Manual de Gestão e Fiscalização de Contratos
UFFS – Versão 1.0
Departamento de Contratos – DCT
Superintendência Administrativa – SUADM
Pró-Reitoria de Administração e Infraestrutura – PROAD/INFRA
SUMÁRIO
1.ESTRUTURA ADMINISTRATIVA ...1
1.1 Pró-Reitoria de Administração e Infraestrutura – PROAD/INFRA ...2
1.2 Superintendência Administrativa – SUADM ...2
1.3 Departamento de Contratos – DCT ...3
1.4 Gestor de contrato ...4
1.5 Fiscal Técnico de Contrato ...5
1.6Fiscal Administrativo de Contrato ...6
2 PLANEJAMENTO CONTRATUAL ...7
3 FORMALIZAÇÃO DOS CONTRATOS ADMINISTRATIVOS ...8
4 EXECUÇÃO DOS CONTRATOS ADMINISTRATIVOS ...9
4.1 Gestão e Fiscalização dos Contratos ...9
4.2 Procedimentos para Pagamento ...12
5 ALTERAÇÕES CONTRATUAIS ...14
5.1 Instrumentos para a formalização de modificações contratuais ...16
6 SANÇÕES ADMINISTRATIVAS E RESCISÃO CONTRATUAL ...16
7 FLUXOS BÁSICOS DE PROCEDIMENTOS ...17
7.1 Procedimentos de planejamento contratual ...17
7.2 Procedimentos para formalização de termos contratuais ...17
7.3 Procedimentos para Atas de Registro de Preços ...18
7.4 Procedimentos após recebimento das notas fiscais/faturas ...19
7.5 Procedimentos para solicitação de reforço de empenho dos contratos vigentes 20 7.6 Solicitação de alterações contratuais ...20
7.7 Orientações Gerais aos Servidores da UFFS ...22
ANEXO I: ROTEIRO PRÁTICO PARA ACOMPANHAMENTO E FISCALIZAÇÃO DE CONTRATOS 24 ANEXO II: SANÇÕES ADMINISTRATIVAS E RESCISÃO CONTRATUAL ...32
1. ESTRUTURA ADMINISTRATIVA
Para a formalização dos contratos provenientes de licitações homologadas se faz necessária uma estrutura administrativa capaz de realizar os procedimentos de maneira adequada. Assim, evita-se a ocorrência de problemas com relação à área de contratos e despesas deles decorrentes, garantindo a eficiência da Administração.
De acordo com a segregação de funções, princípio básico de controle interno, deve-se primar pela separação de funções, nomeadamente de autorização, aprovação, execução, controle e contabilização das operações.
Para atender ao princípio supracitado, apresentamos a estrutura da Universidade Federal da Fronteira Sul – UFFS para formalização e execução dos contratos, que além da estrutura da Pró-Reitoria de Administração e Infraestrutura – PROAD/INFRA, conta com o trabalho dos gestores e fiscais de contratos.
Estrutura da Pró-Reitoria de Administração e Infraestrutura – PROAD/INFRA: PRÓ-REITORIA DE ADMINISTRAÇÃO E INFRAESTRUTURA – PROAD/INFRA
SUPERINTENDÊNCIA ADMINISTRATIVA - SUADM DEPARTAMENTO DE CONTRATOS - DCT DIVISÃO DE ACOMPANHAMENTO CONTRATUAL - DACT
DIVISÃO DE PLANEJAMENTO CONTRATUAL - DPCT DIVISÃO DE ALTERAÇÕES CONTRATUAIS - DALCT
1.1 Pró-Reitoria de Administração e Infraestrutura –
PROAD/INFRA
A competência para assinar contratos de prestação de serviços realizados pela Universidade Federal da Fronteira Sul – UFFS, foi delegada pelo Reitor desta instituição ao titular da Pró-Reitoria de Administração e Infraestrutura – PROAD/INFRA.
Sendo assim, o Pró-Reitor de Administração e Infraestrutura é a autoridade competente no que se refere aos contratos desta Instituição, e possui as seguintes atribuições:
a) Assinar contratos e suas alterações;
b) Nomear, através de portaria, gestores e fiscais de contrato;
c) Apreciar e autorizar os pedidos de alterações contratuais;
d) Julgar e assinar rescisões de contratos;
e) Acolher ou rejeitar defesa prévia ou justificativa;
f) Decidir as aplicações de sanções aos fornecedores;
g) Autorizar registro de penalidades no Sistema de Cadastramento Unificado de Fornecedores – SICAF.
1.2 Superintendência Administrativa – SUADM
Subordinada à Pró-Reitoria da Administração e Infraestrutura – PROAD/INFRA, a Superintendência Administrativa – SUADM, responde como autoridade competente na ausência do Pró-Reitor.
Referente aos contratos da Universidade Federal da Fronteira Sul – UFFS as atribuições da Superintendência Administrativa – SUADM são:
a) Dar encaminhamento às demandas dos fiscais e gestores;
b) Subsidiar a autoridade competente de informações;
c) Prestar suporte ao Departamento de Contratos – DCT;
d) Autorizar pedidos de reforços de empenhos dos contratos;
e) Encaminhar notificações de descumprimento contratual aos fornecedores para possibilitar- lhes a defesa prévia;
f) Auxiliar no planejamento de novas contratações.
1.3 Departamento de Contratos – DCT
Hierarquicamente subordinado à Superintendência Administrativa – SUADM, cabe ao Departamento de Contratos – DCT administrar os contratos firmados pela Universidade Federal da Fronteira Sul – UFFS. Suas atribuições são:
a) Formalizar contratos e atas de registro de preços;
b) Redigir minutas de aditivos e apostilamentos;
c) Publicar contratos e aditivos;
e) Consultar regularidade fiscal dos fornecedores;
f) Analisar valores, prazos de vigência e de validade das garantias;
g) Comunicar os fiscais e gestores nomeados em portaria, enviando-lhes cópia do contrato assinado e informando o número do processo para consulta da documentação necessária ao acompanhamento e à fiscalização do objeto;
h) Enviar aos fiscais e gestores cópias das alterações realizadas;
i) Realizar processamento dos pedidos de alterações contratuais, verificando os pressupostos e documentos necessários;
j) Controlar os limites de acréscimos e supressões aos contratos;
k) Instruir os processos com despachos e juntada de documentos;
l) Realizar os registros necessários nos sistemas internos e controles manuais do departamento;
m) Controlar os empenhos referentes a cada contrato para que não ultrapassem o valor
contratado;
n) Solicitar reforços de empenhos mantendo saldo para pagamento das obrigações contratuais;
o) Realizar solicitações de pagamento das notas fiscais recebidas (com ateste);
p) Conduzir os processos de apuração de irregularidades contratuais e/ou aplicação de sanções;
q) Receber e dar providências às demandas dos fiscais e gestores;
r) Subsidiar fiscais e gestores de informações;
s) Elaborar relatórios solicitados pelos órgãos de controle;
t) Auxiliar no planejamento de novas contratações.
1.4 Gestor de contrato
A gestão contratual é primordial para que se evitem ações ou omissões lesivas ao poder público, decorrentes de acompanhamento e/ou fiscalização deficiente.
O gestor de contrato deve possuir conhecimento do objeto licitado e acompanhar sua execução. Desta forma, serão nomeados gestores de contrato os superiores hierárquicos ou de funções/serviços dos respectivos fiscais.
No acompanhamento e na fiscalização dos contratos o gestor presta todo apoio necessário ao fiscal, mantendo o foco de suas ações na relação contratual e tomando todas as providências que ultrapassarem a competência do fiscal. Suas atribuições são:
a) Tomar conhecimento das condições contratuais;
b) Observar a legislação aplicável;
c) Fazer cumprir fielmente as cláusulas contratuais firmadas;
d) Acompanhar e controlar os prazos constantes no contrato;
e) Manter comunicação com o fiscal de contrato;
f) Receber e analisar juntamente com o fiscal de contrato os pedidos realizados pela
contratada, emitindo parecer;
g) Solicitar prorrogação de contrato depois de adotar as devidas providências;
h) Adotar providências, juntamente com o fiscal, para comprovar a vantajosidade do contrato;
i) Planejar e iniciar novo processo licitatório, quando não houver interesse na prorrogação
contratual;
k) Encaminhar ao Departamento de Contratos – DCT, após análise e parecer, os pedidos que necessitam de providências;
l) Auxiliar no atendimento aos pareceres jurídicos, quando solicitado;
m) Comunicar ao Departamento de Contratos – DCT as pendências não solucionadas, depois
de esgotadas as tratativas de sua competência;
n) Atestar documento fiscal, após análise do relatório circunstanciado recebido do fiscal de contrato;
o) Encaminhar, juntamente com a nota fiscal, os documentos comprobatórios;
p) Enviar documento fiscal ao Departamento de Contratos – DCT, em tempo hábil, para pagamento das obrigações;
q) Redigir termo de encerramento de contrato, apensar ao livro de registro do fiscal e encaminhar para anexar ao processo licitatório;
r) Propor medidas que melhorem a execução do contrato;
s) Atuar sempre de forma preventiva;
t) Praticar demais atos inerentes à função.
1.5 Fiscal Técnico de Contrato
A fiscalização técnica de contrato visa ao controle e à inspeção sistemática do objeto contratado com o objetivo de verificar se sua execução obedece às especificações contidas no instrumento convocatório.
São atribuições do fiscal técnico:
a) Tomar conhecimento das condições contratuais;
b) Observar a legislação aplicável;
c) Fazer cumprir fielmente as cláusulas contratuais firmadas;
d) Fazer-se presente no local de execução do contrato;
e) Acompanhar e fiscalizar a execução do objeto contratado;
f) Verificar a qualidade dos materiais e/ou serviços entregues;
g) Adotar providências necessárias e específicas de cada serviço/objeto contratado;
h) Manter comunicação com o gestor do contrato;
i) Analisar, juntamente com o gestor de contrato e com o fiscal administrativo, os pedidos realizados pela contratada, emitindo parecer;
j) Auxiliar o gestor e o fiscal administrativo na adoção de providências para pedidos de prorrogação contratual;
k) Colaborar no atendimento aos pareceres jurídicos quando necessário;
l) Comunicar formalmente ao preposto da contratada a constatação de falhas na execução do objeto, estabelecendo prazo para solução;
m) Informar ao gestor de contrato os descumprimentos contratuais não solucionados pela
contratada;
n) Elaborar, juntamente com o fiscal administrativo, relatório circunstanciado para possibilitar ateste do documento fiscal pelo gestor, ou atestar o referido documento;
o) Anotar em registro próprio todas as ocorrências relacionadas com a execução do contrato;
p) Entregar, ao final da execução contratual, o livro de registro do fiscal técnico para o gestor de contrato;
q) Atuar sempre de forma preventiva;
1.6 Fiscal Administrativo de Contrato
A fiscalização administrativa de contrato visa ao controle e à verificação do atendimento às obrigações acessórias estabelecidas pela legislação vigente e contidas no instrumento convocatório.
São atribuições do fiscal administrativo:
a) Tomar conhecimento das condições contratuais;
b) Observar a legislação aplicável;
c) Fazer cumprir fielmente as cláusulas contratuais firmadas no que diz respeito às obrigações acessórias;
d) Auxiliar o gestor e o fiscal técnico na adoção de providências para pedidos de prorrogação contratual;
e) Verificar se os preços contratados permanecem vantajosos para a Administração;
f) Analisar, juntamente com o gestor do contrato, os pedidos de repactuação, antes de encaminhá-los ao Departamento de Contratos;
g) Receber, conferir e cobrar os documentos necessários que devem acompanhar a nota fiscal de pagamento;
h) Verificar a regularidade fiscal da contratada;
i) Elaborar, juntamente com o fiscal técnico, relatório circunstanciado para possibilitar ateste do documento fiscal pelo gestor, ou atestar o referido documento;
j) Praticar demais atos inerentes à função.
A separação das atividades de Fiscal Técnico e Fiscal Administrativo deverá ocorrer prioritariamente nos casos de contratos de prestação de serviços terceirizados. Ficará a critério do Gestor, caso entenda ser mais conveniente, nomear o mesmo servidor para que desempenhe ambas as atribuições.
2. PLANEJAMENTO CONTRATUAL
O planejamento contratual visa identificar a necessidade e definir qual a melhor forma de contratação para atendimento das necessidades da Universidade Federal da Fronteira Sul. A atividade de planejar requer um estudo sobre o objeto a ser contratado e a análise dos riscos na execução contratual.
O planejamento contratual é a fase preliminar para uma contratação eficaz, capaz de atender as necessidades específicas da Administração Pública. Nesse sentido, o Departamento de Contratos – DCT, por meio da Divisão de Planejamento Contratual – DPCT vem buscando aprimorar os processos de contratações, especialmente no que se refere a serviços terceirizados, visto a complexidade da execução contratual.
Dentro da estrutura do Departamento de Contratos, o objetivo do planejamento contratual é auxiliar e orientar na identificação das necessidades e na busca de métodos para tornar a contratação mais eficiente, orientando e auxiliando desde a orçamentação adequada até o encaminhamento da solicitação de contratação à Superintendência de Compras e Licitações – SUCL em prazo hábil para o início da execução contratual dentro dos prazos previstos e necessários para o bom funcionamento da Instituição.
demandas de contratação que ainda precisam ser conhecidas e planejadas. Nesse contexto, a Divisão de Planejamento Contratual – DPCT vem buscando identificar e contribuir para o aprimoramento dos processos, recebendo sugestões de melhorias dos fiscais e gestores de contrato e buscando, juntamente com estes, implantá-las nos novos processos licitatórios.
3. FORMALIZAÇÃO
DOS
CONTRATOS ADMINISTRATIVOS
Para os fins da Lei 8.666/93, são considerados contratos todos e quaisquer ajustes realizados entre órgãos ou entidades da Administração Pública e particulares, onde haja algum acordo de vontades para a formação de vínculo e a estipulação de obrigações recíprocas, independente da denominação utilizada.
Os contratos administrativos são regulados pelas suas cláusulas e pelas normas de direito público, sendo aplicados, supletivamente, os princípios da teoria geral dos contratos e as disposições de direito privado, conforme preceitua a lei.
Para formalização dos contratos administrativos, o Departamento de Contratos – DCT recebe o processo licitatório devidamente homologado e inicia os procedimentos. Realiza a consulta de regularidade fiscal da empresa adjudicada, preenche a minuta de contrato e convoca a empresa para assinatura.
Com o contrato devidamente assinado pelas partes, o Departamento de Contratos – DCT providencia a publicação do resumo na imprensa oficial. Tal procedimento deverá ser realizado até o quinto dia útil do mês seguinte ao de sua assinatura, sendo condição indispensável para sua eficácia.
Caso houver previsão contratual, o Departamento de Contratos – DCT solicita a apresentação de garantia, e analisa seu valor, vigência e validade.
Posteriormente, realiza os registros necessários nos sistemas internos e controles manuais do departamento, e reúne documentos e cópias para manter arquivamento cronológico dos contratos.
Na sequência, envia cópia digitalizada do contrato assinado, para fiscais e gestores nomeados em portaria, informando também o número do processo para consulta da documentação necessária ao acompanhamento e fiscalização do objeto.
Por fim, o Departamento de Contratos – DCT anexa os documentos ao processo licitatório, instruindo-o e encaminhando-o à Superintendência de Compras e Licitações – SUCL para arquivamento temporário do processo.
Depois do planejamento, realização da licitação e formalização dos contratos dela decorrentes, inicia-se a execução do contrato.
4. EXECUÇÃO DOS CONTRATOS ADMINISTRATIVOS
A execução dos contratos está prevista na Seção IV, da Lei 8.666/93, onde consta, no artigo 66, que o contrato deve ser executado fielmente pelas partes, conforme as cláusulas avençadas e as normas da lei.
Em complementação, o artigo 67, da lei 8.666/93, define que “A execução do contrato deverá ser acompanhada e fiscalizada por um representante da Administração especialmente designado, permitida a contratação de terceiros para assisti-lo e subsidiá-lo de informações pertinentes a essa atribuição”.
Com o intuito de subsidiar a gestão e fiscalização de modelos de documentos para a Gestão e Fiscalização de Contratos, desenvolvemos o Anexo I que traz um Roteiro prático para o Acompanhamento e Fiscalização dos Contratos.
4.1 Gestão e Fiscalização dos Contratos
Conforme determinado no artigo 67, § 1º da lei 8.666/93, para fiscalizar a execução do contrato será designado um representante da administração que “[...] anotará em registro próprio todas as ocorrências relacionadas com a execução do contrato, determinando o que for necessário à regularização das faltas ou defeitos observados”.
Essa atividade visa ao controle e à inspeção sistemática do objeto contratado pela Administração para verificar se sua execução obedece às especificações contidas no instrumento convocatório (edital e seus anexos) e demais obrigações previstas no contrato.
Também está previsto no § 2º, do artigo supracitado: “As decisões e providências que ultrapassarem a competência do representante deverão ser solicitadas a seus superiores em tempo hábil para adoção das medidas convenientes”.
Para atender a tal condição foi convencionado que, além da nomeação do fiscal, será nomeado o gestor do contrato, o qual adotará as medidas cabíveis quando estas ultrapassarem a competência do fiscal. Também, com o intuito de evitar a emissão de portarias de substituição, para cada fiscal e gestor será nomeado um suplente.
Assim, a Pró-Reitoria de Administração e Infraestrutura – PROAD/INFRA fará pedido de indicação de fiscais e gestores, à área demandante, que deverá indicar preferencialmente servidores que possuam conhecimento técnico ou prático a respeito do objeto contratado. Tal indicação deverá ocorrer no prazo de 02 (dois) dias úteis após a solicitação. Depois de recebida tal indicação, será providenciada a publicação da portaria de nomeação. Em caso de omissão da área demandante ou indicação fora do prazo determinado, restará à Pró-Reitoria de Administração e Infraestrutura – PROAD/INFRA a função de realizar tal indicação.
Os fiscais e gestores nomeados receberão cópia digitalizada do contrato assinado e informação do número do processo para que realizem a consulta da documentação necessária ao acompanhamento e fiscalização do objeto. Para contratos de serviços continuados é importante que os fiscais procurem
conhecer a planilha de custos e formação de preços. Caso ainda seja necessário mais documentos, os servidores nomeados poderão solicitá-los ao Departamento de Contratos – DCT, que prestará o auxílio necessário.
Após o recebimento dos documentos citados é dever dos fiscais e gestores proceder à leitura e ao estudo do material, sendo de suma importância o estudo e conhecimento da legislação aplicável.
Sugere-se que os fiscais e gestores mantenham em pasta eletrônica cópia do termo contratual e de todos os seus aditivos, apostilamentos e planilha de custos e formação de preços, quando for o caso, juntamente com outros documentos que possam auxiliar na solução de dúvidas e/ou inconsistências.
No caso de o objeto ser a contratação de empresa especializada em administração de mão de obra para prestação dos serviços continuados, deve-se procurar conhecer a Convenção Coletiva de Trabalho – CCT citada pela contratada no momento da apresentação da proposta, e manter este documento em arquivo para solução de dúvidas e auxílio na fiscalização das obrigações trabalhistas.
Para a devida gestão e fiscalização do objeto é necessário que seja realizado contato com a empresa contratada para ajustar a entrega do objeto e/ou execução dos serviços. Para este procedimento pode ser adotada, conforme o caso, a emissão de ordem de serviço.
Sempre que necessário, deve-se exigir da empresa, a nomeação de preposto para representá-la no local da execução dos serviços. Neste caso, sempre que houver a nomeação de preposto, as dúvidas e/ou inconsistências na execução do objeto devem ser reportadas a este representante da empresa.
Neste sentido é vedado ao fiscal ou gestor, bem como a qualquer servidor da Instituição, praticar atos de ingerência na administração da contratada.
Durante a execução do contrato cabe ao gestor e aos fiscais de contrato acompanhar e controlar os prazos constantes no processo licitatório, fazer cumprir as cláusulas contratuais, procurar atender e/ ou encaminhar os pedidos da empresa, receber e analisar a nota fiscal do objeto, realizar o ateste dos serviços e cobrar documentação necessária para acompanhar a nota fiscal.
Sempre que as inconsistências observadas não forem sanadas com as tratativas de sua competência, os fiscais e gestores devem autuar processo administrativo com toda documentação pertinente e encaminhar à Divisão de Acompanhamento Contratual – DACT para que sejam apuradas as irregularidades e, se for o caso, aplicadas as sanções cabíveis.
Quando necessária alguma alteração do contrato, seja por solicitação da empresa ou necessidade da Instituição, o pedido deve estar devidamente motivado e justificado pelos fiscais e gestores. Por exemplo, os pedidos de reajuste e repactuação proferidos pela contratada deverão ser previamente analisados e depois encaminhados ao Departamento de Contratos – DCT acompanhados de parecer e comprovação financeira de vantajosidade. Neste sentido, os fiscais e gestores devem buscar fatos e orçamentos que os resguardem na manifestação de que é aconselhável atender ao pedido e manter o contrato. Tal procedimento também se aplica para a necessidade de prorrogação dos contratos. Se durante esta análise, for identificado que o contrato não é economicamente vantajoso para a Instituição, deve-se informar este fato à autoridade competente e iniciar os procedimentos para solicitar novo processo licitatório dentro do cronograma e manual de compras e licitações da Instituição, observando todos os prazos.
Depois do final da vigência do contrato e sanadas todas as pendências com a contratada, o gestor e o fiscal de contrato devem redigir termo de encerramento de contrato e enviar ao Departamento de
Contratos – DCT juntamente com toda a documentação pertinente utilizada no acompanhamento e na fiscalização do contrato. Ao receber este termo será realizado o encerramento do contrato e serão encaminhados todos os documentos para instruir o processo licitatório.
4.2 Procedimentos para Pagamento
Durante a execução dos contratos o Departamento de Contratos – DCT auxilia os fiscais e gestores realizando as solicitações de empenho, controlando o saldo contratual para que os empenhos não ultrapassem o valor contratado e realizando as solicitações de pagamento das notas fiscais. Este auxílio não exclui a necessidade do acompanhamento e controle que deve ser realizado pelos fiscais e gestores de contrato.
Iniciando os procedimentos de pagamento, a empresa encaminha as notas fiscais ou faturas aos respectivos fiscais de contrato, juntamente com os documentos comprobatórios específicos para cada objeto.
Caso sejam identificadas inconsistências na nota fiscal/fatura recebida, ou a falta de algum documento comprobatório, o fiscal e/ou o gestor deverá (ão) entrar em contato com a contratada, informar o problema e, se for caso, devolver o documento de cobrança para correção.
Realizadas as devidas conferências e estando a nota fiscal/fatura em conformidade, deverá ser realizado o ateste, informando data, nome completo, matrícula SIAPE e cargo.
Ao atestar a nota fiscal/fatura, o fiscal e/ou o gestor de contrato está (ão) declarando que o serviço ou material a que ela se refere foi satisfatoriamente prestado ou fornecido e que seu valor está em conformidade com o termo contratual.
Ao receber as notas fiscais e/ou faturas atestadas, não serão observadas pelo Departamento de Contratos – DCT ou pela Superintendência Financeira – SUFIN a existência de portaria de nomeação. O critério de aceitação é o ateste correto, contendo a informação de data (deverá ser posterior à emissão da nota fiscal), nome do servidor, SIAPE e cargo. Este procedimento é adotado para abranger todas as possíveis situações específicas, como as notas fiscais dos serviços de transporte em que o servidor com condições para realizar o ateste é o servidor que utilizou o serviço e não o fiscal do contrato. Sendo assim, todas as notas fiscais atestadas de acordo com instrução normativa própria serão aceitas.
A nota fiscal/fatura atestada e os documentos comprobatórios devem ser encaminhados, com antecedência de 10 (dez) dias do vencimento, ao Departamento de Contratos – DCT, que realizará a solicitação de pagamento e encaminhará à Superintendência Financeira – SUFIN para liquidação de pagamento.
As notas fiscais ou faturas sem ateste ou com o ateste incompleto serão devolvidas para correção. Importante ressaltar que as notas fiscais/faturas que impliquem a cobrança de encargos por atraso de pagamento devem seguir o procedimento estabelecido no § 5º do art. 36 da IN nº 02/08:
§ 5º Na hipótese de pagamento de juros de mora e demais encargos por atraso, os autos devem ser instruídos com as justificativas e motivos, e ser submetidos à apreciação da autoridade superior competente, que adotará as providências para verificar se é ou não caso de apuração de responsabilidade, identificação dos envolvidos e imputação de ônus a quem deu causa.
que o Fiscal de Contrato procure adequar, junto à Contratada, as datas de envio/recebimento da nota fiscal/fatura para que se tenha tempo hábil para a conferência, ateste e pagamento.
Após o ateste das Notas fiscais, o fiscal e/ou o gestor de contrato deve (m) cadastrá-las no Sistema de Gestão de Processos e Documentos – SGPD, anexando cópia escaneada dos documentos e destinando-as ao Departamento de Contratos – DCT. Este procedimento se aplica para os casos em que foi formalizado termo de contrato; para os demais casos, em que o termo de contrato foi substituído pela nota de empenho, deve-se enviar diretamente à Superintendência Financeira – SUFIN ou obedecendo fluxo próprio.
5. ALTERAÇÕES CONTRATUAIS
As possibilidades de alteração nos contratos administrativos estão previstas na Lei 8.666/93, no artigo 65 e seus incisos, o qual também determina que todos os casos sejam acompanhados das devidas justificativas.
O contrato poderá sofrer as seguintes alterações:
a) Prorrogação: Trata-se da ampliação do prazo inicialmente estabelecido; sendo assim, as partes modificam o prazo fixado na celebração do contrato, tornando-o maior. Todas as demais condições do contrato permanecem inalteradas. O prazo contratual para a prestação de serviços contínuos pode ser prorrogado por iguais e sucessivos períodos, até o limite de 60 (sessenta) meses, a fim de que se possa obter preços e condições mais vantajosos para a Administração. Exceção para o aluguel de equipamentos e a utilização de programas de informática, que poderão estender-se pelo prazo de até 48 (quarenta e oito) meses após o início da vigência contratual.
b) Acréscimos e Supressões: A administração pode alterar o contrato quando forem necessários acréscimos ou supressões nas compras, obras ou serviços, desde que respeitados os seguintes limites:
• Para compras, obras ou serviços: acréscimos ou supressões de até 25% do valor do contrato. • Para reforma de edifício ou equipamento: acréscimos até o limite de 50% do valor do contrato. De acordo com a Lei 8.666/93, o contratado é obrigado a aceitar, nas mesmas condições do contrato original, acréscimos ou supressões, respeitados os limites estabelecidos.
c) Repactuação: Trata-se de uma forma de negociação entre a Administração e a contratada, que visa à adequação dos preços contratuais aos novos preços de mercado. Não está vinculada a qualquer índice. Somente os contratos que tenham por objeto a prestação de serviços de natureza contínua podem ser repactuados. Quando solicitada, a contratada deve apresentar a demonstração analítica da variação dos custos do contrato, por meio de planilha e novo instrumento coletivo registrado no MTE (art. 5º do Decreto 2.271/97 e art. 40, caput, da IN/SLTI02/2008). Quando envolverem categorias diferentes, deve ser dividida em tantas vezes quanto forem as Convenções Coletivas de Trabalho.
d) Reajuste: Trata-se de um meio de atualização da equação econômico-financeira, tendo em vista circunstâncias previsíveis que poderão determinar a alteração dos preços originariamente contratados. Seu critério deve ser previamente determinado no edital, mencionando qual índice deve estar vinculado e só pode constar em contratos com prazo de duração igual ou superior a um ano.
e) Equilíbrio econômico-financeiro: Trata-se da manutenção das condições de pagamento inicialmente estabelecidas no contrato, a fim de que se mantenha estável a relação entre as obrigações do contratado e a retribuição da Administração, para a justa remuneração da obra, do serviço ou
fornecimento. O reequilíbrio econômico-financeiro não está vinculado a qualquer índice. É evocado caso ocorra fato imprevisível, ou previsível, porém de consequências incalculáveis, retardadores ou impeditivos da execução do que foi contratado. Justifica-se nas seguintes ocorrências: caso de força maior, caso fortuito ou fato' do príncipe, configurando álea econômica (probabilidade de perda concomitante à probabilidade de lucro) extraordinária e extracontratual.
5.1 Instrumentos para a formalização de modificações contratuais
Os instrumentos utilizados para formalizar as modificações nos contratos administrativos, previstas em lei, são o Termo Aditivo e o Termo de Apostilamento.
a) Termo Aditivo: Trata-se do instrumento utilizado para formalizar as modificações nos contratos administrativos, previstas em lei, tais como acréscimos ou supressões no objeto, prorrogações, repactuações, além de outras modificações admitidas em lei que possam ser caracterizadas como alterações do contrato. O Termo Aditivo visa adaptar o objeto do contrato a uma nova demanda para o interesse público. Os contratos poderão ser alterados nos casos previstos no art. 65 da Lei nº 8.666/93, desde que haja interesse da Administração, e para atender ao interesse público. Sua minuta deverá ser encaminhada à Procuradoria da UFFS para análise, conforme estabelecido no art. 38, parágrafo único, da Lei 8.666/93, e deve, obrigatoriamente, ser publicado no Diário Oficial da União.
b) Termo de Apostilamento: Trata-se do instrumento utilizado para registrar variações no valor do contrato que não caracterizem sua alteração. Geralmente essas variações são decorrentes de aplicação de reajuste previsto no próprio contrato, de atualizações, compensações ou penalizações financeiras decorrentes das condições de pagamento nele previstas, bem como nos casos de empenho e dotações orçamentárias suplementares. Ainda pode ser feito por apostilamento o caso de mudança de fonte de recursos inicialmente previsto no termo do contrato. Outras pequenas alterações que não tenham maiores implicações na execução do contrato, como mudança de endereço das partes, retificações de CNPJ, também podem ser feitas por apostila. Dispensa o trâmite à Procuradoria da UFFS, a assinatura do contratado e a publicação no Diário Oficial da União.
6.
SANÇÕES ADMINISTRATIVAS E RESCISÃO CONTRATUAL
As informações e orientações referentes à apuração de irregularidades visando à aplicação de sanções administrativas e/ou rescisão contratual estão descritas no “Anexo II” deste manual na “Cartilha de Sanções Administrativas e Rescisão Contratual”.
7. FLUXOS BÁSICOS DE PROCEDIMENTOS
Visando documentar alguns processos realizados pelo Departamento de Contratos – DCT, elaboramos os fluxos básicos dos procedimentos adotados em seu desenvolvimento. Com esta medida também pretendemos demonstrar de maneira mais fácil e objetiva as tarefas executadas pelos envolvidos.
7.1 Procedimentos de planejamento contratual
a) Identificação da necessidade de contratação para atendimento às demandas institucionais;
b) Estudo da melhor e mais eficaz forma de contratação, envolvendo consulta aos campi da UFFS e a legislação aplicável;
c) Definição, juntamente com os setores envolvidos, das quantidades a serem contratadas e/ ou adquiridas;
d) Realização de análise em relação aos custos envolvidos nas contratações e seus impactos no orçamento da Universidade Federal da Fronteira Sul;
e) Elaboração de documentos necessários e/ou planejamento/coordenação para inserção de pedidos no sistema de compras.
f) Acompanhamento e avaliação de contratos formalizados, solucionando problemas e/ou adequações previstas no instrumento convocatório, a fim de atender as necessidades da instituição.
7.2 Procedimentos para formalização
de
termos contratuais
a) O Departamento de Contratos – DCT recebe o processo da Superintendência de Compras e Licitações – SUCL com solicitação para formalização de Termo de Contrato;
b) Recebe da Superintendência de Compras e Licitações – SUCL, por meio eletrônico a minuta de contrato para possibilitar o preenchimento dos dados necessários;
c) Confere regularidade fiscal da adjudicatária mediante a consulta ao Sistema de Cadastramento Unificado de Fornecedores – SICAF, ao Cadastro Informativo dos Créditos não Quitados do Setor Público Federal – CADIN e a Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas – CNDT;
d) Preenche a minuta de Contrato com os dados da empresa e do objeto a ser contratado, mantendo o controle da numeração sequencial dos Contratos Formalizados;
e) Realiza convocação da empresa para assinatura presencial ou encaminha para assinatura mediante correspondência postal ou meio eletrônico, de acordo com o previsto em edital e conforme a necessidade de utilização de meio específico;
f) Após assinatura de ambas as partes, um dos termos de contrato será entregue ou enviado à contratada;
g) Solicita a Pró-Reitoria de Administração e Infraestrutura – PROAD/INFRA a emissão de portaria de fiscais e gestores do contrato;
h) Exige apresentação e confere dados da garantia contratual;
i) Providencia a publicação do extrato de contrato no Diário Oficial da União;
j) Realiza os diversos registros internos e em sistemas do governo;
k) Providencia o arquivo cronológico dos contratos, mantendo uma via física do contrato e cópia de documentos essenciais às consultas do Departamento de Contratos – DCT;
l) Anexa os documentos ao processo licitatório e o devolve à Superintendência de Compras e Licitações – SUCL para guarda deste.
7.3 Procedimentos para Atas de Registro de Preços
O Departamento de Contratos – DCT:a) Recebe o processo da Superintendência de Compras e Licitações – SUCL com solicitação para
formalização de Ata de Registro de Preços;
b) Confere a regularidade fiscal de todas as empresas adjudicadas, mediante consulta ao Sistema
de Cadastramento Unificado de Fornecedores – SICAF;
c) Preenche a minuta de Ata de Registro de Preços com os dados da empresa e do objeto a ser
registrado;
d) Encaminha à empresa para que assine e devolva para o Departamento de Contratos – DCT
dentro do prazo estipulado no Termo de Referência;
e) Solicita à Pró-Reitoria de Administração e Infraestrutura – PROAD/INFRA emissão de portaria de
fiscais e gestores do Pregão a que se referem as atas formalizadas;
f) Se não houver o recebimento das atas assinadas, encaminha notificação para empresa
concedendo novo prazo para envio;
g) Persistindo o não recebimento da Ata de Registro de Preços, após notificação, será aberto
processo e encaminhado à Divisão de Acompanhamento Contratual para que sejam tomadas providências quanto às sanções previstas no edital de licitação;
h) Comunica aos fiscais do Pregão via e-mail a publicação da portaria;
i) Após o recebimento das Atas, encaminha à Pró-Reitoria de Administração e Infraestrutura –
PROAD/INFRA para assinatura;
j) Devolve a via da empresa via correio;
k) Faz a cópia digital e anexa ao Sistema de Gestão de Processos e Documentos – SGPD juntamente
com a portaria que indica os fiscais do referido pregão;
l) Anexa as atas assinadas ao processo físico juntamente com a portaria de indicação dos fiscais e
encaminha à Superintendência de Compras e Licitações – SUCL.
7.4 Procedimentos após recebimento das notas fiscais/faturas
a) O Departamento de Contratos – DCT confere se os dados das faturas estão corretos e, caso sejam identificadas inconsistências, as devolve ao setor de origem;
b) Se as faturas estiverem corretas, é feita conferência das certidões de regularidade fiscal e trabalhista conforme exigidas no item IV, do art. 27 da Lei 8666/93;
c) Após a verificação de validade das certidões é feita a solicitação de pagamento e anexadas ao processo para encaminhamento à Superintendência Financeira – SUFIN, bem como digitalizadas e incluídas no Sistema de Gestão de Processos e Documentos – SGPD;
d) Caso as certidões estejam vencidas, entra-se em contato com a empresa solicitando-se a regularização;
e) Após a solicitação de pagamento e envio ao financeiro, atualiza-se o saldo do respectivo contrato.
7.5 Procedimentos para solicitação de reforço de empenho dos contratos vigentes
Após as solicitações de pagamento são feitas atualizaçõe s de saldo de contrato a fim de acompanhar e fiscalizar sua regularidade. Dessa forma, identificada a necessidade de reforçar empenhos para que a Instituição honre com os pagamentos, são tomadas as seguintes providências:
a) Identificado o saldo insuficiente para o pagamento de próximas faturas, faz-se a consulta ao processo físico verificando-se o valor do contrato e prazo para seu encerramento. Se há vigência para os próximos meses e saldo a ser empenhado, encaminha-se memorando à Pró-Reitoria de Planejamento – PROPLAN com aprovação da Superintendência Administrativa – SUADM após consulta das certidões de regularidade fiscal e trabalhista conforme exigidas no item IV, do art. 27 da Lei 8666/93;
b) Caso não possua saldo suficiente a solicitar, verifica-se se há prorrogação contratual em andamento com aumento de valor para proceder a solicitação;
c) Após a chegada do reforço de empenho formalizado pela Pró-Reitoria de Planejamento – PROPLAN, atualiza-se a planilha de controle de saldos de contrato e ficha de acompanhamento contratual no processo físico arquivado no Departamento de Contratos – DCT, anexa-se uma cópia do reforço de empenho a este processo, e verifica-se a atribuição do empenho no Sistema de Gerenciamento de Contratos/Solar.
d) Finalizadas as etapas anteriores, encaminha-se à Superintendência de Compras e Licitações – SUCL para fazer a juntada ao processo original.
7.6 Solicitação de alterações contratuais
a) Manifestação do fiscal e/ou gestor do contrato (deve mencionar o número do contrato, a empresa contratada e, se for o caso, a indicação de novo prazo de vigência) acerca da sua execução, complementada com a justificativa da necessidade da alteração. Da mesma forma, deve haver verificação se não há extrapolação do atual prazo de vigência, pois a alteração contratual deve ser formalizada previamente à expiração do prazo do contrato, de modo a evitar execução sem cobertura contratual. Sendo assim, a solicitação para alteração contratual (no caso de prorrogação) deve chegar ao DCT com, pelo menos, 90 (noventa) dias de antecedência em relação ao término da vigência do contrato;
b) Manifestação da Contratada demonstrando anuência na alteração pleiteada;
c) Levantamento de informações quanto aos aspectos técnicos e mercadológicos que comprovem a existência de condições e preços vantajosos para a Administração, para justificar a não realização de novo certame licitatório. Através de pesquisa de mercado realizada em pelo menos três empresas do ramo ou em Órgãos da Administração Pública que mantenham contratos semelhantes (art. 57, II, Lei 8.666/93 e art. 30, § 2º IN 02/08-SLTI) e demais orientações e regulamentações emanadas pela Instituição;
d) Nos casos de dispensa e inexigibilidade de licitação o fiscal do contrato deve informar se a contratada continua mantendo, em relação à execução do objeto, as condições que ensejaram sua contratação, de conformidade com a fundamentação legal pertinente;
A partir da solicitação de alteração contratual, a Divisão de Alterações Contratuais – DALCT adota os seguintes procedimentos:
b) Verifica os documentos referentes ao procedimento licitatório: o contrato original assinado pelas partes e seu extrato de publicação no Diário Oficial da União – D.O.U. e eventuais termos aditivos e termos de apostilamento;
c) Realiza consulta das mesmas condições de habilitação e qualificação estabelecidas na licitação;
d) Solicita informação da existência de disponibilidade orçamentária. Na hipótese da prorrogação do contrato gerar aumento de despesa, é necessária a comprovação quanto à existência de recursos orçamentários, conforme art. 55, V, da Lei nº 8.666/1993;
e) Confere se consta a autorização motivada da autoridade competente, neste caso, delegado pela Portaria nº 427/GR/UFFS/2011, ao Pró-Reitor de Administração e Infrastrutura;
f) Procede à redação do Termo Aditivo ou Termo de Apostilamento;
g) Em caso da hipótese de celebração do Termo Aditivo, de acordo com a Lei nº 8.666/1993, art. 38, parágrafo único, e da IN 02/2008/SLTI, art. 30, § 3º, a minuta deve ser previamente examinada e aprovada pela assessoria jurídica da Administração, que é exercida pela Procuradoria Federal junto à UFFS;
h) Nesta fase, o processo poderá retornar ao fiscal e/ou gestor do contrato, para atendimento ao Parecer emitido pela Procuradoria Federal;
i) Colhimento das assinaturas pertinentes;
j) A Divisão de Alterações Contratuais – DALCT providenciará a publicação do extrato do termo aditivo no Diário Oficial da União – D.O.U., como condição indispensável para eficácia do aditamento, não podendo exceder o quinto dia útil do mês subsequente à assinatura do ato, conforme disposto na Lei nº 8.666/1993, art. 61, Parágrafo Único.
7.7 Orientações Gerais aos Servidores da UFFS
A terceirização de serviços continuados com dedicação exclusiva de mão de obra pressupõe a contratação de uma empresa prestadora de serviços que fará a gestão e orientação dos funcionários alocados nos postos de prestação de serviços contratados pela UFFS.
O quadro de servidores efetivos da UFFS deverá, a partir de quaisquer dúvidas, sugestões, críticas ou elogios direcionar-se ao fiscal do contrato nomeado através de portaria específica para o exercício desta função.
A fiscalização de contratos específicos de Serviços de Engenharia/Obras e Tecnologia da Informação, que não possuem mão de obra com dedicação exclusiva, bem como de itens de patrimônio e almoxarifado que não apresentarem uma relação contratual com os fornecedores contratados pela UFFS, deverá seguir trâmites próprios previstos em legislação específica e nos documentos que compuseram o processo licitatório.
ANEXO I:
ROTEIRO PRÁTICO PARA ACOMPANHAMENTO E
FISCALIZAÇÃO DE CONTRATOS
ROTEIRO PRÁTICO PARA ACOMPANHAMENTO
E FISCALIZAÇÃO DOS CONTRATOS
O fiscal e gestor indicados pela área demandante devem, preferencialmente, possuir conhecimento prévio do assunto/objeto. Se possível, sejam indicados servidores que participaram e/ou auxiliaram no processo de planejamento da licitação que originou o contrato em questão.
Anteriormente à indicação, realizada pela área demandante, é aconselhável que os futuros nomeados em portaria sejam cientificados desta indicação e já iniciem os procedimentos necessários ao acompanhamento de cada objeto específico.
Com o objetivo de auxiliar gestores e fiscais de contratos, foi elaborado um roteiro descrevendo boas práticas de acompanhamento e fiscalização que poderão ser utilizadas durante a execução do objeto.
1. SERVIÇOS CONTÍNUOS COM DEDICAÇÃO EXCLUSIVA DE MÃO DE OBRA
Os serviços contínuos com dedicação exclusiva de mão de obra são aqueles em que, via de regra, os empregados da contratada são alocados para trabalhar continuamente nas dependências do órgão, muitas vezes com dedicação exclusiva. A execução dos serviços segue uma rotina específica estabelecida e supervisionada pelo órgão. Tratam-se dos contratos típicos de “terceirização” (limpeza, vigilância, recepção, telefonia, etc.).
Nos serviços com dedicação exclusiva, a União pode ser responsabilizada pelo descumprimento das obrigações trabalhistas e previdenciárias relativas aos empregados alocados à execução contratual; daí a necessidade de rígidos mecanismos de fiscalização da atuação da empresa contratada, a fim de inibir a ocorrência de irregularidades que possam resultar na responsabilização futura da Administração.
Em relação aos contratos de serviços contínuos com dedicação exclusiva de mão de obra, apresentamos as orientações a serem seguidas pelos gestores e fiscais destes contratos:
1.1. Ler atentamente e minuciosamente o Termo de Referência, proposta apresentada pela empresa adjudicada, termo de contrato e todos os documentos necessários para se ter clareza:
a) Do objeto contratado e suas condições;
b) Da forma de execução;
c) Das obrigações da contratante e da contratada;
d) Das condições de pagamento;
e) Da fiscalização; e
f) Das sanções administrativas.
1.2. Após inteirar-se do contrato e seus anexos e avaliá-los detalhadamente, os fiscais e o gestor devem promover uma reunião inicial de contrato com o representante da contratada, objetivando definir procedimentos de execução dos serviços e esclarecer as dúvidas que possam existir.
a) A reunião deve ser formalizada em ata;
b) O fiscal e o gestor do contrato podem convidar outros envolvidos e/ou interessados que julgarem necessários para que participem da reunião;
c) A contratada, nesta reunião, deverá indicar o seu preposto e informar todos os seus dados pessoais e funcionais, caso ele seja aceito pelo fiscal. Esta indicação pode ser realizada mediante a apresentação de ofício;
d) O gestor e os fiscais do contrato devem certificar-se de que os representantes da empresa e o preposto da contratada estejam cientes das responsabilidades e funções que o preposto deve ter e desempenhar:
Ter condições de coordenar a execução do contrato,
Possuir poderes expressos para representar a contratada em todos os atos do contrato, especialmente em atas de reuniões, termos de recebimento ou recusa do objeto, notificações e demais atos relacionados à execução do contrato.
e) Os fiscais e o gestor deverão esclarecer todos os detalhes da execução que julgarem pertinentes, tais como: forma de execução e controle; modo de recebimento e pagamento do objeto; situações que implicam atraso no pagamento; critérios da fiscalização; dentre outros;
f) Deixar evidente para a contratada que ela deve atualizar constantemente sua documentação para manter as condições de habilitação e atender as exigências legais;
g) Explicar ao preposto da contratada o funcionamento do Acordo de Nível de Serviços e as possíveis glosas de valores em caso de descumprimento, conforme Termo de Referência;
h) Informar relação de documentos que devem acompanhar a nota fiscal de pagamento;
i) Solicitar a apresentação de documentação dos trabalhadores que serão vinculados ao contrato, tais como:
Cópia da Carteira de Trabalho e Previdência Social – CTPS; Ficha de registro;
Cópia do atestado de saúde ocupacional atualizado; e Demais documentos necessários à fiscalização trabalhista.
j) Esclarecer a maneira como será procedida a comunicação da fiscalização com a empresa e os critérios que serão adotados;
k) Realizar abertura do livro de registro do fiscal e do gestor, solicitando a assinatura do preposto da contratada, conforme modelo de termo de abertura constante no Documento 01 do Anexo III;
l) O livro de registro poderá conter capa conforme modelo apresentado no Documento 02 do Anexo III.
1.3. Depois de realizada a reunião inicial e estando a contratada ciente dos procedimentos que serão adotados na execução do contrato, fiscal e gestor devem organizar as documentações recebidas e produzidas, anexando-as ao livro de registro. Assim, deverá fazer parte do livro:
Capa;
Termo de abertura do livro;
Ata da reunião inicial;
Documento de indicação e aceite do preposto;
Documentação dos trabalhadores que serão vinculados ao contrato;
Toda documentação que julgar pertinente e necessária ao cumprimento das obrigações e esclarecimento das providências adotadas no acompanhamento e fiscalização do objeto.
1.4. Assim que recebidas as cópias das carteiras de trabalho dos funcionários que prestarão serviços no órgão, o fiscal do contrato deverá conferir:
a) Se o início do contrato de trabalho coincide com a data do exercício dos funcionários na Universidade Federal da Fronteira Sul – UFFS;
b) Se a função registrada na carteira de trabalho é compatível com a função exercida;
c) Se a remuneração está de acordo com a apresentada na planilha de custos e formação de preços, além de estar compatível com a Convenção Coletiva de Trabalho – CCT citada na licitação de acordo com cada categoria. Também é necessário que a remuneração esteja segmentada em salário base, adicionais e gratificações; e
d) Verificar se o número de funcionários disponibilizados coincide com o número contratado.
1.5. Os dados conferidos acima poderão ser tabulados em uma ficha do funcionário terceirizado, para manter, separadamente, as informações de cada funcionário que prestará serviço no referido contrato. O modelo desta ficha é o Documento 03 do Anexo III.
1.6. Para registrar os dados do contrato referentes aos funcionários que prestarão serviços no órgão, indica-se o preenchimento da planilha constante no Documento 04 do Anexo III. Esta planilha poderá ser atualizada e mantida em planilha eletrônica (.xls).
1.7. Durante a execução dos serviços o fiscal do contrato deve:
a) Manter comunicação com o preposto da contratada para garantir o fiel cumprimento das obrigações pactuadas;
b) Esclarecer as dúvidas do preposto ou representante da contratada;
c) Exigir que a contratada disponibilize os equipamentos e acessórios necessários à execução dos serviços e verificar se estes atendem as especificações previstas em edital;
d) Solicitar que a contratada mantenha seus equipamentos devidamente identificados para não serem confundidos com os bens de propriedade da Universidade Federal da Fronteira Sul – UFFS;
e) Cobrar que a contratada mantenha seus funcionários devidamente identificados, com crachá e uniforme, conforme previsto em edital;
f) Exigir que os funcionários da contratada utilizem os devidos equipamentos de proteção individual – EPIs;
g) Controlar todos os materiais necessários para a perfeita execução do objeto, com relação à qualidade e quantidade pactuadas;
h) Sempre que necessário solicitar auxílio do gestor do contrato
1.8. Sempre que ocorrer algum fato que esteja em desacordo com o previsto no contrato, o fiscal e/ou gestor deverá (ão) utilizar a solicitação de esclarecimentos e/ou providências constante no Documento 05 do Anexo III para informar o fato ao preposto da contratada. O fiscal do contrato irá julgar o número de tentativas necessárias e pertinentes para solucionar o problema apresentado, sempre lembrando que devem ser esgotadas todas as possibilidades de tratativas de sua competência antes de encaminhar ao gestor do contrato.
1.9. Após adotadas as tratativas de sua competência e não obtendo êxito, o fiscal deve juntar toda a documentação pertinente e encaminhar ao gestor do contrato para que envie um ofício aos representantes da empresa como uma nova tentativa amigável de solução do problema.
1.10. Se as inconsistências apresentadas pela empresa não forem sanadas com as tratativas adotadas pelo fiscal e pelo gestor do contrato, estes deverão adotar os procedimentos constantes no Anexo I – Sanções Administrativas e Rescisão Contratual.
1.11. Durante a execução do contrato, o fiscal poderá utilizar o formulário de acompanhamento dos serviços, apresentado no Documento 06 do Anexo III, para relatar os fatos ocorridos durante um determinado período da execução contratual. É indicado que este documento acompanhe a nota fiscal de pagamento e faça parte do livro de registro do fiscal. Também poderá servir de subsídio para o gestor proceder ao ateste da nota fiscal.
1.12. Ao receber a nota fiscal da empresa, o fiscal do contrato deve conferir se todos os documentos necessários estão acompanhando-a, tais como:
a) Comprovantes da regularidade fiscal da empresa: Certificado de Regularidade do FGTS;
Certidão Negativa de Débito (INSS);
Certidão Negativa de Débitos de Tributos e Contribuições Federais (Receita Federal); Certidão Negativa de Débitos Trabalhista (CNDT).
b) Comprovantes de Recolhimento do FGTS e INSS:
Cópia do Protocolo de Envio de Arquivos, emitido pela Conectividade Social (GFIP); Cópia da Relação dos Trabalhadores Constantes do Arquivo SEFIP (RE);
Cópia da Relação de Tomadores/Obras (RET);
Cópia da Guia da Previdência Social (GPS) com a autenticação mecânica ou acompanhada do comprovante de recolhimento bancário ou o comprovante emitido quando o recolhimento for efetuado pela internet;
Cópia da Guia de Recolhimento do FGTS (GRF) com a autenticação mecânica ou acompanhada do comprovante de recolhimento bancário ou o comprovante emitido quando o recolhimento for efetuado pela internet.
c) Comprovantes de Pagamentos da empresa contratada aos funcionários terceirizados:
Comprovante de Pagamento de Salários;
Comprovante de Pagamento de Vale Transporte;
Comprovante de Pagamento de Auxílio Alimentação;
Comprovante de pagamento de outros benefícios caso houver.
d) Outros documentos pertinentes e necessários à devida comprovação de cada serviço ou exigidos pela legislação vigente.
Para essa conferência o fiscal poderá utilizar o formulário para conferência de documentos constantes no Documento 07 do Anexo III.
1.13. Em relação aos procedimentos de solicitação de aditivos contratuais, tanto o fiscal quanto
o gestor do contrato deverá preocupar-se em realizar os trâmites necessários dentro do período de 90 (noventa) dias antes da data de vencimento do mesmo. As orientações relativas aos procedimentos de renovação encontram-se descritos no item 7.6 do Manual de Gestão e Fiscalização de Contratos;
1.14. Caso o gestor e fiscal identifiquem que os critérios para a prorrogação não possam ser
atendidos, permanecendo a necessidade da prestação dos serviços ou objeto do contrato, deverá ser providenciado, neste período que antecede o término da vigência, o pedido de compra para que seja gerado novo procedimento licitatório em prazo hábil para que a Instituição não fique prejudicada e sem a prestação dos serviços contratados;
1.15. Dentro do período de vigência contratual, o gestor e fiscal de contrato deverão observar os
prazos e critérios para a realização dos reajustes ou repactuações previstas no contrato ou seu Edital e Termo de Referência;
1.16. Quando do recebimento de pedidos de repactuação ou de reajustes previstos em cláusulas
contratuais, os mesmos deverão ser encaminhados ao Departamento de Contratos, junto à Divisão de Alterações Contratuais acompanhados de manifestação do gestor e fiscal em relação ao pedido apresentado;
1.17. A gestão e fiscalização de contrato deverá observar o pleito de reajuste ou repactuação
recebido da contratada, auxiliando a administração a identificar itens que poderão ser suprimidos ou abatidos quando da realização desses procedimentos;
Em relação aos procedimentos de fiscalização inicial, diária, mensal, especial, por amostragem e quando da extinção ou rescisão dos contratos, o gestor e fiscal deverão observar o disposto no Anexo III – Guia de Fiscalização dos contratos de prestação de serviços com dedicação exclusiva de mão de obra atualizado pela Instrução Normativa nº 06, de 23 de Dezembro de 2013 do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão.
Os serviços continuados sem dedicação exclusiva de mão de obra são aqueles em que, via de regra, não há alocação contínua de empregados da contratada nas dependências do órgão, nem dedicação exclusiva. São exemplos comuns os serviços de lavanderia, manutenção preventiva ou corretiva de equipamentos, locação de máquinas, etc. (desde que as necessidades do órgão não pressuponham a disponibilização contínua ou permanente do empregado).
Nesses casos, a gestão e fiscalização deverão observar os critérios e as cláusulas expressos no Edital de contratação, Termo de Referência e contrato firmado com a empresa contratada.
