A INFLUÊNCIA DO PROGRAMA 5S PARA A MELHORIA DA QUALIDADE TOTAL NAS
ORGANIZAÇÕES
Bruna Cláudio Ramos¹ Túlio Marcos de Moraes¹ Vitória Leite Bolsonaro ¹ Abigail D. Lunelli Pinto2
RESUMO
O presente estudo enfatiza o programa japonês denominado 5S enquanto um instrumento eficaz que possibilita as organizações melhor se estruturarem para obter sucesso e produtividade. O processo de globalização fragmentou o mercado mundial e aumentou o nível de competividade entre as organizações, exigindo assim posturas inovadoras e programas que sustentem a gestão da qualidade total como forma de sobrevivência e ou ascensão das organizações. O 5S se denomina a partir de cinco palavras japonesas sendo Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu e Shitsuke, cada senso traz uma filosofia de trabalho que possibilita criar um ambiente de qualidade, alcançando melhorias e qualidade nas ações desenvolvidas pela empresa. Os principais objetivos do trabalho de pesquisa se enquadram na perspectiva de conceituar questões referentes ao 5S bem como analisar sua influência na Gestão de qualidade das organizações, de modo a refletir sobre a sua importância e eficácia no que se refere ao sucesso das organizações. A metodologia utilizada na construção desta pesquisa se caracterizou a partir de fundamentações bibliográficas, utilizando-se de fontes e concepções acerca da temática abordada, além de ser realizado um estudo de campo visando à implantação do programa na empresa Art’s Móveis e eletrodomésticos.
Palavras-chave: Programa; 5S; Sensos; Globalização; Gestão Qualidade.
1Graduandos do Curso de Administração das Faculdades Integradas do Vale do Ribeira (FVR), Registro, SP.
² Graduada em Administração (UNIP). Especialista em Administração de Marketing (FESP). Mestre em Administração (UNICID). Professora das Faculdades Integradas do Vale do Ribeira (FVR). Sócio-Proprietário da Ampla RH Consultoria Ltda.
1 INTRODUÇÃO
Nos dias atuais as organizações dos mais diferentes ramos de atuação buscam promover diferentes estratégias que fomentem o sucesso no mercado, levando em consideração a estrutura organizacional, os recursos humanos, o publico externo entre outros fatores aos quais se constituem a operacionalização organizacional.
O Programa 5S constitui-se como uma ferramenta que visa aperfeiçoar os resultados de uma empresa, sendo concebido no Japão por Kaoru Ishikawa, na década de 1950 com o intuito de reorganizar o país a partir da crise ocasionada pela Segunda Guerra Mundial. Esse programa, que é parte de um programa maior de Qualidade Total caracteriza-se como um dos principais instrumentos da Gestão de Qualidade e da produtividade, por causa da sua eficácia foi disseminado mundialmente e vem sendo adotado por diversas organizações, como forma de melhorar as condições de trabalho e estabelecer na organização um ambiente de qualidade, ao qual interfere positivamente no comportamento de todos os colaboradores (CALEGARE, 1999).
No primeiro momento foram abordados aspectos conceituais sobre o programa japonês 5S, definindo o significado e importância de cada senso na dimensão organizacional. Após o processo de revisão bibliográfica foi realizada as pesquisas em campo onde foram delimitadas algumas situações problemas na empresa de moveis e eletrodomésticos na cidade de Miracatu, Estado de São Paulo, onde foram sugeridas algumas ações inovadoras. Além de relacionar conceitos teóricos com a pratica diária nesta organização, observada a necessidade de se implantar o programa de qualidade 5s, como forma de melhorar a cultura organizacional.
Os princípios e fundamentos do programa 5S possibilita desenvolver condições para que outros programas estratégicos que visam o sucesso organizacional e a qualidade total sejam implantado.
Segundo Kanaane (1994) é imprescindível que as organizações articulem processos mais flexíveis com relação à gestão, possibilitando estratégias e metodologias de trabalho compatíveis com o envolvimento do colaborador, valorizando e explorando diferentes maneiras de valorizar o potencial humano,
fatores estes que refletirão significativamente nos resultados e ascensão organizacional.
O presente estudo tem por objetivo fomentar reflexões acerca da importância do programa 5s no que tange organização e otimização em organizações e ou empresas de qualquer ramo de atividade. O processo de globalização exigiu novas posturas por parte das organizações como forma de garantir sua sobrevivência e despontar de maneira significativa no mercado. Para que as mesmas obtenham, sucesso é imprescindível que seja levado em consideração a gestão da qualidade, a motivação dos seus colaboradores, o clima organizacional, ordenação entre outros fatores que exigem inovação e ferramentas operacionais por parte da organização.
2 REFERENCIAL TEÓRICO
2.1 DEFINIÇÕES E ACERCA DO PROGRAMA 5S
Calegare (1999) afirma que a filosofia dos sensos se constituiu no Japão no período pós Guerra por Kaoru Ishikawal como estratégia potencialmente eficaz, visando à qualidade total das empresas, em um momento em que a crise após guerra desencadeou em prejuízos e decadência de muitas organizações. O autor também afirma que a filosofia dos sensos se encontra presente em muitas famílias japonesas.
Segundo Silva (1996) o programa 5s tem por objetivo aperfeiçoar as condições e funcionalidade no trabalho, melhorando também a qualidade do ambiente, projetando-se para um espaço mais limpo e organizado, garantindo que o cotidiano da organização se de através de ações saudáveis e essencialmente objetivas, porém para que isso aconteça se faz necessário auto disciplina por parte de todos os funcionários, bem como programas que reforcem e discutam os principais conceitos do programa.
De acordo com Campos (1999), “o 5S promove o aculturamento das pessoas a um ambiente de economia, organização, limpeza, higiene e disciplina, fatores fundamentais à elevada produtividade”. Segundo as palavras do autor pode-se inferir dizendo que adotar o programa de qualidade 5s exige uma
aceitação e pratica constante de ações padronizadas simples, que fazem toda a diferença sob as atividades desenvolvidas na empresa.
2.2 SIGNIFICADOS DOS SENSOS DO PROGRAMA 5S
SEIRI: ORGANIZAÇÃO- Diz respeito à organização e separação das coisas que são necessárias das desnecessárias, atribuindo um destino para os objetos que deixaram de ter utilidade naquele ambiente. De uma maneira geral este senso se aplica a filosofia de saber fazer uso sem desperdícios, realizando levantamentos acerca de materiais que são de fato necessários para a execução do trabalho e descartando os inservíveis ou não necessários para descarte ou outros departamentos.
Para Ribeiro(1994) as vantagens do SEIRI são a eliminação de sucatas, ferramentas, armários, prateleiras que não são uteis. As questões referentes à prevenção depossíveis acidentes. Os materiais descartados devem ser etiquetados ou catalogados definindo um local apropriado para armazenar ou descartar, se atentando que neste processo nenhuma informação seja perdida.
SEITON: ORDENAMENTO-Ribeiro (1994) explica que esse senso visa ordenar as coisas necessárias de maneira a facilitar seu acesso, considerando a frequência de utilização, peso, tamanho. Desta forma o ambiente caracteriza-se como mais arrumado e objetivo, consequentemente tornando o ambiente mais agradável e as tarefas mais produtivas.
As ideias do autor citado acima direcionam a compreensão de que o senso SEITON serve para ordenar e arrumar as coisas advindas do SEIRI, simplificando assim as ações dos servidores bem como o acesso aos materiais, economizando também tempo e esforços desnecessários.
SEISO: LIMPEZA- Eliminar a sujeira e eliminação das fontes desses problemas são características especificas do SEISO. A limpeza é uma oportunidade de inspeção e reconhecimento do ambiente, é importante que a própria pessoa que utiliza o espaço realize a higiene do local e dos equipamentos, como forma de identificar dentro da rotina as principais causas geradoras de sujeira
refletindo sobre a melhor forma de modifica-las. Desta forma o ambiente fica mais agradável garantindo também maior controle e conservação dos equipamentos, maquinas e ferramentas.
SEIKETSU: ASSEIO: De acordo com Ribeiro (1994) o termo asseio expressa dentro da filosofia dos sensos manter e conservar a higiene, se atentando para que os estágios de organização, ordenamento e limpeza já estabelecidos não retrocedam. O autor argumenta que o cumprimento dos hábitos, procedimentos e normas devem se dar de maneira contínua, e a partir das três primeiras etapas do 5s devem -se fazer presentes e normativas para detalhar as atividades que serão praticadas na rotina diária, bem como a funcionalidade de cada um.
Este senso implica assegurar condições favoráveis a saúde física e mental e de higiene, provendo informações e comunicados que expressem e reforcem esses os fatores filosóficos do programa.
SHITSUKE: DISCIPLINA– Ribeiro (1994) descreve que o senso de disciplina ou shitsuke diz respeito ao cumprimento das atitudes e normas adotadas na organização e a parir do comportamento das pessoas de maneira a conservar as melhorias obtidas e visar sempre a otimização. Assim sendo este senso tem como vantagens melhorias no que tange as relações interpessoais, respeito às condições de trabalho, produtividade e valorização do ser humano (RIBEIRO, 1994).
2.3 UMA NOVA CULTURA ORGANIZACIONAL A PARTIR DO PROGRAMA 5S
Segundo Carvalho (2011) a aplicação da tecnologia 5s nas organizações deve se dar de maneira formativa, através da adaptação, flexibilidadede recursos além da capacitação dos funcionários para que haja melhorias condizentes com:
melhor aproveitamento do local, organização dos materiais, ambiente limpo e organizado, racionalização dos materiais, mais produtividade e aproveitamento do tempo e credibilidade da empresa.
Através das ideias do autor compreende-se que o programa japonês é uma eficiente ferramenta que reflete melhorias na cultura da organização, atingindo tanto o publico interno quanto externo, pois, todavia redimensiona para formas de
trabalho mais objetivas e simplificadas aos funcionários e por outro lado fortalece a imagem da empresa perante aos consumidores e fornecedores.
Neste sentido Campos (1999) acrescenta que a mudança cultural deve abranger todos os envolvidos com as atividades da empresa, atingindo desde os funcionários até mesmo o presidente da organização, para que as novas posturas sejam executadas por todos e faça parte dos valores de todos os indivíduos, pois a implantação do programa 5s implica mudanças no comportamento das pessoas e lhe servirão como experiência para a vida toda, ou seja, é um programa abrangente e que exige a efetiva participação de todos.
De acordo com Osada (1995) as empresas que almejam melhorias de qualidade devem levar em consideração os aspectos básicos de organização, os 5s tem a finalidade de organizar o âmbito de trabalho, otimizando aspectos referentes à limpeza, organização, conservação e padronização das ações.
Sob a ótica de Nana (2007), a prática do 5s representa a implantação de uma nova cultura, que precisa ter a contribuição de todos os envolvidos, para que de fato aconteçam mudanças e melhorias como: ambientes limpos e organizados, asseio, bem estar, maior produtividade, entre outros.
Goleman et. al (2002)expressam que apesar da implantação do programa 5s parecer uma simples pratica, há dificuldades no seu processo de implantação, pois, todavia exige constante disciplina por parte de todos os colaboradores, a mudança de hábitos pode não ser uma tarefa fácil para muitos indivíduos, por este motivo a Gestão dos recursos humanos de uma empresa precisa utilizar defatores que venham potencializar a pratica dos bons hábitos dentro da organização.
Neste sentido ao se tratar da implantação das ferramentas 5s numa empresa, Silva (2001) acrescenta que os processos de implementação deve se fazer constante, havendo discussões sobre o tema, levantando possíveis problemáticas e reforçando as características e significados de cada senso, dessaforma exercitando o senso de disciplina (shitsuke).
2.4 A CONCEPÇÃO DA QUALIDADE TOTAL NAS ORGANIZAÇÕES
Para Coltro (1996) a globalização dos mercados discorre universalmente de uma maneira bastante acelerada e jamais vista, assim como as inovações
tecnológicas nas organizações, contribuindo assim para um contexto ainda mais desafiante e competitivo para as empresas.
As palavras do autor expressam a necessidade das empresas em buscar inovações tecnológicas que permitam as mesmas despontarem de maneira mais significativa frente às concorrentes, os fatores contingentes da globalização sufocam as empresas que não se adequarem a fragmentação do mercado.
Para Ruthes (2010) “a qualidade como valor intrínseco é a melhor forma de sobrevivência. Ela aponta para a preferência do consumidor, o que aumenta a produtividade, levando a uma maior competitividade e assegurando a sobrevivência das empresas”.
O paragrafo acima sustenta a ideia de que para que uma determinada organização obtenha sucesso em seu empreendimento é importante estruturar-se a partir de inovações que garantam a Qualidade Total, sendo os princípios do 5S uma ferramenta que a partir da sua implementação coloca a empresa acima de suas concorrentes.
Nesse sentido Longo e Vergueiro (2003) enfatizam que para se configurar a Qualidade Total numa organização é necessário satisfazer tanto o público interno quanto o externo, ou seja, valorizando e capacitando seus recursos humanos, pois um profissional motivado tem mais chances de atender as necessidades da empresa, fato este que resulta e reflete no mercado externo, uma vez que o colaborador se sente confiante e motivado seu rendimento é mais favorável.
A Qualidade Total como sendo um sistema permanente e de longo prazo que tem por intuito principal alcançar o reconhecimento e satisfação do cliente, promovendo ao longo desta sistemática, melhorias e inovações continuas dos produtos e serviços oferecidos pela empresa. É importante que para que haja Qualidade Total numa organização, efetive-se também uma Gestão da Qualidade como algo indissociável que atue no controle qualidade bem como no gerenciamento dos membros da organização.
Os autores acima compreendem que a Qualidade Total abrange a relação funcional e significativa dos colaboradores, com os processos desempenhados pela empresa, ou seja, a organização deve prover insumos e ferramentas que venham valorizar e integrar seus colaboradores, uma vez que os mesmos se
sentiram reconhecidos e potencializados a atingir juntamente com a organização resultados cada vez mais favoráveis.
Segundo Campos (1999) para alcançar certos níveis de qualidade é necessário uma revolução nos processos administrativos da organização. A empresa deve estar preparada para absorver as mudanças sociais, tecnológicas e econômicas do ambiente na qual ela está inserida de maneira rápida e satisfatória.
A qualidade deixa de ser função de um departamento específico e passa a englobar uma série de passos envolvendo todos na empresa, necessitando de um sistema que crie condições favoráveis ao seu aperfeiçoamento constante.
3 APLICAÇÃO DO PROGRAMA 5 S NA EMPRESA ARTES MÓVEIS E ELETRODOMÉSTICOS
3.1 CARACTERIZAÇÃO DA EMPRESA
Empresa Art’s Móveis e Eletrodomésticos localizada na cidade de Miracatu/SP
Horário de Atendimento de 2ª a 6ª feira, das 9h00 às 18h00 e Sábado das 8h; 30m às 17h00.
3.1.1 Estrutura organizacional
A loja está localizada em um ponto comercial expressivo da cidade, onde o acesso e fluxo de pessoas são constantes. O prédio se encontra bastante estruturado e em ótimo estado de conservação. O espaço é bastante amplo, onde são subdivididos em setores, tais como caixa, setores de móveis e setores de eletrodomésticos e de eletroeletrônicos.
A limpeza do local é satisfatória e os espaços que recebem o público externo também se encontram significativamente organizados e ordenados.
A empresa conta com o total de 14 funcionários, sendo 1 gerente, 3 operadores de caixa, 1 motorista, 2 montador, 1 ajudante e 5 vendedores e 1 funcionarias que cuidam da limpeza.
3.1.2 Atividades desenvolvidas
Abertura de crediários, comércio de móveis, eletrodomésticos, eletroeletrônicos, brinquedos, piscinas, e outros objetos de uso doméstico.
3.2 SITUAÇÃO DA PROBLEMÁTICA
A proposta de implantação do programa 5s na empresa Artes Móveis se deu a partir do levantamento de problemáticas as quais circunscrevem o ambiente organizacional, dentre elas a que mais chamou a atenção foi a questão da Gestão do estoque incluindo fatores como organização e armazenamento, resultando em dificuldades em localizar os produtos e até mesmo em retira-los.
3.3 LIMITES DO PROJETO
O estudo em questão bem como a aplicabilidade dos preceitos do programa 5s na empresa reflete a importância da filosofia dos sensos no que tange a organização e armazenamento dos móveis e eletrodomésticos especificamente no ambiente onde são estocados os produtos da loja, objetivando assim fomentar hábitos satisfatórios por parte dos funcionários aos quais venham consequentemente sanar as necessidades da empresa.
3.4 OBJETIVOS 3.4.1 Objetivo Geral
Constituir através da filosofia dos sensos novas perspectivas na organização influenciando novos hábitos e contribuindo para maior organização e padronização dos materiais.
3.4.2 Objetivos Específicos
- identificar possíveis problemáticas;
- observar o do local e das atividades desempenhadas diariamente;
- pesquisar a partir de fundamentos bibliográficos;
- contribuir através de informações e conhecimentos acerca do programa 5s, fomentando formação continuada e capacitações acerca desta temática financiadas pelo proprietário, a fim de agregar valores que venham conduzir os funcionários e respectivamente a empresa visando a qualidade total.
3.5 JUSTIFICATIVA
A aplicabilidade do programa 5s como citado e abordado nas revisões bibliográficas exige que todos os setores bem como todo o público interno sejam alcançados, ou seja, a abordagem dos sensos (Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu e Shitsuke) precisa ser de conhecimento de todos para que o exercício das novas atitudes se empregue de maneira significativa e eficiente, uma vez que novos hábitos precisam ser exercitados por todos.
3.6 METODOLOGIA
O desenvolvimento do trabalho se constitui através de pesquisas
bibliográficas apartir de concepções de autores renomados que tratam da temática em questão, e também se deu de maneira aplicada, onde os conhecimentos
teóricos serviram como embasamento para a prática em uma organização.
Salvador (1986) afirma que essencialmente se faz necessário no processo de pesquisa bibliográfica, levar em consideração a leitura sucessiva das fontes selecionadas, de maneira a obter informações e ou dados relevantes e que venham de encontro com cada momento da pesquisa, fazendo-se necessário realizar leituras de reconhecimento, leituras exploratórias, seletivas e por ultimo leituras reflexivas ou critica.
De acordo com o mesmo autor a associação de ideias é imprescindível para construção de um trabalho epistemológico de fundamentação bibliográfica, fazendo-se necessário a análise do conjunto de ideias de maneira coerente e estruturada.
Após a pesquisa bibliográfica foram realizados estudos na empresa Art’s Móveis na cidade de Miracatu SP, onde foi observado o dia a dia de trabalho e aspectos relativos a organização, ordenamento, limpeza e dentre outros que se enquadram na filosofia dos sensos. Em conversa com o gerente foram discutidosassuntos referentes a implantação dos 5s como forma de tornar o ambiente de trabalho mais acessível e organizado, porém como presenciado a estrutura organizacional se encontra bastante organizada a não ser o ambiente onde são estocados os produtos da loja, que necessitava de uma reorganização, pois havia materiais que há muito tempo não eram utilizados, e também a
quantidade de coisas presentes no espaço o tornava desorganizado, dificultava o acesso e versatilidade, e ainda era difícil de realizar a higienização e limpeza.
Foram sugeridas algumas mudanças que se faziam imprescindíveis, para melhor versatilidade e agilidade do trabalho, começando pela retirada de produtos e materiais que não eram usados e a organização e armazenamento dos outros materiais de maneira planejada.
Foi cogitada a ideia de capacitações e extensão do programa para todos os funcionários, a partir de reuniões administrativas e ou auditorias, como forma de estimular novos hábitos e comportamentos que venham agregar conhecimento e valores que consequentemente favorecem a otimização e qualidade dos serviços na loja.
4 RESULTADOS E DISCUSSÕES
As pesquisas revelam que a aplicabilidade do programa 5s apesar de sucinta é muito difícil de manter constantemente as filosofias do senso, pois exige disciplina e predisposição por parte de todos os componentes de uma empresa, dede o presidente até os demais empregados.
A gestão deste programa de qualidade deve ser administrado por todos os funcionários, e levar em consideração as especificações de cada senso.
A implementação da metodologia 5s traz muitas melhorias para o ambiente de trabalho e também para todos os funcionários, pois torna o trabalho mais saudável, aumenta a autoestima dos funcionários, torna a rotina mais organizada e o ambiente mais limpo.
Constata-se que se o programa for aplicado de maneira correta e abrangente, envolvendo todos os funcionários, a empresa dará um passo importante que trará muitos benefícios para a mesma e também para todos os funcionários, pois passarão a trabalhar de maneira mais racionalizada, uma vez que a implantação do programa permite mudar o jeito de pensar das pessoas, conduzindo assim a empresa para a otimização de seus recursos e ganhos financeiros efetivos.
Cada senso representa uma peculiaridade a ser concebido no ambiente de trabalho, porem as pesquisas representam a importância de se transversalizar e aplicar todos os sensos, de maneira a envolver todos os empregados a partir de
capacitações, direcionamentos, reuniões administrativas e ou motivacionais, pois para que haja ascensão na qualidade se faz necessário que os colaboradores se sintam motivados e informados sobre as mudanças.
Nakata (2000) utiliza os termos educação e o compromisso no que tange as práticas corretas do 5s, pois, todavia observar e seguir normas e procedimentos exige da pessoa desenvolvimento mental moral e físico. Criar bons hábitos é um exercício formativo que se entrelaça com os fatores relativos à mudança de comportamento, fato este que para que as mudanças satisfatoriamente significativas aconteçam se faz necessária uma liderança atuante, que motive seus liderados e ao mesmo tempo de exemplos para os mesmos, trabalhando com a formação contínua dos colaboradores.
O processo de implantação e aplicabilidade dos cinco sensos na empresa estudada se deu de maneira inicial e sucinta, focando somente uma problemática emergente, mediante as concepções acerca do programa de qualidade 5s é imprescindível que o proprietário bem como a equipe de Gestão da respectiva organização promova ações que venham estimular os funcionários a aderirem à nova filosofia de trabalho, e possibilitarem condições favoráveis a seu aperfeiçoamento constante.
O setor onde são estocadas as mercadorias da loja passou por algumas mudanças, sendo que também os funcionários responsáveis pelo setor foram orientados sobre as melhores maneiras de se aproveitar o espaço. As pequenas mudanças tornaram o espaço mais acessível e ainda possibilitou maior segurança no manuseio dos materiais, pois estavam organizados e ordenados adequadamente.
O estudo de caso demonstrou que a ferramenta 5s potencialmente pode contribuir para melhor racionalização e organização dos recursos no que tange a gestão dos estoques, uma vez que a partir do levantamento problemática, foi reorganizado o espaço, retirando materiais inservíveis, separando categoricamente os produtos que tem mais saída no mercado, facilitando assim o acesso a esses.
De uma maneira global considera-se que introduzir mudanças numa sistema organizacional, mesmo que numa pequena empresa, sejam mudanças estruturais, de organização e até mesmo tecnológica, objetivando eficiência e qualidade, mas para isto requer imprescindivelmente uma gestão eficiente, repleta de estratégia e
planejamentos, visando primordialmente à satisfação dos clientes para que concomitantemente ocorram os lucros e ascensão da empresa.
Uma empresa de pequeno porte também pode aderir à implantação de qualidade total para melhorar a eficiência e eficácia através da destinação adequada de materiais (separar o que é necessário do desnecessário), organização, limpeza e identificação de materiais e espaços e a manutenção e melhoria do próprio 5s, para, desta forma conduzir seus empreendimentos com segurança e qualidade.
5 CONSIDERAÇÕES FINAIS
Considera-se que para uma organização obter sucesso e qualidade em suas ações, se faz imprescindivelmente necessários programas inovadores a partir de uma gestão da qualidade. O programa 5S basicamente se configura partir de programas de qualidade que diariamente influenciam hábitos saudáveis e padronizados dentro de uma empresa.
O conjunto dos cinco sensos deve ser praticado e ou exercidos por todos os servidores de uma empresa a partir de sua implantação, mesmo sendo um programa de qualidade simples e básico exige das pessoas rigorosidade e consistência em seus hábitos diários.
As principais vantagens deste programa são condizentes com melhorias no ambiente de trabalho, elevando a satisfação de seus clientes e aguçando amotivação nos colaborados. Pode-se dizer que a partir da implantação dos 5s numa empresa, minimizam os riscos de acidentes, eliminação de inservíveis e documentos sem utilização que muitas vezes só servem para ocupar espaço e dificultar o acesso a outros materiais.
Compreende-se que implantar a sistemática do 5S em uma organização corresponde à constituição de uma nova cultura no ambiente de trabalho, porem se faz necessário que esta filosofia seja consistente e duradoura, o que é o maior desafio, pois pressupõe uma mudança de hábitos e de cultura organizacional.
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