Temporalidade dos Documentos (Geral)

(1)

1 - ORDENAMENTO LEGAL Função: 2 - LEGISLAÇÃO Subfunção: Normas e Instruções (78) FASE CORRENTE Vigência Vigência FASE INTERMEDIÁRIA Prazos de guarda -Destinação Final Preservar Preservar

Preservar os originais gerados em papel até o ano de 2004 pela SGOCS.

Observação

Atividade:

Deliberação (on-line)

Instrução de serviço da PROGRAD (on-line) (832)

Documento Armazenamento

Eletrônico Papel Eletrônico

(2)

2 - ADMINISTRAÇÃO GERAL Função:

9 - PROCEDIMENTOS DE SECRETARIADO Subfunção:

Compromisso Oficial (19)

Comunicação Administrativa. Expediente. (25)

FASE CORRENTE FASE CORRENTE Vigência Vigência Vigência Vigência 1 ano 1 ano 1 ano Vigência Vigência 2 anos 1 ano Vigência FASE INTERMEDIÁRIA FASE INTERMEDIÁRIA Prazos de guarda Prazos de guarda 1 ano -10 anos -5 anos -1 ano 2 anos -2 anos 10 anos Destinação Final Destinação Final Eliminar Eliminar Preservar Preservar Eliminar Eliminar Eliminar Eliminar Eliminar Eliminar Eliminar Eliminar

Vigência durante o mandato do Reitor.

A Ata vai para SGOCS, na secretaria mantém só o eletrônico. Eletrônico a partir de 2006, arquivado em pasta anteriormente.

Rede da UEL - Drive "J".

Guardar apenas as cópias impressas. Rede UEL - Drive "J". Vigência durante o mandato do Reitor.

Observação

Atividade:

Agenda da Pro Reitoria (833)

Agenda para reserva da sala de reunião "Ana Ito" (636) Atas de reunião das Câmaras de graduação (online) (518)

Atas do grupo GEPE - Grupo de Estudos em Práticas de Ensino (online)) (633)

Calendário de reunião das Câmaras (online) (519)

Folha de frequencia de reuniões GEPE

Formulário de controle de ligações interurbanas (online) (634)

Pauta de reuniões das Câmaras de graduação (online) (520)

Caderno de protocolo de correspondência (635) E-mail recebido e enviado pela Secretaria da PROGRAD Memorando (eletrônico)

Ofício da PROGRAD (eletrônico)

Documento Documento Armazenamento Armazenamento Papel Papel Eletrônico Papel Eletrônico Papel Eletrônico Papel Papel Eletrônico Papel Papel Sistema UEL Papel Eletrônico Eletrônico Papel Eletrônico Papel

(3)

2 - ADMINISTRAÇÃO GERAL Função: 9 - PROCEDIMENTOS DE SECRETARIADO Subfunção: Viagens Nacionais FASE CORRENTE 12 meses 12 meses 12 meses 12 meses FASE INTERMEDIÁRIA Prazos de guarda -Destinação Final Eliminar Eliminar Eliminar Eliminar

Encaminhado para PROAF.

Relatório técnico de viagem incluso no processo. Encaminhado para PROAF. Encaminhado e arquivado na PROAF.

Arquivado na Unidade por 15 dias.

Observação

Atividade:

Cópia de comprovante de seguro de viagens de docentes, discentes e funcionários

Cópia do pedido inicial do processo de autorização de concessão diárias/taxi

Cópias de requisição de passagens aéreas

Cópias de requisições de passagens terrestres para docentes convidados Documento Armazenamento Papel Sistema UEL Papel Eletrônico Papel Eletrônico Papel

(4)

3 - ENSINO GRADUAÇÃO Função:

5 - VIDA ACADÊMICA DOS ALUNOS DOS CURSOS DE GRADUAÇÃO Subfunção:

Distribuição e Acompanhamento do Documento (131)

FASE CORRENTE FASE INTERMEDIÁRIA Prazos de guarda

-Destinação Final

Eliminar Fica na Unidade até entrega do documento ao solicitante.

Observação

Atividade:

Solicitação de critérios de avaliação,cópias de documentos e programas

(5)

6 - ORÇAMENTO E FINANÇAS Função: 4 - PROPOSTA ORÇAMENTÁRIA Subfunção: Graduação FASE CORRENTE 12 meses 12 meses 12 meses FASE INTERMEDIÁRIA Prazos de guarda -Destinação Final Eliminar Eliminar Eliminar

Cópia, o original é encaminhado para PROAF/DM.

Cópia, o original fica na PROAF.

Cópia, o original fica na PROPLAN.

Observação

Atividade:

Cópia de pedidos de empenho para pagamento relacionados à Pró-Reitoria de Graduação

Cópia de requisição de material de consumo

Cópias de pedido de alteração orçamentária para pagamento de Pessoas Físicas e Jurídicas

Documento Armazenamento Papel Sistema UEL Papel Sistema UEL Papel Sistema UEL

(6)

8 - GESTÃO DE BENS MÓVEIS Função: 3 - VEÍCULOS Subfunção: Controle de transporte FASE CORRENTE 12 meses FASE INTERMEDIÁRIA Prazos de guarda -Destinação Final

Eliminar Encaminhando para Divisão de Transporte via on-line.

Observação

Atividade:

Solicitações de serviço de transporte da Universidade Estadual de Londrina

(7)

10 - GESTÃO DE MATERIAIS Função: 4 - ALIENAÇÃO Subfunção: Graduação FASE CORRENTE 12 meses Vigência 12 meses 12 meses FASE INTERMEDIÁRIA Prazos de guarda -Destinação Final Eliminar Eliminar Eliminar Eliminar

Fica na Unidade até o recebimento do material.

Observação

Atividade:

Cópia de controles de material de estoque da Pró-Reitoria de Graduação

Cópia de requisição de material permanente da Pró-Reitoria de Graduação

Cópia de requisições de compra direta de mobiliário em geral da Pró-Reitoria de Graduação

Cópias de requisições de material de estoque disponível no almoxarifado central Documento Armazenamento Papel Sistema UEL Eletrônico Papel Papel Sistema UEL Eletrônico Papel

(8)

3 - PLANEJAMENTO E ORGANIZAÇÃO CURRICULAR Subfunção:

Disciplinas: programas didáticos (155)

Estrutura do currículo (grade ou matriz curricular)

FASE CORRENTE FASE CORRENTE 12 meses 12 meses 12 meses 60 meses 60 meses 60 meses 60 meses 36 meses 12 meses 12 meses 1 ano FASE INTERMEDIÁRIA FASE INTERMEDIÁRIA Prazos de guarda Prazos de guarda -5 anos 2 anos -1 ano 1 ano -Destinação Final Destinação Final Preservar Eliminar Preservar Eliminar Eliminar Eliminar Eliminar Eliminar Eliminar Eliminar Eliminar

Preservar no sistema. Eletrônico a partir de 2000. Atualizado anualmente. Em papel é preservado no L.M.

Relatório em papel é gerado anualmente e eliminado no ano seguinte, a informação no sistema é permanente.

O mapa de vagas anteriores a 2001 em papel é preservado.

Em algumas situações o oficio pode ser incluído em processo e arquivado na DAG permanentemente.

Guarda os relatórios por aproximadamente 1 ano, todas as informações são passadas para o sistema Prograd.

Esse relatório gera o documento Composição de turma (tipo de tabela -AGGRC52), que por sua vez vai gerar o relatório Composição de turma. Derivado do Mapa de vaga.

Guarda por um 01 ano, até processar o do próximo ano.

Observação

Atividade:

Cadastro do sistema acadêmico de graduação (on-line) (312)

Horário geral dos cursos de graduação (on-line) (331)

Mapa de utilização de sala no curso de graduação (335) Mapa de vagas (oferta de disciplina/turma) no curso de graduação (336)

Ofício de alteração de horário no curso de graduação (338)

Ofício de divisão de turma no curso de graduação (339)

Ofício de encaminhamento dos relatórios de disciplinas/turmas aos departamento e colegiado (341)

Ofício de encaminhamento para elaboração da proposta de horário aos departamento e colegiado (399)

Proposta de horário geral dos cursos de graduação (279) Relatório de composição de turma do ano letivo dos alunos no curso de graduação (348)

Relatório de disciplinas/turmas ofertadas por curso e série do ano letivo dos alunos de graduação (350)

Planilha de cursos e currículos por série no curso de graduação Documento Documento Armazenamento Armazenamento Eletrônico Eletrônico Papel Papel Eletrônico Papel Papel Papel Papel Papel Papel Papel Sistema UEL Papel Papel

(9)

4 - PLANEJAMENTO DA ATIVIDADE ACADÊMICA Subfunção: Calendário acadêmico (151) FASE CORRENTE 12 meses Até aprovação 12 meses FASE INTERMEDIÁRIA Prazos de guarda -5 anos 5 anos Destinação Final Preservar Eliminar Eliminar

Preservar apenas o original (Resolução).

Processo vai para a Câmara de Graduação, após para reunião do CEPE e se aprovado vai para o Gabinete fazer a Resolução que vai para o site. (Processo arquivado na DAG). Minuta da Resolução da proposta de calendário escolar. Na Unidade até aprovação do calendário.

Eletronico "J".

Observação

Atividade:

Calendário das atividades de ensino dos cursos de graduação (276)

Processo de encaminhamento da minuta da resolução do calendário de graduação (612)

Proposta de calendário de atividades de ensino dos cursos de graduação (278) Documento Armazenamento Eletrônico Papel Papel Eletrônico Papel

(10)

5 - VIDA ACADÊMICA DOS ALUNOS DOS CURSOS DE GRADUAÇÃO Subfunção: Registro Acadêmico (157) FASE CORRENTE Vigência 60 meses 3 meses Vigência 3 meses 12 meses Vigência FASE INTERMEDIÁRIA Prazos de guarda -5 anos 1 ano -5 anos 1 ano Destinação Final Eliminar Eliminar Eliminar Eliminar Preservar Eliminar Eliminar

Na Unidade até o processamento ou até desvinculação do aluno (exceto por casos de desistência do aluno) enquanto perdurar a situação. Vai para pasta do aluno na DAG.

A consulta é diária na fase do processamento, depois é anual. Não definiu ainda o tempo de guarda.

Guarda por 02 anos, até processar o do próximo ano. Eliminar em papel, preservar no Sistema UEL.

Na Unidade até o processamento. Produz relatório, analisa os dados, atualiza no sistema e envia o relatório para a Divisão de Matrícula e Documentação, onde é eliminado em papel, após 01 ano. Preservar no Sistema UEL.

Observação

Atividade:

Agenda das ações a serem desenvolvidas ou já executadas (789)

Caderno de anotações para processamento da prévia da matrícula dos alunos no curso de graduação (536)

Quadro de oferta de vagas por curso e série/semestre (528)

Quadro de sugestão de horário de aula dos estudantes retidos nos currículos das séries desativadas (280)

Relatório de alunos que não renovaram a matrícula (579)

Relatório de análise curricular dos estudantes retidos no curso de graduação (307)

Relatório de atualização geral de dados acadêmicos de alunos (506)

Relatório de composição do aluno por curso/série de pré-matrícula (581) Documento Armazenamento Papel Papel Papel Papel Sistema UEL Papel Eletrônico Papel Sistema UEL

(11)

5 - VIDA ACADÊMICA DOS ALUNOS DOS CURSOS DE GRADUAÇÃO Subfunção: Registro Acadêmico (157) FASE CORRENTE Vigência 12 meses 1 ano Vigência 12 meses 1 ano 12 meses FASE INTERMEDIÁRIA Prazos de guarda 1 ano 5 anos 1 ano 1 ano 5 anos 1 ano 5 anos Destinação Final Eliminar Preservar Eliminar Eliminar Preservar Eliminar Preservar

Na Unidade até o processamento. Art.43 do Regimento da UEL (cancelamento de matrícula do estudante reprovado por nota e falta em todas as disicplinas matriculado no ano letivo). Envia para a Divisão de Matrícula e Documentação. Guarda por 01(um) ano, salva na rede da UEL (J:). Eliminar em papel, preservar no Sistema UEL.

Documentos acumulados até 2000 em papel, as antigas estão sendo digitalizadas. Preservar na Divisão de Apoio Técnico. Não imprime salva no J. Os dados estão no sitema da PROGRAD, imprime relatórios para conferências e elimina em papel, preserva no Sistema UEL.

Na Unidade até o processamento. Analisa os dados, atualiza no sistema e envia o relatório para a Divisão de Matrícula e Documentação (Marilda elimina). (Fica na DAT para controle a cópia que o colegiado analisa dos estudantes retidos na série desativada). Elimina em papel, preserva no Sistema UEL.

Documentos acumulados até 2000 em papel, estão sendo digitalizados. A partir de 2001 preservar na Divisão de Apoio Técnico eletrônico no "J". Não imprime.

Imprime um e elimina após 1 ano.

Os documentos de 1985 a 2007 estão arquivados em pastas na DAT, estão sendo digitalizados. De 2008 em diante estão no arquivo eletrônico "J" e imprime quando necessário.

Observação

Atividade:

Relatório de conferência de cancelamento de matrícula (art.43) dos alunos no curso de graduação (582)

Relatório de matriculados por série e centro dos alunos no curso de graduação (589)

Relatório de opção de habilitação (591)

Relatório de verificação de currículo de pré-matrícula dos alunos no curso de graduação (594)

Relatório estatístico de alunos matriculados por série e sexo no curso de graduação (577)

Relatório estatístico de alunos por série para definição de vagas (524)

Relatório estatístico de forma de ingresso no curso de graduação (630) Documento Armazenamento Papel Sistema UEL Eletrônico Papel Papel Papel Sistema UEL Eletrônico Papel Papel Eletrônico Papel

(12)

5 - VIDA ACADÊMICA DOS ALUNOS DOS CURSOS DE GRADUAÇÃO Subfunção: Registro Acadêmico (157) FASE CORRENTE 12 meses 12 meses Vigência 12 meses Vigência 12 meses 12 meses Vigência FASE INTERMEDIÁRIA Prazos de guarda 5 anos 5 anos 1 ano 5 anos 1 ano 5 anos 1 ano 5 anos Destinação Final Preservar Preservar Eliminar Preservar Eliminar Preservar Eliminar Eliminar Documentos acumulados de 1985 -1996, estão sendo digitalizados na Prograd. Preservar na Divisão de Apoio Técnico no eletrônico "J". No papel anterior a 1996.

Em papel anterior a 2000. Preservado no eletrônico "J".

Na Unidade até o processamento. Analisa os dados, processa e envia o relatório para a Divisão de Matrícula e Documentação (Marilda elimina). Elimina em papel, preserva no Sistema UEL.

Documentos acumulados até 2000 em papel, estão sendo digitalizados. Preservar na Divisão de Apoio Técnico no eletrônico "J". Não imprime. Guarda por 01 ano até processsar o relatório do próximo ano. Elimina em papel, preserva no Sistema UEL. A partir de 2008 os relatórios estão na Divisão de Apoio Técnico no eletrônico "J". No LM estão os antigos até 2007 (não consultam mais devido a distância). Poderão futuramente ser transferidos ao Arquivo Permanente do SAUEL.

Eliminar em papel, preservar no Sistema UEL.

Na Unidade até o processamento. e no Intermediário 05 anos após o término do vínculo. Arquivado na pasta do aluno na Divisão de Arquivo Geral.

Observação

Atividade:

Relatório estatístico de ingressantes matriculados no vestibular (566)

Relatório estatístico de matriculados por sexo e ano de ingresso no curso de graduação (286)

Relatório estatístico de matriculados por série (pré matrícula) dos alunos no curso de graduação (302)

Relatório estatístico de matriculados por série/turno dos alunos no curso de graduação (287)

Relatório estatístico de renovação de matrícula no curso de graduação (598)

Relatório geral de estudantes por curso, turno e nome (586)

Relatórios por sexo e cota por convocação dos alunos no curso de graduação (300)

Termo de compromisso de alunos em séries desativadas (517) Documento Armazenamento Eletrônico Papel Eletrônico Papel Papel Sistema UEL Eletrônico Papel Papel Sistema UEL Eletrônico Papel Sistema UEL Papel Sistema UEL Papel

(13)

5 - VIDA ACADÊMICA DOS ALUNOS DOS CURSOS DE GRADUAÇÃO

7 - CENSO PARA O INEP (INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDOS E PESQUISAS EDUCACIONAIS ANÍSIO TEIXEIRA) Subfunção:

Subfunção:

Transferência (159)

Ingresso (161)

Censo para o INEP (Instituto Nacional de Estudos e Pesquisas Educacionais Anísi (169) FASE CORRENTE FASE CORRENTE FASE CORRENTE 12 meses 12 meses 1 ano 1 ano 12 meses FASE INTERMEDIÁRIA FASE INTERMEDIÁRIA FASE INTERMEDIÁRIA Prazos de guarda Prazos de guarda Prazos de guarda 1 ano 1 ano -10 anos Destinação Final Destinação Final Destinação Final Eliminar Eliminar Eliminar Preservar Preservar

Imprime um e elimina após 2 anos, mas preserva o eletrônico no J.

Imprime um e elimina após 1 ano.

Pretende futuramente digitalizar na PROGRAD.

Na tabela não explica quais são os dados do ENADE cód. 131, p. 20.

A consulta é mais frequente no primeiro mes que faz, depois é esporádica. Como é novo acha que o relatório deve ser guardado pelo menos por 5 anos. Após importar os dados para o MEC o sistema gera um recibo que é anexado no relatório. Observação Observação Observação Atividade: Atividade: Atividade:

Quadro de oferta de vagas por curso e série/semestre (528)

Relatório estatístico de alunos por série para definição de vagas (524)

Relatório de conferência dos dados do ENADE (Exame Nacional de Desempenho dos Estudantes) (596) Relatório de estudantes em situação regular junto ao ENADE (Exame Nacional de Desempenho dos Estudantes) (595)

Relatórios de conferência dos alunos da UEL para o Censo no curso de graduação

Documento Documento Documento Armazenamento Armazenamento Armazenamento Eletrônico Papel Papel Papel Papel Eletrônico Papel

(14)

7 - GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS Função:

3 - EXPEDIENTE DE PESSOAL Subfunção:

IRC - índice de Referência de Contratação

FASE CORRENTE 60 meses 36 meses 36 meses FASE INTERMEDIÁRIA Prazos de guarda -Destinação Final Eliminar Eliminar

Eliminar Guarda desde 2009 e o relatório completo tem aproximadamente 1.500 pág.

Observação

Atividade:

Ofícos de encaminhamento do IRC(Índice de Referência de Contratação) para o colegiado

Planilha de definição de carga horária de estágio e/ou trabalho de conclusão de curso para IRC

Relatório de carga horária para Índice de Referência de Contratação Documento Armazenamento Eletrônico Papel Papel Papel

(15)

1 - ORDENAMENTO LEGAL Função: 2 - LEGISLAÇÃO 3 - ATOS NORMATIVOS Subfunção: Subfunção: Disciplinar - Discente (41)

Elaboração de Atos Normativos

FASE CORRENTE FASE CORRENTE Vigência Vigência Até aprovação Até aprovação Até aprovação Até aprovação Vigência FASE INTERMEDIÁRIA FASE INTERMEDIÁRIA Prazos de guarda Prazos de guarda 20 anos -5 anos Destinação Final Destinação Final Preservar Preservar Eliminar Eliminar Eliminar Eliminar Preservar

Será preservado o original no Gabinete da Reitoria. Trata-se de documento de caráter sigiloso.

Observação

Atividade:

Portarias de aplicação de penalidade disciplinar (258)

Livro com Pareceres

Minutas de Ato Executivo (on-line) Minutas de Deliberação

Minutas de Instrução de Serviço Minutas de Resolução

Portaria Acadêmica Interna

Documento Documento Armazenamento Armazenamento Microfilme Papel Papel Eletrônico Eletrônico Eletrônico Eletrônico Microfilme

(16)

1 - ORDENAMENTO LEGAL Função: 3 - ATOS NORMATIVOS Subfunção: Normas e Instruções (78) FASE CORRENTE Até aprovação Vigência FASE INTERMEDIÁRIA Prazos de guarda -Destinação Final Eliminar

Preservar Preservar apenas o exemplar do Gabinete da Reitoria.

Observação

Atividade:

Minuta de resolução referente a educação especial (273) Resolução para disciplinar políticas institucionais referente à portadores de necessidades especiais

Papel Papel

(17)

3 - ENSINO GRADUAÇÃO Função: 6 - POLÍTICAS DE GRADUAÇÃO Subfunção: Comunicação e Divulgação (124) Educação Especial (66) FASE CORRENTE FASE CORRENTE Vigência Vigência Vigência Vigência Vigência

Até conclusão do curso

Vigência 12 meses Vigência Vigência FASE INTERMEDIÁRIA FASE INTERMEDIÁRIA Prazos de guarda Prazos de guarda -15 anos 5 anos -5 anos -2 anos Destinação Final Destinação Final Preservar Preservar Eliminar Eliminar Eliminar Preservar Preservar Eliminar Eliminar Preservar Preservar

Deverá ser preservada uma cópia de cada edição.

As informações serão preservadas na cartilha.

Não são mais elaborado.

Os documentos são de caráter sigiloso.

Os documentos são de caráter sigiloso. Constam este dossiê: - Atestado; Solicitação do aluno; Ofícios relativos ao aluno; Relato do atendimento. Vigência até o processamento.

Preservar apenas o original existente no Gabinete da Reitoria.

Observação

Atividade:

Cartilha de divulgação de acessibilidade (online) (268)

Folder de divulgação de acessibilidade (267)

Manual de divulgação de acessibilidade (269)

Recortes de jornais com matéria sobre o PROENE (atual NAC) (347)

Agenda do Núcleo de Acessibilidade (309)

Ata de Reuniões do Núcleo de Acessibilidade (NAC) (308)

Dossiê do aluno acompanhado pelo Núcleo de Acessibilidade (NAC) (346)

Formulário de solicitação para atendimento educacional especializado indeferida (265)

Ofícios e correspondências interna relacionados à educação especial (266)

Portaria de nomeação de membros do CODE, PROENE e NAC (355)

Relatórios anuais dos atendimentos do CODE, PROENE e NAC sobre o programa e as condições dos discentes (274) Documento Documento Armazenamento Armazenamento Papel Sistema UEL Eletrônico Eletrônico Papel Eletrônico Papel Eletrônico Papel Papel Papel Papel Papel Papel

(18)

2 - CONCEPÇÃO, ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO DOS CURSOS Subfunção:

Colegiados (24)

Criação de cursos. Conversão de cursos. (170)

Projeto prdagógico dos cursos (150)

FASE CORRENTE FASE CORRENTE FASE CORRENTE Vigência 12 meses Vigência Vigência 12 meses Até aprovação Vigência FASE INTERMEDIÁRIA FASE INTERMEDIÁRIA FASE INTERMEDIÁRIA Prazos de guarda Prazos de guarda Prazos de guarda -5 anos 5 anos 5 anos 5 anos 15 anos Destinação Final Destinação Final Destinação Final Preservar Preservar Preservar Preservar Preservar Preservar Preservar

Preservar apenas o original em papel na SGOCS.

Sempre que houver alteração preservar a cópia anterior.

Constam neste processo: - Ofício; Ordem de serviço; Resultado das eleições; (preservar) Ata; (preservar) Lista de presença; Portaria; Ato executivo (preservar os originais na SGOCS). Serão preservados apenas os resultados das eleições e as atas. Vigência durante o mandato do Colegiado.

Compoem este processo: Ofício; Portaria; Ato executivo; (preservar o original na SGOCS) Atas das eleições; preservar); Lista de presença; Resultado das eleições; Ordem de serviço. Serão preservados apenas as atas, o resultado das eleições e o ato executivo apenas o original na SGOCS.

Deverão ser preservados um exemplar de cada catálogo impresso até 2006. Preservar o processo original na PROGRAD. Observação Observação Observação Atividade: Atividade: Atividade:

Ato executivo referente as eleições para colegiado de cursos de graduação (625)

Planilha do IRC docente para colegiado dos cursos (online) (343)

Processo de eleições intermediárias (626)

Processo do resultado das eleições para colegiado de cursos de graduação (628)

Catálogo dos cursos de graduação (online)

Processo de reconhecimento e renovação de curso

Projeto referente a criação/reformulação de cursos (627)

Documento Documento Documento Armazenamento Armazenamento Armazenamento Eletrônico Papel Eletrônico Papel Papel Eletrônico Volume encadernado Papel Papel

(19)

3 - PLANEJAMENTO E ORGANIZAÇÃO CURRICULAR

Subfunção:

Ingresso (161) FASE CORRENTE FASE CORRENTE Vigência Vigência Vigência Vigência

Vigência Vigência 1 ano FASE INTERMEDIÁRIA FASE INTERMEDIÁRIA Prazos de guarda Prazos de guarda 5 anos 5 anos 10 anos 5 anos 5 anos 10 anos 5 anos 1 ano Destinação Final Destinação Final Preservar Preservar Preservar Preservar Preservar Preservar Preservar Eliminar

Preservar o original no meio eletrônico e também a cópia digitalizada com as anotações.

Toda informação que constar no histórico escolar deve ter comprovação. Os documentos em papel produzidos até 2002 deverão ser preservados.

Os editais foram encadernados até o ano de 2005 junto com outros editais da PROGRAD e deverão ser preservados.

Observação

Atividade:

Formulário de oferta de disciplina especial programada (327)

Formulário de oferta de disciplinas especiais (328)

Formulário de oferta de disciplinas optativas (329)

Processo de aproveitamento de estudos - deferidos e indeferidos (equivalência) (357)

Processo requerendo aproveitamento de carga horária de disciplina (356)

Programa de disciplina e plano de atividades acadêmicas (344)

Editais de transferência externa dos candidatos (deferidas e indeferidas) (521)

Relatório de transferência externa (COPS) (529)

Documento Documento Armazenamento Armazenamento Eletrônico Papel Eletrônico Papel Eletrônico Papel Microfilme Papel Microfilme Eletrônico Eletrônico Papel

(20)

Monitorias. Estágios não obrigatórios. Programas de iniciação a docência (52)

FASE CORRENTE Vigência Vigência Vigência Vigência Vigência Vigência Vigência Vigência

Vigência Vigência Vigência FASE INTERMEDIÁRIA Prazos de guarda -5 anos 5 anos -5 anos 5 anos 5 anos 10 anos Destinação Final Preservar Eliminar Devolver Eliminar Eliminar Preservar Eliminar Preservar Preservar Preservar Preservar Preservar

Eliminar cópias em papel. Entregue ao solicitante.

Pasta do estudante na DAG.

Site da ARI enquanto durar o convênio.

Enquanto vigente atualizar quando necessário.

Pasta do estudante na DAG.

Constam neste processo: - Plano de estágio; - Termo de compromisso; - Comprovante de matrícula; - Relatório final.

Constam neste processo: - Plano de estágio; - Termo de compromisso;

- Termo aditivo do plano de estágio; - Plano aditivo de estágio (quando houver aumento de carga horária ou prorrogação);

- Cópia da apólice de seguro; - Relatório final.

Observação

Atividade:

Cartilha com informações e procedimentos de intercâmbio acadêmico/mobilidade acadêmica (online) (419)

Cartilha sobre Lei do Estágio (363)

Certificado de conclusão de estágio de graduação e ensino médio

Controle de frequência de estagiários (ensino médio, profissionalizante, bolsa do SEAP e graduação) (367) Ficha de atualização de endereços para estudantes PEC-G (325)

Informações e procedimentos de Intercâmbio acadêmico (online) (426)

Listagem das universidades conveniadas para mobilidade acadêmica e intercâmbio (online) (427) Manual do estagiário (online) (369)

Pedido de visto PEC-G (Programa de Ensino de Estudantes de Graduação) (434)

Processo de bolsa de estágio de ensino médio (372)

Processo de bolsa de estágio não obrigatório de graduação (373)

Processo de convênio de graduação de mobilidade acadêmica (430) Documento Armazenamento Eletrônico Papel Papel Papel Papel Eletrônico Eletrônico Eletrônico Microfilme Papel Microfilme Eletrônico

(21)

FASE CORRENTE Vigência Vigência Vigência FASE INTERMEDIÁRIA Prazos de guarda 5 anos 5 anos 5 anos Destinação Final Preservar Preservar Preservar

Constam neste processo: - Plano de estágio; - Termo de compromisso;

- Termo aditivo do plano de estágio; - Plano aditivo de estágio (quando houver aumento de carga horária ou prorrogação);

- Cópia da apólice de seguro; - Relatório semestral de atividades; - Relatório final;

- Em alguns casos, carta de cancelamento de estágio (quando for o caso).

Constam neste processo: - Plano de estágio de outras IES; - Termo de compromisso de outras IES; - Carta de apresentação da Universidade de origem;

- Comprovante de matrícula em outras IES;

- Relatório final;

- Declaração (caso solicitado).

Antes de 2006 era feito certificado e não declaração.

Preservar os processos dos alunos da UEL e eliminar alunos de fora.

Constam neste processo: -Plano de estágio

- Requerimento de estágio no exterior - Cópia do passaporte - Seguro internacional - Carta de encaminhamento/carta de aceite (traduzida) Observação Atividade:

Processo de estágio curricular não obrigatório (374)

Processo de estágio de outras IES (376)

Processo de estágio no exterior (recebendo e enviando aluno) (418) Documento Armazenamento Microfilme Microfilme Papel Papel

(22)

FASE CORRENTE Vigência Vigência 6 meses Vigência Vigência Vigência Vigência 1 ano Vigência Até conclusão do curso

FASE INTERMEDIÁRIA Prazos de guarda 5 anos 5 anos 1 ano -5 anos 5 anos 1 ano -5 anos Destinação Final Preservar Preservar Eliminar Preservar Eliminar Eliminar Preservar Eliminar Preservar Eliminar

Constam neste processo: Alterações contratuais de estudos originalmente propostos-estudante da UEL; Requerimento de intercâmbio;Grade curricular de destino ou de origem; Cópia do convênio feito pela ARI/PROGRAD; Histórico escolar do aluno; Relatório de situação acadêmica; Comprovante de matrícula; Carta de apresentação traduzida e original/carta de aceite; Cópia de apólice de seguro internacional

Constam neste processo: Alterações contratuais de estudos originalmente propostos-estudante da UEL ; Requerimento de mobilidade; Grade curricular de destino ou de origem; Cópia do convênio feito pela PROGRAD; Histórico escolar do aluno; Relatório de situação acadêmica; Comprovante de matrícula; Carta de apresentação/carta de aceite; Cópia de apólice de seguro; Cópia de CPF e RG; Cópia de resolução

Encaminhar para o Colegiado de Curso para análise aqueles que apresentarem importância visando a preservação.

Preservar apenas o original da SGOCS.

As informações estão no site do SEAP/estágio.

Não eliminar se houver ação judicial

Observação

Atividade:

Processo de intercâmbio internacional de alunos de graduação e de outras IES (368)

Processo de mobilidade acadêmica de alunos de graduação da UEL e de outras IES (417)

Processo de solicitação de certificado de orientador (370) Processo referente a resolução de mobilidade acadêmica (431)

Processo referente à convênio para estágio de graduação (379)

Processo referente à termo aditivo de convênio para estágio de graduação (385)

Regulamento de estágio dos cursos de graduação (online no formato de Resolução) (377)

Relatório de pagamento de bolsistas de graduação, ensino médio e profissionalizante (SEAP) (380)

Resolução de estágio (online) (617)

Termo de compromisso do estágio curricular obrigatório (383) Documento Armazenamento Papel Papel Papel Eletrônico Papel Papel Eletrônico Eletrônico Papel Eletrônico Papel

(23)

2 - CONCEPÇÃO, ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO DOS CURSOS

3 - PLANEJAMENTO E ORGANIZAÇÃO CURRICULAR

Subfunção:

Criação de cursos. Conversão de cursos. (170)

Monitorias. Estágios não obrigatórios. Programas de iniciação a docência (52) FASE CORRENTE FASE CORRENTE FASE CORRENTE Vigência Vigência Vigência 1 ano Vigência Vigência FASE INTERMEDIÁRIA FASE INTERMEDIÁRIA FASE INTERMEDIÁRIA Prazos de guarda Prazos de guarda Prazos de guarda 20 anos 5 anos 1 ano 5 anos 2 anos 1 ano 5 anos Destinação Final Destinação Final Destinação Final Preservar Preservar Preservar Preservar Eliminar Preservar Preservar

Compoem este processo: - Projeto (arquivo em pdf); Relatório anual e final; Inclusão de alunos; Inclusão de professores. Até julho de 2012 em papel.Descartar apenas a inclusão de alunos.

Compoem este programa: - Projeto; Inclusão de docentes; Inclusão de discentes; Relatórios. Observação Observação Observação Atividade: Atividade: Atividade:

Termo de convênio de curso à distância de Pedagogia (620)

Processo de AAC de cursos e eventos (445)

Processo referente ao programa de formação complementar no Ensino de Graduação (477)

Processo requerendo aproveitamento de participação em projetos/programas para fins de AAC (484)

Formulário com informações sobre monitores acadêmicos selecionados (443)

Programa de iniciação à docência

Relatório de atividades e termo de compromisso de monitoria (online) (454) Documento Documento Documento Armazenamento Armazenamento Armazenamento Papel Microfilme Papel Eletrônico Papel Microfilme Papel Papel Papel Eletrônico Microfilme

(24)

6 - POLÍTICAS DE GRADUAÇÃO Subfunção:

Aluno Indígena/Cotista (166)

Projeto prdagógico dos cursos (150)

FASE CORRENTE FASE CORRENTE Vigência Vigência 12 meses 12 meses 12 meses 12 meses 12 meses Vigência Até aprovação Vigência Vigência FASE INTERMEDIÁRIA FASE INTERMEDIÁRIA Prazos de guarda Prazos de guarda -5 anos 1 ano 1 ano 1 ano 1 ano 1 ano 5 anos 5 anos 5 anos 5 anos Destinação Final Destinação Final Preservar Preservar Preservar Preservar Preservar Preservar Preservar Preservar Preservar Preservar Preservar

Preservar cada edição.

Preservar o relatório eletrônico e ata em papel na pasta do aluno.

Compoem este processo: - Projeto; Inclusão de estudante; Inclusão de docente; Relatório parcial e final; Pedido de prorrogação de prazo. Até junho/2012 era processo. Preservar os documentos exceto a inclusão de estudante.

Observação

Atividade:

Ata de reunião da CUIA (online) (469) Carta de recomendação do Cacique (470)

Quadro de evolução dos cursos de graduação da UEL (on-line) (472)

Quadro de inscritos e distribuição de vagas por cota-vestibular (on-line) (475)

Quadro do resultado acadêmico por cota de matrícula (online) (488)

Relatório da comissão permanente de acompanhamento e de avaliação da implantação da política de cotas (478) Relatório de acompanhamento com dados dos discentes cotistas (online) (479)

Relatório do vestibular dos povos indígenas no Paraná (482)

Relatório e ata de homologação de matrícula - cota cor de pele (online) (480)

Processo de projeto de pesquisa em ensino (online) (437)

Relatório final dos estudantes como colaboradores e bolsistas referente a participação em projeto de ensino (460) Documento Documento Armazenamento Armazenamento Eletrônico Microfilme Papel Eletrônico Eletrônico Eletrônico Eletrônico Eletrônico Papel Eletrônico Papel Papel

(25)

3 - ENSINO GRADUAÇÃO Função: 6 - POLÍTICAS DE GRADUAÇÃO Subfunção: Bolsas (20) FAEPE (178) FASE CORRENTE FASE CORRENTE Vigência Vigência Vigência Vigência Vigência Vigência FASE INTERMEDIÁRIA FASE INTERMEDIÁRIA Prazos de guarda Prazos de guarda 5 anos 1 ano 1 ano 1 ano 20 anos 20 anos Destinação Final Destinação Final Preservar Preservar Eliminar Eliminar Preservar Preservar

Eliminar o papel porque as informações estão no sistema.

Observação

Atividade:

Processo de bolsa de inclusão social (476)

Relatório de pagamento de bolsistas (bolsa UEL e inclusão social) (618)

Termo de compromisso e formulário de indicação de bolsista (440)

Termo de compromisso e pedido de cancelamento e/ou substituição de estudantes bolsistas de projeto de pesquisa em ensino (439)

Processo com termo de concessão de aceitação de apoio ao financiamento - Programa de Formação Complementar no Ensino e Projeto de Pesquisa em Ensino (FAEPE) (361)

Processo com termo de concessão e aceitação de apoio ao financiamento - consolidação dos cursos de graduação (360) Documento Documento Armazenamento Armazenamento Papel Sistema UEL Eletrônico Eletrônico Eletrônico Papel Papel

(26)

3 - PLANEJAMENTO E ORGANIZAÇÃO CURRICULAR Subfunção:

FASE CORRENTE 12 meses 12 meses 12 meses 12 meses 12 meses 12 meses 12 meses FASE INTERMEDIÁRIA Prazos de guarda 15 anos 15 anos 15 anos 15 anos 5 anos 5 anos 5 anos Destinação Final Eliminar Eliminar Eliminar Eliminar Eliminar Eliminar Eliminar

Passou a ser online a partir de 2000 e arquivado uma cópia impressa para uso interno.

Quando estiver fora do prazo abre-se processo.

Observação

Atividade:

Edital de resultado de disciplina eletiva (online) (316)

Edital de resultado de disciplina especial (317)

Edital de resultado de disciplina optativa (318)

Edital de resultado de disciplina programada (online) (319)

Ofício de encaminhamento e Lista de estudantes de disciplina especial (334)

Requerimento de cancelamento de disciplinas especiais/optativas/programadas/eletivas (353)

Requerimentos de disciplinas eletivas, especiais, programadas e optativas (354) Documento Armazenamento Eletrônico Eletrônico Eletrônico Eletrônico Papel Papel Eletrônico

(27)

Registro Acadêmico (157)

FASE CORRENTE

12 meses 12 meses 12 meses 12 meses Vigência 2 anos 12 meses 12 meses Vigência Até conclusão do curso

Vigência Vigência Vigência Vigência 12 meses 12 meses 12 meses 12 meses 12 meses FASE INTERMEDIÁRIA Prazos de guarda 5 anos 5 anos 15 anos 15 anos 15 anos 15 anos 5 anos -5 anos 5 anos 5 anos 5 anos 5 anos 5 anos -1 ano -1 ano -Destinação Final Preservar Preservar Eliminar Eliminar Eliminar Eliminar Preservar Eliminar Eliminar Eliminar Preservar Preservar Preservar Preservar Preservar Preservar Eliminar Eliminar Eliminar Eliminar Eliminar Documentação de estudantes da Universidade Aberta do Brasil - UAB

Todos os editais da PROGRAD são encadernados.

Arquivado na DAA.

Preservar aqueles que dizem respeito a vida acadêmica do aluno.

Constam neste processo: -Requerimento e relatório de rematrícula habilitação - prazos.

Observação

Atividade:

Comprovante de registro e encaminhamento de documento (544)

Documentação de estudantes da Universidade Aberta do Brasil - UAB

Edital de ajuste do crédito (551)

Edital de resultado de avaliação (554)

Edital de resultado de rematrículas deferidas (553)

Edital de resultado de rematrículas indeferidas (552)

Ficha de homologação de matrícula para optantes cor de pele (557)

Guias de correspondências

Memorando interno recebidos e enviados sobre matrículas e procedimentos administrativos (639) Ofícios recebidos e emitidos da Divisão de Matrícula e Documentação Discente

Processo de cancelamento de matrícula (567) Processo de permuta de turno (505)

Processo de recurso do cancelamento de matrícula (568) Processo de rematrícula (569)

Processo de renovação de matrícula fora de prazo (570) Processo de trancamento de matrícula (571)

Relatório de alunos ativos com nome e RG iguais (573) Relatório de alunos ativos com nome e RG iguais comparados com os desistentes (574)

Relatório de alunos ativos por vestibular (576) Relatório de alunos por tipo de cota (578)

Relatório de candidatos matriculados ou não matriculados (580) Documento Armazenamento Microfilme Microfilme Papel Papel Volume encadernado Papel Volume encadernado Papel Volume encadernado Papel Volume encadernado Microfilme Papel Papel Papel Microfilme Microfilme Papel Microfilme Microfilme Microfilme Microfilme Sistema UEL Papel Sistema UEL Papel Papel Sistema UEL Papel Sistema UEL

(28)

5 - VIDA ACADÊMICA DOS ALUNOS DOS CURSOS DE GRADUAÇÃO Subfunção: Registro Acadêmico (157) Ingresso (161) FASE CORRENTE FASE CORRENTE 12 meses 12 meses 12 meses 12 meses Vigência

FASE INTERMEDIÁRIA FASE INTERMEDIÁRIA Prazos de guarda Prazos de guarda -15 anos 5 anos 5 anos 5 anos 5 anos 5 anos Destinação Final Destinação Final Eliminar Eliminar Eliminar Eliminar Preservar Preservar Preservar Preservar Preservar Observação Observação Atividade: Atividade:

Relatório de controle de pré-matrícula (583)

Relatório de convocados com situação e liminar (584)

Relatório de convocados de cota de vestibular para portadores de diploma de curso superior (585)

Requerimento de ajuste de matrícula (599)

Requerimento de cancelamento de matrícula simultânea (605)

Requerimento de pré-matrícula (607)

Termo de compromisso para cotista optante de cor e pele (611)

Processo de transferência interna de turno (527)

Processo requerendo alteração de dados (510)

Documento Documento Armazenamento Armazenamento Papel Sistema UEL Papel Sistema UEL Papel Sistema UEL Papel Microfilme Papel Microfilme Papel Sistema UEL Microfilme Papel Sistema UEL Microfilme Papel Microfilme Papel

(29)

5 - VIDA ACADÊMICA DOS ALUNOS DOS CURSOS DE GRADUAÇÃO Subfunção: Formatura (152) FASE CORRENTE 12 meses FASE INTERMEDIÁRIA Prazos de guarda 5 anos Destinação Final

Preservar Documentos acumulados na unidade desde 1979. Após digitalização fica na rede J.

Observação

Atividade:

Lista de previsão dos formandos (392)

Eletrônico Papel

(30)

5 - VIDA ACADÊMICA DOS ALUNOS DOS CURSOS DE GRADUAÇÃO Subfunção: Registro Acadêmico (157) FASE CORRENTE 3 anos 1 ano 1 ano 1 ano 1 ano 1 ano 1 ano 1 ano Vigência FASE INTERMEDIÁRIA Prazos de guarda -5 anos -5 anos 5 anos 5 anos -1 ano 5 anos 5 anos Destinação Final Eliminar Preservar Preservar Preservar Preservar Preservar Eliminar Preservar Preservar

AC até a confecção do atestado. AI -03 meses.

AC - Até confecção de certificados. AI-Entrega ao solicitante. Busca de dados no Sistema UEL. Preservar eletrônico no Sistema UEL.

Encaminhado cópia do edital para a pasta do aluno (microfilmado) na Divisão de arquivo Geral

1) Primeira via vai para a DAA; 2) Segunda via vai para a DR. Preservar o papel original.

AC - Até providências. AP- Preservar (microfilmado). As informações constam no sistema. Algumas Universidades não pedem este documento.

Até um período só microfilme. As informações constam no sistema. AC -Até providência. AI - Entregue ao aluno. Preservar os dados no meio eletrônico. Elimina os confeccionados em papel. Ofício circular 1ª via vai para DAAC. Ofício encaminhado para pasta do aluno na Divisão de Arquivo Geral. Esse documento é microfilmado. Preservar até que seja verificado no sistema possibilidade de incluir/registrar os dados.

Resolução CEPE 254/2009. Documentos acumulados 1971 a 2009. Até 2009 arquivados na DAG, a partir de 2010 é eletrônico, não há mais em papel. Preservar o documento totalmente na rede eletronico. Microfilmado até 2003 e o restante está em processo de microfilmagem.

Observação

Atividade:

Atestado referente à situação acadêmica dos alunos de graduação (500)

Certificado de aluno especial e prática Forense (118)

Certificado de aluno especial e prática Forense (631) Editais de jubilados (257)

Editais de prováveis jubilados (401)

Guia de transferência ou certidão curricular (139)

Históricos escolar dos cursos de graduação (38)

Ofício circulare referente a desbloqueios de pautas (680) Ofício de correção de nota (498)

Pauta de frequência dos alunos de graduação (499)

Documento Armazenamento Eletrônico Papel Eletrônico Papel Papel Papel Eletrônico Microfilme Papel Eletrônico Microfilme Papel Eletrônico Microfilme Papel

(31)

5 - VIDA ACADÊMICA DOS ALUNOS DOS CURSOS DE GRADUAÇÃO Subfunção: Registro Acadêmico (157) FASE CORRENTE 1 ano 1 ano 1 ano 1 ano 1 ano 2 anos 1 ano 2 anos FASE INTERMEDIÁRIA Prazos de guarda 5 anos 5 anos 5 anos 5 anos 1 ano 1 ano 1 ano 1 ano 5 anos 1 ano Destinação Final Preservar Preservar Preservar Preservar Eliminar Eliminar Eliminar Eliminar Preservar Eliminar Resolução CEPE 254/2009. Documentos acumulados 1971 a 2009. Até 2009 arquivados na DAG, a partir de 2010 é eletrônico, não há mais em papel. Preservar o documento totalmente na rede eletronico. Microfilmado até 2003 e o restante está em processo de microfilmagem. Fica na Divisão até providências. Processo encaminhado para a pasta do aluno (requerimento, despacho e o comprovante também é microfilmado) na Divisão de Arquivo Geral.

Enviado para DD e Preservado na pasta do aluno (é microfilmado), na Divisão de Arquivo Geral.

Encaminhar para a pasta na Divisão Arquivo Geral. Vai para a pasta do aluno. É microfilmado apenas o requerimento, histórico escolar (quando for de outras IES e a ficha de equivalência).

O relatório é eliminado após 02 anos (informação consta no sistema). O relatório é conferido com o processo para atualizar o histórico escolar. O processo é encaminhado para a pasta do aluno na Divisão de Arquivo Geral.

AC Até fazer documentação.

AC - Até o processamento. As informações constam no sistema. Ficam arquivados na Divisão de Diploma.

Observação

Atividade:

Pautas de rendimento escolar (501)

Processo de amparo de leis (evento desportivo, saúde, gestante, militar, artístico, científico e cultural) (502)

Processo de antecipação de conclusão de curso (128)

Processo de aproveitamento de estudos (equivalência) (256)

Relatório de conferência de atualização do histórico escolar (507)

Relatório de estudantes ativos por situação e número de matrícula (508)

Relatório do requerente para emissão de atestados e certificados acadêmicos dos alunos de graduação (101) Relatório para emissão de histórico escolar (239)

Relatórios de prováveis jubilandos e jubilados (402)

Requerimento de critério de avaliação (530)

Documento Armazenamento Eletrônico Microfilme Papel Microfilme Papel Microfilme Sistema UEL Sistema UEL Papel Papel Papel Eletrônico

(32)

5 - VIDA ACADÊMICA DOS ALUNOS DOS CURSOS DE GRADUAÇÃO

8 - COLAÇÃO DE GRAU. FORMATURA. Subfunção: Subfunção: Registro Acadêmico (157) Formatura (152) FASE CORRENTE FASE CORRENTE 1 ano 1 mês FASE INTERMEDIÁRIA FASE INTERMEDIÁRIA Prazos de guarda Prazos de guarda 1 ano 5 anos -Destinação Final Destinação Final Eliminar Preservar

Encaminha com ofício circular para o diretor de centro todos os desbloqueios, envia os originais e fica com uma cópia. A 1ª via vai para o Diretor de Centro encaminhado por ofício. A 2ª via é preservado na DR. Documentos acumulados desde 2007. Observação Observação Atividade: Atividade:

Requerimento de desbloqueio de pauta eletrônica (513)

Requerimento de guia de transferência ou certidão curricular (531)

Lista de previsão dos formandos (392)

Documento Documento Armazenamento Armazenamento Eletrônico Microfilme Papel

(33)

5 - VIDA ACADÊMICA DOS ALUNOS DOS CURSOS DE GRADUAÇÃO Subfunção: Documentação Acadêmica (108) FASE CORRENTE 1 ano Vigência Vigência Vigência Vigência Vigência 1 ano Vigência Vigência FASE INTERMEDIÁRIA Prazos de guarda -2 anos 1 ano -1 ano -Destinação Final Preservar Preservar Preservar Preservar Preservar Preservar Preservar Preservar Eliminar

Diplomas dos cursos de graduação não registrados até 2002/1 e os registrados a partir de 2002/1 serão guardados até a retirada. Os diplomas não retirados serão preservados.

A partir de 2008/1 existe registro no sistema.

Compoem este processo: Requerimento; Histórico escolar; Documento de averbação do novo nome, quando for o caso; (preservar) Certidão de nascimento/casamento; Carteira de identidade; Cópia do diploma registrado (preservar).

Apenas serão preservados os documentos de averbação e a cópia do diploma registrado.

Constam neste processo: - Solicitação de apostilamento; Cópia da Identidade; Histórico escolar da habilitação; Cópia do diploma apostilado. Preservar apenas a cópia do diplima apostilado. Constam neste processo: Fotocópias autenticadas do diploma; Histórico escolar, programa de disciplinas; Cópia da carteira de identidade; Cópia da certidão de nascimento/casamento; Cópia do comprovante de residência no Brasil; Cópia da tradução juramentada (quando for o caso); Parecer final da comissão; Avaliações aplicadas pela uniiver- sidade; Cópia do diploma revalidado. Os processos indeferidos

Observação

Atividade:

Diplomas dos cursos de graduação e diplomas do PARFOR (282)

Livro de protocolo de habilitação (289) Livro de protocolo de retirada de diploma (290)

Livro de protocolo de retirada de diploma revalidado (291) Livro de registro de diplomas (292)

Processo de expedição de segunda via de diploma (629)

Processo de registro de diploma e habilitações apostiladas (301)

Processo de revalidação de diplomas estrangeiros (303)

Relatório de estudantes que receberam honra ao mérito (on-line) (304) Documento Armazenamento Papel Volume encadernado Volume encadernado Volume encadernado Volume encadernado Papel Sistema UEL Papel Sistema UEL Papel Papel Sistema UEL

(34)

8 - COLAÇÃO DE GRAU. FORMATURA. Subfunção: Formatura (152) FASE CORRENTE Vigência Vigência Vigência Vigência 1 ano FASE INTERMEDIÁRIA Prazos de guarda -30 anos -Destinação Final Eliminar Eliminar Devolver Preservar Eliminar

Os certificados que não forem retirados serão mantidos no AI.

Compoem este processo: Relatório dos representantes de curso; Relatório dos homenageados dos cursos; Ponto dos servidores que trabalharam na colação; Cópia do cerimonial; Termo de colação de grau.

Este processo é anexado ao processo de expedição de registro de diploma e segue o caminho deste. O processo inclui: requerimento e justificativa de ausência.

Observação

Atividade:

Certificado de graduação de colação de grau (388)

Certificado de graduação de colação de grau especial (389)

Certificado de honra ao mérito (390)

Dossiê de formaturas conjuntas (391)

Processo de colação de grau especial (394)

Documento Armazenamento Papel Sistema UEL Papel Sistema UEL Papel Sistema UEL Papel Papel

(35)

2 - ADMINISTRAÇÃO GERAL Função:

12 - RELATÓRIO DE ATIVIDADES Subfunção:

Relatórios Técnicos (93)

Preservar Documento acumulado de 1958 a 1972, no total de 22 caixas box. O documento serve como prova e história da Instituição.

Observação

Atividade:

Relatórios anuais das Antigas Faculdades

(36)

Avaliação Acadêmica (162)

Preservar Documentos acumulados de 1970 a 2000, no total de 54 caixas box. O documento serve de prova. Não estão todos microfilmados. Foi desenvolvido um programa no Access e são classificados como processos acadêmicos. Deve ser preservado.

Observação

Atividade:

Processos protocolados de assuntos diversos da Prograd microfilmados

Microfilme Papel

(37)

5 - VIDA ACADÊMICA DOS ALUNOS DOS CURSOS DE GRADUAÇÃO Subfunção: Diplomas (5) FASE CORRENTE 12 meses 12 meses 50 anos 50 anos 50 anos 50 anos 12 meses 12 meses 12 meses Vigência FASE INTERMEDIÁRIA Prazos de guarda -50 anos 50 anos 50 anos 50 anos -2 anos 1 ano -Destinação Final Eliminar Eliminar Preservar Preservar Preservar Preservar Eliminar Eliminar Eliminar Devolver

Encaminhar para arquivar na Divisão de Arquivo Geral.

UFRGS: Serviço postal - AC - até aprovação da conta, AI 05 anos -eliminar. DEAP: Guias de expedição de documentos - AC - 02 anos - eliminar. Documentos produzidos até o ano de 2008.

Constam neste processo:

- Oficio de encaminhamento do diploma para registro (recebido das IES); - Documentos pessoais do diplomado; - Diploma;

- Diligências;

- Histórico escolar da graduação; - Histórico escolar do ensino médio.

Observação

Atividade:

Guia EBCT (correio) (288)

Guias de remessa emitidas pela PROGRAD (284)

Livro de registro de revalidação de diplomas estrangeiros Livros de registro das habilitações registradas (622)

Livros de registro de diplomas da UEL (293)

Livros de registro de diplomas das diversas IES (294)

Ofício de encaminhamento de diligências

Ofícios de encaminhamento de diplomas das IES (296)

Ofícios de recebimento de processos para registro de diplomas (298)

Processo de registro de diplomas de outras IES

Documento Armazenamento Papel Papel Papel Papel Volume encadernado Papel Volume encadernado Papel Volume encadernado Papel Papel Papel Papel