janeiro (EMERJ/SEAUD)
• Organizar a operação do setor, atribuir as tarefas diárias do SEAUD, e coordenar as gravações em eventos externos e a produção de vídeos institucionais da EMERJ.
Supervisores do Serviço de Áudio e Vídeo da Escola da Magistratura do Estado do Rio de Janeiro (EMERJ/SEAUD)
• Dividir a equipe de acordo com as solicitações de suporte de áudio e/ou vídeo, conferir a montagem de equipamentos e fiscalizar os serviços.
Assistentes de Turma • Solicitar apoio durante as aulas. Chefe dos Serviços de Cursos
Diurno e Noturno, da Escola da Magistratura do Estado do Rio de Janeiro (EMERJ/SECUD
EMERJ/SECUN)
• Assinar o Check List e solicitar apoio durante as aulas.
Chefe do Serviço de Apoio Acadêmico, da Escola da
Magistratura do Estado do Rio de Janeiro (EMERJ/SEACA)
• Encaminhar solicitações de recursos de áudio e vídeo feitas pelos professores.
5 CRITÉRIOS GERAIS
5.1 O SEAUD presta apoio às aulas presenciais e on-line, cursos, palestras, seminários, peças teatrais e exibição de filmes, da seguinte forma:
a) Aulas, Cursos, Palestras e Seminários: gravação em áudio e vídeo (DVD), datashow e sonorização.
b) Exibição de filmes: instalação de DVD, blu-ray e projeção de imagens.
c) Geração de imagens para transmissão através do sistema de videoconferência.
d) Gravação de áudio de defesa de monografia e de eventos para disponibilização pela internet (podcast).
e) Fotos, notícias e informativos.
f) Gravação de videoaulas para Ensino a Distância.
5.2 O SEAUD grava os eventos em arquivo digital e em DVD.
5.3 A distribuição das equipes e dos equipamentos é realizada de acordo com o número de eventos.
5.3.1 Os equipamentos disponibilizados pela EMERJ são instalados, testados e operados pela equipe do SEAUD.
5.4 O conteúdo editorial para inserção no site EMERJ e para a elaboração de informativos são produzidos pelo SEAUD atendendo determinação do Diretor-Geral da Escola e/ou do Secretário-Geral de Ensino (EMERJ-SECGE).
5.5 O SEAUD realiza o controle de material de consumo mensal do setor por meio do FRM-EMERJ-019-07.
5.6 O SEAUD realiza o controle de material de consumo de cada evento por meio do FRM-EMERJ-019-06.
6 SUPORTE DE ÁUDIO E/OU VÍDEO EM SALAS DE AULA, AUDITÓRIOS E EVENTOS EXTERNOS
6.1 O suporte de áudio e/ou vídeo é prestado em salas de aulas e de reunião, conforme solicitações do SEACA, SEMON e da Assessoria de Ensino da Escola da Magistratura do Estado do Rio de Janeiro (EMERJ/ASENS) e, nos auditórios ou ambientes externos, conforme solicitações do GBEMERJ e SECGE.
6.1.1 O prazo para as solicitações de áudio e vídeo para salas de aula deverá respeitar o limite de 24 (vinte e quatro) horas úteis de antecedência.
6.2 As solicitações de suporte de áudio e/ou vídeo para os auditórios devem ser feitas por memorando, e-mail ou mediante registro no FRM-EMERJ-026-04 - Agenda Semanal
de Eventos dos Auditórios, para o GBEMERJ que as encaminha ao SEAUD com antecedência de no mínimo 48 (quarenta e oito) horas úteis.
6.2.1 São usados, conforme a natureza da atividade, os seguintes equipamentos: a) Microfones (de mão e/ou de lapela);
b) Tripés de Câmeras de Vídeo;
c) Câmeras de vídeo;
d) Monitores para as câmeras;
e) Mesas de controles de áudio e vídeo;
f) Aparelho DVD/Blu-Ray Player;
g) Máquina fotográfica;
h) Gravador de áudio; e
i) Videoconferência.
6.2.2 Solicitações fora da programação semanal ou fora de prazo poderão ser atendidas, desde que haja disponibilidade de equipamentos e de pessoal.
6.2.3 Os microfones são utilizados pelos professores em todas as salas de aulas, junto aos amplificadores.
6.2.4 Todo material utilizado nas salas de aula é registrado na Relação de Equipamentos Instalados nas Salas de Aula - Check List (FRM-EMERJ-019-03).
6.3 A programação da equipe e dos equipamentos é feita de acordo com a duração e a distância do evento.
6.3.1 Para eventos externos o SEAUD solicita ao GBEMERJ, através de memorando e/ou
e-mail, providências para o transporte da equipe e do equipamento até o local do
Externos - Check List (FRM-EMERJ-019-04), de acordo com as necessidades do evento.
7 GRAVAÇÃO DE ÁUDIO E/OU VÍDEO
7.1 O SEAUD encaminha ao setor solicitante ou responsável pelo evento o Termo de Cessão de Direitos Autorais (FRM-EMERJ-019-09) – a fim de que a gravação possa ser efetuada, por meio da liberação dos direitos autorais dos palestrantes, debatedores e de outros participantes.
7.1.2 Com o Termo de Cessão Autorais (FRM-EMERJ-019-09) assinado e devolvido, o SEAUD grava os eventos que ocorrem nos auditórios da EMERJ e demais órgãos do PJERJ, mediante autorização do Diretor-Geral e/ou do Secretário-Geral de Ensino (EMERJ/SECGE).
7.1.3 As gravações em vídeo são encaminhadas para edição, conforme o item 8.
7.1.4 As gravações em DVD dos Cursos para Magistrados e dos Fóruns Permanentes são encaminhadas aos responsáveis, para entrega aos palestrantes ao término de sua participação no evento.
7.1.5 As gravações em DVD de outros eventos são encaminhadas aos participantes, de acordo com as solicitações e devidamente autorizadas pela Secretária-Geral de Ensino.
8 EDIÇÃO DE VÍDEO
8.1 Os operadores do SEAUD recebem o material gravado, consultam o roteiro do evento e produzem a edição, identificando o evento, a data, o palestrante e o tema.
8.2 Os operadores analisam as mídias de gravação, observando possíveis falhas e substituindo-as na ilha de edição.
8.3 O prazo para o início da edição terá como termo inicial o primeiro dia útil subsequente à data do evento e ela terá 15 (quinze) dias para ser realizada. O período
compreendido para a verificação do indicador de desempenho abrangerá do dia 20 (vinte) do mês anterior até o dia 20 (vinte) do mês corrente. O SEAUD realiza o controle da edição por meio do Controle de Edição de Eventos (FRM-EMERJ-019-08).
8.4 A edição de eventos para serem colocados no site da EMERJ deverá respeitar o prazo de 5 (cinco) dias úteis, com o termo inicial a partir do primeiro dia útil subsequente ao pedido de inserção no site.
8.5 O SEAUD envia cópias dos eventos gravados para a Divisão de Biblioteca da Escola da Magistratura do Estado do Rio de Janeiro (EMERJ/DIBIB) e demais interessados, mediante autorização, no prazo de sete dias. O SEAUD registra a entrega no Controle de Recibos de Mídias Copiadas (FRM-EMERJ-019-05).
9 GERENCIAR ACERVO
9.1 As mídias-matrizes resultantes do processo de edição dos eventos gravados ficam guardadas sob responsabilidade do SEAUD, compondo seu acervo.
9.2 Cópias das mídias-matrizes são enviadas à Biblioteca da EMERJ, para consulta e disponibilização aos interessados.
9.3 O SEAUD identifica as mídias-matrizes pelo nome do evento, data e palestrantes. 9.4 As mídias-matrizes são arquivadas nas embalagens plásticas originais, separadas por
data do evento em caixas-arquivo.
9.5 O SEAUD é responsável pela elaboração da versão eletrônica do Catálogo do Acervo e pela atualização a cada nova edição. No catálogo, as mídias são identificadas por evento, palestrantes e data.
9.5.1 O Catálogo fica à disposição dos interessados no SEAUD.
10 MANUTENÇÃO PREVENTIVA
10.1 O SEAUD mantém um Controle de Manutenção Preventiva de Equipamentos – FRM-EMERJ-019-01.
10.2 O Controle de Manutenção Preventiva de Equipamentos é atualizado quando houver aquisição, doação, baixa ou qualquer tipo de transferência de equipamentos.
10.3 Os equipamentos que poderão sofrer manutenção preventiva serão listados no Controle de Manutenção Preventiva de Equipamentos.
10.4 A manutenção preventiva será realizada mensalmente e o formulário será preenchido eletronicamente.
10.5 Havendo necessidade de reparo, o SEAUD encaminha solicitação ao Departamento de Administração (EMERJ/DEADM) e o registra no Controle de Reparos de Equipamentos (FRM-EMERJ-019-02).
11 INDICADOR
NOME FÓRMULA PERIODICIDADE
Edições atendidas no prazo
Número de edições atendidas no prazo X 100
Número total de edições mensal
12 GESTÃO DE REGISTROS
12.1 Os registros deste processo de trabalho são geridos pela UO e mantidos em seu arquivo corrente, de acordo com a tabela de gestão de registros apresentada a seguir:
IDENTIFICAÇÃO CÓDIGO CCD* RESPONSÁ-VEL ARMAZE-NAMENTO RECUPE-RAÇÃO PROTEÇÃO RETENÇÃO (ARQUIVO CORRENTE - PRAZO DE GUARDA NA UO**) DISPOSIÇÃO Controle de Manutenção Preventiva de Equipamentos FRM-EMERJ-019-01
0-3-6-1 c SEAUD Pasta Data
Backup e Condições apropriadas 2 anos Eliminação na UO Controle de Reparos de Equipamentos FRM -EMERJ-019-02
0-3-6-1 c SEAUD Pasta Nome/N° Condições
apropriadas 2 anos Eliminação na UO
Catálogo do Acervo
de Fitas de Vídeo 0-6-2-4 b SEAUD Eletrônico Titulo/ Data
Backup e Condições apropriadas
2 anos Eliminação na UO
Mídias de vídeo –
Eventos (matrizes) 5-1 a SEAUD
Caixa-Arquivo Titulo/ Data Condições apropriadas 2 anos DGJUR/ DEGEA***
IDENTIFICAÇÃO CÓDIGO CCD* RESPONSÁ-VEL ARMAZE-NAMENTO RECUPE-RAÇÃO PROTEÇÃO RETENÇÃO (ARQUIVO CORRENTE - PRAZO DE GUARDA NA UO**) DISPOSIÇÃO Relação de Equipamentos Instalados nas Salas de Aula (Check List) – FRM-EMERJ-019-03)
0-3-3-1-3 c SEAUD Pasta Data Condições
apropriadas 1 ano Eliminação na UO
Relação de Equipamentos para Eventos Externos (Check List) – FRM-EMERJ-019-04
0-3-3-1-3 c SEAUD Pasta Data Condições
apropriadas 1 ano Eliminação na UO
Controle de Recibos de Mídias Copiadas – FRM-EMERJ-019-05
0-6-2-2 g SEAUD Pasta Título Condições
apropriadas 1 ano Eliminação na UO
Controle de Material de Consumo por Evento FRM-EMERJ-019-06
0-3-4-1 c SEAUD Pasta Data Condições
apropriadas 3 anos Eliminação na UO
Controle de Material de Consumo Interno - FRM-EMERJ-019-07
0-3-4-1 c SEAUD Pasta Data Condições
apropriadas 3 anos Eliminação na UO
Controle de Edição de Eventos-FRM-EMERJ-019-08
5-1 SEAUD Pasta Data Condições
apropriadas 1 ano Eliminação na UO
Termo de Cessão de Direitos Autorais - FRM-EMERJ-019-09
5-1a SEAUD Pasta Data Condições
apropriadas 2 anos
DGJUR/ DEGEA***
Legenda:
*CCD = Código de Classificação de Documentos. **UO = Unidade Organizacional.
***DGJUR/DEGEA = Departamento de Gestão de Acervos Arquivísticos da Diretoria Geral de Apoio aos Órgãos Jurisdicionais. Notas:
a) Eliminação na UO - procedimento - Eliminar Documentos nas Unidades Organizacionais (DEGEA).
b) DGJUR/DEGEA – procedimentos – Arquivar e Desarquivar Documentos no DEGEA; Avaliar, Selecionar e Eliminar Documentos do Arquivo Intermediário e Gerir Arquivo Permanente.
a) Os registros lançados no Sistema Corporativo são realizados por pessoas autorizadas e recuperados na UO. O armazenamento, a proteção e o descarte desses registros cabem à DGTEC, conforme RAD-DGTEC-021 – Elaborar e Manter Rotinas de Armazenamento de Segurança dos Bancos de Dados e Servidores de Aplicação.
13 ANEXOS
• Anexo 1 – Fluxograma do Procedimento de Suporte de Áudio e/ou Vídeo em Salas de Aula, Auditórios e Eventos Externos;
ANEXO 1 - FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO DE SUPORTE DE ÁUDIO E/OU VÍDEO EM SALAS DE AULA, AUDITÓRIOS E EVENTOS EXTERNOS
INÍCIO Salas de aula Auditórios da EMERJ Eventos Externos Consultar a Agenda Semanal de Eventos dos Auditórios Preencher o check list FRM-EMERJ-019-03 Distribuir a equipe e os equipamentos Solicitar ao GBEMERJ transporte Preencher o
check list (eventos
externos) FRM-EMERJ-019-04 Instalar os equipamentos Desinstalar os equipamentos Guardar os equipamentos FIM
INÍCIO Encaminhar o termo de cessão de direitos autorais - FRM-EMERJ-019-09 ao responsável pelo evento Separar o material a ser utilizado Posicionar os equipamentos Iniciar a gravação Monitorar a gravação Desinstalar os equipamentos Enviar o material gravado para edição Analisar as mídias Editar versão completa
Enviar cópias para a Biblioteca (DIBIB) É necessário versão compacta? Editar versão compacta Arquivar no acervo FIM Não Sim
