Não faz mais
sentido se falar em
Comunicação Interna
Material de Apoio
1. Apresentação
Endomarketing e Comunicação Interna ainda sustam inúmeras discussões entre profissionais de Desenvolvimento Humano e mesmo entre
comunicadores. Segundo a mestre em comunicação, Viviane Mansi, mestre em comunicação, esta disputa ocorre pelo contexto de ação, ou seja,
profissionais focados em marketing, com experiências positivas em grandes campanhas defendem o endomarketing como solução às empresas, por outro lado, profissionais de Relações Públicas irão defender a comunicação interna como mais eficiente.
Em contrapartida, Viviane aponta que o importante não são as
terminologias, “a questão, nestas duas formas de se referir ao assunto é: o tipo de comunicação que faz sentido aos empregados” completa. Ana Paula Baseggio Lehmkuhl, Gerente Desenvolvimento Humano e Organizacional do DOT Digital Group, corrobora à opinião de Viviane: “não há como falar de endomarketing ou de comunicação interna sem falar em algo que antecede esses dois: ouvir”. Para ela, antes de desenvolver qualquer ação é imprescindível saber o que as pessoas têm a dizer e onde a organização quer chegar.
Para isto, neste material iremos expor os conceitos clássicos de comunicação interna e endomarketing, sem que com isso descaracterize a ideia principal do termo comunicação com colaboradores. Isto é: mesmo que haja um linha tênue que separa os dois conceitos a sua aplicação só faz sentido se houver canais de comunicação que promovam o diálogo transparente entre todos os atores que compõem uma organização.
2. Conceitos
O que é Comunicação Interna
Pelo conceito clássico Comunicação Interna é: sistema que assegura que as informações da instituição cheguem a seus funcionários, seja nas direções descendente, ascendente ou lateral. Pode parecer a mesma coisa, por veicular assuntos internos da empresa, mas aqui está a diferença: comunicação Interna é formada pelo conjunto de canais de informação, enquanto o endomarketing trabalha o incentivo e a interação entre colaboradores e a empresa.
O que é Endomarketing
O endomarketing (ou marketing interno) é um conjunto de ações
institucionais sistematizadas que se utiliza para fidelizar seus funcionários, torná-los seus consumidores e obter comprometimento. Os funcionários ou colaboradores são considerados clientes tal como os consumidores finais. O endomarketing pode também ser considerado uma ação interna que incentiva seus colaboradores a atenderem melhor os consumidores finais e, consequentemente, fazer um trabalho com maior qualidade.
Contudo voltamos a reforçar a ideia de que ambas as práticas não fazem sentido se não houver uma canal de comunicação bem estruturado e com acesso a todos os colaboradores.
Ressaltamos a ideia defendida por Daniel Costa da Santo de Casa:
“A utilização apenas das ferramentas e técnicas de comunicação interna
não são suficientes para promover o engajamento dos colaboradores
com os objetivos estratégicos da empresa diante da complexidade que
determina a relação empresa/empregados. Acredito que mais importante
que a empresa comunicar aquilo que faz é fazer o que ela comunica.
Nesta linha, não basta comunicar por meio da comunicação… o
ambiente comunica, a atitude dos líderes comunica, as práticas de RH
comunicam, a cultura comunica, a estratégia comunica, e, é claro, a
gestão comunica. Não existe gestão sem comunicação”.
3. Canais de Comunicação
Partindo da opinião de Costa avaliamos, por meio de pesquisa, que as empresas brasileiras pecam em pontos básicos quando o assunto é comunicação. De um lado há a percepção equivocada de que muitas
ferramentas de comunicação suprem a falta de transparência de outro a falta completa de práticas e equipamentos de comunicação deixam as empresas completamente mudas. Em ambos os casos é interessante salientarmos o alto volume da ‘rádio corredor’.
35% das empresas não possuem setor de comunicação 49% utilizam mais de um canal de comunicação 16% nenhum
63% não possuem ferramentas ou práticas de endomarketing
50% das empresas utilizam várias ferramentas de comunicação digital, não licenciadas.
Pela exposição dos números percebemos que as organizações ainda não estão preparadas para dialogar com seus colaboradores. Este é, segundo Viviane Mansi, o maior erro das empresas, pois ao não dar voz aos colaboradores diminui-se o engajamento. E por outro lado, a informação circula da mesma forma, por canais extra oficiais. “As pessoas querem conversar sobre os temas que as afetam – isso é natural”, destaca Viviane.
4. Quebra de Paradigmas
No entanto, percebemos que há um hiato entre os conceitos e a prática. Mesmo assim, as empresas ainda colocam-se na defensiva e insistem e tentar entender a diferença entre uma prática e outra. Colocando este ponto como de extrema importância. Porém, embora haja entre elas algumas diferenças conceituais, não faz mais sentido falarmos em terminologias. Isto é: o importante é a forma como a empresa se propõe a se comunicar com seus colaboradores.
Voltamos aqui ao texto de abertura deste material: o importante é entender que a comunicação não tem apenas uma função informativa de mão única. Ela é dinâmica e a mensagem deve ter um fluxo contínuo, em mão dupla - para que todos os atores de uma organização possam sentir-se participantes efetivos da estrutura organizacional.
Por este viés, entende-se que a comunicação com os colaboradores também não é apenas interna. Ela passa muito além disso. A empresa deve acima de tudo preocupar-se em ter uma comunicação integrada e que fale a mesma língua de seus funcionários.
Ana Claudia Pais, consultora de comunicação, aponta que não há mais uma divisão entre comunicação interna e externa. “A comunicação é uma só, tudo se mistura”.
O lugar e papel da Comunicação
Segundo Kelly Cortes, superintendente de Desenvolvimento Humano da Call Tecnologia, ganha maior relevância e importância entre colaboradores e gestores a partir da construção de um diálogo transparente que leve ao entendimento do que ambas as partes esperam.
Para Ana, é papel da comunicação entender com quem a empresa fala. “Cada público apresenta as suas necessidades e compreendê-las pode trazer benefícios, problemas e oportunidades”, salienta a consultora.
O valor do mapeamento destes públicos e suas necessidades é um importante passo para se gerenciar possíveis crises e trabalhar oportunidades. Além disso, torna mais fácil a identificação e
reconhecimento dos pontos de vulnerabilidade da empresa. Ou seja, este processo fomenta a produção de mensagens chaves e posicionamentos pré-definidos de acordo com cada público, facilitando a construção de uma comunicação ágil, robusta e direcionada a todos os targets da empresa.
5. Por que a comunicação Integrada
A comunicação integrada é um grande ponto de inflexão entre os
jovens, para eles não há uma comunicação interna ou uma comunicação corporativa. Ela está presente em todas as plataformas e de todas as formas. Logo, quando percebem alguma ‘distopia’ em relação a realidade vivenciada, há um movimento natural que, muitas vezes, acaba desmascarando algumas empresas ou marcas.
De acordo com a Oxford Economics a geração millennial ou Y (como preferirem), ocupará até 2017 48% do mercado de trabalho mundial. Ou seja, 50% das empresas serão ocupadas por jovens de até 33 anos e junto a isso vem toda uma nova cultura e estrutura de comunicação e principalmente de propósito ao trabalho.
Por este viés é interessante entender como essa geração se comunica e buscar entender quais são as principais barreiras comunicacionais que os impedem de estarem engajados em suas funções. Segundo pesquisa da Deloitte, apenas 13% destes jovens estão realmente engajados com seus empregos.
Isso leva a uma insatisfação generalizada apontada pela falta de propósito e o descrédito que estes jovens veem nas empresas. 90% deles apontam que mudariam de emprego por motivações profissionais e apenas 49% por salário. Neste sentido fica explícito que apenas salário e estabilidade são de longe um fator motivante para se manter no emprego atualmente.
6. Consumerização | BYOD
Por esta abordagem chegamos a comunicação integrada de fato. Não podemos mais falar em comunicação na empresa e fora dela. Tudo está interligado e aqui faz-se interessante a apresentação dos conceitos de:
BYOD (Bring Your Own Device): em tradução livre significa “traga
seu próprio dispositivo. Na prática as empresas permitem que seus
colaboradores utilizem sues próprios dispositivos para acessar informações corporativas.
Consumerização: Assim como o BYOD é a prática do uso de aparelhos
particulares no ambiente profissional. Segundo teóricos tanto BYOD quanto a consumerização tendem a aumentar a produtividade, no entanto ambos os conceitos são questionados em relação a questões de segurança.
As preocupações em relação aos termos são levantados pelo fato de os dados em dispositivos móveis serem mais facilmente perdidos, além disso, gestores de TI apontam que, por se tratarem de aparelhos particulares, a empresa perde o controle sobre as aplicações e atualizações que estão sendo operadas.
7. Uso do Whatsapp no ambiente profissional
Como exemplo aos conceitos de consumerização e BYOD, salientamos o uso do whatsapp no ambiente profissional no Brasil.
De acordo com a pesquisa ‘Whatsapp, trabalho e comunicação’, 94% dos profissionais brasileiros utilizam o whatsapp para comunicar-se com colegas de trabalho. Os dados apontam que 31% participam de conversas confidenciais da organização e 12% compartilham assuntos sensíveis via o aplicativo.
Essa comunicação, formal ou não, é comum em todas as empresas. A diferença está em como ela é trabalhada. Segundo o estudo, apenas 23% das empresas orientam seus colaboradores em relação à comunicação via whatsapp. Deste total, 57% são micro e pequenas empresas e apenas 26% empresas de grande porte (com mais de 500 funcionários).
Para Viviane Mansi, mestre em comunicação e uma das organizadoras da pesquisa, este número deixa claro que são poucas as empresas que estão dando a devida atenção ao tema. Contudo, há empresas que ao firmar políticas de orientação vão na contramão do fenômeno, e buscam moderar ou proibir o uso do aplicativo durante o trabalho.
Segundo ela, esta abordagem está equivocada. “Proibir o uso não seria minha recomendação. E, mesmo que fosse, ninguém respeitaria. As pessoas querem conversar sobre os temas que as afetam – isso é natural. É importante educar para o uso, mas isto está longe de controlá-lo”, salienta.
Por outro lado, há empresas que preocupadas com a escalada da comunicação informal buscam aderir ao formato, sem inferir em moderação ou mesmo proibição. Estas ações segundo Viviane, embora pontuais, são muito interessantes e mostram alguns comunicadores atentos em melhorar as práticas de comunicação.
A questão central, defende Viviane, é definir qual é o papel do whatsapp frente às iniciativas de alinhamento comunicacional já estabelecidas pela empresa. Isto é: como o aplicativo interfere no ritmo operacional que cada gestor tem com sua equipe.
Pesquisa
Segundo os idealizadores da pesquisa, o trabalho tem o intuito de promover a discussão sobre como o aplicativo vem promovendo mudanças na forma de comunicação no ambiente organizacional. Além disso, o material traz em detalhes as percepções de colaboradores sobre o uso do aplicativo e por que as empresas devem voltar sua atenção a esta nova relação na comunicação.
Uso do Whatsapp no Brasil (infográfico)
94% dos brasileiros utilizam o whatsapp no trabalho Apenas 23% das empresas têm políticas orientando o uso 12% compartilham assuntos confidenciais via aplicativo 31% participam de conversas confidenciais via app
8. Segurança
Dentro disso, claro, surgem como ponto de apoio e de segurança as Plataformas Digitais de Comunicação Corporativas como a SocialBase. Conceitualmente estas plataformas têm as mesmas funções que as redes abertas. O grande diferencial é a possibilidade de monitoramento e principalmente a segurança.
9. Conceitos
O que é uma Plataforma de Comunicação Interna?
Também tratadas como redes sociais corporativas (RSC), as plataformas de comunicação interna são mais robustas que uma RSC. Sendo esta, uma das funcionalidades integradas à ela. Isto é: ao adquirir o SocialBase, você terá a comodidade de uma comunicação sem barreiras, fornecida pela RSC. E, aliada a ela, as funcionalidades de gerenciamento de conhecimento, arquivos e a possibilidade de potencializar sua capacidade de inovar por meio da criação de grupos de trabalho.
Segurança em nuvem
Você não precisa mais se preocupar com a segurança e privacidade de seus dados. O SocialBase, por estar enquadrado como SaaS¹, fornece toda a segurança necessária aos dados upados na rede. Além disso, você terá a comodidade de acessá-los de qualquer lugar ou gadget (PC, tablet, celular).
Comunicação Direta, clara e sem intermediários
Um dos conceitos mais importantes do SocialBase é a possibilidade de minimizar o uso do email na sua empresa. A ferramenta por possuir funcionalidades como o Chat anula a necessidade de filas de emails nas caixas de entrada dos colaboradores, aumentando a produtividade e o tempo de resposta entre uma pergunta e uma resposta. Além disso, é possível, por exemplo, via Mural de Novidades, na aplicação grupos, promover discussões que podem fomentar a inovação e, claro, motivar os usuários a exporem seu conhecimento. Facilitando assim a retenção e a descoberta de novos talentos.
¹O modelo está relacionado a contratação de um software para sanar determinada necessidade da empresa
(Plataforma de Comunicação Interna; Intranet; email; CRM; etc), sem que haja a necessidade de adquirir hardwares, licenças de softwares ou mesmo instalar aplicativos, basta acessar o serviço por meio do endereço na web. Nesse modelo, o cliente paga o serviço e não o produto. Conheça mais sobre SaaS.
Segmentação de conteúdo
Todo o conteúdo produzido na empresa ganha com o SocialBase um local segmentado e ideal para cada informação. É possível estruturar o conteúdo em pastas de arquivos, grupos ou direcioná-lo a uma pessoa específica. Por exemplo: em uma conversa (pessoal) com um colega você lembrou de um material que irá auxiliá-lo em sua tarefa, mas não sabe o nome. Na SocialBase você poderá postá-lo em um grupo aberto - se for de interesse geral - e marcar seu colega, para que ele receba uma notificação da publicação. Além disso, você não perde mais tempo procurando em diversas pastas em seu PC ou na caixa de entrada do email onde está o artigo,
documento, etc.
Personalização
A SocialBase é customizável à sua empresa, ou seja, você pode usar a Rede com a sua identidade visual.
Alinhamento estratégico
Com o SocialBase fica mais fácil indicar a direção a ser seguida por todos. Pela plataforma é possível criar elementos estratégicos de comunicação que irão direcionar o trabalho de todos para o mesmo objetivo. Em outras palavras, via SocialBase todos os atores da sua empresa, de um grupo ou projeto, terão claro onde e como chegar.
Retenção de talentos
Quantos talentos escondidos há na sua empresa? Você sabe responder a este questionamento. Com todo o respeito, por maior que seja seu controle, sempre há aquele “gênio” que estava no fundo do escritório e hoje está indo para o concorrente, porque não teve espaço.
Claro, perder talentos nem sempre é culpa do gestor ou do Desenvolvimento Humano. Muitas vezes, por timidez ou retração, os próprios colaboradores acabam anulando possibilidades.
Esta situação pode ser evitada com a SocialBase. Ao passo que se é estimulada a interação via rede cresce o engajamento e o sentimento de pertencimento dos colaboradores. Por exemplo, se um funcionário do desenvolvimento tem uma dúvida sobre uma nova linguagem de programação e lança a pergunta no grupo toda a empresa, alguém de um setor como a contabilidade pode a responder. Ou seja, além de construir uma relação, talvez não existente até então, é possível perceber - via padrões - que talvez este funcionário da contabilidade esteja na função errada ou tem interesse em mudar de função.
Estes elementos de gestão e de desenvolvimento humano são facilitados com a SocialBase, pois é possível manter um acompanhamento do que está acontecendo na empresa via Mural de Novidades e, claro, perceber onde estão os gaps de talentos e de desenvolvimento da empresa.
Gestão do Conhecimento
Construir um ambiente onde a gestão do conhecimento se torne eficaz e principalmente funcional é um dos desafios enfrentados pelas empresas atualmente. Há muitas dúvidas em como manter e acessar o conhecimento que é produzido pelos colaboradores.
A Plataforma vem ao encontro desta demanda, uma vez que possui
ferramentas que facilitam o gerenciamento de todo o conteúdo produzido, de maneira organizada e de fácil acesso.
Uma das ferramentas que possibilita este ambiente é o Mural de novidades. Por ele é possível iniciar discussões envolvendo toda a empresa, criando assim um “núcleo” de interação, colaboração, resoluções de adversidades e inovação.
Buscar estas informações é outra facilidade permitida pelo SocialBase, basta buscar pelo assunto e um “mundo” se abrirá a você.
Informação, inovação, conhecimento e comunicação em uma única ferramenta. Conheça agora as funcionalidades do SocialBase.
Esperamos que este material o auxilie a melhorar a comunicação na sua organização. Qualquer dúvida em relação aos conceitos expostos aqui ou sobre o SocialBase estamos à disposição.
www.culturacolaborativa.com
Entre em contato com um de nossos consultores:
www.socialbase.com.br – Telefone: 48 – 4009 2133 vendas@socialbase.com.br
