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TÍTULO: A IMPORTÂNCIA DA AUDITORIA INTERNA NO SETOR DE FATURAMENTO EM UMA ENTIDADE HOSPITALAR

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Academic year: 2021

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TÍTULO: A IMPORTÂNCIA DA AUDITORIA INTERNA NO SETOR DE FATURAMENTO EM UMA ENTIDADE HOSPITALAR

TÍTULO:

CATEGORIA: CONCLUÍDO

CATEGORIA:

ÁREA: CIÊNCIAS SOCIAIS E APLICADAS

ÁREA:

SUBÁREA: Administração

SUBÁREA:

INSTITUIÇÃO(ÕES): CENTRO UNIVERSITÁRIO CATÓLICO SALESIANO AUXILIUM - UNISALESIANO

INSTITUIÇÃO(ÕES):

AUTOR(ES): RAFAEL GAMBA COSTA

AUTOR(ES):

ORIENTADOR(ES): RICARDO YOSHIO HORITA, JOVIRA MARIA SARRACENI

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1. RESUMO

A execução do serviço de auditoria interna hospitalar, realizada pela auditora em enfermagem, analisa as contas hospitalares averiguando a compatibilidade entre os dados constantes nos prontuários e a cobrança a ser realizada. O objetivo desta pesquisa foi avaliar a importância da auditoria interna nos setores da Maternidade, Internação e UTI Adulto na Associação Hospitalar Santa Casa de Lins, detectando inconsistências nas anotações dos prontuários que impossibilitam a cobrança dos valores devidos pela prestação de serviços. A pesquisa baseou-se em uma revisão bibliográfica e um estudo de caso. Nos estudos, detectou-se erros de preenchimento dos prontuários que, em 2017, as glosas totais representam aproximadamente 10% do valor total faturado. As glosas decorrentes de apenas um dos convênios representam 77,4% das glosas totais, sendo um dos motivos, a utilização de códigos incorretos do TUSS, Terminologia Unificada em Saúde Suplementar, nos medicamentos inseridos no sistema. Por fim, foram apresentadas propostas para a redução dos erros no preenchimento dos prontuários tornando mais eficiente a cobrança dos serviços.

2. INTRODUÇÃO

A Associação Hospitalar Santa Casa de Lins foi fundada em 1923 com a finalidade de exercer atividades filantrópicas de assistência à saúde, oferecendo serviços médico-hospitalares inicialmente denominada Irmandade da Santa Casa de Misericórdia de Lins atualmente administrada pela Associação Lar São Francisco de Assis na Providência de Deus em 14 de setembro de 2011. (SANTA, 2017)

A entidade conta com repasses de recursos financeiros do Sistema Único de Saúde (SUS) (BRASÍLIA, 1990). Recebe, também, verba do convênio com o Estado de São Paulo cujo objetivo é promover o fortalecimento das ações e serviços de assistência à saúde prestados aos usuários do SUS (DIÁRIO, 2016), além de incentivos financeiros da Prefeitura Municipal de Lins. (LINS, 2012)

Este trabalho tem por objetivo abordar os benefícios que a auditoria interna pode trazer aos gestores desta entidade nesta importante missão filantrópica. O foco será o setor de faturamento, visando analisar os prontuários dos setores de Internação, UTI Adulto e UTI Neonatal buscando detectar possíveis inconsistências

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nas anotações dos prontuários, fato este que pode distorcer as informações do atendimento e, consequentemente, prejudicar a cobrança, gerando glosas aos repasses, e propor possíveis soluções para minimizar este problema. Será feito uma revisão bibliográfica sobre o assunto e um estudo de caso.

3. OBJETIVOS

O objetivo desta pesquisa busca avaliar a importância da auditoria interna nos setores de Internação, UTI Adulto e UTI Neonatal, procurando detectar possíveis não conformidades relacionadas aos registros feitos de forma inadequada que impossibilitam a cobrança dos valores devidos em função destas inconsistências.

4. METODOLOGIA

O presente trabalho iniciará com uma revisão bibliográfica para aprofundar nos conceitos e importâncias relativos à auditoria interna hospitalar. Através de um estudo de caso será analisado o processo de faturamento de uma entidade hospitalar.

5. DESENVOLVIMENTO

5.1 Associação Hospitalar Santa Casa de Lins.

A Associação Hospitalar Santa Casa de Lins foi fundada em 1923 com participação popular, a fim de realizar atividades filantrópicas de assistência à saúde, sendo um hospital de médio porte, referência para a microrregião de Lins com cerca de 165.000 habitantes e 8 municípios (IBGE, 2016). Com 340 colaboradores contratados segundo as normas estabelecidas pela Consolidação das Leis do Trabalho, além de outros profissionais prestadores de serviços. Presta uma média atendimentos anual de 16.000 atendimentos/mês, incluindo internações, consultas ambulatoriais e exames. O hospital atende demandas de alta complexidade de UTI Neonatal e Neurocirurgia, possui 71 leitos. O hospital, atualmente, realiza cerca de 300 internações mensais, 4 mil exames de diagnóstico

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por imagens, 6 mil atendimentos de Pronto Socorro e 600 consultas médicas de especialidades (CNES 2017).

Sendo uma instituição cristã de saúde, a Santa Casa de Lins tem a missão de oferecer e melhorar o atendimento médico da população, em especial daqueles de baixa renda, possibilitando o atendimento integral, humanizado e qualificado de todos os pacientes usuários do SUS, especialmente em gestantes.

5.2 Auditoria Hospitalar

Segundo Sá (1998), a auditoria surgiu inicialmente para verificar a exatidão dos lançamentos contábeis. Para Kurcgant (2008, p. 216), “Auditoria é a avaliação sistemática de uma atividade, por alguém não envolvido diretamente na sua execução, para determinar se essa atividade está sendo levada a efeito de acordo com seus objetivos”.

Attie (1992) lembra que, no ambiente empresarial, busca-se alcançar metas através do aproveitamento eficiente de suas potencialidades visando o crescimento e o retorno às expectativas planejadas. Com a diversificação de atividades, o controle de todos eventos torna-se limitado. Assim, o trabalho da auditoria interna tem o objetivo de controlar e auxiliar os gestores, identificando áreas problemáticas e sugerir correções para melhorar a prestação de serviços da empresa.

Na área da saúde, a auditoria surgiu para verificar a qualidade da assistência prestada ao paciente através da análise dos prontuários. (KURCGANT, 2008)

Atualmente, atribuiu-se à auditoria um conjunto mais abrangente de importantes funções, envolvendo todo o organismo da entidade e dos seus órgãos de gestão, com a finalidade de efetuar críticas e emitir opiniões sobre a situação econômico-financeira e sobre os resultados de ambos. Ressalte-se que a auditoria também tem o objetivo de identificar deficiências no sistema de controle interno e no sistema financeiro, apresentando recomendações para melhorá-los. (UNIVERSIDADE FEDERAL DE MINAS GERAIS, 2013, p. 6).

5.2.1 Tipos de Auditoria Hospitalar

Segundo Motta (2013) existem 3 tipos de auditoria:

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médicos antes da sua realização, por exemplo, a emissão de um parecer pelo médico auditor da operadora de plano de saúde sobre um determinado tratamento ou procedimento.

b) Auditoria concorrente ou proativa ou supervisão: é a análise pericial relacionada ao evento no qual o cliente está envolvido. Exemplo: acompanhar o processo de atendimento ao cliente ainda internado.

c) Auditoria de contas hospitalares ou retrospectiva ou revisão de contas: consiste na análise pericial dos procedimentos médicos realizados, com ou sem análise do prontuário médico. Exemplo: análise de contas interna ou externamente após seu fechamento, ou seja, alta do paciente.

5.3 O prontuário do paciente

Motta (2013, p. 54) cita que “o prontuário do paciente é um documento legal que lhe pertence e está sob a responsabilidade técnica do médico. Ele deve conter todas as informações pertinentes à internação do paciente, desde sua admissão à alta [...]”.

“A evolução, reações e preocupações do paciente devem ser registradas, utilizando-se termos que expliquem os fatos de maneira clara. A equipe de enfermagem deve prever o tempo para fazer os registros no prontuário de cada paciente, pois fazem parte das responsabilidades legais da enfermagem”. (KRON; GRAY, 1989, apud SETZ; D’INNOCENZO, 2009 , p. 314).

Segundo Setz e D’innocenzo (2009) todas as condições do paciente devem ser relatadas no prontuário, as ocorrências relacionadas ao paciente, que possibilitem a continuidade dos seus cuidados. As anotações da enfermagem possuem valor investigativo, servindo de instrumento legal para meios de avaliação da assistência de enfermagem e da qualidade dos serviços prestados.

Para Possari (2007) o prontuário apoia o processo de atendimento ao paciente, fornecendo as informações clínicas e administrativas necessárias para a tomada de decisão, servir de registro legal das ações médicas e de enfermagem, apoiar as pesquisas epidemiológicas, estudos clínicos e de avaliação de qualidade e promover o ensino e gerenciamento dos serviços, fornecendo os dados necessários para cobranças, reembolsos e gerenciamento de custos.

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Quando há a prestação do serviço (atendimento a um paciente internado, por exemplo), é preenchido o prontuário do paciente, que é o documento que serve de guia para a cobrança.

Após o atendimento, quando todos os prontuários são enviados para o setor de faturamento, onde são verificados e corrigidos pela enfermeira auditora, as irregularidades ocorridas nos preenchimentos dos mesmos, para que estes possam ser enviados aos convênios para o pagamento dos serviços.

Foi realizado um levantamento em 145 prontuários divididos nos seguintes setores:

a) Maternidade: 31 prontuários relativos ao período do dia 15 à 27 de março de 2018;

b) Internação: 110 prontuários relativos ao período de 16 de março à 24 de abril de 2018;

c) UTI Adulto: 4 prontuários relativos ao período de 6 à 24 de abril de 2018.

Cabe ressaltar que a amostra de prontuários foi estabelecida da seguinte forma:

a) Foram levantados os prontuários que estavam sob a responsabilidade da enfermeira auditora que auxiliou o processo, prontuários estes relativos a atendimento do SUS e de convênios particulares;

b) A enfermeira auditora auxiliou no levantamento dos dados. Os prontuários relativos aos da UTI Adulto se mostraram em menor quantidade, pois a Santa Casa tinha apenas 5 leitos em funcionamento no período, sendo que 4 estavam ocupados durante o momento da pesquisa;

c) Os erros descritos na tabela são os de maior importância para a cobrança do prontuário, pois o preenchimento de tais informações é exigido pelos convênios.

Os resultados obtidos através do levantamento realizado através das análises de prontuários dos pacientes atendidos na Maternidade, Internação e UTI adulto, nos períodos relacionados, são apresentados no quadro a seguir onde estão discriminados os tipos de erro por setor.

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Quadro 1: Levantamento de erros no preenchimento de prontuários.

Levantamento de

Erros

Maternidade AV% Internação AV% UTI Adulto AV% 15/03/18 à 27/03/18 16/03/18 à 24/04/18 06/04/18 à 24/04/18 Erros Médicos Falta de preenchimento do

prontuário pelo médico 8 25,8% 62 56,4% 4 100,0%

Ausência de Carimbo 15 48,4% 68 61,8% 4 100,0%

Não preenchimento do CID (Código de Identificação da Doença) 16 51,6% 62 56,4% 4 100,0% Letra ilegível 16 51,6% 17 15,5% 4 100,0% Erros da Enfermagem Omissão de gastos 5 16,1% 45 40,9% 4 100,0% Ausência da checagem da medicação 3 9,7% 44 40,0% 4 100,0% Ausência de Carimbo 7 22,6% 44 40,0% 3 75,0%

Falta de detalhes nos

procedimentos 9 29,0% 35 31,8% 0 0,0%

Não checar e relatar alta do

paciente 7 22,6% 42 38,2% 4 100,0%

Prescrição sem identificação de data, convênio, nome,

médico 13 41,9% 10 9,1% 0 0,0%

Erros da Recepção

Data e hora incorreta 8 25,8% 50 45,5% 2 50,0%

Número de Prontuários Preenchidos 5 16,1% 32 29,1% 0 0,0% Número de Prontuários NÃO Preenchidos 21 67,7% 69 62,7% 4 100,0% Prontuários Preenchidos CORRETAMENTE 5 16,1% 9 8,2% 0 0,0% TOTAL PRONTUÁRIOS 31 100% 110 100% 4 100%

Fonte: Elaborado pelo autor.

Eis algumas considerações sobre as informações contidas na Tabela 1:

a) As informações foram separadas, a fim de diferenciar os responsáveis pelo preenchimento das informações. Na primeira parte estão discriminados os erros médicos que impossibilitam a cobrança do prontuário. São eles:

I. Falta de preenchimento do prontuário pelo médico: essa ocorrência omite procedimentos realizados no paciente, além de atrasar o faturamento hospitalar, pois a enfermeira auditora, posteriormente,

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deve ir atrás de toda informação que não está contida no prontuário; II. Ausência de carimbo: não identifica o responsável e não dá

autenticidade ao documento;

III. Ausência do CID de cobrança: CID é a sigla para Classificação Internacional de Doenças, o código tem o objetivo de estabelecer valores de cobrança por procedimentos e serve de base para auxiliar no levantamento estatístico da região;

IV. Letra ilegível: inviabiliza a obtenção de informações do documento, além de atrasar o processo de faturamento;

b) Na competência da enfermagem constam os seguintes erros:

I. Omissão de gastos: ausência de materiais e medicamentos utilizados para tratamento do paciente;

II. Ausência da checagem de medicamentos: esse é um procedimento padrão que deve ser feito pelos técnicos de enfermagem que relatam a aplicação da medicação feita de acordo com a prescrição médica; III. Ausência de carimbo: não identifica o responsável e não dá

autenticidade ao documento;

IV. Falta de detalhes nos procedimentos: inviabilizam a obtenção das informações dos procedimentos realizados no paciente;

V. Não checar e relatar a alta do paciente: a ausência dessa informação dificulta na cobrança da diária hospitalar que depende do período de permanência do paciente para ser cobrada;

VI. Prescrição sem identificação: a omissão da data, nome do paciente, médico ou convênio inviabiliza a cobrança do prontuário, já que está sem a identificação necessária;

c) Erros da recepção:

I. Data e hora incorreta: informações primordiais para o faturamento e definição da diária hospitalar;

As correções necessárias devem ser feitas rapidamente, pois o não envio no prazo estipulado pelo convênio, acarreta o não recebimento dos respectivos atendimentos. Para se ter uma ideia, alguns convênios particulares dão um prazo de

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30 dias, a partir da data de saída do paciente, para que tais documentos sejam enviados.

Após a correção dos erros, os prontuários são enviados aos convênios, para que sejam pagos. Os convênios, por sua vez auditam os prontuários recebidos e detectadas irregularidades nestes, efetuam glosas no pagamento, gerando perdas para a instituição hospitalar. Porém, há possibilidade de o hospital prestador recursar as glosas para evitar perdas.

Foi realizado o levantamento das glosas que ocorreram na Santa Casa no ano de 2017. Transformamos as glosas em unidades monetárias, a fim de proteger o sigilo das informações, porém mantivemos a mesma proporção dos valores. Além disso, alteramos o nome dos convênios que foram identificados no levantamento de dados. Ordenamos a planilha por ordem decrescente de glosa.

Os resultados foram:

Quadro 2: Faturas x Glosas ano de 2017.

Convênios Faturado Glosa Glosa/Total

Convênio A 59.066,75 11.060,58 77,36% Convênio B 3.741,05 1.309,86 9,16% Convênio C 8.411,26 472,59 3,31% Convênio D 2.363,39 388,50 2,72% Convênio E 3.629,51 294,10 2,06% Convênio F 6.645,49 268,72 1,88% Convênio G 838,51 198,98 1,39% Convênio H 617,86 111,08 0,78% Convênio I 58.171,05 108,01 0,76% Convênio J 557,17 60,71 0,42% Convênio K 167,87 17,54 0,12% Convênio L 131,25 7,57 0,05% Total 144.341,17 14.298,24 100%

Fonte: Elaborado pelo autor.

O valor faturado corresponde ao total de serviços prestados pela entidade aos convênios particulares. Os valores incluem diárias, materiais e demais custos hospitalares que se aplicam ao atendimento do paciente na instituição. As glosas demonstram o valor que o convênio recusou-se a pagar à Santa Casa devido irregularidades nas anotações constantes nos prontuários relativas à prestação de serviços ao paciente.

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Observa-se que as glosas totais representam quase 10% do valor total faturado, correspondendo um alto percentual de perdas.

Com os dados apresentados, verifica-se que o convênio que possui maior volume glosado é o Convênio A, que embora represente quase 50% do valor faturado, corresponde a 77,4% das glosas totais dos prontuários analisados. Após questionado na Instituição, a justificativa é que a farmácia do hospital costuma usar o código TUSS (Terminologia Unificada em Saúde Suplementar) incorretamente nos medicamentos inseridos no sistema, e, devido às exigências do convênio, a maioria dos serviços prestados possuem glosas.

Portanto, é recomendável que para sanar o alto índice de erros dos prontuários e as altas glosas, o hospital tomar as seguintes providências:

a) Colocar colaboradores ou estagiários da área de enfermagem em todos os setores de assistência médica para revisarem os prontuários logo que os mesmos são preenchidos, a fim de corrigir os erros antes de serem encaminhados ao faturamento. A necessidade de serem revisados logo após os preenchimentos é pelo fato de ter um fácil acesso ao médico responsável pela anotação, pois, muitas vezes, há a dificuldade de entrar em contato com o profissional médico após o mesmo deixar o setor;

b) Elaborar um trabalho de conscientização com os responsáveis pelo preenchimento dos prontuários, ressaltando a importância do correto preenchimento dos mesmos, pois os erros nesta fase pode gerar a impossibilidade de ressarcimento perante os convenios ocasionando altos custos para a instituição. O correto preenchimento melhorará a eficiência do faturamento hospitalar, diminuindo os erros e melhorando a qualidade da informação;

c) Revisar os códigos TUSS que constam no sistema, a fim de sanar as glosas do Convênio A e outros;

d) Montar um programa de qualidade com intuito de reduzir consideravalmente as glosas atuamente existentes, estabelecendo uma meta de redução das glosas em relação ao valor faturado.

8. REFERÊNCIAS

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BRASÍLIA. Lei nº 8.080, de 19 de setembro de 1990. Brasília. Disponível em: <http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/L8080.htm> Acesso em: 17 mar. 2017. CNES. Secretaria de Atenção à Saúde. Disponível em: <http://cnes2.datasus.gov.br/Mod_Profissional_comp.asp?VCo_Unidade=35271027 58245&VComp=201702>. Acesso em 17 de março de 2017.

DIÁRIO Oficial do Estado de São Paulo, 31 dez. 2016, Exec 246, p.26.

IBGE. Síntese do Município. Disponível em: <http://cidades.ibge.gov.br/v3/cidades/municipio/3527108>. Acesso em 17 de março de 2017.

KURCGANT, Paulinia. (Coord.). Administração em Enfermagem. São Paulo: EPU, 2008.

LINS. Lei nº 5.590, de 29 de fevereiro de 2012. Lins. Disponível em: <www.camaralins.sp.gov.br/camver/camver/leimun/2012/05590.pdf> Acesso em: 17 mar. 2017.

MOTTA, Ana Letícia Carnevalli. Auditoria de Enfermagem: nos Hospitais e Operadoras de Planos de Saúde. 6. ed. São Paulo: Saraiva, 2013.

POSSARI, João Francisco. Prontuário do Paciente e os Registros de Enfermagem. 2. ed. São Paulo: Iátria, 2007.

SÁ, Antônio Lopes de. Auditoria Interna. 8. ed. São Paulo: Atlas, 1998.

SANTA Casa de Misericórdia de Lins. Associação e Fraternidade São Francisco

de Assis na Providência de Deus. Disponível em:

<http://www.franciscanosnaprovidencia.org.br/associacao/nossasobras_detalhes/33/ Santa-Casa-de-Miseric%C3%B3rdia-de-Lins> Acesso em: 17 mar. 2017.

SETZ, Vanessa Grespan; D´INNOCENZO, Maria. Avaliação da qualidade dos registros de enfermagem no prontuário por meio da auditoria. ACTA Paulista de Enfermagem. São Paulo, 22(3):313-7, 2009. Disponível em <http://www.scielo.br/pdf/ape/v22n3/a12v22n3> Acesso em: 23 abr. 2017.

UNIVERSIDADE FEDERAL DE MINAS GERAIS. Auditoria-Geral da UFMG Manual de Auditoria Interna. Belo Horizonte, 2013. v. 2.

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