e-nota NF-e (Nota Fiscal eletrônica)

Este manual (versão completa) apresenta as informações do Sistema Safeweb e-Nota NF-e. O que é preciso para acessar o sistema?

Acessando o Portal e-Nota O Portal e-Nota

Histórico Financeiro Home do Sistema Parabéns!

Ao ter em mãos este manual, significa que você adquiriu um Sistema e-Nota Safeweb

e-Nota NF-e (Nota Fiscal eletrônica)

Clique nos links e nas setas para navegar

neste manual

Clique aqui para ser direcionado ao manual (versão resumida) sobre o Acesso ao

Clique nos links e nas setas para navegar

neste manual O primeiro acesso? O Menu Cadastros

O Cadastro do Emitente Novos cadastros

Novo cliente (exemplo para os demais cadastros) Cadastros já realizados – Filtro de Pesquisa

Importação de dados para os Cadastros Cadastro de Produtos

Botão duplicar Cadastro de Produtos

Clique aqui para ser direcionado ao manual (versão resumida) sobre os Cadastros do

sistema. Continuação...

Clique nos links e nas setas para navegar

neste manual Como emitir a nota? Emitir Nova NF-e

Abas opcionais na emissão da nota

O que fazer após a autorização da nota? Onde estão as notas emitidas?

Como cancelar uma nota? E se a nota for rejeitada? Outras situações de notas

Como inutilizar um número de nota?

Clique aqui para ser direcionado ao manual (versão resumida) sobre a Emissão da Nota. Continuação...

Clique nos links e nas setas para navegar

neste manual Sintegra, DNF, SPED e ICMS

NF-e por Data de Emissão Vendas por Data de Emissão Listas

Curva ABC

Configurações

Como sair do Sistema e-Nota NF-e?

Continuação...

Clique aqui para ser direcionado ao manual (versão resumida) sobre os Relatórios e as

O Token é um dispositivo eletrônico que é conectado a um computador através de porta USB

Todos os softwares são encontrados no menu Suporte do site: https://safeweb.com.br/

• O software do Token (SafeNet) precisa estar instalado em seu computador.

• Página da Safeweb/Menu Suporte/Opção Tokens/Link Download/Clicar em Executar/Botão Next (até concluir a instalação) • E em seguida o Token tem que ser conectado para que o acesso ao sistema seja possível.

O que é preciso para acessar o sistema?

A Safeweb não recomenda a utilização de Certificados Digitais Modelo A3 (Cartão ou Token) em computadores MAC.

Abra o navegador e digite o site da Safeweb na barra de endereços: https://safeweb.com.br/ Em seguida, selecione o atalho identificado pela nuvem e clique Portal e-Nota.

Selecione o Certificado Digital da empresa e digite a senha.

A senha padrão é safeweb. Para alterá-la, observe o manual do software SafeNet.

1

2

3

O Portal e-Nota

O Portal e-Nota é a tela que você visualizará ao incluir a senha e clicar OK. Antes de selecionar o ícone para acessar o sistema Safeweb de emissão de Nota Fiscal eletrônica – e-Nota NF-e, veja o que é o (1) Histórico Financeiro e como (2) Sair do sistema com

segurança.

Os sistemas que estão destacados com ícone

na cor azul estão contratados pela

empresa

Demais sistemas? Passe o mouse sobre o sistema que deseja obter mais informações ou contate com a área Comercial

Histórico Financeiro

Este é o local que você encontra a lista de boletos pagos, e os que estão em abertos. É possível retirar uma segunda via do boleto para pagamento da mensalidade e retirada da segunda via da sua nota fiscal.

Ao clicar, você será direcionado diretamente para uma nova tela, com a relação dos pagamentos em aberto e fechados.

Para imprimir a segunda via do boleto, clique na imagem da impressora. O novo boleto será gerado automaticamente, com prorrogação de cinco dias, com nova data de vencimento. O juro será recorrente até a data que ocorreu a emissão do boleto prorrogado.

E ainda, na outra extremidade da tela, você encontra a opção “Visualizar NFS-e”, ou seja, o arquivo eletrônico (XML) correspondente à prestação do serviço da Safeweb para a sua empresa.

Observe as configurações do seu navegador para que a geração do boleto

não seja bloqueada Esta é a única forma para

gerar, se necessário, a segunda via do boleto

bancário 1

Ao abrir o Portal e-Nota, logo no topo da página está o link

de acesso ao Histórico Financeiro da empresa

Agora que você está no e-Nota NF-e. A tela principal do sistema identifica a versão que está disponível.

Faça contato com o Suporte para alterar a versão do sistema

para Produção

Para alterar o modo do ambiente de emissão, Versão de Testes (NF-e sem valor fiscal) ou Versão de Produção (NF-e com valor jurídico), entre em contato com o suporte da Safeweb pelo telefone: (51) 3018.0300 ou pelo email: enotanfe@safeweb.com.br e solicite.

A versão solicitada ficará disponível até

um novo contato para troca de versão novamente

Home do sistema

Nesta versão as notas emitidas não

O primeiro acesso? O Menu Cadastros

Uma experiência interessante para você dominar o uso do sistema é fazer os cadastros

da empresa Os cadastros não são

obrigatórios, mas auxiliam no preenchimento da nota, buscando

automaticamente os dados e completando os campos do

sistema

Ao acessar o sistema pela primeira vez, procure usar o Menu Cadastros e fazer o cadastro do Emitente.

O cadastro de clientes, por exemplo, você pode ir fazendo a medida que for emitindo notas (se for de seu interesse manter os dados de seus clientes cadastrados).

Este manual apresenta as telas do Cadastro do Emitente, de Clientes e de Produtos.

Já o cadastro de produtos é interessante ser feito com antecedência, ou seja, antes da emissão da nota.

Para fazer o Cadastro do Emitente, selecione a opção correspondente no menu cadastros:

Os dados salvos no menu cadastros ficam armazenados independente da

versão Testes ou Produção

O Cadastro do Emitente

Ao abrir esta opção de cadastro, clique no botão “Editar”, no canto inferior direito da página para inserir os dados da empresa.

Comece informando o CNPJ e clicando em “Consultar na SEFAZ”. O sistema busca automaticamente e completa os campos. Confirme se os dados estão corretos e se os campos obrigatórios foram preenchidos.

Para finalizar clique em “Salvar”. E precisando alterar alguma informação, clique novamente no botão “Editar”.

Este cadastro normalmente é feito uma única vez, pois, os dados da empresa emitente não costumam alterar com frequência.

Você pode incluir o logotipo da empresa no cadastro do emitente Os campos obrigatórios são destacados em negrito e com asterisco

Botão salvar/editar

Use um arquivo de imagem (.jpeg, .gif ou

.png), por exemplo

Confirme com o(a) contador(a) o Regime Tributário da empresa

Novos Cadastros

Selecione o menu, seguido da opção que deseja cadastrar.

Ao entrar em qualquer uma dessas opções do menu cadastros, na parte inferior direita da tela, clique no botão:

Use este botão toda vez que quiser incluir (antes da emissão da nota) um novo cadastro

para o seu banco de dados no sistema! Todos os dados salvos no

sistema ficam armazenados

independente da versão Testes ou Produção

O único cadastro deste menu que não pode ser realizado durante a emissão da nota é o de

“Vendedores”.

Se optar em cadastrar (clientes, produtos e transportadoras) durante a emissão da nota, o checkbox correspondente precisa estar selecionado (ver exemplos a seguir):

Novo Cliente

Ao clicar no botão para incluir um novo cadastro, preencha o CNPJ e clique em Consultar na SEFAZ. O sistema busca automaticamente e completa os campos, de acordo com a Secretaria da Fazenda do Estado (se houver inscrição Estadual). Esta consulta não funciona para Pessoa Física, desta forma, os campos obrigatórios deverão ser preenchidos manualmente. Para finalizar o cadastro clique para Salvar 2 Consulte o endereço através do CEP O padrão é a consulta ser realizada

no Estado do RS 1 Exemplo de novos cadastros mostrados a partir do cadastro de clientes:

(1) Para Consultar na SEFAZ de outros estados, antes de clicar no botão, indique a UF correspondente.

Aba Destinatário na emissão da

nota

Outro ponto importante, é que só vai haver cadastro na SEFAZ para as pessoas jurídicas que têm Inscrição Estadual (IE). Se ao consultar aparecer uma mensagem

de “Rejeição”, inclua os dados manualmente para o cadastro.

Se a pessoa jurídica não tem IE, deve ser relacionado na emissão da nota que trata-se de um destinatário “Isento”:

Considere que a IE é importante apenas para o cadastro de clientes, assim, transportadoras ou fornecedores não é importante

1

Escolha uma ou as duas formas para

entrega da NF-e

(2) Contato Use a opção do contato para adicionar e salvar o(s) e-mail(is) para entrega da NF-e ao destinatário.

Até 4 e-mails simultâneos

Para separar os endereços de contato faça como o exemplo:

email1@safeweb.com.br;email2@safeweb.com.br;email3@safeweb.com.br

Se optar pela entrega automática por e-mail, contrate com a Safeweb o sistema e-Nota E

Ao receber o link o cliente precisará clicar para fazer o download do arquivo do DANFE e do arquivo XML (haverá um botão para cada tipo de arquivo). E ao anexar o XML na própria mensagem

de e-mail, o cliente poderá salvá-lo para o seu computador.

Se o e-Nota E não está ativo no Portal e-Nota, a entrega da

Cadastros já realizados – Filtro de Pesquisa

descritos anteriormente (Clientes, Fornecedores, Transportadoras e Vendedores (pois todos têm a mesma estrutura de funcionamento).

Ao abrir o menu, a tela inicial mostrará o “Filtro de Pesquisa”, local onde estarão todos os cadastros já realizados até então no sistema. Permitindo com isto, fazer “Pesquisa” de qualquer informação.

O que você vai ver ao abrir o menu de cada cadastro

do sistema?

Apenas o “Cadastro de Produtos” terá um capítulo específico, mas pelos dados tão distintos que devem ser informados, como por

1

Lupa: Visualizar os dados do cadastro.

Lápis: Editar dados no cadastro selecionado. Lixeira: Excluir um cadastro por vez.

(1) Imediatamente após o “Filtro de Pesquisa” estão os dados cadastrados com três opções: lupa, lápis e lixeira.

Não há número nem número máximo nem mínimo para o banco de cadastros! Para realizar mais de uma exclusão ao

mesmo tempo, marque no checkbox e clique no botão “Excluir” com os botões da parte

inferior da tela (2)

Botões localizados na parte inferior desta tela

O Cadastro de Produtos também apresenta estas opções.

Observe que a visualização deste exemplo corresponde a 15 clientes por página. Podendo ser alterado até para 1000.

2

(2) E na parte inferior estão os botões para inclusão/administração das informações.

Importar: Possibilita a importação de dados recebidos de outras notas. Então, você deve ter o(s) arquivo(s) XML em mãos para usar este botão.

1. Selecione os arquivos que gostaria de importar os dados.

2. Os arquivos válidos aparecerão no quadro abaixo. 3. Use novamente o botão “Importar”.

Assim você verá que os dados dos arquivos constarão atualizados automaticamente em seu cadastro.

Só não é possível importar dados para

o cadastro de Vendedores

A próxima página apresenta mais informações sobre a importação

Importação de dados para os Cadastros

os mesmos dados do(s) XML(s) selecionado(s)

Quando você for importar dados de produtos para o seu cadastro, cuide:

• a “unidade comercial do produto” (kg, cx, pct, unid, mt, por exemplo)

• e os “tributos do produto” (ICMS, PIS e COFINS) O sistema só salvará estes dados se eles forem selecionados no checkbox correspondente. Pois, cada empresa tem a sua forma de trabalhar com tais informações.

Ex: Você comprou o produto X de um fornecedor. Este produto estava descrito em cx (caixa) na NF-e recebida, e você ao importar o XML quer cadastrar o mesmo produto, mas não trabalhará com a unidade cx. Então, não marque o checkbox. Depois que os dados forem importados, inclua manualmente o tipo de unidade que você vai trabalhar (use o lápis para isto). O mesmo vale para os tributos, que, normalmente são diferentes do fornecedor do(s) produto(s).

Cadastro de Produtos

cadastros e a opção produtos

Clique no botão “Novo” e inicie o preenchimento dos dados do produto:

Veja na próxima página a explicação de cada um dos campos da aba

Dados 1 2 3 4 5 Preencha as abas “Dados” e “Tributos”

(1) Código do Produto: É uma informação interna da empresa. Pode ser letras e números, como por exemplo, os já utilizados em sua empresa ou recebidos das notas de seu fornecedor, ou você pode criar uma codificação própria para os produtos da empresa.

(2) Descrição do Produto: Escreva o produto que será adicionado (normalmente é de forma breve a descrição).

(3) NCM (Nomenclatura Comum do MERCOSUL): São os oito dígitos que identificam a natureza das mercadorias e promovem o desenvolvimento do comércio internacional, além de facilitar a coleta e análise das estatísticas do comércio exterior. É uma exigência do Governo Brasileiro. Na maioria das vezes é utilizado o mesmo NCM da nota do fornecedor. Em caso de dúvidas, contate com o(a) Contador(a) da sua empresa.

(4) Unidade Comercial: Inclua a unidade de comercialização e tributação respectivamente. (Exemplo: unidade – un, caixa – cx, pacote – pct, kilo – kg, etc).

(5) Valor Unitário Comercial: Digite o valor do produto, conforme a unidade comercial informada anteriormente. Ou seja, o valor do kilo, do pacote, etc.

A “unidade tributável” e o “valor unitário tributável” são preenchidos automaticamente, conforme (4) e (5)

Todos os dados, mesmo cadastrados podem ser alterados na hora do carregamento do produto

Na aba Tributos, preencha

obrigatoriamente o ICMS, o PIS e o COFINS

Cuide que poderão ser necessários outros campos obrigatórios (negrito e *asterisco)

Se estiver em dúvida sobre o preenchimento dos “Tributos” entre em contato com o seu Contador.

Ele é a pessoa mais indicada para auxiliar sobre estas informações.

A próxima tela apresenta mais informações sobre a tributação desta aba

Para finalizar o cadastro clique

para Salvar Depois do ICMS não se esqueça do PIS e

ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e prestação de Serviços): Escolha as opções adequadas para o produto no “Regime Tributário”, na “Situação Tributária” e na “Origem”, campos obrigatórios.

IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados): Selecione a “Situação Tributária” e complete os demais campos que aparecem como obrigatórios logo abaixo. Como nenhuma das opções do IPI está em negrito ou com asterisco, o seu preenchimento não é obrigatório, salvo situações em que a empresa emitente atue com produtos industrializados.

PIS (Programa de Integração Social) e o COFINS (Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social): Possuem apenas um campo obrigatório cada: “Situação Tributária”. Lembrando que, dependendo da opção escolhida, outros campos obrigatórios podem aparecer.

A vantagem de cadastrar os produtos da empresa é que durante a emissão da nota você não precisará preencher

nenhum desses dados novamente. Todos os dados são carregados automaticamente.

As abas “Informações Adicionais” e “Produto Composto” são opcionais para deixar a nota fiscal mais completa. Informe se for de interesse da empresa.

Veja mais no capítulo sobre a emissão da nota

Veja as informações sobre as funções da lupa, lápis, lixeira e

botão importar no capítulo “Cadastros já realizados” deste

manual Esta função existe

somente no cadastro de produtos (orientações

na próxima página)

Depois que o(s) produto(s) estão cadastrados você poderá pesquisar, excluir, editar dados, etc. Ou seja, administrar o seu banco de cadastros.

Botão duplicar Cadastro de Produtos

Os tributos você não precisará cadastrar, pois serão “duplicados” Depois de clicar para (1) Duplicar um cadastro, imediatamente abaixo do produto duplicado uma “cópia” do produto aparecerá também cadastrado.

Isto facilita o cadastro de novos produtos a partir de um primeiro produto cadastrado corretamente.

Você precisará apenas (2) Editar os dados, através do “lápis”. 1

2

Normalmente precisam ser modificados apenas o Código, a Descrição, o NCM e o valor.

No menu “Nota Fiscal” é que ocorre o processo de criação da nota fiscal eletrônica:

Após, siga o preenchimento das abas conforme sequência:

Como emitir a nota? Emitir Nova NF-e

2 3

Aba Dados na NF-e

Após conferência das informações da aba Dados, passe para a

“Emitente”

Como visto, alguns dados já são preenchidos pelo sistema, porém todos os campos podem ser alterados.

Observe que a série e o número da nota são sequenciais.

Se tiver emitido nota em papel, não precisa dar continuidade na numeração do talonário. Cuide sempre a (1) Natureza da Operação

Este campo é de preenchimento descritivo, ou seja, é preciso identificar a operação da nota a ser emitida. O sistema também sugere algumas situações. Selecione, se for o caso. Junto disto, selecione se é uma operação de entrada ou saída de mercadorias.

(2) Identificação de Operação

Atente também se a nota é para dentro do estado (Operação Interna), fora do estado de origem da empresa emitente ou ainda com comércio exterior. (3) Condição de pagamento

Marque se o pagamento é à vista, à prazo ou de alguma outra forma.

Aba Emitente

A empresa cadastrada no “Cadastro do Emitente” terá seus dados automaticamente preenchidos nesta aba. Se o cadastro não foi efetuado anteriormente, preencha os campos em negrito e com asterisco, pois são obrigatórios para a emissão da nota fiscal.

Se este cadastro não foi feito, os dados terão que ser preenchidos

manualmente

Dica: A próxima aba refere-se ao cliente. Para saber qual a sua “Inscrição

Estadual”, tente fazer o cadastro com antecedência, pois, o CNPJ poderá ser consultado na base de dados da SEFAZ .

Aba Destinatário/

Remetente 1

(1) Carregar Use este botão se você cadastrou previamente o cliente no sistema. Os campos serão preenchidos automaticamente.

2

(2) Versão de testes Observe que devido a versão do sistema o nome do cliente não aparece, sendo descrito “NF-E EMITIDA EM AMBIENTE DE HOMOLOGAÇÂO – SEM VALOR FISCAL”.

3

5

4

(3) Indicador de Presença Relacione como ocorreu a “Natureza da Operação”, por exemplo: Uma nota de venda, o cliente fez de forma presencial ou pela Internet?

(4) Indicador de Inscrição Estadual Selecione a opção referente ao cliente da nota.

Se o cliente for Pessoa Jurídica e tiver Inscrição Estadual, a mesma precisa ser informada. Se for “Isento de Inscrição Estadual”, relacione selecionando a opção correspondente.

E “Pessoas Físicas” “NÃO são contribuintes de ICMS”, logo, a última opção deve ser selecionada.

(5) Cadastrar cliente automaticamente Caso o cadastro do destinatário da nota não tenha sido feito com antecedência, complete os campos obrigatórios manualmente. E, após digitar os dados, marque no checkbox ao lado do botão “Carregar”, se optar em cadastrar este cliente para o sistema. Na próxima nota que for emitir em seu nome, os dados poderão ser carregados automaticamente.

(6) Local diferente Selecione para indicar, se necessário outro local para entrega ou retirada das mercadorias.

Caso o endereço de entrega das mercadorias seja em outro local, clique

para indicar o novo endereço

Aba Produtos

Esta opção de inclusão automática de produtos já cadastrados está diretamente relacionada com a seleção do box (1) Carregamento Automático. O sistema reconhece que há um cadastro, no momento que o campo começa a ser preenchido, tanto o código quanto a descrição do produto. Selecione o produto para que conste na nota e tecle “Enter” (do teclado) para carregar os dados do cadastro.

Com o(s) produto(s)

previamente cadastrado(s), cada um poderá ser acionado para

inclusão na nota

2

1

Se o produto não foi

previamente cadastrado estas opções para seleção não

aparecerão na tela

Ainda na aba Produtos, veja na sequência como incluir produtos na nota sem que estejam cadastrados previamente.

O produto que for incluído manualmente pode ser salvo para o banco de dados (cadastro de Produtos), clicando no checkbox (2) Cadastrar Produto Automaticamente.

2

Depois de incluir o produto, clique no lápis para editar, preenchendo todas as demais informações necessárias para cada produto incluído na nota. São as mesmas informações que podem ser cadastradas previamente, sendo que nestes casos, não é necessário clicar no lápis.

CFOP e Quantidade são sempre dados que devem ser lançados manualmente, ou seja, são independentes de cadastro

prévio

O valor de cada produto pode ser alterado manualmente, caso tenha

sido cadastrado 3

Use os botões em destaque no item (3) para adicionar outras informações para o(s) produto(s), como por exemplo, desconto, valor de frete. Como o botão “Tipos de Rateio”.

Preencha as informações do produto na aba “Dados” e na aba “Tributos”. São as duas abas que contém campos para preenchimento obrigatório.

Aba disponível ao clicar no lápis do

produto

Veja mais informações sobre os dados do(s)

produto(s) em “Cadastro de Produtos”

Clique aqui para ser direcionado ao manual

sobre os cadastros do sistema.

Aba Totais Voltando para a emissão da nota, após incluir o(s) produto(s), clique na aba “Totais”.

Esta aba tem a função de calcular internamente todos os valores de tributação e despesas da nota. Clique diretamente no botão “Calcular Totais”, para que o sistema gere automaticamente todos os totais da NF-e.

Verifique atentamente se todos os totais gerados estão de acordo e, caso não estejam, confira se os produtos inseridos estão corretos.

Havendo alteração nos valores da nota, como por exemplo, a inclusão de desconto, use o botão “Recalcular”.

O único campo obrigatório inicial deste item é a identificação da “Modalidade de Frete”.

Se não houver nenhuma outra informação sobre o transporte da mercadoria que precise ser adicionada na nota, deixe os demais campos sem preenchimento.

No caso do frete ficar por conta de terceiros, é necessário identificar a transportadora digitando os dados nos campos, ou selecionando o “Tipo de Documento” e o número do “CNPJ/CPF”. Caso haja alguma transportadora cadastrada no “Cadastro de Transportadoras”, os dados podem ser carregados automaticamente.

Aba Transporte

Abas opcionais, se não for incluir nenhuma informação adicional, passe as próximas três

Abas opcionais na emissão da nota

referenciado na nota, deve ser cadastrado no

menu “Cadastro”

A partir desta aba, as informações são opcionais, pois não são obrigatórias.

Se for o caso, preencha as informações sobre a “Forma de Pagamento”, “Vendedor” e/ou “Prazos”. O sistema irá gerar as informações sobre as duplicatas, conforme indicação do campo “Fatura”.

Lembramos que o Safeweb e-Nota NF-e não gera boleto de cobrança, somente a nota fiscal.

Aba Cobrança

Os prazos podem ser previamente definidos no

menu “Configurações”

Clique aqui para ser direcionado ao manual sobre os cadastros e sobre as configurações do sistema.

É o local onde podem ser acrescentadas informações complementares referentes à NF-e, ou seja, no primeiro campo dados de interesse do Fisco e no segundo, do Contribuinte.

Estes campos também podem ser previamente

definidos no menu “Configurações”

Use para informações como ordem de compra, número de

pedido, dados para depósito bancário, etc.

Aba Informações

Adicionais

Clique aqui para ser direcionado ao manual sobre as

Preencha quando for o caso de empresa que trabalha com exportação e compra de mercadorias. Aba Exportação/ Compras Aba Cana Para a empresa produtora de cana de açúcar, esta aba identifica a safra, com indicação de mês e ano de referência da colheita.

Seguindo a emissão da nota, veja as ações dos botões, para autorização e uso da NF-e:

(1) Salvar/Editar Clique para salvar a nota, após preenchimento dos campos. Este botão faz uma cópia da nota e a mantém no sistema. Seu status passará para “Digitação”, o que permite a edição de informações. Em seguida, o botão (2) Validar ficará habilitado.

1

2 Continua na próxima página

(2) Validar Este botão, faz uma busca interna no sistema para verificar se todos os campos obrigatórios foram preenchidos. Se estiver tudo certo, o sistema retornará a situação da nota para “VALIDADA” e também mostrará o número da chave de acesso criada para a NF-e.

(3) Transmitir A transmissão é o processo de envio do documento eletrônico para a SEFAZ (Secretaria da Fazendo do Estado).

Se houver algum erro durante esta verificação, uma caixa de texto com o resultado da validação é mostrado, identificando o motivo para ser alterado. Para corrigir, clique no botão “Editar” e altere o campo. Salve e valide novamente a nota.

Antes de transmitir, veja como vai ficar a nota, use o botão “Pré-Visualizar”

Para que uma nota seja autorizada, a

SEFAZ, verifica dados, como:

• Assinatura digital: dados do Certificado Digital que garante sua autoridade e integridade;

• Layout da NF-e: para que não ocorram erros de preenchimento dos campos e que todas as regras de validação foram observadas;

• Numeração: para que a mesma NF-e não seja recebida mais de uma vez;

• Emitente autorizado: empresa emitente está credenciada e autorizada a emitir notas na SEFAZ.

Enquanto a nota fiscal eletrônica não for autorizada, o sistema

permite alterar qualquer informação

O que fazer após autorização da nota?

Gerenciar NF-e

Acessar a nota através dos Botões

dentro da NF-e autorizada

Resultado esperado após a transmissão!

Após a nota ser autorizada, então, feche a mensagem da SEFAZ e escolha por usar o menu onde todas as demais notas já emitidas estarão disponíveis para impressão e download ou através dos botões que serão disponibilizados após a nota ficar com o status de “Autorizada”. Clique para:

Botões dentro da NF-e Autorizada

não pode ser editada

1 2 3

Veja Como cancelar a nota no capítulo específico

Veja as orientações dos itens 1, 2 e 3 nas próximas páginas Se clicar no botão “Voltar”, você vai ter acesso ao menu “Gerenciar NF-e”. Local onde estão todas as demais notas já geradas pela

(1) Imprimir Danfe: É o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica e que representa graficamente a NF-e. Com ele, a mercadoria pode circular livremente. Ao clicar no botão, uma janela abre:

O DANFE é gerado no formato pdf, ou seja, para ser visualizado é necessário ter instalado o programa da leitura de arquivos

com este formato, como o Adobe Reader

Você pode ter acesso a este arquivo quantas vezes for necessário. Localize-o no menu

(2) Carta de Correção: É utilizada quando alguma informação relevante deixou de ser informada na NF-e. Atente para o que não é permitido alterar:

Resultado da correção enviada para a SEFAZ Esta ação não gera

um novo DANFE

Ao utilizar a carta de correção um novo arquivo XML é anexado junto à NF-e. Ao clicar no botão (3) Exportar NF-e (próximo item deste Manual) será possível verificar os dois arquivos XML gerados neste processo, o da NF-e e o da “Carta de Correção”.

(3) Exportar NF-e: Este botão realiza o download das notas autorizadas e canceladas, para uma pasta no computador ou dispositivo móvel. Também podem ser enviadas ao Contador da empresa, por exemplo.

Notas baixadas devem ser guardadas por um período de cinco a dez anos, pois possuem validade jurídica perante a SEFAZ Ao clicar para exportar, use o botão “Salvar” e indique o local em seu computador onde o arquivo da NF-e será salvo.

Para abrir a NF-e acesse a pasta onde o arquivo foi salvo.

Se optar pela guarda automática desses arquivos, contrate com a

Onde estão as notas emitidas? “Gerenciar”

Onde você pode procurar notas geradas pelo status da NF-e, período, chave de acesso, dentre outras formas.

Há um “Gerenciador” para cada versão do sistema, ou seja, notas em Testes não ficarão

no mesmo local das notas em Produção

1

1

2

Os botões (1) e (2) são os mesmos disponíveis dentro da nota na Situação Autorizada. Ou seja, clique para “Abrir/Salvar” o DANFE ou para “Exportar” o XML.

Lembrando que este arquivo deve ser armazenado pela empresa, por isso, a única opção disponível ao clicar para “Exportar“ é Salvar

(2) O XML é o arquivo eletrônico da NF-e Na parte inferior, do “Gerenciador” você pode organizar a visualização de 15 NF-es por página até 1000 itens. Pode ver ainda que há diferentes Situações para as notas.

Veja na próxima página o que é possível fazer com os ícones ou botões do Gerenciar NF-e

3

4

Copiar: copia todos os dados da NF-e selecionada e cria uma nova, mantendo os mesmos dados da anterior. O status dessa nota passa a ser digitação.

Visualizar: permite somente a visualização dos dados da NF-e. Editar: libera os campos, para edição dos dados da nota.

Excluir: exclusão da NF-e selecionada.

Novo: emitir uma nova NF-e.

Consultar Situação: verifica se há um novo status para a(s) nota(s) selecionada(s). É utilizado nos casos de situação de NF-e em “Processamento”. Neste caso selecione os registros que deseja consultar.

Transmitir NFes: envia para a SEFAZ a(s) nota(s) selecionada(s). Utilizado nos casos de situação de notas Validadas.

3

4

Reenviar NFes: pode ser reenviada para o e-mail do cliente incluído na nota. Sendo que, só funcionará se a empresa emitente tiver contratado o e-Nota E, que é responsável pelo envio automático das notas.

Exportar NFes: permite backup da(s) nota(s) selecionada(s) para o computador ou outra mídia externa. Podem ser selecionadas diversas notas simultaneamente, pelo período mensal, por exemplo.

Veja mais em Outras situações de Notas

Localize a nota “Autorizada” no menu Nota Fiscal

E use a lupa para Cancelar

Como cancelar uma nota?

Ao cancelar, a situação da nota no Gerenciar NF-e passará para:

A justificativa tem número máximo e mínimo de caracteres, além de não aceitar os caracteres

especiais (*&¨%), por exemplo cancelamento é de 7 dias Atualmente o prazo de Ao entrar na nota com a lupa, use o botão “Cancelar” e justifique:

E se a nota for Rejeitada?

Observe o motivo na aba “Dados da NF-e” e na subaba em vermelho “Dados de Protocolo”:

Repita este processo até conseguir ter a

nota autorizada Passos para você seguir:

• Identifique e interprete o motivo

• Clique na aba correspondente para fazer a edição • Salve

• Valide e

• Transmita novamente

Por exemplo, o que ficou “errado” neste caso, é que faltou incluir a Inscrição

Estadual do destinatário

O que é NF-e Rejeitada?

Foi transmitida, porém, a SEFAZ retornou com rejeição por parte de alguns

campos preenchidos incorretamente ou faltantes.

Localize a nota Rejeitada no menu

Nota Fiscal

E use o lápis para corrigir os dados

Outras situações de notas

DIGITAÇÃO – nota ainda não foi transmitida para a SEFAZ, apenas está criada e salva no sistema, podendo ser editada, e/ou excluída.

VALIDADA – NF-e ainda não foi transmitida à SEFAZ, mas todos os campos obrigatórios já estão preenchidos. Uma NF-e validada não garante consistência tributária dos dados, por isso, pode ser editada e/ou excluída.

PROCESSAMENTO – a NF-e foi transmitida à SEFAZ, porém ainda não obteve retorno. Nesse caso, dentro do “Gerenciar NF-e”, clique no botão “Consultar Situação” e aguarde se a situação muda de status. Não há um tempo para mudança de situação, pois depende da SEFAZ.

DENEGADA – a nota foi enviada à SEFAZ, mas a empresa emitente e/ou destinatária tem alguma pendência ou restrição no seu cadastro de Pessoa Física ou Pessoa Jurídica. Nesta situação, a NF-e não pode ser editada ou excluída do sistema.

Neste menu outras situações de nota poderão ficar disponíveis:

Como inutilizar um número de nota?

Só será necessário inutilizar caso haja falha na sequencia numérica

de suas notas

O que é a inutilização?

É diferente de cancelar. Comparando com a emissão em papel, é quando você anulava uma

nota.

A numeração das notas é automática e sequencial no sistema, mas por exemplo, você pode começar a fazer a nota número 10. Salvar e não transmitir. A NF-e ficará em “Digitação”.

Se entrar novamente no sistema e “Emitir Nova NF-e” será gerada a nota número 11. Cuide sempre a sequencia na emissão das notas de sua empresa.

Então, este é o processo para informar à SEFAZ que determinada numeração não será utilizada no sistema. Isto deve ser realizado até o décimo dia do mês subsequente. As NF-es só podem ser inutilizadas enquanto não estiverem autorizadas ou canceladas.

Veja nas próximas páginas as demais orientações deste menu

Clique e selecione a faixa de números que serão inutilizados

O sistema identificará automaticamente as falhas de numeração ocorridas Selecione, justifique o motivo da inutilização e use o botão

A justificativa tem número máximo e mínimo de caracteres, além de não aceitar os caracteres

especiais (*&¨%), por exemplo

Este é o resultado esperado para a inutilização:

Este exemplo inutilizou apenas a NF-e número 5693, que foi gerada

no sistema mas não havia sido transmitida para a SEFAZ.

Veja na próxima página como definir uma numeração de notas

Uma faixa poderia ser definida, por exemplo,

para continuar a numeração já utilizada

em outro sistema Outra forma de inutilizar uma numeração é através do botão “Definir Faixa”.

Informe a série, o número final e o inicial da faixa para inutilizar. Digite uma justificativa e clique em “OK”.

Seja inutilizando uma faixa já definida pelo sistema ou definindo uma faixa específica, uma justificativa terá que ser apresentada e o resultado da SEFAZ será apresentado na tela, como na

página anterior deste manual. Agora veja como “Gerenciar” as notas inutilizadas:

Use a opção correspondente para localizar o arquivo XML de

Na parte superior do “Gerenciar” há o filtro de pesquisa, para localizar os números de notas que já foram inutilizados no sistema e também para obter o arquivo XML correspondente.

Na parte inferior há o botão para salvar o arquivo para o computador.

Selecione a NF-e, clique para “Exportar” e indique em seu computador onde o(s) arquivo(s) será salvo

Sintegra, DNF, SPED e ICMS

61 Esta opção do menu permite que o usuário

gere diferentes tipos de relatórios

São todos relatórios fiscais. Normalmente o(a) contador(a) da empresa emitente é quem solicita este tipo de relatório. Após preencher os dados para o relatório ser gerado, clique no botão para “Gerar” o arquivo correspondente.

• Sintegra: Sistema Integrado de Informações sobre Operações Interestaduais com Mercadorias e Serviços

• DNF: Demonstrativo de Notas Fiscais

• SPED: Sistema Público de Escrituração Digital

• ICMS: Para contribuintes prestadores de serviços de comunicação e fornecedores de energia elétrica

Opte por abrir ou salvar o arquivo, no formato .pdf.

Para visualizar é necessário ter instalado o programa Adobe Reader.

NF-e por Data de Emissão

Neste relatório é possível visualizar informações de NF-es autorizadas, canceladas, validadas, assinadas, rejeitadas, pendentes, em digitação, entre outras situações.

Clique para abrir ou salvar uma cópia do arquivo de

relatório gerado Informe o período

Vendas por Data de Emissão

63 Clique para abrir ou salvar

uma cópia do arquivo de relatório gerado Informe o período

Similar ao relatório anterior, use para visualizar as NF-es de

Listas

64 Faça o mesmo procedimento para cada lista de cadastros

que deseja obter relatório É possível gerar um

relatório de todos os dados que você

cadastrou

Exemplo de lista de “Clientes”

Relatório de Listas

Curva ABC

65 Relacione entrada ou saída de

notas com cliente, produto ou vendedor Exemplo a partir de clientes Exemplo: no período de XX a XX, qual o cliente que mais comprou?

(saída)

Relatório de Curva ABC

Configurações

O primeiro campo para preenchimento refere-se aos dados de Interesse do

Fisco

Aba Informações Adicionais

O que é configurado fica salvo e os dados aparecerão preenchidos automaticamente em todas as notas. De qualquer forma, os dados também podem ser editados.

Clique para “Editar” e veja a primeira aba:

Se a empresa é optante pelo Simples Nacional alguns exemplos de textos serão

Aba Informações Adicionais O segundo campo pode ser

configurado para informações adicionais e relevantes à empresa, dados bancários,

por exemplo

Aba Cadastros Automáticos Indique nesta aba, quais cadastros (cliente, produtos, transportadora) deverão ser guardados automaticamente, no momento da emissão da nota.

Marcando para que os dados lançados manualmente sejam cadastrados, você não corre o risco de não incluir nenhum cliente para o seu banco de cadastros, por exemplo

Aba Opções Predefinidas

Esta aba é recomendada para empresas que trabalham sempre com as mesmas informações nos dados nas notas, por exemplo, com relação ao “Transporte”, se a modalidade do frete é sempre “Sem frete”, uma vez aqui configurado, não terá que ser necessário preencher novamente este dado na emissão da nota.

Todos esses campos podem ser predefinidos, e

ainda assim, serem alterados a cada emissão

Aba Prazos para Pagamento

É possível configurar os prazos de pagamento que a empresa trabalha.

Os prazos configurados podem ser relacionados na aba “Cobrança” na emissão

Aba Dados em Cache Aqui o sistema monitora o armazenamento dos dados no computador.

O botão “aumentar armazenamento”, define um espaço maior.

Use somente quando o sistema alertar sobre a necessidade de

mais espaço para armazenamento de dados

Para finalizar as opções de configurações, clique no

Como sair do Sistema e-Nota NF-e?

disposição!

Clique no link “Voltar para o Portal” e você estará retornando ao local onde terá acesso: • aos demais sistemas da Safeweb

• ao “Histórico Financeiro” • e para a opção “Sair”

Observe novamente as informações sobre o “Portal e-Nota”

Local onde estão essas três opções descritas acima.

Chegamos ao final deste manual!