Utilização do Sistema
Descrição
Neste arquivo encontra-se uma breve descrição para a inicialização ao ELT SEG - Sistema de Averbação Eletrônica ELT Engenharia. Para conhecimento das ferramentas disponíveis, acesse o site com os dados de usuário e senha fornecidos por e-mail (deptec@eltengenharia.com.br).
Automação e Integração
Os softwares Robô Aplicativo, Robô Serviço e ELT WebService são opções extras para o envio dos documentos. Tratam-se de facilitadores para a averbação eletrônica, instalando um dos Robôs ou utilizando o ELT WebService é possível realizar as averbações de forma automatizada.
Com a instalação dos Robôs o Segurado passa a ter um terminal inteligente, os Robôs monitoram uma pasta localizada no drive físico do computador/servidor onde estão instalados, de maneira a enviar os arquivos eletrônicos para a averbação. Se o Segurado optar por uma comunicação integrada, pode utilizar-se do ELT WebService, esse software interliga o sistema de emissão do Segurado com o sistema ELT SEG.
Para a instalação dos Robôs o Segurado pode solicitar assistência técnica via controle remoto à ELT por e-mail ou pode seguir o passo-a-passo demonstrado site. Mais informações estão nos manuais disponíveis no site.
Tipos de Arquivos
O sistema ELT SEG permite a averbação de arquivos eletrônicos de extensão “.xml”, “.txt” e “.xlsx”. Precisamos de exemplos todos os possíveis modelos eletrônicos dos diferentes tipos de documentos que serão averbados, assim podemos analisar o padrão de escrita e liberar o envio.
Tipos de Documentos
A apólice pode permitir o uso de todos os documentos listados abaixo, consulte a Receita Federal para mais informações sobre esses documentos.
1. Conhecimento de Transporte Eletrônico (CTe); 2. Nota Fiscal Eletrônica (NFe);
3. Nota Fiscal Eletrônica de Serviços (NFSe); 4. Minuta ou Ordem de Coleta (OC);
5. Declaração de Trânsito Aduaneiro (DTA); 6. Declaração de Trânsito de Container (DTC);
7. Conhecimento Internacional de Transporte Rodoviário (CRT); 8. Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDFe).
Funções do Canal Transportadora
Pelo site é possível realizar averbações, extrair relatórios e gerenciar de maneira ampla todos os dados registrados no sistema as funções de averbações e gerenciamento. Abaixo estão descritos os tipos de averbações e gerenciamentos disponíveis.
1. Averbações
Nesta função “Averbações”, a Transportadora pode realizar averbações de diferentes maneiras. Para isso os documentos a serem averbados (CTe, NFe, OC, NFSe, entre outros) devem ser previamente cadastrados e padronizados, consulte a Corretora sobre esse procedimento. Após o envio o sistema retorna informações básicas sobre a situação da averbação, o acompanhamento na íntegra das averbações deve ser feito com as ferramentas da função “Gerenciamento”.
1.1. Averbação Online
Permite o envio simultâneo de arquivos eletrônicos (“.xml”, “.txt” e “.xlsx”) previamente cadastrados e padronizados. Os arquivos de documentos liberados podem ser anexados e enviados através do site, seguem algumas perguntas frequentes sobre esta ferramenta.
Capacidade: permite anexar 500 arquivos por envio, desde que não estejam compactados (“.zip”, “.rar”, entre outros) e o padrão de escrita esteja cadastrado no sistema. Arquivos do tipo “.pdf” não são aceitos para a averbação.
Cancelamento e inutilização: é necessário enviar os arquivos eletrônicos (“.xml”) de CTes de cancelamentos e inutilizações que tenha sido feitos junto à Receita Federal. O sistema reconhece o padrão de escrita do arquivo e registra o envio no sistema. Dessa forma a sequência numérica dos CTes averbados é mantida e a cobrança de seguro é excluída. Valor do container: Caso exista container para ser averbado a informação do valor deve
constar no arquivo eletrônico do documento para que seja levado em consideração no cálculo do seguro, a Corretora pode fornecer a tabela com o valor para os containers. Requisite esta opção por e-mail.
Como operar ---
1º - Para realizar a averbação dos documentos:
- Selecione a função “Averbações” no menu principal; - Selecione em seguida a opção “Online”;
- Clique em “Escolher Arquivos” e selecione todos os arquivos eletrônicos (“.xml”, “.txt” ou “.xlsx”) dos documentos;
- Envie para o sistema ELT SEG clicando em “Enviar Arquivos”.
1.2. Averbação Manual
Permite inserir os dados dos documentos a serem averbados por meio de digitação. É possível averbar, alterar e cancelar individualmente diferentes tipos de documentos e pode ser utilizada caso não exista documentos eletrônicos (“.xml”, “.txt” e “.xlsx”) cadastrados. Seguem mais detalhes. Modificações: O documento averbado manualmente pode ser alterado ou cancelado dentro
de 30 minutos contados a partir do momento em que foi averbado. Se o tempo de tolerância expirar a modificação deve ser requisitada e justificada por e-mail.
Cancelamento e inutilização: é necessário efetuar o cancelamento de CTes que tenham sido cancelados e inutilizados junto à Receita Federal, dessa forma a sequência numérica dos CTes averbados é mantida e a cobrança de seguro é excluída.
Valor do container: Caso exista container para ser averbado, a Corretora pode fornecer a tabela com o valor para os containers. Requisite esta opção por e-mail.
Como operar ---
1º - Para realizar a averbação dos documentos por meio de digitação de dados: - Selecione a função “Averbações” no menu principal;
- Selecione em seguida a opção “Manual”; - Escolha a opção “Averbar” no menu;
- Escolha a aba do tipo de documento que será averbado;
- Preencha todos os campos solicitados e clique em “AVERBAR”.
2º - Para realizar a alteração de documentos que foram averbados manualmente: - Selecione a função “Averbações” no menu principal;
- Selecione em seguida a opção “Manual”; - Escolha a opção “Alterar” no menu;
- Escolha a aba do tipo de documento que será averbado;
- Preencha todos os campos solicitados e clique em “ENVIAR”.
3º - Para realizar o cancelamento de documentos que foram averbados manualmente ou não foram enviados:
- Selecione a função “Averbações” no menu principal; - Selecione em seguida a opção “Manual”;
- Escolha a opção “Cancelar” no menu;
- Escolha a aba do tipo de documento que será averbado;
- Preencha todos os campos solicitados e clique em “ENVIAR”.
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1.3. Averbação Container
Específica para a operação de estufagem de container vazio. A averbação é feita por digitação de dados do documento. Caso o valor do container não seja conhecido, o sistema sugere valores para a averbação de acordo com a tabela de mercado, a Corretora pode indicar o valor que deve ser utilizado.
Como operar ---
1º - Para realizar a averbação de containers padrões vazios para a estufagem: - Selecione a função “Averbações” no menu principal;
- Selecione em seguida a opção “Container”;
- Preencha todos os campos solicitados e clique em “AVERBAR”.
2. Gerenciamento
Nesta função “Gerenciamento”, é possível acompanhar em tempo real as averbações que foram feitas e extrair relatórios para a conferência, a Corretora e a Seguradora também acompanham os registros pelo site. O sistema ELT SEG sinaliza por cores os lançamentos para a melhor visualização dos dados.
Quando houver DDRs a vencer, a Transportadora deve entrar em contato com a Corretora para agilizar a renovação e a atualização do cadastro dessa documentação pois, após o vencimento, o sistema cobrará o seguro automaticamente.
2.1. Gerenciamento Diário
Esta ferramenta exibe os dados dos documentos que foram averbados no dia da consulta ao site.
Como operar ---
1º - Para a visualização dos dados de todos os documentos averbados no dia da consulta: - Selecione a função “Gerenciamento” no menu principal;
- Selecione em seguida a opção “Diário”.
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2.2. Gerenciamento Período
Com esta ferramenta é possível filtrar os registros por determinado(s) dia(s) de um período específico.
Como operar ---
1º - Para a visualização dos dados de documentos averbados em um período específico: - Selecione a função “Gerenciamento” no menu principal;
- Selecione em seguida a opção “Período”;
- Preencha os dados solicitados e clique em “VISUALIZAR”.
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2.3. Gerenciamento Documento
Permite realizar a busca por tipo e número de documento averbado ou protocolos, e a extração de comprovante de averbação.
Como operar ---
1º - Para a visualização dos dados de um único documento: - Selecione a função “Gerenciamento” no menu principal; - Selecione em seguida a opção “Documento”;
- Escolha a aba com as informações que deseja visualizar; - Preencha os dados solicitados e clique em “VISUALIZAR”.
2.4. Gerenciamento Geral
Nesta ferramenta é possível visualizar dos últimos documentos registrados no sistema.
Como operar ---
1º - Para a visualização de todos os documentos averbados: - Selecione a função “Gerenciamento” no menu principal; - Selecione em seguida a opção “Geral”.
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2.5. Gerenciamento Pendências
Apresenta os números dos documentos que não foram averbados no sistema ocasionando quebra de sequência numérica e exibe a relação de documentos acima do limite da apólice.
Como operar ---
1º - Para visualizar os números dos documentos que não foram averbados: - Selecione a função “Gerenciamento” no menu principal;
- Selecione em seguida a opção “Pendências”;
- Escolha a aba com as informações que deseja visualizar.
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2.6. Gerenciamento DDRs
Consulta dos dados de DDRs que vencerão no próximo mês e lista com todas as DDRs cadastradas no sistema.
Como operar ---
1º - Para visualizar dados de DDRs cadastradas e a vencer: - Selecione a função “Gerenciamento” no menu principal; - Selecione em seguida a opção “DDRs”.
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Informações importantes
Para os embarques estejam segurados devem ser cumpridas todas as condições de cobertura estabelecidas na apólice, a Corretora pode detalhar as regras acordadas.
O Segurado deve realizar a averbação de todos os embarques abrangidos pela apólice, antes da efetivação do transporte, através da comunicação dos dados dos documentos que acompanham o embarque.
Os documentos devem seguir uma sequência numérica, por tanto os documentos sinalizados como faltantes devem ser averbados no sistema para que sejam mantidas as sequências numéricas dos registros.
