Gestão de Escritórios – AULA 5
Temas:
Organização de Reuniões
A reunião consiste em um método de ação
social e administrativa que procura integrar
diversas pessoas em torno de um objetivo, ideia,
mensagem, processo ou plano, para buscar
soluções compartilhadas e válidas.
As fases de uma reunião são a Preparação, a
Organização, a Condução e a Ação Final.
Organização de Reuniões
Na fase da preparação, devemos nos preocupar com os seguintes pontos:
Definir data, horário e local da reunião, avaliando a agenda dos interessados, a proximidade de outros eventos ou
reuniões que possam “concorrer” com a nossa, se o espaço tem recursos e estrutura adequados para a reunião (mesas, cadeiras, equipamentos, climatização, copa etc).
Deve-se evitar mais de três reuniões por dias e ao fim do expediente, pois o cansaço nos faz perder a produtividade.
Organização de Reuniões
Convocar os interessados, o que pode ocorrer via documento oficial (memorando, ofício, convite, a depender da natureza da reunião e de quem são os envolvidos) ou por e-mail, quando a situação o permitir.
Elaborar a pauta da reunião, a qual deve ter objetivos
claramente definidos e os tópicos devem ser encadeados dentro de uma sequência que auxilie a discussão, mas sempre levando em conta a importância e prioridade da cada um.
Preparar-se para a reunião, reunindo informações, arquivos, convocando colaboradores para esclarecimentos, de modo a se poder realizar uma contribuição efetiva durante a condução da reunião.
Organização de Reuniões
Na fase da organização, o espaço da reunião é
devidamente arrumado para receber os participantes.
A sala de reuniões deve ser ampla, ventilada, bem
iluminada e dispor de recursos adequados a atividade:
mesa central, cadeiras quadro branco com canetas
apropriadas, flipchart e canetas, papel, lápis e
borracha suficientes, data show, vídeo, TV e demais
materiais/equipamentos que sejam necessários.
Organização de Reuniões
Para que a reunião seja mais eficiente, o ideal é que a
mesa seja arrumada de modo que todos os
participantes possam ver uns aos outros, e que a
pessoa que esteja presidindo o ato receba o destaque
necessário para manter a ordem da reunião.
Nos slides a seguir, apresentamos algumas sugestões
de layout/disposição de mesas de reunião.
Organização de Reuniões
É recomendado que sejam disponibilizados água e café para os participantes em uma mesa auxiliar, para que possam se servir nos momentos apropriados e não precisem se ausentar da sala.
Caso a reunião seja demasiadamente prolongada, sugere-se que sugere-sejam feitos intervalos de, no máximo, dez minutos. Recomenda-se que haja uma pessoa não-participante da reunião para receber telefonemas ou recados, evitando interrupções à reunião.
Organização de Reuniões
É recomendado, em casos de serem realizadas mais de uma reunião por dia, que haja intervalos de meia a uma
hora entre cada uma, seja para deslocamento de um local a outro, para reorganização do espaço ou para servir de
“janela”, em caso de atraso na primeira reunião.
É também durante a fase da organização que confirmamos as presenças dos participantes ou convocamos os
suplentes, se for o caso, e encaminhamos as pautas a estes, para que tenham tempo hábil para se prepararem para
Organização de Reuniões
Considerando que podemos trabalhar com reuniões ordinárias e extraordinárias, o ideal é que as ordinárias sejam previamente marcadas em um cronograma
trimestral, semestral ou anual, para que possam fazer parte da agenda fixa dos interessados.
No caso das extraordinárias, se o tempo entre o anúncio da reunião e a realização for inferior a três dias, recomenda-se que a convocação seja feita primariamente por telefone ou pessoalmente e que o documento oficial ou e-mail seja
Organização de Reuniões
A condução da reunião é de competência de quem preside o ato, momento no qual contará com o apoio do secretário, no que tange ao registro da reunião (isto é, a Ata, conforme aprendemos no módulo sobre Redação Oficial) e, se
pertinente e possível, deverá colaborar para que as seguintes funções de condução sejam exercidas:
Administração de tempo: reuniões devem iniciar e encerrar na hora marcada.
Poder de análise: deve-se analisar fatos com rapidez e correção.
Organização de Reuniões
Imparcialidade e assertividade: deve-se manter uma
posição neutra em situações de muitas ideias, porém
sem criar situações incontornáveis.
Estímulo à discussão e à expressão de ideias: a
reunião deve ser um espaço de diversidade e
exposição de ideias.
Manutenção de rumo: deve-se evitar fugas
desnecessárias da pauta, para assuntos que podem ser
melhor tratados em outras reuniões.
Organização de Reuniões
Harmonização: deve-se reduzir a tensão entre os
participantes e se apoiar a reconciliação quando existe discordância.
Criação e manutenção do clima: deve-se evitar a
degeneração da discussão e se conseguir a participação e o envolvimento de todos.
Avaliação: deve-se reportar progressos obtidos,
estimular-se o prosseguimento do trabalho até o final, e apresentar-se os resultados como sendo obtidos por
Organização de Reuniões
Na fase da ação final, deve ser redigida a versão final da ata e encaminhada aos participantes, para que possam aprová-la ou alertar sobre possíveis alterações, para que seja assinada e validada por todos ao início da próxima reunião.
Enquanto a avaliação deve ser feita pelo condutor e o secretário, e ser vista como uma oportunidade de
detecção e ajuste de possíveis falhas na condução, na distribuição do turno de fala, no ritmo da apresentação dos assuntos, para que sejam corrigidas no futuro, em benefício do convívio do grupo dos participantes.
Como participar de reuniões
1. Se discordar de alguma coisa, diga. Faça-o com naturalidade, de forma assertiva.
2. Evite manter-se apático ou distante, pois é falta de respeito a quem estiver falando e demonstra pouca preocupação com o assunto tratado. 3. Nunca interrompa quem estiver com a palavra, sinalize de forma
educada que deseja a palavra a seguir e aguarde seu turno de fala. 4. Ouça cuidadosamente o que os outros dizem, pois podem estar
esclarecendo sua dúvida ou apresentando novos e interessantes pontos de vista.
5. Não monopolize a discussão, falando o que for necessário para expor seu ponto de vista e contribuir com a discussão.
6. Formule suas dúvidas, preferencialmente por escrito, para esclarecê-las quando oportuno.
GESTÃO DE ESCRITÓRIOS – AULA 5
Leituras recomendadas:
MAZULO, Roseli. Secretária: rotina gerencial, habilidades
comportamentais e plano de carreira. São Paulo: Editora SENAC, 2010 (não disponível no Material de Apoio).
