UNIVERSIDADE DE TRÁS-OS-MONTES E ALTO DOURO
Escola de Ciências e Tecnologia – Departamento de EngenhariasSistema de Gestão para Oficinas de
Eletrónica
Dissertação de Mestrado em Tecnologias da Informação e Comunicação
APRESENTADA POR:
JOSÉ MANUEL MOREIRA VIEIRA GOMES
Sob orientação dos Professores Doutores Vítor Filipe e Luís Babosa
UNIVERSIDADE DE TRÁS-OS-MONTES E ALTO DOURO
Escola de Ciências e Tecnologia – Departamento de EngenhariasSistema de Gestão para Oficinas de
Eletrónica
Dissertação de Mestrado em Tecnologias da Informação e Comunicação
APRESENTADA POR:
JOSÉ MANUEL MOREIRA VIEIRA GOMES
Sob orientação dos Professores Doutores Vítor Filipe e Luís Babosa
Composição do Júri:
___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ __________________________________________________________________
Dissertação de Mestrado, submetida à Universidade de Trás-os-Montes e Alto Douro, para cumprimento dos requisitos necessários para a obtenção do grau de Mestre em Tecnologias de Informação e Comunicação.
“Não existem métodos fáceis para resolver problemas difíceis”
I
A
gradecimentos
A presente dissertação é testemunho de como o esforço, colaboração e trabalho conjunto resultam na concretização de objetivos e satisfação de todos os intervenientes, “a
união faz a força”.
Estarei eternamente grato pela disponibilidade, dedicação, experiência e conhecimentos transmitidos pelo Professor Doutor Vítor Filipe e Professor Doutor Luís Filipe Barbosa ao longo deste árduo caminho, exemplarmente transcenderam os seus papéis como orientadores, em muito lhes devo o sucesso deste projeto.
Quero também agradecer ao Professor Doutor Ramiro Gonçalves pela enorme criatividade, dinâmica e colaboração prestadas.
Ao Sr. Emanuel pela iniciativa na realização deste projeto, constante disponibilidade, encorajamento e motivação prestados.
A toda à Escola de Ciências e Tecnologia pelas instalações concedidas.
Aos meus familiares e amigos por todo o apoio e ajuda.
Um agradecimento muito especial aos meus pais pelo esforço enorme que sempre fizeram para me dar acesso a esta experiência, educação e conhecimento.
III
R
esumo
Palavras Chave: Sistema de Gestão; Oficinas de Eletrónica; Desenvolvimento de Software; Tecnologias da Informação na Educação
A otimização de recursos é cada vez mais uma obrigação que todas as instituições enfrentam. Mas com que recursos ou meios se chega a esse fim? Com que métodos? Quais os desafios associados? A utilização de sistemas de informação é sem dúvida uma forma eficiente para se chegar a esse fim, com o registo e acesso à informação de forma mais acessível estes meios tecnológicos permitem alcançar resultados que até então seriam difíceis. Este projeto descreve o estudo e análise na resolução do problema de gestão existente nas Oficinas de Eletrónica do Departamento de Engenharias da Universidade de Trás-os-Montes e Alto Douro. É apresentada e desenvolvida uma proposta aplicacional, desde a análise até à implementação de um software que se apresenta como uma solução à gestão das Oficinas. Abordou-se o estudo seguindo uma metodologia de desenvolvimento intrínseca ao problema em questão e a todas as características associadas aos sistemas de gestão, com vista a obter uma solução à medida, por meio de Tecnologias de Informação capazes de apoiar os utilizadores na gestão de todos os serviços e recursos das Oficinas de forma integrada com os restantes sistemas de informação já existentes na instituição de ensino. Apresentam-se os resultados dos testes realizados para a validação da proposta aplicacional em contexto real, sendo comparadas a prestação dos serviços das Oficinas antes e após a implementação do sistema de gestão desenvolvido.
V
A
bstract
Keywords: Management System; Electronic Store; Software Development; Information Technologies in Education
Resource optimization has become an obligation that all institutions are facing. But with which resources or ways they will achieved it? With which methods? What are the associated challenges? The use of Information Systems is undoubtedly an efficient way to to reach this purpose, with the registration and access of information in a more accessible way, this technological resources allow results that would be difficult to achieve in other ways. This project describes the study and analysis towards the resolution of the problem founded at the Electronic Workshop in the Department of Engineering from the University of Trás-os-Montes e Alto Douro. It is presented and developed a applicational proposal from the analysis to the implementation of a software that presents itself as a solution to the management problem of the Workshop. The followed approach was a restrict methodology associated to the problem in hands and all the technical features associated to the management systems, with the goal to get a fully designed and personalized software through Information Technologies which can support users in the management of all services and resources at the Workshop and completely integrated with other Information Systems existing in the institution. It’s presented the results of tests performed to validate the proposed application in real context being compared the services of the Workshop before and after the implementation of the developed management system.
VII
Í
ndice Geral
AGRADECIMENTOS ... I
RESUMO ... III
ABSTRACT ... V
ÍNDICE GERAL ... VII
ÍNDICE DE FIGURAS ... XI
ÍNDICE DE TABELAS ... XV
GLOSSÁRIO, ACRÓNIMOS E ABREVIATURAS ... XVII
1.
INTRODUÇÃO ... 1
1.1. Contexto das Oficinas de Eletrónica da UTAD ... 3
1.2. Objetivos ... 4
1.3. Organização do Documento ... 5
2.
REVISÃO BIBLIOGRÁFICA ... 7
2.1. Dos Sistemas de Informação à Gestão ... 7
2.2. Soluções comerciais de gestão ... 10
2.2.1. Primavera Express (free-license) ... 10
2.2.2. Primavera Executive (paid-license) ... 11
2.2.3. SAP (paid-license) ... 12
2.2.4. Openbravo (opensource paid-license) ... 13
2.2.5. Conclusões do Levantamento ... 14 2.3. Enquadramento Tecnológico ... 15 2.3.1. Sistemas Operativos ... 16 2.3.2. Linguagens ... 17 2.3.3. Hardware ... 18 2.3.4. Interface do Utilizador... 20 2.4. Conclusão ... 21
VIII
3.1. Método de Desenvolvimento ... 24
3.2. Análise de Requisitos ... 25
3.2.1. Requisitos Funcionais ... 26
3.2.2. Requisitos Não Funcionais ... 27
3.3. Modelação de Dados ... 28
3.3.1. Módulo de Utilizadores ... 30
3.3.2. Módulo de Grupos de Trabalho ... 31
3.3.3. Módulo Académico ... 31
3.3.4. Módulo de Artigos ... 32
3.3.5. Módulo de Documentos ... 34
3.4. Modelação Funcional ... 35
3.4.1. Módulo de Funcionalidades Publicas ... 37
3.4.2. Módulo de Gestão de Utilizadores ... 38
3.4.3. Módulo de Área Pessoal ... 39
3.4.4. Módulo de Gestão Académica ... 39
3.4.5. Módulo de Gestão de Artigos ... 40
3.4.6. Módulo de Gestão de Categorias de Artigos ... 41
3.4.7. Módulo de Gestão de Famílias de Artigos ... 41
3.4.8. Módulo de Gestão de Unidades de Medida de Artigos ... 42
3.4.9. Módulo de Gestão de Locais de Armazenamento ... 42
3.4.10. Módulo de Gestão de Preços ... 43
3.4.11. Módulo de Gestão de Compras ... 44
3.4.12. Módulo de Gestão de Requisições ... 44
3.4.13. Módulo de Gestão de Reparações ... 46
3.4.14. Módulo de Apoio à Gestão ... 47
3.5. Conclusão ... 48
4.
IMPLEMENTAÇÃO DO SISTEMA ... 49
4.1. Mecanismos de Comunicação ... 49 4.2. Arquitetura do SGOE ... 49 4.3. Segurança ... 50 4.4. Tecnologias Utilizadas ... 51 4.4.1. .NET... 51 4.4.2. ASP.NET MVC ... 51 4.4.3. C# ... 52 4.4.4. Javascript ... 52 4.4.5. Jquery ... 52 4.4.6. ASP ... 53 4.4.7. MS-SQL ... 53 4.4.8. AJAX ... 53IX 4.4.9. JSON ... 54 4.4.10. LINQ ... 54 4.4.11. CSS ... 54 4.4.12. Pagination ... 55 4.4.13. Dynamic-Menu ... 55 4.4.14. Action-Filter ... 55 4.4.15. Doodle Report ... 55 4.4.16. Integração do Sistema ... 55 4.5. Instalação... 57 4.5.1. Inserção de Dados ... 57
4.5.2. Instalação da Aplicação e Base de Dados ... 58
4.5.3. Configuração das Zonas de Trabalho ... 59
4.6. Funcionamento do Sistema ... 60
4.6.1. Módulo de Gestão de Artigos ... 61
4.6.2. Módulo de Gestão Académica ... 64
4.6.3. Módulo de Gestão de Requisições ... 65
4.6.4. Módulo de Gestão de Reparações ... 68
4.6.5. Módulo de Gestão de Utilizadores ... 70
4.6.6. Módulo de Gestão de Área Pessoal ... 71
4.6.7. Módulo de Apoio à Gestão ... 71
4.6.8. Módulo de Gestão de Compras ... 73
5.
TESTES E RESULTADOS ... 75
5.1. Caraterização da Amostra e Recolha de Dados ... 75
5.2. Avaliação do Sistema Em Papel ... 76
5.3. Avaliação do SGOE ... 78
5.3.1. Satisfação na Pesquisa de Artigos ... 79
5.3.2. Satisfação No Acesso à Conta Corrente ... 80
5.3.3. Satisfação Na Requisição de Artigos ... 81
5.3.4. Satisfação Na Utilização dos Menus ... 82
5.3.5. Satisfação Na Compreensão de Dados ... 83
5.3.6. Satisfação na Rapidez a Carregar as Páginas ... 84
5.3.7. Satisfação na Utilização do Aplicação no Âmbito Geral ... 85
5.3.8. Resposta Emocional Obtida Pelos Utilizadores ... 86
5.3.9. Avaliação do Design da Aplicação ... 87
5.3.10. Escolha da Preferência de Sistema ... 88
5.4. Conclusão ... 89
6.
CONCLUSÕES E DESENVOLVIMENTOS FUTUROS ... 91
BIBLIOGRAFIA ... 93
X
Anexo 3 - Diagrama de Sequência, Levantamento de Requisição ... 96
Anexo 4 - Diagrama de Sequência, Pedido de Reparação ... 96
Anexo 5 - Diagrama de Sequência Processo de Reparação ... 96
XI
Í
ndice de Figuras
Figura 1 - Duas Formas Possíveis de Fornecimento, (Carravilla, 1997) ... 2
Figura 2 – Estrutura Hierárquica de Uma Empresa (Reynolds & Stair, 2010) ... 8
Figura 3 - Funcionamento do Sistema Operativo e Respetivo Browser ... 16
Figura 4 – Arquitetura de Aplicações Web ... 19
Figura 5 - Modelo de Desenvolvimento em Espiral (Boehm, 1988) ... 25
Figura 6 - DER Módulo Utilizadores ... 30
Figura 7 - Módulo Grupos de Trabalho ... 31
Figura 8 - Módulo Académico ... 32
Figura 9 - Modulo de Artigos ... 33
Figura 10 - Módulo de Documentos ... 34
Figura 11 - Módulo de Funcionalidades Públicas ... 37
Figura 12 - Módulo de Gestão de Utilizadores ... 38
Figura 13 - Módulo de Área Pessoal ... 39
Figura 14 - Módulo de Gestão Académica ... 40
Figura 15 - Módulo de Gestão de Artigos ... 40
Figura 16 - Módulo de Gestão de Categorias de Artigos ... 41
Figura 17 - Módulo de Gestão de Famílias de Artigos ... 41
Figura 18 - Módulo de Gestão de Unidades de Medida de Artigos ... 42
Figura 19 - Módulo de Gestão de Locais de Armazenamento ... 42
Figura 20 - Módulo de Gestão de Preços ... 43
Figura 21 - Módulo de Gestão de Compras ... 44
XII
Figura 24 - Módulo de Apoio à Gestão... 48
Figura 25 - Aplicações 2Tier ... 50
Figura 26 - Aplicações 3Tier ... 50
Figura 27 - Arquitetura do SGOE Integrado com o Serviço LDAP ... 56
Figura 28 - Replicação de Dados ... 58
Figura 29 - Armários de Armazenamento de Componentes ... 59
Figura 30 - Balcões de atendimento das Oficinas ... 60
Figura 31 - Listagem e Criação de Artigos ... 61
Figura 32 - Código de Barras ... 61
Figura 33 – Registar Artigo ... 62
Figura 34 – Detalhes Artigo ... 63
Figura 35 – Registar Curso ... 64
Figura 36 – Registar Cadeira ... 64
Figura 37 – Registar Projeto ... 65
Figura 38 - Registo de Requisição ... 66
Figura 39 - Devolução de Artigos ... 67
Figura 40 - Registo de Pedido de Reparação ... 68
Figura 41 – Lista de Pedidos de Reparação ... 69
Figura 42 – Calendário de Reparações ... 69
Figura 43 - Edição de Utilizador ... 70
Figura 44 - Registo de Grupo de Trabalho ... 70
Figura 45 – Conta Corrente ... 71
Figura 46 - Relatório Excel ... 72
Figura 47 - Notificação de Devedores via email ... 72
Figura 48 - Registo de Compra ... 73
Figura 49 – Eficiência no Registo de Operações nas Oficinas ... 77
Figura 50 – Satisfação na Pesquisa de Artigos no SGOE ... 79
Figura 51 – Satisfação no Acesso à Conta Corrente ... 80
Figura 52 – Satisfação na Requisição de Artigos ... 81
Figura 53 – Satisfação na Utilização dos Menus ... 82
Figura 54 – Satisfação na Compreensão de Textos, Dados e Informações ... 83
XIII
Figura 56 – Satisfação na Utilização da Aplicação de Um Modo Geral ... 85
Figura 57 – Resposta Emocional na Utilização do Sistema ... 86
Figura 58 – Avaliação do Design da Aplicação ... 87
XV
Í
ndice de Tabelas
Tabela 1 – Comparativo de Softwares de Gestão 14
XVII
G
lossário, Acrónimos e Abreviaturas
ASP - Active Server Pages
API - Application Programming Interface CRM - Customer Relationship Management CLR - Common Language Runtime
CSS - Cascading Style Sheets CSV - Comma-Separated Values
DER - Diagrama de Entidade e Relacionamento TI - Tecnologias de Informação
ERP - Enterprise Resource Planning FAQ - Frequently Asked Questions GUI - Graphical User Interface
HTML - HyperText Markup Language HTTP - Hypertext Transfer Protocol JVM - Java Virtual Machine
JSON - JavaScript Object Notation
LDAP - Lightweight Directory Access Protocol LINQ - Language-Integrated Query
MVC - Model View Controller
MS IIS – Microsoft Internet Information Services POS - Point of Sale
PDF - Adobe Portable Document Format PHP - Hypertext Preprocessor
SAFT PT - Standard Audit File for Tax Purposes Versão Portuguesa SO - Sistema Operativo
XVIII SIDE – Sistema de Informação de Apoio ao Ensino SQL - Structured Query Language
TCP/IP - Transmission Control Protocol/Internet Protocol TLS - Transport Layer Security
URL - Uniform Resource Locator VB - Visual Basic
VBScript - Microsoft Visual Basic Scripting Edition XML - eXtensible Markup Language
1
1.
Introdução
As organizações representam a congregação de esforços individuais na realização de objetivos comuns. Pode-se considerar que o motor económico de qualquer sociedade são as atividades empresariais em que as empresas transformam os recursos humanos, monetários, matérias-primas ou capitais em bens ou serviços para a sociedade. O aparecimento das instituições deve-se a diversos fatores, tais como os de natureza social ou material. Estas têm como objetivo produzir riqueza, ir ao encontro das necessidades da sociedade e em paralelo assegurar a sua autossustentabilidade.
Cada vez mais as organizações enfrentam desafios de operabilidade. Nunca até aos dias de hoje, com a crescente conjuntura, se deu tanta importância à otimização de recursos. Na atualidade exige-se uma maior eficiência das instituições face às grandes necessidades e desafios que a sociedade demanda. A gestão das organizações passa a ser cada vez mais um processo fulcral ao sucesso e sobrevivência das instituições e sustentabilidade da sociedade. Gestão é o processo organizacional que inclui planeamento estratégico, estabelecimento de objetivos, gestão de recursos, implementação de recursos humanos e financeiros necessários para atingir os objetivos e avaliação de resultados. Gestão também inclui gravar e guardar factos e informação para mais tarde usar ou para terceiros dentro da organização. As funções de gestão não estão limitadas aos gestores ou supervisores. Cada membro da organização tem funções de reportar e gerir como parte do seu trabalho (Stuhlman, 2012).
Os princípios da gestão são universais, aplicam-se a todos os tipos de empresas e níveis organizacionais.
Ao nível da gestão, os sistemas de informação assumem cada vez mais um papel fulcral, assumindo-se como um recurso importante no ato de gestão, permitindo o registo e leitura de factos, informação e quantificação de resultados. No paradigma atual são raras as instituições que não fazem uso de sistemas de informação para melhorar o seu
2 altamente complexos.
No âmbito dos sistemas de gestão, «Gestão» é o ato de gerir, governar ou administrar algo. Já a palavra «sistema» refere-se ao método ou procedimento usado para efetuar o ato de gestão (Gouveia & Ranito, 2007).
Segundo (Sampaio, 2011), um sistema de gestão pode ser definido como um conjunto de processos organizacionais interligados que fazem uso de diferentes recursos para alcançar os objetivos especificados pela organização. Assim sendo os Sistemas de Gestão relacionam-se com o planeamento, realizando, controlando e melhorando várias atividades numa organização por si só e em relação às partes interessadas, relativamente à performance da empresa a curto e longo prazo. Estes estabelecem a necessidade de sistematizar e formalizar um conjunto de processos organizacionais num conjunto de procedimentos que estão relacionados com diferentes áreas de gestão do negócio.
Um bom sistema de gestão garante um melhor controlo de stocks, reduz os erros, otimiza os processos e a utilização dos meios. Os stocks influenciam o custo dos materiais e assim alteram o custo final do produto. Estes representam 20-50% do ativo de uma empresa e rondam 90% do capital circulante. Como tal, o objetivo máximo na sua gestão é o stock zero. Só com uma boa reorganização de processos e gestão da informação útil é
possível atingir tal objetivo. Neste contexto os Sistemas de Gestão representam um papel vital (Carravilla, 1997).
Contudo, alerta-se a ter em consideração diversas variáveis tais como possível inflação no custo do produto a médio ou curto prazo, descontos de quantidade e tempo útil
3
necessário para o seu fornecimento. Como é possível verificar na Figura 1, o fornecimento pode ser instantâneo e dividido em diversas fazes consoante as necessidades, ou moroso, obrigando a um maior aprovisionamento, previsão de necessidades e gestão de custos.
Quando existe um aprovisionamento de stocks devemos ter igualmente em conta fatores como o custo de aprovisionamento ao nível do espaço, bloqueio de capital relativamente ao valor investido e dificuldades de controlo nas entradas e saídas.
Uma questão seriamente importante é o meio como se gere. Deve-se optar por um formato em papel com diversos dossiers e processamento manual? Ou devemos enveredar por uma solução digital por meio de aplicações informáticas?
Toda e qualquer empresa ou organização possui um sistema de gestão, caso contrário a mesma não funcionaria e seria inexistente num conceito prático. Isto não significa obrigatoriamente o uso de Tecnologias de Informação (TI), segundo (Amaral, 1994), sistemas de informação, em sentido lato, são a totalidade de atividades de processamento e representação de dados formais e informais dentro da organização, incluindo as comunicações internas e com o mundo exterior. Sistemas de Informação em sentido estrito são um subsistema de informação baseado em computador com a finalidade de promover o registo e o suporte de serviços de gestão e operação da organização.
O formato digital tem diversas vantagens, ausência de fronteiras geográficas, disponibilidade 24h/24h, 365 dias ao ano, acessos múltiplos, acesso estruturado ao conteúdo, recuperação de informação, conservação e preservação, reduzido espaço físico,
networking e custo reduzido (Ramalho, 2007).
No contexto do ensino, os sistemas de informação são sujeitos a condicionantes específicas, possibilitando novos canais de aprendizagem, avaliação e comunicação sem limitações ao nível de espaço e tempo. Estes permitem dar uma maior resposta às instituições, aumentando a sua capacidade de formação e ao mesmo tempo tornar mais eficientes todos os processos de gestão académica.
1.1. Contexto das Oficinas de Eletrónica da UTAD
As Oficinas de Eletrónica da Universidade de Trás-os-Montes e Alto Douro (UTAD) têm como objetivo prestar serviços de apoio à instituição e alunos na área de Eletrónica, nomeadamente na cedência de componentes eletrónicos, dispositivos laboratoriais necessários para a realização dos protocolos experimentais nas aulas práticas,
4
aparelhos eletrónicos pertencentes à universidade, alunos, funcionários ou entidades externas.
Atualmente, toda a gestão dos recursos e serviços prestados pelas Oficinas é efetuada por meio manual, em suporte de papel, seguindo normas pouco restritas e que algumas vezes, devido à morosidade do processo, acaba por nem ser efetuado, perdendo-se assim informação relevante necessária para a tomada de decisões que conduzam a uma gestão mais eficiente. Já diversas tentativas foram tomadas com o objetivo de encontrar uma solução para o problema existente, contudo dos diferentes projetos desenvolvidos apenas foi criada uma base de dados Access, onde inicialmente se registou todo o inventário de artigos das oficinas e as suas existências. Contudo por ser uma ferramenta de utilização morosa acabou por ser posta de lado. Neste contexto surge a iniciativa de se encontrar uma solução tecnológica que solucione os problemas existentes na prestação de serviços e cedência de bens por parte das Oficinas. Este sistema vai oferecer um canal de comunicação constante entre os diferentes utilizadores e as Oficinas, permitindo um maior controlo e gestão, baixando significativamente os seus custos e aumentando significativamente a sua rentabilidade.
1.2. Objetivos
Neste contexto pretende-se, com este trabalho, desenvolver um sistema de informação à medida, orientado especificamente ao contexto das Oficinas de Eletrónica da Universidade de Alto Douto e Trás-os-Montes, de forma a permitir um canal de comunicação constante e de fácil acesso para todos os utilizadores intervenientes.
A nova plataforma deve permitir o acesso via Web na utilização dos diferentes serviços, garantindo maior acessibilidade e gestão das operações realizadas com as Oficinas
O sistema tem como principal objetivo solucionar o processo de requisição e devolução dos artigos utilizados pelos alunos no desenvolvimento dos diferentes projetos associados aos múltiplos cursos no seio da universidade. Desta forma as premissas principais passam pela criação de registos corretos das entradas e saídas de material e notificação dos utilizadores intervenientes assim que necessário para a devolução dos diferentes artigos.
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Outro objetivo também fulcral passa por permitir um método de agendar de forma intuitiva os serviços de reparação prestados pelas Oficinas, oferecendo um canal de comunicação entre os diferentes utilizadores e Oficinas para o controlo do processo de reparação desde o agendamento do serviço até ao seu término.
Ao nível da gestão das Oficinas um dos principais objetivos do sistema passa por permitir a criação de relatórios acessíveis gerados com base na informação obtida nos diferentes registos das oficinas.
Como a mão-de-obra útil ao nível da gestão das Oficinas é escassa, o sistema sempre que possível deve automatizar as ações de notificação dos diferentes utilizadores, baseando-se em determinadas heurísticas pré-definidas.
Como objetivos de mais alto nível pretende-se que o sistema permita uma utilização acessível aos utilizadores, com um interface eficiente e de fácil compreensão, onde é permitido o registo de diversas informações associadas às diferentes operações.
1.3. Organização do Documento
Esta secção apresenta sucintamente a estrutura e conteúdo do referente trabalho, onde é possível identificar cinco capítulos, apresentados de forma sequencial formando uma lógica e métodos associados ao desenvolvimento do projeto, desde de um conjunto de reflexões iniciais até a uma série de implementações, conclusões e perspetivas futuras.
O presente capítulo, de índole introdutório, faz uma descrição do contexto, enquadramento e objetivos do projeto desenvolvido. Posteriormente o segundo capítulo descreve o panorama das Tecnologias de Informação ao nível das instituições, os níveis de gestão onde operam e são estudadas as mais recentes soluções existentes no mercado. Após o enquadramento o terceiro capítulo descreve todo o trabalho de análise, especificação e documentação do sistema desenvolvido. No quarto capítulo são descritas detalhadamente as tecnologias e metodologias, processos e funcionamento do sistema desenvolvido. O quinto capítulo descreve os detalhes na avaliação e testes efetuados no sistema. E por último o quinto capítulo, a conclusão, consiste nas considerações finais sobre o trabalho desenvolvido e indicação de implementações futuras.
Página Sem Texto Propositadamente
7
2.
Revisão Bibliográfica
2.1. Dos Sistemas de Informação à Gestão
Atualmente, o computador é uma das tecnologias mais populares e eficazes que o indivíduo tem ao seu dispor para lidar com a informação (Gouveia & Ranito, 2007). Com a proliferação dos computadores pessoais a iniciar-se por volta da década de oitenta passou a ser possível às instituições e utilizadores comuns fazer uso desta tecnologia, que anteriormente devido aos seus custos elevados só estava acessível a mercados com maior poder de compra. Desde então o computador passou a assumir uma relação de mediação entre indivíduos e instituições para a troca e uso de informação.
Como a partilha e acesso à informação se tornou mais fácil, o acesso ao conhecimento e a experiências de terceiros na resolução de problemas e necessidades passa a tornar-se uma constante (Gouveia & Ranito, 2007).
No seio das organizações um dos fatores determinantes para o seu correto funcionamento é a forma como estas tratam a informação e de que maneira fazem uso da mesma para se otimizarem. Neste paradigma o computador permite lidar com a informação com maior facilidade em três aspetos principais, melhor manobrabilidade com a escala da informação, complexidade da informação e métodos de organização da informação. O computador ajuda a simplificar processos de tomada de decisão, a diminuir as dificuldades de manipulação de dados e informação, permitindo um canal otimizado na gestão do fenómeno de excesso da mesma (Gouveia & Ranito, 2007).
A informação, dependendo da natureza da sua utilização no seio das organizações, pode ser dividida em três níveis de utilização dos recursos de informação e dados, a que também estão associados diferentes níveis de controlo. Os níveis de responsabilidade operacional, tático e estratégico (Figura 2).
8
Figura 2 – Estrutura Hierárquica de Uma Empresa (Reynolds & Stair, 2010)
O computador e as ferramentas associadas permitem o aumento progressivo das atividades automáticas na organização da informação, em detrimento das manuais devido a um conjunto variado de fatores, urgência no tratamento de informação, quantidade de informação a manipular (escala), diversidade de fontes de informação, complexidade da informação a manipular, necessidade de conhecer cenários alternativos, velocidade de reação/capacidade de resposta, fiabilidade e segurança no sistema.
Os computadores não são um fim em si, mas um meio de auxiliar o processo de decisão e a ação, com maior eficiência e com eficácia. Desta forma, o suporte ao fluxo de informação proporciona um menor esforço, uma maior eficiência e por isso mesmo tem impacto na eficácia e desempenho da organização, (Gouveia & Ranito, 2007). A informação (bem como a sua recolha, tratamento e apresentação) tem como objetivo final facilitar a tomada de decisões no negócio quer sejam de nível operacional, tático ou estratégico. Assim, fará algum sentido uma maior abordagem sobre o processo da «gestão» (enquanto conjunto de decisões sobre dados e informação), já que esta existe a todos os níveis da empresa.
No entanto, um computador por si só corre o risco de se tornar uma ilha de informação. As redes para partilha de dados, os computadores e o nascimento da World
Wide Web são a resposta atual a este problema. Atualmente os Sistemas de Informação têm
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Numa visão de mais baixo nível podemos identificar as seguintes funções associadas a um sistema de informação: recolha da informação garantindo a correta entrada de dados no sistema, armazenamento da informação garantindo o registo dos dados necessários ao sistema, processamento da informação dando resposta às exigências de dados e informação para suporte do sistema, representação da informação, permitir uma perceção e navegação com qualidade nos dados e informação disponíveis no sistema, distribuição da informação e garantir o fluxo de dados e de informação no sistema.
O Sistema de Informação é constituído pela integração de recursos humanos, equipamento de dados e informação (que suportam as operações, a gestão e a tomada de decisão), utiliza hardware, software, procedimentos manuais, modelos de análise, planeamento, controlo e de decisão (Gouveia & Ranito, 2007).
Um sistema de informação pode ser decomposto em subsistemas de informação, normalmente cada um deles com finalidades específicas bem definidas. Nos Sistemas de Informação mais recentes essa divisão é comercialmente denominada como “módulos” cada um gerindo uma parte específica no seio da organização, num ou vários níveis da empresa. Como módulos principais podemos referir gestão de clientes e vendas, gestão de compras/fornecedores e gestão de artigos. Estes podem ser encontrados nos sistemas mais básicos, normalmente utilizados em micro e pequenas empresas. Hoje em dia denominam-se como Sistemas de Gestão todos os Sistemas de Informação que oferecem apoio à «gestão» das organizações por meio de um software ou ferramenta digital. Um sistema de gestão procura planear, executar, monitorizar e melhorar as diferentes atividades de uma organização, tendo em conta as necessidades e expectativas das diferentes partes interessadas (Sampaio, 2011).
Nos sistemas mais complexos como é o caso dos Enterprise Resource Planning
(ERP) utilizados em pequenas, médias e grandes empresas, normalmente encontra-se o
módulo de gestão financeira, vendas, planeamento, inventário, operacional, recursos humanos e administração. Mais recentemente associado ao módulo de vendas/operacional é possível encontrar um sub-módulo CRM (Costumer Relationship Manager), este oferece diversos tipos de funcionalidades que apoiam diretamente o operacional de vendas no formato de atendimento e serviço prestado. Enterprise Resource Planning é um Conjunto integrado de módulos de software que possuem um sistema de gestão de base de dados comum, que de forma integrada, recolhem e partilham dados e informação (Gouveia &
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Ranito, 2007). Os ERP’s possuem numerosas aplicações que podem suportar praticamente todas as atividades internas de uma organização. Todos estes módulos trabalham de forma totalmente integrada permitindo um cruzamento otimizado de toda a informação. Estes sistemas tendem a cobrir todas as áreas funcionais da organização com a capacidade de fazer funcionar em conjunto aplicações distintas, mesmo estas sendo de fornecedores distintos.
2.2. Soluções comerciais de gestão
Na procura da melhor solução para o caso das Oficinas também se considerou a hipótese de adotar uma solução/pacote de software já existente no mercado. Nesse sentido efetuou-se um levantamento de alguns dos sistemas disponíveis comercialmente, procurando responder a duas questões fulcrais. As soluções comerciais respondem aos requisitos exigidos nas Oficinas de Eletrónica? Que vantagens existem no desenvolvimento de uma aplicação feita à medida?
A escolha dos aplicativos que de seguida serão comentados foi feita segundo tendências de mercado, custos, soluções que se apresentaram mais adotadas, integrais, completas e previsivelmente mais adequadas.
2.2.1. Primavera Express (free-license)
A empresa Portuguesa (Primavera) presta suporte e formação, garantindo todo o apoio necessário à correta implementação, manutenção e utilização das suas soluções. A versão gratuita do seu sistema de gestão possibilita as funcionalidades de Point-of-Sale (POS) e backoffice, criação de ficheiros Standard Audit File for Tax Purposes na Versão Portuguesa (Saft-PT), registo de artigos, vendas, recibos, gestão de stocks, compras, utilizadores e clientes.
De referir que, apesar de apresentar detalhes interessantíssimos a nível de informação, a sua navegabilidade e interface, são pouco apelativos, bastante inacessíveis e pouco percetíveis para o utilizador. Outro problema encontra-se no excessivo número de atributos existente nos formulários de introdução de dados. Estes em determinados contextos acabam por ser desnecessários e apenas acrescentam complexidade e ineficiência na utilização. O mesmo acontece com algumas funcionalidades que não são necessárias. Não possui um módulo/acesso web que acaba por ser uma grande desvantagem na
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atualidade, visto operar unicamente como mono-utilizador, (PRIMAVERA Business Software Solutions, 2012).
2.2.2. Primavera Executive (paid-license)
A solução “Primavera Executive” é uma solução global, com elevada capacidade de adequação, disponibiliza vários mecanismos para ajustar/adequar a solução da melhor forma ao negócio. Logística Área Financeira Tesouraria Contabilidade Equipamentos e Ativos
Bastante mais completo do que a versão Express, visto ser um ERP, nomeadamente na gestão de fornecedores, produção e inventário. Possui uma navegabilidade bastante mais intuitiva, mas um interface pouco apelativo, ficando mesmo assim abaixo do desejável. Tal como na versão Express, em contextos específicos a sua utilização torna-se complexa e lenta devido ao excesso de informação que é necessário introduzir em diversos formulários. Em ambas as versões existe uma enorme falta de modulação/adaptação a cada caso de implementação em específico, não permitindo uma especificação a cada tipo de negócio ou função da instituição. Todos os dados são integrados por meio da sua Shell integrada, sendo a informação apresentada ao utilizador completamente transversal. Está disponível em diversas línguas e realidades fiscais para empresas multinacionais. Permite uma poupança no número de licenças PRIMAVERA (com utilização de Terminal Server). A Primavera apresenta soluções específicas para os setores da Construção, Manufatura, Retalho e Restauração, mas nestes casos estes sistemas não apresentam as vantagens já mencionadas dos sistemas ERP, para a sua adoção necessitam de implementações à medida. Se necessário, é possível acrescentar o módulo web extra através do Primavera WebCentral.
É uma solução possível de ser adotada nas Oficinas da UTAD contudo inviável devido aos custos avultados da sua licença. Atualmente diversas médias e grandes
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empresas utilizam este Sistema como é o caso da Sanyo Portugal Eletrónica, entre outros, (PRIMAVERA Business Software Solutions, 2013).
2.2.3. SAP (paid-license)
O SAP ERP Corporate Services pretende oferecer benefícios como aumento da transparência e controlo, redução de custos, diminuição de riscos financeiros, otimização do suporte à decisão, crescimento da instituição, desempenho de equipamentos e melhoramento no atendimento ao cliente.
Fornece uma arquitetura orientada a serviços permitindo às empresas adaptarem-se ao seu próprio ritmo (“como parte de suas soluções SAP”). A SAP e os seus parceiros fornecem apoio à empresa na adoção desta arquitetura tendo baixo risco e custos controlados, oferecendo uma arquitetura orientada a serviços baseada em “serviços de empresa pré-embalados/agrupados em cenários de negócios”.
Possui uma tecnologia adaptativa para as empresas em rede, apresentando assim benefícios nas estratégias de negócio flexíveis, processos de negócio inovadores, melhor desempenho da empresa, experiência de utilizador incomparável, possibilidade de estender os processos de negócios a todos os funcionários, fornecedores e clientes.
A SAP não possui uma solução genérica, para cada setor de atividade existe uma versão otimizada do seu ERP, nomeadamente: SAP for Aerospace & Defense, SAP for Automotive, SAP for Banking, SAP for Chemicals, SAP for Consumer Products, SAP for Defense & Security, SAP for Engineering, Construction & Operations, SAP for Healthcare, SAP for High Tech, SAP for Higher Education & Research, SAP for Industrial Machinery & Components, SAP for Insurance, SAP for Life Sciences, SAP for Logistics Service Providers, SAP for Media, SAP for Mill Products, SAP for Mining, SAP for Oil & Gas, SAP for Postal Services, SAP for Professional Services, SAP for Public Sector, SAP for Railways, SAP for Retail, SAP for Telecommunications, SAP for Utilities e SAP for Wholesale Distribution.
Trata-se do sistema líder europeu sendo uma solução extremamente completa, contudo complexo na perceção da sua lógica e funcionamento, o que torna obrigatória a formação dos seus utilizadores. É uma solução aplicável às Oficinas da UTAD, contudo inviável em termos de custos na compra da licença de utilização, parametrização e implementação. Atualmente encontra-se em produção no grupo Unicer – Bebidas SA, TAP
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Maintenance & Engineering, Compal, Jerónimo Martins, Delta entre outros, (SAP Portugal, 2013).
2.2.4. Openbravo (opensource paid-license)
Apresenta-se como ERP low cost bastante intuitivo, com design multi-guia na aplicação, totalmente integrado e com fluxos de processos eficientes de forma a facilitar e agilizar a colaboração das operações de ponto a ponto, entre os diferentes operadores. Abrange ainda uma ampla gama de aplicações dirigidas à contabilidade, vendas/CRM, gestão de compras, stocks, produção, projetos, serviços e integração e-commerce.
Tem uma característica importante, já que é modular e atualizável, é de fácil interação, com diversas aplicações de acesso e “centenas de extensões nativas” tais como, Intercompany Documents for Document Manage, Google Maps Logistics, Frequently Asked Questions (FAQ), Warehouse Management, Sales Management, Rest Webservice, Bussiness Intelligence, Mass Invoicing, Lightweight Directory Access Protocol (LDAP) Authentication, Stock Control, Human Capital Management e CRM. Permite o pagamento automatizado por meio do seu Electronic invoicing and banking e criação de documentos num formato standard, Portable Document Format (PDF). Tem um interface acessível e altamente otimizado em comparação com os concorrentes, contudo devido a ser tão completo acaba por se tornar demasiado complexo e de utilização difícil e morosa.
É “100% Web-Based”, garantindo assim maior facilidade de acesso e grande compatibilidade com dispositivos móveis. Os clientes têm a opção de implementação da aplicação na “nuvem” (cloud) reduzindo na complexidade e despesas de manutenção. Por fim, é Open Source permitindo a sua readaptação, desenvolvimento, manutenção e controlo completo por parte do cliente ao longo do tempo. Tal como o Primavera Executive permite a sua utilização com diferentes moedas.
Tem um custo de aquisição reduzido com licença de utilização vitalícia, ou caso não seja financeiramente possível a compra pela empresa são fornecidos outros métodos de pagamento, pacotes de aplicativos ou por número de licenças.
Esta solução poderia ser uma possibilidade para as Oficinas da UTAD, mas a sua implementação exigiria uma intensa formação dos utilizadores e grande parte das funcionalidades não seriam úteis, como tal seria necessário desenvolver a parametrização de todo o software/módulos necessários, tornando o mesmo mais acessível e eficiente.
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Além disso acaba por ser inviável devido aos custos iniciais de implementação e licenças. Atualmente é utilizado em diversas pequenas, médias e grandes empresas como é o caso da Johnson Controls, da Offerum, entre outros, (Openbravo, 2013).
2.2.5. Conclusões do Levantamento
Após a análise das diferentes soluções pode-se concluir que o problema das Oficinas é bastante específico, a falta de recursos financeiros, necessidade de integração do novo aplicativo com o software já existente, contexto orientado ao ensino, especificidade na informação, fluxos de trabalho, desenvolvimento expansível e com facilidade de desenvolvimento por posteriores alunos. É possível uma melhor perceção das vantagens e desvantagens das diferentes soluções na Tabela 1.
Tabela 1 – Comparativo de Softwares de Gestão
Primavera Express
Primavera
Executive Openbravo SAP
Solução à Medida
Solução Parametrizável
Gratuita
Custo de Compra Gratuito Substancial Baixo Alto Alto
Custo de Implementação Baixo Substancial Substancial Alto Alto
Navegabilidade Má Razoável Boa Má Boa
Solução Apelativa
Gestão de Artigos
Gestão de Compras
Gestão de Vendas
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Gestão de Projetos Académicos
Gestão de Grupos de Trabalho
Gestão de Relatórios
Acesso Via Web
Gestão de Reparações
Gestão de Contas Correntes
Notificações Via Email
Diversas implementações existentes nos sistemas estudados foram registadas, dando uma enorme ajuda no processo criativo na resolução de problemas ao nível da modelação de dados, funcional e de interface gráfico. Desta forma obteve-se uma maior contextualização tendo em vista alcançar a melhor solução possível.
2.3. Enquadramento Tecnológico
Para uma melhor implementação e desenvolvimento deste sistema foi previamente efetuado um estudo de contextualização tecnológica, fulcral ao sucesso do projeto no
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contexto das Oficinas da UTAD. Desta forma obteve-se um panorama das melhores práticas e tecnologias utilizadas na atualidade.
2.3.1. Sistemas Operativos
A escolha do Sistema Operativo (SO) é importante para o sucesso do projeto. Embora não contribua diretamente para a fiabilidade das aplicações, pode fornecer formas que permitam controlar a falta desta. No caso das aplicações Web isso passa a não ser um problema de grande relevância visto a aplicação correr completamente do lado do servidor, sendo apenas utilizado um web-browser como terminal para acesso. Contudo se o sistema utilizado não oferecer eficiência, robustez e segurança, esse terminal torna-se vulnerável, oferecendo um meio de acesso à aplicação colocando em risco todos os dados ao qual o
utilizador tem acesso ao longo da sua sessão. Na Figura 3 podemos visualizar a que níveis a interação entre o Utilizador, Browser e Sistema Operativo ocorre.
Visto o sistema Windows ser o mais utilizado a nível institucional e mesmo pessoal, a sua aplicação é quase obrigatória por parte dos utilizadores finais na maior parte dos casos. Este S.O (Sistema Operativo) ao longo dos tempos nas suas diferentes versões tem-se mostrado fiável, estável e seguro, salvo raras exceções. Optar por uma solução livre como Linux seria uma solução vantajosa unicamente ao nível financeiro devido às licenças de utilização, contudo obrigaria à readaptação de todos os utilizadores com formações, testes de utilização e implementação. As exigências e probabilidades de futuros problemas seriam enormes. Caso a instituição venha a optar por outro sistema facilmente essa
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operação pode ser efetuada visto a aplicação ser Web e como tal completamente independente dos sistemas operativos utilizados pelos diferentes utilizadores.
No caso das aplicações Web ao nível do servidor a escolha do S.O. onde estas aplicações se encontram alojadas é uma decisão extremamente importante. O S.O. utilizado e a tecnologia escolhida para o desenvolvimento da aplicação estão dependentes um do outro, a procura da melhor solução vai depender das circunstâncias da empresa tais como poder de compra, experiência de utilização, segurança, maior ou menor otimização de recursos, serviços a prestar, entre outros.
2.3.2. Linguagens
Seguidamente à definição do sistema é necessário determinar as linguagens e ambientes de programação. A fiabilidade e desenvolvimento de qualquer software são sensíveis a estes dois fatores. Em qualquer linguagem é necessário fazer a gestão dos tipos, dimensão das variáveis e informação temporária. Segundo (Ferreira, 1995) a dimensão pode ser, previamente declarada e fixa, declarada e variável e não declarada. No caso de se desenvolver num paradigma orientado a objetos é necessário também fazer a gestão das classes. Segundo (Booch, 1998) esta filosofia de desenho de aplicações decompõe o sistema em elementos chave de acordo com o domínio do problema, ao invés de decompor o problema em passos. Passa-se a poder criar objetos que representam a realidade com conjuntos de atributos, permitindo gerir os dados de forma mais lógica e simples.
Existem três tipos de linguagens: as compiladas, as interpretadas e as semi (ou pré)-compiladas. Qualquer um dos tipos pode ser utilizado para desenvolvimento de aplicações
stand-alone ou Web. Os dois últimos tipos são aqueles que deixam as tarefas de verificação
de consistência nas atribuições, comparações em expressões lógicas e verificação de sintaxe a cargo dos programadores. Estes trazem diversos problemas como por exemplo no nome das variáveis utilizadas e a sua invocação, utilização de funções já implementadas em diferentes bibliotecas, entre outros. Por este motivo segundo (Ferreira, 1995) é preferível a utilização de linguagens compiladas em detrimento das restantes. A única vantagem que se pode associar às linguagens interpretadas e semi-compiladas é a facilidade, aparente, de programação e o controlo oferecido ao programador. Esta vantagem é no entanto de desprezar face aos problemas de fiabilidade que podem ser encontrados.
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Atualmente as linguagens mais utilizadas para o desenvolvimento de aplicações são C, C++, C#, Active Server Pages (ASP), Visual Basic (VB), Objective-C, Java, Hypertext Preprocessor (PHP) e Javascript. Todas elas, são compiladas à exceção do Javascript e PHP. Em termos de eficiência de processamento acabam por ser idênticas, as principais diferenças são mesmo ao nível da lógica de desenvolvimento e das funcionalidades que as suas framework’s disponibilizam. Como principal diferença podemos destacar o Java que permite o desenvolvimento de aplicações multi-plataforma por meio da Java Virtual Machine (JVM). Em termos de mercado a mais utilizada é o C por ser a base de evolução das restantes e por ter a reputação de linguagem com mais performance.
Ao nível de desenvolvimento Web as linguagens C, C++, C#, VB, Objective-C e Java podem ser utilizadas no desenvolvimento de aplicações no lado do cliente e servidor. Neste paradigma com Applets e Servlets, utiliza-se uma aplicação cliente (Applet) que funciona como um terminal de acesso, a mesma efetua pedidos e recebe respostas HTTP. Do lado servidor (Servlet) utiliza-se uma aplicação que se encontra à escuta recebendo os pedidos e efetuando as respostas HTTP. Este contexto embora seja completamente funcional e eficiente acarreta o desconforto na obrigatoriedade de todos os utilizadores do tipo cliente terem o pré-requisito de instalar a aplicação caso queiram ter acesso ao sistema.
Para o aumento da acessibilidade dos sistemas baseados na Web surgiu o paradigma de Aplicações Web, as principais diferenças assentam na utilização de um Web Browser ubíquo como aplicação cliente e na utilização de linguagens de marcação como é o exemplo do HTML para gerar conteúdos acessíveis aos humanos. Como tal surgiram linguagens específicas para o desenvolvimento destes sistemas, tais como ASP.net, VB.net, Java Servlets, JSPs e PHP. Para o desenvolvimento de interfaces gráficos mais apelativos e dinâmicos surgiram outras linguagens para complementar o HTML como é o caso de Java Applets, Javascript, Flash e Silverlight.
2.3.3. Hardware
A escolha e dimensionamento do hardware onde o sistema vai ser implementado é uma escolha essencial à sua boa performance. Segundo (Reynolds & Stair, 2010) hardware é um conjunto de periféricos ou equipamentos físicos usados para a entrada, processamento e saída de um sistema de informação.
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No caso das aplicações Web a arquitetura necessária é mais complexa. Os utilizadores necessitam de um computador com ligação à internet para aceder ao sistema como terminal de acesso e os administradores de um computador/servidor onde a aplicação fica instalada, o mesmo deve de preferência ter algum poder de computação e memória
para lidar com todos os pedidos efetuados pelos diferentes utilizadores. Como se observa na Figura 4 existem várias opções na arquitetura Web. Ao nível das grandes aplicações podemos ter a base de dados ou mesmo a aplicação distribuída por diversos servidores, aumentando a sua performance mas também a sua complexidade na gestão e processamento de dados, tudo depende da necessidade do sistema e dimensão da organização. Para colocar a aplicação em produção é também necessário um endereço publico, um domínio e conexão à internet. Caso sejam necessárias outras funcionalidades que exijam diferentes periféricos como, impressora, leitor de códigos de barras ou de identificação biométrica, o número de periféricos aumenta.
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2.3.4. Interface do Utilizador
Segundo (Pressman, 2000) o design da interface de utilizador é a criação de um meio de comunicação eficiente entre um humano e um computador. O importante num
software ao nível da interface gráfica é a dificuldade de utilização, a indução do utilizador
a erros e o sentimento deste na concretização dos seus objetivos, independentemente do poder computacional e funcionalidades oferecidas pelo mesmo. A interface molda a perceção que o utilizador tem do software e por isso é uma premissa de primeira instancia que a mesma seja implementada corretamente.
Um sistema de informação com interface gráfica do utilizador graphical user
interface (GUI) fornece aos utilizadores um uso mais familiar e confortável. Este torna a
manipulação do sistema mais produtiva e reduz o tempo de aprendizagem. No caso da
Internet e tecnologias Web as mesmas inicialmente foram desenvolvidas com o objetivo de
divulgar informações em texto simples com páginas estáticas em HyperText Markup
Language (HTML), onde a navegação é feita pelo meio das diferentes páginas existentes.
Aos poucos evoluíram deixando de apresentar interfaces pouco sofisticadas e assim modificaram a sua finalidade inicial. A Web deixa então de ser um repositório partilhado de conteúdos estáticos e passa a ser uma rede de acesso a diversos sistemas de informação dinâmicos.
Como tal, segundo (Pressman, 2000) ao nível da aplicação foram definidos dois atributos fulcrais:
- Navegação: É a definição dos caminhos por onde o utilizador pode ter acesso ao conteúdo e aos serviços oferecidos pela aplicação. O utilizador deve perceber a lógica de navegação por defeito ao utilizar a aplicação. A navegação é um aspeto a ter em conta pois segundo (Rosenfeld & Morville, 2002) «perder-se» está associado à confusão, frustração, raiva e medo. Em resposta a esse perigo a humanidade desenvolveu ao longo do tempo ferramentas de navegação como astrolábios, mapas, sinais rodoviários e sistemas de posicionamento global.
- Interface: Através da interface o utilizador tem o seu contacto direto com a aplicação, por esse motivo é importante lembrar que uma interface bem estruturada melhora a perceção dos serviços oferecidos e a informação apresentada. Por isso deve ser bem estruturada e ergonomicamente sólida.
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No desenvolvimento de aplicações, deve ser dada prioridade à satisfação do cliente, desenvolvendo e apresentando-se diferentes versões do software de forma contínua até se chegar a uma versão estável. As alterações e incrementos devem ser entregues em curtos períodos, para que o cliente possa avaliar as modificações regularmente, fornecendo o feedback de forma implícita e influenciando as adaptações do sistema. Segundo (Pressman, 2000) a questão “Como asseguro que a mesma foi implementada corretamente?” é respondida colocando as diferentes versões em testes pelos utilizadores finais. O feedback obtido é então utilizado para a próxima alteração iterativa do protótipo. É verdade que as interfaces gráficas orientadas ao utilizador, janelas, ícones e cliques do rato eliminaram diversos dos principais problemas. Mas mesmo num «mundo de janelas» todos temos encontrado interfaces que são difíceis de perceber, utilizar, confusas e em muitos casos, totalmente frustrantes. O design de interfaces orientadas ao utilizador tem muito mais a ver com o estudo das pessoas do que com os problemas tecnológicos (Pressman, 2000).
2.4. Conclusão
Com esta revisão conclui-se que as organizações são estruturas complexas com processos e contextos muito próprios de caso para caso, sendo um desafio intrínseco para quem estuda e melhora toda a logística associada às mesmas. Pelo mesmo motivo é possível perceber como é que os Sistemas de Informação se enquadram neste meio, os seus principais intervenientes, as vantagens e desvantagens que apresentam, os desafios que enfrentam e os melhores métodos na sua adoção.
Após um levantamento das caraterísticas de alguns sistemas de gestão comerciais conclui-se que nenhum satisfaz os requisitos pretendidos para a aplicação das Oficinas da UTAD.
Por fim, a correta implementação de um Sistema de Informação obriga a que se estude o panorama tecnológico não só a nível de soluções já existentes mas também avaliar se é ou não vantajoso construir uma solução de raiz, otimizada, inovadora, utilizando as mais recentes tecnologias e soluções de desenvolvimento. Dessa forma é possível obter um panorama das tecnologias, arquiteturas e quais os desafios que as mesmas apresentam no contexto onde estas se pretendem aplicar. Só após a obtenção de uma imagem holística das instituições e todas as soluções técnicas aplicáveis é possível tomar a decisão mais acertada na escolha de uma solução.
Página Sem Texto Propositadamente
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3.
Especificação do Sistema
As oficinas de eletrónica da UTAD possuem um balcão de atendimento aberto ao público onde prestam serviços de apoio à instituição e a entidades externas na área de Eletrónica. Os alunos ou qualquer pessoa/instituição pertencente ou não à Universidade podem-se deslocar a este balcão e ter acesso aos diferentes serviços.
Apenas os alunos ou indivíduos pertencentes à Universidade têm acesso ao serviço de cedência de componentes eletrónicos ou equipamentos laboratoriais. Atualmente para o ato de requisição existem seis formulários destintos:
Requisição de componentes ou equipamentos laboratoriais associado a grupos de trabalho com um máximo de cinco alunos;
Requisição unicamente de componentes eletrónicos associados a um ou vários docentes caso estejam a desenvolver projetos em conjunto;
Requisição de equipamentos laboratoriais associados a um ou vários docentes;
Requisição de placas eletrónicas de circuitos impressos feitas à medida associada a docentes ou alunos;
Requisição de equipamentos informáticos associados a alunos ou docentes;
Requisição de componentes eletrónicos ou equipamentos laboratoriais associados a projetos de mestrado dos diferentes alunos e seus orientadores.
Relativamente ao serviço de reparação qualquer entidade ou pessoa pode ter acesso ao mesmo. Para o registo deste serviço existem três formulários distintos:
Reparação de um equipamento qualquer pertencente à universidade de qualquer faculdade ou departamento;
Registo de uma reparação associada a uma entidade ou pessoa singular externa à universidade;
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Registo de uma reparação pertencente a qualquer equipamento pertencente aos laboratórios do departamento/faculdade de engenharia da Universidade.
A gestão e utilização eficiente de toda esta documentação torna-se complexa, exigindo um esforço de todos os colaboradores das Oficinas no registo, busca e organização dos diferentes arquivos. Apesar do bom profissionalismo e dedicação dos diferentes funcionários das Oficinas, tais operações em momentos de grande afluência por parte dos utilizadores/clientes, tornam-se extremamente morosas e frustrantes para os diferentes colaboradores. Como tal, para um registo mais rápido dos diferentes formulários a solução encontrada foi passar a colocar os utilizadores/clientes a preencherem por si mesmos os diferentes formulários, registando os diferentes componentes, equipamentos e quantidades que desejam. Tal operação gera diversos erros na informação registada, muitas vezes por descuido do utilizador, deteção tardia da inexistência de stock de determinado componente ficando este registado na mesma, má verificação do registo por parte do funcionário, não registo de novos equipamentos ou componentes pedidos mais tarde, ou muitas das vezes por falta de tempo a requisição nem sequer é registada. Ao nível das reparações, como o fluxo de operações não é tão intenso, os registos acabam por ser mais corretos. Contudo, ao longo da reparação como o processo de procura do artigo correspondente e respetivo formulário é extremamente moroso, o registo das diferentes ações efetuadas e respetivos artigos utilizados é feito unicamente quando a reparação se encontra terminada. Como grande parte das reparações muitas das vezes demoram dias a serem concluídas isso provoca esquecimento devido a erro humano, não sendo contabilizadas corretamente as horas despendidas nem os artigos utilizados. Tais erros acarretam custos não contabilizados para a instituição que devem ser evitados.
3.1. Método de Desenvolvimento
Uma das decisões mais fulcrais no desenvolvimento de qualquer projeto de
software é a escolha do método de desenvolvimento, os resultados finais e eficiência ao
longo do projeto são extremamente dependentes deste processo.
O processo de desenvolvimento de software varia de organização para organização e de projeto para projeto, diferindo no número de fases, na ordem de execução destas (Linear, iterativa, espiral), nas ferramentas e métodos utilizados, nos produtos que precisam de ser entregues, no staff utilizado e em muitos outros detalhes. Após um debate
Sistema de Gestão Para Oficinas de Eletrónica
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sobre as diferentes particularidades do projeto o método escolhido foi o de Espiral Iterativa, Figura 5. Face à realidade da equipa, meios de desenvolvimento e instituição onde a aplicação vai ser implementada a criação de diferentes versões protótipo com uma interação constante com o utilizador final oferece uma melhor perspetiva de sucesso.
Figura 5 - Modelo de Desenvolvimento em Espiral (Boehm, 1988)
Pode-se contatar que neste modelo o projeto decorre ao longo de uma espiral, começando no centro e deslocando-se no sentido horário. O número de ciclos (iterações) vai depender do tipo de projeto, qualidade dos desenvolvedores e do meio abrangente em si. O produto final de cada iteração pode ser um relatório, um protótipo, um sistema operativo, uma nova versão (release) ou a espiral pode permanecer operacional ao longo de todo o ciclo de vida do software onde novas funcionalidades e otimizações vão sendo feitas ao longo do tempo, dependendo do tipo de instituição, das suas exigências e do poder de compra, (Boehm, 1988).
3.2. Análise de Requisitos
Com vista a desenvolver um software adequado, eficiente e feito à medida da instituição é importante recolher as necessidades e problemas existentes. Neste sentido foi feita uma análise e especificação de requisitos funcionais e não funcionais. Segundo (Arlow & Neustadt, 2006) uma engenharia de requisitos pobre é a principal causa na falha de desenvolvimento de software.
Neste trabalho foram utilizados diversos métodos para a recolha dos diferentes requisitos do sistema tal como análise sensorial no meio, conversas informais, brainstorming e questionários. O grande contacto e envolvimento tanto na análise como ao longo do desenvolvimento de todos os utilizadores foi algo que se teve em grande
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importância visto ser, com base em (Arlow & Neustadt, 2006) o segundo fator que mais contribui para o insucesso no desenvolvimento de software.
O requisito é a especificação do que deverá ser implementado, sendo apenas declarações do que o sistema deve fazer e não de como essas funcionalidades devem ser implementadas, contudo segundo (Arlow & Neustadt, 2006) na prática não é possível evitar o “como” em diversos aspetos do sistema.
Existem dois tipos de requisitos: os funcionais que especificam o comportamento desejado para o sistema e os não funcionais que especificam propriedades ou restrições específicas do sistema.
Todos os requisitos foram declarados seguindo as normas especificadas na UML2 (Unified Modeling Language)1.
3.2.1. Requisitos Funcionais
Os requisitos funcionais identificados para o Sistema de Gestão de Oficina de Eletrónica (SGOE) são os seguintes:
- O sistema deve registar e gerir reparações efetuadas para a UTAD;
- O sistema deve registar e gerir reparações efetuadas por clientes externos à UTAD;
- O sistema deve registar e gerir reparações efetuadas por entidades externas à UTAD;
- O sistema deve registar e gerir a requisição de equipamentos informáticos; - O sistema deve registar e gerir a requisição de circuitos impressos;
- O sistema deve registar e gerir a requisição de equipamento de laboratório (de medida e teste);
- O sistema deve registar e gerir a requisição de componentes eletrónicos; - O sistema deve registar e gerir orçamentos para reparação de equipamentos; - O sistema deve permitir registar o estado do material dando baixa do mesmo nos
stocks no caso de se encontrar danificado;
- O sistema deve permitir o registo dos componentes que ficam montados em circuitos e portanto fora do stock de utilização;
