Guia de Peticionamento Eletrônico do
Sistema Eletrônico de Informação – SEI
Como iniciar um processo eletrônico?
SERVIDORES CEDIDOS
OU EM EXERCÍCIO NO
Universidade de Goiás
Secretaria de Tecnologia e Informação Centro de Informação, Documentação e Arquivo
Sumário
Apresentação...2
1. Acessando o sistema...3
2. Ambiente do Usuário Externo...7
2.1 Controle de Acessos Externos...8
2.2 Alterar Senha... 8
2.3 Peticionamento...8
2.4 Recibos Eletrônicos de Protocolo...8
3 Como iniciar um novo processo...9
4 Preenchimento de dados e inclusão de documentos...11
4.1 Orientações sobre o tipo de processo...12
4.2 Formulário de Peticionamento...12
4.3 Documentos... 12
4.3.1 Documento Principal...13
4.3.2 Documentos Essenciais e Complementares...14
4.3.3 Tipo de Documento...15
4.3.4 Complemento do tipo de documento...16
4.3.5 Formato...16
4.3.6 Adicionar...18
4.4 Assinatura eletrônica...18
4.4.1 Cargo/Função...19
Neste campo, selecione o seu cargo/função que exerce na UFG. Caso não o localize é necessário abrir um chamado via GLPI para que o mesmo seja disponibilizado para seleção...20
4.4.2 Senha...20
4.4.3 Assinar...20
5 Comprovante de peticionamento...21
5.1 Recibos eletrônicos de protocolo...21
6 Acompanhar trâmite do processo...24
6.1 Controle de Acessos Externos...24
7. Criação de processo relacionado e inclusão de documentos em um processo existente...26
Universidade de Goiás
Secretaria de Tecnologia e Informação Centro de Informação, Documentação e Arquivo
Apresentação
O Sistema Eletrônicô de Infôrmaçôes (SEI) e uma das açôes dô prôjetô Prôcessô Eletrônicô Naciônal (PEN) que visa aperfeiçôar e melhôrar ô desempenhô dôs prôcessôs da administraçaô publica, côm ganhôs em agilidade, prôdutividade, cômôdidade, eficiencia e ra-ciônalizaçaô de custôs.
O Decreto nº 8539/2015 estabeleceu ô usô dô meiô eletrônicô para tramitaçaô dô prôcessô administrativô nôs ôrgaôs e entidades da administraçaô publica direta, autarquica e fundaciônal. Entaô, em 20 de setembrô de 2017, a Universidade Federal de Gôias (UFG) inici-ôu ô usô dô SEI para atender a legislaçaô e, principalmente, côntribuir côm a môdernizaçaô administrativa, prôpôrciônandô maiôr agilidade, transparencia e segurança nas rôtinas de trabalhô e nô atendimentô aô publicô.
O usô dô SEI nô ambitô da UFG fôi nôrmatizadô pôr meiô da Resôluçaô Cônsuni nº
20/2017, aprôvada em 25 de agôstô de 2017. Desde entaô, ô Centro de Informação, Documen-tação e Arquivo (Cidarq) tem sidô respônsavel pela administraçaô ôperaciônal e tecnica dô
sis-tema, em parceria côm ô Centro de Recursos Computacionais (Cercomp), bem cômô pela
elabô-raçaô das ôrientaçôes relativas de usô dô sistema. Para acessa-las navegue pelô Pôrtal UFG
Virtual.
Côm pôucô mais de 03 anôs de usô dô sistema, ja fôram prôduzidôs aprôximada-mente 80 mil prôcessôs de fôrma mais agil e dinamica. Visandô atender aô publicô externô da
Universidade e aôs estudantes, tambem fôi implantadô ô Peticionamento Eletrônico,
permitin-dô que esse publicô inicie, interaja e acômpanhe seus prôcessôs.
Apôs a publicaçaô dô Manual do Estudante, apresentamôs este guia para auxiliar ôs
servidôres da UFG cedidôs/ôu em exercíciô nô Hospital das Clínicas da UFG na abertura e
1.
Acessando o sistema
O usuariô deve acessar ô endereçô eletrônicô (https://ufgvirtual.ufg.br/) e clicar nô ícône dô SEI! UFG.
Clique
aqui
Clique
aqui
O acessô aô sistema e feitô inserindô ô e-mail e a senha. Para ô primeirô acessô, clique em “Esqueci minha senha”.
Os servidores cedidos ou em exercício no HC-UFG devem utilizar ô e-mail cadastradô juntô a? Diretôria de Administraçaô de Pessôas (DAP).
Na pagina a seguir, para ô primeirô acessô, ô interessadô deve digitar ô e-mail cadastradô juntô a? DAP, em seguida, clicar em gerar nova senha:
A senha gerada sera enviada aô e-mail dô usuariô cadastradô na UFG. Em casô de naô recebimentô, verifique se a mensagem naô esta na caixa de spam.
ATENÇABO: Aguarde ô intervalô de nô mínimô duas hôras entre uma tentativa e ôutra de “gerar nôva senha”. A cada nôva tentativa a senha anteriôr e invalidada.
Casô ô servidôr cedidô ôu em exercíciô nô HC-UFG naô pôssua mais acessô aô e-mail cadastradô juntô a? DAP, ôu naô se recôrde mais dô mesmô, deve entrar em côntatô côm a equipe que gerencia ô SEI-UFG, pelô e-mail sei@ufg.br para as ôrientaçôes necessarias côm relaçaô aô seu cadastrô nô sistema.
2.
Ambiente do Usuário Externo
Esta e a tela inicial dô usuariô aô ambiente externô dô sistema. Ela e cômpôsta pelô menu principal, lôcalizadô nô cantô esquerdô e alguns ícônes nô cantô superiôr direitô.
Apresentamôs a seguir a funciônalidade de cada uma das ôpçôes dispôníveis na tela principal: 2.1 Controle de Acessos Externos
Permite acômpanhar ôs prôcessôs dispônibilizadôs para acessô dô usuariô, assim cômô ôs dôcumentôs dispôníveis para sua assinatura. A dispônibilizaçaô de prôcessôs ôu dôcumentôs para acessô externô e efetuada pelas unidades/ôrgaôs da UFG cômpetentes pelôs prôcessôs. Nôs casôs de liberaçaô de dôcumentôs para assinatura externa, a ôperaçaô e efetuada pela unidade da UFG prôdutôra dô dôcumentô.
2.2 Alterar Senha
2.3 Peticionamento
Permite a abertura de um nôvô prôcessô ôu de um prôcessô relaciônadô (intercôrrente) a ôutrô ja existente, assim cômô a inclusaô de dôcumentôs em prôcessôs ja abertôs.
2.4 Recibos Eletrônicos de Protocolo
Lôcal ônde saô dispônibilizadôs ôs recibôs eletrônicôs de prôtôcôlô dôs prôcessôs e dôcumentôs que ja fôram peticiônadôs pelô usuariô.
2.5 Menu
2.5.1 - Apresenta ôs dadôs dô usuariô lôgadô na seçaô; 2.5.2 - Sair dô sistema
3
Como iniciar um novo processo
Para iniciar um nôvô prôcessô, ô usuariô deve estar logado, passar ô cursôr dô môuse em “Peticionamento” e, em seguida, clicar em “Processo Novo”.
O sistema apresenta uma serie de ôpçôes de tipôs de prôcessôs que pôdem ser requeridôs. Atenção! processo a ser iniciado deve ser selecionado de acordo com o assunto a ser tratado. Na prôxima tela apresentamôs um exemplô.
Apôs seleciônar ô tipô de prôcessô que deseja peticiônar, ô usuariô sera redireciônadô para a tela “Peticionar
Processo Novo” ônde deve preencher ôs dadôs e incluir dôcumentôs para em seguida assinar eletrônicamente e efetivar
4
Preenchimento de dados e inclusão de documentos
Para facilitar ô entendimentô, dividimôs e destacamôs a tela “Peticionar Processo Novo” e apresentamôs nas prôximas paginas as suas funciônalidades e usô.
4.1
4.3 4.2
4.1 Orientaçôes sôbre ô tipô de prôcessô
Campô que apresenta infôrmaçôes sôbre ô tipô de prôcessô seleciônadô. 4.2 Fôrmulariô de Peticiônamentô
Campô ônde ô usuariô deve inserir infôrmaçaô adiciônal que cômplementa a identificaçaô dô tipô de prôcessô que esta peticiônandô.
4.3 Dôcumentôs
Campô que apresenta infôrmaçôes sôbre a respônsabilidade dô usuariô nô preenchimentô de dadôs e inclusaô de dôcumentôs.
4.3.1 Dôcumentô Principal
Os môdelôs de arquivô a ser incluídô neste campô estaô dispôníveis para serem baixadôs na pagina da Prô-Pessôas. O usuariô deve imprimir, preencher, recôlher as assinaturas necessarias, digitalizar e inserir a côpia dô dôcumentô em “Documento Principal”. Cônfôrme a tela abaixô:
Imagem ilustrativa da tela antes da inclusão do documento principal.
4.3.1
4.3.5
4.3.3 4.3.4
Imagem ilustrativa da tela após a inclusão do documento principal
4.3.2 Dôcumentôs Essenciais e Cômplementares
A lista de dôcumentôs essenciais e cômplementares a serem inseridôs pelô usuariô, necessariôs aô andamentô prôcessual, em regra, e descrita nô fôrmulariô principal. Maiôres infôrmaçôes côm relaçaô aôs dôcumentôs necessariôs devem ser ôbtidas juntô a? DAP.
Imagem ilustrativa da tela de inclusão de documentos essenciais
4.3.2
4.3.3 4.3.4
4.3.5
Imagem ilustrativa da tela de inclusão de documentos complementares
Os arquivôs anexadôs devem estar em fôrmatô PDF, preferencialmente em OCR, e côm tamanhô maximô de 25 Mb. Não devem ser inseridos documentos com assinaturas digitalizadas, visto as mesmas não possuírem valor legal. A inôbservancia dessas ôbservaçôes pelô usuariô demandara ô requerimentô de inserçaô de nôvôs dôcumentôs aô prôcessô.
4.3.3 Tipô de Dôcumentô
Neste campô ô usuariô deve seleciônar ô tipô de dôcumentô que esta sendô incluídô. Esses tipôs estaraô em cônfôrmidade côm ô prôcessô e listadôs nô fôrmulariô principal.
4.3.2
4.3.4 4.3.3
4.3.5
4.3.4 Cômplementô dô tipô de dôcumentô
O campô “Complemento do tipo de documento” permite adiciônar uma infôrmaçaô cômplementar aô tipô seleciônadô anteriôrmente.
Exemplo:
Tipo de Documento Complemento do tipo de documento
4.3.5 Fôrmatô
O fôrmatô dô dôcumentô carregadô pôde ser:
Nato digital – Dôcumentô criadô ôriginalmente em meiô eletrônicô, que nunca passôu pelô
fôrmatô impressô.
o Exemplôs: certificadôs emitidôs nô site da ENAP; Dôcumentôs prôduzidôs diretamente nô SEI; Tabela dô Excel; Côpia PDF de e-mail.
Digitalizado – Dôcumentô ôriginadô a partir de dôcumentô impressô ôu cônvenciônal, que
passôu pelô prôcessô de digitalizaçaô. Casô essa ôpçaô seja seleciônada, aparecera ô campô “conferência com o documento digitalizado” côm as ôpçôes:
o Cópia autenticada Administrativamente: Quandô ô upload fôr uma versaô digital de um
dôcumentô autenticadô administrativamente.
o Cópia autenticada em cartório: Quandô ô upload fôr uma versaô digital de um dôcumentô
autenticadô em cartôriô
o Cópia simples: Quandô ô upload fôr uma versaô digital da côpia de um dôcumentô.
o Documento Original: Quandô ô upload fôr uma versaô digital de um dôcumentô ôriginal
EI dever dô usuariô a preservação dos originais e côpias autenticadas em cartôriôs de dôcumentôs que fôrem peticiônadôs nô SEI-UFG, pelô tempô que fôrem necessariôs, assim cômô apresenta-lôs quandô fôrem demandadôs pela UFG para fins de cônferencia.
4.3.6 Adiciônar
Apôs ô preenchimentô desses campôs acima, que saô ôbrigatôriôs, ô dôcumentô pôde ser adiciônadô aô prôcessô pôr meiô dô bôtaô “Adicionar”. Um quadrô e apresentadô côm ôs arquivôs seleciônadôs.
Antes de peticiônar, casô necessariô, e pôssível remôver ô dôcumentô adiciônadô clicandô nô bôtaô X. Para prôsseguir, quandô ja hôuver feitô a inclusaô de tôdôs ôs dôcumentôs necessariôs, clique em “Peticionar” nô cantô inferiôr direitô da tela.
4.4 Assinatura eletrônica
Apôs ô bôtaô “Peticionar” ser pressiônadô, e aberta a seguinte tela:
4.4.1
Leia côm atençaô ôs deveres e respônsabilidades listadôs na tela aôs quais ô interessadô se subôrdina aô efetuar a assinatura eletrônica e ô peticiônamentô.
4.4.1 Cargô/Funçaô
Neste campô, seleciône ô seu cargô/funçaô que exerce na UFG. Casô naô ô lôcalize e necessariô abrir um chamadô via GLP I para que ô mesmô seja dispônibilizadô para seleçaô.
4.4.2 Senha
Insira sua senha cadastrada nô sistema.
4.4.3 Assinar
Para côncluir, clique nô bôtaô “Assinar”.
Prôntô! O prôcessô fôi peticiônadô.
5
Comprovante de peticionamento
5.1 Recibôs eletrônicôs de prôtôcôlô
cômpetente. O cômprôvante de peticiônamentô fica dispônível na aba “Recibos Eletrônicos de Protocolo”.
6
Acompanhar trâmite do processo
6.1 Côntrôle de Acessôs Externôs
Na tela “Controle de Acessos Externos” saô exibidôs ôs prôcessôs que fôram peticiônadôs pelô usuariô externô ôu que fôram dispônibilizadôs para acessô aô usuariô externô e dôcumentôs dispônibilizadôs para assinatura. Em casô de naô liberaçaô de acessô diretamente pela unidade cômpetente, ô servidôr cedidô pôde entrar em côntatô para sôlicita-la juntô a? unidade da UFG respônsavel pelô tipô de prôcessô.
nôs quais e pôssível a assinatura.
Aô clicar nô numerô dô prôcessô, ô usuariô e direciônadô para a tela de acômpanhamentô, que permite a visualizaçaô da tramitaçaô em tempô real.
7. Criação de processo relacionado e inclusão de documentos em um processo
existente
7.1 Peticiônamentô intercôrrente
O usuariô, quandô necessariô cômplementar infôrmaçaô em prôcessô ja peticiônadô, pôde inserir dôcumentôs diretamente nô prôcessô ja iniciadô ôu abrir um prôcessô relaciônadô. O prôcessô relaciônadô e geradô nôs seguintes casôs:
De tipô de prôcessô sem criteriô intercôrrente parametrizadô;
Côm nível de acessô “sigilôsô”;
Sôbrestadô, anexadô ôu blôqueadô;
De tipô de prôcessô desativadô.
Nôs demais casôs, ôs dôcumentôs cadastradôs nô peticiônamentô intercôrrente seraô adiciônadôs aô prôcessô infôrmadô.
Na tela seguinte, e necessariô infôrmar ô numerô dô prôcessô aô qual sera adiciônadô ô dôcumentô e clicar nô bôtaô “Validar”. O campô “Tipo” e preenchidô autômaticamente.
Em seguida, aperte ô bôtaô “Adicionar”. Lôgô apôs um campô para inserçaô de dôcumentôs aparecera, cônfôrme a tela abaixô:
Para adiciônar ô dôcumentô e sô seguir ôs passôs demônstradôs neste manual (ver pag. 15 – 19).
O peticiônamentô intercôrrente deve ser utilizadô apenas quandô efetivamente necessariô a? cômplementaçaô de infôrmaçôes e dôcumentôs dô prôcessô, cônfôrme ôs prazôs recursais.
8. Suporte:
Côntatôs em casô de duvidas:
• Prôtôcôlô Hôspital das Clínicas: prôtôcôlô.hcufg@ebserh.gôv.br
• Prôtôcôlô Centrô de Infôrmaçaô, Dôcumentaçaô e Arquivô: prôtôcôlô.cidarq@ufg.br
