O que o seu Gerente deveria saber no Sistema Subsee
1) Cadastramento de usuários: Usuários, Cargos, Equipes e
Perfil de acesso.
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Cadastro
Usuários
Dica: A organização no sistema começa pela organização do cadastro de usuário e seus cargos e perfil de acesso. Incentive o cadastro de fotos. A internet já popularizou as imagens das pessoas sejam elas formais ou não.
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Cadastro
Cargo
Dica: Para as empresas que utilizam distribuição de comissionamento é necessário criar subgargos para corretores, angariadores e gerentes com seus respectivos departamentos e comissão.
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Cadastro
Perfil de acesso
Dica: Utilize quantos níveis de acesso for necessário. Ex: Master libere todos os [x] Check grups. Atendente de locação. Ex: Marque somente o que será necessário a sua utilização. Nesse caso recomenda-se marcar o mínimo e aos poucos ir liberando conforme necessidade de uso.
2) Venda.
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Visualizador
Vendas
Dicas:
R.E.F [ ] Cód. Interno: Permite buscar imóveis cadastrados por 4 tipos de referência: Referência do imóvel ou apenas parte dela, através do código interno, número da chave do imóvel Ex: A01, ou através da visita do imóvel V01.
Imobiliária [ ] Corretor: Permite buscar imóveis cadastrados por 2 tipos de filtros: Imobiliária: Traz o resultada da imobiliária ou de todas as imobiliárias parceiras. Pelo Corretor: Traz o resultado pelo corretor. Dica: Nesse caso adicione ao filtro o período que saberás quantos imóveis que cada corretor angariou nas últimas 24hs, 48 hs, 72 hs e etc.
Filtros do Grupobox: Ex: [ ] Baixados, [ ] Não liberados, [ ] Propostas e etc. Clique com o botão direito do mouse que surgirá mais opção de filtros.
Comandos importantes:
Busca por período: Permite buscar imóveis cadastrados entre 24 hs à Mais que 1 ano. Excelente filtro para saber todos imóveis angariados esse semana. Acrescente [x] Corretor e o sistema filtrará os imóveis angariados pelo período e por corretor.
*Utilize em reuniões semanais onde seus colaboradores apresentam imóveis angariados.
Feedback: Permite alimentar informações públicas dos atendimentos feitos pelos corretores. Esse local é ideal para avaliar se o imóvel esta sendo visitado e prestar feedback para o proprietário do imóvel, o angariador, o gerente e a própria diretoria da imobiliária.
Proposta: Gere propostas através do sistema Subsee. Mesmo que a imobiliária utilize outra forma de criar propostas. Incentive essa prática, pois as informações estarão integradas para o gerente e a todos os corretores. Facilitando e integrando toda a imobiliária.
Envio de e-mail pelo Subsee: Envie e-mails rápidos através do programa Subsee.
3) Alerta.
Comandos importantes:
Interessados x imóveis: Permite cruzar os interessados com os imóveis cadastrados.
Dica: Um cadastro correto nos interessados com dormitórios, bairros, áreas e valores, proporciona melhores cruzamentos.
*Utilize em reuniões individuais questionando porquês o seu colaborador não fez isso ou deixou de fazer aquilo.
Usuário: Permite filtrar a busca por usuário.
Imprimir: Permite imprimir a listagem relacionada ao resumo apresentado na tela.
4) Interessados.
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Marketing
Interessados
Comandos importantes:
Responsável: Permite selecionar os interessados por corretor.
Cadastro: Define o período pela data de cadastro.
[ ] Último atendimento: Define o período pela data do último atedimento.
Ex: Tenho 20 cadastro e 5 atendimento nos últimos 60 dias em um total de 200 clientes.
O que isso quer dizer:
Tenho 200 clientes sendo 20 cadastrados nos últimos 60 dias, mas apenas 5 foram atendimentos nos últimos 60 dias.
Considera atendimento a segunda fase: 1º Cadastro: Registro no Subsee
2º Atendimento: Atender no Subsee
Dica: É comum o corretor cadastrar mais do que atender, ai entra a presença do gerente na interpretação porque que não esta atendendo.
*Utilize em reuniões individuais questionando porquês o seu colaborador não fez isso ou deixou de fazer aquilo.
Geral: Visualiza o que a equipe possui de interessado com o mesmo perfil que esta procurando.
Imprimir: Permite imprimir uma carta modelo ao interessado, a etiqueta de correspondência, os atendimentos de forma analítica ou sintética.
*Para isso é necessário adicionar um interessado na cesta.
Troca de Titular: Permite tocar de corretor responsável sobre o interessado. Seja por motivo de falta de atendimento ou por saída da empresa.
Envio de e-mail: Permite enviar e-mail através de campanha “mail marketing” ou através do próprio Outlook.
Exemplo de cadastro de interessado – Atendimento
5) Relatórios.
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Relatórios
Imóveis
Geral: Permite gerar várias combinações de relatórios. ** Utilize para imprimir os imóveis que não possuem fotos, mapas e sem placa.
Opção: Permite analisar imóveis que estão com opção vencida, a vencer. O uso do Alerta permite visualizar quais são as opções que vencerão na próxima semana e quais já estão vencidas e que ainda estão no site.
Angariados: Permite analisar imóveis que foram angariados.
Baixados: Permite analisar imóveis que foram baixados com seu status – Vendidos, Alugados, Desistência ou mudança de imobiliária.
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Relatórios
Gerencias
Locados, vendidos, comprados, desistidos, transferidos: Permite analisar com mais detalhes o motivo das suas baixas.
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Relatórios
Atendimentos
Clientes Interessados Analítico: Permite visualizar todos os interessados e seus atendimentos.
Sintético: Permite visualizar os interessados e seu interessa resumidamente.
Análise de interesses: Analítico: Mostra o resumo dos interessados e suas necessidades. Mapa: Mostram os interesses bairros x tipos de imóveis facilitando a angariação.
Análise de interessados: Permite visualizar apenas a qualidade do cadastro. Não se preocupando com o interesse.
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Relatórios
Atendimentos
Proposta: Permite visualizar todos as proposta e seus status.
Análise de locação: Permite visualizar todos os imóveis com análises e seus status.
Lançamento com Proposta: Permite visualizar todos as unidades de lançamentos com proposta e seus status.
Toca de titulares: Permite visualizar corretores que perderam o direito de atender os seus interessados passando para outros corretores a sua titularidade.
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Relatórios
Estatística
Atividades Mensais dos usuários: Permite imprimir o resumo das atividades dos usuários por departamento. Desde a angariação do imóvel até o envio de e-mail.
Estatística de atividades dos atendentes: Permite imprimir o resumo das atividades dos usuários/atendente de vendas e quantidade de captação de clientes a perde para outros atendentes por período.
Estatística de origem de atendimento: Permite imprimir o resultado da pesquisa da origem do cliente em 3 fases. Fase1: Durante o atendimento. Fase 2: Em respostas a feedbacks. Fase3: Na concretização da venda ou locação do imóvel.
Estatística de imóveis x atendimento: Permite cruzar imóveis que possuem feedbacks por período. ** Para os imóveis que não possuem feedbacks a gerência da imobiliária deve ficar atendo porque da falta desse atendimento.
Captação e Captação de terceiros: Permite cruzar as pessoas atendidas aos imóveis existentes na carteira. ** Reciprocidade significa que o interessado mudou de interesse para outro imóvel da mesma imobiliária. Interessando por outro lançamento ou um imóvel de terceiro.
Duplicidade: Imprime a relação de cruzamento existente no período ao cadastrar em pessoas ou em interessados.
Chaves emprestadas: Imprime a relação de chaves emprestadas de venda ou locação por período. Mostra a quantidade de atendimento/visitas e mostra a quantidade de imóveis demonstrados. Relaciona rank de visitas por imóvel e rank de visitas por atendentes.
6) Avaliações
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Processos
Cadastros
Avaliações
Exemplo de cadastro de avaliação
Comitê de avaliação: Através desse recurso a gerência poderá criar comitês par avaliar imóveis dentro do Subsee. Dica: É necessário que o cadastro do imóvel esteja marcado [x] Avaliação.
7) Processos
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Processos
Cadastros
Imóveis
Exemplo de cadastro de processo para imóveis
Processo para imóveis: Através desse recurso a gerência poderá criar processos para acompanhar financiamento, regularização de documentos e etc. Dica: Pode cadastrar um imóvel específico para processo ou utilizar um já existente.
8) Atualização para o site
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Atualizar
Tela de exportação para o site e portais associados.
Procedimento padrão de exportação: A utilização desse procedimento deve ser usado 1 vez ao dia ou conforme necessidade de atualizar dados para o site. Para os novos imóveis cadastrados no Subsee é necessário fazer a atualização.
[ ] Importar Parceria: É usado somente por empresas que compartilham imóveis com outras imobiliárias.
[ ] Última Atualização: Atualiza dos novos imóveis para internet a partir da última atualização. Esse procedimento é mais rápido e deve ser utilizado com mais freqüência.
[ ] Atualização Global: É recomendada quando informação são corrompidas no envio/recebimento pela internet. O sistema executa uma atualização global a cada 15 dias automaticamente.
Dica: Para retirar os imóveis do site, não é necessário fazer atualização. O programa Subsee possui mecanismo de retirada automática através dos botões:
Baixar: Baixa o imóvel do programa e retira do site.
Retirar site: Retira o imóvel do site e permanece no programa como imóvel ativo.
Excluir: Excluir totalmente o imóvel do programa e retira o imóvel do site. Esse procedimento não possuir recuperação do imóvel excluído.
