Entendendo o eSocial
O eSocial é uma nova obrigação acessória em fase de implantação pelo Governo Federal que visa unificar a prestação das informações referentes à escrituração das obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas. No devido tempo, o eSocial substituirá outras obrigações acessórias tais como: CAGED, SEFIP/GFIP, RAIS, DIRF, Registro de Empregado, PPP, CAT, entre outras.
Ambiente Nacional do eSocial
A ideia é que as empresas alimentem uma base de da-dos única onde os *Entes do Governo possam buscar
as informações que necessitem. Desta forma, não há necessidade de uma empresa enviar a mesma infor-mação diversas vezes.
O eSocial será obrigatório para todos os empregadores (empregador doméstico, MEI - microempreendedor in-dividual, empresas em geral, entidades beneficentes, órgãos públicos etc). O prazo de implantação seguirá o cronograma estabelecido através da RESOLUÇÃO Nº 2, de 30 de Agosto de 2016 do COMITÊ DIRETIVO DO ESOCIAL.
Cronograma oficial
Conteúdo obrigatório
Empresas com faturamento (2016)78 Milhões AbaixoEnvio de arquivos testes Julho/2017 Julho/2017
Obrigatoriedade de prestação de informações por meio do
eSocial, exceto as relacionadas no item abaixo. Janeiro/2018 Julho/2018
Obrigatoriedade da prestação de informação referente à tabela de ambientes de trabalho, comunicação de aciden-te de trabalho, monitoramento da saúde do trabalhador e condições ambientais do trabalho.
O que muda na rotina das
empresas?
Em razão da possibilidade de cruzamento das infor-mações prestadas por meio do eSocial, os cuidados de-vem ser redobrados, pois não conformidades podem resultar em diversas penalidades, desde multas até bloqueios de CNDs. Além disso, informações não con-formes, mesmo na fase de testes, podem resultar em fiscalização dos últimos 5 anos.
“Muito mais que eficiência, o eSocial exigirá eficácia na realização dos processos de RH, Folha de Paga-mento e de Saúde e Segurança Ocupacional. Neste contexto, um sistema de gestão muito mais inteli-gente será o diferencial!”
Odair Fantoni - Autor do livro eSocial Fácil: Implantação Consciente.
Mesmo para as empresas isentas de controle do ponto, as alterações de horários e jornadas devem ser envia-das ao eSocial.
Portanto, a fim de evitar não conformidades nos prazos e envios de informações ao eSocial, é aconselhável que as empresas com até 10 empregados também adotem controle de ponto eficaz, de preferência eletrônico.
Assim, além dos riscos ambientais indicados no PPRA, PCMAT, PGR etc, as empresas devem se preocupar com todos os riscos, inclusive os ergonômicos e de acidentes!
Você sabia...
...que o PPP – Perfil Profissiográfico Profissional, que até então era obrigatório apenas para algumas em-presas, agora será obrigatório para todas?
Entendendo o eSocial
O eSocial exigirá maior rigor nos controles e nos pro-cessos de recursos humanos, principalmente nos re-lacionados à administração de pessoal, folha de paga-mento, saúde, segurança e até mesmo no controle de ponto e jornada de trabalho dos colaboradores.
Entre as informações que serão enviadas ao gover-no através do eSocial, as admissões, os afastamentos e licenças, folha de pagamento, comunicação de aci-dentes de trabalho, agentes de riscos e atestados de
saúde ocupacional são alguns dos eventos que mere-cem maior atenção por parte dos empregadores.
Você sabia...
... que o evento Admissão deverá ser enviado ao eSocial até o dia anterior ao início de atividade do empregado?
... que até mesmo o banco de horas de cada em-pregado será fiscalizado pelo eSocial?
Tarefas Prévias
É recomendado que todas as empresas realizem diver-sas tarefas prévias, a fim de se adequarem a esta nova realidade.
São 13 as tarefas prévias:
1 - Recadastramento dos Colaboradores
Recadastrar os colaboradores e seus dependentes é o primeiro passo para enviar informações atualizadas ao
eSocial. Afinal, um dos objetivos do programa é me-lhorar a qualidade das informações prestadas pelas empresas ao Estado.
Você sabia...
...que a grafia do nome do em-pregado no eSocial deve ser igual ao do CPF – Cadastro Pes-soa Física?
2 - Qualificação cadastral (CNIS/eSocial)
Esta atividade é necessária, pois será com base nela que evitar-se-á inconformidades no envio dos cadas-tros dos colaboradores ao eSocial (cadastro de vínculo inicial). Em razão de alguns ajustes necessários aponta-dos na qualificação, principalmente os ajustes a cargos dos próprios trabalhadores, em média, este processo leva de 3 (três) a 6 (seis) meses para ser finalizado. Por isso, entendemos que, quanto antes realizar os reca-dastramentos e qualificações cadastrais, melhor.
Não esqueça: para os dependentes de IRRF, o CPF já é obrigatório a partir dos 12 anos! Entretanto, a Receita Federal já deu sinais de que a partir de 2018 será obrigatório a partir dos 6 anos.
Tarefas Prévias
3 - Revisões/Definições Ambientes de
trabalho
A definição dos ambientes de trabalho, aparentemente simples, requer cuidados especiais, pois todas as infor-mações enviadas ao eSocial devem estar em total con-formidade com o PPRA, PGR, PCMAT e Laudos Técnicos. Importante ressaltar que, além da possibilidade de o mesmo trabalhador atuar em dois ou até mais ambi-entes, muitos destes ambientes localizam-se em
to-madores de serviços e ou, devem ser utilizados pelos prestadores que tem seus colaboradores alocados na empresa. Assim, na relação prestadores e tomadores, ambos devem ficar atentos para indicarem no eSocial os ambientes em comum em total conformidade.
Para pensar!
Nas análises dos riscos ERGONÔMICO - PSICOSSO-CIAIS / COGNITIVOS não será necessário a participação de
PSICÓLOGOS?
4 - Elaboração/Revisões das Descrições
das Atividades Desempenhadas
Outro ponto que merece atenção especial é a elabo-ração das descrições de Atividades Desempenhadas, tarefa esta que não é de fácil realização e entende-mos, deve ser realizada por profissionais de SST e de Cargos e Salários, atentando para instruções específicas existentes no leiaute do eSocial e normas previdenciári-as.
Tarefas Prévias
5 - Mapeamento das necessidades de
treinamentos obrigatórios
Apesar das indicações de qualificações terem sido reti-radas do eSocial, temos diversos motivos para acredi-tar que no futuro elas retornem ao escopo do projeto. Portanto, a fim de evitar penalizações futuras, deve-se realizar uma revisão e ajustes de qualificação de todos os colaboradores, atentando para as mais de 140 indi-cações de qualifiindi-cações obrigatórias (em conformidade
com a atividade e/ou exposição aos riscos ambientais) existentes nas NRs.
6 - Revisões dos códigos da CBO dos
cargos existentes na empresa
O código da CBO deve estar em conformidade, en-tre outros, com as atividades desempenhadas e, ob-servar questões como formação e registro profission-al necessário. Além disso, o código da CBO impacta na quantidade de aprendizes. Portanto, se faz necessária a revisão completa de todos os códigos da CBO dos car-gos existentes na empresa. Entretanto, esta tarefa só pode ser efetivamente realizada após concluídos os le-vantamentos e ajustes nas descrições das atividades desempenhadas.
Você sabia...
...que alguns treinamentos e capacitações são de consig-nação obrigatória no Registro de Empregados?
É o caso, por exemplo, da capacitação para trabalho em altu-ra previsto na NR 35:
35.3.1 O empregador deve promover programa para capacitação dos tra-balhadores à realização de trabalho em altura.
35.3.3 O empregador deve realizar treinamento periódico bienal e sem-pre que ocorrer quaisquer das seguintes situações: a) mudança nos pro-cedimentos, condições ou operações de trabalho; b) evento que indique a necessidade de novo treinamento; c) retorno de afastamento ao tra-balho por período superior a noventa dias; d) mudança de empresa. 35.3.8 A capacitação deve ser consignada no registro do empregado.
Tarefas Prévias
7 - Revisões das Lotações
Para a definição das lotações tributárias devemos atentar para questões previdenciárias impactantes, tais como: relação serviços prestados/tomados (terceiriza-dos e temporários), entre outros.
8 - Revisão/elaboração do Acordo de Nível
de Serviço
(ANS ou SLA, do inglês Service Level Agreement)É muito importante e necessário mapear e definir, ou quando já existentes, ajustar os procedimentos dos
processos de folha de pagamento, administração de pessoal, Recrutamento e Seleção, SST, e de gestão de RH impactantes no eSocial, principalmente quanto aos prazos das atividades e respectivas responsabilidades das partes envolvidas nos processos (RH, Gestores/Cli-entes Internos e CliGestores/Cli-entes/Fornecedores Externos).
9 - Revisão de todos os horários/Jornadas
Diversas informações relacionadas aos horários e jor-nadas, ponto, regime de compensação, Banco de Horas etc, devem ser analisadas e ajustadas a fim de prestar informações em total conformidade com a legislação, ao eSocial.
Cabe destacar que, muito importante no contexto do eSocial, será dinamizar os processos de apuração do ponto dos empregados.
Observar o posicionamento do judiciário para algumas questões relacionadas aos horários e jornadas será um grande auxílio nesta revisão.
Tarefas Prévias
10 - Revisão do contrato de Trabalho:
Para bem atender ao eSocial, até mesmo o contrato de trabalho e documentações acessórias devem pas-sar por revisão e ajustadas. Entre os itens de maior im-portância citamos:
a) cláusulas de horários (normal, prorrogação e com-pensação);
b) cláusula obrigando utilização de EPIs e penalizando a falta de utilização e ou da falta de fiscalização da uti-lização;
c) cláusula de concordância, mediante opção, por benefícios concedidos pela empresa.
Cuidado com o contrato padrão disponibilizado por al-guns sistemas. Muitas vezes ele não atende necessi-dades específicas da empresa!
11 - Análise e, se for o caso, ajustes das
informações para os arquivos digitais
(MANAD) e de Registro Eletrônico
O passado espelha o futuro! Assim, analisando o pleno atendimento aos arquivos MANAD e Registro eletrôni-co, temos certeza do atendimento futuro ao eSocial pelo sistema utilizado. Certo também que, ao analisar o MANAD nos últimos 5 anos, evitamos problemas com fiscalizações presenciais.
O MANAD deve espelhar a folha de pagamento! Qualquer divergência, desconfie!
Tarefas Prévias
12 - Estudar a possibilidade de
descentralização de atividades
Em razão da nova dinâmica do eSocial, principalmente quanto aos prazos, devemos repensar a cargo de quem diversas atividades deverão ficar após a implantação do eSocial.
Principalmente as empresas que mantém emprega-dos em localidades distantes da base do RH, devem priorizar esta atividade.
13 - Indicação da Natureza das Rubricas e
Códigos de Incidências para as Verbas
Utilizadas pelo Empregador
Definir as rubricas e códigos de incidências das verbas (proventos, descontos e valores especiais) é uma das tarefas prévias mais difíceis do eSocial, pois pode im-pactar diretamente nos recolhimentos e até mesmo impedir a emissão de CNDs.
Assim, a revisão, principalmente das incidências das verbas se faz necessária e, entendemos que o Jurídi-co e até mesmo a alta direção da empresa, em alguns casos, devem participar na tomada de decisão sobre questões relacionadas as incidências de verbas.
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Fontes pesquisadas para elaboração deste e-book:
eSocial – O que é e o que muda na vida do profissional de RH - http://www.sobreadministracao.com/esocial-o-que-e-como-funciona/ - http:// www.contmatic.com.br/esocial/mudancas/71 - https://www.portaleducacao.com.br/recursos-humanos/artigos/56680/o-e-social-o-que-muda-nas-empresas - http://www.rhevistarh.com.br/portal/?p=15421 - http://www.esocial.gov.br/ - Ícones: Roundicons (Flaticon.com) - http://www. flaticon.com/packs/business-8 - Madebyoliver (Flaticon.com) - http://www.flaticon.com/packs/essential-collection
