CONTANDO - SOFTWARES EMPRESARIAIS LTDA
MANUAL DE USO DO
OFFICE CONT
CONTANDO - SOFTWARES EMPRESARIAIS LTDA SUMÁRIO
1. INTRODUÇÃO ... 3
2. CADASTRANDO OU IMPORTANDO OBRIGAÇÕES ... 4
3. CADASTRANDO ÓRGÃOS ... 7
4. INFORMANDO A SITUAÇÃO FISCAL DOS ESTABELECIMENTOS ... 7
5. DELEGANDO TAREFAS PARA OS COLABORADORES DO ESCRITÓRIO ... 8
6. VERIFICANDO AS OBRIGAÇÕES DAS EMPRESAS ... 10
6.1. Visualização no formato vertical. ... 10
6.1. Visualização no formato horizontal. ... 11
CONTANDO - SOFTWARES EMPRESARIAIS LTDA 1. INTRODUÇÃO
Este manual visa orientar os usuários do sistema Contando Office Cont a utilizá-lo de forma prática, eficaz e extraindo do sistema todas as funcionalidades que tornam a vida profissional do cliente mais fácil, rápida e segura.
O Office Cont auxilia no controle das inúmeras e crescentes obrigações mensais, bimestrais, trimestrais, anuais, etc. que são impostas aos Contadores. Mas não é só isso, com o Office Cont o Contador poderá monitorar as atividades de seus colaboradores, fazer solicitações e acompanhá-las, controlar vencimento de certidões negativas, alvarás, certificados, procurações e muito mais
CONTANDO - SOFTWARES EMPRESARIAIS LTDA 2. CADASTRANDO OU IMPORTANDO OBRIGAÇÕES
O usuário poderá optar entre importar um conjunto de obrigações comuns nas empresas, que poderão ser facilmente configuradas para a necessidade de cada escritório/empresa, ou ainda poderá cadastrar de forma rápida e simples todas as obrigações inerentes a sua atividade.
Para o cadastro de obrigações o usuário deverá clicar no módulo Office Cont, depois clicar em Cadastros e por fim em Obrigações e lhe será mostrado a tela abaixo:
1. Clique em ADICIONAR para criar uma nova obrigação, em seguida lhe será solicitado qual categoria pertencerá esta obrigação e qual a Descrição da obrigação. Para seguirmos nas explicações escolha a categoria Federal e digite em Descrição a obrigação DCTF Mensal.
2. O usuário poderá selecionar um das cinco categorias: MUNICIPAIS, ESTADUAL, FEDERAL, PREVIDENCIÁRIOS E OUTROS.
Depois de cadastrada a obrigações precisamos determinar a periodicidades, datas de execução (vencimento) e critérios de aplicações nas empresas. Para isto clica no nome LISTAR que fica na frente da obrigação recém criada. No nosso exemplo é a DCTF Mensal. Aparecerá a tela seguinte:
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CONTANDO - SOFTWARES EMPRESARIAIS LTDA 1. Nome da obrigação a qual estamos trabalhando no momento.
2. Clicando em adicionar o usuário poderá cadastrar a situação histórica da empresa cliente, podendo cadastrar uma nova situação sempre que houver alteração nesta obrigação. Um exemplo hipotético: O vencimento da DCTF Mensal até o ano de 2010 era todos os dias 20 do mês seguinte, a partir do ano de 2011 passou a ser dia 10 do mês seguinte. Neste caso, o usuário poderá cadastrar as alterações na obrigação sempre que houver sem perder as informações anteriores.
Clique em Adicionar para incluir uma situação para a obrigação selecionada e veja a tela seguinte:
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CONTANDO - SOFTWARES EMPRESARIAIS LTDA 1. Nesta região o usuário deve alimentar com informações de validade da obrigação como segue:
a. No campo “A partir de” informe a data em que estas configurações entrarão em vigor. b. Na caixa “Informar obrigação manual” o usuário marca caso deseje informar manualmente
quais empresas possuem a obrigação selecionada. Recomendado apenas quando não possuir “critérios de aplicabilidade de obrigação” disponíveis.
c. Periodicidade: informar qual a periodicidade da obrigação. Informe Validade quando a obrigação tiver vencimento certo e específico, como é o caso das CNDs.
d. Dia: Informar o dia do mês em que a obrigação selecionada deve ser cumprida, recomendamos que informe alguns dias antes do vencimento da obrigação. Lembre que esta data é informada pelo usuário, não se trata do vencimento real da obrigação junto aos órgãos públicos, ou seja, esta é uma data que deve anteceder a data oficial do vencimento. e. Mês: O mesmo que o item anterior. É o mês limite, podendo ser o mês seguinte ou o
segundo mês seguinte, ou um mês específico, etc.
f. Critérios de Aplicabilidade da Obrigação: este é a lógica da obrigação, é a partir destas informações que o sistema irá pesquisar entre os clientes do contador que estão aptos (obrigados) a apresentar/cumprir determinada obrigação. Vejamos que no exemplo em destaque, DCTF Mensal, marcamos os seguintes critérios:
Aplica-se para todas as empresas: o sistema vai aplicar esta obrigação para todas
as empresas indiscriminadamente.
Aplica-se para estabelecimento matriz: neste momento o sistema irá aplicar a
obrigação somente para estabelecimentos matriz, excluindo, assim, filiais.
Não se aplica para empresas inativas: as empresas inativas cadastradas pelo
usuário não receberão a obrigação selecionada, no caso em tela, a DCTF Mensal. 2
CONTANDO - SOFTWARES EMPRESARIAIS LTDA Não se aplica para empresas optantes pelo SIMPLES: as empresas optantes pelo
SIMPLES cadastradas pelo usuário não receberão a obrigação selecionada, no caso em tela, a DCTF Mensal.
2. Por fim clique em salvar para gravar as informações.
3. CADASTRANDO ÓRGÃOS
Para cadastrar órgãos onde os colaboradores do Contador terão contato para renovar CND’s, emitir alvarás, registrar contratos, etc. o Usuário deverá acessar o menu Cadastro > Órgãos e em seguida clicar em Adicionar.
4. INFORMANDO A SITUAÇÃO FISCAL DOS ESTABELECIMENTOS
É bem verdade que sistema algum possui as informações necessárias para se obter a relação de empresas obrigadas a apresentar determinada obrigação. Portanto, sistema eficiente é sistema bem alimentado.
Neste momento o usuário deverá informar se determinada empresa é ou não optante pelo simples, tributada pelo lucro real ou presumido, possui ou não empregados, está ou não ativa. Para isto o usuário deverá clicar em Cadastros > Situação Fiscal dos Estabelecimentos; neste momento aparecerão todos os estabelecimentos cadastrados no sistema, clique em SITUAÇÕES para adicionar, alterar ou excluir uma situação. Clicando em ADICIONAR teremos a tela seguinte.
1. Nesta região o usuário deve alimentar com informações fiscais do estabelecimento como segue: a. Data: informe a data a partir de quando estas informações entrarão em vigor.
b. Forma de Tributação: selecione a tributação aplicada ao estabelecimento. 1
CONTANDO - SOFTWARES EMPRESARIAIS LTDA c. Empresa Ativa: informar se o estabelecimento está ou não em atividade.
d. PIS/COFINS: selecionar a forma de apuração do PIS/COFINS.
e. Possui Empregados: informar se o estabelecimento possui empregados. f. Qualificação da Pessoa Jurídica: informar o tipo conforme os itens existentes. 2. Por fim clicar em CADASTRAR para salvar as informações ou CANCELAR para ignorá-las.
5. DELEGANDO TAREFAS PARA OS COLABORADORES DO ESCRITÓRIO
O Contando Office Cont permite a mútua delegação de atividades para os colabaradores/usuários do sistema. Bastando para isto os colaboradores estarem cadastrados como usuários (Administrativo > Cadastro > Usuários).
Para delegar uma tarefa para um colaborador basta o usuário clicar em Movimentos e depois em Tarefas e por fim em Adicionar, aparecerá a seguinte tela:
1. Usuários Disponíveis: estes são os usuários cadastrados no Contando que pode receber tarefas. 2. Usuário na Tarefa: estes são os usuários ativos na tarefa que hora se cadastra, podendo ser apenas
um, dois ou mais. Para adicionar basta clicar no nome do usuário do lado direito e clicar na seta voltada para a esquerda.
3. Características da Tarefa: esta é a tarefa propriamente dita, com as seguintes características. a. Empresa: empresa a qual receberá a Tarefa delegada.
b. Órgão: órgão o qual será encaminhado o colaborador para realizar a tarefa. c. Protocolo: número do protocolo caso ele já exista.
d. Assunto: descrição do assunto inerente a realização da tarefa 4. Por fim basta clicar em salvar e teremos a tela seguinte:
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CONTANDO - SOFTWARES EMPRESARIAIS LTDA 1. Controle de tarefas: depois de criada a tarefa ela ficará mostrada da forma seguinte, onde poderá
ser alterada, excluída, finalizada ou movimentada.
a. Alterar: altera qualquer campo da tarefa, inclusive pode delegar outras pessoas ainda não delegadas.
b. Excluir: extingue o registro da tarefa.
c. Finalizar: a tarefa será finalizada, dando por concluída.
d. Movimentos: informar novos acontecimentos na continuidade da execução da tarefa. 2. Quando fecha esta janela e atualiza o sistema clicando na imagem do Office Cont , verás a tela
seguinte:
1. Lista de tarefas: sempre que você delegar uma tarefa para um usuário, este poderá visualizar esta tarefa quando fizer o login no sistema e abrir o Office Cont. Tanto o usuário que delegou a tarefa quanto o usuário que recebem a tarefa podem movimentá-la, bastando, para isto, clicar em
MOVIMENTOS. Quando a tarefa for finalizar basta clicar em Movimentos > Tarefas e clicar no link
finalizar
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CONTANDO - SOFTWARES EMPRESARIAIS LTDA 6. VERIFICANDO AS OBRIGAÇÕES DAS EMPRESAS
Esta ferramenta é de grande utilidade para o Contador, pois a partir desta visualização poderá verificar quais empresas estão inclinadas a apresentar determinada obrigação, podendo filtrar por cliente, por obrigação, por prazo de validade, por referência, etc. Para ter acesso o Contador deverá clicar em Movimentos e depois em Obrigações das Empresas para obter as telas abaixo:
6.1. Visualização no formato vertical.
1. Formato de Busca: o usuário poderá optar em visualizar as obrigações em dois formatos: vertical, onde apresenta todas as obrigações de um determinado estabelecimento, ou horizontal, onde o usuário terá visível todas às empresas obrigadas a apresentar determinada obrigação.
2. Filtros: muito útil, porque com esta ferramenta o usuário poderá filtrar sua busca, tornando o sistema mais agradável para consulta, vejamos os tipos de busca:
a. Empresa: digite parte do nome de uma empresa e clique em “OK” para o sistema retornar as empresas que possuem este texto.
b. Mês/Ref: selecione o mês de referência da obrigação que o sistema retornará todas as obrigações com a referência selecionada.
c. Ano/Ref: selecione o ano de referência da obrigação que o sistema retornará todas as obrigações com a referência selecionada. Faça a seleção cumulada com o mês referência para o sistema retornar obrigações no formato MM/AAAA.
d. Mês/Prazo: o mesmo que mês referência, acontece que este retorna as obrigações que vencem no mês selecionado.
e. Ano/Prazo: o mesmo que ano referência, acontece que este retorna as obrigações que vencem no ano selecionado.
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CONTANDO - SOFTWARES EMPRESARIAIS LTDA f. Status: o sistema poderá retornar todas as obrigações, as que estão em aberto ou as que
foram finalizadas.
g. Dia Prazo: retorna as obrigações com vencimento no dia selecionado.
3. Empresa: mostra o estabelecimento atualmente selecionado, CNPJ, quantidade de obrigações e se existem obrigações atrasadas. Para visualizar as obrigações atrasadas basta clicar no link “Existem OBRIGAÇÕES ATRASADAS”.
4. Quadro visualizações das obrigações: neste quadro o sistema mostra todas as obrigações encontradas no filtro, sua referência, prazo e data em que foi finalizada/concluída.
Atenção 1: sempre que concluir uma determinada obrigação o usuário deverá clicar em CONCLUIR
para que o sistema se mantenha atualizado e para o Contador acompanhar as atividades em seu escritório.
Atenção 2: sempre que o prazo da obrigação for inferior a data do dia o sistema entenderá que esta
obrigação está atrasada.
Atenção 3: o botão “VERIFICAR OBRIGAÇÕES” é útil para o sistema refazer as verificações necessárias
para indicar quais obrigações devem ser mostradas. SEMPRE QUE APLICAR UM FILTRO NOVO ACONSELHAMOS CLICAR NESTE BOTÃO.
6.1. Visualização no formato horizontal.
Nesse formato de visualização o usuário terá acesso a todas as empresas/estabelecimentos obrigadas a apresentar determinada obrigação (no caso do exemplo abaixo selecionamos a DCTF Mensal com prazo de entrega em 10/2011). Observe que o botão “VERIFICAR OBRIGAÇÕES” encontra-se no cato superior esquerdo da tela, e ainda continua sendo útil para o sistema verificar as obrigações sempre que o usuário aplicar um novo filtro.
CONTANDO - SOFTWARES EMPRESARIAIS LTDA 7. CONCLUSÃO
Este manual é apenas uma referência que poderá ajudar o usuário em um manuseio do Office Cont de forma mais eficiente. Quais dúvidas na navegação, funcionalidades, etc. o usuário poderá acessar o suporte para ser auxiliado. Porém, aconselhamos que fizessem uso do manual juntamente com a prática no sistema.
