O presente regulamento expressa normas a serem cumpridas pelos profissionais e empresas contratados pelos formandos para realização de atividades de fotografia e filmagem nas formaturas realizadas no Centro Universitário UNIVATES.
1. CADASTRO E CREDENCIAMENTO DAS EMPRESAS DE FOTO E FILMAGEM
1.1 A empresa de foto e filmagem, seja produtora de eventos ou não, para ser contratada pelos formandos da Univates precisa estar cadastrada na Instituição. Para isso, necessita apresentar:
I – contrato social ou equivalente;
II – certidões de regularidade Federal, Estadual e Municipal, INSS, FGTS e de débitos trabalhistas.
1.2 É responsabilidade da empresa cadastrada na Instituição e contratada pelos formandos cumprir as seguintes condições:
I – manter sua regularidade fiscal para manutenção do nome de sua empresa no cadastro da Instituição;
II – indicar no mínimo 2 (dois) responsáveis pela empresa na Instituição;
III – assinar e cumprir contrato firmado com os alunos, observando as disposições do presente Regulamento e respondendo integral e exclusivamente por eventuais danos materiais e morais causados aos formandos, à Univates e a terceiros;
IV – incluir no contrato firmado com os formandos todas as condições e cláusulas que garantam a qualidade dos serviços, a satisfação dos formandos, as exigências deste Regulamento e a segurança do evento;
V – entregar uma cópia do contrato de prestação de serviços, contratados com a Comissão de Formatura,no Setor de Eventos da Instituição, no prazo mínimo de 4 (quatro) meses antes da cerimônia de colação de grau, preferencialmente logo após a assinatura do contrato pelas partes;
VI – estar presente, por meio de seu representante, no dia da Cerimônia de Formatura;
VII – respeitar os horários e os espaços das atividades acadêmicas e das aulas na realização de filmagens, fotografias e preparativos relativos à organização da Formatura,
sob pena de ser excluído o cadastro da empresa na Univates;
VIII – disponibilizar, até 3 (três) horas antes da cerimônia, o cenário para as fotos da Formatura, de acordo com o disposto no contrato firmado com os formandos, no espaço indicado pela Instituição, disponibilizando seus equipamentos, que devem estar em bom estado de funcionamento, e responsabilizando-se pela instalação, funcionamento e retirada dos equipamentos imediatamente após o encerramento da cerimônia.
IX – fornecer uma cópia em DVD da cerimônia de Formatura e 3 (três) fotos panorâmicas dos formandos e da mesa oficial para o Setor de Eventos da Instituição, com a identificação da empresa prestadora do serviço, da data, do local e do curso, destinadas ao arquivo da Univates.
1.3 É obrigatório que as empresas, quando da subcontratação de profissionais – sejam eles fotógrafos, cinegrafistas ou outros que venham a desempenhar atividades nas formaturas –, repassem-lhes as normas especificadas neste Regulamento para sua correta atuação no Centro Universitário UNIVATES.
1.4 O credenciamento dos profissionais e a montagem dos estúdios devem ser solicitados, pelo responsável pela empresa, até 5 (cinco) dias úteis antes da cerimônia, utilizando-se o formulário específico para essa solicitação para cada evento. O formulário eletrônico está disponível no site http://www.univates.br /eventos , menu “Formaturas”.
1.5 É de total responsabilidade da empresa a apresentação do Termo de Responsabilidade e a retirada das credenciais no Setor de Eventos no prazo estabelecido, sob pena de a empresa ficar impossibilitada de exercer suas atividades na formatura em questão.
2. POSTURA E APRESENTAÇÃO FORMAL E PESSOAL DOS PROFISSIONAIS
2.1 O coordenador da equipe de foto e filmagem, indicado no Termo de Responsabilidade, deverá apresentar-se uma hora e meia antes do início da cerimônia à coordenação da formatura, que estará na sala de recepção aos formandos.
formalidade do evento, preferencialmente terno preto ou similar.
2.3 Não é permitida a participação das empresas nem de seus profissionais nas reuniões que o Setor de Eventos realizar com as comissões de formatura, a não ser quando solicitado pelo próprio Setor.
2.4 A sessão de fotos deverá ser encerrada 30 (trinta) minutos antes do início da solenidade, de acordo com o definido pela coordenação de formatura, para que os formandos possam receber as últimas orientações e serem organizados para a entrada no teatro.
2.5 As equipes de fotografia e filmagem não estão autorizadas a entrar na sala de recepção aos formandos para dar orientações referentes à cerimônia, nem para fazer registro fotográfico.
2.6 Nenhum formando poderá ser impedido de ser fotografado nos estúdios instalados no Centro Universitário UNIVATES durante sua solenidade de colação de grau.
2.7 Durante a formatura todo contato com a equipe de fotógrafos e cinegrafistas será feito entre a coordenação destes e a coordenação de formatura do Setor de Eventos, seja para passar orientações ou para resolver eventuais problemas.
3. EQUIPAMENTOS E MOBILIDADE DOS PROFISSIONAIS
3.1 Permanecerão no interior do teatro somente os fotógrafos e cinegrafistas credenciados para aquela determinada formatura, desde que estejam identificados com as credenciais fornecidas pela Univates em local visível.
3.2 No interior do auditório teatro não será permitido o uso de luminárias ou refletores que utilizem cabos ligados à rede elétrica.
3.3 O uso de tripés ou similares está autorizado somente nos espaços destinados aos estúdios, conforme definido pela coordenação de formatura.
3.4 Em hipótese alguma será permitido, no teatro da Univates, a montagem de ilha de edição ou o uso de monitores.
3.5 Durante a entrada dos formandos é proibida a permanência de fotógrafos e/ou cinegrafistas na frente ou sobre os praticáveis, ou em cima do palco fotografando um a um os formandos.
3.6 Durante a execução do Hino Nacional não é permitida a movimentação dos fotógrafos e cinegrafistas no palco.
3.7 No decorrer de toda a cerimônia é proibida a permanência de fotógrafos e/ou cinegrafistas no espaço em frente às cadeiras reservadas aos pais dos formandos e homenageados.
3.8 Tanto os fotógrafos quanto os cinegrafistas deverão permanecer o mínimo possível em cima dos praticáveis.
3.9 No momento da colação de grau e na entrega dos diplomas, os fotógrafos e operadores de câmeras de filmagem devem manter a distância mínima de um metro da mesa de autoridades, para não lhes causar desconforto.
3.10 Não será permitido que os fotógrafos e cinegrafistas se posicionem em frente às duas primeiras fileiras dos praticáveis nem entre a mesa de autoridades e a tribuna, para que não interfiram na imagem captada pelas câmeras de filmagem da Univates, instaladas no teatro e que transmitem a solenidade para o foyer em tempo real.
4. CLIPES E CDs COM MÚSICAS
4.1 Não poderão constar o nome ou a logomarca das empresas nos clipes que tenham produzido para os formandos.
15 (quinze) minutos de duração.
4.3 Os clipes deverão ser produzidos em DVD com áudio (música).
4.4 Os DVDs dos clipes deverão ser protocolados, pela comissão de formatura, no Setor de Atendimento ao Aluno da Univates até 20 (vinte) dias antes do ensaio geral.
4.5 Os CDs com músicas para a entrada e para a Colação de Grau, devem ser protocolados, no Setor de Atendimento ao Aluno da Univates, até 15 (quinze) dias antes da data da cerimônia , gravadas em mídia digital compatível com os equipamentos disponíveis no local de realização da solenidade, em ordem de execução conforme o roteiro da Colação de Grau.
4.6 As músicas escolhidas, para a entrada e para a Colação de Grau (individuais ou não), não poderão contemplar hinos de clubes ou apresentar letras que contenham palavras de baixo calão, apologia às drogas em geral, racismo, obscenidades e atitudes contrárias à ética, ainda que executadas em língua estrangeira.
4.7 Caso as mídias apresentem algum problema, a comissão de formatura terá 24 (vinte e quatro) horas para reapresentá-las ao técnico de som do teatro da Univates, que irá testá-los novamente.
4.8 Permanecendo o problema, as mídias serão devolvidas à Comissão de Formaturas, que terá 24 (vinte e quatro) horas para entregar nova cópia com o problema solucionado.
4.9 O não cumprimento dos itens anteriores acarretará na não exibição do DVD na solenidade. Em relação ao CD das músicas, não cumpridos os prazos, a Coordenação do Cerimonial reserva-se o direito de utilizar as músicas padrão para as cerimônias de colação de grau na Univates.
5. MONTAGEM DOS ESTÚDIOS E PROPAGANDA
5.1 Os materiais e equipamentos para montagem dos estúdios somente poderão ser descarregados no estacionamento do Teatro da Univates.
5.2 Após a descarga, o veículo deverá ser retirado do estacionamento e os equipamentos transportados, por carrinhos da empresa, pelas rampas e acessos sinalizados pela vigilância do local. O Centro Universitário UNIVATES não possui carrinhos de transporte para empréstimo.
5.3 Em nenhum local do Centro Universitário UNIVATES será permitida propaganda (banners, faixas, placas etc.) dos profissionais ou empresas de foto e filmagem contratados pelos alunos, nem mesmo no espaço destinado para montagem do estúdio.
5.4 Não é permitido que as empresas de foto e filmagem cobrem aluguel de salas ou de quaisquer outros locais do Centro Universitário UNIVATES, nem remuneração para contratação de pessoal, já que esses espaços físicos, bem como coordenadoras, recepcionistas e seguranças, são cedidos gratuitamente aos formandos. É igualmente proibido cobrar dos formandos a transmissão simultânea da cerimônia.
5.5 Na utilização dos espaços do Centro Universitário UNIVATES para os serviços de foto e filmagem em solenidades de colação de grau, não são permitidos contratos de exclusividade com as empresas.
5.6 A montagem dos estúdios poderá ser supervisionada pela coordenação de formatura da Univates, ou por outra pessoa por esta designada, com poderes para fazer as mudanças eventualmente necessárias. O horário para a montagem dos estúdios deverá ser marcado, antecipadamente, com a coordenação de formaturas da Univates, com liberação do espaço em, no máximo, três horas antes do início da cerimônia.
estúdio ocupará, a cada formatura. O local a ser ocupado estará identificado no hall do Teatro da Univates no dia da montagem dos estúdios.
5.8 Não será autorizada, em nenhuma hipótese, a fixação de materiais nas paredes, estruturas e móveis da Univates no local destinado para o estúdio de fotos de formaturas.
5.9 É de responsabilidade da empresa prestadora do serviço os materiais necessários para a montagem dos estúdios, como: tapadeiras, tapete, arranjos florais e iluminação com tripé.
5.10 É de total responsabilidade do profissional ou da empresa de foto e filmagem, mesmo quando terceirizados os serviços, a montagem dos estúdios, bem como eventuais danos ou avarias nos espaços físicos em decorrência dessa montagem (serão observados danos em: alvenaria, pintura, instalação elétrica, hidráulica, quebra de pisos cerâmicos, mármores e outros).
5.11 Também são de responsabilidade da empresa as partes estrutural e elétrica da montagem, que devem ser feitas de modo a evitar acidentes e salvaguardar a integridade física das pessoas, seja na montagem, durante o evento ou na desmontagem.
5.12 Os materiais de fotografia e filmagem não utilizados no decorrer da cerimônia deverão ser guardados atrás dos estúdios ou em outro local determinado pela coordenação da formatura, não devendo ficar expostos ao público.
5.13 Todo e qualquer lixo produzido pelas empresas ou profissionais autônomos, de foto e filmagem, ou por seus contratados, na montagem e desmontagem dos estúdios, deverá ser recolhido imediatamente.
5.14 Não serão permitidos, no espaço locado para os estúdios ou fora deles, sobras de materiais de decoração, manchas de tinta, restos de fitas adesivas colados no piso ou nas paredes ou outros resíduos de sua montagem e desmontagem.
5.15 A desmontagem e a retirada dos estúdios devem ser feitas imediatamente após o término da formatura.
5.16 O Centro Universitário UNIVATES não se responsabiliza pelos materiais e equipamentos deixados em seu espaço físico antes, durante e após o evento.
5.17 O não cumprimento das normas implicará na aplicação de sanções e demais medidas cabíveis previstas em Termo de Responsabilidade firmado pelas partes, sem prejuízo das perdas e danos.
Lajeado, 24 de outubro de 2014 Ana Lúcia da Silva
Gerente do Setor de Eventos Centro Universitário UNIVATES cerimonia_formaturas@univates.br
