APOSTILA administração 1

5) Princípio de exceção: as ocorrências que se desenvolvem normalmente dentro dos padrões não devem chamar a

atenção do gerente; já as ocorrências excepcionais, que ocorrem fora dos padrões, é que devem atrair sua atenção, para que ele possa, assim, corrigir os desvios e alcançar a normalidade. 2.6.3. Análise crítica acerca da Administração Científica de Taylor

Enfoquemecanicistadoserhumano-Avisãodaorganizaçãocomoumamáquina,quepodeedeveseguirumprojetodefinido,recebecríticasferozesdeestudiososdaadministração.Apartirdessaconcepção,cadafuncionárioéconsideradoumameraengrenagemnocorpodaempresa,tendodesrespeitadasuacondiçãodeserhumano. Homoeconomicus-Oincentivomonetário,apesardeimportante,nãoserevelasuficienteparapromoverasatisfaçãodostrabalhadores.Oreconhecimentodotrabalho,osincentivosmoraiseaauto-realizaçãosãoaspectosfundamentais,queaadministraçãocientíficadesconsidera. Abordagemfechada-Aadministraçãocientíficanãofazreferênciaaoambientedaempresa.Aorganizaçãoévistadeformafechada,desvinculadadeseumercado,tendonegligenciadasasinfluênciasquerecebeeimpõeaoquecerca. Superespecializaçãodooperário-Comafragmentaçãodastarefas,aqualificaçãodofuncionáriopassaasersupérflua.Elepassaadesenvolvertarefascadavezmaisrepetitivas,monótonasedesarticuladasdoprocessocomoumtodo.Asuperespecializaçãolevaaalienaçãodotrabalhador,nomelhorestiloretratadoporChaplinem TemposModernos. Exploraçãodosempregados-Comodecorrênciadoestímuloàalienaçãodofuncionário,dafaltadeconsideraçãodeseuaspectohumanoeprecariedadedascondiçõessociaisexistentesàépoca(faltadelegislaçãotrabalhistadigna,proibiçãodemovimentossindicais),aAdministraçãoCientíficalegitimaaexploraçãodosoperários,emproldosinteressespatronais. 2.6.4.HenryFordHenryFordévistocomoumdosgrandesresponsáveispelograndesaltoqualitativonodesenvolvimentoda

4) Ao simplificar e racionalizar as tarefas ocorreu a especialização do trabalhador. Em vez de o trabalhador executar a tarefa de modo integral ou produzir inteiramente o produto, ele passou a executar uma tarefa especializada ao longo da linha de produção ou linha de montagem. A especialização trouxe, sem dúvida, um grande aumento da eficiência, mas trouxe também a perda da visão do conjunto: o operário passou a trabalhar executando apenas uma pequena parte da tarefa ou do produto e não mais a tarefa ou o produto integralmente.

5) Para aproveitar ainda mais o esforço humano e aumentar a eficiência do operário, a Administração Científica voltouse também para a normalização e padronização das máquinas, equipamentos e materiais. A idéia era estabelecer padrões uniformes para toda a empresa e, conseqüentemente, simplificar e homogeneizar para reduzir o desperdício. A ênfase nas tarefas é uma abordagem microscópica, feita no nível do operário e não no nível da empresa tomada como uma totalidade. A Fig. 5 mostra de modo esquemático a abordagem microscópica e mecanicista da Administração Científica.

Fig. 5 – A Abordagem microscópica de Taylor Desta forma, os princípios da teoria de Taylor são:

SeleçãoCientíficadoTrabalhador-Otrabalhadordevedesempenharatarefamaiscompatívelcomsuasaptidões.Amaestriadatarefa,resultadodemuitotreino,éimportanteparaofuncionário(queévalorizado)eparaaempresa(queaumentasuaprodutividade). Tempo-padrão-Otrabalhadordeveatingirnomínimoaprodução-padrãoestabelecidapelagerência.Émuitoimportantecontarcomparâmetrosdecontroledaprodutividade,porqueoserhumanoénaturalmentepreguiçoso. Seoseusalárioestivergarantido,elecertamenteproduziráomenospossível. PlanodeIncentivoSalarial-Aremuneraçãodosfuncionáriosdeveserproporcionalaonúmerodeunidadesproduzidas.EssadeterminaçãosebaseianoconceitodeHomoeconomicus,queconsideraasrecompensasesançõesfinanceirasasmaissignificativasparaotrabalhador. TrabalhoemConjunto-Osinteressesdosfuncionários(altossalários)edaadministração(baixocustodeprodução)podemserconciliados,atravésdabuscadomaiorgraudeeficiênciaeprodutividade.Quandootrabalhadorproduzmuito,suaremuneraçãoaumentaeaprodutividadedaempresatambém. GerentesPlanejam,OperáriosExecutam-Oplanejamentodeveserderesponsabilidadeexclusivadagerência,enquantoaexecuçãocabeaosoperárioseseussupervisores. DivisãodoTrabalho-Umatarefadeveserdivididanomaiornúmeropossíveldesubtarefas.Quantomenoremaissimplesatarefa,maiorseráahabilidadedooperárioemdesempenhá-la.Aorealizarummovimentosimplesrepetidasvezes,ofuncionárioganhavelocidadenasuaatividade,aumentandoonúmerodeunidadesproduzidaseelevandoseusaláriodeformaproporcionalaoseuesforço.·Supervisão-Tambémdeveserfuncional,ouseja,especializadaporáreas.Afunçãobásicadosupervisor,comoopróprionomeindica,écontrolarotrabalhodosfuncionários,verificando onúmerodeunidadesproduzidaseocumprimentodaprodução-padrãomínima. ÊnfasenaEficiência-Existeumaúnicamaneiracertadeexecutarumatarefa(thebestway).Paradescobri-la,aadministraçãodeveempreenderumestudodetemposemétodos,decompondoosmovimentosdastarefasexecutadaspelostrabalhadores. 2.6.2.AsFunçõesAdministrativassegundoaAdministraçãoCientíficaEmsuaspesquisas,Taylorpreocupou-setambémcomopapeldogerente,oqualdeveriaobedeceraosPrincípiosdeAdministraçãoCientífica,asaber: 1)Princípiodoplanejamento:substituirnotrabalhoocritérioindividualdooperárioeaatuaçãoempíricaepráticapelosmétodosbaseadosemprocedimentoscientíficos,ouseja,substituiraexecução.sejaamelhorpossível.

Fig. 1 - Principais componentes das organizações Desta forma, objetivos e recursos são as palavras chaves na definição de administração e também de organização.

Uma organização é um sistema de recursos que procura realizar algum objetivo (ou conjunto de objetivos). Além de objetivos e recursos, as organizações tem dois outros componentes importantes: processos de

transformação e divisão do trabalho. Por meio dos processos, a organização transforma os recursos para produzir os resultados. Um processo é um

conjunto ou seqüência de atividades interligadas, com começo, meio e fim, que utiliza os recursos, como trabalho humano e equipamentos, para fornecer produtos e serviços. A divisão do trabalho é o processo que permite superar as limitações individuais por meio da especialização.

Quando se juntam as tarefas especializadas, realizam-se produtos e serviços que ninguém conseguiria fazer sozinho.

1.2. Organização – Características da Organização

A Organização é uma associação de pessoas para atingir uma finalidade definida e predeterminada, ou seja, sua missão. As pessoas que compõem a organização são seus sócios, dirigentes, funcionários e voluntários, com objetivos e responsabilidades diferenciados, mas articulados em torno da missão da entidade.

Em razão de que o homem, isoladamente, não tem condições de satisfazer todas as suas necessidades (necessidade é a falta ou privação de alguma coisa de desejo do homem). Assim, por meio da organização, é possível perseguir e alcançar objetivos, que seriam intangíveis para uma pessoa.

Toda organização quando criada é fundamentada com base em um propósito e primeiramente precisamos

identificar se essa organização é de produtos (fabricação de carros, móveis, etc.) ou serviços (assistência técnica, salão de beleza, etc.). As organizações podem ser públicas ou privadas, com ou sem fins lucrativos, permanentes ou temporárias.

Organização pública é aquela mantida pelo poder público, isto é, por qualquer nível de governo, federal, estadual ou municipal. Organização privada é a mantida pela iniciativa privada, isto é, por pessoas, sócias da organização. Também existe a organização mista, onde esforços públicos são combinados com privados.

Organização com fins lucrativos é aquela cujo objetivo é gerar lucro a partir das atividades por ela desenvolvidas, para distribuí-los aos seus sócios. Organização sem fins lucrativos não tem objetivo de lucro, mas outras finalidades, como amparar os necessitados, desenvolver atividades sociais (esportes, lazer), congregar pessoas. A ausência da finalidade de lucro não impede que a organização venda mercadorias ou preste serviços remunerados, mas o lucro dessas atividades deve reverter somente para a organização, jamais para seus proprietários.

Organização permanente é aquela constituída por prazo indeterminado, em princípio para sempre, sem que isso impeça seu desaparecimento. Organização temporária é a constituída com uma finalidade específica, para desaparecer tão logo essa atividade tenha sido concluída.

A maior visibilidade das empresas, que, ao evoluírem, tornam-se mais competitivas, mais sofisticadas tecnologicamente e se internacionalizam mais, e com isso sua influência ambiental aumenta, chamando mais a atenção da opinião pública, seja de modo positivo ou negativo. 2.5. Descrição das principais características das teorias administrativas A Teoria da Administração é, em certos aspectos, uma decorrência daquilo que ocorre nas empresas, um meio de

operacionalizar conceitos e ideologias a respeito das empresas. A Teoria da Administração (T.A.) trata do estudo da administração dessas organizações em geral e das empresas em particular, sendo uma teoria em crescente expansão e gradativamente abrangente.

Ela começou como uma teoria preocupada inicialmente com alguns poucos aspectos e variáveis situados dentro da organização e voltada exclusivamente para os problemas mais concretos e imediatos do ponto de vista de sua aplicação e foi aos poucos expandindo e ampliando o seu objeto de estudo.

Essa expansão e ampliação, contudo, não se apresenta de maneira uniforme, mas varia muito de acordo com as escolas e teorias administrativas, e de acordo com os aspectos e variáveis que cada uma delas considerou relevantes na sua época para fundamentar as suas conclusões ou para solucionar os problemas então mais importantes com que se defrontavam. 2.6. Administração Científica Como foi visto, o enfoque nas tarefas se origina do trabalho do engenheiro americano Frederick W.Taylor, que é considerado o fundador da chamada Administração Científica. Taylor deu o primeiro impulso na tentativa de fazer da

Administração uma verdadeira ciência, publicando suas idéias em 1911 no livro “Princípios de Administração Científica”. Ali se estabelece que “o principal objetivo da administração deve ser o de assegurar o máximo de prosperidade ao patrão e, ao mesmo tempo, o máximo de prosperidade ao empregado”. 2.6.1. Características da Administração Científica

1) A improvisação e o empirismo devem ser substituídos pelo planejamento e pela ciência. O nome Administração Científica vem do fato de ser esta uma tentativa de aplicação dos métodos da ciência – observação e mensuração – aos problemas de administração da época.

2) Para se aumentar a eficiência da empresa, deve-se começar pela eficiência de cada empregado. Ao invés de deixar o empregado escolher sua maneira pessoal de trabalhar, a administração é quem deve planejar o método – isto é, a melhor maneira – de executar a tarefa. O método de trabalho deve ser planejado através da técnica do estudo de

tempos e movimentos: os movimentos dos operários são simplificados e racionalizados, e o tempo médio cronometrado para executá-los passa a ser o tempo-padrão. O operário que produz dentro do tempo padrão tem eficiência igual a 100%. Se sua produção é 5% maior, então sua eficiência será igual a 105%; se sua produção é 5% menor, sua eficiência será igual a 95%, e assim por diante.

3) Para incentivar a produção e elevar a eficiência do operário, Taylor recorreu ao incentivo salarial, ou prêmio de produção. Sua convicção era de que as pessoas vão trabalhar exclusivamente para ganhar o salário e que a melhor maneira de incentivá-las a produzir mais é oferecer-lhes prêmios de produção à medida que aumentam sua eficiência. A convicção de que o homem é motivado exclusivamente por incentivos salariais predominou por longo tempo na história da Teoria da Administração.

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Fig. 1 - Principais componentes das organizações Desta forma, objetivos e recursos são as palavras chaves na definição de administração e também de organização.

Uma organização é um sistema de recursos que procura realizar algum objetivo (ou conjunto de objetivos). Além de objetivos e recursos, as organizações tem dois outros componentes importantes: processos de

transformação e divisão do trabalho. Por meio dos processos, a organização transforma os recursos para produzir os resultados. Um processo é um

conjunto ou seqüência de atividades interligadas, com começo, meio e fim, que utiliza os recursos, como trabalho humano e equipamentos, para fornecer produtos e serviços. A divisão do trabalho é o processo que permite superar as limitações individuais por meio da especialização.

Quando se juntam as tarefas especializadas, realizam-se produtos e serviços que ninguém conseguiria fazer sozinho.

1.2. Organização – Características da Organização

A Organização é uma associação de pessoas para atingir uma finalidade definida e predeterminada, ou seja, sua missão. As pessoas que compõem a organização são seus sócios, dirigentes, funcionários e voluntários, com objetivos e responsabilidades diferenciados, mas articulados em torno da missão da entidade.

Em razão de que o homem, isoladamente, não tem condições de satisfazer todas as suas necessidades (necessidade é a falta ou privação de alguma coisa de desejo do homem). Assim, por meio da organização, é possível perseguir e alcançar objetivos, que seriam intangíveis para uma pessoa.

Toda organização quando criada é fundamentada com base em um propósito e primeiramente precisamos

identificar se essa organização é de produtos (fabricação de carros, móveis, etc.) ou serviços (assistência técnica, salão de beleza, etc.). As organizações podem ser públicas ou privadas, com ou sem fins lucrativos, permanentes ou temporárias.

Organização pública é aquela mantida pelo poder público, isto é, por qualquer nível de governo, federal, estadual ou municipal. Organização privada é a mantida pela iniciativa privada, isto é, por pessoas, sócias da organização. Também existe a organização mista, onde esforços públicos são combinados com privados.

Organização com fins lucrativos é aquela cujo objetivo é gerar lucro a partir das atividades por ela desenvolvidas, para distribuí-los aos seus sócios. Organização sem fins lucrativos não tem objetivo de lucro, mas outras finalidades, como amparar os necessitados, desenvolver atividades sociais (esportes, lazer), congregar pessoas. A ausência da finalidade de lucro não impede que a organização venda mercadorias ou preste serviços remunerados, mas o lucro dessas atividades deve reverter somente para a organização, jamais para seus proprietários.

Organização permanente é aquela constituída por prazo indeterminado, em princípio para sempre, sem que isso impeça seu desaparecimento. Organização temporária é a constituída com uma finalidade específica, para desaparecer tão logo essa atividade tenha sido concluída. 2.4. Perspectivas Futuras da Administração

A tarefa administrativa nas próximas décadas será incerta e desafiadora, pois deverá ser atingida por mudanças e transformações carregadas de ambigüidades e de incertezas. O administrador se defrontará com problemas cada vez mais diferentes e mais complexos do que os anteriores, e sua atenção será disputada por eventos e por grupos situados dentro e fora da empresa, que lhe proporcionarão informações contraditórias que complicarão o seu diagnóstico e a sua visão dos problemas a resolver ou das situações a enfrentar: são as exigências da sociedade, dos clientes, dos fornecedores; são os desafios dos concorrentes; as expectativas da alta administração, dos subordinados, dos acionistas etc. Porém, todas essas exigências, desafios e expectativas sofrem profundas mudanças, que ultrapassam a capacidade que o administrador tem para poder acompanhá-las de perto e compreendê-las adequadamente. Essas mudanças tendem a aumentar, e face da inclusão de outras novas variáveis, à medida que o processo se desenvolve, criando uma turbulência que perturba e complica a tarefa administrativa de planejar, organizar, dirigir e controlar uma empresa eficiente e eficaz.

O futuro tende a complicar essa realidade. Inúmeros fatores causarão profundos impactos sobre as empresas. Podese prever que as próximas décadas trarão, entre outros os seguintes desafios e turbulências para a administração:

1) As empresas estão continuamente se adaptando aos seus ambientes, em situação de crescimento, estabilidade provisória ou enxugamento, adequando-se ao mercado; essa adaptação também pode envolver mudanças de tecnologia, de mercados ou exigências ambientais. 2) A sempre presente ameaça de altas taxas de inflação, provocada pela sensível elevação dos custos de energia, matérias-primas e mão-de-obra, muitas vezes fora do controle nacional.

3) A concorrência se torna cada vez mais aguda, causada pela competição, em face das exigências de qualidade e produtividade. 4) Existe uma tendência para uma crescente sofisticação da tecnologia, apoiada na automatização e na informatização.

PesquisaeDesenvolvimento Produção (Operações) Finanças ADMINISTRAÇÃOGERAL MarketingRecursosHumanos PesquisaeDesenvolvimento INSTITUTOFEDERALDESÃOPAULO-CAMPUSSÃOCARLOSIntroduçãoaAdministração CursoSuperiordeTecnologiaemAnáliseeDesenvolvimentodeSistemas OobjetivobásicodafunçãodePesquisaedesenvolvimentoétransformarasinformaçõesdemarketing,asidéiasoriginaiseosavançosdaciênciaemprodutoseserviços. FinançasOobjetivobásicodafunçãodeFinançaséaproteçãoeautilizaçãoeficazdosrecursosfinanceiros.Afunçãofinanceiraabrangeasdecisõesde: -Investimento:avaliaçãoeescolhadealternativasdeaplicaçãoderecursos; -Financiamento:identificaçãoeescolhadealternativasdefontesderecursos; -Controle:acompanhamentoeavaliaçãodosresultadosfinanceirosdaorganização; -Destinaçãodosresultados:seleçãodealternativasparaaplicaçãodosresultadosfinanceirosdaorganização. RecursosHumanosAfunçãodeRecursosHumanos,oudegestãodepessoas,temcomoobjetivosencontrar,atrairemanteraspessoasdequeaorganizaçãonecessita.Afunçãoderecursoshumanostemcomocomponentesoutrasfunçõestaiscomoadeplanejamentodemão-de-obra,recrutamentoeseleção,treinamentoedesenvolvimento,administraçãodepessoal,Avaliaçãodedesempenho,Remuneraçãooucompensação,funçõespós-empregocomo,porexemplo,recolocaçãoprofissional,dentreoutras. 1.4.Eficiênciaeeficácia Asorganizaçõesrealizamasfunçõesapresentadasacima,adquirindoeutilizandorecursos,paradesenvolverefornecerprodutoseserviços,comoobjetivoderesolverproblemasdeseususuáriosedaspessoasqueascriam. Nestemomento,vamosintroduzirdoisconceitosfundamentaissobreodesempenhodasorganizaçõesquesãoosconceitosdeeficiênciaeeficácia.Quandoasorganizaçõesresolvemproblemasesãoeficientesnousoderecursostodosficamsatisfeitos:clientes,usuários,funcionários,acionistas,asociedadedeformageral. EFICÁCIA:comparaçãoentreoquesepretendiafazereoqueefetivamenteseconseguiu.Éapalavrausadaparaindicarqueaorganizaçãorealizaseusobjetivos.Quantomaisaltoograuderealizaçãodosobjetivos,maisaorganizaçãoéeficaz. EFICIÊNCIA:relaçãoentreosresultadosqueseconseguiualcançareosrecursosqueforamempregados.Éapalavrausadaparaindicarqueaorganizaçãoutilizaprodutivamente,oudemaneiraeconômica,seusrecursos.Quantomaisaltoograudeprodutividadeoueconomianautilizaçãodosrecursos,maiseficienteéaorganização.

recursosutilizados

2.2.5. 5ª Fase - Ênfase no Ambiente

É a fase em que administrar é, sobretudo, lidar com as demandas do ambiente e obter o máximo de eficácia da empresa.

Com a influência da teoria de Sistemas na T.A., verificou-se que apenas o estudo das variáveis internas – as variáveis endógenas - não era capaz de proporcionar uma compreensão mais ampla da estrutura e comportamento organizacionais, tornava-se necessário o estudo das variáveis exógenas, situadas fora dos limites da empresa e que influenciam profundamente os seus aspectos estruturais e comportamentais. As relações de interação entre empresas e seus ambientes passaram a explicar com mais profundidade certos aspectos da estrutura organizacional e dos processos operacionais utilizados pelas empresas.

Essa ênfase no ambiente surgiu com o aparecimento da Teoria da Contingência, segundo a qual, “não existe uma única melhor maneira de organizar as empresas”. Pelo contrário, as características estruturais das empresas dependem das características ambientais que as circundam. Em outras palavras, as características estruturais são melhor explicadas pelas características ambientais que as determinam 2.3. Estado Atual da Teoria Administrativa Através dos quadros resumidos a respeito dos progressivos passos da T.A., procurou-se demonstrar o efeito cumulativo e gradativamente abrangente das diversas teorias com suas diferentes contribuições e diferentes enfoques.

Todas as teorias administrativas apresentadas são válidas, embora cada qual valorize apenas uma ou algumas das cinco variáveis básicas.

Na realidade, cada teoria administrativa surgiu como uma resposta aos problemas empresariais mais relevantes de sua época. E nesse aspecto, todas elas foram bem sucedidas ao apresentarem soluções específicas para tais problemas. De certo modo, todas as teorias administrativas são aplicáveis às situações de hoje, e o administrador precisa conhecê-las bem para ter à sua disposição um conjunto de alternativas interessantes para cada situação.

Um exemplo bastante expressivo é o da moderna indústria automobilística, que utiliza em suas linhas de montagem os mesmos princípios da Administração Científica, em sua estrutura organizacional os mesmos princípios da Teoria Clássica e Neoclássica. A sua organização empresarial como um todo pode ser explicada pela Teoria da Burocracia, porém seus supervisores são preparados segundo a abordagem da Teoria das Relações Humanas, enquanto os gerentes se preocupam com a Teoria Comportamental. As relações desse tipo de empresa com a sua comunidade são consideradas sob o prisma da Teoria Estruturalista e da Teoria da Contingência e sua interface com a tecnologia é explicada pela Teoria da Contingência. O estado atual da T.A. é bastante complexo: ela permite uma variedade enorme de abordagens a respeito de seu objeto de estudo e engloba uma grande gama de variáveis que devem ser levadas em consideração.

Nos tempos atuais, a T.A. estuda a administração das empresas e demais tipos de organizações do ponto de vista da interação e interdependência entre as cinco variáveis principais, cada qual objeto específico de estudo por parte de uma ou mais correntes da Teoria Administrativa. As cinco variáveis básicas: tarefa, estrutura, pessoas, tecnologia e ambiente, constituem os principais componentes no estudo da administração das empresas. O comportamento dessas variáveis é sistêmico e complexo:

A seguir são feitas breves considerações sobre essas 6 etapas. 2.2.1. 1ª Fase: Ênfase nas Tarefas

É a fase em que administrar significa planejar e racionalizar as tarefas que devem ser executadas pelos subordinados.

A preocupação básica da Administração era exclusivamente metodizar o trabalho do operário, visando melhorar a eficiência do processo produtivo. Segundo essa fase, “administrar é estabelecer e prescrever a maneira pela qual as pessoas devem executar o seu trabalho cotidiano”. Essa fase se origina do trabalho do engenheiro americano Frederick W. Taylor (1856 – 1915), que é considerado o fundador da chamada Administração Científica.

A ênfase nas tarefas é uma abordagem microscópica, feita ao nível do operário e não ao nível da empresa tomada como uma totalidade. É uma abordagem mecanicista por envolver um conjunto de fatores (estudo de tempos e movimentos, seleção científica do operário, aplicação do método planejado racionalmente, medidas para reduzir ou neutralizar a fadiga, estabelecimento de padrões de produção etc.), como se cada um deles determinasse um máximo de eficiência, tal como dentes de uma grande engrenagem. A ênfase nas tarefas, ao nível do operário, representa o primeiro enfoque administrativo, ainda míope, limitado e reduzido a algumas poucas variáveis, da realidade empresarial. Ela representa o primeiro passo da Teoria da Administração.

2.2.2. 2ª Fase: Ênfase na Estrutura Organizacional

É a fase em que administrar é, sobretudo, planejar e organizar a estrutura de órgãos e de cargos que compõem a empresa, e dirigir e controlar as suas atividades.

Verifica-se que a eficiência da empresa é muito mais do que a soma da eficiência dos seus trabalhadores, e que ela deve ser alcançada através da racionalidade, isto é, da adequação dos meios (órgãos e cargos) aos fins que se deseja alcançar.

A preocupação com a estrutura da organização constitui uma enorme ampliação do objeto de estudo da Teoria da Administração. A abordagem ao nível individual de cada operário com relação à tarefa foi muito ampliada, passando a considerar a estrutura organizacional da empresa. São três as abordagens relacionadas com a estrutura organizacional: a Teoria Clássica de Fayol, a Teoria da Burocracia de Weber e a Teoria Estruturalista.

2.2.3. 3ª Fase: Ênfase nas Pessoas

É a fase em que administrar é, sobretudo, lidar com pessoas.

Esta terceira abordagem da Teoria da Administração procura enfatizar as pessoas dentro das empresas, deixando em segundo plano a estrutura e as tarefas. É a chamada abordagem humanística e que pode ser desdobrada em duas escolas ou teorias: a Escola das Relações Humanas e a Teoria Comportamental 2.2.4. 4ª Fase: Ênfase na Tecnologia

É a fase em que administrar é lidar com tecnologia, a fim de extrair dela a máxima eficiência possível.

Com o advento da cibernética, da mecanização, da automação, da computação e, mais recentemente, da robotização, a tecnologia posta a serviço da empresa passou a moldar-lhe a estrutura e a condicionar o seu funcionamento.

Muito embora a Administração Científica de Taylor e seus seguidores tenham se preocupado, em sua época, com a tecnologia, suas incursões nesse campo são estritamente limitadas ao nível da tarefa individual de cada operário e fortemente concretas e imediatistas. É notável que uma das mais recentes áreas de estudo da T.A. é o papel da tecnologia na determinação da estrutura e do funcionamento das empresas. Alguns autores concebem a empresa como um sistema sociotécnico, onde interagem dois subsistemas interligados:

1.5. Habilidades do Administrador

Segundo Katz, existem três tipos de habilidades que o administrador deve possuir para trabalhar com sucesso:

habilidade técnica, habilidade humana e habilidade conceitual. Habilidade é o processo de visualizar, compreender e estruturar as partes e o todo dos assuntos administrativos das empresas, consolidando resultados otimizados pela atuação de todos os recursos disponíveis. A seguir é apresentado a definição das três habilidades e na Fig. 3 atuação de todos os recursos disponíveis. A seguir é apresentado a definição das três habilidades e na Fig. 3

é

apresentado os níveis organizacionais e a três habilidades do administrador segundo Katz.

- habilidade técnica: consiste em utilizar conhecimentos, métodos, técnicas e equipamentos necessários para realização de tarefas específicas por meio da experiência profissional; - habilidade humana: consiste na capacitação e discernimento para trabalhar com pessoas, comunicar, compreender suas atitudes e motivações e desenvolver uma liderança eficaz;

- habilidade conceitual: consiste na capacidade para lidar com idéias e conceitos abstratos. Essa habilidade permite que a pessoa faça abstrações e desenvolva filosofias e princípios gerais de ação.

A adequada combinação dessas habilidades varia à medida que um indivíduo sobe na escala hierárquica, de posições de supervisão a posição de alta direção. A TGA (Teoria Geral da Administração) se propõe a desenvolver a habilidade conceitual, ou seja, a desenvolver a capacidade de pensar, de definir situações organizacionais complexas, de diagnosticar e de propor soluções.

Contudo essas três habilidades – técnicas, humanas e conceituais – requerem certas competências pessoais para

Fig. 3 – Níveis Organizacionais e as três Habilidades do Administrador segundo Katz. Conhecimentosignificatodooacervodeinformações,conceitos,idéias,experiências,aprendizagensqueoadministradorpossuiarespeitodesuaespecialidade.Comooconhecimentomudaacadainstanteemfunçãodamudançaedainovaçãoqueocorremcomintensidadecadavezmaior,oadministradorprecisaatualizar-seconstantementeerenova-locontinuamente.Issosignificaaprenderaaprender,aler,atercontatocomoutraspessoaseprofissionaise,sobretudoreciclar-secontinuamenteparanãotornar-seobsoletoeultrapassado; Perspectivasignificaacapacidadedecolocaroconhecimentoemação.Emsabertransformarateoriaemprática.Emaplicaroconhecimentonaanálisedassituaçõesenasoluçãodosproblemasenaconduçãodonegócio.Éaperspectivaquedáautonomiaeindependênciaaoadministrador,quenãoprecisaperguntaraochefeoquedevefazerecomofazernassuasatividades; Atituderepresentaoestilopessoaldefazerascoisasacontecerem,amaneiradeliderar,demotivar,decomunicaredelevarascoisasparafrente.Envolveoimpulsoeadeterminaçãodeinovareaconvicçãodemelhorarcontinuamente,oespíritoempreendedor,oinconformismocomosproblemasatuaise,sobretudo,afacilidadedetrabalharcomoutraspessoas. 1.5.1.PapeldoadministradorMintzbergidentificadezpapéisespecíficosdoadministradordivididosemtrêscategorias:interpessoal,informacionaledecisorial.Papelsignificaumconjuntodeexpectativasdaorganizaçãoarespeitodocomportamentodeumapessoa.Cadapapelrepresentaatividadesqueoadministradorconduzparacumprirasfunçõesdeplanejar, organizar,dirigirecontrolar. CategoriaPapelAtividadeRepresentaçãoAssumedeverescerimoniaisesimbólicos,representaa organização,acompanhavisitantesassinadocumentoslegais. LiderançaDirigeemotivapessoas,treina,aconselha,orientaesecomunicacomossubordinados.

Interpessoal

(Comooadministradorinterage)LigaçãoMantémredesdecomunicaçãodentroeforadaorganização,usamalotes,telefonemasereuniões. MonitoraçãoMandaerecebeinformação,lêrevistaserelatórios,mantémcontatospessoais. DisseminaçãoEnviainformaçãoparaosmembrosdeoutrasorganizações,envia memorandoserelatórios,telefonemasecontatos.

Informacional

(Comooadministradorintercambiaeprocessaasinformações)Porta-vozTransmiteinformaçõesparapessoasdefora,atravésdeconversas,relatóriosememorandos.

Empreendimento Inicia projetos, identifica novas idéias, assume riscos, delega responsabilidades de idéias para outros.

Resolução de conflitos Toma ação corretiva em disputas ou crises, resolve conflitos entre subordinados, adapta o grupo a crises e a mudanças.

Alocação de recursos Decide a quem atribuir recursos. Programa, orça e estabelece prioridades.

Decisorial

(Como o administrador utiliza a informação nas suas decisões)

Negociação Representa os interesses da organização em negociações com sindicatos, em vendas, compras ou financiamentos. 1.6. Os Princípios da Administração

Segundo Maximiano (2004), para entender o que significa Administração, é preciso ir além da interpretação da palavra. É preciso compreender o papel que a administração desempenha para as organizações e para a sociedade.

Conforme Maximiano (2004), podemos definir Administração a partir de objetivos, decisões e recursos, estas são palavras-chave. Administração é o processo de tomar e colocar em prática decisões sobre objetivos e utilização de recursos. O processo administrativo abrange quatro tipos principais de decisões, também chamados de processos ou funções: planejamento, organização, execução e controle. As decisões resumem os Princípios de Administração.

Acredita-se que, a partir do conhecimento das Teorias da Administração, haja condições para a análise dos Princípios de Administração. Convêm destacar, inicialmente, que os princípios fundamentais de administração vieram se consolidando através de todas as teorias, com o decorrer do tempo. A palavra administração tem sua origem no latim ad: (direção, tendência para) e minister (subordinação ou obediência), isto é, aquele que realiza uma função sob o comando de outra pessoa, aquele que presta um serviço a outro e significa subordinação e serviço. Dessa origem decorre que a palavra administração significa função que se desenvolve

sob o comando de outro, ou um serviço que se presta a outro.

Esse conceito de administração foi desenvolvido para aplicação em empresas, mas ele pode ser estendido a qualquer outra situação onde ocorra trabalho, seja no âmbito empresarial, em atividades autônomas, em órgãos públicos ou até em atividades domésticos. Portanto, sempre que se mencionar a palavra empresa, deve ser entendido trabalho.

A tarefa da administração é interpretar os objetivos propostos pela empresa e transformá-los em ação empresarial através de planejamento, organização, direção e controle de todos os esforços realizados em todas as áreas e em todos os níveis da empresa, a fim de atingir tais objetivos. Planejamento, organização, controle e direção são as quatro principais funções administrativas.

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Fig. 4 – Funções administrativas

Deve-se destacar, também, que estes princípios, com elevada probabilidade, terão importância cada vez mais acentuada. Detalharemos cada um destes itens para evidenciar a importância de seu conhecimento para a gestão das organizações sob a perspectiva de quaisquer das Teorias da Administração. Deve-se destacar, também, que estes princípios, com elevada probabilidade, terão importância cada vez mais acentuada. Detalharemos cada um destes itens para evidenciar a importância de seu conhecimento para a gestão das organizações sob a perspectiva de quaisquer das Teorias da Administração. 1.6.1. Planejamento

Segundo Chiavenato (1995) o planejamento é a função administrativa que determina antecipadamente o que se deve fazer e quais objetivos devem ser alcançados, e visa dar condições racionais para que se organize e dirija a empresa ou seus departamentos ou divisões a partir de certas hipóteses a respeito da realidade atual e futura. INSTITUTO FEDERAL DE SÃO PAULO - CAMPUS SÃO CARLOS Introdução a Administração A elaboração do planejamento evita a adoção de ações improvisadas, casuais, contribuindo para reduzir o nível de

incerteza e possibilitando maior segurança quanto ao desempenho da empresa. O planejamento, segundo Chiavenato (1995) apresenta as seguintes características: a) é um processo permanente e contínuo, pois é realizado de forma sistemática dentro da empresa e não se esgota na simples montagem de um plano de ação;

b) é sempre voltado para o futuro e está intimamente ligado com a previsão, embora não se confunda com ela. O conceito de planejamento inclui o aspecto de temporalidade e futuro: o planejamento é uma relação entre coisas a fazer e o tempo disponível para fazê-las; c) se preocupa com a racionalidade da tomada de decisões, pois ao estabelecer esquemas para o futuro funciona como um meio de orientar o processo decisório, dando-lhe maior racionalidade e subtraindo incerteza subjacente a qualquer tomada de decisão;

d) visa relacionar, entre várias alternativas disponíveis, um determinado curso de ação, em função de suas conseqüências futuras e das possibilidades de sua execução e realização. O curso de ação escolhido pode ter uma duração variável - desde curto à longo prazo - e pode ter uma amplitude igualmente variável - abrangendo a empresa como um todo até uma determinada unidade de trabalho; i) Escolas: é uma linha de pensamento ou conjunto de autores que usaram o mesmo enfoque para analisar e tratar a administração.

j) Modelos de Gestão: conjunto de doutrinas e técnicas, exemplo modelo japonês de administração.

k) Modelos de Organização: produto da adoção de determinado modelo de gestão, exemplo mecanicista, comportamental, etc. l) Técnicas para solução de problemas: metodologia de planejamento, organização, execução, controle.

2.1. A Administração: Evolução Histórica - Idéias precursoras

As origens das teorias administrativas remontam a um passado muito distante. As primeiras contribuições, como não poderia deixar de ser, são provenientes de praticantes e não de teóricos.

Destacam-se, desde o início da civilização, contribuições que, embora esparsas, marcaram significativamente o desenvolvimento dessas teorias, apesar de que a prática administrativa, bem como a coordenação entre os estudos de praticantes e teóricos, sejam uma característica de tempos mais recentes. Os benefícios de se delegar autoridade, assim como da conveniência de se ter uma boa organização, são ideologias que se pode encontrar em citações bíblicas, papiros egípcios que remontam a 3300 anos, bem como em registros similares da China, Grécia, Roma etc. enfim, já no estudo da Antigüidade pode-se perceber a importância dada à organização e administração dos negócios públicos e privada.

Durante toda a sua longa história até meados do século XVIII, as empresas se desenvolveram com muita lentidão. Apesar de sempre ter existido o trabalho organizado e dirigido na história da humanidade, a história das empresas, e, sobretudo a história da sua administração, são um capítulo da história contemporânea.

Foi a partir de 1776, após a invenção da máquina a vapor por James Watt e com a sua conseqüente aplicação à produção que surgiu uma nova concepção de trabalho, a qual veio modificar completamente a estrutura social e comercial da época, provocando profundas e rápidas mudanças de ordem econômica, política e social. Essas mudanças, em um período de aproximadamente um século, foram maiores do que todas as mudanças ocorridas no milênio anterior. É o período chamado de Revolução Industrial, que se iniciou na Inglaterra e rapidamente se alastrou por todo o mundo civilizado da época. A Revolução Industrial provocou a substituição do precário artesanato das oficinas pela industrialização, preparando o caminho para o aparecimento das modernas empresas e dos desafios de sua administração. A história das empresas pode ser dividida em seis fases, conforme a Tabela 1, a seguir:

Tabela 1- As 6 fases da história das empresas.

1ª Fase artesanal Da Antiguidade até a pré-revolução industrial Até 1780 2ª Fase da transição para a industrialização

1ª Revolução Industrial 1780 a 1860 3ª Fase do desenvolvimento industrial 2ª Revolução Industrial 1860 a 1914

4ª Fase do gigantismo industrial Entre as duas grandes guerras mundiais 1914 a 1945 5ª Fase moderna Do pós-guerra até a atualidade 1945 a 1980

6ª Fase da globalização Momento atual Após 1980

Para o entendimento das Teorias da Administração, faremos algumas definições de termos que serão utilizados no conteúdo desta apostila e serão posteriormente aprofundados no estudo da disciplina: Definições:

a) Teoria é uma representação abstrata do que se percebe da realidade. b) Teorias são explicações, interpretações ou proposições sobre a realidade.

c) Administração é o processo de tomar e colocar em prática decisões sobre objetivos e utilização de recursos. d) Recursos: Pessoas, Informação, Espaço, Tempo, Dinheiro, Instalações.

e) Decisões: Planejamento, Organização, Execução e Direção, Controle (também conhecidos como Princípios da Administração). f) Objetivos: Resultados esperados.

g) Funções Administrativas: planejamento, organização, execução e controle.

h) Teorias da Administração são conhecimentos organizados, produzidos pela experiência prática das organizações.

e) é sistêmico, pois deve considerar a empresa ou o órgão ou a unidade como uma totalidade. O planejamento deve considerar tanto o sistema como os subsistemas que o compõem, bem como as relações e compromissos internos e externos;

f) é interativo. Como o planejamento se projeta para o futuro, ele deve ser suficiente e prudentemente flexível para aceitar ajustamentos e correções. Pressupõe avanços e recuos, alterações e modificações em função de eventos novos, ou diferentes que ocorram tanto no ambiente interno quanto externo da empresa; g) é uma técnica de alocação de recursos de forma antecipadamente estudada e decidida. Deverá refletir a otimização na alocação e dimensionamento dos recursos com os quais a empresa ou o órgão dela poderá contar no futuro para suas operações;

h) é uma técnica cíclica. A medida que é executado, passa a ser realizado. Conforme vai sendo executado e realizado, permite condições de avaliação e mensuração para novos planejamentos, com informações e perspectivas mais seguras e corretas;

i) é função administrativa que interage dinamicamente com as demais. Está intimamente relacionado com as demais funções administrativas, como a organização, o controle e a avaliação, influenciando e sendo influenciado por elas, a todo o momento e em todos os níveis da empresa; j) é uma técnica de coordenação. Permite a coordenação de varias atividades no sentido da realização dos objetivos desejados e de maneira eficaz;

l) é uma técnica de mudança e inovação. O planejamento é uma das melhores maneiras de se introduzir deliberadamente mudança e inovação dentro de uma empresa, sob uma forma previamente definida e escolhida e devidamente programada. O Planejamento pode ser considerado em função do nível da empresa, conforme ilustra a figura a seguir:

O planejamento estratégico, em linhas gerais, é aquele efetuado no nível institucional da empresa, envolvendo a alta administração. É genérico e sintético, direcionado para longo prazo e considera a empresa como uma totalidade. O planejamento tático é efetuado no nível intermediário da empresa, envolvendo a gerência. É menos genérico, e mais detalhado, direcionado para médio prazo e considera cada unidade da empresa.

O planejamento operacional é o efetuado no nível operacional da empresa, envolvendo a supervisão. É detalhado e analítico, direcionado para o curto prazo e considera cada tarefa ou operação.

O planejamento operacional está voltado para o que fazer, como fazer, e para quem fazer, procurando otimizar e maximizar os resultados. Este tipo de planejamento deve ser intrinsecamente relacionado ao planejamento tático, o mesmo ocorrendo com este em relação ao planejamento estratégico. 1.6.2. Organização

Chiavenato (1995) define a organização como uma função administrativa através da qual a empresa reúne e integra os seus recursos, define a estrutura de órgãos que deverão administrá-los, estabelece a divisão de trabalho através da diferenciação, proporciona os meios de autoridade e de responsabilidade e, assim por diante. A organização representa, no fundo, todos aqueles meios que a empresa utiliza para pôr em prática o planejamento, o controle e a avaliação para atingir os seus objetivos. Como já foi enfatizado, a função administrativa organizacional depende do planejamento, do controle e da direção.

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Há uma estreita inter relação entre todas estas funções.

A função administrativa organizacional normalmente é implementada de acordo com as peculiaridades de cada empresa, que pode considerar seus recursos (humanos, materiais e organizacionais) e sua estrutura. Como ocorre com a função planejamento, a função organização também pode ser analisada em função dos diferentes níveis - institucional, intermediário e operacional - da empresa. 1.6.3. Direção

Do ponto de vista didático, a função administrativa direção vem após o planejamento e a organização. Assim, enquanto o planejamento estabelece o que fazer e como fazer e para quem, a organização estabelece a estrutura, os meios para a execução, a direção se preocupa com a execução das operações propriamente ditas, tendo em vista o alcance dos objetivos. A Direção é, inegavelmente, uma das complexas funções da administração. Isto se deve à sua abrangência e ao fato de estar intimamente relacionado às pessoas.

A execução de qualquer ação envolve sempre pessoas e grupos. Toda a implementação do planejamento e da organização é efetuada por um conjunto de pessoas, normalmente, são os recursos mais complexos existentes nas empresas.

A Direção é a função que envolve a maior interação humana. Como assegura Chiavenato (1995), “é a função que exige a maior dose de flexibilidade, de amortecimento de impactos e, principalmente, de orientação das pessoas quanto ao rumo certo no alcance dos objetivos pretendidos”.

A Direção é extremamente dinâmica, ocorre em todos os níveis da empresa e está relacionada ao planejamento, à organização e ao controle. Como a função Direção diz respeito ao processo de interação entre pessoas, três assuntos inerentes a ela são de capital importância: comunicação, liderança e motivação. Assim sendo, para dirigir pessoas são necessários profundos conhecimentos a respeito do processo de comunicação, das teorias de liderança e da motivação. Como nas funções planejamento e organização, a direção pode ser considerada em função dos níveis da empresa: institucional, intermediário e operacional. 1.6.4. Controle

O termo controle tem muitos significados e, não raro, se associa a atitudes coercitivas, principalmente quando envolve pessoas. O controle deve ser entendido como uma função administrativa, como o planejamento, a organização e a direção.

Os autores Koontz e O’Donnel (1998) especificam que controle é a função administrativa que consiste em medir e corrigir o desempenho de colaboradores para assegurar que os objetivos da empresa e os planos delineados para alcançá-los sejam realizados. É, pois, a função segundo a qual cada administrador, do presidente ao supervisor, certifica-se de que aquilo que é feito está de acordo com o que se tencionava fazer. O controle também está intimamente relacionado com o planejamento, a direção e a organização. Os controles podem ser classificados de acordo com o nível da empresa onde ocorrem. Assim, há o controle estratégico, o controle tático e o operacional.

Em termos de controle operacional, Litterer (1990) propõe um modelo básico que compreende três fases: a) coleta de dados sobre o desempenho;

b) comparação dos dados com um padrão; c) ação corretiva.

Certamente, cada uma destas fases pode ser desenvolvida através de diversas formas, que sempre devem considerar as peculiaridades de cada empresa. 1.6.5. Coordenação é “Função do Administrador”?

Para responder esta pergunta, é preciso antes reafirmar que função é uma aglutinação de atividades e que ela tem a tendência de se unir, ocasionando assim uma dificuldade de identificação dos limites de uma função administrativa A coordenação está presente ao desempenho de todas as funções administrativas. Ela não faz parte das características de cada função, mas representa o exercício das funções. A coordenação pode ser definida como a harmonização dos vários esforços necessários para atingir os objetivos almejados. A necessidade de sincronia entre as funções é importante para que cada elemento na empresa compreenda melhor a forma de se atingir os objetivos propostos. A coordenação só surtirá efeito quando todos os elementos conhecerem o objetivo dominante da empresa. Cada um então, poderá trabalhar em prol desse objetivo dosando e aplicando os esforços no momento melhor ou no momento exato que for preciso. Assim, a ação individual será frutífera e permitirá que os planos se transformem em resultados de forma mais natural e eficiente.

2. TEORIAS DA ADMINISTRAÇÃO – IDÉIAS FUNDAMENTAIS