RECURSOS PARA MANUTENÇÃO DE LISTAS
AKNA TREINAMENTOS
Sumário
Recursos para Manutenção de Listas
O que é ... 3
Para que serve? ... 3
1. Correção automática de endereços... 3
2. Transferência automática de endereços ... 5
3. Remoção de duplicidade entre listas ... 7
4. Campos personalizados do Contato...12
O que é
São recursos para auxiliar na manutenção de suas listas.
Para que serve?
Falaremos nesse manual de quatro recursos para auxilia-lo na manutenção de suas listas. Com esses recursos você pode corrigir, de forma fácil, endereços que possam estar escritos de forma incorreta como, por exemplo, “hotmal.com”, trabalhar com movimentação dos contatos entre as listas, remover contatos duplicados entre uma lista e outra ou até criar mais campos caso os disponíveis não te atenda.
O objetivo de todos eles é que você tenha na ferramenta recursos para agilizar alterações e facilitar a administração de seus contatos sem que para isso seja necessário fazer muitas exportações e importações.
Então vamos conhecê-los...
1. Correção automática de endereços
Utilize esse recurso para corrigir contatos em sua lista que possam estar escritos de forma incorreta, por exemplo, se tiver um contato em sua lista treinamento@hotmal.com. a ferramenta irá corrigir para treinamento@hotmail.com.
1.1. No menu lateral esquerdo clique no ícone, “Listas de contatos” e selecione a opção “Correção automática de endereços”.
1.2. São exibidas as suas listas. Escolha a(s) lista(s) que deseja aplicar o corretor e clique no botão “Avançar”.
1.3. A correção é aplicada apenas aos contatos inválidos. Se desejar aplicar correção em todos os seus e-mails marque a opção abaixo e clique no botão “Avançar”.
1.4. Ao avançar você é direcionado a tela com um resumo da correção efetuada. Nesse caso foram corrigidos três endereços. Clique no botão “Baixar arquivo de retorno” para visualizar os contatos corrigidos ou no botão “Voltar” para retornar a tela de listas cadastradas.
1.5. Ao baixar o arquivo de retorno você visualiza os contatos corrigidos. Na coluna (A) estão os contatos originais da planilha e na coluna (B) os contatos já corrigidos.
2. Transferência automática de endereços.
Com esse recurso você pode mover ou copiar contatos de uma lista para outra. Você pode utilizar, por exemplo, quando desejar criar uma lista geral dos seus contatos.
2.1. No menu lateral esquerdo clique no ícone, “Listas de contatos” e selecione a opção “Transferência de contatos entre listas”.
2.2. Selecione a opção mover ou copiar os contatos conforme os seu desejo (1), a lista de origem (2) e a lista de destino (3).
Ao mover, os contatos são retirados da lista origem e inseridos na lista destino.
Ao copiar, os contatos são preservados na lista de origem e acrescentados a lista de destino. Para ambos os casos os passos serão os mesmos. No exemplo abaixo estamos movendo os contatos.
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Opcionalmente é possível habilitar a opção “Aplicar filtro”. Dessa forma será feito um filtro baseado no campo e-mail, como por exemplo, mover apenas os contatos “@akna.com”.
Ou ainda fazer um filtro com relação ao status do contato, por exemplo, mover apenas contatos com o status “válidos”.
Após definidos o tipo de transferência, as listas e opcionalmente os filtros clique no botão “Avançar”.
É exibida a tela de confirmação. Estando de acordo clique no botão “Avançar”.
Um aviso que a operação foi realizada é exibido na tela. Clique no botão “OK” e você é direcionado a tela de transferência de contatos novamente.
Utilize o menu lateral esquerdo para sair da tela de transferência de contatos .
Verifique a quantidade de contatos em cada uma das listas antes da importação.
Verifique os novos valores após a transferência.
3. Remoção de duplicidade entre listas
Permite remover a duplicidade de contatos entre uma lista e outra.
3.1. No menu lateral esquerdo clique no ícone, “Listas de Contatos” e seleciona a opção “Remoção de duplicidade entre listas”.
3.2. Você deve escolher uma das duas opões para aplicar a remoção.
A. Remover e-mail de uma lista que já estiverem em outra(s) lista(s).
Nesse caso vamos remover endereços de e-mail de uma lista que estiverem em uma ou mais listas. Por exemplo, vamos remover da lista “modelo” se estiver cadastrado nas listas “L- Modelo” e L treinamento.
3.2.1. Selecione a lista para remoção dos contatos (1), selecione as listas de referência (2) e clique no botão “Avançar”. A coluna contatos exibi o número de contatos (3) nas listas antes da operação.
3.2.2. O aviso abaixo será exibido. Clique no botão “Avançar”.
A B
1
3.2.3. Verifique abaixo que foi excluído da lista “Modelo” dois e-mails que se repetiam nas listas “L- Modelo” ou L- treinamento. Se desejar visualizar os contatos que foram excluídos clique no botão “Baixar arquivo retorno”.
É aberto um arquivo do Excel com a relação de contatos excluídos.
3.2.4. Clique no botão “Voltar” e retorne a tela de “Remoção de duplicidade”. Para retornar as suas listas clique em “Menu”.
B. Remover e-mail de várias listas que estiverem em uma lista.
Nessa opção vamos remover de duas ou mais listas contatos que estão em uma lista. Por exemplo, vamos remover das listas “L - Modelo” e “L - Treinamento” contatos que estiverem na lista “Modelo”. 3.2.5. Selecione a opção “Remover e-mails de várias listas que já estiverem em uma” e clique no
3.2.6. Selecione a lista de referência (1), as listas onde serão removidos os contatos (2) e clique no botão “Avançar”.
3.2.7. É exibido um aviso sobre o processo. Clique no botão “Avançar” para continuar.
3.2.8. Verifique abaixo o resumo de ambas as listas que solicitamos a remoção dos duplicados. Entre a lista modelo e as listas “L- Modelo” e “L- treinamento” havia 1 contato em comum. Para visualizar o contato que foi excluído clique no botão “Baixar arquivo retorno”.
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Abaixo segue o resultado de clicar no botão “Baixar arquivo de retorno”. Você visualiza o contato duplicado que foi removido da lista.
3.3. Clique no botão “Voltar” e retorne a tela de “Remoção de duplicidade”. 3.4. Para retornar as suas listas utilize o menu lateral esquerdo”.
ATENÇÃO: Esse recurso é opcional. Não há problema em ter o mesmo contato em várias listas. Caso você utilize mais de uma lista em uma ação a ferramenta não irá enviar em duplicidade.
4. Campos personalizados do Contato
Permite criar outros campos para a ferramenta, por exemplo, imagine que você tem um e -commerce e precisa importar em suas listas a data da compra do cliente. Precisaria então de um campo como “ Data da compra”. Esse campo não existe na ferramenta, mas você poderá cria-lo facilmente.
4.1. No menu lateral esquerdo clique no ícone, “Listas de Contatos” e selecione a opção “Campos personalizados do contato”.
Você tem até vinte campos extras para habilitar. Até o campo dezenove você terá um espaço de armazenamento de até 255 caracteres. Se precisar inserir mais informações, ou seja, um maior número de caracteres utilize o campo vinte que possui um armazenamento de até 65 mil caracteres.
4.2. Habilite o campo e atribua um nome.
A partir desse momento o campo passa a existir na ferramenta sendo possível importar uma lista com essa coluna.
Relação dos campos padrões da ferramenta
Campos Tipo do campo Quantidade de caracteres
E-mail Texto 250 Nome Texto 40 Celular Texto 20 Telefone1 Texto 40 Telefone 2 Texto 40 Telefone 3 Texto 40 Sexo Texto 1
Data de nascimento Data YYYY-MM-DD
Idade Numeral 3
Empresa Texto 80
CPF/CNPJ Texto 20
Atividade Texto 40
Profissão Texto 40
Tipo de endereço Texto 40
Endereço Texto 60 Complemento Texto 20 Bairro Texto 40 Cidade Texto 40 Estado Texto 2 País Texto 60 CEP Texto 8 Fax Texto 20
Código externo Texto 30
