DEPARTAMENTO DE CIÊNCIA DA INFORMAÇÃO – GCI CURSO DE GRADUAÇÃO EM ARQUIVOLOGIA
CARLA NATALIA FREITAS SOUZA
GESTÃO DE DOCUMENTOS E OS SISTEMAS DE REGISTROS: UMAABORDAGEM CONCEITUAL
NITERÓI 2013
1
CARLA NATALIA FREITAS SOUZA
GESTÃO DE DOCUMENTOS E OS SISTEMAS DE REGISTROS: UMA ABORDAGEM CONCEITUAL
ORIENTADOR: Professora Margareth da Silva
Niterói 2013
Trabalho de Conclusão de Curso apresentado à Universidade Federal Fluminense, como requisito para obtenção do Grau de Bacharel. Área de Concentração: Arquivologia.
Ficha Catalográfica elaborada pela Biblioteca Central do Gragoatá
S729 Souza, Carla Natalia Freitas.
Gestão de documentos e os sistemas de registros: uma abordagem conceitual / Carla Natalia Freitas Souza. – 2013.
60 f.
Orientador: Margareth da Silva.
Trabalho de Conclusão de Curso (Graduação em Arquivologia) – Universidade Federal Fluminense, Instituto de Arte e Comunicação Social, Departamento de Ciência da Informação, 2013.
Bibliografia: f. 47-50.
1. Gestão de documento. 2. Sistemas de Registro. 3. Tecnologia da informação. 4. Documento eletrônico. I. Silva, Margareth da. II. Universidade Federal Fluminense. Instituto de Arte e Comunicação Social. III. Título. CDD 651.5
CARLA NATALIA FREITAS SOUZA
GESTÃO DE DOCUMENTOS E OS SISTEMAS DE REGISTROS: UMA ABORDAGEM CONCEITUAL
APROVADO EM: ___/___/___ BANCA EXAMINADORA
__________________________________________
Professora Margareth da Silva – Orientadora
Universidade Federal Fluminense
__________________________________________ Professora Ana Célia Rodrigues
Universidade Federal Fluminense
___________________________________________ Professora Joice Cleide Cardoso Ennes de Souza Universidade Federal Fluminense
Niterói 2013
Trabalho de Conclusão de Curso apresentado à Universidade Federal Fluminense, como requisito para obtenção do Grau de Bacharel. Área de Concentração: Arquivologia.
Dedico este trabalho a Deus, e a meu esposo, Thiago, pois fazem parte da minha vida e sem eles eu nada seria.
AGRADECIMENTOS
Primeiramente agradeço a Deus, que me deu a oportunidade de cursar a graduação em uma universidade pública, por ter renovado minhas forças a cada dia para chegar até onde cheguei: final da faculdade e inicio de uma vida profissional de sucesso. Obrigada Meu Deus!
Muito obrigada aos meus pais, Dayse Freitas e Adalberto Prazeres, pelo eterno amor e atenção que sempre tiveram comigo. Espero ter valorizado e retribuído, de alguma forma, seus esforços e dedicação.
Agradeço ao meu esposo, amigo e companheiro Thiago da Silva Souza, pela paciência e disposição que sempre tivera para me ajudar em diversos momentos da minha vida – inclusive no desenvolvimento desse trabalho! Obrigada pela paciência em aguentar meus momentos de desespero, minhas manias e meu “gênio forte” e, espero que continue até restos de nossas vidas.
Muitíssimo obrigada à professora orientadora Margareth que se mostrou, desde o primeiro momento, disposta a orientar esse trabalho.
Os registros arquivísticos são provas confiáveis das ações a que se referem e devem esta confiabilidade às circunstâncias de sua criação.
RESUMO
A partir do estudo da literatura arquivística em torno dos procedimentos e instrumentos utilizados para a gestão de documentos, procura-se enfatizar a importância da atividade de registro, por meio do protocolo. Aborda o histórico e a difusão do conceito de gestão de documentos como um instrumento para garantir o controle do ciclo de vida dos documentos arquivísticos. Relata sobre os princípios arquivísticos e sobre o sistema de registro da Alemanha um dos principais sistemas de registro europeus. Este trabalho apresenta os requisitos obrigatórios do e-ARQ Brasil para implementação de sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos.
Palavras chave: gestão de documentos, sistema de registro
de documentos, protocolo, sistema informatizado de gestão arquivística de documentos.
ABSTRACT
The study of archival literature about the procedures and tools used for records management, seeks to emphasize the importance of registry system, through the protocol. It discusses the history and diffusion of the concept of records management as a tool to ensure control of the records life-cycle. It reports on archival principles and the registry system of Germany a leading European systems of record. This work presents the mandatory requirements from e-ARQ Brazil for implementation of electronic records management system.
Keywords: records management, protocol register, registry system, electronic records management system
LISTA DE ABREVIATURAS E SIGLAS
CIA – Conselho Internacional de Arquivos CONARQ – Conselho Nacional de Arquivos
CTDE – Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos DTA – Dictionnaire de Terminologie Archivistique
DIBRATE – Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística
e-ARQ BRASIL – Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão
Arquivística de documentos
INTERPARES – International Research on Permanent Authentic Records in
Electronic Systems. Pesquisa Internacional sobre Documentos Arquivísticos Autênticos Permanentes em Sistemas Eletrônicos.
SIGA – Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo
SIGAD – Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos
UNESCO – Organização das Nações Unidas para a Educação, a Ciência e a
SUMÁRIO
INTRODUÇÃO...11
2. GESTÃO DE DOCUMENTOS: HISTÓRICO, DIFUSÃO E O IMPACTO DA TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO...16
2.1 BREVE HISTÓRICO DO CONCEITO DE GESTÃO DE DOCUMENTOS...16
2.2 DIFUSÃO DO CONCEITO DE GESTÃO DE DOCUMENTOS ...19
2.3 A GESTÃO DE DOCUMENTOS NO BRASIL ...22
2.4 A GESTÃO DE DOCUMENTOS E O IMPACTO DO FORMATO DIGITAL...27
3. GESTÃO DE DOCUMENTOS: CONCEITOS FUNDAMENTAIS...30
3.1 DOCUMENTO E DOCUMENTO ARQUIVISTICO...30
3.2 DOCUMENTO DIGITAL E DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO DIGITAL...32
4. SISTEMAS DE REGISTRO E PROTOCOLO...35
4.1 SISTEMAS DE REGISTRO: REGISTRATUR GERMÂNICO...35
4.2 PROCEDIMENTOS DO PROTOCOLO NO BRASIL...39
5. CONSIDERAÇÕES FINAIS...45
REFERÊNCIAS...47
INTRODUÇÃO
Os documentos sempre foram criados para o registro de determinada ação, ou seja, os documentos servem como testemunho da ação, possuindo assim valor probatório.
Segundo Schellenberg (2006, p. 97), desde que o homem começou a registrar a história em documentos, surgiu o problema de organizá-los. Porém na Roma antiga os magistrados encontraram uma maneira de se organizar os documentos, fazendo notas particulares dos assuntos de que tratavam diariamente, surgindo assim o conceito de sistema de registro.
Inicialmente, de acordo com Schellenberg (2006, p. 98), “o sistema de registro primitivo consiste em guardar os documentos de um órgão em duas séries, uma constituída de papéis expedidos e outra de recebidos.” Processo que difere do sistema de registro mais aperfeiçoado, onde tanto os documentos recebidos como os expedidos são alocados juntos numa série que consiste em unidades de arquivamento.
O sistema de registro é de suma importância para o desenvolvimento da área da Arquivologia. Pois com o passar do tempo foi evoluindo e sendo ampliado em diversos países, como afirma Schellenberg:
Sob sistema de registro, esses documentos podem ser arranjados, numa base ministerial, como na Austrália e Nova Zelândia, ou por divisões, dentro dos ministérios, como na maioria dos países europeus. Podem, outrossim, ser arranjados por um sistema de arquivamento americano em grupos correspondentes às operações de um órgão, de uma subdivisão administrativa desse órgão, ou de um funcionário particular dessa subdivisão. (2006, p. 239).
Além disso, o sistema de registro teve sua contribuição para o surgimento do princípio fundamental da Arquivologia, princípio de respeito aos fundos, pois, foi através das atividades do sistema de registro que foi observada a necessidade de organizar os documentos segundo a sua origem.
Na França, em 24 de abril de 1841, foi emitida uma circular pelo conde Duchatel, estabelecendo um arranjo esquemático para a organização dos
documentos dos departamentos. Foram estabelecidos três princípios: primeiramente, os documentos deviam ser agrupados por fundos; segundo, os documentos do fundo deviam ser organizados por grupos de assuntos; e terceiro, as unidades seriam organizadas por ordem cronológica, geográfica ou alfabética.
Em 8 de junho de 1841, para enfrentar os problemas de organização e acesso aos documentos, foi estabelecido o Princípio do Respeito aos Fundos – Respect pour les fonds – nomeado por Natalis de Wailly, durante a reunião da Comissão de Arquivos.
De acordo com Duchein, o princípio de respeito aos fundos assegura a integridade dos arquivos:
O respeito aos fundos consiste em manter agrupados, sem misturá-los a outros, os arquivos (documentos de qualquer natureza) provenientes de uma administração, de uma instituição ou de uma pessoa física ou jurídica: é o que se chama de fundo de arquivos dessa administração, instituição ou pessoa. (DUCHEIN, 1986, p. 14).
Na Prússia, o princípio de respeito aos fundos foi ampliado e formulado como princípio de proveniência, que é o princípio de agrupar os documentos oficiais de acordo com a origem nos órgãos públicos.
Esse princípio, como afirma Bellotto (2006, p. 131), foi divido em dois: Provenienzprinzip e o Registraturprinzip. Para uns esses conceitos chegam a se confundir, para outros são completamente diferentes.
Como afirma no seguinte trecho:
Carroll argumenta que, para Schellenberg, o primeiro é o princípio do respect des fonds, significando que o arranjo dos documentos não pode se desvincular do lugar de onde vieram, devendo estes ser agrupados de acordo com sua origem nos corpos administrativos de onde provieram. O segundo princípio é o relativo à ordem que tinham os documentos quando na primeira e na segunda idades. Tanto o canadense Carroll quanto o alemão Ernest Posner, o Registraturprinzip seria o princípio também chamado de “santidade” da ordem original. (BELLOTTO, 2006, p.131).
Hoje é possível entender melhor essa diferença, segundo Bellotto, que apoiando-se nos estudos de Duranti, considera que a “santidade” trata-se da organicidade dos documentos. As relações administrativas orgânicas se refletem nos conjuntos documentais.
O termo organicidade é qualificado por Belloto (2006) da seguinte forma: “Organicidade é a qualidade segundo a qual os arquivos refletem a estrutura, funções e atividades da entidade produtora, acumuladora em suas relações internas e externas”. Isto nos faz entender que a organicidade é o resultado das ações administrativas desenvolvidas no organismo que refletem a sua estrutura, função e atividades nos seus documentos.
De acordo com o DIBRATE (2005, p. 137), o princípio do respeito à ordem original tem como definição “Princípio segundo o qual o arquivo deveria conservar o arranjo dado pela entidade coletiva, pessoa ou família que o produziu.” Ou seja, a ordenação dada pelo produtor do conjunto documental, obedecendo a organicidade do documento.
Nesse caso, a partir da literatura arquivística, percebe-se claramente a existência de uma relação muito próxima entre o princípio da proveniência e o registro dos documentos de arquivo, que servem de base para o arranjo dos documentos.
Atualmente, em todas as esferas da administração pública brasileira, usam-se sistemas de registro para controlar a movimentação e o arquivamento dos documentos, sendo também chamados de setor de protocolo.
É possível afirmar, portanto, que o protocolo, como uma atividade de registro e controle dos documentos, fornece informações sobre o contexto de produção do documento e a sua proveniência.
Contudo, a prática dos processos que envolvem o protocolo deveria ser uma das grandes preocupações dos arquivistas, o grande desafio é realizar este trabalho de modo que os documentos sejam rapidamente encontrados quando solicitados e conservá-los de forma ordenada e acessível, respeitando sua proveniência e suas relações.
Esta pesquisa mostra-se relevante para a Arquivologia, pois estudos sobre protocolo não são usuais e percebe-se a escassa produção da literatura arquivística sobre esse tema. As atividades do protocolo são pouco consideradas no âmbito da gestão de documentos nos arquivos correntes. Assim, a pesquisa justifica-se, porque temos na atividade do protocolo uma importante função na aplicação e manutenção dos princípios arquivísticos.
O objetivo geral é demonstrar a articulação entre os procedimentos de gestão de documentos e os procedimentos do protocolo a fim de que o sistema informatizado possa registrar e controlar os documentos.
Este trabalho tem como metodologia a coleta de dados na Biblioteca Central do Gragoatá. Foram buscadas fontes bibliográficas da área de Arquivologia, principalmente sobre os Sistemas de Registro e Protocolo, bem como normas, leis e portarias disponíveis de forma eletrônica pela web sites do governo federal.
Foram usados também estudos publicados em periódicos convencionais e eletrônicos da área de Arquivologia como Arquivo & Administração, Acervo, Arquivística.net. entre outros. Tal levantamento e análise teórica acerca da literatura arquivista permitiram o embasamento do presente trabalho, foram consultados autores consagrados, tais como: Schellenberg, Duchein, Llansó, Durante, entre outros.
O trabalho está organizado em três capítulos. O primeiro capítulo consiste em traçar um breve levantamento da trajetória da gestão de documento, sua difusão e o impacto da tecnologia da informação na sociedade arquivística.
O segundo capítulo apresenta alguns conceitos fundamentas da arquivologia, tais como: documento, documento arquivístico, documento digital, documento arquivístico digital. Essa conceituação permitiu o esclarecimento de termos que possuem semelhanças, porém distintos.
O terceiro capítulo aborda os sistemas de registro, com ênfase no Registratur Germânico, um dos principais sistemas de registros europeus. Trata também da atividade e dos procedimentos do protocolo no Brasil, analisando a sua função dentro da gestão de documentos, apresentando os requisitos obrigatórios
do e-Arq Brasil para a aplicação de um sistema informatizado de gestão de documentos.
Nas considerações finais são apresentadas as conclusões com base na análise feita nos capítulos precedentes e questões a serem desenvolvidas em pesquisas futuras.
2. GESTÃO DE DOCUMENTOS: HISTÓRICO, DIFUSÃO E O IMPACTO DA TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO
O presente capítulo aborda o histórico do conceito de gestão de documentos como um instrumento para garantir o controle do ciclo de vida, assim como a sua difusão na sociedade arquivística. Trata também o processo de gestão de documentos no Brasil e o impacto da tecnologia na área da arquivologia.
2.1 BREVE HISTÓRICO DO CONCEITO DE GESTÃO DE DOCUMENTOS
Especialmente ao final da II Guerra Mundial, nos Estados Unidos, com o avanço da ciência e da tecnologia e o crescimento da administração estatal, que a produção de documentos cresceu a níveis muito elevados que superaram a capacidade de controle e organização das instituições públicas e privadas, com isso passaram a buscar soluções para a organização dos acervos acumulados nos grandes depósitos.
Neste contexto histórico surgiu o conceito de Records Management nos Estados Unidos e posteriormente no Canadá, em virtude dos problemas apresentados pelas administrações públicas dos dois países, no que se referia à produção, à manutenção, à avaliação, ao uso e à guarda de documentos.
De acordo com Llansó (1993, p. [49]), em 1947, a primeira Comissão Hoover reuniu as seguintes recomendações:
a) Que um novo organismo, chamado Federal Records Administration, assumisse os Arquivos Nacionais e os depósitos intermediários existentes, com a responsabilidade de estabelecer e gerir os depósitos intermediários federais (os federal records centers), promover reformas e economias na gestão dos papeis correntes no âmbito governamental;
b) A se aprovado uma Federal Records Management Act para assegurar a existência de uma autoridade legal em matéria de
criação, preservação, organização e eliminação de papeis federais;
c) A ser nomeado um Records Management Officer em cada administração para conduzir um programa de trabalho relativo a estas questões, seguindo as normas estabelecidas por uma nova Federal Records Administration, e sob seu controle. (tradução nossa)
A segunda Comissão Hoover, ocorreu em 1954, suas recomendações formam:
...a redução da porcentagem de documentos considerados pelas administrações como de conservação permanente; redução e normalização do formato na classificação; transferência eficaz dos records centers da metade dos documentos públicos; diminuição do custo do equipamento dos records centers. (LLANSÒ, 1993, p. [51])
As Comissões Hoover tinham como objetivo estudar a organização e o funcionamento dos departamentos da administração federal dos Estados Unidos, propondo a criação de órgãos responsáveis pela gestão de documentos. Iniciando um processo de profunda reforma administrativa, na área do controle sobre a criação, armazenamento e destinação da documentação produzida pelo governo federal norte-americano.
No período de 1950 a 1960, consolida-se o conceito de records management, de acordo com Indolfo (2007, p.32-33):
Sobre a atuação das Comissões Hoover pode-se destacar que elas estabeleceram as práticas para a consolidação da área, no período de 1950-1960, introduzindo ações voltadas para o controle da produção documental, a racionalização das eliminações e a conservação econômica e concentrada dos documentos de guarda intermediária, bem como a difusão de manuais e procedimentos.
Além dessas iniciativas, segundo Llansó (1993, [p.49]) foi aprovado pelo governo federal em 1950 Federal Records Management Act , que definiu pela primeira vez, do ponto de vista legal, o conceito de records management, incluindo a criação e preservação dos documentos arquivísticos, sua eliminação ou transferência.
No período de 1970 a 1990, segundo Indolfo (2007, p. 33), alguns marcos na legislação dos Estados Unidos foram estabelecidos a respeito de gestão de documentos, sendo essencial para o fortalecimento do conceito de gestão de documentos o Records Management Act, de 1975, que consagra o conceito de gestão de documentos; o Amendements on Federal Records Management Act, de 1976, que fixou o dever das agências federais prestarem contas do programa de gestão de documentos, através de um relatório anual. Houve também em meados de 1980, a reorganização da administração dos arquivos, o NARS (National Archives and Records Service) passa a denominar-se NARA (National Archives and Records Administration).
No Canadá, de acordo com Indolfo (2007, p. 33), o governo canadense também desenvolveu ações para estimular a aplicação da gestão de documentos nos departamentos do governo.
Foram estabelecidas as Comissões Massey (1951) e Glassco (1961-1962), criadas a partir de avaliações de diagnósticos a situação de grandes gastos da administração e conservação dos documentos públicos, sendo que suas recomendações foram concretizadas em 1956, com a construção de um depósito central para os Arquivos Públicos do Canadá e, em 1966, o programa de gestão de documentos passou a ser coordenado pelo arquivista federal (Dominion Archivist).
O conceito da gestão de documentos foi norteado pelos valores da administração pública, principalmente em relação à racionalização, modernização e eficiência dos arquivos.
A gestão de documentos, segundo Jardim (1987, p. 36) veio trazer algumas contribuições para o desenvolvimento das funções arquivísticas, as quais são: garantir que atividades dos governos fossem documentadas adequadamente; garantir que menor número de documentos inúteis e transitórios fosse reunido aos de valor permanente; garantir a melhor organização dos documentos permanentes; inibir a eliminação de documentos de valor permanente e garantir a definição de forma criteriosa da parcela de documentos que constituíssem o patrimônio arquivístico de um país.
Llansó (1993, p. [25]) com base nos estudos de Rhoads (1989, p.22-23) sistematiza os principais benefícios e vantagens de se implementar um programa de gestão de documentos, os quais são: benefícios econômicos, eficiência, efetividade nas atividades de planejamento de governo e uso criterioso e responsável de automação e reprografia.
De acordo com Llansó, a definição apresentada pelo Dictionary of Archival Terminology do Conselho Internacional de Arquivos na década de 1990, para o termo records management é: “a área da gestão administrativa geral relativa a conseguir economia e eficácia na criação, manutenção, uso e destinação dos documentos” (Llansó1993, p. [24])
A definição atual apresentada pelo Dictionary of Archival Terminology – DAT III - do Conselho Internacional de Arquivos é: a área da gestão responsável pelo controle eficiente e sistemático da criação, manutenção, uso e destinação de documentos arquivísticos1. (tradução nossa)
2.2 DIFUSÃO DO CONCEITO DE GESTÃO DE DOCUMENTOS
O fortalecimento da área de records management veio também por meio de seminários, simpósios e programas realizados pelos os órgãos internacionais UNESCO (Organização das Nações Unidas) e Conselho Internacional de Arquivos.
Segundo Llansó (1993, p[24]), esses órgãos contribuíram para generalizar o conceito de gestão de documento como tradução literal do inglês e a divulgar o modelo norte americano.
A UNESCO era consciente da problemática existente em relação ao volume crescente dos documentos, e estabeleceu o Programa de Gestão de Documentos e Arquivos, denominado RAMP: Records and Archives Management Programme (1979), buscando alcançar dois objetivos: favorecer a conscientização e a compreensão do valor e utilização dos documentos como fonte de informação, e
1
Disponível em: <http://www.staff.uni-marburg.de/~mennehar/datiii/engterm.html>. Acesso em: 03 jan. 2013.
ajudar aos países em desenvolvimento a organizar os sistemas e serviços de gestão de documentos nos arquivos.
Por intermédio do RAMP, segundo Indolfo (2007, p. 36), a sociedade arquivística conheceu o trabalho de James Rhoads (1989) La funcion de la gestion de documentos y archivos en los sistemas nacionales de información: un estudio del Ramp. Este estudo trouxe propostas que foram bem aceitas nos cenários internacional e nacional para a aplicação de um programa que objetivava alcançar economia e eficiência na gestão de documentos.
No estudo elaborado por Rhoads (1989, p. 2) foram descritas as fases e os elementos que integram uma política eficaz de records management. As fases do ciclo de vida são as seguintes:
1. Criação de documentos: inclui o desenho e a gestão de formulários, a preparação e a gestão de correspondência, informes e diretrizes, o desenvolvimento de sistemas de informação e as aplicações de moderna tecnologia a estes processos.
2. Manutenção e uso dos documentos: inclui o desenvolvimento de sistemas de arquivo e recuperação, gestão de arquivos de escritorio, gestão de correio e telecomunicações, seleção e gestão de máquinas copiadoras de escritorio, desenvolvimento e manutenção de programas de documentos essenciais e de planejamento contra desastres, operação de depósitos intermediarios e aplicação de sistemas de análises, automatização e reprografía a estes procesos. 3. Disposição dos documentos: inclui a identificação e a descrição das
séries, desenvolvimento de quadros de retenção e disposição de documentos, seleção e disposição de documentos, e transferência de documentos com valor permanente aos arquivos.
De acordo com Rhoads (1982, p.2), pode-se afirmar que o ciclo de vida dos documentos possui três fases básicas, as quais são: 1) elaboração, 2) utilização e manutenção, e 3) eliminação de documentos.
Neste sentido, a gestão de documentos garante o efetivo controle do documento desde sua produção até a sua destinação final: eliminação ou guarda permanente, como afirma Jardim (1987, p. 35):
(...) a gestão cobre todo o ciclo de existência dos documentos desde sua produção até serem eliminados ou recolhidos para arquivamento permanente, ou seja, trata-se de todas as atividades inerentes às idades corrente e intermediária.
Outra abordagem a respeito do ciclo de vida foi o conceito das três idades do documento, desenvolvida na Europa na década de 1970. Esse termo, de acordo com Llansó (1993, p. [22]) é atribuído a Carlos Wyffels, o qual identifica as três idades dos documentos: administrativa (primeira idade), intermediária (segunda idade) e histórica (terceira idade).
O conceito de três idades se disseminou e foi incluído na legislação brasileira, no art. 8º e parágrafos 1, 2 e 3 da Lei nº 8159 de 8 de janeiro de 1991, adotando a seguinte definição:
§ 1º - Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas frequentes. § 2º - Consideram-se documentos intermediários aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
§ 3º - Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados.
O objetivo da formulação do conceito das três idades dos documentos é assegurar a presença do arquivista e a aplicação de métodos para que a documentação receba tratamento adequado em cada uma das fases, principalmente na corrente e intermediária.
Assim como a UNESCO, o Conselho Internacional (CIA) teve também sua atuação destacada para a universalização do conceito de records management.
Com o Conselho Internacional de Arquivos, vai-se assistir à intensificação da cooperação entre países, o crescimento do número de publicações especializadas e também a organização de congressos e conferências internacionais.
No ano de 1985, foi realizada em Budapeste, a Conferência Arquivística Europeia organizada pelo CIA. Segundo Jardim (1987, p. 37), o assunto tratado foi sobre a criação e organização de documentos contemporâneos.
Segundo LLansó (1993, p. [32]) a Conferência de Budapeste trouxe importantes decisões para a arquivística. Foi observado o papel dos arquivos nacionais, os quais passariam a desenvolver e estabelecer normas sobre a criação
dos documentos, levando em conta a durabilidade do suporte documental e a forma de acesso público a informações do governo.
Outro ponto observado na Conferência, segundo Llansó (1993, p. [32]), foi a atuação do arquivista, o qual passariam a administrar o controle dos documentos correntes e intermediarios, a transferência dos documentos para os arquivos públicos, e também prestariam suporte técnico ao governo na implementação de sistemas de gestão de documentos. Todo o processo de seleção e avaliação dos documentos de valor permanente é feita mediante aprovação do arquivista, assim o arquivista é essencial no processo de implantação de gestão de documentos.
Segundo Jardim (1987, p. 38), outro ponto observado na Conferência foi a atuação dos arquivistas do Arquivo Nacional, esses profissionais devem inspecionar os documentos correntes e semicorrentes das administrações públicas; fazer a avaliação dos documentos para a transferência aos arquivos públicos e, a transferência de documentos agências governamentais dissolvidas.
2.3 A GESTÃO DE DOCUMENTOS NO BRASIL
No Brasil, a gestão de documentos se tornou um dever do poder público a partir da Constituição de 1988:
Cabem à administração pública, na forma de lei, a gestão da documentação governamental e as providências para franquear sua consulta a quantos dela necessitem. (CONSTITUIÇÃO FEDERAL de 1988, art. 216, § 2.º).
Além disso, a gestão de documentos se consolidou a partir da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados. No art. 1º institui a gestão documental como dever dos órgãos públicos:
É dever do poder público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivo, como instrumento de apoio à administração, à cultura e ao desenvolvimento científico e como elemento de prova e
informação. (LEI FEDERAL DE ARQUIVOS n.º 8.159, de 8 de janeiro de 1991, art. 1.º)
Esta lei definiu o conceito de gestão de documentos e, posteriormente, o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística do Arquivo Nacional (2005, p. 100) incorporou essa definição. A definição do art. 3º da Lei nº 8.159/1991:
Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. O conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando sua eliminação ou recolhimento.
No Brasil, Jardim (1987, p. 38) destacou as dificuldades da aplicação do conceito de gestão de documentos no setor público, seja no âmbito federal, estadual ou municipal. Esse autor analisa os diversos problemas porque passam os arquivos públicos para que esses possam orientar programas de gestão de documentos junto aos órgãos públicos e constata os aspectos que os arquivos brasileiros têm em comum.
- trata-se de instituições voltadas quase que exclusivamente para a guarda de documentos considerados, na maior parte das vezes sem critérios, como de valor histórico e a partir, portanto, da dicotomia valor histórico valor administrativo de documentos;
- são praticamente inexistentes suas relações com o conjunto da administração pública com vistas ao exercício de funções não apenas de apoio a pesquisas científicas retrospectivas, mas também de funções de apoio ao governo, durante o processo político-decisório;
- por diversas razões (problemas de pessoal, legislação e espaço físico), sua atuação, no tocante à recepção dos documentos produzidos e acumulados pela administração na qual se inserem, caracteriza-se pela passividade;
-ou seja, o modelo de instituição arquivística pública em vigor no Brasil está mais próximo do século XIX do que do XXI.
Além disso, Jardim (1987, p. 39) apresenta exemplos acerca da falta de controle por parte dos arquivos públicos sobre os documentos na década de 1980, situação essa que não foi alterada significativamente nos dias atuais. Nessa época, o diagnóstico apontou que os arquivos dos órgãos federais só guardavam documentos da atividade-meio, sendo pouquíssimos os relativos à atividade-fim, o que significa que os arquivos desses órgãos não possuem a totalidade do acervo e
que a maior parte dos documentos permanentes não está nesses arquivos. Além disso, os arquivos públicos não possuíam diretrizes para avaliação e transferência dos documentos, e por consequência os arquivos correntes acumulavam grandes volumes documentais.
Para Jardim (1987, p. 40), é preciso que as instituições arquivísticas públicas brasileiras, por meio dos seus profissionais arquivistas, juntamente com os administradores públicos, consigam voltar-se para a produção do conhecimento para a implementação de um adequado programa de gestão de documentos. Assim os requisitos fundamentais para tais experiências metodológicas são:
— um profundo conhecimento dos elementos característicos da administração pública brasileira: sua complexidade, diversidade, evolução e, sobretudo, suas demandas;
— condições mínimas necessárias quanto a legislação, recursos humanos e materiais, com vistas à implementação de políticas públicas nesse campo (JARDIM, 1987, p. 41).
Com a criação do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), foram editadas diversas resoluções a respeito de gestão de documentos como a Resolução Nº 1, de 18 de outubro de 1995, que dispõe sobre a adoção de planos ou códigos de classificação de documentos nos arquivos correntes; a Resolução Nº 5, de 30 de setembro de 1996, que dispõe sobre diretrizes para eliminação de documentos nos Diários Oficial, no Distrito Federal, nos estados e municípios, entre outras resoluções editas pelo CONARQ.
Podemos citar ainda a Resolução Nº 7, de 20 de maio de 1997, que dispõe sobre os procedimentos para a eliminação de documentos no âmbito dos órgãos e entidades integrantes do Poder Público. Um dos procedimentos citados nesta resolução é que todos os documentos a serem eliminados devem ser registrados por meio de uma Listagem de Eliminação de Documentos e de Termo de Eliminação de Documentos, entre outros procedimentos.
Uma resolução que trata sobre as normas da gestão de documentos é a Resolução Nº 26, de 06 de maior de 2008, estabelece diretrizes básicas de gestão de documentos a serem adotadas nos arquivos do Poder Judiciário. O art. 1º da
resolução 26 foi alterada pela Resolução Nº 30, de 23 de dezembro de 2009, acrescentando os seguintes parágrafo ao art. 1:
§ 1º A adoção do referido Programa de Gestão de Documentos será coordenado por Comitês Gestores, que terão por objetivo zelar pelo cumprimento das diretrizes do referido Programa de Gestão de Documentos e elaborar Planos de Classificação de Documentos e Tabelas de Temporalidade e Destinação de Documentos a serem aplicados nos órgãos de seu âmbito de atuação.
§ 2º Os Comitês Gestores encaminharão à sessão administrativa dos órgãos referidos no art. 1º os instrumentos de gestão documental específicos para aprovação.
Assim as resoluções do CONARQ contribuem para a padronização da gestão de documentos no Brasil, fornecendo diretrizes para a implementação de uma gestão adequada, objetivando o controle dos documentos em todas as fases.
No Brasil, o Decreto nº 4.915, de 12 de dezembro de 2003, criou o Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo – SIGA2, coordenado pelo Arquivo Nacional, cujo objetivo é disseminar normas relativas à gestão de documentos de arquivo; racionalizar a produção da documentação arquivística pública; integrar e coordenar as atividades de gestão de documentos de arquivo desenvolvidas pelos órgãos setoriais e seccionais que o integram; entre outros.
A estrutura do SIGA é composta por duas comissões: a primeira é Comissão de Coordenação e a segunda é Subcomissão de Coordenação do SIGA. A composição da Comissão de Coordenação é: Presidente da Comissão; Coordenadora do SIGA – Titular; Coordenadora do SIGA – Suplente; Representante do Sistema de Administração dos Recursos de Informação e Informática – SISP; Representante do Sistema de Serviços Gerais – SISG e, Coordenadores/Presidentes das Subcomissões de Coordenação do SIGA dos Ministérios e Órgãos Equivalentes.
Já a Subcomissão de Coordenação do SIGA possui na sua composição 31 Ministérios e órgão equivalentes, apresentam-se da seguinte maneira:
2
Disponível em: <http://www.siga.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.html>. Acesso em: 28 fev. 2013.
Advocacia-Geral da União – AGU Casa Civil da Presidência da República – CC-PR
Controladoria-Geral da União – CGU Gabinete de Segurança Institucional da Presidência da República – GSI-PR
Ministério da Agricultura, Pecuária e Abastecimento – MAPA Ministério da Ciência, Tecnologia e Inovação – MCTI
Ministério da Cultura – MinC Ministério da Defesa – MD
Ministério da Educação – MEC Ministério da Fazenda – MF
Ministério da Integração Nacional – MI Ministério da Justiça – MJ
Ministério da Pesca e Aquicultura – MPA Ministério da Previdência Social – MPS
Ministério da Saúde – MS Ministério das Cidades – MCIDADES
Ministério das Comunicações – MC Ministério das Relações Exteriores – MRE
Ministério de Minas e Energia – MME Ministério do Desenvolvimento Agrário – MDA
Ministério do Desenvolvimento Social e Combate à Fome – MDS Ministério do Desenvolvimento, Indústria e Comércio Exterior – MDIC
Ministério do Esporte – ME Ministério do Meio Ambiente – MMA
Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão – MP Ministério do Trabalho e Emprego – MTE
Ministério do Turismo – MTur Ministério dos Transportes – MT
Secretaria de Assuntos Estratégicos da Presidência da República – SAE/PR Secretaria de Aviação Civil - SAC
Secretaria de Comunicação Social da Presidência da República – SECOM-PR Secretaria de Direitos Humanos – SDH
Secretaria de Políticas de Promoção da Igualdade Racial - SEPPIR Secretaria de Políticas para as Mulheres – SPM
Secretaria de Portos da Presidência da República – SEP Secretaria de Relações Institucionais da Presidência da República – SRI/PR
Secretaria-Geral da Presidência da República – SGPR
Fonte: SIGA – Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo da Administração Pública Federal. Disponível
em: < http://www.siga.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm>. Acesso em: 28 de fev. 2013.
Este quadro permite observar que o Arquivo Nacional articulou um sistema que inclui a estrutura da administração pública federal, ministérios, agências e outros órgãos, o que demonstra um avanço na implementação de programas de gestão de documentos na esfera federal.
No entanto, o plano/código de classificação e a tabela de temporalidade e destinação de documentos de arquivo relativo às atividades-fim dos órgãos federais3, que representam os dois principais instrumentos de gestão de
3
Disponível em: <http://www.siga.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm>. Acesso em: 28 fev. 2013.
documentos, ainda são pouco desenvolvidos, pois somente seis instituições tem esses dois instrumentos, além do grupo das instituições federais de ensino superior, IFES (totalizando 58 instituições) que adotaram um plano e uma tabela comuns para os documentos relativos às atividades-fim. Este dado permite constatar que tanto a organização dos documentos e a sua avaliação e destinação final ainda são iniciativas insuladas, exceto no caso das IFES, e que necessitariam de iniciativas mais globais que transformassem de forma qualitativa esse quadro.
2.4 A GESTÃO DE DOCUMENTOS E O IMPACTO DO FORMATO DIGITAL
Com os avanços da tecnologia de informação e comunicação, principalmente, a partir da década de 1980, essas inovações trouxeram mudanças em diferentes aspectos da sociedade, dos governos e dos cidadãos.
Para Rondinelli (2005, p. 23), foi durante a década de 1980 que as mudanças tecnológicas trouxeram duas grandes novidades: os computadores e as redes de trabalhos. O uso dos computadores passou a ser democratizado, potencializando o uso da tecnologia de rede: a internet, como forma de produzir, editar, transmitir, buscar, localizar e disseminar documentos e informações.
Os profissionais da informação, em especial o arquivista, foram profundamente atingidos, como afirma Rondinelli (2005, p. 24) no trecho abaixo:
... o avanço tecnológico mudou radicalmente os mecanismos de registro e de comunicação da informação nas instituições e, consequentemente, seus arquivos também mudaram. Ora considerando que os arquivos se constituem no principal objeto da arquivologia, fica evidente o impacto da informática sobre esse campo do conhecimento.
Entre os anos 1980 a 1990, ganhou força a questão da necessidade de uma revisão dos principais conceitos da arquivologia: o princípio de proveniência e as práticas de avaliação, descrição e preservação. Porém tais princípios permaneceram, pois eles são a base da arquivologia, e contribuíram para a criação
e o aperfeiçoamento de uma gestão de arquivos digitais, como nos afirma Peterson (1989 p.88 , apud Rondinelli, 2005, p. 34):
Gerenciar documentos eletrônicos, entretanto, não significa ter que criar nova teoria arquivística. Os princípios arquivísticos tradicionais continuam guiando a prática arquivística. Esta crescerá e mudará, mas os princípios permanecerão.
Diante desse novo quadro, houve a necessidade de se organizar e tratar de forma adequada os documentos digitais, os quais têm sido objeto de pesquisa e de iniciativas nacionais, como as da Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos do CONARQ e, internacionais como as do Projeto InterPARES, que vem tratando de aspectos teóricos e metodológicos como a manutenção da autenticidade e aspectos práticos como os requisitos para o gerenciamento dos documentos arquivísticos digitais.
O CONARQ ao longo do tempo vem trabalhando em iniciativas para a elaboração de diretrizes que visam uma política nacional de arquivos, incluindo a gestão de documentos como fator primordial nos arquivos brasileiros.
Portanto, no cenário nacional, as discussões acerca da gestão de documentos tanto convencional como digital permitiram apontar as transformações por parte da área arquivística no sentido de mudança da realidade dos arquivos públicos brasileiros, dando maior importância em manter os documentos organizados, seguros e acessíveis por todo o seu ciclo de vida.
No Brasil, a comunidade arquivística incorporou a necessidade de implementar estudos e análises sobre o documento digital, por meio da criação da CTDE – Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos do CONARQ e do grupo de trabalho de documentos eletrônicos do Arquivo Nacional. É possível citar as resoluções do CONARQ que tratam da gestão de documentos digitais.
Assim, a Resolução nº 20 do Conselho Nacional de Arquivos, de 16 de julho de 2004, dispõe sobre a inserção dos documentos digitais em programas de gestão arquivística de órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos.
Indica os requisitos arquivísticos básicos inerentes a um sistema eletrônico de gestão de documentos.
A Resolução nº 24 do Conselho Nacional de Arquivos, de 3 de agosto de 2006, orienta a transferência e o recolhimento de documentos arquivísticos digitais para instituições arquivísticas públicas e expressa as responsabilidades dos produtores e dos preservadores no que tange à preservação de documentos arquivísticos digitais autênticos.
Outra resolução importante para a gestão de documentos arquivísticos digitais é a Resolução nº 25, de 27 de abril de 2007. Esta Resolução dispõe sobre a adoção do Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos, o e-ARQ Brasil, pelos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos – SINAR.
Alguns conceitos básicos da arquivologia são de suma importância ser apresentados brevemente nos próximos capítulos, para que possamos compreender melhor os princípios básicos que norteiam a arquivística.
3. GESTÃO DE DOCUMENTOS: CONCEITOS FUNDAMENTAIS
Neste momento é necessário esclarecer o conceito de gestão de documentos e outros conceitos fundamentais como documento, documento arquivístico, documento digital, documento arquivístico digital e o ciclo de vida, a fim de evidenciar o objeto da Arquivologia, com base na literatura da área.
3.1 DOCUMENTO E DOCUMENTO ARQUIVISTICO
Segundo o Dicionário de Terminologia Arquivística (2005, p.72) a definição dada ao termo documento é: “unidade de registro de informações, qualquer que seja o suporte ou formato”. Portanto, documento é simplesmente a informação registrada num suporte.
Porém, sob o ponto de vista da arquivística, nem todo documento é considerado documento arquivístico, pois o documento de arquivo possui algumas características particulares.
De acordo com a publicação do Projeto InterPARES 2, “Diretrizes do produtor para a elaboração e manutenção de materiais digitais”, esclarece o significado do termo documento arquivístico:
No escopo dessas diretrizes, um documento arquivístico é definido como qualquer documento produzido (isto é, elaborado ou recebido e salvo para ações futuras ou referência) por uma pessoa física ou jurídica no curso de uma atividade prática como um instrumento e subproduto de tal atividade (Projeto InterPARES 2, 2010, p.2).
Rondinelli (2005, p. 47) adota o conceito de documento arquivístico dado pelo Comitê de Documentos Eletrônicos do Conselho Internacional de Arquivos - CIA o qual define documento arquivístico como:
A informação registrada, independente da forma ou do suporte, produzida ou recebida no decorrer da atividade de uma instituição ou pessoa e que possui conteúdo, contexto e estrutura suficientes para servir de evidência dessa atividade (COMMITTEE ON ELETRONIC RECORDS, 1997, p. 22 apud RONDINELLI, 2005, p. 47)
Segundo Belloto (2007, p.37), o que faz de um documento um documento arquivístico não é o tipo de suporte, mas sim as razões para as quais o documento foi criado.
Os documentos de arquivo são os produzidos por uma entidade pública ou privada, ou por uma família ou pessoa no transcurso das funções que justificam sua existência como tal, guardando esses documentos relações orgânicas entre si. Surgem, pois, por motivos funcionais administrativos e legais. Tratam, sobretudo de provar, de testemunhar alguma coisa. Sua apresentação pode ser manuscrita, impressa ou audiovisual; são em geral exemplares únicos e sua gama é variadíssima, assim como sua forma e suporte. (BELLOTTO, 2007, p.37).
Desta forma, o documento e o documento arquivístico diferenciam-se em razão de que o documento arquivístico é o registro da ação e o documento é apenas o registro de ideias, como afirma Duranti (1994, p. 50-51).
Para o documento ser considerado documento arquivístico ele precisa possuir algumas características que atestam o seu valor probatório. Essas características, expostas por Duranti (1994, p. 51-52), são: imparcialidade, autenticidade, naturalidade, inter-relacionamento e unicidade.
A primeira característica, a imparcialidade, refere-se ao fato de que os documentos são provas originais porque registram fatos e ações do seu órgão produtor. Duranti (1994, p. 51) afirma que intrinsecamente existe “uma promessa de fidelidade aos fatos e ações que se manifestam (...)”. Portanto as razões pelas quais os documentos são produzidos (para desenvolvimento das atividades) e as circunstâncias de sua criação (rotinas processuais) asseguram a imparcialidade dos documentos.
A segunda característica, a autenticidade, está relacionada ao processo de criação, manutenção e custódia dos documentos arquivísticos.
A autenticidade está vinculada ao continuum da criação, manutenção e custódia. Os documentos são autênticos porque são criados tendo-se em mente a necessidade de agir através deles, são mantidos com garantias para futuras ações ou para informação, [...]. Assim, os documentos são autênticos porque são criados, mantidos e conservados sob custódia de acordo com procedimentos regulares que podem ser comprovados. (DURANTI, 1994, p. 52)
A terceira característica é a naturalidade, “essa naturalidade diz respeito à maneira como os documentos se acumulam no curso das transações (...)”, assim a um acúmulo natural dos documentos arquivísticos em função dos objetivos da administração (Duranti, 1994, p. 52).
A quarta característica é o inter-relacionamento, essa característica se dar “devido ao fato de que os documentos estabelecem relações no decorrer do andamento das transações e de acordo com suas necessidades”, tal elo pode ocorrer tanto no momento da sua produção quanto no seu recebimento.
A última característica é a unicidade, que “provém do fato de que cada registro documental assume um lugar único na estrutura documental do grupo ao qual pertence e no universo documental”, como afirma Duranti (1994, p. 52). Entende-se que o documento arquivístico é único no sentido de que este ocupa o seu lugar na estrutura do conjunto de documentos arquivísticos.
O conceito de documento, documento arquivístico e as suas características, são importantes serem compreendidos para garantir o gerenciamento adequado do documento em todo o seu ciclo de vida, desde sua criação até a destinação final.
3.2 DOCUMENTO DIGITAL E DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO DIGITAL
Na década de 1970, o computador tinha uma interface gigantesca e para ter acesso a ele era muito complicado, por esta razão apenas os profissionais especializados tinham acesso a esses computadores.
Segundo Rondinelli (2005, p. 23) a partir da década de 1980, foram desenvolvidos os microcomputadores para uso pessoal e que pudessem ser usados nas empresas pelos profissionais, facilitando assim a produção de
documentos. A partir da década de 1990 a sociedade arquivística sente a necessidade de elaborar normas e diretrizes para gerenciar os “novos documentos”, para isso foram realizados estudos e conferências.
Em 1994, foi desenvolvido um importante projeto de pesquisa - A preservação da integridade dos documentos arquivísticos eletrônicos, conhecido como Projeto de UBC, organizado pela Universidade de British Columbia, em Vancouver, Canadá. Este projeto teve como coordenadora Luciana Duranti, co-pesquisador Terry Eastwood e como pesquisadora assistente Heither MacNeil, professores de UBC.
O projeto UBC serviu como base para o Projeto InterPARES - International Research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems (Pesquisa Internacional sobre Documentos Arquivísticos Autênticos Permanentes em Sistemas Eletrônicos), iniciado em 1999 com a direção da professora Luciana Durante. Foram desenvolvidos três fases do projeto: o InterPARES 1 (1999-2001), InterPARES 2 (2002-2006) e InterPARES 3 (2007-2012).
Os estudos do Projeto InterPARES 3 têm discutido a repeito do documento em formato digital, considerando a necessidade de preservar a autenticidade dos documentos digitais ameaçados pela obsolescência tecnológica, fragilidade dos suportes e pela falta de gerenciamento adequado do seu ciclo de vida.
O Conselho Nacional de Arquivos do Brasil, órgão vinculado ao Arquivo Nacional, que define a política nacional de arquivos públicos e privados, possui na sua estrutura algumas câmaras técnicas, a Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos (CTDE) que tem por objetivo elaborar estudos e diretrizes, elaboraram o Glossário da Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos (CTDE, 2010, p.13), definindo documento digital como “informação registrada, codificada em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de sistema computacional”.
Os documentos digitais são de vários tipos e configurações como textos, bases de dados, imagens fixas ou em movimento, gravações sonoras, entre muitos outros formatos possíveis. Por esta razão é necessário à implantação de uma
gestão de documentos eletrônicos, com o objetivo de preservar os documentos criados nesses diferentes tipos de suportes e formatos.
Como vimos anteriormente que nem todo documento é considerado documento arquivístico, pois se diferenciam pelo fato de que o documento arquivístico é o registro da ação, o mesmo acontece com os documentos digitais e documentos arquivísticos digitais.
O Glossário do Projeto Interpares 2 e o Glossário do Projeto Interpares 3 definem documento digital com duas acepções. A primeira é a seguinte: Um componente digital, ou um grupo de componentes digitais, que é salvo, e que é tratado e gerenciado como um documento.4 A segunda definição apresentada nesse Glossário é: Informação registrada codificada em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de sistema computacional.5
Com relação ao documento arquivístico digital, o projeto InterPARES 3 (2007), define como “Documento digital que é tratado e gerenciado como um documento arquivístico. Documento digital reconhecido e tratado como documento arquivístico.” 6
O Glossário da CTDE segue as mesmas definições do Projeto InterPARES como pode ser observado na definição de documento arquivístico digital: “documento digital reconhecido e tratado como um documento arquivístico.”
É possível afirmar que o documento digital será considerado documento arquivístico digital quando apresentar o caráter de registro de ação, e deve estar inserido num sistema computacional para que seja gerenciado corretamente. Os documentos arquivísticos digitais requerem uma atenção com relação à sua preservação, a fim de assegurar que permaneçam autênticos e acessíveis pelo tempo necessário.
4 Disponível em: <http://www.interpares.org/ip2/ip2_index.cfm>. Acesso em: 21 jan. 2013.
5 Disponível em: <http://www.interpares.org/ip3/ip3_terminology_db.cfm?letter=d&term=273>. Acesso em: 21 jan. 2013.
6
Disponível em: <http://www.interpares.org/ip3/ip3_terminology_db.cfm>. Acesso em: 21 jan. 2013.
4. SISTEMAS DE REGISTRO E PROTOCOLO
O presente capítulo aborda um breve histórico dos sistemas de registro. A partir dos sistemas de registro foi desenvolvido o princípio de proveniência, um dos princípios fundamentais da arquivologia. Iremos abordar a importância do protocolo na gestão de documentos, e os procedimentos referentes ao protocolo no Brasil.
4.1 SISTEMAS DE REGISTRO: REGISTRATUR GERMÂNICO
O sistema de registro teve sua origem na Roma antiga, que segundo Schellenberg (2006, p.97), era feito pelos magistrados quando passaram a criar notas particulares dos assuntos que tratavam diariamente, tais notas eram chamadas de comentarii. Logo essas notas ampliaram-se, vindo a ser diários de Justiça ou comentarii diurni, eram considerados prova legal, passando a ter caráter oficial no fim da República romana.
No caso do sistema de registro germânico, Llansó (1993, p. [98]) apresenta o Registratur, o qual teve sua origem na segunda metade do século XVI, nas pequenas corporações e tribunais, onde as decisões eram registradas em séries num determinado livro, de acordo com a ordem de chegada dos documentos a serem tratados. Portanto tratavam a documentação na mesma ordem em que chegavam ao arquivo.
Segundo Llansó (1993, p. [98]), o Registratur se expande rapidamente. Os documentos recebidos e enviados são registrados pela instituição com anotação do registro que devem ser incluídas com base em seu assunto, sendo ordenados em séries seguindo uma classificação preestabelecida.
A partir do século XX, existe uma preocupação em todo o mundo com a questão da racionalização e procedimentos quanto à criação, conservação e classificação dos documentos, segundo Llansó (1993, p. [99]), dando espaço para o surgimento da revolução na administração alemã, com o Buroreform em 1920.
Quanto ao registro de documento, Llansó (1993, p. [99]) afirma que o Buroreform promoveu o uso do código especial por registro para identificar todas as cartas, rascunhos e notas pertencentes a um determinado registro. Tal código foi introduzido como um aspecto determinante na classificação dos registros, de modo a minimizar a duplicações dos processos e acessibilidade aos documentos pelos funcionários, melhorando o fluxo de trabalho.
O primeiro aspecto de grande importância na revolução Buroreform é referente aos funcionários dos sistemas de registro na Alemanha, onde lhes são atribuídas toda responsabilidades quanto à criação, conservação, classificação e eliminação dos documentos.
Segundo Llansó (1993, p. [99]), os criadores do Buroreform pensaram desta maneira, porque não há ninguém melhor do que o arquivista que conheça a forma de reunir a informação mais adequada e completa, de maneira que esta seja avaliada.
Llansó (1993, p. [99]), destaca outra reforma na Alemanha, que marcou as práticas arquivísticas, a Gemeinsame Geschaftsordnung der Reichsministerien Allgemeiner Teil, ocorrida em 1936. Esta reforma teve como base principal a simplificação da gestão dos assuntos. Os sistemas de registros passam a ser descentralizados, seu interesse principal foi à simplificação da classificação das peças documentais e o quadro de classificação passou a se adequar a estrutura das instituições.
Já na década de 1950, Schellenberg (2006, p. 99) informa que os serviços de registro alemães são descentralizados, havendo um registro para cada divisão de um ministério. Existe um serviço central que distribui a correspondência e os serviços de registro ao receberem a correspondência, registram, ficham, encaminham aos funcionários e, depois, essa documentação ao retornar para o serviço de registro é classificada de acordo com o esquema de classificação.
Para a execução dos procedimentos dos serviços de registros, é preciso manter, segundo Schellenberg (2006, p. 100) os seguintes instrumentos:
a) registros, que consistem em livros de tombo ou de fichários com entradas para os documentos de per si, em ordem numérica crescente; b) índices para os nomes das pessoas ou assuntos; c) esquemas de classificação, indicando os cabeçalhos de assuntos sob os quais os documentos estão fisicamente arranjados; e d) inventários, mostrando as pastas já abertas, segundo os esquemas de classificação.
Assim, o sistema de registro alemão mantém o controle sobre toda documentação oficial, registrando e classificando, mantendo os documentos em pastas chamadas de unidade (que no Brasil é conhecido como processo ou dossiê) que reúne toda documentação de um determinado assunto, presos à capa, as quais são identificadas por números de chamadas.
Na teoria arquivística alemã, de acordo com Schellenberg (2006, p. 100), os documentos oficiais “são arranjados em classes pelos nomes das entidades físicas ou corporativas, pelos nomes das unidades geográficas ou administrativas (...), pelo assunto ou pela data”.
Os serviços de registros alemães adaptaram o Sistema de Classificação Decimal de Dewey, para serem usadas nos esquemas de classificação, usando quatro algarismos. Segundo Schellenberg (2006, p. 101) o primeiro algarismo representa a divisão principal, o segundo e o terceiro algarismo representam as classes ou subclasses dos assuntos principais, e o quarto algarismo são as próprias unidades de arquivamento.
Foi por meio das atividades do sistema de registro que se observou a necessidade de organizar os documentos segundo a sua origem, deste modo pode se afirmar que o sistema de registro teve sua contribuição para o surgimento do princípio fundamental da Arquivologia: princípio de respeito aos fundos.
Em 1841, Natalis Wailly tornou-se o primeiro a estabelecer o Princípio de respeito aos fundos, que atualmente é a definição aceita por toda sociedade arquivística. Este princípio consiste em obedecer ao agrupamento já existente dos documentos de um fundo, sem misturá-los com os de outro fundo de arquivo.
Desde a metade do século XIX, o princípio de respeito aos fundos vem sendo difundido como diretriz para a arquivologia. Como vimos na introdução o
princípio de respeito aos fundos, segundo Duchein (1982, p. 14) consiste em manter os documentos agrupados, sem misturá-los a outros arquivos provenientes de um mesmo fundo.
O princípio de respeito aos fundos em 1881 foi ampliado e formulado na Prússia passando a ser chamado de Provenienzprinzip ou princípio de proveniência, no qual consiste em agrupar os documentos oficiais de acordo com a origem nos órgãos públicos.
Segundo Schellenberg (2006, p. 246) o Proveniezprinzip “simplesmente estabelecia que as principais divisões, no Arquivo do Estado, deviam ser formadas pela separação dos documentos originários nas diversas unidades administrativas do governo”.
Porém na Prússia no mesmo ano da criação do proveniezprinzip, criou-se um novo princípio chamado Registraturprinzip, que segundo Schellenberg (2006, p. 246), “estabelecia que os documentos de cada órgão devem ser mantidos, no arquivo de custódia, na ordem dada pelo serviço de registro do órgão, e não reorganizados por grupos de assuntos.”
Para Llansó (1993, p. [98]) o Registraturprinzip é aplicado nos arquivos permanentes, distinguindo-se do Registratur que é um sistema de gestão de documentos, o qual aplica-se nos arquivos correntes.
No Brasil a sociedade arquivista defende ser o princípio de respeito aos fundos equivalente ao da proveniência, coforme define:
O princípio de respeito ao fundo ou princípio de proveniência é aquele segundo o qual os arquivos originários de uma instituição ou de uma pessoa devem manter sua individualidade, não sendo misturados aos de origem diversa. (DICIONÁRIO BRASILEIRO DE TERMINOLOGIA ARQUIVISTICA, 2005, p. 136)
Percebe-se a existência de uma relação muito próxima entre o princípio da proveniência e o sistema de registro, por esta razão é importante termos apresentado a origem e alguns dos procedimentos do serviço de registro da
Alemanha, um dos países que mais contribuiu para a ampliação desta atividade, na área da arquivologia.
Atualmente, em todas as esferas da administração pública brasileira, usam-se protocolos (equivalentes ao sistema de registro) para controlar a movimentação e o arquivamento dos documentos.
É possível afirmar, portanto, que o protocolo, como uma atividade de registro e controle dos documentos, fornece informações sobre o contexto de produção do documento e a sua proveniência. Por esta razão é de suma importância que seja apresentado os principais procedimentos do protocolo no Brasil.
4.2 PROCEDIMENTOS DO PROTOCOLO NO BRASIL
Segundo Paes (2004, p. 54), o procedimento de protocolo faz parte da fase corrente dos documentos e é a garantia de registro dos documentos para o controle dos mesmos.
Para compreendermos melhor o protocolo e as suas atividades, primeiramente é preciso expor a sua definição:
Protocolo: 1. Denominação geralmente atribuída a setores encarregados do recebimento, registro, distribuição e movimentação de documentos em curso. 2 Denominação atribuída ao próprio número de registro dado ao documento. 3. Livro de registro de documentos recebidos e/ou expedidos. (PAES, 2004, p. 27)
De acordo com o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística – DIBRATE (2005, p. 140), protocolo é o “serviço encarregado do recebimento, registro, classificação (2), distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos”.
Neste sentido, é possível afirmar que as atividades de protocolo necessitam ser feitas de forma eficaz para que a administração tenha o controle a cerca de
todos os documentos que são recebidos, expedidos e tramitados. Assim às rotinas do protocolo, segundo Paes (2004, p. 55) são: recebimento, classificação, registro, movimento e expedição.
Com o objetivo de equalizar os procedimentos gerais referentes à gestão de processos e correspondência, com o intuito de criar bases para a implantação de sistemas informatizados, foi instituído a Portaria Normativa Nº 05 do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão (MPOG), de 19 de dezembro de 2002, no âmbito federal.
Art. 1º Dispor sobre os procedimentos gerais para utilização dos serviços de protocolo, no âmbito da Administração Pública Federal, para os órgãos e entidades integrantes do Sistema de Serviços Gerais – SISG, nos termos do Anexo desta Portaria Normativa. (BRASIL, 2002, p. 01).
O recebimento é o momento que o documento chega ao setor de protocolo, no qual devem ser observados alguns aspectos, que segundo a Portaria Normativa nº 5, de 19/12/2002 são os seguintes: se está assinado pelo próprio remetente; se está acompanhado dos respectivos anexos, se for o caso; se contém o comprovante de recebimento, e providenciar a respectiva devolução e se a correspondência será autuada ou não.
A seguir deve-se tratar o documento conforme a sua categoria se correspondência ou processo, para fazer o registro. Segundo o DIBRATE (2005, p. 60) correspondência é toda comunicação escrita, expedida (ativa) ou recebida (passiva), por entidades coletivas, pessoas ou famílias.
De acordo com a Portaria Normativa nº 5, de 19/12/2002 (2002, p. 2), correspondência é toda espécie de comunicação escrita, que circula nos órgãos ou entidades, à exceção dos processos. A correspondência classifica-se em interna e externa, oficial e particular, recebida e expedida.
Para procedimentos realizados no protocolo é importante destacar a definição de correspondência oficial e correspondência particular:
A correspondência oficial é a espécie formal de comunicação mantida entre os órgãos ou entidades da Administração Pública Federal ou destes para outros órgãos públicos ou empresas privadas; A correspondência particular é a espécie informal de comunicação utilizada entre autoridades ou servidores e instituições ou pessoas estranhas à Administração Pública Federal. (BRASIL 2002, p. 7).
Assim se fará a movimentação, onde é feita a separação da correspondência oficial da particular, separando para distribuição as correspondências particulares encaminhadas diretamente ao destinatário, enquanto a correspondência oficial é separada para registro.
Além da correspondência, os setores de protocolo recebem os processos, que segundo DIBRATE (2005, p. 138) é um conjunto de documentos oficialmente reunidos no decurso de uma ação administrativa ou judicial, que constitui uma unidade de arquivamento. De acordo com a Portaria Normativa nº 5, de 19/12/2002 processo é:
Processo é o documento ou o conjunto de documentos que exige um estudo mais detalhado, bem como procedimentos expressados por despachos, pareceres técnicos, anexos ou, ainda, instruções para pagamento de despesas; assim, o documento é protocolado e autuado pelos órgãos autorizados a executar tais procedimentos. (BRASIL, 2002, p. 5)
Com relação aos procedimentos dos processos no protocolo, podemos afirmar que eles são importantes para controlar o fluxo de documentos recebidos e expedidos pela organização e fornecer o acesso a estes de forma rápida e eficiente. Os procedimentos segundo a Portaria Normativa nº 5, são: 1. Autuação ou formação de processo; 2. Numeração de folhas e de peças; 3. Juntada; 4. Desapensação; 5. Desentranhamento de peças; 6. Desmembramento de peças; 7. Diligência; 8. Encerramento do processo e abertura de volume subsequente e 9. Reconstituição de processos.
Dentro dos procedimentos com relação aos processos, encontram-se à autuação ou formação de processo, como define a Portaria Normativa nº 5 (2002, p. 2):
É o termo que caracteriza a abertura do processo. Na formação do processo deverão ser observados os documentos cujo conteúdo esteja relacionado a ações e operações contábeis financeiras, ou requeira
análises, informações, despachos e decisões de diversas unidades organizacionais de uma instituição.
Pode-se dizer que autuação ou formação de processo é a ação na qual um documento para tomada de decisão é constituído em processo obtendo um número identificador e capa. Com relação aos demais procedimentos dos processos no protocolo, ao final deste trabalho, encontra-se em anexo a Portaria Normativa nº 5 que regula a atividade do protocolo no âmbito federal.
Para o protocolo manual, Paes (2004, p. 56) julga necessário que o registro deva ser realizado por meio de fichas de protocolo em duas vias, contendo número de protocolo ou número de registro, data de entrada, procedência, espécie, número e data do documento, código e resumo do assunto.
Porém, atualmente, a grande maioria dos protocolos dos setores público e privado são informatizados, seguindo o desenvolvimento tecnológico para normalizar os procedimentos e tornar mais ágil o acesso aos documentos.
Com relação aos sistemas informatizados, a Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos do CONARQ vem desenvolvendo iniciativas para orientar os procedimentos de gestão de documentos no ambiente digital. Dentre essas iniciativas, merece destaque a especificação dos requisitos para os sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos, o e-ARQ Brasil, que inclui os sistemas de protocolo.
O e-ARQ Brasil ao estabelecer as atividades e operações técnicas da gestão arquivista de documentos para o desenvolvimento ou aquisição de um Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD), confere credibilidade à produção e à manutenção de documentos arquivísticos. SIGAD é definido como:
Um conjunto de procedimentos e operações técnicas, característico do sistema de gestão arquivística de documentos, processado por computador. Pode compreender um software particular, um determinado número de softwares integrados, adquiridos ou desenvolvidos por encomenda, ou uma combinação desses. (e-ARQ Brasil, 2006, p.5)
