PROGRAMA DE PÓS-GRADUAÇÃO EM CIÊNCIA DA INFORMAÇÃO MESTRADO EM CIÊNCIA DA INFORMAÇÃO
ALEXANDRE FABEN ALVES
IDENTIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO NO CONTEXTO
DA GESTÃO DE DOCUMENTOS NO BRASIL
Niterói 2019
IDENTIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO NO CONTEXTO
DA GESTÃO DE DOCUMENTOS NO BRASIL
Dissertação apresentada ao Programa de Pós-graduação em Ciência da Informação da Universidade Federal Fluminense – PPGCI/UFF, como requisito para a obtenção do título de Mestre em Ciência da Informação. Área de concentração: Dimensões Contemporâneas da informação e do conhecimento.
Linha de Pesquisa 2: Fluxos e Mediações Sociotécnicas da Informação.
"O presente trabalho foi realizado com apoio da Coordenação de Aperfeiçoamento de Pessoal de Nível Superior - Brasil (CAPES) - Código de Financiamento 001"
Orientadora: Prof.ª Dr.ª Ana Célia Rodrigues
Niterói 2019
IDENTIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO NO CONTEXTO
DA GESTÃO DE DOCUMENTOS NO BRASIL
BANCA EXAMINADORA
___________________________________________ Prof.ª Dr.ª Ana Célia Rodrigues
Orientadora / UFF
___________________________________________ Prof.ª Dr.ª Clarissa Moreira dos Santos Schmidt
Membro Titular Interno / UFF
___________________________________________ Prof.ª Dr.ª Ana Maria de Almeida Camargo
Membro Titular Externo / USP
___________________________________________ Prof.ª Dr.ª Maria Celina Soares de Mello e Silva
Membro Titular Externo / MAST
___________________________________________ Prof. Dr. Renato de Mattos
Membro Suplente Interno / UFF
___________________________________________ Prof.ª Dr. ª Maria Teresa Villela Bandeira de Mello
Membro Suplente Externo / FIOCRUZ
Niterói 2019
Gostaria de agradecer imensamente a todas as pessoas que contribuíram para que esta pesquisa pudesse existir.
À minha família e aos meus amigos, que embora sejam poucos são os melhores que eu tenho. Em especial aos professores que se tornaram grandes amigos e aos meus amigos que se tornaram grandes professores. Para mim é o exemplo a ser seguido.
Aos membros da banca, por terem aceitado participar da qualificação e defesa e pelas excelentes contribuições compartilhadas.
À professora Ana Célia Rodrigues, quero agradecer de maneira especial, por acreditar em mim, e exigir sempre o melhor. O seu conhecimento sobre a teoria e a prática em Arquivologia é inspirador, tal como a sua generosidade e desejo de ver a Arquivologia mudando a vida das pessoas.
À Coordenação de Aperfeiçoamento de Pessoal de Nível Superior (CAPES) por financiar esta pesquisa.
Uma coisa é você achar que está no caminho certo, outra é achar que o seu caminho é o único. Nunca podemos julgar a vida dos outros, porque cada um sabe da sua própria dor e renúncia.
a denominação e agrupamento da série documental no âmbito dos instrumentos de gestão de documentos do Arquivo Nacional e dos Arquivos Públicos Estaduais do Brasil. A identificação traz em seu aporte teórico e metodológico novas perspectivas de investigação, na medida em que estuda os documentos em seu contexto orgânico-funcional, abordando os parâmetros da Diplomática e Tipologia Documental como fundamento do processo de identificação. A partir dos anos 1980 ocorre uma revisão da Diplomática, cujas bases teóricas e metodológicas passaram a compreender os documentos de arquivo no conjunto ao qual pertencem e aplicadas à elaboração dos instrumentos de gestão de documentos e de tratamento de fundos acumulados em arquivos. Da discussão sobre o conceito de documento de arquivo e um parâmetro para reconhecê-lo e agrupá-lo, decorre o necessário debate sobre o conceito de série documental, nuclear para a Arquivologia. Estudar a série documental é imprescindível, pois ao adotar a Tipologia Documental como metodologia para identificar o documento de arquivo pela ação que lhe deu origem e agrupá-los utilizando este princípio, sobre a série tipológica recairá toda a proposta de tratamento técnico arquivístico. Mas, se, genericamente, considerarmos a série como uma sequência de documentos sobre o mesmo assunto, a identificação, classificação e avaliação dos documentos incidirão sobre os temas que estão nos documentos de arquivo, e não sobre as ações que os fizeram existir. Neste cenário, levantamos as seguintes questões: como a identificação de documentos é realizada no contexto arquivístico brasileiro, especificamente no âmbito da gestão de documentos desenvolvida pelo Arquivo Nacional e pelos Arquivos Públicos Estaduais do Brasil? Quais os parâmetros usados para reconhecer os documentos e denominar as séries documentais que integram os instrumentos de gestão de documentos? Para responder estas questões, esta pesquisa tem por objetivo analisar os parâmetros que fundamentam a identificação de documentos no âmbito da gestão de documentos desenvolvida pelo Arquivo Nacional e Arquivos Públicos Estaduais brasileiros. Apresenta análise sobre a identificação de documentos de arquivo e agrupamento da série documental no contexto arquivístico brasileiro. Espera-se que os resultados sirvam de parâmetros para as reflexões sobre as necessidades de padronizar a identificação dos documentos e sua correta denominação a partir da ação que lhe dá origem, critério que não permite interpretações equivocadas. Trata-se de dissertação de mestrado desenvolvida com bolsa CAPES, no âmbito da Linha 2, Fluxos e Mediações Sóciotécnicas da Informação, do Programa de Pós-graduação em Ciência da Informação da Universidade Federal Fluminense, PPGCI/UFF. Integra a produção científica do Grupo de Pesquisa Gênese Documental Arquivística, UFF/CNPq.
Palavras-chave: Identificação Arquivística; Diplomática; Tipologia documental; Série Documental; Gestão de Documentos.
This research deals with the identification of archival documents and the principles adopted for naming and grouping the record series within the scope of record management tools of the National Archives and State Public Archives of Brazil. The identification brings with its theoretical and methodological support new research perspectives to Archival Science, once it studies the records in their organic and functional contexts, understanding the parameters of Diplomatics and Documentary Typology as a grounding for the identification process. Since the late 1980s, the theoretical and methodological bases of Diplomatics have been used to the elaboration of record management instruments, understanding the archival documents as part of the group to which they belong. From the discussion on the concept of archival document and a parameter to recognize it and to group it, a necessary debate arises about the concept of record series, nuclear to the understanding of documentary typology and identification. The study of the record series is essential when one chooses to use documentary typology as a methodology to identify the record through its action and to group it using this principle. All the archival processes will fall on the series. But, if one decides to consider the series as a general category, as a sequence of records that share the same subject, the archival procedures, such as identification, classification and evaluation, will focus on the record aboutness, not on the its action. In this scenario, the following questions arise: how is the identification of documents carried out in the Brazilian archival context, specifically within the scope of record management programs developed by the National Archives and the State Public Archives of Brazil? What are the parameters used to recognize the documents and denominate the record series that integrate the records management tools? To answer these questions, this research aims to analyze the parameters that support the identification of documents within the scope of records management developed by the National Archives and State Public Archives of Brazil. We hope that the results can be used as parameters for the reflections on the need to standardize the identification of documents and their correct denomination from the action that gives rise to it, a criterion that does not allow misinterpretations. This research is a master's thesis developed with CAPES funding, within the scope of Line 2, Socio-technical Flows and Mediation of Information, within the Postgraduate Program in Information Science of Federal Fluminense University, PPGCI / UFF, and integrates the scientific production of the Research Group of Archival Science Documentary Genesis, UFF / CNPq.
Keywords: Archival Identification; Diplomatics; Documentary typology; Record management; Record series.
adoptados para la denominación y agrupación de la serie documental en el ámbito de los instrumentos de gestión de documentos del Archivo Nacional y de los Archivos Públicos Estaduales de Brasil. La identificación trae en su aporte teórico y metodológico nuevas perspectivas de investigación, en la medida en que estudia los documentos en su contexto orgánico-funcional, abordando los parámetros de la Diplomática y Tipología Documental como fundamento del proceso de identificación. A partir de los años 1980 ocurre una revisión de la Diplomática, cuyas bases teóricas y metodológicas pasaron a comprender los documentos de archivo en el conjunto al que pertenecen y aplicados a la elaboración de los instrumentos de gestión de documentos y de tratamiento de fondos acumulados en archivos. De la discusión sobre el concepto de documento de archivo y un parámetro para reconocerlo y agruparlo, se deriva el necesario debate sobre el concepto de serie documental, nuclear para la Archivología. El estudio de la serie documental es imprescindible, pues al adoptar la Tipología Documental como metodología para identificar el documento de archivo por la acción que le dio origen y agruparlos utilizando este principio, sobre la serie tipológica recaerá toda la propuesta de tratamiento técnico archivístico. Sin embargo, si, en general, consideramos la serie como una secuencia de documentos sobre el mismo tema, la identificación, clasificación y evaluación de los documentos se centrará en los temas que se encuentran en los documentos de archivo, no en las acciones que los han hecho. En este escenario, planteamos las siguientes cuestiones: cómo la identificación de documentos se realiza en el contexto archivístico brasileño, específicamente en el ámbito de la gestión de documentos desarrollada por el Archivo Nacional y por los Archivos Públicos Estaduales de Brasil? ¿Cuáles son los parámetros utilizados para reconocer los documentos y denominar las series documentales que integran los instrumentos de gestión de documentos? Para responder estas cuestiones, esta investigación tiene por objetivo analizar los parámetros que fundamentan la identificación de documentos en el ámbito de la gestión de documentos desarrollada por el Archivo Nacional y Archivos Públicos Estatales brasileños. Esperamos que los resultados sirvan de parámetros para las reflexiones sobre las necesidades de estandarizar la identificación de los documentos y correcta denominación a partir de la acción que le da origen, criterio que no permite interpretaciones equivocadas. Se trata de una disertación de maestría desarrollada con beca CAPES, en el ámbito de la Línea 2, Flujos y Mediaciones Socio técnicas de la Información, del Programa de Postgrado en Ciencia de la Información de la Universidad Federal Fluminense, PPGCI / UFF. Integra la producción científica del Grupo de Investigación Génesis Documental Archivística, UFF / CNPq.
Palabras clave: Identificación Archivística; Diplomática; Tipología Documental; Serie documental; Gestión de Documentos.
Figura 1 - Código de Classificação de Documentos – Arquivo Nacional ... 86
Figura 2 - Código de Classificação Decimal – Arquivo Nacional ... 87
Figura 3 - Tabela de Temporalidade Documental por Assunto - Arquivo Nacional ... 91
Figura 4 - Plano de Classificação de Documentos do Arquivo Público do Distrito Federal... 93
Figura 5 - Tabela de Temporalidade do Arquivo Público do Distrito Federal ... 94
Figura 6 - Plano de Classificação de documentos do Arquivo Público de Mato Grosso. ... 95
Figura 7 - Tabela de Temporalidade do Arquivo Público de Mato Grosso ... 96
Figura 8 - Plano de Classificação de Documentos do Arquivo Público do Estado do Espírito Santo ... 98
Figura 9 - Tabela de Temporalidade do Arquivo Público do Estado do Espírito Santo ... 99
Figura 10 - Tabela de Temporalidade de documentos: atividades fim ... 100
Figura 11 - Código de Classificação do Arquivo Público Mineiro ... 101
Figura 12 - Subdivisão da Classe Gestão Institucional do CCD do Arquivo Público Mineiro ... 102
Figura 13 - Plano de Classificação do Arquivo Público Mineiro ... 103
Figura 14 - Tabela de Temporalidade do Arquivo Público Mineiro ... 104
Figura 15 - Plano de Classificação de Documentos do Arquivo Público do Estado do Paraná ... 105
Figura 16 - Tabela de Temporalidade de Documentos das Atividades Meio do Arquivo Público do Estado do Paraná ... 106
Figura 17 - Plano de Classificação de Documentos do Arquivo Público do Estado do Rio Grande do Sul ... 107
Figura 18 - Tabela de Temporalidade de Documentos do Arquivo Público do Estado do Rio Grande do Sul ... 108
Figura 19 - Plano de Classificação de Documentos – Atividade Meio – Governo do Estado da Bahia ... 109
Figura 20 - Tabela de Temporalidade – Atividade Meio – Governo do Estado da Bahia .... 110
Figura 21 - Plano de Classificação de Documentos do Estado de Mato Grosso do Sul ... 111
Figura 22 - Tabela de Temporalidade de Documentos da Administração Pública do Estado de Mato Grosso do Sul ... 112
Figura 23 - Plano de Classificação de Documentos do Arquivo Público do Estado de São Paulo ... 113
Figura 26 - Tabela de Temporalidade do Arquivo Público do Estado do Rio de Janeiro .... 116 Figura 27 - Plano de Classificação do Arquivo Público do Estado de Santa Catarina ... 117 Figura 28 - Tabela de Temporalidade do Arquivo Público do Estado de Santa Catarina .... 118
Quadro 1 - Conceitos que fundamentam a metodologia de identificação de documentos ... 46
Quadro 2 - Identificação de Órgão Produtor ... 57
Quadro 3 - Ficha de identificação de tipologia documental ... 58
Quadro 4 - Plano de Classificação Funcional ... 60
Quadro 5 - Tabela de Temporalidade de Documentos ... 62
Quadro 6 - Inventário Parcial do Fundo ... 63
Quadro 7 - Instrumentos de gestão de documentos nos Arquivos Públicos Estaduais do Brasil ... 76
Quadro 8 - Levantamento dos instrumento de gestão de documentos nos Arquivos Públicos Estaduais ... 77
Quadro 9 - Prática Profissional: conceitos que fundamentam a gestão de documentos ... 80
APEES - Arquivo Público do Estado Espírito Santo APERJ - Arquivo Público do Estado do Rio de Janeiro CDD - Código de Classificação Decimal
CAPES - Coordenação de Aperfeiçoamento de Pessoal de Nível Superior CIA - Conselho Internacional de Arquivos
CODEARQ - Cadastro Nacional de Entidades Custodiadoras de Acervos Arquivísticos
CONARQ - Conselho Nacional de Arquivos
CPAD - Comissão Permanente de Avaliação de Documentos de Arquivo GIFE - Grupo de Identificação de Fundos Externos
GIFI - Grupos de Identificação de Fundos Internos MAST - Museu de Astronomia e Ciências Afins MGD - Manual de Gestão de Documentos PB - Paraíba
PCD - Plano de Classificação Documental
PGD-RJ - Programa de Gestão de Documentos do Governo do Estado do Rio de Janeiro
RAMP - Programa para a gestão de Documentos e Arquivos REPARQ - Reunião Brasileira de Ensino e Pesquisa em Arquivologia TO - Tocantins
TTD - Tabela de Temporalidade Documental UFES - Universidade Federal do Espírito Santo UFPB - Universidade Federal da Paraíba
UNESCO - Organização das Nações Unidas para a Educação, Ciência e Cultura URL - Uniform Resource Locator
2 METODOLOGIA ... 24
2.1 Coleta de Dados ... 25
2.2 Sistematização dos dados ... 25
2.3 Análise dos dados ... 26
3 DIPLOMÁTICA, O PRELÚDIO NECESSÁRIO À ARQUIVOLOGIA ... 27
3.1 Diplomática: abordagens e perspectivas ... 27
3.3 Documentos de arquivo, tipo e série documental: identificação nos parâmetros da tipologia documental ... 40
4 IDENTIFICAÇÃO ARQUIVÍSTICA: ESTUDO DO ÓRGÃO PRODUTOR E DA TIPOLOGIA DOCUMENTAL ... 50
4.1 Breve histórico do termo e conceito da identificação ... 50
4.2. Objetos de estudos e metodologia da identificação ... 56
4.3 Identificação, Classificação e Avaliação na Gestão de Documentos. ... 66
5 GESTÃO DE DOCUMENTOS: ABORDAGENS TEÓRICAS E PRÁTICAS ... 71
5.1 Breve histórico do termo e conceito de gestão de documentos ... 71
5.2 A identificação de documentos e o agrupamento de séries documentais nas práticas de gestão de documentos do Arquivo Nacional e dos Arquivos Públicos Estaduais brasileiros ... 75
5.2.1 Arquivo Nacional do Brasil ... 87
5.2.2 Arquivo Público do Distrito Federal ... 93
5.2.3 Arquivo Público de Mato Grosso ... 95
5.2.4 Arquivo Público do Estado do Espírito Santo ... 98
5.2.5 Arquivo Público Mineiro ... 101
5.2.6 Arquivo Público do Estado do Paraná ... 106
5.2.7 Arquivo Público do Estado do Rio Grande do Sul ... 108
5.2.8 Arquivo Público do Estado da Bahia ... 110
5.2.9 Arquivo Público Estadual do Mato Grosso do Sul ... 112
5.2.10 Arquivo Público do Estado de São Paulo ... 115
1 INTRODUÇÃO
Esta pesquisa aborda a identificação de documentos de arquivo e os princípios adotados para a denominação e agrupamento da série documental no âmbito dos instrumentos de gestão de documentos do Arquivo Nacional e Arquivos Públicos Estaduais do Brasil. O presente trabalho foi realizado com apoio da CAPES, no âmbito da Linha 2: Fluxos e Mediações Sociotécnicas da Informação, do Programa de Pós-graduação em Ciência da Informação da Universidade Federal Fluminense, PPGCI/UFF. Integra a produção científica do Grupo de Pesquisa Gênese Documental Arquivística, UFF/CNPq.
A identificação é um tema que desperta meu interesse no âmbito profissional, no ensino e na pesquisa científica, desde quando fui aluno de graduação em Arquivologia na Universidade Federal do Espírito Santo, UFES. Ao ingressar no mercado de trabalho como profissional de arquivo encontrei dificuldades para compreender o que era o documento de arquivo, pois não possuía um parâmetro para identificá-lo e denominá-lo corretamente a fim de realizar o tratamento técnico arquivístico. Ao mesmo tempo em que o currículo da graduação não oferecia os conhecimentos de Diplomática e Tipologia Documental, que hoje considero imprescindíveis para a análise da gênese do documento de arquivo e fixação da série documental, pois fornecem uma base segura para reconhecê-lo e para realizar a gestão de documentos ou tratá-lo na fase de acumulação.
Minha percepção quanto à importância da Diplomática e Tipologia Documental, deu-se a partir das conferências proferidas por Heloísa Liberalli Bellotto e Ana Célia Rodrigues, no III Congresso Brasileiro de Paleografia e Diplomática realizado no Arquivo Nacional, RJ, em 2015. Participar deste congresso foi essencial para que eu pudesse perceber que a Diplomática e a Tipologia Documental eram abordadas no âmbito da pesquisa de pós-graduação.
Após este congresso, recebi um convite para realizar o levantamento de dados sobre o ensino da Diplomática nos cursos de Arquivologia e a pesquisa no âmbito da pós-graduação no Brasil, para fundamentar a conferência de Ana Célia Rodrigues (2015): “A Diplomática Contemporânea: sua interface com o Ensino e a Pesquisa em Arquivologia”, proferida na IV Reunião Brasileira de Ensino e Pesquisa em Arquivologia, REPARQ, realizada na Universidade Federal da Paraíba, UFPB, em 2015. Compartilhamos preocupações, que trago desde a graduação em Arquivologia, pois percebo que a ausência das disciplinas que tratam sobre a Diplomática e Tipologia Documental é um problema comum enfrentado por alunos dos cursos de graduação em Arquivologia no Brasil.
Ana Célia Rodrigues (2015) aponta percepções sobre o cenário observado, ressaltando que:
[...] os currículos dos cursos de Arquivologia são muito diferentes, visto que não existe um padrão a ser seguido', contexto no qual coloca a seguinte reflexão: 'será que nossos cursos de Arquivologia formam distintos profissionais arquivistas, tendo em vista esta diferença do ensino da Diplomática, explicita nas matrizes curriculares?'. [...] este levantamento de dados, embora preliminar, permite concluir que 'as disciplinas ofertadas referentes à Diplomática e/ou Tipologia Documental estão inseridas nos currículos dos cursos de Arquivologia por influência da especialização e campo de atuação dos docentes que as ministram, fato que se reflete na pós-graduação, onde é possível perceber que não há um número considerável de teses e dissertações sobre estes assuntos, visto que a quantidade de docentes para orientar pesquisas que abordam esses temas, é escassa (RODRIGUES, 2015, p. 63-64, 66-67).
Outro marco importante para o desenvolvimento desta dissertação foi o estágio que realizei na Divisão de Gestão de Documentos do Arquivo Público do Estado do Rio de Janeiro, APERJ, que significou uma experiência essencial, pois foi onde tive contato com o Sistema de Identificação de Tipologia Documental, do Programa de Gestão de Documentos do Governo do Estado do Rio de Janeiro, PGD-RJ. Este sistema permite a identificação da Tipologia Documental, para agrupar séries documentais tipológicas e realizar o tratamento técnico arquivístico. O PGD-RJ, sendo um laboratório de pesquisa, acentuou minhas inquietações sobre o documento de arquivo, ressaltando a importância de estudar sua gênese para nomeá-lo corretamente a fim de implantar a gestão de documentos, observando a pertinência de aplicar a metodologia da identificação com base na Tipologia Documental como uma etapa preliminar e necessária para o planejamento da produção documental, classificação e avaliação de documentos de arquivo.
A qualidade dos resultados obtidos a partir da elaboração dos instrumentos arquivísticos de gestão de documentos, fundamentados nos estudos de Tipologia Documental no contexto da identificação arquivística, forneceu parâmetros para pensar que a aplicação prática necessita do rigor científico para a execução do trabalho arquivístico.
Na excelente oportunidade que tive de ser bolsista do Programa de Capacitação Institucional no Museu de Astronomia e Ciências Afins, MAST, de 2015 a 2017, sendo orientado por Maria Celina Soares de Mello e Silva, no âmbito do projeto “Identificação de Tipologia Documental em Arquivos Pessoais de Cientistas” foi possível realizar práticas de identificação de documentos fundamentada na Tipologia Documental, de acordo com o plano de trabalho: “A ornitologia brasileira no arquivo Helmut Sick: identificação de documentos
por meio de estudo tipológico”. Como resultado, elaboramos artigos científicos que discutem questões teóricas e compartilham as experiências do trabalho arquivístico desenvolvido no MAST1.
No âmbito dos estágios docência nas disciplinas Diplomática I e Avaliação de Documentos, com a professora Ana Célia Rodrigues, e Gestão de Documentos II e Classificação em Arquivos, com a professora Clarissa Schimdt, percebi o quão necessário é possuir o referencial teórico seguro, para a prática profissional, que permita ao arquivista identificar e tratar o seu objeto de estudo, o documento de arquivo.
O documento de arquivo, sempre esteve no centro dos debates teóricos e profissionais da área. O seu caráter orgânico, assim como as características que o tornam exclusivo em seu contexto de produção, instigam a refletir sobre uma metodologia segura que permita reconhecê-lo como prova da ação que lhe deu origem.
Por definição, de acordo com o Dicionário de Terminologia Arquivística, publicado pela Associação de Arquivistas de São Paulo, os documentos de arquivo “independente do suporte, são reunidos por acumulação ao longo das atividades de pessoas físicas ou jurídicas, públicas ou privadas” (CAMARGO; BELLOTTO, 1996, p. 41).
Neste sentido, na tradição arquivística brasileira, os documentos de arquivo identificados nos parâmetros da Diplomática são reconhecidos pela espécie documental, que é “a configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a natureza das informações nele contidas” (CAMARGO; BELLOTTO, 1996 p. 46), e pelo tipo documental, por definição, a “configuração que assume uma espécie documental, de acordo com a atividade que a gerou” com o objetivo de reunir a série documental, portanto “a sequência seriada de unidades de um mesmo tipo documental” (CAMARGO; BELLOTTO, 1996, p.80). E, de forma coerente, a série é a “sequência de unidades de um mesmo tipo documental” (CAMARGO; BELLOTTO, 1996 p. 47).
Já para o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, publicado pelo Arquivo Nacional, a série é definida como a “subdivisão do quadro de arranjo que corresponde a uma sequência de documentos relativos a uma mesma função, atividade, tipo documental ou
1Disponível em:
<http://site.mast.br/hotsite_anais_ivspct_2/pdf_03/33%20%2034%20IVSPCT%20_FABEN&SILVA_%20-%20Texto%20completo%20_2_.pdf>. Acesso em: 22 jul 2018.
Disponível em: <http://www.arquivoestado.sp.gov.br/revista_do_arquivo/04/artigo_09.php>. Acesso em: 22 jul 2018.
assunto” (ARQUIVO NACIONAL, 2005, p. 153). Esta definição mostra uma discrepância, pois este conceito assume o agravante de colocar no mesmo nível, sem diferenciá-los, tipos documentais, espécies, assuntos e elementos estruturais e/ou funcionais do órgão produtor. Da mesma forma que este dicionário, elaborado pelo Arquivo Nacional do Brasil, define o tipo documental como uma “divisão de espécie documental” (ARQUIVO NACIONAL, 2005, p. 162).
Tais problemas conceituais observados são nucleares para o debate arquivístico, pois interferem no próprio entendimento do que é o documento de arquivo, como denominá-lo e de que modo ocorre o agrupamento por série documental.
A metodologia adotada pelo Arquivo Nacional, a partir da concepção dos conceitos do Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, identifica o documento de arquivo genericamente por assunto, porém estudos fundamentados na Diplomática e Tipologia Documental reconhecem o documento de arquivo pela ação que determina sua produção. Desta forma, infere-se que a escolha de determinados conceitos compromete o desenvolvimento do tratamento técnico arquivístico e, portanto, seus resultados.
Perspectivas abertas nos estudos desenvolvidos por Rodrigues (2003; 2008), destacam a importância da identificação do documento de arquivo realizada nos parâmetros da Diplomática e Tipologia Documental para a gestão de documentos e tratamento de documentos acumulados, conhecimento considerado base para a formação profissional do arquivista.
Disto decorre a necessidade de um parâmetro científico para identificá-lo, conhecimento que permite ao arquivista chegar à essência do documento, para denominá-lo e defini-lo como próprio de arquivo e, portanto, planejar adequadamente seu tratamento documental, em qualquer situação que se apresente ao longo do ciclo vital (RODRIGUES, 2008, p. 133).
Identificar o documento de arquivo com base em sua Tipologia Documental pressupõe que ele é produto de uma atividade específica e que foi produzido dentro de um contexto. Desta forma, por ser produto de uma ação é possível compreender sua natureza probatória, evidenciada pelo tipo documental. A organicidade, qualidade exclusiva dos documentos de arquivo, é revelada pela Tipologia Documental, quando a ação que deu origem ao documento é vinculada à atividade e/ou função que o produziu.
A identificação de tipologia documental, etapa de estudo da gênese do documento de arquivo no contexto da identificação arquivística, permite estabilidade para atribuir nomes aos documentos de arquivo (FABEN; RODRIGUES, 2017a). Além disso, possibilita
identificá-los corretamente nos parâmetros da Diplomática e Tipologia Documental, para realizar as funções de classificação e avaliação de documentos.
Da discussão sobre o conceito de documento de arquivo e um parâmetro para reconhecê-lo e agrupá-lo, decorre o necessário debate sobre o conceito de série documental, nuclear para a Arquivologia. Sobre este conceito não há consenso na literatura da área e por isso se considera relevante somar esforços para a reflexão deste tema neste trabalho.
Estudar a série documental é imprescindível, pois ao adotar a Tipologia Documental como metodologia para reconhecer o documento de arquivo pela ação que lhe deu origem e agrupá-los utilizando este princípio, sobre a série tipológica recairá toda a proposta de tratamento técnico arquivístico. Mas, se, genericamente, considerarmos a série como uma sequência de documentos sobre o mesmo assunto, a identificação, classificação e avaliação dos documentos incidirão sobre os temas que estão nos documentos de arquivo, e não sobre as ações que os fizeram existir.
O reconhecimento de documentos de arquivo pelo assunto de que tratam compromete a transparência e a qualidade dos serviços arquivísticos. Se não sabemos quais são os documentos de arquivo, por quem foram produzidos e qual o motivo de sua produção, não temos informações suficientes sobre sua natureza probatória.
Ao observar diferentes definições nos dicionários percebe-se uma disparidade de critérios ao definir procedimentos para identificar e agrupar os documentos de arquivo ao elaborar instrumentos arquivísticos de gestão de documentos no âmbito profissional, questão que se observa especificamente no Arquivo Nacional e Arquivos Públicos Estaduais brasileiros.
A importância desta questão foi ressaltada por Ana Maria de Almeida Camargo, no seminário “Dar nome aos documentos: da teoria à prática”, ao apresentar a seguinte reflexão:
A nomeação adequada dos documentos, para fins de organização e descrição dos arquivos, tem sido bastante negligenciada. Na medida em que a própria disciplina arquivística se fundamenta nas práticas administrativas dos organismos públicos, em que predominam as ações sequenciais e seu correlato documental - os processos -, observa-se entre nós um curioso fenômeno: muitos profissionais se eximem de identificá-los, na suposição de que, sendo todos da mesma espécie, basta reconhecê-los pela função que cumprem ou pelo assunto de que tratam. É o que se observa na maioria das tabelas de temporalidade vigentes e também, por razões diversas, nos instrumentos de pesquisa que, seguindo à risca normas feitas à imagem e semelhança do que se pratica com livros, registram o 'título' do documento (CAMARGO, 2015, p.14).
O exemplo posto acima é reflexo do que acontece em alguns Arquivos Públicos Estaduais do Brasil, tendo em vista que o Arquivo Nacional (2001), influenciou a gestão de documentos daquelas instituições, no momento em que publicou, conforme a Resolução nº 14 do Conselho Nacional de Arquivos, CONARQ, dois instrumentos de gestão de documentos: Código de Classificação de Documentos de Arquivo e Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo relativos às Atividades-meio da Administração Pública Federal.
A metodologia de gestão de documentos elaborada pelo Arquivo Nacional, que tem como princípio metodológico o Código de Classificação Decimal, é imposta às instituições pertencentes ao Poder Executivo Federal. Porém, conforme serão apontadas no decorrer deste trabalho, é interessante destacar que, existem instituições que possuem autonomia de gestão administrativa, como é o caso dos Arquivos Públicos Estaduais brasileiros, campo empírico desta investigação, utilizam a metodologia do Arquivo Nacional, e “reconhecem os documentos pelos assuntos de que tratam” (MANUAL..., 2014, p. 33-34).
Ana Célia Rodrigues (2008), preocupada com as questões relacionadas à padronização do reconhecimento dos documentos de arquivo, constata que:
No Brasil a profusão de modelos e parâmetros conceituais usados para identificar documentos de arquivos e para planejar a gestão documental, explica-se pela ausência de preocupações quanto à padronização, questão que não vem sendo priorizada pela área. Esta situação se agrava diante da necessidade de padrões para reconhecer e denominar o documento de arquivo (RODRIGUES, 2008, p.233).
Reconhecer o documento de arquivo genericamente por assunto compromete o rigor científico da prática em Arquivologia, pois os vínculos de proveniência e organicidade não são respeitados. Além disso, a classificação torna-se ambígua e subjetiva. Há opacidade nas informações, na medida em que o documento de arquivo não é nomeado corretamente. No que se refere à tabela de temporalidade, o prazo de guarda é estabelecido em níveis acima do tipo documental, o que traz problemas, interferindo consequentemente nos prazos para eliminação e guarda permanente.
Por esta razão, os documentos de arquivo não devem ser reconhecidos pelo assunto, mas pela ação que determinou sua produção em determinado contexto. O tipo documental, denominação dada ao documento de arquivo, sintetiza esta perspectiva. A necessidade de identificar documentos em seu contexto de produção conduz a área à reflexão sobre a identificação como processo arquivístico e seus instrumentos, somam-se às discussões sobre a
posição que ocupa no contexto das metodologias arquivísticas (RODRIGUES, 2010, p. 187-188).
Faben e Rodrigues (2017b), ao analisarem a identificação de documentos no contexto ibero-americano, permitem afirmar que os processos de identificação não foram suficientemente estudados e, sobretudo, os parâmetros conceituais que fundamentam esta tarefa no âmbito das práticas em Arquivologia.
Como desdobramento destas investigações, constatou-se a necessidade de aprofundar os estudos sobre os processos de identificação de documentos desenvolvidos através das práticas profissionais em Arquivologia desenvolvidas no Brasil.
Neste cenário, levantamos as seguintes questões: como a identificação de documentos é realizada no contexto arquivístico brasileiro, especificamente no âmbito da gestão de documentos desenvolvida pelo Arquivo Nacional e pelos Arquivos Públicos estaduais do Brasil? Quais os parâmetros usados para reconhecer os documentos e denominar as séries documentais que integram os instrumentos de gestão de documentos?
Tendo em vista a dimensão continental do Brasil e que seus estados possuem autonomia para utilizar determinados conceitos, prerrogativa assegurada pela autonomia político-administrativa conferida pela Constituição de 1988, que irão interferir diretamente na metodologia utilizada para tratar os documentos de arquivo, vamos analisar os planos de classificação e as tabelas de temporalidades documentais, publicadas e disponíveis online, pelos Arquivos Públicos Estaduais brasileiros e também pelo Arquivo Nacional do Brasil.
Esta pesquisa tem por objetivo geral: analisar os parâmetros que fundamentam a identificação de documentos no âmbito da gestão de documentos desenvolvida pelo Arquivo Nacional e Arquivos Públicos Estaduais do Brasil.
Para alcançar este fim, especificamente, pretende-se:
Apresentar os fundamentos teóricos e metodológicos da Diplomática e Tipologia Documental para identificar os documentos de arquivo no contexto da identificação arquivística;
Descrever os conceitos que fundamentam a identificação de documentos nas práticas profissionais de gestão de documentos desenvolvidas pelo Arquivo Nacional e pelos Arquivos Públicos Estaduais do Brasil;
Analisar a relação da identificação com as funções de classificação e avaliação no âmbito da gestão de documentos;
Analisar os modelos e critérios de denominação de documentos de arquivo e séries documentais e suas implicações nos instrumentos de gestão de documentos (planos de classificação e tabelas de temporalidade documental), elaborados pelo Arquivo Nacional e pelos Arquivos Públicos Estaduais do Brasil.
Com a finalidade de alcançar os objetivos propostos, a dissertação está organizada de acordo com a seguinte estrutura:
O capítulo 1 é introdutório e apresenta os temas e principais conceitos que fundamentam a pesquisa: identificação, Diplomática, Tipologia Documental, série documental, documentos de arquivo e gestão de documentos. Apresenta também a contextualização do problema da pesquisa, os objetivos geral e específicos, a justificativa e a motivação para o desenvolvimento da dissertação.
O capítulo 2 apresenta a metodologia, bem como os procedimentos metodológicos de coleta, sistematização e análise dos dados.
O capítulo 3 apresenta os fundamentos teóricos e metodológicos da Diplomática, em suas perspectivas clássica, e contemporânea, e evidencia sua relação com a arquivística para os estudos de gênese documental no campo da Tipologia Documental.
O capítulo 4 descreve a origem, o termo, o conceito, os objetos de estudo e a finalidade da identificação arquivística, assim como os procedimentos metodológicos para o estudo do órgão produtor e dos tipos documentais. Discute o conceito de documento que fundamenta os estudos de gênese documental para o agrupamento das séries tipológicas. Trata dos principais conceitos, métodos e instrumentos que permeiam a gestão de documentos e as funções arquivísticas de classificação e avaliação no âmbito deste procedimento.
O capítulo 5 apresenta um breve histórico do termo e conceito da gestão de documentos e também os modelos de gestão de documentos do Arquivo Nacional e Arquivos Públicos Estaduais do Brasil, assim como os conceitos referentes às práticas profissionais desenvolvidas para elaborar os instrumentos norteadores que sustentam os instrumentos de gestão de documentos. Demonstra e analisa os planos de classificação e tabelas de temporalidade de documentos, bem como propõe alguns pontos de vistas a serem observados em cada um dos modelos analisados. Esperamos que os resultados sirvam de parâmetros para as reflexões sobre as necessidades de padronizar a identificação dos nomes dos documentos a partir da ação que lhes dão origem, critério que não permite interpretações equivocadas.
O Capítulo 6 é conclusivo e sintetiza as considerações finais e reflexões sobre os resultados obtidos, retomando as questões teóricas abordadas que permitiram a análise dos dados observados no campo empírico, e apresenta as perspectivas futuras de investigação para
continuação do desenvolvimento da pesquisa. E, por fim, apresentam-se as referências bibliográficas utilizadas para o desenvolvimento desta dissertação.
2 METODOLOGIA
Do ponto de vista metodológico, esta pesquisa caracteriza-se sendo bibliográfica e documental, que segundo Braga (2007, p. 25), “tem o objetivo de reunir dados, informações, padrões, ideias ou hipóteses sobre um problema ou questão de pesquisa com pouco ou nenhum estudo anterior”.
A autora também afirma que “o planejamento é uma das primeiras e mais fundamentais etapas da pesquisa científica, pois permite ao pesquisador familiarizar-se com o tema e ter uma visão mais ampla do seu objeto de estudo” (BRAGA, 2007, p. 17).
A metodologia utilizada, a partir do planejamento, determinará como os dados serão coletados e analisados para que os resultados da pesquisa sejam alcançados; tem por função atestar o caráter científico e confere rigor ao estudo realizado.
Nesse sentido, a pesquisa busca sistematizar abordagens teóricas e práticas sobre a identificação de documentos realizada no contexto arquivístico brasileiro, ao mapear as experiências de aplicação destes princípios na esfera profissional, para demonstrar como o Arquivo Nacional e os Arquivos Públicos Estaduais do Brasil reconhecem os documentos de arquivo e os agrupam em séries documentais no âmbito da gestão de documentos.
Fazem parte do universo desta pesquisa o Arquivo Nacional e os Arquivos Públicos Estaduais do Brasil. A coleta dos dados foi realizada agosto de 2018 e atualizada em janeiro de 2019, nos sites institucionais dos Arquivos, onde foi possível obter informações sobre a identificação de documentos, a partir da análise dos instrumentos de gestão de documentos: planos de classificação e tabelas de temporalidade documental, publicados pelos Arquivos e disponíveis online. A sistematização dos dados foi realizada por meio da elaboração de quadros que serão apresentados adiante.
A pesquisa realizada para justificar o campo empírico permitiu observar nas informações disponíveis no sitio eletrônico do Conselho Nacional de Arquivos, CONARQ2, no que diz respeito às entidades custodiadoras de acervos arquivísticos no Brasil, que das 27 unidades federativas do país, 25 possuem Arquivo Público Estadual. Sendo apenas o estado
da Paraíba (PB) e de Tocantins (TO) que não possuem Arquivo Público Estadual registrado no Cadastro Nacional de Entidades Custodiadoras de Acervos Arquivísticos - CODEARQ.
Os procedimentos metodológicos adotados nesta pesquisa serão apresentados a partir de métodos específicos que foram utilizados para o desenvolvimento da dissertação e estão divididos nas etapas a seguir.
2.1 Coleta de Dados
1. Levantamento bibliográfico e revisão de literatura sobre os temas: identificação; Diplomática e Tipologia Documental; série documental, documentos de arquivo e gestão de documentos.
Fontes: manuais de Arquivologia; periódicos, teses e dissertações nacionais e internacionais. 2. Levantamento de dados sobre o termo, conceito e metodologia de identificação, documento de arquivo e série documental nos instrumentos de gestão de documentos do Arquivo Nacional e Arquivos Públicos Estaduais do Brasil.
Fontes: dicionários de terminologia arquivística; instrumentos de gestão de documentos (manual de gestão de documentos, plano de classificação e tabela de temporalidade documental) nos sites institucionais do Arquivo Nacional e dos Arquivos Públicos Estaduais do Brasil.
2.2 Sistematização dos dados
Elaboração de quadros desenvolvidos para visualização das seguintes informações coletadas:
1. Conceitos que fundamentam a metodologia de identificação de documentos.
Fonte: Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, 2005, e Dicionário de Terminologia Arquivística, 1996.
2. Arquivos Públicos Estaduais do Brasil que possuem instrumentos de gestão de documentos. Fontes: Sites institucionais dos Arquivos.
3. Conceitos que fundamentam os instrumentos de gestão de documentos (identificação, documentos de arquivo e série documental) e como os documentos são nomeados nos instrumentos.
Fontes: dicionários, manuais e instrumentos de gestão de documentos disponíveis nos sites institucionais do Arquivo Nacional e Arquivos Públicos Estaduais do Brasil.
2.3 Análise dos dados
A análise bibliográfica tem o intuito de embasar as questões que norteiam os grandes temas abordados nos fundamentos teóricos da pesquisa.
No campo empírico busca-se mapear as experiências no âmbito profissional, especificamente nos planos de classificação e tabelas de temporalidade, publicados e disponíveis online pelos Arquivos Públicos Estaduais do Brasil, a fim de demonstrar como a área identifica os documentos de arquivo e os agrupam em série documental, destacando sobre qual critério incide o tratamento técnico arquivístico no âmbito da gestão de documentos, para classificação e avaliação.
A pesquisa teve início em março de 2017 e foi concluída em janeiro de 2019. No primeiro ano pautou-se no levantamento, estudo e análise bibliográfica para apresentação dos principais pressupostos teóricos dos temas abordados. Em seguida, realizou-se o estudo do campo empírico que possibilitou a caracterização do universo da pesquisa e o alcance da aplicação dos estudos propostos, que demonstram o estado da arte desta discussão no contexto brasileiro, a partir da análise da nomeação das séries documentais expressas nos planos de classificação e nas tabelas de temporalidade documentais, publicadas e disponíveis online pelos Arquivos Públicos Estaduais do Brasil.
A localização dos dados sobre os instrumentos de gestão de documentos foi realizada nos sites institucionais dos Arquivos Públicos Estaduais do Brasil.
É necessário esclarecer que a não localização das informações, sobre os instrumentos de gestão de documentos que fazem parte do campo empírico desta dissertação não impõe a conclusão de que eles não existam. Mas corrobora no entendimento de que não foram elaborados ou apenas não estão disponibilizados nos sítes institucionais dos Arquivos.
Quando não foi possível essa localização, recorremos ao site do CONARQ, no Cadastro Nacional de Entidades Custodiadoras de Acervos Arquivísticos, CODEARQ3, para consultar informações referentes aos Arquivos Estaduais.
A página do CODEARQ apresenta um formulário cadastral, e oferece as seguintes informações: código; nome da instituição; endereço; cidade; estado; cep; telefone; e-mail; URL; ano de criação; vinculação administrativa; missão institucional; caracterização do acervo; condições de acesso aos documentos; dia e horário de atendimento e serviços de reprodução.
Na medida em que não localizávamos o endereço eletrônico, verificávamos a vinculação administrativa ao qual o arquivo estava submetido para pesquisar na página do órgão na internet com o objetivo de localizar informações sobre os instrumentos de gestão de documentos publicados e disponíveis online pelos Arquivos Públicos Estaduais.
Ainda assim, depois destas investidas, caso não localizado o site das instituições arquivísticas, recorremos aos sites de buscas com a finalidade de encontrar vestígios sobre os sites dos arquivos e, também, sobre os temas analisados.
Assim que os sites institucionais dos arquivos foram localizados, foi realizado o levantamento de informações sobre a gestão de documentos, plano de classificação de documentos e tabela de temporalidade de documentos. A partir da localização dos instrumentos básicos da gestão de documentos, analisamos como os Arquivos Públicos Estaduais do Brasil identificam e tratam os documentos de arquivo.
3 DIPLOMÁTICA, O PRELÚDIO NECESSÁRIO À ARQUIVOLOGIA
Este capítulo aborda o surgimento da Diplomática, bem como apresenta seus fundamentos teóricos e metodológicos, nas perspectivas clássica, moderna e contemporânea. Além disso, evidencia sua relação com a Arquivologia para os estudos Tipológicos. Discute os conceitos que fundamentam a identificação nos parâmetros da Diplomática e Tipologia Documental.
3.1 Diplomática: abordagens e perspectivas
Luciana Duranti, professora de Arquivística na Escola de Biblioteca, Arquivos e Estudos da Informação da Universidade de British Columbia, ao publicar em 1989, uma série de artigos em seis partes, intitulada Diplomatics: new uses for a old science, no periódico arquivístico canadense Archivaria, no qual, influenciada pelas ideias dos arquivistas italianos Giorgio Cencetti e Paola Carucci, e refletindo seus estudos comparativos entre os documentos
medievais e os documentos contemporâneos, a autora propõe novos usos para a Diplomática, a partir da aplicação aos documentos de qualquer natureza, “afirmando desta forma o potencial da Diplomática para a identificação, avaliação, controle e comunicação de documentos arquivísticos” (DURANTI, 1989, p. 7).
Ao citar o arquivista, paleógrafo e diplomatista italiano, Giorgio Cencetti (1985, p. 285), Luciana Duranti define a Diplomática como:
Um estudo que analisa a gênese do documento, sua constituição interna e transmissão, assim como a sua relação com os fatos representados neles e com seus criadores. Assim, tem para o arquivista, além de um valor prático e técnico inquestionável, um valor formativo fundamental, e constitui um prelúdio vital para sua disciplina específica, a arquivística (CENCETTI, 1985, p. 285 apud DURANTI, 1989, p. 7).
Paola Carucci (1987, p.11) define a Diplomática como “a disciplina que estuda o documento único ou, se quisermos, a unidade arquivística elementar, analisando seus aspectos formais para definir sua natureza jurídica, tanto em relação a sua formação quanto em seus efeitos”.
Para o professor da École Nationale des Chartes, Bruno Delmas (2015, p. 33), a Diplomática é a “ciência que estuda os documentos de arquivo propriamente ditos, em sua condição de documentos a partir de sua elaboração, sua forma e sua transmissão, para julgar sua autenticidade e considerar seu valor de testemunho e de informação”.
Luciana Duranti (1989, p. 17), esclarece que a Diplomática é a “disciplina que estuda a gênese, formas e transmissão dos documentos de arquivo e sua relação com os fatos e seus criadores, a fim de identificar, avaliar e comunicar sua verdadeira natureza”.
Ao discutir sobre os aspectos de autenticidade dos documentos de arquivo, relação essa que é plenamente explorada no nível teórico pela Diplomática e pela Arquivologia, Luciana Duranti (1992, p. 47), constata que essa capacidade que é inerente aos documentos de arquivo, “a de capturar os fatos, suas causas e consequências, e de preservar e estender no tempo a memória e a evidência desses fatos, deriva da relação especial entre os documentos e a atividade da qual eles resultam”.
Ao analisar as correntes teóricas que estudam a Diplomática, Ana Célia Rodrigues, (2008, p.119) contextualiza que “a definição de Diplomática esteve intimamente ligada ao conceito de documento, o que caracteriza seu objeto de estudo, entendido como peça singular ou integrante de um conjunto”. Esta concepção é fundamental para explicar as correntes teóricas que se formaram em torno da Diplomática e sua aproximação com a arquivística.
Para compreender o surgimento da Diplomática, se faz necessário entender etimologicamente, o surgimento da palavra que lhe deu origem. Sobre este aspecto, Luciana Duranti, (1989), relata que a palavra Diplomática:
Têm sua raiz no verbo grego diploo que significa "eu dobro" ou "eu dobrei", que deu origem à palavra diploma, que significa "dobrado" ou "dobrável". Na antiguidade clássica, a palavra diploma se referia a documentos escritos em duas tábuas presas com uma dobradiça e chamadas de díptico; e, durante o período do Império Romano, especificava tipos de documentos emitidos pelo Imperador ou pelo Senado, como os decretos que conferem privilégios de cidadania e casamento a soldados que cumpriram seu tempo de serviço. Com o tempo, o diploma passou a significar um ato emitido por uma autoridade soberana e foi ampliado para incluir geralmente todos os documentos emitidos de forma solene (DURANTI, 1989, p. 12, tradução nossa).
Até o Renascimento apenas eram considerados diplomas aqueles documentos mais antigos e solenes, “provenientes dos soberanos e grandes senhores, isto é, daquelas autoridades de primeira ordem que, em função do seu cargo, precisavam organizar as chancelarias e cúria” (GALENDE DÍAZ; GARCIA RUIPÉREZ, 2003, p. 10).
Sobre isto, Luciana Duranti (1989, p.12) ainda esclarece que o termo Diplomática é uma adaptação moderna do latim res diplomatica, expressão utilizada por Mabillon, primeiro autor sobre o assunto para se referir à análise crítica das formas de diplomas.
Na Idade Média, durante o pontificado de Inocêncio III (1198-1216) regulamentou-se a redação e transcrição dos documentos emanados da chancelaria do Papa. “As disposições dadas pelo pontífice para a sua chancelaria e a aplicação estrita das mesmas formas, fazem com que ele possa ser considerado o iniciador da crítica Diplomática” (GALENDE DÍAZ; GARCIA RUIPÉREZ, 2003, p. 10).
Sobre a origem e o desenvolvimento da Diplomática e Paleografia, Luciana Duranti, (1989, p.12), elucida que ambas nasceram como ciências surgindo da necessidade de analisar criticamente documentos considerados forjados.
O problema de distinguir documentos genuínos de falsificações estava presente nos primeiros períodos da documentação, mas até o sexto século nenhuma tentativa foi feita para elaborar critérios para a acusação de falsificações. Até mesmo os legisladores não demonstraram interesse na questão, basicamente por causa do princípio legal comumente aceito no mundo antigo de que a autenticidade não era um caráter intrínseco dos documentos, mas sim concedida a eles pelo fato de sua preservação em um lugar designado: um templo, tesouro público ou arquivos. Este princípio era vulnerável. Eventualmente, as pessoas começaram a apresentar falsificações
em escritórios de registros designados para lhes dar autenticidade. Portanto, regras práticas para reconhecê-las foram introduzidas no código civil de Justiniano (Corpus iuris civilis) e, posteriormente, em vários Decretales papal. Essas regras referiam-se apenas às formas externas de documentos criados por chancelarias imperiais e papais, isto é, a documentos contemporâneos às leis, não a documentos de séculos anteriores, que eram frequentemente usados pelas autoridades para apoiar reivindicações políticas ou religiosas (DURANTI, 1989, p. 12, tradução nossa).
A Diplomática surgiu ligada ao direito patrimonial, desenvolvendo um estudo sistematizado do documento escrito para provar a autenticidade de títulos de terras da Igreja, “com a meta final de averiguar a realidade dos direitos ou a veracidade dos fatos neles representados” (DURANTI, 1995, p. 22).
No século XVII as guerras diplomáticas travadas dentro da Igreja Católica pelos Bolandistas e Dominicanos deram nascimento a um grande número de disciplinas técnicas que tendiam a determinar a autenticidade dos documentos históricos, entre elas a Paleografia, a Sigilografia e a Diplomática. (MACNEIL, 2000, p. 20).
Em 1643, os Bolandistas começaram a publicar os primeiros volumes de uma obra colossal, a Acta Sanctorum, na qual os testemunhos relacionados à vida de santos solteiros foram avaliados com o propósito de separar os fatos da lenda (DURANTI, 1989, p. 13).
Se o ímpeto para articular um método de provar a autenticidade dos documentos veio de conflitos doutrinários da Reforma e da Contra-Reforma, isto é, a partir de uma necessidade prática, o desenvolvimento da disciplina logo que assim criada subiu acima da disputa religiosa. Enquanto os documentos eram considerados exclusivamente como armas legais para controvérsias políticas e religiosas ou em disputas perante os tribunais, a metodologia da crítica textual era de natureza utilitária e, portanto, encarada como suspeita; mas quando os estudiosos começaram a olhar documentos como evidências históricas, a diplomática e a paleografia adquiriram um caráter científico e objetivo (DURANTI, 1989, p. 13, tradução nossa).
A professora da Universidade de Toronto, Heather MacNeil, (2000), explica que a publicação do segundo volume do Acta Santorum pelos Bolandistas, sobre a vida dos santos, questionava a autenticidade dos documentos gerados pela ordem beneditina, colocando sobre dúvida a própria ordem religiosa. A obra continha um ensaio introdutório de Daniel Papenbroeck que esboçava critérios gerais para estabelecer a autenticidade dos diplomas (doações, privilégios) Merovíngios e outros documentos da França antes do ano 1000. Com esses critérios Papenbroeck desonrou os diplomas Merovíngios, os quais estavam, em sua maioria, preservados no Mosteiro Beneditino de Saint-Denis.
Seu segundo volume apareceu em 1675 com uma introdução escrita por Daniel Van Papenbroeck, na qual os princípios gerais para estabelecer a autenticidade de antigos pergaminhos foram rigorosamente enunciados. No entanto, aplicando esses princípios aos diplomas dos reis francos, Papenbroeck declarou erroneamente que um diploma de Dagoberto I era uma falsificação e, ao fazê-lo, desacreditou todos os diplomas merovíngios, a maioria dos quais foram preservados no mosteiro beneditino de Saint-Denis. Dom Jean Mabillon, beneditino da Congregação de Saint-Maur, que havia sido chamado do mosteiro de Denis para a abadia de Saint-Germain-des-Pres para publicar a vida dos santos beneditinos, respondeu a acusação de Papenbroeck seis anos depois, em 1681, em um tratado de seis partes, De Re Diplomática Libri VI, que estabeleceu as regras fundamentais da crítica textual (DURANTI, 1989, p. 13, tradução nossa).
Esta acepção aceita pelos historiadores e juristas dos séculos XVI e XVII foi consagrada por Jean Mabillon, como resposta ao tratado de Papenbroeck e publicado em 1681, estabelecia o método da crítica textual, instituindo a ciência da Diplomática e Paleografia.
A publicação do trabalho de Mabillon marca a data de nascimento da diplomática e da paleografia. Mabillon subdividiu um grupo de cerca de duzentos documentos em categorias amplas e examinou todos os diferentes aspectos que poderiam ser analisados: material, tinta, linguagem, escrita, pontuação, abreviaturas, fórmulas, assinaturas, selos, sinais especiais, notas de chancelaria e assim por diante. Se cinco partes do tratado contêm principalmente críticas diplomáticas, uma parte inteira é dedicada à análise do roteiro e pode ser considerada o primeiro tratado sobre paleografia. No entanto, a ciência que estuda as escritas antigas ainda não tinha nome; o termo paleografia foi cunhado por outro beneditino, Dom Bernard de Montfauçon, que publicou Palaeographia graeca, sive de ortu et progressu literarum em 1708, mas o estudo sistemático de tipos de escrita foi iniciado por Mabillon (DURANTI, 1989, p. 13, tradução nossa).
A partir deste relato inicial, é possível perceber que Mabillon é quem efetua a primeira sistematização rigorosa sobre a autenticidade dos documentos de arquivo. A sua metodologia foi usada para comparar documentos de épocas diferentes, assim, analisou a estrutura formal e verificou o que tinham em comum, para estabelecer os critérios de autenticidade. Os resultados obtidos neste estudo passaram a se configurar como os pressupostos teóricos da Diplomática (RODRIGUES, 2008, p.122).
Segundo Bruno Delmas (2015, p.34), em meados do século XVIII, o método diplomático foi alargado por dois beneditinos:
Dom Tassin e dom Toustain, estendem o método diplomático aos atos oficiais e, sucessivamente, a todos os documentos das instituições da Idade Média, não mais como objetivo de prova jurídica, mas tanto de erudição histórica, quanto de uma Diplomática prática de classificação, de conservação e de inventário. Passamos assim da crítica de atos reais autênticos para o reconhecimento da presunção de autenticidade dos documentos administrativos (DELMAS, 2015, p. 34).
O professor da Universidade de Sevilha, Manuel Romero Tallafigo, (1994, p. 18) apresentando uma perspectiva jurídica, define a Diplomática como a “ciência de aplicação das regras a que estão submetidas a redação e representação dos documentos”.
Para Georges Tessier (1952 p. 13-15), a Diplomática supõe analisar não só a forma dos documentos, mas também a busca de uma explicação sobre as circunstâncias de sua produção. Tessier, ao expandir o conceito de documento, de modo a aplicar os conceitos e método da Diplomática a qualquer documento que fosse prova de ação, abre novos horizontes nos estudos diplomáticos.
No momento em que Georges Tessier sugere, em sua definição de Diplomática, que se trata de "um conhecimento fundamentado das regras formais que se aplicam a documentos escritos e documentos similares", é evidente que Tessier pretende alargar a área da Diplomática a quaisquer documentos, eliminando a sua natureza juridicamente válida (DURANTI, 1989, p. 16).
Nos anos 1960, surge uma nova corrente diplomatista, formada por estudiosos que ampliam o conceito de documento, assim como o campo de estudos da Diplomática, até então restrita aos documentos medievais. Robert Henri Bautier, pupilo de Georges Tessier, insiste em uma renovação da Diplomática, rompendo com a barreira do medievalismo.
A necessidade de ampliar o objeto da Diplomática já havia surgido para aprofundar o conteúdo e estabelecer um novo método. Bautier, (1961), na aula de abertura da École Nationale des Chartes, propôs a ampliação do objeto da Diplomática para todos os documentos de arquivo, sem qualquer distinção de idioma, roteiro, geográfico ou tempo.
Seu novo programa é esboçado a partir do estudo das diversas concepções da Diplomática elaboradas desde o séc. XVII, de Mabillon até o seu mestre Georges Tessier. Bautier desenha a nova fronteira da Diplomática convidando os novos pesquisadores a estudar os papéis administrativos modernos que são parte e trâmite da documentação. Na verdade, os pressupostos para uma Diplomática mais ampla partiram da escola francesa, representada por Tessier e Bautier, afirma Luciana Duranti (1998).
Tessier argumenta que a forma de um documento escrito é, portanto, a totalidade de suas características, que pode ser separada da determinação dos assuntos, pessoas ou lugares particulares sobre os quais se trata; isto é, “a única a dar razão para a verdadeira natureza dos atos escritos” (DURANTI, 1989, p. 13).
De acordo com o Georges Tessier (1961), a Diplomática, pode e deve analisar tanto as tábuas de argila babilônicas quanto o documento administrativo atual, passando pelos papiros gregos ou documentos japoneses do século XIII e, sem parar na Idade Média, chega até aos nossos dias atuais (GALENDE DÍAZ; GARCÍA RUIPÉREZ, 2003, p. 18).
Para Bautier e Tessier, “a essência do documento está em sua condição de prova”. O termo "forma" torna-se a palavra chave na Diplomática, entendendo como tal, não apenas os caracteres externos do documento, mas também sua disposição material e a ordenação interna do texto. (GALENDE DÍAZ, GARCÍA RUIPÉREZ, 2003, p.14).
No entanto, o objeto da Diplomática não é qualquer documento escrito, mas apenas o documento de arquivo, que é um documento criado ou recebido por uma pessoa física ou jurídica no curso de uma atividade (DURANTI, 1989, p. 15).
O conceito de documentos de arquivo é mais amplo do que o de um documento diplomático, uma vez que o primeiro inclui não apenas o documento diplomático, mas também outros que não possuem uma forma juridicamente válida, tais como cartas ou fotografias.
Ao considerar a Diplomática e a Arquivologia como ciências dos documentos de arquivo, é legítimo perguntar qual deve ser a esfera específica de interesse de cada uma delas.
A Arquivologia não está preocupada com o documento em si, mas com o agrupamento de documentos; visa, sobretudo, de forma prática, a conservação dos fundos, a sua classificação, descrição, disponibilização às partes interessadas, além de definir as doutrinas e buscar os melhores métodos para alcançar seus objetivos concretos (BAUTIER, 1961, p. 210).
Assim, a Diplomática e a Arquivologia estão intrinsicamente ligadas. Uma não fica sem a outra: um arquivista dificilmente pode negligenciar o aspecto diplomático dos documentos com os quais ele lida e o conhecimento diplomático é particularmente essencial para ele realizar seu trabalho. Da mesma forma que o diplomatista não deve ignorar a Arquivologia, que, desde o século XVIII, foi definida por alguns como uma “diplomática prática” (BAUTIER, 1961, p. 211).
A Diplomática está presente desde a concepção do documento. A Arquivologia vem depois. E a Arquivologia vai servir-se da Diplomática. Para entendermos essa afirmação, é interessante lembrarmo-nos das palavras do eminente professor dessa disciplina na École de Chartes nos meados do século XX, Georges Tessier em seu essencial La Diplomatique, aquele despretensioso livrinho da coleção Que Sais-je? Que deslumbrava a todos nós quando nos iniciávamos na matéria. Dizia ele que é para “a Diplomática que se pede a chave que abrirá esse tesouro (isto é, o conjunto dos documentos e suas relações sócio-jurídicas) e é a ela que se pede o fio condutor da orientação dentro desse labirinto (isto é, o cruzamento confuso de caminhos) (TESSIER, 1951, p. 9 apud BELLOTTO, 2015, p. 7).
Segundo Luciana Duranti, (1989, p. 15) a definição mais precisa de um documento é fornecida pelo historiador e paleógrafo italiano Cesare Paoli, (1942), onde relata que “um documento é uma evidência escrita de fato de natureza jurídica, compilada em conformidade com formulários determinados, que se destina a fornecer com fé e crédito completo” (apud DURANTI, 1989, p. 15).
Nessa linha de pensamento, Heloisa Liberalli Bellotto, (2014), assegura que a tentativa italiana de incorporar a Diplomática à Arquivologia não encontrou eco nem nas escolas nem nas instituições arquivísticas dos outros países da Europa.
Foi só a partir dos anos 50 do século XX, com os consagrados arquivistas e teóricos da arquivística inglesa e italiana, respectivamente, Hilary Jenkinson e Giorgio Cencetti, que a moderna diplomática veio a encontrar seu pouso enriquecedor na arquivística. Seguiram-se, como revalorizadores da diplomática, já na década de 1980, Nuñez Contreras, Romero Tallafigo, Antonia Heredia Herrera, Vicenta Cortés Alonso, o Grupo de trabalho de Arquivistas Municipais de Madrid, todos na Espanha, e as italianas Paola Carucci e Luciana Duranti, a primeira em Roma e a segunda no Canadá, em Vancouver (BELLOTTO, 2014 p. 405).
Segundo Rodrigues (2008 p. 130), próximo aos anos 1980, começa a se formar uma nova geração de estudiosos de Diplomática, que “aplicando os princípios teóricos e metodológicos da Diplomática à Arquivística, estabeleceram um profícuo diálogo entre as áreas, contribuindo para a construção teórica em Arquivologia”.
A partir de então surgem novas abordagens teóricas e metodológicas da Diplomática, ou como preferem assim dizer alguns teóricos, Diplomática Arquivística, Contemporânea ou Tipologia Documental.
Embora conheçamos estas perspectivas ou abordagens da Diplomática, é preciso esclarecer, nas palavras de Luciana Duranti “há apenas uma Diplomática que, quando usada