GRADUAÇÃO “LATO SENSU”
AVM FACULDADE INTEGRADA
CONTROLES INTERNOS
A IMPORTÂNCIA DOS CONTROLES INTERNOS DENTRO DAS
EMPRESAS.
RENATA MAMEDES DE BRUM
Orientadora Prof. LUCIANA MADEIRA
Rio de Janeiro 2013
UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES
PÓS-
GRADUAÇÃO “LATO SENSU”
AVM FACULDADE INTEGRADA
CONTROLES INTERNOS
A IMPORTÂNCIA DOS CONTROLES INTERNOS DENTRO DAS
EMPRESAS.
RENATA MAMEDES DE BRUM
Projeto de monografia da importância dos controles internos dentro das empresas. sob a orientação da professora LUCIANA MADEIRA.
AGRADECIMENTOS
Agradeço aos professores, pelas orientações e estímulos nas horas precisas que juntos conhecemos o gosto da vitória.
DEDICATÓRIA
Dedico este trabalho, aos meus pais, que juntos enfrentamos obstáculos, tendo como objetivo final a conclusão de um curso tão esperado.
RESUMO
A presente pesquisa exaltará a importância do estudo da aplicabilidade com o objetivo geral em evidenciar a importância de um bom sistema de controles internos nas empresas e as consequências causadas por uma gestão deficiente dos controles internos.
A empresa deve observar as normas legais, instruções normativas e estatutos, permitindo a implantação de programas, sistemas e operações visando a eficácia, eficiência e economicidade dos recursos, garantir que os funcionários sigam a risca o Manual de Procedimentos Internos desenvolvidos para cada área da empresa.
Empresas que utilizam a analise dos controles internos a fim de entender quais os riscos que podem afetar o seu negócio e gerar prejuízos ou impossibilitar o alcance de metas e objetivos desejados.
METODOLOGIA
Para o presente trabalho será utilizada a investigação teórica, com pesquisa bibliográficas, fundamentada em livros de leitura corrente; livros de referência, como dicionários, além de consulta a artigos e sites relacionados ao tema. Serão obtidas também informações junto a órgãos como CVM, Instituto Brasileiro de Contadores – IBRACON, CFC, CRC e Instituto dos Auditores Internos do Brasil – OIO.
SUMÁRIO 07
INTRODUÇÃO 09
CAPITULO I
1-BREVE ANTECEDENTES HISTÓRICOS DO CONTROLE INTERNO 11
1.1- CONCEITO DE CONTORLE INTERNO
12 1.2-CONTROLE INTERNO E O SISTEMA DE PROCESSAMENTO DE
DADOS
13 1.3-A IMPORTÂNCIA DOS CONTROLESINTERNOS NAS
ORGANIZAÇÕES 14
CAPITULO II
2- ASPECTOS RELEVANTES DO CONTROLE INTERNO 16
2.1-TIPOS DE CONTROLE INTERNO EXISTENTE SEGUNDO A
DISPOSIÇÃO DE NORMAS DE AUDITORIA Nº 29 16
CAPITULOIII
3 – RELAÇÃO DO CONTROLE INTERNO COM A AUDITORIA 20
3.1-AUDITORIA INTERNA E A AUDITORIA EXTERNA E SUAS
DIFERENÇAS 21
CAPITULO IV
4– AUDITORIA DA AREA CONTÁBIL 26
4.1- AUDITORIA NA AREA OPERACIONAL 28
4.2- AUDITORIA DE GESTÃO 28
4.3- AUDITORIA DE SISTEMAS INFORMATIZADOS 28
4.4-AUDITORIA AMBIENTAL 29
CAPITULO V
5- AUDITIRIA DA QUALIDADE 31
5.1 –TENICAS UTILIZADAS NA AUDITORIA INTERNA 32
5.2- PLANEJAMENTO DO TRABALHO DE AUDITORIA INTERNA 33
5.3- PEQUENAS E MÉDIAS EMPRESAS 34
CAPITULO VI
6- A IMPORTÂNCIA DAS PEQUENAS E MÉDIAS EMPRESAS
NAECONOMIA 36
6.1- O CRECSIMENTO DAS PEQUENAS E MÉDIAS EMPRESAS
ATRAVÉS DA INOVAÇÃO 36
6.2-APLICABILIDADE DO CONTROLE INTERNO NAS PEQUENAS E
MEDIAS EMPRESAS 38
INTRODUÇÃO
O presente trabalho é um estudo minucioso que visa abordar de forma específica do controle interno dentro das pequenas e médias empresas, ressaltando as vantagens e desvantagens no contexto das mesmas, detalhando sua função e os diversos tipos de controles existentes, tendo a auditoria interna como forte aliada na verificação e fiscalização destes controles internos.
O trabalho vem descrever todo o arcabouço teórico com relação ao controle interno, como também, a descrição das etapas de implantação de um sistema de controle em uma pequena e média empresa.
Proporcionar um melhor entendimento sobre o controle interno nestas empresas, trazendo uma visão a qual demonstra que as pequenas e médias empresas também podem implantar sistemas de controles internos os quais possam atender suas necessidades e que não ultrapassem seus limites financeiros, obedecendo sempre a relação custo/beneficio para estes sistemas.
O objetivo principal será descrever sobre a teoria do controle interno, caracterizando as pequenas e médias empresas e suas aplicações.
Na estrutura deste trabalho será evidenciar a relevância do tema, a justificativa, o problema da pesquisa, os objetivos, a metodologia, bem como, a organização do trabalho, seus conceitos e antecedentes históricos, aspectos relevantes, tipos existentes e Auditoria Interna, bem como a importância das empresas na economia, o crescimento destas empresas através da inovação, como também, rotinas destas empresas.
De acordo com a evolução das pequenas e médias empresas é que fez com que estas percebessem a necessidade que as mesmas tinham de utilizar uma ferramenta de controle para seus setores.
Diante do exposto, espero que este trabalho possa contribuir para ressaltar a relevância que o controle interno como ferramenta capaz de evitar fraudes e erros, reduzindo custos e proporcionando para as pequenas e médias empresas uma permanência definitiva no mercado.
Deve se observar que estes controles são capazes de fiscalizar e controlar estas empresas nos seus mais diversos setores, através de
instruções normativas e estatutos; Permitindo a implantação de programas, sistemas e operações visando a eficácia, eficiência e economicidade dos recursos; Garantir que os funcionários sigam a risca o Manual de Procedimentos Internos desenvolvidos para cada área da empresa.
CAPÍTULO I
1
-
BREVE
ANTECEDENTES
HISTÓRICOS
DO
CONTROLE INTERNO
Os controles internos teve início nas empresas com a necessidade de maior controle das operações realizadas, pois com a expansão dos mercados, crescimento das empresas e o desenvolvimento das atividades, o relativo controle dos seus diversos setores se tornou mais complexo.
Diante das a complexidade do controle destes setores é que o sistema de controles internos foi criado, para que possa evitar erros e fraudes dentro das empresas, seguindo métodos e procedimentos os quais irão auxiliar no controle das atividades da empresa.
Segundo: ALMEIDA (2009). O controle interno representa em uma organização o conjunto de procedimentos, métodos ou rotinas com os objetivos de proteger os ativos, produzir dados contábeis e ajudar a administração na condução ordenada dos negócios da empresa.
Os autores FRANCO E MARRA (2009). Os controles internos entendem todos os instrumentos da organização destinados à vigilância, fiscalização e verificação administrativa, que permitam prever, observar, dirigir ou governar os acontecimentos que se verificam dentro da empresa e que produzam reflexos em seu patrimônio .
O controle interno é formado por planos de organização e pela coordenação dos métodos e medidas implantados pela empresa para proteger seu patrimônio, seus recursos líquidos e operacionais, por meio de atividades de fiscalização e verificação da fidedignidade dos administradores e da exatidão dos processos de manipulação de dados contábeis, provendo desta forma a eficiência operacional e a adesão às políticas e estratégias traçadas pela alta gestão.
Cabe destacar que segundo: OLIVEIRA, PEREZ JR. E SILVA (2009).
Que a partir de determinado porte, as empresas são gerenciadas de forma segmentada, quase sempre existindo um executivo responsável em cada uma das
diversas divisões, departamentos ou setores. Tais responsáveis devem,
evidentemente, prestar contas periódicas do desempenho de sua área, dentro da alçada de gerenciamento.
Quanto maior se tornar a empresa, mais complicada será a estrutura organizacional necessária para controlar as operações de forma eficiente, se fazendo relevante a criação de relatórios, indicadores e análises consistentes, os quais darão ao administrador uma visão geral dos processos da empresa, facilitando, assim, a tomada de decisão por parte dos mesmos.
1.1-CONCEITO DE CONTROLE INTERNO
As empresas independentemente de seu porte, possuindo controle interno dos mais variados tipos, se faz necessário nestas empresas verificar se estes controles são adequados ou não há empresas nas quais estão inseridos, pois estes visam aumentar a eficiência das operações e das informações.
Sendo formado por controles contábeis e administrativos, os quais possuem a função de proteger os ativos e salvaguardar o patrimônio das empresas, prevenindo erros e procedimentos ilegais ou fraudulentos dentro destas empresas. A maioria dos procedimentos ilegais ou fraudes são detectadas pelos próprios funcionários da empresa no momento em que realiza suas funções habituais. Outras vezes, faz-se necessário que haja uma auditoria, a fim de detectar as mesmas.
O controle interno se funda em razões de ordem administrativa, jurídica e até mesmo política. Sem controle não há nem poderia existir, em
termos realistas, responsabilidade pública. A responsabilidade pública depende de uma fiscalização eficaz dos atos do Estado.
Neste liame, o controle interno opera na organização compreendendo o planejamento e a orçamento dos meios, a execução das atividades planejadas e a avaliação periódica da atuação.
O controle se faz um instrumento eficaz de sugestão e não é novidade do ordenamento jurídico brasileiro. Vejamos o disposto da Constituição Federal – CF, Art. 70 a respeito:
A CONSTITUIÇÃO FEDERAL, ART. 70. A fiscalização contábil, financeira, orçamentária, operacional e patrimonial da União e das entidades da administração direta e indireta, quanto à legalidade, legitimidade, economicidade, aplicação das subvenções e renúncia de receitas, será exercida pelo Congresso Nacional, mediante controle externo, e pelo sistema de controle interno de cada Poder”.
O controle interno faz parte das atividades normais da administração pública, subordina-se ao titular do órgão ou entidade, tendo como função acompanhar a execução dos atos indicando, em caráter opinativo, preventivo ou corretivo, as ações a serem desempenhadas com vistas a atender o controle da execução orçamentária, financeira, contábil, patrimonial e operacional, bem como os controles administrativos de um modo geral.
1-2-CONTROLE INTERNO E O SISTEMA DE PROCESSAMENTO
DE
DADOS
Diante do crescimento da utilização dos meios eletrônicos de processamento de dados nos sistemas de informação se faz necessário adotar um controle interno.
Considerando a escolha mais precisa dos programas de computadores a serem utilizados, as condições físicas do local de instalação dos equipamentos devem ser adequadas, e também, deve haver uma manutenção regular e por pessoal capacitado do equipamento.
1.3-A IMPORTÂNCIA DOS CONTROLES INTERNOS NAS
ORGANIZAÇÕES
Deve- se observar que ao evidenciar que algo dá errado na empresa e uma falha acontece, um desvio de conduta fica evidenciado, um erro ocasiona grandes perdas financeiras, uma fraude surge como do nada, desculpem o sarcasmo, mas as ausências de controles causam boa parte destes problemas, e os gestores questionam os profissionais de controles interno.
Geralmente as falhas acontecem pela falta de conhecimento por desconhecimento do negócio, dos processos, sistemas e em alguns casos pela negligência operacional ou pessoal.
No mundo corporativo deve encontrar os mesmos problemas, sendo em uma empresa pequena, média ou grande, tais como: desrespeito às normas, negligência às regras internas e externas, ausência de capacitação da equipe, despreparo dos gestores, e em certos casos temo pela incompetência de certas pessoas nas atividades exercidas.
Devendo avaliar melhor os nossos processos de gestão de riscos e controles internos, avaliar se os profissionais indicados estão devidamente preparados para o gerenciamento de suas atividades, avaliar se existem desvios de conduta, se os normativos estão em conformidade com as atividades exercidas.
Pode ocorrer desvios de conduta e dos procedimentos por pessoas que acham que estão acima das regras de compliance, ou simplesmente por
desconhecimento das políticas, afinal onde não existe regra as pessoas agem por conta própria e não podendo recriminá-los, pois estão fazendo o que podem conforme seu conhecimento.
A comunicação e formação é o ponto alto dos controles internos e contábeis em uma organização, e devemos avaliar de que forma a informação transita e como tomamos decisões. A alta administração tem grau de importância absurda na implementação de controles internos e compliance, contudo necessitam dar o exemplo para que sejam seguidos pelos colaboradores internos.
O comprometimento e competência não se compram no mercado, pelo contrário, se conquista e podemos determinar o grau de confiabilidade da empresa através do perfil do profissional, na busca pela excelência, pelo respeito às regras e normas e o comprometimento com a empresa.
Evidencia-se que a importância dos controles internos na organização, pois a cada dia a necessidade aumenta, mas as falhas e riscos operacionais também, e em certos casos, mais rápidos que os controles.
CAPITULOII
2- ASPECTOS RELEVANTES DO CONTROLE INTERNO
Os controles internos tem grande importância no auxílio da realização dos trabalhos de auditoria, pois estes facilitam o acesso dos auditores às informações dos diversos setores da empresa, nas quais irão propiciar subsídios para que este possa avaliar a necessidade de maior ou menor quantidade de exames e análises a serem realizados.Segundo: OLIVEIRA, PEREZ JR. E SILVA (2009) Um sistema de contabilidade que não esteja apoiado em um controle interno eficiente é, até certo ponto, inútil, uma vez que não é possível confiar nas informações contidas em seus relatórios.
Deve-se concluir que os controles internos servem de base ou inicio para a realização de uma auditoria nas empresas, elevando assim, a importância destes para com a gestão das empresas.
Para que ocorra um bom desempenho um sistema de controles internos se faz necessário que haja dentro das empresas um bom conjunto de métodos e procedimentos, os quais serão adotados na proteção do patrimônio líquido e operacional destas empresas, prevenindo, desta forma, a ocorrência de fraudes e o correto registro contábil das transações, promovendo também a eficiência operacional.
2.1- TIPOS DE CONTROLE INTERNO EXISTENTE SEGUNDO A
EXPOSIÇÃO DE NORMAS DE AUDITORIA Nº. 29.
Os tipos de controle estabelece que o controle interno de uma empresa se forma em dois grupos de controle: os de natureza contábil e os de natureza administrativa.
Segundo: CREPALDI (2007). Os controles contábeis compreendem o plano de organização e todos os métodos e procedimentos utilizados para salvaguardar o patrimônio e a propriedade dos itens que os compõem.
A segregação de funções, cria independência entre as funções de execução operacional, custodia dos bens patrimoniais e sua contabilização.
O sistema de autorização, controla as operações através de métodos de aprovações, de acordo com as responsabilidades e riscos envolvidos.
O sistema de registro, compreende a classificação dos dados dentro de uma estrutura formal de contas, existência de um plano de contas que facilita o registro e preparação das demonstrações contábeis e a utilização de um manual descritivo para o uso das contas.
Portanto conclui-se que os controles internos de natureza contábil abrangem dentro da empresa todos os sistemas, métodos e procedimentos, nos quais são utilizados dentro dos diversos setores, com o propósito de salvaguardar o patrimônio da empresas como: bens, direitos e obrigações, como também, a verificação de todos os registros contábeis da empresa, a fim de avaliar se os mesmos se encontram devidamente corretos.
Destaca-se como exemplos destes controles contábeis o sistema de aprovações e autorizações de transações, como também, a segregação de tarefas, nas quais reduzem drasticamente o risco do cometimento de fraudes dentro da empresa por parte de funcionários.
Para que ocorra a realização de controles sobre informações e bens físicos da empresa também podem ser exemplo de controle contábil, pois realiza vistoria e compara com os dados obtidos com os dados da contabilidade, para saber a real situação dos dados da empresa. Sempre que se trabalhar com a contagem de bens físicos deve-se ter o cuidado para que
este controle sobre informações e bens físicos seja realizado por pessoas nas quais não trabalhem diretamente com os estoques, a fim de não facilitar a ocorrência de fraudes.
Ainda segundo CREPALDI (2007) Os controles administrativos compreendem um plano de organização e todos os métodos e procedimentos utilizados para proporcionar eficiência às operações, dar ênfase à política de negócios da empresa, bem como seus registros financeiros.
As normas salutares, que observam práticas saudáveis aos interesses da empresa no cumprimento dos deveres e funções.
A pessoal qualificado, que esteja apto a desenvolver suas atividades, sendo estes bem instruídos e supervisionados por seus responsáveis.
Evidencia-se que nos controles internos de natureza administrativa a atenção é mais voltada aos sistemas, métodos e procedimentos adotados pela administração da empresa, mas com o propósito diferenciado dos controles contábeis, pois os controles administrativos visam à eficiência e à eficácia das operações realizadas pela empresa.
Diante do exposto poderá incluir como controle administrativo a constante procura pela obediência das normas e diretrizes da empresa na qual visa à ordem na execução das operações realizadas nos diversos setores da empresa.
A realização de controles das atividades, avaliações de desempenho e treinamento de pessoal constituem a prática do controle administrativo.
Para os autores : FRANCO E MARRA (2009). Existe também, outra visão sobre a tempestividade do controle dentro das empresas.
O meio de controle de que dispõe uma administração é a contabilidade sendo o principal meio de controle. Esta, entretanto, através da escrituração, registra os fatos após sua ocorrência (controle consequente), enquanto em outros meios de controle são utilizados para constatar a ocorrência no momento em que ela se verifica (controle concomitante), existindo ainda aqueles que preveem a ocorrência do fato por antecipação (controle antecedente).
Os controles consequentes são os que apenas registram fatos acontecidos não poderão ser mudados pela gestão, não sendo mais possível evitar algum tipo de intempérie dentro da empresa.
Os controles concomitantes fazem o acompanhamento direto no momento em que os fatos estão ocorrendo, dando a oportunidade ao gestor de que possa tomar medidas de emergência, a fim de evitar prováveis danos à empresa.
Os controles antecedentes são os que podem ser verificados com analisados e proporcionam aos gestores à oportunidade de antever fatos que trarão danos ou prejuízos a empresa.
Os tipos de controle citados acima possuem muita importância dentro da administração da empresa, mas cabe ao gestor a avaliação e escolha do tipo que trará um melhor acompanhamento das atividades da empresa.
CAPITULOIII
3 - RELAÇÃO DO CONTROLE INTERNO COM A
AUDITORIA
O controle interno por mais eficiente que seja, deve ter fiscalização periodicamente por um auditor interno, com a finalidade de averiguar se realmente está sendo utilizado e se está sendo bom para o funcionamento da empresa.
Deve o auditor realizar o levantamento do sistema contábil e de controle interno, avaliar o grau de confiabilidade, e, baseado neste, estabelecer a extensão dos procedimentos de auditoria e o momento de sua aplicação.
Certificando periodicamente de que o sistema de controle interno está realmente sendo utilizado são aplicados testes, que consistem em observar a execução dos trabalhos pelos funcionários e a inspeção de documentos e registros contábeis.
Diante da avaliação do sistema de controle interno será usado como base para o auditor determinar o grau de confiança que nele possa depositar. Se o controle interno da empresa for eficiente, o auditor poderá diminuir o volume de testes de auditoria, porém, se for fraco, a tendência é aumentar os testes.
Sendo detectada deficiência no sistema de controle, o auditor poderá fazer recomendações mais importantes e realistas à administração para que providenciem as medidas corretivas consideradas apropriadas.
Na avaliação mais profunda o auditor deve considerar o plano organizacional e a divisão de responsabilidades, os sistemas de autorizações, procedimentos de registros e elaboração de relatórios, manuais internos, conversar com os funcionários, inspeção física desde o início da operação
(compra, venda, pagamentos etc) até o registro no razão geral, e a eficiência com que as normas e procedimentos estabelecidos estão sendo seguidos.
3.1 - A AUDITORIA INTERNA E A AUDITORIA EXTERNA E
SUAS DIFERENÇAS
As técnicas a serem utilizadas pela Auditoria Externa, como pela Auditoria Interna, são as mesmas.
CREPALDI (2007), ainda relata que a auditoria em geral procura voltar-se ao Controle Interno das empresas, pois iniciando pelo Controle Interno esta poderá realizar seus exames a fim de identificar possíveis falhas no processo dos diversos setores da empresa e proporcionar a recomendação de melhorias nestes setores para que estes não venham a conter mais falhas.
Vejamos dois tipos de auditoria, as seguintes características marcantes:
O auditor externo trabalha de forma independente, sendo contratado para determinada tarefa de auditoria, já o auditor interno é empregado da empresa onde não há no que se falar em independência.
O auditor externo em suas tarefas são delimitadas no contrato, enquanto as tarefas do auditor interno são tão abrangentes quanto forem as operações da empresa.
Na auditoria externa é eventualmente, enquanto a auditoria interna é frequente. O processo utilizado nas duas auditorias são bem analíticas e as técnicas assemelham-se.
A forma básica em que se assentam os exames são iguais: a escrituração, os documentos e os controles.
Os seus resultados são muitos parecidos. Auditoria Externa Auditoria Interna Auditor são é independentes
O auditor é empregado da empresa sem independência. As tarefas abrangem todas as operações da empresa
A auditoria externa, o trabalho é efetuado com a contratação de profissional de forma independente da empresa, com o objetivo de atender a cada necessidade dos interessados na empresa, observando as informações contábeis da empresa, tanto das contas do balanço patrimonial, bem como das contas de demonstração de resultados da empresa, observando a real situação das mesmas.
Na auditoria externa é efetuada de forma frequente nas empresas, sendo as Sociedades Anônimas, obrigadas por lei efetuar esta auditoria sempre que forem publicar seu balanço patrimonial e visam através do auditor independente dar o devido respaldo a estas informações.
Será realizado o trabalho na auditoria interna por funcionário da própria empresa, possuindo o objetivo de satisfazer as necessidades da administração da empresa, realizando a revisão das operações, como, também, do controle interno, com o intuito maior de aperfeiçoar estas operações e induzir aos componentes da empresa a seguirem as normas estabelecidas pela empresa.
Os trabalhos de auditoria interna podem ser divididos em relação aos procedimentos operacionais e aos de responsabilidades administrativa, possuindo como preocupação maior, a detecção e prevenção de fraudes e erros dentro das empresas, os quais trazem prejuízos.
Na auditoria interna os trabalhos ocorrem de forma continua, verificando precisamente todas as operações da empresa e devendo ser
realizada por pessoa independente com relação às pessoas da qual este examinará os trabalhos, porém, subordinado apenas à administração da empresa.
CREPALDI (2007), ainda ressalta que é importante compatibilizar os métodos de trabalho da auditoria interna e dos auditores independentes, em especial nas questões relativas à avaliação dos controles internos, critérios na fixação de testes de observância e substantivos, sinais e referencias adotadas nos papeis de trabalho e cronograma de trabalho.
Em geral a auditoria pode ser classificada de acordo com sua natureza, tendo caráter permanente, eventual ou até mesmo de balanço para fins específicos. No caso da auditoria permanente, a mesma pode também ser subdividida em dois tipos: auditoria continuada e auditoria periódica.
Os autores FRANCO E MARRA (2009). A auditoria externa pode também ser executada em caráter permanente, o que ocorre quando o auditor externo faz um programa de visitas constantes, além de realizar seu trabalho durante vários anos, sem solução de continuidade.
Diante das afirmações dos autores auditoria externa em caráter permanente é denominada de auditoria periódica e como o nome já diz, é realizada periodicamente, quando visitas periódicas estão previstas no programa do auditor.
Ainda o mesmo autor FRANCO E MARRA 2009), a que a auditoria interna por convicção possui caráter permanente, é denominada de auditoria continuada, pois esta é realizada dentro da empresa de forma continuada, realizando a verificação de todos os controles contábeis e administrativos, detectando falhas e deficiências destes controles, trazendo vantagens relevantes a empresa.
As vantagens para a empresa auditada diante do autor citado acima:
a) No caso em tela o auditor efetua uma única vez o levantamento do sistema de organização e controles internos da empresa, para sua avaliação e consequente programação da auditoria. Se a empresa contrata esporadicamente auditores, cada um deles deve proceder, antecipadamente, esses levantamentos, onerando o custo do serviço. A atualização dos programas de auditoria, já executados anteriormente, é mais simples do que a elaboração de novos programas;
b) Com o conhecido as falhas e as deficiências da organização e dos controles da empresa, o auditor não somente aponta essas anomalias, mas também tem interesse em sua regularização, para facilitar seu trabalho futuro;
c) A familiarização do auditor com a organização e as operações da empresa torna mais eficiente seu trabalho, o que reduz o tempo necessário para execução e, consequentemente, seu custo;
d) O fato de a empresa possuir auditor externo em caráter permanente, que se torna conhecedor de suas operações e seus problemas, permite ao auditor dar à empresa, também em caráter permanente, eficiente assessoramento em assuntos contábeis e fiscais.
As vantagens para o auditor, a auditoria permanente oferece as seguintes vantagens:
a) É realizado os elementos prévios, para programação da auditoria, apenas uma vez, limitando-se a fazer modificações futuras no programa, somente em caso de alteração nas condições da organização e controles da empresa;
b) A familiarização com as operações, os controles e a organização da empresa simplificam seu trabalho, permitindo-lhe maior grau de segurança nos elementos de convicção que recolhe para julgamento;
c) A existência de cliente em caráter permanente facilita a programação dos trabalhos e permite a manutenção de equipe estável de assistentes e auxiliares;
d) O cliente permanente assegura ao auditor um rendimento certo, com o qual ele pode contar para atender as suas despesas fixas.
CAPITULO IV
4- AUDITORIA DA ÁREA CONTÁBIL.
A auditoria da aérea contábil é exclusiva possuindo metas, a verificação dos registros contábeis ,tendo dever de constatar s se encontram de acordo com a realidade da empresa. Verificando, também, todos os procedimentos realizados na empresa de forma a avaliar a qualidade dos controles internos existentes e constatar se as normas e regulamentos da empresa e das Normas Brasileiras de Contabilidade estão sendo obedecidas.
Segundo o autor JORGE LUIZ ROSA DA SILVA(1995). Cabem as seguintes avaliações e exames:
A exatidão, fidedignidade, justeza, completabilidade, tempestividade da apresentação e da publicação das Demonstrações Contábeis, de qualquer relatório formal ou institucional, de natureza orçamentária, financeira, contábil ou tributária;
A fidedignidade, integridade, adequação, confiabilidade e utilidade dos registros orçamentários, financeiros, econômicos e contábeis;
A correção, eficácia e adequação dos controles da guarda, da divulgação, do arquivo, dos meios de consulta e da informatização da documentação pertinente à área contábil, bem como das formas de identificação, classificação, comunicação e divulgação das respectivas informações;
A adequação e eficácia dos controles, registros e meios de proteção dos ativos e da comprovação de sua existência real, utilidade, ociosidade e economicidade, bem como a comprovação da autenticidade e completabilidade dos passivos;
A eficiência, eficácia e economicidade na utilização de recursos e na administração contábil-financeira e tributária de fundos e programas;
Cumprimento das políticas, procedimentos, normas legais e regulamentos, metas e objetivos compreendidos na área auditada;
O exame e avaliação das aplicações de recursos, observando o cumprimento de normas legais, institucionais e aspectos contratuais pertinentes;
A avaliação do alcance dos objetivos das operações financeiras, investimentos, imobilizações, obrigações, despesas, receitas, fundos e programas, etc.;
Exame e avaliação das fontes de recursos, observando os aspectos econômicos acerca da tempestividade de sua aplicação;
Exame e avaliação da rentabilidade das aplicações e sua contribuição na formação do resultado da empresa;
Transparência, adequação e tempestividade das informações, particularmente em relação aos Princípios Fundamentais de Contabilidade;
Emissão de opinião sobre as Demonstrações Contábeis, fundos e programas e planos de natureza financeira, instituídos ou administrados pela empresa;
Assessoramento ao Conselho Fiscal, em matéria compreendida no âmbito de sua competência específica; Acompanhamento dos trabalhos de auditoria independente.
Diante do exposto, a auditoria da área contábil com sua abrangência, consegue visualizar a empresa como um todo, passando
informações de grande relevância aos gestores, para que estes, possam tomar ciência da real situação financeira da empresa.
4 .1- AUDITORIA DA ÁREA OPERACIONAL
Na área operacional a auditoria possui tem a função de assessoria aos gestores na realização da parte operacional da empresa, orientando as funções e responsabilidades dos mesmos e realizando avaliação da empresa nos seus diversos setores, constatando se estas atingem os objetivos traçados pela administração.
No caso em tela a avaliação da organização nos seus diversos setores tem o caráter de e detectar falhas e irregularidades, nas quais o auditor deverá sugerir meios de correção para estas.
4.2 - AUDITORIA DE GESTÃO
A auditoria especifica na da área de gestão tem como objetivo fundamental realizar trabalho junto aos gestores na avaliação dos planejamentos estratégicos e táticos, bem como, na tomada de decisões voltadas à política e procedimentos da empresa.
A auditoria tem um fator fundamental atuando integralmente junto as atividades dos gestores, participando de reuniões da diretoria e de projetos para que possa melhor diagnosticar as deficiências da empresa e corrigi-las.
4.3 - AUDITORIA DE SISTEMAS INFORMATIZADOS
A auditoria de sistemas informatizados o seu objetivo principal é avaliar todos os sistemas informatizados da empresa, participando intensamente do processo de planejamento e desenvolvimento destes sistemas, realizando testes e verificando a aplicabilidade dos mesmos nos
diversos setores, sempre se preocupando com a segurança e devida proteção de todos os dados da empresa.
De uma forma gera a auditoria tem o dever de orientar os gestores sobre a forma adequada de trabalho dos sistemas informatizados, para que estes possam desenvolver se trabalho sempre de forma eficiente e eficaz trazendo benefícios a empresa.
4.4 - AUDITORIA AMBIENTAL
A nova pratica de auditoria interna é denominada como auditoria ambiental sendo realizada de forma mais eficaz nos países mais desenvolvidos e tem como meta avaliar os impactos que as empresas possam causar no meio em que estão inseridas.
Ao demonstrarem preocupação com estes impactos conseguem melhorar de forma significativa a sua imagem no mercado, trazendo com isto, uma maior facilidade em obter recursos para a empresa como: financiamentos ou até mesmo a abertura de ações no mercado financeiro.
Torna-se a imprescindível que as empresas não visualizem apenas os custos inerentes aos empreendimentos, mais sim, os impactos ambientais que possam vir a ocorrer diante de tais, podendo, então, a partir desta visualização, implantar ações para compensar ou até mesmo reparar, os danos causados ao meio ambiente.
O principal objetivo é o que a empresa tenha conhecimento em relação à degradação causada ao meio ambiente e onde esta degradação afeta a população, constatando, também, o valor das propriedades que se encontram próximas à empresa.
A auditoria ambiental é necessário que seja efetuado exames nos quais possibilitam a criação de relatórios que exibem quais impactos ambientais as empresas estão causando ao meio ambiente e quais as políticas de compensação ou reparação deverão ser utilizadas pela gestão da empresa.
CAPITULO V
5- AUDITORIA DA QUALIDADE
Na auditoria da qualidade tem como foco o objetivo avaliar todos os processos da empresa verificando a eficiência e a eficácia dos mesmos, a fim de constatar se estes estão alcançando padrões previamente estabelecidos. Sua função é o assessoramento, acompanhamento e o devido retorno aos gestores sobre a auditoria realizada, para que estes possam tomar decisões e medidas necessárias ao bom andamento dos processos.
As exigências do mercado de trabalho tem aumentado bastante em relação a produtos e serviços, onde a globalização através da rede de computadores fez com que o mercado se tornasse mais competitivo e, assim, as empresas que fornecerem os melhores produtos e os melhores serviços, terão seu espaço garantido neste novo mercado.
Contudo os seguimentos do mercado possuem um referencial de qualidade, que são as normas ISO 9000, onde constam as exigências as quais as empresas devem procurar estabelecer para que obtenham a qualidade em suas empresas.
Como toda auditoria, a auditoria da qualidade deve ser realizada por pessoas as quais não trabalhem ou tenham ligação sobre as áreas a serem auditadas.
Ainda segundo o autor JORGE LUIZ ROSA DA SILVA (1995) as auditorias de qualidade podem ser classificadas em internas e externas.
a) Auditoria Interna da Qualidade – quando ocorre avaliação do plano de desenvolvimento do produto, para verificar o atendimento dos requisitos do cliente.
b) Auditoria Externa da Qualidade – avaliação de fornecedores de matérias-primas.
Quanto ao objeto, a Auditoria de Qualidade classifica-se em: Auditoria de Sistemas, Auditoria de Processos e Auditoria de Produtos.
5.1-TÉCNICAS UTILIZADAS NA AUDITORIA INTERNA
As técnicas utilizadas na auditoria interna em geral tendem a buscar a realidade dos fatos, tendo, assim, a relevante função de atestar se os dados que constam escriturados na contabilidade e as informações prestadas pelos controles internos, são realmente verídicas, realizando propostas de ajustes ou até mesmo correções as quais se fizerem necessárias.
Os métodos utilizados na auditoria incluem os seguintes procedimentos: a)Confirmação externa (circularização);
b)Inspeção física;
c)Contagem dos itens físicos;
d)Exame, ou obtenção, de comprovantes autênticos;
e)Revisão profunda dos critérios de avaliação e exame de sua conformidade com os princípios contábeis;
f)Exame de registros auxiliares e fiscais e sua repercussão nos registros contábeis principais;
g)Obtenção de informações de várias fontes fidedignas e cruzamento destas informações;
h)Conferência de somas e cálculos; i)Estudo dos métodos operacionais; j)Avaliação dos controles internos.
A auditoria interna utilizando os procedimentos acima expostos, inspeciona a parte física da empresa, realizando contagem completa do estoque, verificando se o mesmo confere com os registros de entrada e saída.
Realiza comparações entre saldos de contas, a fim, de constatar a exatidão de seus saldos.
5.2- PLANEJAMENTO DO TRABALHO DE AUDITORIA INTERNA
Destaca ALMEIDA (2009), que as normas de auditoria geralmente aceitas exigem que o trabalho de auditoria seja adequadamente planejado. Planejar significa estabelecer metas para que o serviço de auditoria seja de excelente qualidade e ao menor custo possível.
Ressalta-se que inicialmente toda auditoria se faz necessária a realização de um planejamento visando alcançar um objetivo, onde todos os procedimentos da auditoria referentes a exames e verificações, iram de encontro ao objetivo traçado, que são as metas estabelecidas. O trabalho de auditoria deve fluir de forma a permitir que a auditoria venha a fornecer aos gestores informações de qualidade, sempre visando o custo e benefício do trabalho, a fim de evitar que as informações obtidas percam o seu valor.
Os autores FRANCO E MARRA (2009). Após a criação do planejamento da auditoria deve-se ter inicio a realização de um plano de trabalho no qual se denomina de programa de auditoria.
O programa de auditoria tem como base principal o planejamento de trabalho para avaliação de área especifica. Prevendo os procedimentos que deverão ser aplicados para que se possa alcançar o resultado desejado. Deve, entretanto, ser bastante amplo e flexível, para permitir alterações durante o andamento das verificações, segundo aconselham as circunstâncias, isto é, a maior ou menor eficiência dos controles internos do cliente.
O trabalho da auditoria terão que conter todos os procedimentos os quais serão utilizados na realização da auditoria, tendo o auditor a presteza de registrar todos os resultados e observações resultantes dos procedimentos aplicados, constituindo, assim, os papéis de trabalho que poderão ser avaliados por outros auditores.
A quantidade de procedimentos que constarão no plano de trabalho dependerá da qualidade dos controles internos, pois estes, sendo eficientes, fazem desnecessária a aplicação de grande número de procedimentos de verificação, tornando, assim, o trabalho da auditoria mais rápido e eficiente.
No programa de auditoria deverá ser realizado de forma cuidadosa por parte do auditor, onde este deve analisar toda a empresa, a fim de realizar um programa de auditoria para cada área da empresa, tornando viável a execução da auditoria por vários auditores ao mesmo tempo.
5.3- PEQUENAS E MÉDIAS EMPRESAS
As pequenas e médias empresas tem grande relevância ao sistema econômico do nosso país, onde a cada ano, tem mostrado grande crescimento econômico, motivadas pelo cenário estável da economia de nosso país.
A estabilidade da moeda e o controle da economia de nosso país permitiram o crescimento destas empresas auxiliando bastante a alavancagem dos negócios.
Grande parte das pequenas e médias empresas que iniciam no seu desenvolvimento financeiro não conseguem se manter no mercado por muito tempo, pois este, se tornou cada vez mais competitivo com a incidência do comercio eletrônico, portanto, cabe muito ao gestor a responsabilidade de conseguir manter sua empresa funcionando, o gestor de uma empresa deve possuir habilidades as quais tragam o sucesso para as mesmas, mostrando competência e integração com o mercado em que atua.
As grandes empresas, como também, as pequenas e médias, devem sempre buscar a eficiência, pois desta forma poderão reduzir custos e
melhorar seus resultados, trazendo com isso, a sustentação e o crescimento das mesmas.
CAPITULO VI
6 - A IMPORTÂNCIA DAS PEQUENAS E MÉDIAS
EMPRESAS NA ECONOMIA
As pequenas e médias empresas tem grande importância na economia, tendo grande relevância na geração de emprego e renda, mesmo em momentos de crise, e por estarem em grande número em nossa economia, são vistas com respeito pelos analistas financeiros.
6. 1 - O CRESCIMENTO DAS PEQUENAS E MÉDIAS EMPRESAS
ATRAVÉS DA INOVAÇÃO
Na maioria das vezes as pequenas e médias empresas possuem atividades diversificadas e estruturas flexíveis, as quais facilitam ações rápidas de adaptação a novas mudanças, a valorização da flexibilidade e da agilidade, permite que estas tenham uma maior oportunidade nas inovações, auxiliando-as a permanecer no mercado o qual muda constantemente.
As atitudes criativas e inovadoras das pequenas e médias empresas tem a finalidade de alcançar o crescimento, sempre investindo na melhoria de seus produtos e serviços, dando maior atenção a formação de profissionais que possam contribuir para este crescimento com ideias inovadoras, como também, em tecnologia, a qual leva a empresa há uma maior visão de futuro.
Os esforços de uma empresa estão ligados principalmente pela satisfação de seus clientes e associados, portanto, e de extrema importância a melhoria constante de produtos e serviços a fim de satisfazer o mercado, garantindo desta forma sua permanência em um mercado cada vez mais acirrado.
A forma mais utilizadas pelas pequenas e médias empresas para que possam alcançar o crescimento, é a competição entre os funcionários, na qual é sempre estimulada, pois com o aumento da competição, traz para a empresa um aumento da produtividade, causando assim, benefício direto à empresa.
Para realizar o desenvolvimento das pequenas e médias empresas, estas quase sempre necessitam de financiamentos, os quais são obtidos mediante comprovação da estabilidade da empresa nas diversas instituições financeiras.
Vale ressaltar os procedimentos que podem auxiliar o desenvolvimento da empresa as seguintes ações:
É necessário a divulgação dentro da empresa uma cultura empreendedora, ressaltando e premiando os funcionários que se destacarem na realização e melhoramento das operações da empresa.
Incentivar programas de informação, capacitando os funcionários a melhor desenvolverem suas atividades. Realizar financiamentos nos quais trarão desenvolvimento para a empresa.
Realizar planejamento fiscal, a fim de se beneficiar de incentivos fiscais os quais reduzirão os custos tributários da empresa.
As pequenas e médias empresas atua também em grande parte do comercio varejista e na sua busca incessante pelo crescimento, depara-se com um novo mercado, o do comercio eletrônico, também conhecido como ecommerce, no qual se encontra em grande ascensão, motivado pelo grande crescimento de usuários da rede de computadores.
As pequenas e médias empresas,em destaque do setor de varejo, veem no comércio eletrônico a chance de poder diminuir a grande diferença de capital entre elas e às grandes empresas, pois através do meio eletrônico esta diferença não é notada, o que traz bastante vantagem às pequenas e médias empresas, podendo, portanto, prestar serviços mais personalizados aos seus clientes.
É a efetivação de compras e transferências de fundos eletronicamente, especialmente através da internet. As pequenas e médias empresas que buscam este novo mercado devem investir em controles internos, os quais diminuirão os riscos sobre as fraudes eletrônicas, no qual o novo mercado está propício, pois os negócios são realizados sem que haja uma exigência maior na realização das vendas, propiciando esta prática.
6.2 - A APLICABILIDADE DO CONTROLE INTERNO NAS
PEQUENAS E MÉDIAS EMPRESAS
O Controle Interno realizado nas empresas está ligado nos processos de controle e fiscalização dos diversos setores, mostrando-se bastante eficiente, tornando estas empresas competitivas para o mercado, e desempenhando papel de suma importância em auxiliar a gestão destas empresas, formalizando a integração dos diversos setores, obtendo assim, uma maior ordem e segurança na realização de suas atividades.
As empresas deverão definir suas rotinas internas através do manual de organização das rotinas internas, nas quais compreendem formulários internos e externos, pois estes darão maior agilidade aos controles internos da empresa, facilitando o controle das operações realizadas nos seus diversos setores.
Ainda ALMEIDA (2009), sugere exemplos de formulários de Controles Internos que podem ser utilizados interna e externamente, os quais também podem ser aplicados nas pequenas e médias empresas.
a)Requisição de aquisição de material ou serviços;
b)Formulário de cotação de preços (para solicitar preços aos fornecedores); c)Mapa de licitação (para selecionar o fornecedor que ofereceu as melhores condições comerciais);
e)Ordem de compra (para formalizar a compra junto ao fornecedor);
f)Aviso de recebimento de material (evidencia do recebimento de bens comprados);
g)Mapa de controle de programação financeira; h)Fichas de lançamento contábil;
i)Boletins de fundo fixo (para fins de prestação de contas dos valores pagos através do caixa);
j)Carta de comunicação com os bancos; l)Formulário de devolução de material; m)Pedido de vendas;
n)Adiantamento para viagem;
Relatório de prestação de contas de adiantamento para viagem. Conforme a sugestão do autor, os formulários descritos acima podem ser implantados também nas pequenas e médias empresas, os quais trarão a esta uma maior organização e controle para suas operações. O controle interno, através de medidas simples como a adoção de formulários, pode tornar uma empresa bem mais eficiente.
Podemos concluir, que no geral todas as empresas, grandes ou pequenas, devem sempre manter um bom sistema de controle interno, sendo confiável e adequado para cada setor, pois sem este, estas empresas estarão
fadadas a um maior risco de ocorrência de fraudes e erros involuntários, nos quais proporcionarão prejuízos a estas empresas.
O controle interno dentro das pequenas e médias empresas deve ser implantado com alguma cautela, pois estes controles trabalham interligando as informações dos diversos setores da empresa, fazendo com que um setor tenham conhecimento das informações ou operações do outro, dificultando assim, a fraude ou erro.
CONCLUSÃO
Este tema de pesquisa teve o objetivo em demonstrar todo trabalho de Auditoria que começa com o levantamento dos controles internos. Por isso a importância de uma pesquisa sobre o assunto e do reconhecimento da necessidade da implantação de um sistema de controles internos, visando proporcionar confiabilidade e transparência à empresa.
A prevenção evita a ocorrência de erros potenciais, através do controle de suas causas, destacando-se entre os objetivos específicos a serem atingidos. Ainda no controle interno nas pequenas e médias empresas que se mostra como uma ferramenta de grande importância para o controle e fiscalização dos diversos setores das relativas empresas.
A implantação de uma auditoria interna, sendo repassada aos gestores e funcionários, sendo, uma ferramenta na qual irá trazer benefícios para a empresa, identificando falhas e irá realizando sugestões a fim de saná-las é a melhor forma de se obter sucesso nesta implantação.
Sendo portanto atingidos os objetivos gerais deste trabalho no momento em que foram demonstradas e analisadas as vantagens de implantação do controle interno nas pequenas e médias empresas.
Os objetivos específicos também foram alcançados, para que não venha ocorrer erros potenciais, devendo a companhia adotar os seguintes pontos no desenvolvimento de um controle interno: A empresa deve observar as normas legais, instruções normativas e estatutos; Permitir a implantação de programas, sistemas e operações visando a eficácia, eficiência e economicidade dos recursos; Garantir que os funcionários sigam a risca o Manual de Procedimentos Internos desenvolvidos para cada área da empresa.
Concluí-se que foi amplamente demonstrado todo o arcabouço teórico com relação ao controle interno e sua função nos diversos setores das empresas, bem como sua relevante aplicabilidade nestas empresas.
REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS
ALMEIDA, Marcelo Cavalcante. Auditoria: 6ª ed. São Paulo: Atlas, 2009. CREPALDI, Sílvio Aparecido. Auditoria Contábil: Teoria e Prática; 4ª ed. São Paulo: Atlas, 2007.
FERREIRA, Aurélio Buarque de Holanda. O minidicionário da língua Portuguesa: 5ª ed. revista e ampliada. Rio de Janeiro: Nova Fronteira, 2001. FRANCO, Hilário; MARRA, Ernesto. Auditoria Contábil: 4ª ed. atual. São Paulo: Atlas, 2009.
OLIVEIRA, Luís Martins; PEREZ JR., José Hernandez; SILVA, Carlos Alberto dos Santos. Controladoria Estratégica: 5ª ed. São Paulo: Atlas, 2009.
SILVA, Jorge Luiz Rosa da; Apostila Auditoria: Disponível em: < http://www.uff.br/peteconomia/pages/utilidades/apostilas/administracao/adminis tracao /administracao_auditoria/auditoria_apostila_jorge.doc>. Acesso em: 02 de março de 2013.
TEIXEIRA, Alexsandro Doring; MIURA, Edwin Taiti; QUINTILIANO, Fabio Junior Pereira; CLELIS, Paulo Henrique Voms Stein; CASSIANO, Reinaldo Vieira. A importância do controle interno à micros e pequenas empresa, na visão do comprometimento do profissional contábil: um estudo de caso.
INDICE
FOLHA DE ROSTO 01 AGRADECIMENTOS 03 DEDICATÓRIA 04 RESUMO 05 METODOLOGIA 06 SUMÁRIO 07 INTRODUÇÃO 09 CAPITULO I1-BREVE ANTECEDENTES HISTÓRICOS DO CONTROLE INTERNO 11
1.1-CONCEITO DE CONTORLE INTERNO
12 1.2-CONROLE INTERNO E O SISTEMA DE PROCESSAMENTO DE
DADOS
13
1.3- A IMPORTÃNCIA DOS CONTROLES INTERNOS NAS
ORGANIZAÇÕES 14
CAPITULO II
2- ASPECTOS RELEVANTES DO CONTROLE INTERNO 16
2.1-TIPOS DE CONTROLE INTERNO EXISTENTE SEGUNDO A
DISPOSIÇÃO DE NORMAS DE AUDITORIA Nº 29 16
CAPITULOIII
3-RELAÇÃO DO CONTROLE INTERNO COM A AUDITORIA 20
3.1- AUDITORIA INTERNA E A AUDITORIA EXTERNA E SUAS
DIFERENÇAS 21
CAPITULO IV
4- AUDITIA DA AREA CONTÁBIL 26
4.1 – AUDITORIA DA AREA OPERACIONAL 28
4.2-- AUDITORIA DE GESTÃO 28
4.3- AUDITORIA DE SISTEMAS INFORMATIZADOS 28
4.4- AUDITORIA AMBIENTAL 29
CAPITULO V
5- AUDITIRIA DA QUALIDADE 31
5.1 –TÉCNICAS UTILIZADAS NA AUDITORIA INTERNA 32
5.2- PLANEJAMENTO DO TRABALHO DE AUDITORIA INTERNA 33
5.3- PEQUENAS E MÉDIAS EMPRESAS 36
CAPITULO VI
NAECONOMIA
6.1- O CRECSIMENTO DAS PEQUENAS E MÉDIAS EMPRESAS
ATRAVÉS DA INOVAÇÃO 36
6.2-A APLICABILIDADE DO CONTROLE INTERNO NAS PEQUENAS E
MEDIAS EMPRESAS 38
CONCLUSÃO 41
