1. Introdução. Objetivo: Contextualização:

1. Introdução

Objetivo:

 Apresentar as mudanças no procedimento de emissão de requisições de compras de Materiais de Consumo (MC) e de Materiais Permanentes (MP). Estas mudanças

consideram principalmente, mas não apenas, aspectos relativos à obtenção de cotações.

Contextualização:

 Procurando melhorar o apoio nas atividades necessárias para o processo de compras de MC e de MP, em 2012, a ProAd propôs realizar a obtenção das três cotações.

 As atividades que a ProAd realizou correspondia, resumidamente, em (i) receber e

conferir as requisições, (ii) organizá-las em grupos de materiais com base nos fornecedores comuns para cada grupo, (iii) obter as cotações junto a estes fornecedores, (iv) conferir os CATMATs, (v) emitir requisições-proad e (vi) executar o processo licitatório.

1. Introdução

Quais foram as dificuldades encontradas pela ProAd?

 Especificação:

Detalhes que podem comprometer produto final Acerto imediato no contato com fornecedor

 Relação com fornecedores

 facilidade de obtenção de cotação para quem já fez compras anteriores  em geral os requisitantes sabem quem tem os produtos que deseja  para um solicitante desconhecido:

 uma dúvida em um item de uma lista grande

 fornecedor sabe que não há garantia de que será comprado dele  estagiários

 Exigências: Especificações, Valor Estimado, Cotações, Justificativa da requisição e

1. Introdução

Qual a situação dos GMs / Materiais de Consumo (22 de fev) ?

MC - GMs TERMINADOS MC - GMs SENDO TERMINADOS

DESCRIÇÃO DESCRIÇÃO FALTA COTAR

(22.fev.13)

1 Acrílico barras chapas 1 Ferro e Aço - Barras, chapas, etc 84%

2 Brinquedos 2 Madeira - Chapas, etc 55%

3 Cartuchos 3 Vestuário 50%

4 Cartuchos Remanufaturados 4 Instrumentos e artigos musicais. etc 41%

5 Cloro 5 Material Biológico 12%

6 Descartáveis 6 Materiais de Higiene e Limpeza 26% 7 FarmaciaDrogariaMedicamento 7 Materiais AudioVisuais 63% 8 Materiais Esportivos 8 Utilidades Domésticas 48% 9 Materiais para Gráfica 9 Material Cirúrgico Hospitalar 14%

10 Papel A4 10 Material odontológico 3%

11 Pneu 11 Material EscritórioExpediente 19%

1. Introdução

Qual a situação dos GMs / Materiais Permanentes (22 de fev) ?

MP - GMS TERMINADOS MP - GMs SENDO TERMINADOS

DESCRIÇÃO DESCRIÇÃO

FALTA COTAR (22.fev.13)

1 _{Equipamentos Áudio Visuais} 1 Equipamentos de Laboratório

73%

2 _{Carteiras Universitárias} 2 Eletro-Domésticos

27%

3 Equipamentos de Segurança 3 Equipamentos cirurgicos-hospitalar _50% 4 _{Equipamentos Eletrônicos} 4 Equipamentos de Informática

40%

5 _{Equipamentos Médico Hospitalar} 5 Equipamentos de Som _29% 6 _{Mobiliário Hospitalar} 6 Ferramentas permanentes, etc

65%

7 _{Mobiliário para Escritório} 7 Quadros e Lousas _56% 8 _{Mobiliário para Laboratório}

1. Introdução

Por que é preciso obter três cotações?

A. Lei 8.666/93

Art. 15. As compras, sempre que possível, deverão:

...

§ 1o _{O registro de preços será precedido de ampla pesquisa de mercado}

Art. 43. A licitação será processada e julgada com observância dos seguintes

procedimentos: ...

IV - verificação da conformidade de cada proposta com os requisitos do edital e, conforme o caso, com os preços correntes no mercado ou fixados por órgão oficial competente, ou ainda com os constantes do sistema de registro de preços, os quais deverão ser

1. Introdução

Por que é preciso obter três cotações? (cont.)

B. Acórdão TCU nº 1547/2007

“ACORDAM os Ministros do Tribunal de Contas da União, reunidos em sessão do Plenário, ante as razões expostas pelo Relator, em: (…) 9.1.2. proceda, quando da realização de licitação, à consulta de preços correntes no mercado, ou fixados por órgão oficial

1. Introdução

É preciso mesmo justificar a requisição?

 Sim.

 Vale para toda e qualquer requisição. Não importa o valor ou a forma de contratação.  A justificativa é por requisição e não para cada item separadamente.

 O programa requisições passa a ter um campo próprio para registrar a justificativa. A justificativa deve ter no máximo 10 linhas.

 Veja exemplos mais adiante.

A. Lei nº 10.520/02

B. Decreto 5.450/05

1. Introdução

Como deve ser uma justificativa?

“Por que a UFSCar precisa comprar esse produto ou contratar esse serviço ou obra?” Esta compra é necessária para ....

Nos exemplos abaixo, observe que sempre deve citar o uso, sem entrar em detalhes.  materiais de consumo – para garantir a manutenção das atividades finalísticas da instituição;

 gêneros alimentícios - para repor o estoque do RU;  serviços para manutenção dos carros da frota

para garantir a segurança dos usuários do campus para segurar os veículos da frota

para segurar estagiários na forma da Lei de estágio

 ar condicionado - para o laboratório de informática do edifício AT10, no qual estarão utilizados de 20 a 30 microcomputadores.

1. Introdução

Como deve ser uma justificativa? (cont.)

Os materiais ou serviços abaixo devem atender a legislações ou a instruções específicas. A ProAd está elaborando um material explicativo específico que será disponibilizado na

página da ProAd.

 Softwares ou páginas de web

 Produtos médicos, hospitalares, odontológicos e similares.  Medicamentos

 Confecções, vestuário, calçados e similares  Bens e serviços de informática e automação

 Aparelho de Ar condicionado

 Mobiliário ou Equipamento sob encomenda Observação:

2. Procedimento “Requisições 2013”

A ProAd continuará obtendo cotações?

 Para as unidades que desejar, a ProAd continuará buscando as cotações apenas para os Grupos de Materiais COMUNS.

 Portanto, a ProAd não irá buscar cotações de Materiais INCOMUNS, que são aqueles que têm especificações mais complexas.

2. Procedimento “Requisições 2013”

GRUPO DE MATERIAIS - CONSUMO

( C ) Carimbos ( I ) Componentes Eletrônicos

( C ) Cartuchos ( I ) Ferramentas

( C ) Cartuchos Remanufaturados ( I ) Ferro e Aço (barras, chapas etc)

( C ) Cloro ( I ) Laboratório

( C ) Descartáveis ( I ) Madeira (chapas etc) ( C ) Materiais de Higiene e Limpeza ( I ) Materiais Audiovisuais ( C ) Materiais para Gráfica ( I ) Materiais Elétricos ( C ) Material de Escritório e de Expediente ( I ) Material Biológico

( C ) Papel A4 ( I ) Material Cirúrgico Hospitalar

( C ) Pneu ( I ) Mat. de Proteção e Segurança Individual ( C ) Utilidades Domésticas ( I ) Material Hidráulico e de Construção Outros não contemplados ( I ) Material Odontológico

notação: (C) - materiais comuns ( I ) - materiais incomuns

( I ) Reagentes

( I ) Suprimentos de Informática ( I ) Vidrarias

( I ) Acrílico barras chapas

2. Procedimento “Requisições 2013”

GRUPOS DE MATERIAIS - PERMANENTE

( C ) Carteiras Universitárias ( I ) Periódicos Nacionais e Importados ( C ) Eletrodomésticos ( I ) Cortinas e persianas

( C ) Equipamentos Áudiovisuais ( I ) Equipamento de Cozinha Industrial ( C ) Equipamentos de Informática ( I ) Equipamentos Cirúrgico-hospitalares ( C ) Equipamentos de Som ( I ) Equipamentos de Laboratório

( C ) Mobiliário Hospitalar ( I ) Equipamentos de Segurança ( C ) Ferramentas permanentes ( I ) Equipamentos Eletrônicos

( C ) Mobiliário para Escritório ( I ) Equipamentos Médico Hospitalar

Outros não contemplados ( I ) Equipamentos Odontológicos

notação: (C) - materiais comuns ( I ) - materiais incomuns

( I ) Instrumentos Musicais e Artísticos ( I ) Livros Nacionais e Importados

( I ) Mobiliário para Laboratório ( I ) Quadros e Lousas

2. Procedimento “Requisições 2013”

Visão Geral da participação da ProAd no processo de “Requisições 2013”

cotacoes@ufscar.br e requisicoes@ufscar.bre duvidasrequisicoes@ufscar.br

3. Recomendações

Lei 8.666/93, art. 15:

§ 7º Nas compras deverão ser observadas, ainda:

I – a especificação completa do bem a ser adquirido sem indicação de marca; Cuidados especiais:

 Colocar a descrição completa do item, descrevendo inclusive a quantidade de itens em cada caixa/frasco;

 Evitar utilizar descrições copiadas da internet pois essas geralmente estão direcionadas para uma marca específica;

 Descrições detalhadas muito simplificadas podem acarretar compra de materiais de baixa qualidade, porém descrições muito extensas também podem trazer problemas, por exemplo: (i) o fornecedor não participa pois não entendeu o que esta sendo

3. Recomendações

Lei 8.666/93 Art 14: Nenhuma compra será feita sem a adequada caracterização de seu objeto e indicação dos recursos orçamentários para seu pagamento, sob pena de nulidade do ato e responsabilidade de quem lhe tiver dado causa.

A obtenção de cotações pelo requisitante lhe permite considerar um valor estimado com base nos valores reais de mercado. Por esse motivo a Instituição não pode pagar valores acima do pesquisado.

Além disso o Portal Comprasnet - www.comprasnet.gov.br - exige, para a divulgação da licitação, que sejam cadastradas as empresas que forneceram orçamentos, por isso estes devem vir com o CNPJ da empresa. Sem o CNPJ não se pode executar a licitação.

Precisamos ter cuidado com orçamentos retirados da internet:  Ofertas de ocasião;

 Frete;

3. Recomendações

O Decreto 5.450/05 estabelece a obrigatoriedade da utilização de pregão eletrônico para

aquisição de bens e serviços comuns.

Os orçamentos buscados no mercado servem apenas para balizar o valor estimado da contratação, não significa que a compra será feita em alguma dessas empresas.

Na utilização do pregão eletrônico como forma de contratação, o pregoeiro:  Não sabe as empresas que estão participando do certame;

 Após divulgada a licitação, não pode aceitar material diferente do que foi requisitado;  Também não pode, após a divulgação, alterar a quantidade solicitada;

3. Recomendações

3.3 – Catálogo de Materiais (CatMat)

Atualmente o Sistema Comprasnet, nos obriga a utilizar o CatMat para divulgação de compras. Portanto, não existem compras sem o código do CatMat.

Existem dois tipos de código CatMat: i. Códigos abertos ou editáveis;

 Sempre tentar dar preferencia e encontrar códigos abertos, assim evitamos conflitos de descrições; (MOSTRAR ANEXO I DO COMPRAS NET)

3. Recomendações

ii. Códigos fechados ou travados;

 É difícil encontrar códigos fechados que sejam exatamente iguais às descrições colocadas nas requisições;

 Para podermos utilizar esses códigos e efetuar as compras necessárias para a Universidade passamos a adotar o seguinte item em todos os nossos editais: 1.1.6. Só serão aceitos produtos estejam em conformidade com as características

constantes do Anexo I, bem como em padrões de qualidade aceitáveis conforme legislação aplicável. Em caso de divergência entre a descrição constante do comprasnet e a descrição contante do Anexo I, deve prevalecer a descrição do Anexo I.

3. Recomendações

iii. Dicas para auxiliar na pesquisa do CatMat:

 Começar procurando com apenas uma palavra; Exemplo: resistor

 Fazer uma pesquisa rápida na internet, às vezes existem outros nomes para o material que estamos procurando;

 Caso a pesquisa feita pelo nome do material não tenha surtido efeitos, às vezes

procurar pelo local de utilização apresenta opções interessantes; exemplo: laboratório, escola, escritório, etc;

 Apesar de geralmente os códigos abertos serem apresentados como prioridade no site, podemos utilizar o parâmetro “material nome” na busca; exemplo: mesa nome,

microomputador nome, etc;

3. Recomendações

Modalidade de licitação em que a Universidade verifica e registra junto aos fornecedores os preços de itens que podem ser solicitados ao longo do ano, é o tipo de licitação utilizada pelo almoxarifado, RU e UAC.

Quando utilizar a Ata de registro de preços?

 Aquisição de produtos que são pedidos várias vezes ao longo do ano;  Materiais que são de uso comum a vários departamentos;

3. Recomendações

Vantagens das Atas de Registro de Preços

 Podem ser adquiridos apenas itens que serão utilizados logo, assim evitamos estoques ou perda de produtos por prazo de validade;

 Agilidade na aquisição: Para solicitação de itens pelo Sistema Registro de Preços basta encaminhar oficio ao Gestor da Ata, esse pede emissão de empenho ao Departamento de Contabilidade e aguarda a entrega do produto pelo fornecedor;

 Como as estimativas devem ser feitas pensando no uso anual de toda a Universidade existem menos chances de itens cancelados, já que as quantidades e os valores

negociados serão mais atrativos aos fornecedores.

3. Recomendações

3.5 – Itens padronizados

Está disponível no site da Proad (www.proad.ufscar.br) descrições padronizadas para Microcomputadores, notebooks e itens mobiliários, lembramos que essas padronização tem por objetivo agilizar as contratações desses materiais.

4. Instalação “Requisições 2013”

a) Entrar no site da ProAd: www.proad.ufscar.br

b) Clicar em REQUISIÇÕES2013 (área de LINKS à direita da página)

c) Na janela que se abre, clicar em “Requisições 2013 (Arquivo executável)” d) Instalar o executável

obs: será instalado um ícone na área de trabalho; não confundir com o ícone do sistema anterior.

Atenção:

i) Não desinstalar o sistema “Requisições 2012” existente no seu micro. ii) Instalar o “Requisições 2013” no local que a instalação automática indicar

obs: é possível instalar em outro local, mas não recomendamos

iii) O número da próxima requisição deve ser na sequencia da última requisição

5. Considerações Finais

requisições 2012: os valores estão garantidos; as requisições com cotações estão sendo processadas; para as demais, estaremos contatando os requisitantes para apoio.

e-mails:

 cotacoes@ufscar.br  é o e-mail que serve para enviar requisições eletrônicas para a ProAd para obter cotações; vale apenas para itens dentro dos grupos de materiais COMUNS; a ProAd, nesta atividade, não estará conferindo as requisições.

• Assunto: número da requisição e unidade requisitante

requisicoes@ufscar.br  é o e-mail utilizado para encaminhar requisições

eletrônicas para a Contabilidade completas (com especificações, valores estimados, cotações, justificativas e catmat); em paralelo deve ser encaminhada a requisição idêntica para a Contabilidade em papel.

• Assunto: número da requisição e unidade requisitante

 duvidasrequisicoes@ufscar.br  é o e-mail que serve para enviar as suas dúvidas; favor incluir o seu ramal para eventualidade; mas, a resposta será por e-mail;

5. Considerações Finais

 fone: ramal 8989 – serve para tirar dúvidas; horário de atendimento: 8-11h; 14-17h  IMPORTANTE: para tirar dúvidas, recomendamos utilizar o e-mail no lugar do telefone.

 itens especiais: softwares, equipamentos especiais, aparelho de ar condicionado, equipamentos de informática, mobiliário sob encomenda etc, considerar informações adicionais que serão inseridas na página da ProAd;

Prazo para envio das requisições:

 cada Centro tem o seu calendário específico, respeitando o calendário da ProAd  Calendário da ProAd:

• tramitar no máximo dia 15 de abril – 2ª.f

• requisição em papel deve estar na Contabilidade, no máximo dia 18 de abril – 5ª.feira

ANEXO – JUSTIFICATIVAS - LEGISLAÇÃO

É preciso mesmo justificar a requisição?

A. Lei nº 10.520/02

Art. 3º A fase preparatória do pregão observará o seguinte:

I - a autoridade competente justificará a necessidade de contratação e definirá o objeto do certame, as exigências de habilitação, os critérios de aceitação das propostas, as

sanções por inadimplemento e as cláusulas do contrato, inclusive com fixação dos prazos para fornecimento;

ANEXO – JUSTIFICATIVAS - LEGISLAÇÃO

É preciso mesmo justificar a requisição? (cont.)

B. Decreto 5.450/05

Art. 9o _{Na fase preparatória do pregão, na forma eletrônica, será observado o seguinte:}

...

III - apresentação de justificativa da necessidade da contratação; ...

Art. 30. O processo licitatório será instruído com os seguintes documentos: I - justificativa da contratação;

C. Lei nº 9.784/99

Art. 2o _{A Administração Pública obedecerá, dentre outros, aos princípios da legalidade,}

finalidade, motivação, razoabilidade, proporcionalidade, moralidade, ampla defesa, contraditório, segurança jurídica, interesse público e eficiência.

ANEXO – JUSTIFICATIVAS - EXEMPLOS

Como deve ser uma justificativa? (ext.)

Extensão

- trata-se de serviço necessário para o projeto de extensão (nome – número proexweb), somente pelo período de x meses, com a finalidade de (motivo do serviço).

Observação:

ANEXO – JUSTIFICATIVAS - EXEMPLOS

Como deve ser uma justificativa? (cont.)

Pesquisa

:

O (nome do serviço ou nome do equipamento), objeto desta requisição, é importante para (citar o uso).

Ensino:

Os reagentes, objeto desta requisição, serão utilizados nas atividades de (ensino ou

pesquisa), do curso de (nome). Os produtos precisam ser entregues de uma única vez. O prazo mínimo de validade dos produtos deve ser de x meses.