Gustavo Menoncin Pereira Resumo:
Durante dois anos de trabalho e pesquisa na área de Logística e Suprimentos, gerado por uma demanda que estas áreas têm a respeito de ferramentas para a tomada de decisões, estruturou-se um núcleo de apoio à diretoria de empresas que provesse a companhia de estudos e informações necessárias para uma administração estratégica, preparando a área de compras para o conceito de Supply Chain Management. As técnicas eleitas se baseiam principalmente na análise de cadeia de valor e na criação e monitoramento dos principais indicadores necessários para a melhor condução da área, desdobrando-se assim as estratégias das empresas para esta função.
Palavras-chave:
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SUPPLY CHAIN MANAGEMENT - INTELIGÊNCIA DE COMPRAS
Gustavo Menoncin Pereira Engenheiro de Produção - FEI
Pós-Graduado em Controladoria e Finanças – FEA-USP [email protected]
Área Temática (11): MENSURAÇÃO E GESTÃO DE CUSTOS NAS CADEIAS PRODUTIVAS.
SUPPLY CHAIN MANAGEMENT - INTELIGÊNCIA DE COMPRAS
Área Temática (11): MENSURAÇÃO E GESTÃO DE CUSTOS NAS CADEIAS PRODUTIVAS.
RESUMO:
Durante dois anos de trabalho e pesquisa na área de Logística e Suprimentos, gerado por uma demanda que estas áreas têm a respeito de ferramentas para a tomada de decisões, estruturou-se um núcleo de apoio à diretoria de empresas que provesse a companhia de estudos e informações necessárias para uma administração estratégica, preparando a área de compras para o conceito de Supply Chain Management. As técnicas eleitas se baseiam principalmente na análise de cadeia de valor e na criação e monitoramento dos principais indicadores necessários para a melhor condução da área, desdobrando-se assim as estratégias das empresas para esta função.
INTRODUÇÃO
A atividade de compras e suprimentos está recebendo mais atenção da alta administração e de acadêmicos atualmente. Agora, é amplamente, embora não universalmente, reconhecido que a contribuição dessa atividade pode apenas ser conduzida se as compras e os suprimentos forem suficientemente desenvolvidos
Isto, aliado à ampla divulgação do conceito de Logística, através de técnicas de
Supply Chain Managemente nas mais diversas empresas e segmentos, faz com que torne-se
necessário a adequação de ferramentas de análise de valor, gestão estratégica de custos e sistemas de orçamentação e controle por indicadores de desempenho ao gerenciamento destas atividades.
A estrutura de custos média de uma empresa industrial apresenta que 55% da mesma é composta por materiais e serviços contratados; da mesma maneira, a necessidade de se aumentar o valor adicionado pela tecnologia da empresa a seus produtos, permitindo um melhor gerenciamento de seus custos internos, faz com que todas as atenções se voltem à função compras, especificamente.
O relacionamento entre os diversos elos da Cadeia de Valor, proporciona a discussão de como segmentar e agir em compras: compras estratégicas, globalizadas, estratégicas – sempre se balizando com as melhores práticas de mercado, medindo-se constantemente.
A figura do comprador clássico, aquele que “tira o pedido” e negocia, está se transformando para um perfil mais baseado e estruturado em técnicas avançadas de gestão –
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os sistemas de informação estão eliminando necessidades antigas – e para tanto a necessidade de melhores profissionais alinhados com a estratégia da empresa é fato hoje.
Para tanto, uma área de apoio à diretoria é fundamental para a formação e constante atualização de profissionais com o perfil desejado, buscando soluções e novas tecnologias que propiciem este aprendizado constante – o princípio é mesmo o de formar profissionais com o pensamento estratégico e técnico.
A característica da área é de estar fora das rotinas operacionais, buscando o máximo a adequação da teoria à realidade da prática possível em cada segmento e empresa; a visão é a do todo, holística; e para tanto, a estruturação da área e a definição dos profissionais torna-se fator crítico para o sucesso de todo o processo.
1. LOGÍSTICA
O conceito de Logística está sendo amplamente difundido; refere-se ao processo de controlar de maneira eficiente o fluxo de custos e estoques de matérias primas, produtos semi acabados, produtos acabados e as informações relativas desde o ponto de origem até o ponto de entrega com o propósito de atender as necessidades dos clientes
A solução proposta é gerenciar a disponibilidade, mantendo sincronizados a demanda e o fornecimento no tempo e espaço, maximizando o valor ao cliente enquanto maximiza os benefícios da empresa.
Para tanto, a definição de onde atuar e, com que ferramentas, obedece a alguns critérios que irão nos dar uma visão mais clara e objetiva:
Baseando-se neste conceito, um outro quadro é gerado que mostra claramente a função estratégica de compras:
H o r a s D ia s S e m a n a s M e s e s A n o s H O R I Z O N T E D E D E C I S Ã O H O R I Z O N T E D E D E C I S Ã O N ÍV E L D E D E T A L H E N ÍV E L D E D E T A L H E A n o s M e s e s S e m a n a s D ia s M in u t o s E s t r a t é g i c o : • I n v e s t im e n t o s d e C a p it a l e d e c is õ e s d e in f r a e s t r u t u r a T á t i c o : • A lo c a ç ã o d e d e m a n d a e n iv e la m e n t o d e r e c u r s o s O p e r a c io n a l: P r o g r a m a ç ã o d e r e c u r s o s , e x e c u ç ã o M on ito r a r G r u p o d e P r o d u t o s F a m í lia d e P r o d u t o s I t e m S K U F o r n e c e d o r e s V e n d a s T r a n s p o r t e E s t o q u e B u s c a d e F o r n e c e d o r e s C o n t r a t o P r e v is ã o C o m p a r t ilh a d a R e c u r s o s N e c e s s á r io s F lu x o B a la n c e a d o d e C a r g a S e q ü ê n c ia O t im iz a d a P r e v is ã o d e V e n d a s P r a z o d e E n t r e g a P la n e ja m e n t o d e V e n d a s M é t o d o I m p le m e n t a -ç ã o M in im iz a ç ã o d e E s t o q u e R e p o s iç ã o R o t a P l a n e j a m e n t o E s t r a t é g i c o P l a n e j a m e n t o T á t i c o E x e c u ç ã o C o n t r o le d e E s t o q u e C o n t r o le d e M o v im e n t a ç ã o S t a t u s d a O r d e m d e S e r v iç o W M S M E S / A u t o m a ç ã o C o m p r a s P l a n e j a m e n t o O p e r a c i o n a l C o n s o lid a ç ã o P r o d u ç ã o D i s t r i b u i ç ã o
O papel de compras dentro do conceito de logística, nos três horizontes de planejamento discutidos anteriormente se refere à seleção das melhores fontes de suprimentos, definindo assim os fornecedores, as alianças estratégicas, formas de relacionamento comercial – Compras é o executor destas atividades.
2. COMPRAS
Há muitas razões a serem consideradas no desenvolvimento do interesse pelas atividades de compras e suprimentos. Algumas delas, entre muitas outras, são sugeridas a seguir:
crescente interesse das organizações por fornecedores externos que adotam práticas gerenciais mais eficazes;
A maior especialização tem contribuído para o aumento dos gastos externos; A ênfase nos negócio-núcleo (core business) aumentou a terceirização dos serviços habitualmente executados por funcionários da própria organização;
As idéias emergentes associadas a qualidade, responsividade e eliminação de desperdício vêm focando a atenção na cadeia de suprimentos;
Pelo menos em parte, as organizações mais importantes parecem ser caracterizadas por ênfase estratégica nos suprimentos. As outras estão procurando imitá-las.
As organizações atuais e seus fornecedores precisam ser mais responsivos e flexíveis para proporcionar o funcionamento da cadeia de suprimentos;
O intercâmbio eletrônico de dados (EDI – Electronic data interchange), a integração sistêmica interorganizações têm dado maior atenção à interface fornecedores/clientes
Dentre outras. São inúmeras as razões, e no dia a dia das empresas, só aumenta este número, o que comprova a importância que a área está tendo dentro do conceito de logística plenamente empregado.
3. CICLO OPERACIONAL E CICLO DE CAIXA
Ao pesquisarmos a definição do ciclo operacional da empresa, encontramos que o mesmo pode ser definido como as fases operacionais existentes no interior da empresa, que vão desde a aquisição de materiais para a produção até o recebimento das vendas efetuadas:
R E C E B I M E N T O R E C E B I M E N T O P R O D U Ç Ã OP R O D U Ç Ã O C O M P R A S C O M P R A S V E N D A S V E N D A S
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Logística e a Controladoria estão buscando o mesmo objetivo: administrar o todo. Cada uma das fases apresentadas na figura anterior possui determinada duração. Assim, para uma empresa industrial, a compra de matérias primas evidencia também o prazo de armazenagem; a produção, o tempo de transformação desses materiais em produtos terminados; a venda, o prazo de estocagem dos produtos elaborados; e o recebimento, o prazo de cobrança de duplicatas a receber que caracterizam as vendas a prazo.
Enquanto o ciclo operacional se inicia no momento da aquisição dos materiais, o ciclo de caixa (ou ciclo financeiro) compreende o período de tempo entre o momento do
desembolso incial de caixa para pagamento dos materiais e a data do recebimento da venda
do produto acabado.
O ciclo de caixa é determinado basicamente pela diferença entre o número de dias do ciclo operacional e o prazo médio de pagamento a fornecedores dos insumos:
Com esta abordagem fechamos o escopo da área de Inteligência de Compras: conceito de logística, com a visão do todo fundamentada em indicadores financeiros, desdobrando os indicadores macro da empresa até o nível da execução da compra.
4. INTELIGÊNCIA DE COMPRAS
A missão de uma área de apoio em compras é definida como:
“Obter dados externos e internos à empresa transformando-os em informações para subsidiar a tomada de decisões da área comercial relativas ao abastecimento de produtos e serviços.”
Tendo como visão:
“Ser reconhecida como uma área de estudos que presta serviços a todas as áreas da empresa que se envolvam em questões comerciais para a aquisição de produtos e serviços.
C I C L O D E C A I X A : T o t a l d o s P r a z o s - P M P F P M E - M P P M F P M V P M C P M P F S a í d a d e C a ix a P M E - M P p r a z o m é d io d e e s t o c a g e m d e m a t é r ia s p r im a s ; P M F : p r a z o m é d io d e f a b r ic a ç ã o P M V : p r a z o m é d io d e v e n d a P M C : p r a z o m é d io d e c o b r a n ç a P M P F : P r a z o m é d io d e p a g a m e n t o d e f o r n e c e d o r e s Q u a n t o m a io r o c ic lo , m a io r a n e c e s s id a d e d e in v e s t im e n t o e m g ir o ; o P M P F m a io r , d im in u i o c ic lo
Deve responder diretamente a uma diretoria de compras, ou de logística, conforme organograma de cada empresa; tem como papel básico a geração de estudos e informações para esta diretoria e para que estes estudos não sejam instantâneos, e sim dinâmicos, a área deve constantemente estar alimentando um banco de dados que atualiza todas as informações permitido a construção de indicadores e históricos para que os negociadores tenham sempre um parâmetro, numérico ou qualitativo, que os auxiliem nas negociações.
A Estruturação da área atende às necessidades que a diretoria demanda, aliviando dos profissionais de negociação funções que devem ser centralizadas e maximizando a disseminação das mesmas:
M e r c a d o M e r c a d o F o r n e c e d o r F o r n e c e d o r F o r n e c e d o r F o r n e c e d o r I n d i c a d o r e s I n d i c a d o r e s P r o d u t o P r o d u t o D a d o s D a d o s C o n t á b i l C o n t á b i l C o m e r c i a l C o m e r c i a l B a n c o B a n c o I n fo r m a ç ã o I n fo r m a ç ã o
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5. MODELAGEM DE CUSTOS
Dentro de Indicadores de Mercado engloba-se a Modelagem de Custos – o conhecimento do custo serve de base para tudo que um departamento de compras faz. Hoje não compramos “preço” e sim “custo” – aí começamos a entender o conceito de logística de integrando com a moderna gestão de compra: a visão do todo, ao adquirirmos uma matéria prima ou serviço é fundamental para tomarmos a decisão do que e de quem comprarmos o que necessitamos.
Cinco são os princípios-chave da modelagem de custos, reconhecida pelos departamentos de compras como uma das mais importantes técnicas de compra:
1) Encontrar os fatores determinantes dos custos; 2) Elaborar modelos específicos para cada mercadoria;
3) Considerar o impacto do custo total de ser detentor de um produto ou serviço; 4) Começar com um modelo simples e acrescentar aspectos mais complexos
conforme a necessidade;
5) Fazer um triangulação dos dados para aumentar a precisão e confiabilidade Para desenvolver modelos de custos de forma sistemática para toda a função de compra, uma metodologia de baixo para cima é empregada usando os cinco princípios. A abordagem cria uma linha-base ampla que perpassa todas as categorias dos gastos totais, além de uma análise profunda de algumas mercadorias escolhidas. Os modelos documentam o nível de detalhe necessário, porém seu objetivo maior é transferir conhecimentos para toda a empresa.
Uma das ferramentas utilizadas que obedece os princípios – chave é a Análise de valor/Engenharia de Valor – expressões que se referem às mesmas técnicas básicas. Às vezes , a expressão engenharia de valor é usada quando novas especificações estão sendo
Sist e m as d e In fo r m aç õ e s Sist e m as d e In fo r m aç õ e s
Est u d o s Est r at é gic o s Est u d o s Est r at é gic o s In d ic ad o r e s d e M e r c ad o In d ic ad o r e s d e M e r c ad o O r ç am e n t o O r ç am e n t o A p o ioA p o io Sist e m as A d m in ist r at iv o s Sist e m as A d m in ist r at iv o s
para reconsiderar as especificações em uso por algum tempo.
Os objetivos a serem alcançados com esta técnica são, assumindo as informações de custo fornecidas pelo fornecedor, segundo critérios pré estabelecidos, determinar o preço ideal para a compra, dando subsídio aos compradores na negociação e renegociação de contratos de fornecimento, bem como balizar as cotações de compras, excluindo assim as ofertas de oportunidade; inclui-se, também, o embasamento ao usuário na elaboração do orçamento; e, por último, subsidiar o comprador na negociação de compra de novos itens a partir do mecanismos de similaridade produtiva.
As principais ferramentas utilizadas são: Fichas de custo
Indexadores de produção Crono análise
Acompanhamento de índices Custo financeiro da atividade
Benchmarking
Planilhamento dos custos de fretes Análise dos custos administrativos.
A engenharia/análise de valor tem como segmentos : 1.) formação de custo de matérias primas;
2.) alocação técnica de recursos por processos produtivos internos e/ou fornecedores;
3.) Alinhamento de bases de dados;
4.) Análise técnica e econômica de investimentos
Entende-se por matéria prima, qualquer item adquirido de terceiros que apresentam consumo regular.
6. INDICADORES DE MERCADO
Especificamente falando de contratação de serviços, a necessidade de acompanhamento e controle é bem mais complexa e exige uma maior integração entre as ferramentas, técnicas e áreas envolvidas.
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Percebe-se claramente as fronteiras entre as áreas e suas respectivas responsabilidades; à área operacional, cabe conhecer o que está negociando e depois de uma análise técnica, acompanhar o desempenho e a performance do contrato; à área técnica (Inteligência de Compras) , mensurar e manter a base de dados.
7. CONCLUSÃO
A área de compras tornou-se, nos últimos anos, motivo para estudos e aplicação de técnicas específicas para sua melhor administração; o maior custo das empresas industriais é oriundo da aquisição de suas matérias primas e dos serviços necessários para que a transformação em produtos acabados seja realizada.
Uma área de Inteligência de Compras é o reflexo da evolução de uma empresa do enfoque tradicional para o de Supply Chain Management; além disto, os conceitos hoje disseminados pela moderna Controladoria mostram que existe uma tendência, uma questão de competitividade primordial para o alcance de resultados da empresa.
A demanda gerada por esta nova forma de gestão faz com que segmentemos a mesma dentro dos principais papéis a serem assumidos :
Orçamento do Custo Fixo: todo o controle do custo dos recursos envolvidos necessários
para o bom desempenho da função compras;
Orçamento de Compras: tem os seguintes objetivos: 1 - Controlar todas as compras da
empresa; 2 - Viabilizar a visão de fluxo de caixa; 3 - Identificar desvios causados por volume, preços ou compras que não apresentam consumo regular.
Seleção de contratos Avaliação e Validação dos índices Análise de índices a serem aplicados Apuração e implantação dos índices FVG, IBGE e outros Inserção, atualização e disponibilização do Controle Controle e Ação sobre o Desempenho Acompanhamento do Desempenho Técnicas de Mensuração (Valor, Econômica)
(CPV),conciliado com o modelo de gestão e administrando o investimento em giro, controlando o ciclo operacional (estoques) ciclo de caixa (contas a pagar
Ganhos/Perdas em Negociações: contabilizar os ganhos cíclicos, pontuais e estruturais das
negociações de uma forma única e padronizada;
Projetos Especiais: ser o centralizador das iniciativas patrocinadas pela alta administração,
“aliviando” as áreas;
Sistemas de Informações: (Índices, Análise de Valor, Fontes), manutenção, ampliação,
disponibilização e pesquisas em novas técnicas;
Administrativos: Organogramas, Apresentações e Documentação da diretoria.
Isto é o futuro em muitas organizações, e realidade para tantas outras. A evolução das técnicas e o desenvolvimento de melhores e mais apuradas fontes de dados torna-se fundamental para o sucesso de tal área. E principalmente a cultura para sua implementação.
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