O que pequenas e médias empresas realmente precisam saber sobre a migração para o Microsoft Office 365
Muitas empresas já comprovaram o ganho de produtividade e redução
de custos com a migração para a nuvem. Mas, com tanta informação
contraditória circulando na Internet, nem todas realmente entendem o
que isso significa ou no que implica exatamente.
Mesmo as empresas que já consideram o Microsoft Office 365 o primeiro passo para migrar para a nuvem têm dúvidas do que é certo e errado. Por exemplo, algumas empresas incorretamente acreditam que o Office 365 é simplesmente uma versão do Office acessada por um navegador.
Este é apenas um dos equívocos sobre o Office 365 que queremos corrigir, e por isso criamos este guia de desmistificação para ajudá-lo.
O Office 365 pode efetivamente melhorar a produtividade de sua empresa, e queremos ajudá-los a conhecer todos os detalhes de como fazer isso. Está pronto para conhecer 9 dos principais mitos sobre o Office 365 que você achava que fossem verdadeiros, mas não são? Continue lendo.
MITO 1
MITO 2
MITO 3
MITO 4
MITO 5
MITO 6
MITO 7
MITO 8
MITO 9
O Office 365 é apenas uma versão das ferramentas do Office que você conhece, só que na nuvem e só é
possível usá-lo online.
Se nossos dados forem migrados para a nuvem, nossa empresa não terá mais controle sobre nossa informação.
Manter os dados em um local fixo é mais seguro do que na nuvem.
Tenho que migrar tudo para a nuvem; é um cenário de tudo ou nada.
A migração para a nuvem é muito complicada para a minha empresa gerenciar.
Espionagem corporativa, ladrões cibernéticos e governos terão acesso aos meus dados se estiverem na nuvem.
O Skype e o Skype for Business são a mesma coisa.
O Email não fica mais simples na nuvem.
As atualizações constantes do Office 365 prejudicarão o desempenho de importantes aplicações para o meu
negócio.
• Office 365 ProPlus ou Office 365 Business, o aplicativo de área de trabalho do Office que você já conhece e usa, incluindo Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Outlook e OneNote, com o benefício adicional de ser licenciado, implantado e atualizado como um serviço. Estes aplicativos são instalados em seu
dispositivo, computador, tablet ou celular, e portanto, estão disponíveis mesmo quando você não estiver conectado à Internet. Você ainda tem a opção de armazenar os arquivos na nuvem, salvando espaço e memória no seu dispositivo.
FATO
YOUR DATA
O Office 365 é apenas uma versão
das ferramentas do Office na nuvem
e posso usá-lo somente online.
MITO 1
O Office 365 é um conjunto de serviços de produtividade baseados na nuvem, que podem incluir:
• Exchange Online para email e calendário. • SharePoint Online e OneDrive for Business
para colaboração, sites, fluxos de trabalho, armazenamento e compartilhamento de arquivos.
• Skype for Business para ligações de voz, mensagens instantâneas (IM), reuniões e apresentações à distância
• Yammer, uma rede social exclusiva da sua empresa.
Quando você migra para a nuvem, os custos e o tempo gasto na manutenção do hardware e na
atualização do software são reduzidos consideravelmente. Agora você e sua equipe podem focar no seu negócio ao invés de perder tempo com outros assuntos, como esses reparos.
Você tem mais tempo para pensar em como vender mais. Em vez de gastar grande parte do seu orçamento em servidores para armazenamento de e-mails e arquivos, gaste o seu tempo e de sua equipe para trabalhar em estratégias para o crescimento de sua empresa.
FATO
Se nossos dados forem migrados para
a nuvem, nossa empresa não terá mais
controle sobre nossa informação.
Está cada vez mais claro que seus sistemas locais não estão naturalmente mais seguros do que se estivessem na nuvem, diz Mark Anderson, fundador do INVNT/IP Global Consortium, um grupo de especialistas de governos e segurança que trabalha para combater o crescente problema de roubo cibernético. Muitas empresas são invadidas rotineiramente e nem sabem, continua Anderson, um visionário da tecnologia e fundador da Strategic News Service.
A segurança virou um trabalho em tempo integral, que exige uma equipe de especialistas e alguns deles são recursos caros. A Microsoft contrata os melhores e mais brilhantes talentos para impedir violações de segurança e temos a capacidade de escala que a maioria das empresas não consegue.
Para manter a segurança do Office 365 nos mais altos padrões do setor, nossa dedicada equipe de segurança usa processos como o Ciclo de Vida de Desenvolvimento de Segurança;
limitação de tráfego e prevenção, detecção e mitigação de violações que a maior parte das empresas não tem recursos para garantir.
O Office 365 tem uma garantia de 99,9% de tempo de atividade prevista em um contrato de nível de serviço. Além disso, temos especialistas jurídicos e operamos de acordo com as regulamentações e regras mais recentes: HIPAA e Sarbanes-Oxley, Lei Federal de Gestão da
Segurança da Informação (FISMA), ISO 27001, Cláusulas de Modelo da União Europeia (EU), Diretiva Safe Harbor dos Estados Unidos e da União Européia, Lei dos Direitos Educacionais e Privacidade da Família (FERPA) e a Lei de Proteção de Informações Pessoais e Documentos Eletrônicos do Canadá (PIPEDA), entre outras.
Para saber mais sobre a segurança e a conformidade do Office 365, visite a
Central de Confiabilidade do Office 365.
FATO
Manter os dados em um local físico
é mais seguro do que na nuvem.
MITO 3
Embora as primeiras pessoas que começaram a apoiar a tecnologia em nuvem confiavam totalmente no sistema e a consideravam inviolável, ninguém realmente defendia transportar toda a empresa para a nuvem em um final de semana. A maioria das implementações tem uma abordagem híbrida, migrando um único aplicativo inicialmente, como email e expandindo a partir daí.
A nuvem híbrida cria uma plataforma consistente que abrange data centers e a nuvem, simplificando a gestão de TI e possibilitando o acesso aos arquivos de qualquer dispositivo em qualquer lugar. Mover para a nuvem oferece a capacidade de entregar a banda necessária para a empresa em tempo real, além de permitir um
redimensionamento para cima ou baixo, de acordo com o momento do negócio e evitando gastos desnecessários com infraestrutura física que poderá não ser usada ou estar sucateada em pouco tempo.
Muitas empresas estão migrando para a nuvem; o caminho para cada uma é diferente e o tempo que leva cada uma dessas migrações varia. Podemos ajudá-lo a migrar o armazenamento de arquivos com constante atualização e sincronização, além de permitir o compartilhamento (OneDrive for Business) ou migrar o email (Exchange) primeiramente e, em seguida, ajudá-lo a descobrir o plano de longo prazo ideal para projetos maiores e mais complexos.
FATO
Tenho que migrar tudo para a nuvem;
é um cenário de tudo ou nada.
Quando você começa a pensar em como migrar milhares de dados para a nuvem, é fácil ver porque algumas pessoas consideram “ir para a nuvem” um desafio grande demais. Não diremos que é algo fácil. Mas você pode experimentar iniciativas ágeis e migrações rápidas de dados.
Nós o ajudaremos em todas as etapas com informações e dicas sobre
configurações do firewall, requisitos de proxy reverso, opções de identidade, possibilidades de migração e abordagem em etapas para configurações híbridas.
Criamos diversos caminhos que você possa migrar e, na maioria dos casos, usando as ferramentas e os processos já existentes na sua empresa. Fornecemos uma matriz de ferramentas online que também poderá ajudá-lo. A melhor maneira de começar a usar o Office 365 é assistindo o nosso guia em vídeo. Também temos informações sobre como configurar o Office 365, onde você poderá aprender mais sobre cada aplicativo, além de encontrar dicas sobre como incentivar sua equipe a usar o Office 365 em nossa Central de Uso.
FATO
A migração para a nuvem é muito
complicada para a minha empresa
gerenciar.
Este é o principal medo dos empresários sobre a nuvem. Mas é um medo sem fundamento. Sua equipe de TI gerencia o acesso, configura os direitos e as
restrições, e fornece acesso e opções para smartphones. Sua empresa permanece a única proprietária: você detém todos os direitos e propriedade dos dados armazenados no Office 365.
Nós operamos de forma a proteger seus dados sempre:
• Nós nunca usaremos seus dados para publicidade ou nenhuma outra finalidade, além de fornecer os serviços pelos quais você pagou.
• Se você escolher sair do serviço, você leva todos os dados consigo.
• Os controles de privacidade permitem configurar quem em sua organização pode ter acesso e o que podem acessar.
• Uma contínua e extensiva auditoria e supervisão garantem que os usuários não tenham acesso aos dados não autorizados.
Nossa nuvem é desenhada de tal forma que impeça a mistura de seus dados com os de outras empresas. Nossa
equipe de Data Center não tem acesso aos seus dados. Além disso, oferecemos uma garantia de 99,9% de tempo de atividade prevista em um contrato de nível de serviço. Se um cliente tiver um tempo de atividade menor que 99,9%, nós o compensaremos com créditos de serviço.
A Microsoft é o primeiro grande
fornecedor de nuvem a adotar o primeiro padrão internacional para privacidade de nuvem. O padrão estabelece uma abordagem uniforme e internacional para proteção da privacidade de dados pessoais armazenados na nuvem. Ele reforça que:
• Você tem o controle de seus dados. • Você sabe exatamente o que está
acontecendo com seus dados.
• Nós fornecemos total proteção de segurança para seus dados.
• Seus dados não serão usados para publicidade ou qualquer outra finalidade. • A Microsoft incentiva que as consultas do
governo sejam feitas diretamente a você, a menos que sua empresa sofra uma quebra de sigilo por parte da Justiça brasileira.
FATO
YOUR DATA
Espionagem corporativa, ladrões
cibernéticos e governos terão
acesso aos meus dados se
estiverem na nuvem.
O Skype que você usa em casa é ótimo para um número pequeno de usuários e é gratuito, a menos que você queira comprar crédito par fazer ligações para linhas fixas e telefones celulares.
O Skype for Business permite adicionar até 250 pessoas em uma mesma reunião online, oferece uma segurança de nível empresarial, permite gerenciar contas de funcionários e é integrado aos seus aplicativos do Office.
O Skype for Business é integrado ao Office 365, aumentando a produtividade por permitir que as pessoas se conectem como desejarem, de qualquer dispositivo. Os funcionários podem fazer e receber ligações, realizar apresentações e participar de reuniões utilizando um aplicativo, em qualquer lugar, bastando ter apenas uma conexão com a Internet. Por exemplo, os funcionários podem:
• Ver instantaneamente quando alguém está ocupado ou disponível.
• Iniciar uma sessão de mensagem instantânea clicando duas vezes em um nome de contato. • Compartilhar a área de trabalho durante
uma reunião.
• Convidar parceiros externos para participar de uma reunião por webconferência com todos os recursos de apresentação
• Integrar vídeo a uma chamada ou conferência utilizando uma webcam.
Com o Skype for Business, você não precisa ter um administrador dedicado para os servidores nem investir em infraestrutura adicional. Nós cuidamos disso para você. Como parte do
Office 365, o Skype for Business oferece aos usuários novos recursos, atualizações e correções assim que forem lançados. O Skype for Business e a versão para consumidores do Skype também podem ser configurados para que a comunicação seja possível entre as duas plataformas. O serviço do Skype for Business tem suporte 24 horas. Logicamente, sua equipe de TI terá que gerenciar as configurações, o acesso e a segurança, mas nós cuidamos do restante.
FATO
O Skype e o Skype for Business
são a mesma coisa.
Ao migrar seu email comercial para a nuvem, você pode ficar despreocupado sabendo que os especialistas que criaram o software estão cuidando da manutenção, enquanto sua equipe de TI controla os recursos da empresa e a forma como seus funcionários usam os recursos. Assim, você pode investir mais tempo e pessoas nas operações que trazem valor para o seu negócio em vez de cuidar de manutenção de hardware.
As atualizações e as correções de
software são entregues automaticamente assim que são lançadas, e o Exchange Online é sempre o primeiro na linha de atualizações. Embora o gerenciamento e as atualizações sejam completamente automatizadas, você ainda terá total controle, quando precisar, através do Centro de Administração do Exchange. Com o Office 365, você tem várias opções, portanto criamos um quadro comparando os planos, assim você pode escolher qual a opção mais adequada à necessidade da sua empresa.
FATO
O Email não fica mais
simples na nuvem.
MITO 8
As atualizações constantes
do Office 365 prejudicarão o
desempenho de aplicativos
importantes para o meu negócio.
MITO 9
• Oferece o mesmo padrão mundial dos aplicativos de área de trabalho com as ferramentas familiares que você já conhece como Word, PowerPoint e Excel. • Mesmo que atualizemos regularmente
o Office na nuvem, nossas atualizações são feitas de modo a não impactar as áreas que poderiam afetar o desempenho de outros aplicativos. Por exemplo, nos últimos 24 meses, os lançamentos mensais do Office 365 não resultaram em mudanças de API ou do modelo de objetos. Se as soluções e aplicativos críticos para o seu negócio funcionam com o Office 2010 ou Office 2013 hoje, é muito provável que funcionem com o Office 365.
FATO
Sabemos que depende muito de como seus funcionários são capazes de usar aplicativos e complementos críticos para os negócios com o Office. Estamos comprometidos em oferecer compatibilidade das ferramentas que você usa no dia a dia com o Office 365. Fazemos isso da seguinte maneira:
• Colaborando com fornecedores de software líderes de mercado e fornecendo a eles as ferramentas e o acesso imediato para garantir que suas soluções que funcionam com o Office continuem a funcionar com o Office 365.
• Ajudando a evitar problemas de
compatibilidade com orientação e práticas recomendadas para gerenciamento e desenvolvimento de atualizações. • Permitindo instalações paralelas do
Office 365 ProPlus e de suas versões anteriores do Office, o que dá a você o tempo necessário para corrigir qualquer problema.
Quando você está ocupado gerenciando sistemas, aplicativos e dados desconectados com sistemas lentos e
inflexíveis, e recebendo críticas dos funcionários que demandam acesso à rede corporativa e às novas ferramentas, é difícil conseguir alguns minutos para se manter atualizado com novos produtos e avaliar tudo o que você vê e ouve no mercado.
Mas agora você tem uma compreensão melhor da produtividade e da colaboração que o Office 365 tem a oferecer. Fique à vontade para compartilhar isso com os colegas que queiram conhecer mais profundamente o Office 365. É bom estar sempre bem informado e você poupará tempo de discussão sobre mitos.
CONCLUSÃO
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