DESENVOLVIMENTO DE SISTEMAS DE
INFORMAÇÃO
FEA/USP – EAD-0658
Prof. ANTONIO GERALDO DA ROCHA VIDAL vidal@usp.br
SUMÁRIO
SISTEMAS DE INFORMAÇÃO ... 1 INTRODUÇÃO ... 1 ANECESSIDADE DE INFORMAÇÃO ... 1 OCONCEITO DE SISTEMA ... 2 Introdução ... 2A Empresa como um Sistema ... 4
SISTEMAS DE INFORMAÇÃO ... 5
Conceitos Básicos ... 5
Sistemas de Informação Operacionais ... 6
Sistemas de Informação Gerenciais ... 7
Requisitos de um Sistema de Informação ... 7
Componentes de um Sistema de Informação ... 8
ANÁLISE DE PROCESSOS E INFORMAÇÕES ... 9
INTRODUÇÃO ... 9
A Organização por Processos ... 9
DEFINIÇÃO DE PROCESSO ... 11
ANÁLISE DE PROCESSOS DE NEGÓCIO ... 12
Entendimento do Negócio ... 12
Problemas com Processos ... 13
Fases da Análise de um Processo de Negócio ... 13
Características dos Processos Analisados ... 14
ANÁLISE DE INFORMAÇÕES ... 15
Introdução ... 15
Necessidades de Informação ... 16
Definição de Classes de Dados ... 20
Definição dos Requisitos de um Sistema de Informação... 22
BASES DE DADOS ... 23
Introdução ... 23
Estrutura de uma Base de Dados ... 24
Chave Primária ou Identificadora ... 26
Índices de Acesso ... 26
Projeto de Bases de Dados ... 28
DESENVOLVIMENTO DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO ... 29
INTRODUÇÃO ... 29
Etapa 1 Definição dos Processos ... 29
Etapa 2 Modelagem de Processos - BPM ... 30
Etapa 3 Modelagem de Dados - RDM ... 30
Etapa 4 Modelagem das Regras de Negócio ... 31
Etapa 5 Definição dos Módulos do Sistema ... 31
MODELO DE PROCESSOS - BPM ... 32
INTRODUÇÃO ... 32
MODELO DE DADOS - RDM ... 41 INTRODUÇÃO ... 41 Relacionamentos Um-para-Um ... 44 Relacionamentos e Chaves ... 45 Relacionamentos Um-para-Muitos ... 47 Relacionamentos Muitos-para-Muitos ... 48 Conjuntos de Relacionamentos ... 49 Variação no Tempo ... 51
O Modelo Relacional de Dados (RDM - Relational Data Model) ... 52
Modelagem dos Dados ... 52
Características dos Dados ... 55
Dados-chave ... 57
Múltiplas Chaves ... 58
NORMALIZAÇÃO DE TABELAS ... 58
Introdução ... 58
MODELAGEM DAS REGRAS DO NEGÓCIO ... 66
INTRODUÇÃO ... 66
LÓGICA ESTRUTURADA ... 66
TABELAS DE DECISÃO ... 67
Exemplo de Tabela de Decição ... 67
ÁRVORES DE DECISÃO ... 67
DIAGRAMAS DE TRANSIÇÃO DE ESTADOS ... 68
DESEMPENHO DO SISTEMA ... 69
UTILIZAÇÃO DE ÍNDICES ... 69
MELHORANDO O DESEMPENHO ... 70
DEFINIÇÃO DOS MÓDULOS DO SISTEMA ... 71
INTRODUÇÃO ... 71
ODIAGRAMA HIERÁRQUICO OU ÁRVORE DO SISTEMA ... 72
ESPECIFICAÇÃO DOS MÓDULOS DO SISTEMA ... 72
Introdução ... 72
Implementação por Uma Pessoa ... 73
Implementação por Várias Pessoas ... 73
Diálogo Sistema x Usuário ... 74
Exemplo de Especificação de Módulo ... 74
Sistemas de Informação
Introdução
Ao procurar um número de telefone, conferir seu saldo bancário, escrever um relatório, cuidar da velocidade do seu carro etc., você está processando dados.
O resultado de suas atividades de processamento de dados é a informação, que você usa para conduzir suas atividades. Quanto melhor informado você estiver, mais facilmente alcançará seus objetivos.
Ao menos três grandes motivos combinados tornam o processamento de dados e a obtenção de informações tão importante nas organizações:
A competitividade crescente. A administração científica. A tecnologia da informação.
A globalização da economia, a competitividade e o constante crescimento das empresas, ao mesmo tempo e na mesma proporção em que afasta os administradores de alto nível da supervisão mais direta das operações, tende a tornar cada vez mais crítico o recurso informação e, conseqüentemente torna necessário o uso das tecnologias de informação e comunicação (TIC).
A Necessidade de Informação
Imagine-se flutuando em um lugar completamente escuro e silencioso. Não há odores, não existe a sensação de calor ou frio. O ar está parado, ou seja, você não sente sensação alguma. Certamente você se sentiria mal e não saberia exatamente o que fazer. O que está faltando? Informação! Você precisa ver, ouvir e cheirar, enfim sentir o seu lugar.
Assim como o seu corpo depende de ar, água e alimentos para sobreviver, você depende de informação. E não apenas para sobreviver, mas para alcançar seus objetivos: aprender, divertir-se, ajudar os outros, amar, trabalhar, se afirmar na sociedade e administrar
empresas.
A informação, portanto, possui importância fundamental para todos nós, individual e coletivamente, isto é, para as pessoas, famílias, clubes, comércio, escolas, indústrias, governo e organizações de qualquer natureza.
O Conceito de Sistema
Introdução
Um sistema pode ser definido como um conjunto de elementos ligados entre si por cadeias de relações de modo a constituir um todo organizado que visa o alcance de determinado objetivo.
A palavra sistema envolve, de fato, amplo espectro de idéias. Pode-se pensar em sistema solar, ou no corpo humano como um sistema. Diariamente deparamo-nos com sistemas de transporte, sistemas de comunicação, sistemas biológicos, sistemas financeiros, sistemas de informação etc.
Considera-se sistema um conjunto de elementos interdependentes, ou partes que interagem formando um todo unitário e complexo que possui um objetivo. No entanto, é preciso distinguir sistemas fechados, como as máquinas, um relógio etc., dos sistemas abertos, como os sociais e biológicos: o homem, a sociedade, a empresa e a informação. Os sistemas abertos envolvem a idéia de que determinadas entradas são introduzidas no sistema e que, após processadas, geram certas saídas. Com efeito, a empresa vale-se de recursos materiais, humanos, tecnológicos, financeiros e informações, de cujo processamento resulta produtos e/ou serviços a serem fornecidos ao mercado.
Elementos do Sistema Empresa
Elementos do Subsistema de Produção
As relações entre os componentes podem representar as mais variadas interações entre os elementos, tais como autoridade, comunicação, precedência temporal, precedência operacional, proximidade etc.
As características inerentes a todos os sistemas são:
Objetivo: a proposta fundamental de existência de qualquer sistema.
Componentes: partes do sistema que funcionam juntas para alcançar o objetivo.
Estrutura: a relação existente entre os componentes, definindo a fronteira entre o sistema e seu ambiente.
Comportamento: a maneira como o sistema reage ao seu ambiente.
Ciclo Vital: nascimento, evolução, desgaste, obsolescência, envelhecimento, substituição, reparo e "morte" do sistema.
Uma grande contribuição da teoria de sistemas foi a de estudar as interações do ambiente com a empresa e como adaptá-la de modo eficiente às suas contingências.
O ambiente do sistema empresa do exemplo anterior contém os seguintes elementos: Clientes
Fornecedores de matéria-prima
Mercado de mão-de-obra
Concorrentes
Fornecedores de recursos financeiros
Governo
Tecnologia
Etc.
A Empresa como um Sistema
As empresas, portanto, devem ser estudadas como sistemas abertos e, para efeito deste estudo, é conveniente subdividir o sistema empresa em subsistemas, alguns dos quais podem ser apenas conceituais, isto é, sem existência física, mas apenas para uma melhor compreensão do fenômeno.
Assim, podemos identificar nas empresas um subsistema de produção, cujas operações resultam nos objetivos da empresa (fabricação de produtos ou prestação de serviços), um subsistema de administração, cuja função é assegurar o eficaz funcionamento da produção e um subsistema de informação, cuja função é captar, armazenar e fornecer as informações necessárias para a empresa atingir eficazmente seus objetivos.
Ao considerarmos a empresa como um sistema, devemos nela identificar suas características básicas, ou seja, objetivo, componentes, estrutura, comportamento e ciclo vital.
Um objetivo típico das empresas é elevar o poder aquisitivo de seus proprietários através de operações lucrativas. Este é um objetivo fundamental, de longo prazo, e estratégico em sua natureza. Os objetivos de prazos mais curtos incluem os táticos, como aumento das vendas de um determinado produto, redução de horas extras de funcionários e aperfeiçoamento da manutenção de equipamentos. Existem objetivos operacionais (rotineiros), tais como possuir o número adequado de funcionários para atendimento de clientes, descobrir a causa do atraso na entrega de uma mercadoria, efetuar a venda de um produto, fabricar um produto, manter o controle de estoques atualizado etc.
Os indivíduos de uma empresa são geralmente agrupados em subsistemas, com atividades especializadas denominadas funções. Estes subsistemas são os componentes principais de uma empresa. Algumas funções encontradas com maior freqüência incluem vendas, compras, finanças, contabilidade, produção, recursos humanos, informática etc.
A estrutura de uma empresa é a maneira como autoridade e responsabilidades são distribuídas entre os funcionários e administradores de seus componentes.
O comportamento das empresas é determinado por seus processos de negócio, que são seqüências específicas de atividades a serem desenvolvidas em conseqüência da política da empresa e da busca de seus objetivos. Os processos orientam os funcionários em como efetuar as tarefas que cada componente da empresa requer.
Sistemas de Informação
Conceitos Básicos
Há muitas formas de se conceituar informação, dependendo do ângulo de observação e do campo de conhecimento em estudo. Do ponto de vista mais específico de sistemas de informação pode-se examiná-lo a partir do entendimento da informação como o resultado do tratamento de dados. Entende-se neste caso um dado como um item elementar de informação (um conjunto de idéias ou fatos expressos através de letras, dígitos ou outros símbolos) que, tomado isoladamente, não transmite nenhum conhecimento, ou seja, não possui significado intrínseco.
Partindo-se do conceito acima, pode-se definir informação como o resultado de fatos e idéias relevantes, ou seja, dados, que foram transformados (processados) numa forma inteligível para quem os recebe, e tem valor (utilidade) real ou aparente para a tomada de decisões presentes ou futuras.
Dentro desse conceito de informação, um sistema de informação é um componente do sistema organizacional, constituído por uma rede espalhada pela empresa inteira e utilizada por todos os seus componentes. Seu propósito é obter informações dentro e fora da empresa, torná-las disponíveis para os outros componentes, quando necessitarem, e apresentar as informações exigidas pelos que estão fora.
Os sistemas de informação, em geral, são utilizados para orientar a tomada de decisão dentro de processos de negócio, em três níveis diferentes na administração de uma empresa: o operacional, o tático (ou gerencial) e o estratégico. O nível operacional envolve decisões pelas quais o administrador consegue que atividades específicas sejam executadas de modo eficaz e eficiente. Já o nível tático envolve decisões pelas quais o administrador assegura que os recursos são obtidos e usados de modo eficaz e eficiente para que os objetivos da empresa sejam atingidos. Finalmente, o nível estratégico envolve as decisões ligadas à definição ou mudança dos objetivos da empresa, identificação dos recursos que deverão ser usados para atingir estes objetivos e políticas para aquisição e uso destes recursos.
As decisões envolvidas nestes três níveis também podem ser divididas em três tipos, conforme a necessidade de uso de intuição e criatividade ou de raciocínio lógico: decisões estruturadas, decisões semi-estruturadas e decisões não-estruturadas.
As decisões estruturadas são, em geral, repetitivas (rotineiras). O tomador de decisão tem, neste caso, paradigmas bastante precisos que lhe prescrevem quais as informações necessárias e como utilizá-las no processo de decisão. Existem critérios objetivos para medir a qualidade da decisão tomada e os seus resultados.
Por fim, as decisões semi-estruturadas são as que possuem componentes estruturados e não-estruturados. Pela sua natureza e apoiando-se na própria experiência, o tomador de decisões procura transformar decisões não-estruturadas em estruturadas, já que deste modo se torna mais fácil decidir ou então delegar o processo de tomada de decisão. Estas duas classificações permitem uma caracterização bastante útil dos processos de decisão e dos sistemas de informação resultantes. Observa-se que as decisões não-estruturadas são mais freqüentes nos altos escalões da empresa, envolvidos com planejamento estratégico, ao passo que no nível operacional predominam as decisões estruturadas (por delegação dos níveis hierárquicos superiores).
Este processo de tomada de decisão dos administradores cria fluxos de informação entre os diversos componentes da empresa. As informações estratégicas, táticas e operacionais fluem em geral para cima e para baixo dos níveis de gerência da empresa. Outras informações e ações criam fluxos laterais de um componente operacional da empresa para outro. E ainda outras informações e ações criam fluxos entre as partes individuais dentro dos componentes da empresa.
Qualquer sistema de informação empresarial, como o de contabilidade ou o de recursos humanos, possui o mesmo comportamento: captar e transportar os dados ao longo da estrutura da empresa (componentes da empresa) até o processamento, isto é, a aplicação das regras do negócio e, a partir daí, produzir informações que desencadeiam outros fluxos de informação dentro da empresa. Portanto, um sistema de informação integra-se na empresa, em função de sua estrutura, sua política, seus processos, suas pessoas e o tipo de decisão para a qual servirá de base.
Em vista disso, os sistemas de informação podem ser classificados em dois grandes grupos:
Operacionais: Sistemas de Informação de Apoio às Operações
Gerenciais: Sistemas de Informação de Apoio à Gestão
Sistemas de Informação Operacionais
Sistemas de Informação Gerenciais
No nível gerencial, os sistemas de apoio à gestão, ou sistemas de informações gerenciais, não são orientados para o processamento de transações rotineiras, mas existem para auxiliar nos processos decisórios de planejamento e controle. Por essa razão, tais sistemas devem ser flexíveis e podem ter uma assistemática freqüência de uso. Incluem sistemas de previsão de vendas, de análises financeiras, orçamentos, isto é, sistemas voltados, de modo geral, para o planejamento e controle das operações da organização. Os sistemas de informação gerenciais, porém, são mais difíceis de serem construídos e avaliados, porque suportam decisões nos níveis superiores da hierarquia das empresas. O modo de tomar decisões é bastante variável e a sua avaliação é muito subjetiva, com forte dependência do estilo do tomador de decisões.
Estes fatos indicam a necessidade de metodologias distintas para o desenvolvimento, seleção e implantação de sistemas de informação operacionais e gerenciais, pois os sistemas de informação devem ser estudados à luz dos processos transacionais ou decisórios aos quais devem servir. Das peculiaridades destes processos pode-se, então, derivar suas características mais adequadas.
Requisitos de um Sistema de Informação
Um sistema de informações eficaz deve satisfazer os seguintes requisitos básicos:
Produzir as informações realmente necessárias, confiáveis, em tempo hábil e com
custo condizente, atendendo aos requisitos de processos de negócio operacionais e gerenciais a que tais informações devem suprir.
Assegurar o atendimento dos objetivos da organização, de maneira direta, simples e eficiente.
Integrar-se à estrutura da organização e promover a execução de processos de negócio
e apoiar a coordenação das diferentes unidades organizacionais (departamentos, divisões e diretorias) por ele interligadas.
Ter um fluxo de procedimentos (internos e externos) racional, integrado, rápido e de
menor custo possível.
Contar com dispositivos de controle interno que garantam a confiabilidade das
informações de saída e adequada proteção aos dados controlados pelo sistema.
Ser fácil, simples, seguro e rápido em sua utilização.
mesmo tempo, porém, sem o seu emprego, certas necessidades e benefícios objetivados no planejamento dos sistemas de informação empresariais não são factíveis, e até mesmo pode não ser possível encontrar soluções viáveis para determinados problemas ou processos de negócio.
A crescente competitividade e o constante crescimento das organizações, ao mesmo tempo e na mesma proporção em que afasta seus dirigentes da supervisão mais direta das operações, tende a tornar cada vez mais crítico o recurso da informação e, conseqüentemente, necessário e cada vez mais intenso o uso das tecnologias da informação e comunicação nas empresas.
No contexto atual, é imprescindível que as organizações apliquem a TIC em seus sistemas de informação, com o risco de se não o fizerem tornarem-se menos competitivas, menos ágeis e até mesmo não sobreviverem.
Componentes de um Sistema de Informação
Em um sistema de informação que utiliza os recursos da TIC, existem cinco componentes essenciais: hardware, software, dados, processos e usuários. Estes, por sua vez, estão inseridos num contexto mais amplo, de aplicação numa empresa ou organização, com o objetivo de produzir determinados produtos ou serviços.
Hardware: composto pelos equipamentos de informática utilizados pelo sistema,
como computadores, impressoras, leitores óticos, mouse etc., e pelos recursos de comunicação (redes) que os conectam entre si, como modems, linhas, cabos, concentradores, roteadores, switchs etc.
Software: composto pelos sistemas operacionais e diversos programas aplicativos de
computador que fornecem instruções específicas sobre as tarefas que o hardware deve executar regras (operações de decisão e cálculo) e gerar a informação desejada.
Processos: compostos por conjuntos organizados e seqüenciais de atividades ou
tarefas a serem executadas que definem como os negócios da empresa ou organização devem ser conduzidos, e que decisões precisam ser tomadas.
Dados: compostos por fatos e idéias relevantes que registrados e processados de
forma adequada permitem gerar a informação necessária para os processos de negócio.
Usuários: compostos pelas pessoas que realizam as tarefas e atividades inerentes aos
Análise de Processos e Informações
Introdução
A dinâmica imposta por uma economia estável e globalizada coloca os sistemas de informação como diferencial competitivo para a sobrevivência das empresas no mercado. A compreensão das necessidades do negócio, transformando-os em requisitos sistêmicos transformou-se no grande desafio para os administradores conseguirem manter o seu negócio competitivo e permitir a exploração ou a descoberta de novas oportunidades. As empresas têm sentido cada vez mais a necessidade de compreender os mecanismos que conduzem a empresa, como meio de garantir que a tomada de decisões seja feita de maneira ágil e com mínimo de risco. A habilidade de modelar os seus processos, permitindo que a organização conheça detalhadamente suas áreas de negócio, facilita quaisquer esforços visando melhoria de desempenho, seja do ponto de vista monetário, quantitativo, ou qualitativo, além de possibilitar o uso inteligente da TIC na busca do sucesso organizacional.
O cenário de negócios atual exige das organizações:
Flexibilidade para mudanças;
Ação rápida;
Conhecimento dos processos que conduzem o negócio;
Utilização de inovações tecnológicas.
A Organização por Processos
Uma organização pode ser vista como um grande processo que recebe insumos, informações e recursos do ambiente, os processa e os devolve ao ambiente na forma de produtos e serviços. O processo organização também pode ser visto como um conjunto de processos menores, operacionais e gerenciais, que se desdobram em etapas, e que por sua vez se subdividem em atividades e estas em tarefas que devem ser executadas pelas pessoas para o alcance dos objetivos.
As pessoas que atuam na organização podem ser fontes de processos e/ou participantes de processos. Normalmente é mais conveniente avaliar processos do que avaliar pessoas, pois a avaliação de processos reforça o caráter sistêmico e complementar do conjunto de pessoas.
Em princípio sempre é possível melhorar processos, mas para isso é necessário:
Modelar os processos de modo a atender eficazmente os objetivos da organização;
Direcionar os processos da organização ao atendimento dos clientes – internos
e/ou externos;
Utilizar recursos, ferramentas e inovação para aumentar a eficiência de processos;
Capacitar as pessoas a fazerem certo desde a primeira vez;
Conhecer como cada tarefa, executada por cada pessoa, se insere no processo
global da organização.
Os benefícios que podem ser obtidos da modelagem de processos de negócio compreendem, entre outros:
Melhoria da satisfação do cliente (interno e/ou externo);
Melhoria da produtividade (redução de tempos e custos);
Melhoria da qualidade (de produtos e serviços);
Avaliação sistemática de desempenho (medição do desempenho);
Melhoria da comunicação interdepartamental;
Utilização eficaz de novas tecnologias;
Aumento da competitividade da empresa;
Melhoria do relacionamento interno e externo entre clientes e fornecedores.
Aumento da visibilidade do desempenho;
Trabalho integrado e em equipe.
A relação entre fornecedores e clientes de um processo é definida de forma que cada atividade, tarefa, processo ou sistema sempre possui um cliente e um fornecedor:
Fornecedor: responsável pelas entradas (recursos e/ou insumos); pode ser interno
ou externo à organização.
Cliente: recebe as saídas (resultados, produtos e/ou serviços); pode ser interno ou
externo à organização.
Definição de Processo
Um processo de negócio pode ser definido como um conjunto de atividades e tarefas estruturadas, seqüenciais e medidas que transforma um ou mais tipos de entrada e cria um produto ou serviço que tem valor para determinados clientes ou mercados.
Processos eficientes e eficazes possuem as seguintes características:
Repetição: é repetido diversas vezes o longo do tempo;
Estabilidade: é executado sempre da mesma forma;
Previsibilidade: pode ser planejado e controlado;
Mensurabilidade: pode ser medido e ter seu desempenho avaliado com base em
critérios e parâmetros pré-definidos;
Documentação: tem todas as atividades e tarefas que o compõem descritas de
forma que diferentes pessoas possam executá-las da forma prevista. Elementos de um processo:
1. Nome do Processo 2. Escopo e Limites 3. Participantes
4. Requisitos de Entrada e Saída 5. Atividades a. Tarefas b. Decisões 6. Indicadores a. Critérios e parâmetros b. Medidas 7. Documentação.
Análise de Processos de Negócio
Entendimento do Negócio
Inicialmente deve-se buscar o entendimento do negócio da organização através de: 1. Definição de objetivos da organização;
2. Definição dos produtos e/ou serviços produzidos;
3. Definição de necessidades em relação à produção dos produtos e/ou serviços; 4. Definição dos processos utilizados para a produção dos produtos e/ou serviços e; 5. Definição de parâmetros ou critérios para medir desempenho e qualidade.
Problemas com Processos
São representados como a diferença entre a situação desejada e a situação atual, geralmente envolvendo medidas de qualidade e desempenho.
Se existem problemas na execução dos processos, eles podem estar relacionados com falhas na sua definição, inadequação das atividades ou a ocorrência de situações que conduzam a erros.
Problemas são sinônimos de desperdícios:
a. Eliminar um problema significa eliminar suas causas básicas ou primárias. b. Administrar um problema significa agir sobre suas causas secundárias.
Identificar um problema significa comparar uma situação real com uma situação desejada (ideal) e, para que essa comparação seja possível, são necessários no mínimo:
a. Padrão para desempenho do processo; b. Indicador do desempenho da situação real.
Solucionar um problema (eliminar suas causas básicas) significa comparar a situação atual do processo (onde ele ocorre) com a situação desejada ou projetada e eliminar a diferença existente entre elas.
Fases da Análise de um Processo de Negócio
1. Identificação de Processos: a partir do entendimento dos negócios da organização. 2. Construção da Matriz Atividade/Fornecedor/Cliente
a. Detalha os produtos finais e intermediários de cada atividade de um processo b. Detalha seus fornecedores e clientes internos e externos
c. Detalha as responsabilidades envolvidas
3. Construção do Modelo do Processo de Negócio (BPM – Business Process Model) a. Diagrama do Processo: define o fluxo de atividades, unidades
organizacionais, tarefas, tempos, pessoas e interfaces que compõe o processo. b. Diagrama de Informações: define o fluxo de informações sobre entidades
utilizadas no processo, detalhando seu recebimento, processamento, envio, registro e interfaces envolvidas.
Resultados da Análise do Processo
Modelo (BPM) do processo atual.
Problemas (pontos de desconexão) identificados.
Propostas para correções e melhorias.
Projeto do Novo Processo
Estabelecer metas de desempenho e qualidade para agregar valor para a
organização, tornando-a mais competitiva.
Elaborar a Matriz Cliente/Fornecedor x Atividade do novo processo.
Elaborar o modelo (BPM) do novo processo considerando as correções de erros e
melhorias no processo atual.
Avaliar o novo processo (analisar solução de problemas antigos e o surgimento de
novos problemas).
Estabelecer um sistema de medição de desempenho
Validar e ajustar o novo processo
Elaborar plano de implantação do novo processo
Elaborar matriz de controle do novo processo:
o Definir recursos e métodos para manter o processo sob condição controlada
o Definir parâmetros de controle, desempenho e qualidade o Definir faixas estabelecidas para os parâmetros
o Definir responsabilidades pelas ações de controle
Características dos Processos Analisados
1. Vários serviços ou atividades são combinados em um.
2. Os trabalhadores tomam as decisões (equipes autogerenciadas). 3. As etapas do processo são realizadas em uma ordem natural. 4. Os processos podem ter variações.
5. O trabalho é realizado onde faz mais sentido. 6. Verificação e controles são reduzidos e otimizados. 7. A reconciliação e o re-trabalho são minimizados. 8. Um gerente possui um único ponto de contato. 9. Uso de novas tecnologias.
12. Garantia de informatização de um processo já racionalizado e preparado para usar a TI.
13. Necessidades de suporte de Sistemas de Informação já identificadas (dados, políticas, normas, regras do negócio, procedimentos, recursos, capacitação etc.) 14. Redução do tempo para obtenção da visão global do negócio da organização.
Análise de Informações
Introdução
As organizações de todos os tamanhos gastam seu tempo e recursos executando processos de negócios complexos. Um processo de negócio consiste em regras e na execução de muitas atividades no decorrer do tempo. Quem atualmente mantém esses processos funcionando nas organizações modernas são sistemas de informação.
Um processo de negócio também pode ser visto como uma coleção de regras (milhares) que definem como o negócio é conduzido ao longo do tempo. Pensar nos processos em termos de regras permite automatizar as partes mecânicas e estruturadas do negócio. Exemplo de regras de negócios:
Todas as regras para a compra/venda de um produto.
Todas as regras da contabilidade.
Todas as regras para cálculo de salários.
O papel central dos sistemas de informação empresariais é conduzir os processos de negócios. Manter um banco de dados para fornecer informações para toda a organização e coordenar o acesso a elas são tarefas importantes para dar suporte aos processos de negócios. O “ideal” seria que os processos de negócios pudessem ser totalmente automatizados.
Um dos princípios da modelagem de processos é a eliminação de esperas. Esperas custam dinheiro e atrasam o negócio. Na modelagem do processo cada atividade, cada intervenção ou cada decisão deve ser analisada. Que decisões, análises ou aprovações podem ser automatizadas? Quais regras de negócio podem ser colocadas num programa para serem executadas automaticamente pelo computador sem intervenção humana? O objetivo certamente não é conseguir automação total, mas eliminar a intervenção humana desnecessária (processamento de informações, análises, decisões, aprovações, controles etc.) para aumentar a eficiência do processo.
A obtenção desse ideal torna mais importante do que nunca a aplicação da tecnologia da informação como agente do processo de negócios.
Necessidades de Informação
Introdução
Para a definição dos sistemas de informação a serem automatizados numa empresa, é interessante classificar-se as informações necessárias em externas e internas. As informações externas são aquelas que a empresa troca com o seu meio ambiente (outras empresas, clientes e governo) e as internas são aquelas trocadas entre suas diversas áreas e níveis de decisão (contabilidade, pessoal, produção e diretoria).
Informações Externas
Qualquer empresa está inserida num ambiente e, por isso, tem necessidade de se comunicar com este ambiente. Tipicamente pode-se considerar que o ambiente de uma empresa é formado por fornecedores, clientes, instituições financeiras, acionistas, concorrentes, governo e o público em geral.
Fornecedores: todas as empresas se relacionam com fornecedores, com quem
negociam para a aquisição de produtos (matérias-primas) e serviços, ou seja, insumos necessários ao desenvolvimento de seus negócios. Algumas informações básicas a respeito dos fornecedores seriam: nome, endereço, telefones, produtos/serviços ofertados, prazos de entrega, preços e condições de pagamento.
Clientes: são fundamentais a qualquer empresa. São os clientes que geram resultados
para a empresa, sem clientes não há empresa. Algumas informações básicas a respeito dos clientes seriam: nome, endereço, telefones, produtos/serviços e respectivas quantidades adquiridas, pagamentos efetuados/a efetuar, pagamentos em atraso, pedidos efetuados/pendentes, nome do comprador e nome do vendedor.
Instituições Financeiras: para qualquer atividade empresarial são necessários
serviços bancários. Além do aspecto de prestação de serviços (conta corrente, cobranças e recebimentos), as instituições financeiras têm o papel de financiar negócios (descontos de duplicatas e empréstimos) e de realizar investimentos (aplicações financeiras).
Concorrentes: são as empresas que atuam no mesmo ramo de atividade, disputando o
mesmo mercado. A empresa precisa obter informações sobre seus concorrentes, pois somente assim poderá se situar no mercado (volume de vendas e tipos de produtos), verificar os lançamentos de novos produtos ou serviços, os pontos de venda que estão sendo atingidos, a política de preços está sendo praticada e a tecnologia que está sendo utilizada. Quanto aos concorrentes, é preciso ter informações como quem são, onde estão localizados, quais os produtos que estão vendendo mais, quanto estão faturando e que estratégias competitivas estão praticando.
Sócios/Acionistas: são as pessoas que investiram seu capital na empresa, e esperam
maioria das pequenas e médias empresas, poderão haver vários acionistas ou sócios que deverão ser periodicamente informados sobre a situação da empresa e sobre a divisão dos lucros.
Governo: o governo é um elemento muito importante, principalmente pelo controle
que exerce sobre a atividade das empresas. Assim, é necessário fornecer-lhe uma série de informações fiscais e sociais que dependem do setor de atuação da empresa, entre elas: Imposto de Renda (empresa e funcionários), Descontos para a Previdência Social (empresa e funcionários), FGTS (empresa e funcionários), impostos (ICMS, ISS, IPI, PIS e FINSOCIAL) e RAIS.
Público em Geral: apesar de não ter um relacionamento direto com o público, cada
vez mais, devido a movimentos ecológicos, controle de poluição e urbanização e código do consumidor, as empresas são solicitadas a fornecer informações sobre suas atividades, produtos e serviços, principalmente aquelas que atuam em setores sensíveis a estes problemas.
Informações Internas
Qualquer empresa, na medida em que se desenvolve, é dividida em áreas funcionais ou departamentos, para que consiga executar suas atividades de forma mais eficiente. Além disso, há uma hierarquia de decisões na empresa, que vai dos níveis operacionais (inferiores) aos gerenciais e estratégicos (superiores). O conceito de níveis de hierarquias, nos quais o superior determina as ações dos inferiores, não se limita à coordenação de pessoas, mas estende-se para as demais funções da empresa, e até para outros tipos de sistemas.
Para as decisões operacionais são necessárias informações sobre processos que se referem à operação da empresa, como volumes de estoques, produção, vendas e pagamento de funcionários. Para as decisões gerenciais são necessárias informações para os processos de planejamento e o controle das operações da empresa, como estatísticas de vendas, análise da rotatividade dos estoques e análises financeiras. Finalmente, para as decisões estratégicas são necessárias informações relacionadas à alta direção da empresa, como processos de avaliação de oportunidades de investimento e de aplicação de novas tecnologias. O conceito de nível decisório é importante, pois os processos em cada nível, operacional, gerencial e estratégico, são diferentes, e conseqüentemente as necessidades de informação são diferentes. Contudo, estes níveis não são estanques. Ao contrário, interagem entre si, gerando um fluxo de informações dos níveis inferiores para os superiores e vice-versa.
A seguir, apresentamos uma lista de processos e atividades, tanto a nível operacional como gerencial, que inclui a maioria dos processos de negócio e sistemas de informação de uma empresa industrial típica:
01. Administração Financeira e Contábil
01.1 Contabilidade Geral 01.2 Contabilidade Fiscal 01.3 Contas a Pagar 01.4 Contas a Receber 01.5 Tesouraria 01.6 Controle de importações 01.7 Controle de exportações 01.8 Custos 01.9 Orçamentos
02. Administração de Recursos Humanos
02.1 Folha de pagamentos 02.2 Controle de Férias 02.3 Controle de ponto
02.4 Controle financeiro de pessoal 02.5 Assistência médica
02.6 Administração de salários 02.7 Administração de cargos/funções 02.8 Desenvolvimento/treinamento 02.9 Higiene e segurança do trabalho 02.10 Apoio à assistência social
03. Administração Comercial
03.1 Cotações de preços para clientes 03.2 Administração da carteira de pedidos 03.3 Faturamento
03.4 Estatísticas de vendas 03.5 Expedição
03.6 Cálculo de comissões de vendas 03.7 Administração de transportes 03.8 Informações para clientes 03.9 Assistência técnica
04. Administração da Rede Logística
04.1 Administração interna de vendas 04.2 Administração de filiais
05. Administração de Marketing
05.4 Planejamento de vendas
06. Planejamento Financeiro
06.1 Projeção do fluxo de caixa 06.2 Análises econômico/financeiras 06.3 Análises de investimentos 06.4 Análises de financiamentos 07. Administração Geral 07.1 Follow-up administrativo 07.2 Controle de projetos 07.3 Controle de contratos 07.4 Controle de seguros 07.5 Controle de veículos
08. Administração de Compras e Materiais
08.1 Compras nacionais 08.2 Importações
08.3 Recebimento de materiais
08.4 Controle de estoques de matérias-primas 08.5 Controle de obsolescências
08.6 Controle de materiais indiretos
08.7 Controle de estoques materiais de escritório 08.8 Cadastro de fornecedores
09. Pesquisa e Desenvolvimento
09.1 Apoio à pesquisa de produtos
09.2 Apoio ao desenvolvimento de produtos 09.3 Cadastro de informações técnicas
10. Administração da Produção
10.1 Planejamento da produção 10.2 Programação da produção 10.3 Carga de máquinas 10.4 Controle da produção
10.5 Fechamento de ordens de produção 10.6 Controle de produtividade
10.7 Controle de processos 10.8 Controle de serviços externos 10.9 Estatísticas de produção 11. Controle de Qualidade 11.1 Especificações de padrões 11.2 Verificação de qualidade 11.3 Estatísticas de qualidade 12. Manutenção e Ferramentaria
12.2 Controle de manutenção 12.3 Estatísticas de paradas
12.4 Controles de moldes e dispositivos 12.5 Controle de ferramental
12.6 Metrologia e instrumentos
13. Outros Sistemas Industriais
13.1 Apoio a tempos e métodos 13.2 Projeto de produtos
13.3 Projeto de moldes e ferramentas
Na prática as necessidades de informações externas e internas estão integradas. Por exemplo, faturamento deve também fazer o controle do ICMS, assim como a folha de pagamento deve fazer o controle de descontos de Imposto de Renda, Previdenciário e FGTS. Portanto, as necessidades de informações globais da empresa combinam informações externas e internas, e estas devem ser atendidas pelos sistemas de informação.
Definição de Classes de Dados
Uma classe de dados é uma categoria de dados logicamente relacionados que são necessários para fornecer informações aos processos de negócio da empresa. Estes dados devem ser identificados e classificados com o objetivo de determinar:
Exatidão, oportunidade e disponibilidade dos dados que são normalmente utilizados
nos processos de negócio.
Classes de dados utilizadas nos sistemas de informações existentes ou a implantar.
Dados atuais e potenciais compartilhados pelos processos de negócio.
Dados criados, controlados e utilizados por cada processo de negócio.
Informações que são necessárias, mas que não estão disponíveis.
Quais são, tendo em vista fatores críticos de sucesso, os sistemas de informação prioritários ou que precisam ser melhorados.
As classes de dados são mais facilmente identificadas se divididas nos quatro tipos, relacionados a seguir.
Dados Cadastrais
São dados referentes ao registro de entidades e recursos ligados à atividade da empresa. Por exemplo, dados sobre: clientes, fornecedores, funcionários e produtos.
Dados Transacionais
Dados de Controle
São extraídos dos dados cadastrais e transacionais para permitir análises sobre o desempenho da empresa. Geram medidas para controle do desempenho dos processos de negócio; por exemplo, volumes de vendas por produto, vendedor ou cliente, custo de produção por produto etc.
Dados de Planejamento
Representam os objetivos ou níveis esperados dos dados cadastrais e do volume de transações. São obtidos e estudados a partir dos três tipos anteriores; por exemplo, previsão de vendas por produto, por vendedor ou por cliente.
As necessidades de informação, ou seja, dados a serem processados e informações a serem geradas devem ser consolidadas e classificadas, de acordo com os processos de negócio a que darão apoio e com a classe de dados de que fazem parte.
Dados Cadastrais e Transacionais em Processos de Negócio de uma Empresa Industrial
DADOS CADASTRAIS DADOS TRANSACIONAIS
01. Contas contábeis 01. Lançamentos contábeis
02. Bancos 02. Custos
03. Centros de custos 03. Notas Fiscais/Faturas
04. Funcionários 04. Duplicatas a receber
05. Clientes 05. Processos de exportações
06. Vendedores 06. Consultas de clientes
07. Filiais e escritórios 07. Pedidos de clientes
08. Representantes 08. Pedidos a fornecedores
09. Produtos e acessórios 09. Processos de importações 10. Classes de produtos 10. Notas Fiscais de compras
11. Veículos 11. Títulos a pagar
12. Máquinas e equipamentos 12. Lançamentos bancários 13. Matérias-primas 13. Requisições de mat.primas 14. Produtos Semi-acabados 14. Ordens de produção 15. Materiais indiretos 15. Registros de produção
16. Fornecedores 16. Ordens de manutenção
DADOS CADASTRAIS DADOS TRANSACIONAIS
20. Projetos e Desenhos 20. Alterações de projeto 21. Especificações e moldes 21. Assistência técnica
22. Ferramentas 22. Manutenções Preventivas
23. Transportadoras 23. Ordens de embarque
24. Concorrentes
Nesta etapa também devem ser estimados os principais volumes de dados cadastrais e transacionais processados na empresa diariamente, semanalmente ou mensalmente, e seus incrementos futuros. Essa estimativa servirá como uma das bases para o dimensionamento do sistema de informação (hardware, software, dados, processos e usuários) necessário para a empresa.
Os processos e sistemas de informação transacionais são relativamente comuns entre as empresas, o mesmo acontecendo com os dados cadastrais. Desta forma, pode-se utilizar uma tabela de referência para consulta quanto aos volumes a serem levantados.
Definição dos Requisitos de um Sistema de Informação
Introdução
O projeto detalhado de um sistema de informação a ser desenvolvido somente deve ocorrer após a definição das necessidades de informação da organização ou dos usuários que irão utilizá-lo.
Tradicionalmente, para a obtenção das definições necessárias para o desenvolvimento de um sistema de informação, o desenvolvedor deve entrevistar cada usuário da informação, ou gerente da organização, envolvidos nos processos e áreas que serão afetadas pelo sistema. Após este trabalho, que poderá demandar considerável tempo, as anotações coletadas devem ser resumidas num documento de definição de requisitos ou de especificação do sistema de informação a ser desenvolvido.
Relação de Requisitos do Sistema
Um documento, com a definição dos requisitos de um sistema de informação, deve conter basicamente:
Processos a serem beneficiados
Dados a serem processados
Informações a serem geradas
Processos a Serem Beneficiados
Devem ser relacionados e descritos resumidamente os processos de negócio a serem beneficiados pelo sistema, isto é, cujas necessidades de informações operacionais e gerenciais para a execução de suas atividades deverão ser supridas pelo sistema de informação a ser desenvolvido e implantado.
Dados a Serem Processados
Devem ser relacionados os dados a serem captados, armazenados e processados pelo sistema para gerar as informações necessárias aos processos. Assim, por exemplo, para o processo de faturamento de vendas, o cadastro dos clientes deverá conter o código do cliente, o nome, o endereço, o limite de crédito, a região de venda, condições de comercialização, o vendedor responsável e o saldo atual do cliente. Para validação, é fundamental analisar os documentos utilizados pelo sistema de informação atual (manual ou não), para verificar se todos os dados necessários foram incluídos. Também é interessante anotar-se o número de posições necessário para cada dado, por exemplo, o nome do cliente pode ter até 40 letras ou posições e as regras necessárias para verificar a validade de cada dado, por exemplo, o sexo do funcionário só deve aceitar as letras M ou F.
Informações a Serem Geradas
Devem ser relacionadas as consultas desejadas na tela do computador e os relatórios a serem impressos pelo sistema, de forma a satisfazer as necessidades de informação dos processos, informando sua freqüência, (diária, semanal, mensal ou anual), seu conteúdo, ordem de emissão e cálculos necessários para a obtenção das informações.
Regras do Negócio
Deve-se obter com a máxima precisão possível uma descrição das regras, cálculos ou processamentos especiais que o sistema deve seguir para gerar as informações necessárias, as facilidades e recursos que deve oferecer e as exceções à regra geral que poderão ocorrer. Todos os códigos que serão utilizados para classificar clientes, produtos, funcionários, processos, contas contábeis e transações também devem ser descritos com detalhes.
Bases de Dados
Introdução
determinar qual das diferentes versões é a correta. Em uma base de dados corretamente projetada não deve existir informação redundante e, portanto, a possibilidade de que se produzam inconsistências entre os dados é minimizada.
Descentralização
Normalmente, nos microcomputadores, as informações necessárias a uma organização se distribuem em um conjunto de bases de dados departamentais. Cada uma das bases de dados contém informações sobre uma determinada área ou função da organização. Uma delas pode ter sido desenvolvida para armazenar informações da área financeira, outra da área de pessoal e uma terceira da área de vendas ou produção. O grande problema é que, nesse caso, o processo de negócio como um todo, que invariavelmente envolve diversas áreas, não é contemplado pelo sistema.
Centralização
Por outro lado, em computadores de maior porte (servidores), as informações necessárias a uma organização são armazenadas numa única base de dados corporativa, que contém informações sobre todas as áreas e funções da organização de forma integrada, consistente e consolidada. Todos os sistemas de informação da organização compartilham esta única base de dados. A grande vantagem é que, neste caso, todos os processos de negócio da organização podem ser contemplados pelo sistema, independentemente da área ou função que execute cada atividade.
SGBD
Independentemente da base de dados que será implantada, a função de um Sistema de Gerenciamento de Base de Dados (SGBD) é a mesma. O SGBD pode ser definido como sendo o conjunto de recursos de TIC que possibilitará aos usuários o acesso e a utilização eficiente da base de dados. O SGBD deve se encarregar da comunicação entre o usuário e a base de dados, proporcionando a este os meios de pesquisar e obter informações, introduzir novas informações e atualizar as existentes.
Estrutura de uma Base de Dados
Uma base de dados é formada por um conjunto de tabelas de dados que contém a informação nela armazenada. O conjunto de tabelas ilustrado a seguir pode ser considerado como pertencente a uma base de dados de compras.
Esta base de dados contém informações de três tipos, ou melhor, sobre três entidades:
Dados sobre produtos (entidade produto), armazenados na tabela de produtos;
Dados sobre fornecedores (entidade fornecedor), armazenados na tabela de
fornecedores e;
Dados sobre a origem dos produtos (entidade origem do produto), ou seja, os produtos
TABELA DE PRODUTOS
Código Nome Unidade
1.01.001 CD-R Caixa com 10
1.01.002 CD-RW Caixa com 10
1.02.001 DVD-R Caixa com 10
2.01.001 Cartucho de Tinta para Impressora Unidade
3.01.001 Papel A4 para impressora. Pacote com 1000 folhas
4.01.001 Microcomputador Unidade 4.02.001 Notebook Unidade 4.02.002 Impressora Unidade 4.02.003 . . . . . . TABELA DE FORNECEDORES
Código Nome Endereço Telefone
0001 Arapuca Suprimentos Ltda. Rua Intel, 486 666-6666
0002 Infosup Ltda. Rua FoxPro, 70 680-6868
0003 AGV Suprimentos Ltda. Rua Delphi, 60 343-5643
. . . . . . . . . . .
TABELA DE ORIGEM DOS PRODUTOS
Fornecedor Produto Preço
As informações relativas a cada uma das entidades de interesse da organização são armazenadas numa tabela de dados individual. Por sua vez, cada uma destas tabelas é formada por um conjunto de linhas (ou registros) que descreve, através de colunas (ou dados), os atributos de cada entidade nela armazenada.
Todos os registros de uma tabela, identificados pelas linhas de cada tabela, possuem o mesmo formato, ou seja, o mesmo conjunto de colunas de dados ou atributos que descrevem as entidades.
Os registros ou linhas são formados por um conjunto de dados, armazenados em campos, identificados pelas colunas das tabelas. Cada registro deve conter o conjunto de dados ou campos necessários para descrever completamente cada entidade sobre a qual uma organização necessita armazenar e obter informações.
Chave Primária ou Identificadora
Em uma base de dados, para cada tabela de dados existe pelo menos um arquivo de índice de acesso que é criado a partir de um atributo (ou campo) ou de um conjunto deles, para identificar cada registro de forma inequívoca. O conjunto de atributos ou campos utilizados para gerar este índice é denominado chave primária ou chave identificadora da tabela. A chave primária é, portanto, aquele atributo, ou conjunto de atributos, utilizado para distinguir ou identificar de forma única cada registro ou linha dentro de uma tabela de dados.
Uma chave primária não deve possuir atributos desnecessários para a identificação dos registros. Considera-se que uma chave primária não contém atributos ou campos desnecessários quando, ao se eliminar qualquer um dos que a compõem, a informação proporcionada pelos restantes não é suficiente para identificar de forma inequívoca cada registro ou linha da tabela de dados.
No caso da base de dados de compras, exemplificada anteriormente, as chaves primárias de cada tabela são:
Tabela dos Produtos: código do produto.
Tabela dos Fornecedores: código do fornecedor.
Tabela de Origem dos Produtos: código do fornecedor + código do produto.
Cada chave primária é suficiente para identificar univocamente cada um dos registros das tabelas da base de dados. Em conseqüência, em cada tabela não deverá haver mais do que um registro ou linha que possua o mesmo valor para sua chave primária.
Em um SGBD adequadamente projetado deve ser gerado um erro se um usuário tentar incluir um novo registro cuja chave primária coincida com a de outro registro já existente na mesma tabela.
Índices de Acesso
(criação do arquivo de índice pelo SGBD) ordena os registros de uma tabela de dados de acordo com os campos utilizados como chave e incrementa sensivelmente a velocidade de execução de operações sobre a tabela de dados, principalmente as relacionadas com a localização de dados em registros. Normalmente, para cada tabela de dados deve haver um índice cuja chave de indexação seja idêntica à sua chave primária. Este índice é chamado de índice primário.
Também é possível criar índices para uma tabela de dados utilizando atributos (ou campos), ou conjuntos de atributos, diferentes dos da chave primária. Este tipo de índice, chamado de índice secundário, é utilizado para reduzir o tempo necessário para localizar determinada informação dentro de uma tabela ou para classificar os registros da tabela de acordo com ordem necessária para a obtenção da informação desejada.
Na figura 03 é ilustrado um exemplo didático simplificado do funcionamento de um arquivo de índice associado a uma tabela de dados. Normalmente, os registros de uma tabela de dados não estão ordenados, mas contém todos os dados que descrevem a entidade nela armazenada. Para acessá-los de forma ordenada, é criado e mantido um arquivo especial, denominado arquivo de índice, que contém apenas as chaves de ordenação (ou acesso) e os números dos registros da tabela de dados que as possuem. Assim, localizando-se uma determinada chave no arquivo de índice, torna-se possível o acesso direto ao registro da tabela de dados por ela identificado.
Comparando uma tabela de dados a um livro, o processo seria equivalente a localizar o número da página na qual se encontra um determinado assunto através do índice remissivo do livro e, em seguida, abrir o livro na página determinada para ter acesso direto ao assunto desejado, sem precisar folhear todo o livro até encontrá-lo.
A localização das chaves no arquivo de índice é extremamente rápida, pois normalmente os SGBDs utilizam uma variação aperfeiçoada da técnica de pesquisa binária, conforme esquematizado na figura 03. Através desta técnica o arquivo de índice é inicialmente dividido em duas partes iguais, ou seja, em duas metades. A seguir, como o índice está ordenado de acordo com a chave de pesquisa, verifica-se se a chave desejada está localizada na metade superior ou na inferior, comparando-a com o valor da chave central. Novamente a metade escolhida é dividida ao meio, daí o nome pesquisa binária, pois sempre se divide o índice em duas partes, e o processo é repetido até que seja localizada a chave desejada.
Esquema de arquivos de índice e da busca binária numa tabela de dados
Projeto de Bases de Dados
Antes de começarmos a examinar as técnicas para o projeto e desenvolvimento de sistemas de informação, vamos fixar alguns dos objetivos que se deve alcançar no projeto e determinar, em particular, qual é o resultado final que se deseja obter para a construção de uma base de dados para um sistema de informação. Os principais objetivos do projeto de uma base de dados são:
Armazenar Toda a Informação Pertinente ao Sistema
Ao se desenvolver um sistema de informação, se supõe que sua base de dados deva armazenar e manter toda a informação relevante para a organização. Um dos primeiros passos do projeto deve ser, portanto, determinar as entidades e seus respectivos atributos, cujos dados deverão ser armazenados na base de dados. Apenas após estas terem sido identificadas poderemos determinar o número de tabelas de dados necessárias e quais dados comporão os registros ou linhas de cada uma delas. Num sistema implantado em computadores de pequeno ou médio porte, deve ser tomada ainda a decisão de dividir a informação em várias bases de dados distribuídas ou mantê-la em uma só.
Informação Redundante Deve ser Eliminada
As implicações deste objetivo podem não ser evidentes para o desenvolvedor inexperiente no projeto de bases de dados. A chave de sua importância está na diferença entre informação duplicada e informação redundante. Em muitos casos é necessário duplicar dados contidos em tabelas diferentes para que se possa obter a informação desejada. Isso é especialmente válido quanto forem estabelecidos relacionamentos (ligações) entre tabelas de dados diferentes para podermos obter informações completas sobre entidades complexas. Neste caso, se a duplicação for eliminada as informações não mais poderão ser obtidas. Portanto, a informação é duplicada, porém necessária.
estabelecidos e a informação completa obtida. Além disso, uma vez que é desnecessária, a informação redundante ocupa espaço precioso no disco do computador e, muito pior do que isso, poderão ser geradas versões diferentes da mesma informação sem que seja possível saber qual é a versão correta. Nas seções seguintes serão examinadas técnicas que nos ajudarão a definir o conjunto de dados que deverá estar contido em cada tabela que formará a base de dados do sistema de informação.
Minimizar o Número de Tabelas
Este objetivo contempla o fato de que, se a divisão das tabelas de dados em outras tabelas menores pode ser interessante para eliminar certos problemas de atualização e armazenamento, a existência de um número muito elevado de tabelas na base de dados de um mesmo sistema pode tornar incomoda e trabalhosa a manutenção de todos eles. Poderíamos resumir dizendo que não é conveniente que o número de tabelas de uma base de dados cresça incontrolavelmente.
Normalização das Tabelas
Certos tipos de tabelas de dados são mais propensas do que outras a problemas de atualização e manutenção. O desenvolvedor que está projetando uma base de dados deve saber detectar as tabelas que são potencialmente problemáticas para poder normalizá-las. A normalização de tabelas é basicamente uma técnica de decomposição ou subdivisão de uma tabela de dados em duas ou mais tabelas menores, através de um procedimento específico para determinar a melhor maneira de efetuar o armazenamento dos dados, de forma a evitar problemas de atualização de dados nas tabelas.
Você provavelmente deve ter percebido que os dois últimos objetivos perseguem propósitos opostos. Normalmente, o projeto da base de dados de um sistema de informação é o resultado de um compromisso equilibrado entre ambos, de acordo com as características do sistema que estiver sendo desenvolvido.
Desenvolvimento de Sistemas de Informação
Introdução
A partir da especificação dos requisitos obtida na fase de levantamento, o projeto para desenvolvimento de um sistema de informação pode ser dividido nas seguintes etapas:
Etapa 1
Definição dos Processos
Uma vez que todos os processos de negócio de uma organização estão relacionados e trocam informações uns com os outros, dentro do processo global que é a própria organização, uma tendência natural nesta fase é aumentar demasiadamente a abrangência do sistema a ser desenvolvido, na tentativa de fazê-lo suprir as necessidades de informação de todos os processos.
Para não correr este risco considere que assim como existe um processo de negócio global que corresponde à organização como um todo, existe um sistema de informação global que atende à organização como um todo. Porém, desenvolver o processo global ou o sistema de informação global é uma tarefa extremamente complexa. Por esse motivo, dentro do conceito de sistemas, eles devem ser divididos em partes, subprocessos ou subsistemas, de forma a tornar mais simples sua análise e desenvolvimento, tomando-se obviamente o cuidado de não se perder a visão do todo. Desta forma, assim como no caso dos processos, o sistema de informação de um empresa é composto por diversos subsistemas (ou módulos) integrados entre si e que são analisados, desenvolvidos e implementados separadamente, cada um a seu tempo, conforme as necessidades do negócio.
Etapa 2
Modelagem de Processos - BPM
A primeira etapa do projeto de um sistema de informação é o desenvolvimento de um conjunto de diagramas denominado Modelo de Processos de Negócio ou BPM (Business Process Model) que abrange todos os processos que serão beneficiados pelo sistema. Para representar o fluxo de atividades e as decisões dos processos o BPM utiliza uma linguagem gráfica denominada BPMN (Business Process Model Notation) que estudaremos e utilizaremos a seguir.
Etapa 3
Modelagem de Dados - RDM
A partir do BPM, a segunda etapa consiste na elaboração de uma análise de entidades cujas informações são necessárias para os negócios e seus relacionamentos, ou seja, na definição dos objetos de informação de interesse para a organização, cujos dados devem ser armazenados e relacionados através das tabelas que formarão a base de dados do sistema. Para ilustrar a estrutura dos dados do sistema, é construído um diagrama contendo cada entidade identificada e linhas interligando-as, representando o relacionamento entre elas. Uma das principais vantagens obtidas com a construção deste diagrama, denominado Modelo Relacional de Dados ou RDM (Relational Data Model) é o conhecimento do tipo de relacionamento existente entre as entidades ou tabelas que comporão a base de dados do sistema.
Durante a construção do RDM também é elaborada uma lista detalhada com as características de todos os dados que serão armazenados em cada tabela que formará a base de dados do sistema de informação. Os dados deverão ser descritos em termos de seus nomes completos, nomes código, tipo, tamanho, precisão, domínio (valores válidos), regras de validação, máscaras de formatação etc., de forma a permitir a implementação física da base de dados através do SGBD escolhido.
Etapa 4
Modelagem das Regras de Negócio
A partir do modelo de processos do negócio (BPM) e do modelo de dados (RDM), a terceira etapa consiste na análise das regras de negócio necessárias e que deverão ser automatizadas pelo sistema de informação, ou seja, na definição das decisões, cálculos e outros processamentos que traduzam as políticas e as regras que definem a forma como os processos de negócio devem ser conduzidos.
As regras de definem a condução dos processos de negócio podem ser modeladas através de várias técnicas, porém, estudaremos apenas as mais utilizadas: Lógica Estruturada, Tabela de Decisão, Árvore de Decisão e Diagrama de Transição de Estados.
Etapa 5
Definição dos Módulos do Sistema
Na quinta e última etapa do projeto para o desenvolvimento de um sistema de informação, a partir da análise do BPM e do RDM dividimos o sistema de informação em módulos, ou seja, em partes que serão desenvolvidos como unidades individuais.
A definição dos módulos que comporão o sistema de informação é representada em forma de um diagrama hierárquico (a árvore do sistema) que traduz a hierarquia de operação ou execução do sistema. Cada módulo, e suas correspondentes operações, será executado através de listas ou "menus de opções". O diagrama hierárquico de módulos do sistema deve representar a divisão e a hierarquia dos módulos que comporão o sistema e a forma como suas operações serão desencadeadas de acordo com as necessidades de informação dos processos de negócio.
Após a definição da árvore ou diagrama hierárquico do sistema, deve ser elaborada uma especificação detalhada de cada módulo definido, necessária para construí-lo através de ferramentas de desenvolvimento de software (linguagens de programação, gerenciadores de bancos de dados etc.). Como estudaremos mais adiante, a especificação dos módulos deve constar de:
Um trecho detalhado do BPM do sistema no qual o módulo se encaixa no restante do
sistema;
Um trecho detalhado do RDM com as tabelas de dados utilizados pelo módulo;
Um trecho da árvore do sistema através da qual o módulo poderá ser acessado e suas
A definição da interface com os usuários, isto é, dos formatos de telas, formulários, páginas Web e relatórios envolvidos na execução do módulo e que serão utilizados pelos usuários;
As definições relativas às funções e operações a serem implementadas pelos processos
que compõem o módulo em questão, retratando as regras de negócio ou lógica necessária, a ser implementada nos programas de computador;
As definições relativas ao diálogo do sistema com o usuário.
Modelo de Processos - BPM
Introdução
Para a elaboração do modelo do processo de negócio utilizaremos uma notação gráfica padronizada denominada BPMN - Business Process Modeling Notation que permite descrever o fluxo lógico de atividades de um processo de negócio. Esta notação foi especialmente projetada para coordenar a seqüência das atividades dos processos e as mensagens que fluem entre os participantes das diferentes atividades. Por que é importante modelar processos de negócio com BPMN?
1. BPMN é um padrão internacional de modelagem de processos aceito por toda a comunidade.
2. BPMN é independente de qualquer metodologia para modelagem de processos. 3. BPMN cria uma ponte padronizada para diminuir a distância entre os processos de
negócio e sua execução.
4. BPMN permite a modelagem de processos de negócio de uma maneira unificada e padronizada, facilitando seu entendimento por todas as pessoas da organização.
Introdução ao BPMN
O Business Process Modeling Notation ou BPMN proporciona uma linguagem comum para que as partes envolvidas no processo de negócio a ser modelado possam se comunicar de forma clara, completa e eficiente. Desta forma BPMN define a notação e a semântica de um Diagrama de Processos de Negócio (Business Process Diagram ou BPD).
