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IGREJA EVANGÉLICA ASSEMBLÉIA DE DEUS

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IGREJA EVANGÉLICA ASSEMBLÉIA DE DEUS

Ministério Madureira - Campo de Barra Funda

Rua: Souza Lima, 26 Cep: 01153-020 Barra Funda São Paulo - SP CNPJ 00.076.399/0001-94 Tel: 3663-6556 / 3826-5884

www.adbarrafunda.com.br

ASSUNTO: PROCECEDIMENTO

OPERACIONAL PADRÃO

SISTEMA MEMBROS

P.O.P. Nº.:

BF-001-0002

DATA CRIAÇÃO:

01/jan/2008

PAGINA

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HISTÓRICO DE MUDANÇAS

03/01/2008

POP Novo

03/01/2012

Alterado

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1. OBJETIVO

 Treinar e padronizar os trabalhos no sistema membros.

2. ESCOPO

Este procedimento se aplica a todos autorizados a utilizar o sistema membros.

3. RESPONSABILIDADE

3.1 Todos

 Manter atualizado os dados dos membros das congregações, facilitando a organização dos

dados junto a secretaria geral do Campo de Barra Funda.

4. GLOSSÁRIO/ACRÔNIMOS:

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5. PROCEDIMENTO

5.1 ACESSO REMOTO

 O acesso remoto é autorizado somente para usuários administradores responsáveis pelo sistema ou alguém designado por um administrador.

 Para acesar clique em “INICIAR”, escolha a opção EXECUTAR, digite MSTSC e tecle ENTER, será aberto a janela de remote desktop connection.

 Nesta janela deverá ser informado o IP cadastrado informado pelo responsável do sistema e em seguida clique em conectar..

5.2 ACESSO AO SERVIDOR

Digite o nome do usuário e a senha, a senha é fornecida pelo usuário responsável do sistema. Será cadastrado uma senha padrão e o usuário deverá alterar a senha utilizando caracteres especiais .Ex: @senha2012

5.3 ACESSO AO SISTEMA MEMBROS

Clique no atalho membros para entrar no sistema, em seguida o sistema vai abrir a tela de acesso.

Na tela de acesso informe o usuário e senha de acesso do sistema membros. Todas as senhas são fornecidas pelo secretário Geral.

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5.4 CADASTROS

a) Os cadastros devem manter um padrão de preenchimento, todas as palavras deve ser iniciada com letra maiúscula e o restante minusculas, para mantermos um padrão no sistema.

Ex: Cadasto do sistema membros

b) A seta tem a função de filtrar palavras que já estão cadastradas nas tabelas para agilizar e

padronizar o cadastro. Ex: estados, cidades, telefonrs e etc, caso necessite inserir alguma informação que não esteja disponível solicite para um usuario administrador.

d) A lupa você localiza ou consulta informações que já existem no sistema.Ex: código da igreja, cargos, funções e outros, atenção para esses ítens que são muito ímportante para o cadastro. e) As datas aparecem com um número ao lado que quando clicado abre um calendário, se preferir clique e selecione a data desejada ou digite.

f) Se necessário utilize o campo de obsevação.

g) este atalho aparece nos emails que ao clicar carrega o Outlook(quando configurado).

5.5 PREENCHIMENTO

 Clique no atalho pessoas, o sistema vai abrir outra tela.

 Clique na lupa no final da tela para consultar se a pessoa nunca foi cadastrada no sistema, o campo “localizar matricula”, ao lado da lupa, serve para consulta por matrícula, depois de cadastrada.

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 Ao clicar na lupa o sistema vai abrir a tela para inserir o nome que deseja consultar.

1) Clique em editar para alterar informações ou novo para inserir novo cadastro.

 O numero da matricula é gerado automáticamente pelo sistema, nunca altere esse número. 2) Preencha todas as informações da abas dados pessoais e dados complementares.

3) Preencha as informações adicionais como: outros telefones, documentos ou outros endereços.  Históricos –“ leiam o item 5.5 antes de preencher”

 Familiares – se a pessoa tiver parentes cadastrados informe apenas o numero da mátricula e o sistema vai trazer todas as informações já cadastradas faltando preencher apenas o campo parentesco, ou caso não tenha preencha os campos com as informações necessárias.

 Funções – só é preenchido para membros já ativo na igreja, o campo informa funções que a pessoa exerce na igreja. Ex: Lideres de departamentos, regentes e outros.

 Outros endereços – campo para informar um outro endereço adicional.

 Outros telefones – adicione quantos telefones for necessário selecionando o tipo.

 Documentos – campo para informação emissão de documentos emitido pelo sistema membros.Ex: credencial, diploma, carta de mudança, carta de recomendação e outros.

 Biometria – Cadastro de impressão digital (não utilizado)

 Repetir – Está opção duplica o ultimo é aconselhável não utilizar. 1

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 Foto – Carregue fotos 3X4, o sistema só permite fotos em JPG, com o tamanho até 100kb. Nunca

carregue uma foto em cima de outra, primeiro utilize a opção limpar, para excluir e depois carregue outra foto.

4) Extrato Financeiro - .Essa função é utilizada apenas pela tesouraria. 5.6 HISTÓRICOS DE OCORENCIA

 Essa funcionalidade é extremamente importante, todas as movimentações e cargos, deverão ser registrados no campo “Historicos”. Ex: conversão, batismo, casamento, consagração e outros.

 Clique em históricos, o sistema vai abrir outra tela, nessa tela, clique em novo para inserir a ocorrência.

 Preencha todas as informções necessárias  No campo código de ocorrência, insira as

informações conforme explicação abaixo em “ATIVANDO ou DESATIVANDO MEMBROS”.

ATIVANDO OU DESATIVANDO MEMBROS

 Para ativar ou desativar membros é obrigatório o preenchimento do campo histórico, lembrando que além das informações de explicação desse POP não podemos esquecer dos procedimentos de secretaria que devem trabalharem juntos.

 Lançar as informações de históricos de ocorrência, sempre na data de reunião de ministério.

 É nessa opção onde a pessoa é ativada, mas deve ser seguido criteriosamente conforme a explicação de preenchimento abaixo, para não causar problemas em relatórios estatísticos.

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a) Cargo de Membro – A pessoa cadastrada e aceita como membro, deverá ser inserido como código de ocorrência “aceito em comunhão”.

b) Outros cargos – A pessoa cadastrada como adolescente, congregado, ministério infaltil, novo convertido e transferencias, deverão ser inserido em histórico conforme a ocorrencia utilizado para ativar, lembrando que existe a entrada e a saída para cada opção mencionado acima.

 Todas pessoas que foram cadastradas no grupo “outros cargos” poderão ser transferido para o cargo de membro, mas precisa ser dado a saída referente ao cargo para depois inserir uma entrada como aceito em comunhão.

Ex: Firmo foi ativado em Historico de ocorrência como “Congregado-Entrada”, para se tornar membro precisa ser dado uma saída como “Congregado-Saída” e lançar outra ocorrência como “aceito em comunhão” e o sistema vai transferir automaticamente para o cargo de Membro, assim deve ser feito para todos os cargos do grupo “outros cargos”

 Para qualquer ocorrência que altera cargos o sistema vai perguntar se “você deseja que esta alteração

seja feita”. Ex: se você inserir uma ocorrência como consagração para o pastor Firmo o cargo será

alterado de membro para pastor automáticamente depois que a pergunta for respondida “Yes”.  Depois de ativado o sistema vai alterar a cor de identificação da pessoa, de vermelho para verde.

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5.7 RELATÓRIOS

 Para gerar relatórios selecione: relatórios,secretaria e membros.

 O sistema vai abrir a abaixo.

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2.

Digite o dia e mês do primeiro dia do mês desejado e o dia e mês do ultimo dia desejado que saia no relatório.

3.

Clique na opção ativo para sair os cadastros ativos.

4.

selecione a ordem 1º mês, 2º dia e 3° nome, para o relatório sair em ordem de mês, dia e nome.

5.

clique na opção aniversariante para gerar o relatório .

5.7.1 Lista de Membros

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2.

Clique na opção ativo para sair os cadastros ativos.

3.

Selecione a ordem desejada para gerar o relatório.

4.

Ficha cadastral, é um cadastro completo da pessoa.

5.

É o relatório mais utilizado, pois tem a informações essenciais.

6.

É um relatório que só sai o nº do cadastro, nome, atividade e a situação que foi ativada.

5.7.2 Lista por função ou ocorrência

 Os relatórios podem ser filtrados conforme opções em classificação e agrupado por igreja.  No final da telaselecio as opções abaixo.

 Selecione a opção ativo.

 Para gerar os relatórios basta clicar nas mesmas opções citadas para, ficha cadastral, ficha cadastral resumida e lista geral simplificada.

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c) ASSINATURAS

Preparado por:

Ev. Oséias de França

Secretáio Geral

Data:____/_____/_____

Revisado e Aprovado por:

Pr Jesaias Chaves Silva

Pastor Presidente

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