DENTAL RECORDS: ETHICAL AND LEGAL ASPECTS
Bruna Luiza Oliveira Lage* Ellen karla Pereira Cunha de Paula*
Laricy dias dos Santos* Lorene Dornelas Moreira Armando Machado * Lucas Armando Machado* Pedro Afonso Rodrigues* Denis Talis Reis** RESUMO
O objetivo deste estudo é realizar uma revisão da literatura sobre a importância do prontuário odontológico e os aspectos éticos e legais quanto a sua elaboração, manutenção e guarda. Os prontuários podem ser descritos como um conjunto de documentos padronizados, ordenados e concisos, destinados ao registro dos cuidados odontológicos prestados ao cliente. A documentação é de direito do cliente e o cirurgião-dentista deverá manter cópia de toda documentação de modo seguro. O código de defesa do consumidor afirma que o cirurgião-dentista deve manter cópia de toda documentação pelo prazo de 5 anos, sendo aconselhável a realização de escaneamentos ou fotocopias dos modelos ou mesmo filmagem para eliminar o problema do espaço físico no acondicionamento e armazenamento dos mesmos. Por outro lado, a obrigação de reparação de danos encontra amparo no código civil brasileiro que trabalha com a perspectiva de prescrição da obrigação de reparação no prazo máximo de 10 anos. Conclui-se que os prontuários odontológicos constituem documentos importantes para o registro de informações de clientes e permite o acompanhamento de tais informações não só pelo cirurgião dentista, mas também na identificação humana e o seu tempo de guarda, se possivel, deve ser “ad eternum”.
Palavras-chave: Prontuários Odontologicos. Código de Ética. Cirurgião-Dentista.
* Acadêmicos do 8º Período do Curso de Odontologia da UNIVALE
** Especialista em Odontologia Legal. Mestre em Cirurgia e Traumatologia Bucomaxilofacial
Professor das disciplinas de Patologia, Estomatologia, Cirurgia e Odontologia Legal do Curso de Odontologia da UNIVALE.
Endereço para correspondência:
Lorene Dornelas Moreira Armando Machado Rua José Dornelas Junior, 560, Bairro Lajinha. Manhuaçu – MG- CEP 36900-000
ABSTRACT
The objective of this study is to carry out a review of the literature on the importance of dental records and ethical and legal aspects regarding their elaboration, maintenance and custody. The dental records can be described as a set of standardized, orderly and concise documents for the registration of dental care provided to the client. The documentation is of the client's right and the dental surgeon must keep a copy of all documentation in a safe way. The consumer protection code states that the dentist should keep a copy of all documentation for a period of 5 years, and it is advisable to perform scanning or photocopying the models or even filming to eliminate the problem of the physical space in the packaging and storage of the same . On the other hand, the obligation to repair damages is supported by the Brazilian Civil Code that works with the perspective of limitation of the obligation to repair within a maximum period of 10 years. It is concluded that dental records are important documents for the recording of client information and allow the monitoring of such information not only by the dental surgeon but also in human identification and their custody time, if possible, should be "ad eternum ".
Key-words: Dental Records. Code Of Ethics. Dental Surgeon.
INTRODUÇÃO
A documentação odontológica foi descrita como um conjunto de documentos produzidos pelo profissional com finalidade diagnóstica, em que são registradas as informações da saúde bucal além dos históricos social e ambiental dos clientes. O registro e arquivamento correto desses documentos possibilitam ao cirurgião-dentista não só o registro das informações como ainda contribuir como um elemento de prova essencial nos processos éticos, administrativos, cíveis e penais contra o próprio profissional (SARAIVA, 2011).
De acordo com Silva et al. (2016) no Brasil, o profissional da Odontologia tem o dever ético de manter adequadamente arquivada a documentação odontológica produzida em função do tratamento de seus clientes, conforme preconiza o artigo 8 do Código de Ética Odontológico (CEO).
Apesar de finalizarem um tratamento corretamente, os profissionais de Odontologia não fazem a mesma coisa com o seu prontuário, o que deixa muitas vezes informações essenciais fora de seus registros, como os dados observados antes, durante e após o tratamento. A correta elaboração e atualização do prontuário odontológico demonstram eficiência técnica em sua clínica, além de poder ser usada como prova na eventualidade de processos civis, penais, éticos, e de instrumento para consulta em casos de identificação humana. (BENEDICTO et al. 2010).
A maneira como cada um elabora seu prontuário odontológico é livre, mas alguns cuidados devem ser tomados para que se possa ter um prontuário que seja uma fonte
confiável de dados. Este deve assegurar ao paciente e ao profissional, um total controle sobre a visualização do tratamento em qualquer etapa, assim como no caso de haver discordância entre paciente e profissional, para que tenha validade jurídica. (DITTERICH et al. 2008)
O prontuário possui validade apenas quando formulado de forma adequada. Este deve, ainda, conter a identificação do cliente, histórico de saúde, detalhes sobre os exames clínicos e complementares assim como o plano de tratamento e sua evolução no decorrer da clínica diária (RAMOS, 2005).
O objetivo deste estudo é realizar uma revisão da literatura sobre a importância do prontuário odontológico e os aspectos éticos e legais quanto a sua elaboração, manutenção e guarda.
REVISÃO DA LITERATURA
Prontuários
A importância do registro na prática clínica começou quando os profissionais de saúde tiveram a preocupação recorrer ao registro do cliente para acompanhamento dos enfermos. O prontuário é considerado critério de avaliação da qualidade dos registros efetuados (VASCONSELLOS; GRIBEL; MORAIS, 2008).
Vasconsellos; Gribel; Morais (2008) relataram também que o prontuário pode ser descrito como registro em saúde e definido como um documento individual, que contém um conjunto de informações, sinais e imagens registradas, oriundas de fatos, acontecimentos e situações sobre a saúde do paciente e a assistência a ele prestada. Possui um caráter legal, sigiloso e científico, possibilitando a troca de informação entre membros da saúde e dando continuidade à assistência prestada ao indivíduo.
Bezzerra (2009) afirmou que o prontuário do cliente deve ser elaborado com objetivo de documentar as informações de saúde e de doença. Se, por um lado, antigamente, o médico tinha conhecimento suficiente para dispensar quase todo o cuidado necessário ao cliente, com o aumento de algumas especialidades e avanços da tecnologia, a responsabilidade do cuidado do paciente passou a ser dividida por diferentes especialidades médicas e outros profissionais da área da saúde.
Mesquita e Deslandes (2010) afirmaram que o prontuário nada mais é que um conjunto de informações e documentos padronizados onde são relatadas todas as informações produzidas pela equipe de saúde sobre o cliente, tais como anamnese, exame clínico, prescrições e relatos de outros serviços.
O prontuário possui validade ou confiabilidade apenas quando formulado de forma adequada, contendo informações mínimas desde que sejam verdadeiras. O prontuário deve conter a identificação do cliente, histórico de saúde, detalhes sobre os exames clínicos e complementares assim como o plano de tratamento e sua evolução no decorrer da clínica diária (RAMOS, 2005).
Prontuários odontológicos
O prontuário odontológico é de suma importância para o cirurgião dentista, nele se encontram condições bucais, histórico da saúde do cliente, planejamentos de futuros tratamentos e procedimentos que, eventualmente, tenham sido concluídos (BENEDICTO, et al. 2010).
Ditterichp et al. (2008) afirmaram que a documentação odontológica é fonte de informações para os clientes e serve de prova para os cirurgiões dentistas em questões jurídicas e também tem grande importância nos processos de identificação humana. A elaboração do prontuário é livre, todavia se fazem necessárias informações mínimas que o torne fonte confiável de dados.
Saraiva (2011) descreveu ainda que estes documentos podem ser descritos como um conjunto de documentos padronizados, ordenados e concisos, destinados ao registro dos cuidados odontológicos prestados ao paciente. Além da sua importância na clínica odontológica o prontuário pode ser usado com a finalidade jurídica, pericial e na identificação odontolegal.
Silva et al. (2016) comentaram que para a execução dos tratamentos odontológicos há necessidade de registro de dados importantes, como a queixa principal, história da doença atual, história médica e odontológica, familiar e social. Os relatos de uso de medicamentos, de alergias, traumas pregressos, alterações cardiovasculares, tratamentos anteriores, bem como patologias diversas, constituem pontos importantes para o diagnóstico e para que se planeje a realização dos tratamentos e preserve a integridade do cliente. Para tanto, há a necessidade de que o cliente valide as informações obtidas na anamnese por meio de sua assinatura.
Benedicto et al. (2010) relataram que a correta elaboração e atualização do prontuário odontológico demonstram eficiência técnica em sua clínica, além de poder ser usada como prova na eventualidade de processos civis, penais, éticos, e de instrumento para consulta em casos de identificação humana.
O Conselho Federal de Odontologia (2012), por meio do capítulo VII- art.17, do Código de Ética Odontológica, afirmam que os profissionais da Odontologia deverão manter no prontuário os dados clínicos necessários para a boa condução do caso, sendo preenchido em cada avaliação, em ordem cronológica com data, hora, nome, assinatura e número de registro do cirurgião dentista no Conselho Regional de Odontologia.
De acordo com Ramos (2005) o cirurgião-dentista deve manter a documentação em ordem, com anotações detalhadas. A ficha de anamnese deve ser preenchida no primeiro contato do cliente com o cirurgião dentista, sendo este o momento em que se apuraram os possíveis problemas de saúde, história biológica de vida e das doenças hereditárias. Demais documentos como cópias de receituários, radiografias, modelos em gesso e termos de consentimento devem ser assinados e anexados ao prontuário odontológico, compondo assim o arquivo das informações do cliente.
Aspectos éticos e legais dos prontuários odontológicos
O prontuário odontológico é um conjunto de documentos gerados a partir do tratamento do paciente. Ressalta-se que o prontuário tem validade apenas quando bem formulado, se contiver uma estrutura mínima e dados verdadeiros sobre o paciente. De acordo com o regimento do Conselho Federal de Odontologia (CFO), por meio do parecer 125/2012, é necessário que o prontuário odontológico contenha no mínimo a identificação do paciente, sua história e detalhado exame clínico, exames complementares, plano de tratamento e evolução do tratamento. As imagens radiográficas e/ou tomográficas, as fotografias, os modelos de gesso e outros documentos devem ser arquivadas corretamente para que, ao serem solicitadas por peritos ou assistentes técnicos sejam encontradas com facilidade e identificada pelo nome do paciente, pois podem ser úteis como matéria de prova. Esses documentos, por pertencerem ao cliente e ocuparem importante espaço nos consultórios, devem ser devolvidos a ele mediante um recibo descriminado, que deverá ser arquivado junto com o restante dos documentos do prontuário (DARUGE; FRANCESQUINI JÚNIOR, 2016).
É aconselhável que o cirurgião-dentista arquive o maior número de informação sobre o cliente, principalmente os dados obtidos na anamnese considerando, ainda, que o profissional deve ser cauteloso e organizado, sendo fundamental que o cirurgião dentista tenha o hábito de arquivar dados e escrever relatórios detalhados de tratamentos que está sendo realizado. Conforme previsto pelo Código Civil Brasileiro (CCB) e também o Código de Ética Odontológico (CEO) nenhum tratamento pode ser iniciado sem autorização e termo de consentimento do paciente, o qual deverá ser documento anexo fundamental do prontuário odontológico. Por essas razões a guarda do prontuário deveria ser “ade eternum”, após o último registro do cliente no consultório, e sua forma de guardar deve ser do modo mais seguro (CAMPOS; FREIRE, 2017).
Ditterichp, et.al. (2008) afirmaram que todos os documentos devem ser arquivados, lembrando que a documentação é de direito do paciente e quando solicitada deverá ser entregue, registrando-se a entrega e devolução da documentação rescindindo assim a obrigação de tutela do profissional.
Ainda acerca do direito de posse do prontuário odontológico o Art. 18 do CEO trata como infração ética: “negar, ao paciente ou periciado, acesso ao prontuário, deixar de lhe fornecer cópia quando solicitada, bem como deixar de lhe dar explicações necessárias à sua compreensão, salvo quando ocasionem riscos ao próprio paciente ou a terceiros” (BRASIL, 2012).
Embora seja de direito do cliente a guarda ou tutela do prontuário é de obrigação do profissional. A interpretação do tempo mínimo de guarda não é consenso na literatura, uma vez que o código de defesa do consumidor trata os serviços odontológicos do mesmo modo com que descreve os demais serviços disponíveis na relação de consumo. Por outro lado, a obrigação de reparação de danos encontra amparo no código civil brasileiro que trabalha com a perspectiva de prescrição da obrigação de reparação no prazo máximo de 10 anos (BRASIL, 1990).
Frente ao Código de Defesa do Consumidor (2017), visando a minimização dos riscos e colaboração na defesa de possíveis processos, o cirurgião dentista deve manter
cópia de toda documentação pelo prazo de 5 anos, sendo aconselhável a realização de escaneamentos ou fotocopias dos modelos ou mesmo filmagem para eliminar o problema do espaço físico no acondicionamento e armazenamento dos mesmos.
Prontuários digitais e prontuários em papel
Sabe-se que os prontuários odontológicos devem ser completos, bem elaborados, assinados, e conservados em bom estado. Porém o mesmo tem gerado discursão frente à dificuldade de armazenamento, questão que se agrava pelo fato de que, sob o ponto de vista legal, sua guarda deve-se estender por tempo indeterminado (DARUGE, FRANCESQUINI JÚNIOR, 2016).
Uma alternativa a este problema, com o passar dos anos, é o desenvolvimento da tecnologia e a popularização da informática, possibilitando o arquivamento eletrônico de imagens digitais em substituições aos documentos convencionais de papel e demais anexos. Além disso, a utilização, manutenção e armazenamento na forma convencional, demanda grande espaço físico e organizacional no consultório odontológico. O uso de sistemas informatizados para guarda e manuseio de prontuários de clientes para a troca de informações de saúde parece oferecer confiabilidade e melhor modo de manipulação das informações, quando comparado ao mesmo processo com os prontuários em papel. Esses sistemas devem atender aos requisitos de garantia de segurança, estabelecidos no Manual de Certificação para Sistemas de Registro Eletrônico em Saúde (SARAIVA,2011).
Ainda de acordo com Saraiva (2011) o registro configura-se como um documento eletrônico seguro, prático, sigiloso e com validade jurídica. Desde que, é claro, não seja possível alterações ou manipulações. O arquivo de computador gera um conjunto de informações que garante a autenticidade de autoria na relação existente entre uma chave de criptografia e uma pessoa física, jurídica, máquina ou aplicação.
O Conselho Federal de Odontologia (CFO, 2009), editou a resolução que aprova os requisitos de segurança em documentos eletrônicos em saúde reforçando a necessidade de que estejam de acordo com ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira) que nada mais é, que uma cadeia hierárquica de confiança que viabiliza a emissão de certificados digitais para identificação virtual do cidadão. Ainda de acordo com o CFO estariam autorizadas a digitalização dos prontuários do cliente e o uso de sistemas informativos para a guarda e manuseio de prontuários, servindo de base para os serviços de assinaturas, identificação e sigilo. Garantindo, assim, aplicações que façam uso de certificados digitais, sem prejuízo do reconhecimento legal desses documentos.
O prontuário odontológico preconizado pelo Conselho Federal de Odontologia (CFO), composto pelos documentos fundamentais e suplementares, é passível de ser realizado por todo e qualquer profissional. Pode ser modificado ou adaptado de acordo com as necessidades de cada especialidade, desde que atenda às exigências legais para poder ser reconhecido judicialmente (SARAIVA, 2011).
Segundo o artigo 422 do Código de Processo Civil (CPC), as fotografias utilizadas em especialidades odontológicas, são documentos que representam um fato e faz prova dos fatos ou das coisas representadas (NEVES,2018).
Forrest (2012) destacou que as imagens radiográficas em meio eletrônico potencializam a comparação entre as características odontológicas presentes em radiografias produzidas ante-mortem e postmortem em casos de identificação humana, por viabilizar, entre outros, o recurso da sobreposição de imagens. Além disso, radiografias digitais não deterioram, mantendo a qualidade com o passar do tempo.
O uso do ambiente eletrônico, têm-se o alto investimento em equipamentos e programas para informatização do consultório, a necessidade de treinamento pessoal para operação dos sistemas e a ocorrência de falhas dos programas eletrônicos, apresentando-se como desvantagens, bem como, outro aspecto desfavorável do sistema digital é sua vulnerabilidade de fraudes (ALMEIDA; CARVALHO; RADICCHI, 2016).
A documentação juntada aos autos, seja em suporte físico ou digital, deve conter informações claras, completas e legítimas, pois nas ações jurídicas envolvendo cirurgiões-dentistas e cliente, o principal instrumento de defesa do profissional é o prontuário (MEDEIROS; SANTOS, 2014).
Muitos autores reconhecem as vantagens da inclusão da tecnologia digital na Odontologia, ressaltando-se a contribuição para o cuidado integral do paciente, facilidade de guarda, melhor conservação dos documentos e a possibilidade de otimização da qualidade dos registros e das imagens ((DARUGE; FRANCESQUINI JÚNIOR, 2016).
Documentos com qualidade comprometida dificultam a defesa do profissional, e podem torna-se inútil como matéria de prova em processos judiciais, como ocorre com radiografias mal processadas ou arquivadas indevidamente, o que não ocorre com arquivos do ambiente eletrônico, mesmo com o passar do tempo (SERRA; HERRERA; FERNANDES ,2012).
Os documentos têm sido usados e aceitos no judiciário brasileiro, entretanto, prontuários digitais quanto convencionais tem validade jurídica. A validade tem a ver com a forma de elaboração de cada um. É necessário que ambos sigam os preceitos legais. Para os dois casos, os documentos podem ser considerados válidos ou inválidos. As diretrizes legais devem ser respeitadas (BRITO,2011).
DISCUSSÃO
A importância do registro em saúde começou quando os profissionais de saúde tiveram a preocupação recorrer ao registro do cliente para acompanhamento dos enfermos. O prontuário é considerado critério de avaliação da qualidade dos registros efetuados como afirmou Vasconsellos; Gribel; Morais (2008). Bezzerra (2009), Mesquita e Deslandes (2010) e Saraiva (2011) reafirmaram que o prontuário é um conjunto de informações e documentos pradonizados que contem o registro de informações produzidas sobre o cliente, como anamnese, exame clínico, cuidados odontológicos prestados e outros serviços. Corroboram com Vasconsellos; Gribel; Morais (2008) que relataram que o prontuário é conhecido também como o registro em saúde e de doença, que contém um conjunto de informações, sinais e imagens registradas, oriundas de fatos, acontecimento e situações sobre a saúde do cliente e a assistência a ele prestada.
A elaboração do prontuário odontológico é livre, todavia se faz necessárias informações mínimas que o torne fonte confiante de dados. A documentação odontológica é fonte de informações para os clientes, serve de prova para os cirurgiões dentistas em questões jurídicas e também tem grande importância nos processos de identificação humana, como citado por Ditterichp, et.al. (2008). No mesmo sentido, Benedicto, et. al. (2010) relataram que a correta elaboração e atualização do prontuário odontológico demonstram eficiência técnica em sua clínica, além de poder ser usada como prova na eventualidade de processos civis, penais, éticos e de instrumento para consulta em casos de identificação humana.
Segundo Ramos (2005), é aconselhável que o cirurgião dentista arquive o maior número de informação sobre o cliente, devendo ser cauteloso e organizado, sendo fundamental que o dentista tenha o hábito de arquivar dados e escrever relatórios detalhados de tratamentos que estão sendo realizados. Embora seja de direito do cliente, a guarda ou tutela do prontuário é de obrigação do profissional, a interpretação do tempo mínimo de guarda não é consenso na literatura. O código de defesa do consumidor, afirma que o cirurgião-dentista deve manter cópia de toda documentação pelo prazo de 5 anos, sendo aconselhável a realização de escaneamentos ou fotocópias dos modelos ou mesmo filmagem para eliminar o problema do espaço físico no acondicionamento e armazenamento do mesmo. Entretanto, Ramos (2005) afirmou que a guarda do prontuário deveria ser para o resto da vida, após o último registro do cliente no consultório. E sua forma de guardar deve ser da melhor maneira possível.
Para Saraiva (2011) uma alternativa para acabar com os problemas de armazenamento com o passar dos anos é o desenvolvimento da tecnologia e a popularização da informática, possibilitando o arquivamento eletrônico de imagens digitais em substituição aos documentos convencionais de papel e demais anexos. O uso de sistemas informatizados para guarda e manuseio de prontuários de pacientes e para a troca de informações de saúde parece oferecer confiabilidade e melhor modo de manipulação das informações, quando comparado ao mesmo processo com os prontuários em papel. Esses sistemas devem atender aos requisitos de garantia de segurança, estabelecidos no Manual de Certificação para Sistemas de Registro Eletrônico em Saúde. É observado que o Conselho Federal de Odontologia (2012) aprova os requisitos de segurança em documentos eletrônicos em saúde reforçando a necessidade de que estejam de acordo com ICP-Brasil. Ainda de acordo com o CFO estariam autorizadas a digitalização dos prontuários do paciente e o uso de sistemas informativos para a guarda e manuseio de prontuários, servindo de base para os serviços de assinaturas, identificação e sigilo, garantindo aplicações que façam uso de certificados digitais, sem prejuízo do reconhecimento legal desses documentos. Contudo Brito (2011) relatou que os documentos têm sido usados e aceitos no judiciário brasileiro, entretanto, prontuários digitais quanto convencionais tem validade jurídica. A validade tem a ver com a forma de elaboração de cada um. É necessário que ambos sigam os preceitos legais. Para os dois casos, os documentos podem ser considerados válidos ou inválidos. As diretrizes legais devem ser respeitadas
Almeida e Santos (2016) preconizaram que o uso do ambiente eletrônico, têm-se o alto investimento em equipamentos e programas para informatização do consultório, a necessidade de treinamento pessoal para operação dos sistemas e a ocorrência de falhas dos
programas eletrônicos, apresentando-se como desvantagens, bem como, outro aspecto desfavorável do sistema digital é sua vulnerabilidade de fraudes.
CONCLUSÕES
De acordo com a literatura consultada, conclui-se que os prontuários odontológicos constituem documentos importantes para o registro de informçãos de clientes e permite o acompanhamento de tais informações não só pelo cirurgião dentista como tabém permitem a identificação humana. O Código de ética odontológico determina a obrigação ética da confecção e guarda dos prontuários odontológicos. O tempo de guarda dos prontuários devem ser “ad eternum” .
Concluímos que a forma de manuseio do prontuário deve ser livre, porém assinado e datado tanto pelo cliente, quanto pelo cirurgião-dentista, pois através da assinatura que demonstrará que ambos entraram em acordo, evitando assim possíveis danos judiciais futuros. A escolha do prontuário digital ou em papel fica a critério do cirurgião-dentista, mas com a evolução da tecnologia, observamos que o digital nos traz uma segurança maior, pois não altera nas provas e os dados obtidos do paciente.
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