ANEXO I AO EDITAL DE PREGÃO AMPLO Nº 64/2003 TERMOS DE REFERÊNCIA

ANEXO I AO EDITAL DE PREGÃO AMPLO Nº 64/2003 TERMOS DE REFERÊNCIA

1. OBJETO

1.1 Contratação de empresa especializada para prestação de serviços de planejamento, organização e execução das reuniões internacionais, promovidas pela Anatel.

2. PRODUTOS

2.1. Duas reuniões internacionais:

2.1.1. Reunião do Grupo de Estudos 2 (SG 2), a realizar-se-á no período de 25 a 31 de outubro/2003, em Florianópolis-SC, para 120 participantes.

2.1.2. Reunião dos Grupos de Trabalho 3J, 3K, 3L e 3M e Workshop Climdiff – Grupo de Estudos 3 (SG 3), a realizar-se-á no período de 17 a 28 de novembro/2003, em Fortaleza- CE, para 100 participantes.

3. FASES DE IMPLEMENTAÇÃO E PRAZOS

3.1 A montagem das duas reuniões se iniciará dois dias antes da data de abertura. O horário de trabalho é das 8 às 20 horas.

3.1.1. Para a Reunião do Grupo 2 (SG 2), em Florianópolis-SC, no período de 25 a 31 de outubro/2003, será necessário o atendimento dos seguintes itens:

3.1.1.1. Locação de salas no local do evento, para 120 participantes, com espaço físico, reservado pela Anatel, no Hotel Jurerê Beach Village, situado na Alameda César Nascimento, 646, bairro Jurerê Internacional, para:

§ Secretaria; § Plenário;

§ Salas de trabalho.

3.1.1.2. O local, de acordo com o lay-out anexo, deverá estar equipado com os seguintes itens:

§ Escaninho para 120 pessoas;

§ 261 (duzentos e sessenta e uma) cadeiras giratórias;

§ Rede Lan para acesso à internet nas salas de trabalho e na secretaria; na plenária deverá ser disponibilizado um ponto de acesso para cada participante;

§ Microcomputadores com a seguinte especificação mínima: memória RAM de 256 kb, Pentium 4, memória de 40 gigas, mouse e as placas necessárias para acesso à internet:

1. 22 (vinte e dois) para as Salas Ball Room e Carijós;

2. 10 (dez) para a Central de Internet que funcionará 24 horas. § Uma impressora jato de tinta e uma laser preto e branco;

§ Link para internet de 2 megas em todos os pontos de rede do evento (salas de trabalho, plenária e central de internet). Todos os micros disponibilizados pela contratada devem ter acesso à internet.

§ 4 (quatro) flip – charts, com pincéis (azul, vermelho e preto) § 4 (quatro) equipamentos de data show;

§ Sistema de som e microfones (um microfone para cada três participantes) na plenária e na sala (conforme lay-out). A plenária será dividida fisicamente em duas salas e haverá necessidade de sistema de som em ambas;

§ 4 (quatro) mesas de som com duas caixas; § 1 (uma) mesa de som com quatro caixas;

§ 2 (dois) aparelhos de FAX com linha internacional, na secretaria;

§ 4 (quatro) telefones com linha internacional, sendo: dois na secretaria, um na sala do Chairman e um na sala do Counsellor (conforme lay-out);

§ Tomadas para energia elétrica para todos os 120 lugares da plenária; § 5 posições para conectar lap-tops na Central de Internet;

§ 4 cabines de tradução com o devido equipamento na plenária; § Aparelhos auriculares para 120 participantes;

§ 3 (três) máquinas reprográficas, a serem instaladas em local próprio, com a seguinte capacidade:

o velocidade de 130 cópias por minuto;

o processamento automático de originais de até 200 páginas; o grampeador;

o instalação elétrica.

§ Uma máquina reprográfica de menor capacidade para a secretaria. § A previsão é de reproduzir 300.000 cópias em papel A4;

§ Banner na plenária de 1,20 x 3 m, em três cores;

§ A plenária principal (120 lugares), com divisão, montadas conforme lay-out.

3.1.1.3. Recursos Humanos: § Um coordenador geral;

§ Cinco recepcionistas bilíngües (inglês/português), para atendimento durante todo o horário do evento;

§ Cinco mensageiros para atividades internas e externas, durante todo o horário do evento;

§ Para atividades reprográficas:

§ Dois coordenadores bilíngües (inglês/português) (8 horas por dia cada); § Três turnos de operadores de fotocopiadoras para cobrir 24 horas;

§ Três turnos de técnicos para as máquinas reprográficas, disponível 24 horas; § Dois tradutores simultâneos, por idioma, de 08 às 20 horas, de inglês, francês,

espanhol e português, com registro na Assotiation Internationale d’Interpretes de Conférence – AIIC, nos idiomas acima citados.

OBS: A operação de todos os equipamentos de som e de tradução devem estar cobertos pela proposta.

3.1.1.4 Alimentos e bebidas:

§ Garrafões de água (sobre base refrigerada) com copos descartáveis nas entradas das seis dependências à disposição da reunião;

§ Dez litros de café por dia, distribuídos nas três salas dos dirigentes e na secretaria; § Coffee-break para 120 pessoas por dia, pela tarde;

§ Um jantar para 120 pessoas.

3.1.2. Reunião do Grupo 3 (SG 3), em Fortaleza – CE, no período de 17 a 28 de novembro/2003, para 100 (cem) participantes, sendo necessário o atendimento dos

seguintes itens:

3.1.2.1 Locação de salas no local do evento, para 100 participantes, com espaço físico, reservado pela Anatel, no Hotel Caesar Park Fortaleza, situado na Av. Beira Mar, 3980. 3.1.2.2. Equipamentos:

§ Escaninho com divisão para 100 participantes;

§ Equipamento de som para plenária para 100 pessoas; § Três retroprojetores;

§ Três computadores com data -show; § Equipamento de som para a plenária; § Um microfone para cada dois lugares;

§ Rede Lan para acesso à internet em todas as salas, sendo que na plenária deverá haver um ponto de acesso para cada dois participantes;

§ Rede de energia elétrica na plenária, na proporção de uma tomada para cada dois lugares;

§ Duas cabines para tradução simultânea, com os devidos equipamentos; § Aparelhos auriculares: 120;

§ Dois aparelhos de fax; § Três impressoras;

§ Três telas para projeção;

§ 30 (trinta) micromputadores para a Central de Internet e para as salas (conforme planta baixa), com a seguinte especificação mínima: memória RAM de 256 kb, Pentium 4, memória de 40 gigas, mouse e as placas necessárias para acesso à internet:

§ Na Central de Internet deverão ser instalados 15 pontos de acesso à internet para lap-tops;

§ Link de internet de dois megas para atender os microcomputadores instalados na Central de Internet e os pontos de rede da Plenária;

§ Dois telefones com linha internacional, sendo uma na secretaria e outra na sala do Chairmain;

§ Um painel para “avisos” na entrada da área de convenções do hotel; § Duas máquinas reprográficas com a seguinte capacidade:

o velocidade de 130 cópias por minuto;

o processamento automático de originais de até 200 páginas; o grampeador;

o capacidade de operar 24 horas; o instalação elétrica.

§ A previsão é de reproduzir 50.000 cópias em papel A4; § Gravação de 120 CD’Roms de 800 mb;

§ Quatro banners, em três cores.

3.1.2.3 Recursos Humanos: § Um coordenador geral;

§ Quatro recepcionistas bilíngües (inglês/português), para atendimento durante todo o evento;

§ Dois mensageiros para atividades internas e externas, durante todo o horário do evento;

§ Dois coordenadores bilíngües (inglês/português) (8 horas por dia cada); § Três turnos de operadores de fotocopiadoras para cobrir 24 horas;

§ Três turnos de técnicos para as máquinas reprográficas, disponível 24 horas; § Dois tradutores simultâneos, por idioma, de 08 às 20 horas, de inglês e português,

com registro na Assotiation Internationale d’Interpretes de Conférence – AIIC, nos idiomas acima citados;

§ Dois seguranças noturnos.

OBS: A operação de todos os equipamentos de som e de tradução deve estar coberta pela proposta.

3.1.2.4 Alimentos e bebidas:

§ Coffee break para 100 pessoas pela tarde;

§ Garrafões de água (sobre base refrigerada) na entrada das salas, com copos descartáveis;