Fatores que afetam os investimentos em Tecnologia de Informação:
O caso de um Terminal de “Containers”
RAFAEL MELLO OLIVEIRA ANTÔNIO CARLOS G. MAÇADA FUNDAÇÃO UNIVERSIDADE FEDERAL DO RIO GRANDE e-mail: rmelloo@terra.com.br , acgmacada@adm.ufrgs.br
Resumo: A gestão logística nos terminais portuários está apoiada basicamente no gerenciamento da
informação. Alguns terminais de “container” no Brasil tem investido altas somas em infra-estrutura de TI de última geração, para poder gerenciar e oferecer serviços de qualidade. O objetivo da pesquisa é identificar os fatores que afetam os investimentos em TI em uma empresa portuária utilizando e combinando as dimensões: variáveis estratégicas (MAÇADA E BECKER, 1999) e satisfação do usuário no trabalho TORKZADEH E DOLL (1999). O método de pesquisa é do estudo de caso, e a coleta de dados foi efetuada em fontes secundários (relatórios, revistas e jornais) e entrevista estruturada com usuários do sistema Navis e com executivos da média gerência que utilizam informações do sistema no processo de tomada de decisão. Os resultados revelam que as variáveis selecionadas na literatura de SI possibilitam a elaboração de um estudo descritivo e posteriormente uma pesquisa survey.
Palavras Chave: Tecnologia de Informação, Sistema de Informação, Terminal de Container.
Abstract: Port terminals logistics’ management is supported basically in information management.
Some Brazilian container terminals have invested large amounts in last generation IT (Information Technology) to manage and offer quality services. The objective of this research is identifying factors that affect investments in IT at a port company using and combining the dimensions: strategic variables (MAÇADA and BECKER, 1999) and user’s satisfaction at work (TORKZADEH and DOLL, 1999). The research method is the case study. Data collection was done in secondary fonts (company reports’, magazines and newspapers) and by use of structured interview with Navis system’s users
and mid executives that use system’s information in the decision make process. The results reveal that the selected variables in IS (Information Systems) make possible the creation of a descriptive study and after a survey research.
Key-Words: Information Technology, Information Systems, Container Terminal.
Introdução
A tecnologia de informação (TI) tem provocado efeitos na realização do trabalho e na competitividade das organizações (GOODHUE, 1998; MAHMOOD, 1997). A sua aplicação tem sido disseminada em diferentes tipos de organizações, e a abrangência de seu impacto é muito ampla, justificando uma busca mais atenta em identificar os seus efeitos junto às mesmas. Conforme salienta VENKATRAMAN (1994) é necessário cautela, pois os efeitos produzidos pela sua introdução reconfiguram a estratégia do negócio, podendo, em muitos casos, redefinir seu próprio escopo. É, pois, extremamente importante saber como são aplicados e gerenciados os recursos da TI e seus possíveis efeitos nas variáveis estratégicas da organização e no trabalho.
As organizações que mais tem investido em TI são os bancos (NOLAN E CROSON, 1996). Outros setores da industria de serviços de forma isolada também tem realizado investimentos significativos em TI visando aumentar a sua competitividade em relação aos concorrentes, um exemplo é o setor portuário que motivado pela Lei de Modernização dos Portos (8630/93) tem se apoiado na TI como uma das alternativas para desenvolver e implementar suas estratégias. Segundo CARIDADE (2000) o futuro da gestão logística nos terminais portuários será basicamente através do gerenciamento da informação, ressaltando que para isso as empresas no setor devem investir em informação e informatização de última geração, para poder gerenciar e oferecer serviços de qualidade.
A busca por um melhor desempenho tem levado alguns terminais de “containers” no Brasil a investir o montante de US$ 55 milhões em infra-estrutura de TI (treinamento, equipamentos, implementação de modernos sistemas informatizados de gerenciamento) (TRADE AND TRANSPORT, ABRIL 2000). Apenas a aquisição e implantação de um sistema informatizado pode representar investimentos aproximados a US$ 1,4 milhões como o realizado pela Tecon Rio Grande S.A (PORTOS E NAVIOS, FEVEREIRO, 2000).
STRASSMANN (1997) salienta que ainda não é evidente que os resultados dos investimentos em TI possam melhoram as posições competitivas das organizações nos mais variados setores da economia.
Conforme BARUA, KRIEBEL E MUKHOPADHYAY (1995), os resultados dos estudos sobre os efeitos da TI não são conclusivos, pois sua análise está apoiada na leitura de trabalhos publicados na década de 80 e 90, que segundo os autores apontam apenas para o fato de que os efeitos são positivos ou negativos, e suas hipóteses estão fundamentadas apenas em questões como produtividade e retorno econômico.
Embora haja uma quantidade significativa de pesquisas realizadas na área, muito da literatura falha em explicar conclusivamente o efeito estratégico, econômico e no trabalho que os investimentos em TI têm sobre a produtividade e performance organizacional (MAHMOOD, 1997). Conclui-se que há necessidade de mais estudos na área, a fim de atender as organizações e seus executivos (MAHMOOD, 1997) e identificar fatores que possibilitem medir os efeitos da TI combinando as várias dimensões disponíveis na literatura de Sistema de Informação (SI), uma vez que grande parte dos estudos utilizam estas dimensões de forma fragmentada.
O objetivo do trabalho é identificar os fatores que afetam os investimentos em TI em uma empresa portuária, utilizando e combinando as dimensões: variáveis estratégicas (MAÇADA E BECKER, 1999) e satisfação do usuário no trabalho (TORKZADEH E DOLL, 1999).
O trabalho esta estruturado da seguinte forma: na seção 2: são apresentados os fatores que afetam a TI na satisfação do usuário no trabalho e na competitividade; na seção 3:o método de pesquisa; na seção 4: a descrição do caso: Tecon Rio Grande; na seção 5: a conclusão.
2 Fatores que afetam a TI - Trabalho e Competitividade
As fatores selecionados para o desenvolvimento do trabalho estão fundamentados em duas pesquisas, desenvolvidas por TORKZADEH E DOLL (1999) e MAÇADA E BECKER (2000). Os estudos diferem quanto a dimensão de análise. TORKZADEH E DOLL (1999) avaliam os efeitos dos investimentos em TI através da satisfação do usuário de um sistema de informação no trabalho (atividade). MAÇADA E BECKER (2000) avaliam os efeitos dos investimentos em TI combinando um conjunto de variáveis estratégicas organizacionais. Ambos os trabalhos de pesquisa utilizam a percepção do executivo para mensurar os impactos dos investimentos em TI. Na seção 1.1 são descritos os fatores e dimensões do estudo.
2.1 Dimensão – Satisfação do Usuário no Trabalho
-Baseado em artigos de diversos pesquisadores, TORKZADEH E DOLL (1999) desenvolveram definições para os quatro constructos: (i) produtividade de tarefa, (ii) inovação, (iii) satisfação do cliente e (iv) controle gerencial, que combinados, auxiliam a descrever os efeitos de uma aplicação sobre os indivíduos em uma organização. Estas dimensões foram definidas para auxiliar no processo de avaliação da utilização da TI pelos usuários, na realização de uma determinada tarefa. O quadro 1 apresenta as definições dadas pelos autores para as quatro constructos.
Quadro 1 – Definição dos efeitos da TI no trabalho dos indivíduos Constructos Definição do Constructo Trabalho
Produtividade Em que medida a aplicação interfere na produção do usuário em determinada unidade de tempo.
Inovação Em que medida a aplicação ajuda a criar ou tentar expressar novas idéias em seu trabalho.
Satisfação do Usuário Em que medida a aplicação ajuda o usuário a criar valor para os clientes internos e externos à organização.
Controle Gerencial Em que medida a aplicação ajuda a regular processos e desempenho. Fonte: adaptado de Torkzadeh e Doll (1999)
Os quatro fatores (constructos) desenvolvidos e validados por TORKZADEH E DOLL (1999) apresentam as seguintes vantagens em comparação aos similares: (1) identificam a natureza multidimensional dos efeitos da TI através do usuário final e individualmente; (2) são fáceis de serem aplicados e são apropriados tanto para pesquisas acadêmicas como para a avaliação de sistemas comerciais; e (3) podem ser usados em uma variedade extensa de aplicações e contextos.
2.2 Dimensão – Estratégias
-A teoria da estratégia e competitividade liderada por PORTER (1980) e posteriormente por PORTER E MILLAR (1985) contribuiu para o desenvolvimento de vários estudos na literatura de SI. Os artigos que utilizam esta teoria procuram identificar a capacidade da TI em alterar a maneira das empresas operarem, de transformar a cadeia de valor e apoiar na implementação de estratégias (MAHMOOD E SOON, 1991). A dimensão estratégica utilizada no trabalho está apoiada no modelo desenvolvido por MAÇADA E BECKER (2000). O modelo avalia os efeitos da TI nas variáveis estratégicas organizacionais em um contexto nacional e no contexto global. Dos 12 fatores (constructos) selecionados e operacionalizados, 11 focalizam determinados aspectos estratégicos da organização, e, possivelmente, afetam a percepção global de competitividade.
Dos 12 fatores do modelo, apenas 8 serão utilizados e adaptados a pesquisa, em virtude do tipo de organização em análise, no caso um terminal de containers. O quadro 2 apresenta os constructos e sua descrição.
Os fatores (constructos) desenvolvidos e validados por MAÇADA E BECKER (2000) apresentam as seguintes vantagens em comparação aos fatores utilizados em pesquisas similares: (1) identificam a natureza multidimensional dos efeitos da TI na competitividade organizacional em 8 fatores; (2) são apropriados tanto para pesquisas acadêmicas como para a avaliação dos efeitos dos investimentos em TI em qualquer tipo de organização; e (3) terem sido rigorosamente validados e aplicados no Brasil e Estados Unidos (Validade Externa).
Quadro 2 – Definição dos efeitos da TI na estratégia organizacional Constructos Definição do Constructo Estratégia
Clientes Em que medida a aplicação auxilia em negociações com clientes, contribui a oferecer suporte administrativo aos clientes (controle de movimentação, controle de serviços, cobrança, etc.)
Fornecedores Em que medida a aplicação ajuda a reduzir: incertezas no processamento de produtos e serviços (Lead-time), custo de Operações da organização e dos fornecedores.
Estrutura de Custos e Capacidade
Em que medida a aplicação reduz o custo de adaptação de produtos e serviços para segmentos específicos de mercado, proporciona economias de escala e a se aumenta a receitas da organização.
Eficiência Organizacional Interna
Em que medida a aplicação melhora: a coordenação entre as áreas funcionais, o processo decisório, avaliação do orçamento, o planejamento estratégico e a previsão de vendas de serviços.
Eficiência
Interorganizacional
Em que medida a aplicação amplia a comunicação interorganizacional, permite a contratar e tercerizar atividades e permite flexibilidade na localização de operações mundiais.
Coordenação Interorganizacional
Em que medida a aplicação ajuda a organização a coordenar-se junto a seus clientes e fornecedores e a coordenar atividades organizacionais no âmbito regional, nacional e mundial.
Requisitos de Governos e países
Em que medida a aplicação auxilia a tratar diferentes moedas e sistemas de medida, requisitos legais e política social onde a organização opera.
Internacionalização Em que medida a aplicação apoia a organização a tornar-se um negócio global, superar barreiras de fuso horário e permitir arranjos com clientes (aquisição de serviços).
3 Método de Pesquisa
A pesquisa é qualitativa, e procura mais entender uma situação do que mensurá-la. A metodologia utilizada neste trabalho apoia-se na pesquisa qualitativa, constituindo-se um estudo de caso exploratório, que visa fornecer maiores conhecimentos sobre o tema de pesquisa nos primeiros estágios da investigação, quando o conhecimento e compreensão do fenômeno são insuficientes ou inexistentes (MATTAR, 1992). O delineamento exploratório é adequado ao objetivo da pesquisa, que é de identificar que fatores afetam o uso da TI no setor portuário. Espera-se que os resultados possam auxiliar inicialmente na elaboração de um estudo de caso descritivo e posteriormente uma pesquisa
survey. Segundo BENBAST, GOLDSTEIN e MEAD (1987) existem três razões que justificam o
emprego do estudo de caso nas pesquisas em SI: (i) o pesquisador tem a oportunidade de aprender sobre o estado da arte, gerar novas teorias apoiadas na prática, pois estará efetuando o estudo do fenômeno em seu ambiente natural de ocorrência; (ii) possibilita ao pesquisador entender a natureza e complexidade do processo enquanto este acontece; e (iii) a dinâmica característica da área de SI, pode trazer novos fatos e informações, só evidenciados durante a execução da pesquisa.
Para a realização do estudo de caso, elaborou-se um protocolo de análise (YIN, 1994), contendo os 12 fatores conforme os quadros 1 e 2. A operacionalização dos fatores das duas dimensões em análise deu-se pela adaptação das definições de cada fator em perguntas, por exemplo, “ Como a aplicação interfere na produção do usuário em determinada unidade de tempo? ”.
Os resultados das pesquisas que utilizam métodos qualitativos (como o estudo de caso, por exemplo) dependem fortemente do poder de integração do pesquisador, de sua habilidade na seleção do local e dos métodos de coleta de dados, bem como de sua capacidade de fazer mudanças no delineamento de pesquisa de forma oportuna (YIN, 1994). Os pesquisadores (autores) têm atuado junto ao terminal de “containers” (unidade de análise) a um ano na realização de trabalhos de pesquisa.
4 Descrição do Caso: Tecon Rio Grande
O porto do Rio Grande foi o primeiro porto brasileiro a privatizar as suas operações portuárias, enquadrando-se assim na lei 8.630/93, que trata da modernização dos portos. Vários aspectos relacionados ao porto no início dos anos 90 contribuíram para esta decisão: problemas sindicais, greves rotineiras, baixa produtividade, serviços de fiscalização morosos e precários, e o alto custo da operação (ZERO HORA, 1997).
O Governo Estado do Rio Grande Sul, em 1994, criou a Superintendência do Porto de Rio Grande (SUPRG), com o objetivo de fiscalizar e normatizar as atividades no porto, visando uma atuação com maior autonomia e administrada por técnicos. A privatização dos serviços do porto do Rio Grande se evidenciava no final de 1996 quando, no limite de sua capacidade operacional, a administração já não contava com recursos para realizar os investimentos que se faziam necessários. (ZERO HORA, 1997).
O terminal de containers de Rio Grande foi arrendado pelo consórcio formado pelas empresas Wilson Sons de Administração e Comércio LTDA., Fator Projetos e Assessoria Ltda. e Serveng Civilsan S.A. - Empresas associadas de engenharia, criando então a Tecon Rio Grande S.A., que deu início a suas operações em 1o de março de 1997, o arrendamento do terminal é por um período de 25 anos (TRADE AND TRANSPORT, JUNHO, 1997).
Os serviços oferecidos pelo terminal englobam: a utilização de suas instalações de acostagem, incluindo serviços de atracação, desatracação e uso de defensas; a movimentação de containers nas operações de navios, operações a bordo e operações em terra; a utilização de equipamentos nas operações de pátio, utilização de guindastes tipo Gottwald, o manuseio extra de containers e o transporte interno de containers entre setores; os serviços de descarga e carregamento de cargas especiais, indivisíveis de grande peso e/ou de grande volume; os chamados serviços acessórios, que incluem fornecimento de água a embarcações, o fornecimento de energia elétrica, a pesagem de containers e mercadorias entre outros; a utilização de estrutura de serviços do armazém, que inclui a desova, estufagem e manuseio de containers para vistoria de carga; e serviços de armazenagem.
O processo de privatização das operações e de modernização resultou na melhoria tanto dos serviços quanto da produtividade do terminal. É possível demonstrar o atual desempenho através de dois indicadores que representam parte dos serviços prestados por terminais portuários: 1) número de containers movimentados e 2) produtividade média (movimentos por hora) mostram, baseado nos
investimentos pesados, como a duplicação do cais e a informatização da operação. O quadro 3 apresenta estes indicadores de desempenho nos três últimos anos.
Quadro 3: Indicadores de resultados em serviços portuários da TECON Rio Grande
Indicadores 1997 1998 1999
Containers Movimentados (unid.) 57.450 82.227 120.000
Produtividade (movimentos/hora) 14,10 24,53 27,15
Fonte: Global Comércio Exterior e Transporte (Abril, 2000) e Portos e Navios (Fevereiro, 2000) O montante de US$ 63 milhões investidos em tecnologia e na prestação de serviço, tem auxiliado a Tecon Rio Grande S/A a obter posição de destaque no setor portuário, superado apenas pelo porto de Santos (CONTAINERISATION INTERNATIONAL, DECEMBER, 1999). Uma parcela desses investimentos, US$ 1,4 milhões foi direcionada para aquisição e implantação de um sistema computadorizado denominado NAVIS (PORTOS E NAVIOS, FEVEREIRO, 2000). Na seção 3.1 são revelados as características do sistema.
4.1 Sistema Navis
O mercado de sistemas de gerenciamento de operações apresenta algumas alternativas de destaque: os sistemas RBS Cosmos e NAVIS A TECON Rio Grande, optou pelo sistema NAVIS devido as características de interface e por atender as exigências de operações que a organização realiza. O núcleo do sistema é voltado para as operações de pátio atendendo Importação e Exportação. Está sendo planejada a inclusão de módulos que visam integrar ao sistema demais áreas como financeira/contábil, Receita Federal e controles de portão e balança. As atividades de operação, armazenagem, dos operadores de “reach stackers”, dos “mariners”, exportação e importação, dos conferentes de pátio, do planejador de pátio, do planejador do navio e do controlador de equipamentos já estão implantadas. Ligados ao sistema estão 45 usuários, trabalhando em microcomputadores máquinas de pátio e em terminais móveis orientados por rádio.
4.2 Dimensão satisfação do usuário no trabalho
Os fatores analisados procuram identificar a satisfação dos usuários do sistema NAVIS na realização das tarefas de gerenciamento dos containers na TECON Rio Grande S.A.. Foram realizadas entrevistas com usuários do sistema. Na coleta de dados foram utilizados os fatores como suporte para estruturação da entrevista. O quadro 4 apresenta os resultados da entrevista.
Quadro 4: Resultado das entrevistas dos usuários do NAVIS Produtividade
do usuário - os usuário reconhecem que o sistema NAVIS
trouxe ganhos de até 50% no tempo dedicado as atividades que desenvolviam anteriormente sem o sistema; - a emissão de relatórios “just-in-time” que possibilita a melhoria do processo
decisório, anteriormente era necessário uma consolidação de dados de diversas áreas aumentando o “lead-time” da operação.
Inovação - a implantação do sistema tem possibilitado aos usuários mais tempo no processo de geração de novas idéias e conceitos na combinação do uso do NAVIS e das necessidades de suas áreas. Um Exemplo, são as placas que os transportadores terrestres recebem e que permite ao cliente identificar se a demora no atendimento é referente ao serviço prestado pelo terminal ou despachante. Satisfação do
Usuário
- o sistema tem produzido efeitos na satisfação do seus usuários, pois agrega valor as atividades em todas as áreas onde participa.
Controle Gerencial
- este fator foi identificado como o principal na percepção dos usuários, pelos ganhos obtidos com a utilização do sistema na criação de novos controles e pelo aperfeiçoamento dos antigos processos.
Os fatores estratégicos visão identificar qual a percepção dos executivos nos efeitos gerados pela utilização do sistema NAVIS na implementação das estratégias na TECON Rio Grande S.A.. Foram realizadas entrevistas com usuários do sistema e executivos da área operacional e de TI. O quadro 5 apresenta os resultados da entrevista.
Quadro 5: Resultado das entrevistas dos usuários do NAVIS©
Clientes - os executivos não estabeleceram diferenças entre clientes e fornecedores; - a aplicação tem apoiado em negociações com clientes ao oferecer suporte
administrativo aos clientes (controle de movimentação, controle de serviços, cobrança, etc.);
- outro aspecto relevante é a integração das atividades mais voltadas para o cliente.
Fornecedores - os ganhos no processamento das operações (Lead-Time) foram de até 50 %, em uma determinada operação de importação os tempos foram reduzidos em 12 horas;
- os custo de operações reduziram tanto da organização e dos clientes. Estrutura de Custos
e Capacidade
- as economias de escala passaram a ocorrer em todas as atividades que o sistema NAVIS está integrado;
- os aumentos de receitas são observados através dos indicadores de atividades, onde a quantidade de movimentações aumentaram e os tempos de operação e movimentação diminuíram.
Eficiência Organizacional Interna
- apesar de não integrar todas as áreas da organização o NAVIS tem proporcionado a entrega de informações mas ágil melhorando a coordenação entre as áreas funcionais, o processo decisório, avaliação do orçamento;
- a previsão de vendas de serviços esta sendo realizada junto ao site B2B, que não esta a pleno uso devido a falta de conhecimento dos clientes.
Eficiência
Interorganizacional - o sistema NAVIS
não permite a contratar e tercerizar atividades; - permite gerar informações operações mundiais.
Coordenação Interorganizacional
- o sistema possibilita a coordenação junto a seus clientes e fornecedores; - estão sendo desenvolvidos módulo para coordenar atividades
organizacionais no âmbito regional, nacional e mundial. Requisitos de
Governos e países
- o sistema disponibiliza diferentes moedas e sistemas de medida;
Internacionalização - com a utilização do sistema NAVIS a organização tornarsse um negócio global, superar barreiras de fuso horário e permitir arranjos com clientes (aquisição de serviços) em vários países.
5 Considerações Finais
Este estudo com características exploratórias, identifica os fatores que afetam os investimentos em TI, especificamente do sistema NAVIS, em uma empresa portuária, utilizando e combinando as dimensões: variáveis estratégicas e satisfação do usuário no trabalho. Através da percepção dos usuários e dos executivos foi possível operacionalizar como cada fator afeta os investimentos em TI neste tipo de atividade e organização.
Valendo-se da experiência adquirida no desenvolvimento da pesquisa é possível enumerar algumas conclusões do estudo:
1) muitos trabalhos na literatura de SI especificamente no tema “efeitos dos investimentos em TI” revelam a necessidade de identificar novos fatores que afetam o uso da TI nas organizações;
2) a combinação das dimensões satisfação do usuário no trabalho e estratégica foram consideradas pelos entrevistados como significativas na análise do sistema NAVIS,
devido resgatar as percepções dos usuários do sistema e dos executivos que o utilizam como instrumental para o processo decisório;
3) na dimensão satisfação do usuário dois fatores foram identificados como os que mais afetam o uso da TI: produtividade do usuário e controle gerencial;
4) na dimensão estratégica alguns fatores foram agrupados: clientes e fornecedores, eficiência organizacional e coordenação interorganizacional, e internacionalização e requisitos de governos e países. Os usuários e executivos não diferenciaram estes dois fatores;
5) ainda na dimensão estratégica os fatores estrutura de custos e capacidade e eficiência organizacional interna receberam maior destaque;
6) o sistema NAVIS é bem mais que um - gerenciador de pátio -, e estão sendo planejados módulos de integração de outras áreas do Terminal de Container incluindo também o “business-to- business”.
Como continuação da pesquisa, teremos a elaboração de um estudo de caso descritivo com mais entrevistas, e posteriormente a elaboração de um questionário multidimensional para instrumentalizar os administradores com uma ferramenta para apoiar no processo de análise dos efeitos dos investimentos em TI.
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