Estado do Rio Grande do Sul Município de Caxias do Sul

(1)

DECRETO N° 17.979, DE 13 DE JANEIRO DE 2016.

Aprova o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade de

Documentos da Secretaria Municipal da Habitação (SMH)

-Atividades-fim, para efeitos legais.

O PREFEITO MUNICIPAL DE CAXIAS DO SUL, usando das atribuições que lhe são conferidas pelo art. 94 da Lei Orgânica

do Município,

Considerando que é dever do Poder Público promover a gestão dos documentos do arquivo, bem como assegurar o acesso às

informações nele contidas, de acordo com o § 2º do art. 216 da Constituição Federal, e o art. 1º da Lei Federal nº 8.159, de 08 de janeiro de

1991;

Considerando que ao Município cabe a definição dos critérios de organização e vinculação dos arquivos municipais, de acordo

com os art. 17 e 21 da Lei Federal nº 8.159, de 08 de janeiro de 1991;

Considerando os resultados alcançados nos trabalhos relacionados à proposta de Tabela de Temporalidade de Documentos das

atividades-fim, e Plano de Classificação da Secretaria Municipal da Habitação, apresentada pelas Comissões Central e Setorial de

Documentos de Arquivo;

Considerando gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, classificação,

avaliação, tramitação, uso, arquivamento e reprodução, visando sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente;

Considerando os critérios e conceitos adotados no Município para a gestão de documentos de arquivo aplicados para as

atividades-fim,

DECRETA:

Art. 1º Fica aprovado o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade de Documentos da Secretaria Municipal da

Habitação, Atividades-fim, constantes nos Anexos I e II, deste Decreto.

Parágrafo único. Este Decreto fica disponibilizado para consulta no site da Prefeitura Municipal de Caxias do Sul.

Art. 2º A Comissão Setorial de Avaliação de Documentos de Arquivo, nomeada através de Portaria, aplicará a Tabela de

Temporalidade de Documentos da Secretaria Municipal da Habitação.

(2)

Parágrafo único. As disposições deste Decreto aplicam-se a todos os documentos arquivísticos produzidos pela Secretaria

Municipal da Habitação, no exercício de suas atividades-fim, independente do suporte, ou seja, papel, meio eletrônico ou outro.

Art. 3º Caberá a Comissão Setorial de Avaliação de Documentos de Arquivo comunicar ao órgão responsável pela gestão de

documentos do Poder Executivo Municipal, a existência de outros documentos de arquivo produzidos em decorrência de atividade-fim, não

indicados no Plano de Classificação e na Tabela de Temporalidade de Documentos da Secretaria Municipal da Habitação, para sua atualização.

Art. 4º Integram este Decreto:

a) Anexo I – Plano de Classificação de Documentos da Secretaria Municipal da Habitação, e

b) Anexo II – Tabela de Temporalidade de Documentos da Secretaria Municipal da Habitação.

Art. 5º Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação.

Caxias do Sul, 13 de janeiro de 2016; 141º da Colonização e 126º da Emancipação Política.

Alceu Barbosa Velho,

PREFEITO MUNICIPAL.

Felipe Gremelmaier,

(3)

ANEXO I

Plano de Classificação de Documentos – Secretaria Municipal da Habitação

Grupo Funcional 5. Serviços Públicos Subgrupo Funcional 5.1. Gestão Territorial Função 5.1.04 Urbanização Subfunção

5.1.04.01 Projetos de Habitações, Edificações e Obras de Infraestrutura Atividade 5.1.04.01.01 Projetos Habitacionais Documento 5.1.04.01.01.01 Projeto Arquitetônico 5.1.04.01.01.02 Projetos Complementares 5.1.04.01.01.03 Memorial Descritivo Atividade

5.1.04.01.02 Projetos de Edificações – Casas, Sobrados, Prédios, Temporárias Documento

5.1.04.01.02.01 Projetos de Edificações – Casas 5.1.04.01.02.02 Projetos de Edificações – Sobrados 5.1.04.01.02.03 Projetos de Edificações – Prédios 5.1.04.01.02.04 Projetos de Edificações – Temporárias 5.1.04.01.02.05 Projeto de Loteamentos

(4)

5.1.04.01.02.07 Objetos de Regularização Fundiária

Atividade

5.1.04.01.03 Remoções, Reformas e Vistorias Documento

5.1.04.01.03.01 Registro de Atividades

Atividade

5.1.04.01.04 Obras de Infraestrutura Documento

5.1.04.01.04.01 Projeto de Obra de Infraestrutura

Atividades 5.1.04.01.05 Mapeamentos Documento 5.1.04.01.05.01 Levantamento Topográfico 5.1.04.01.05.02 Levantamento Cadastral Subfunção

5.1.04.02 Fundo da Casa Popular Atividade

5.1.04.02.01 Processos Abertos pelo Atendimento FUNCAP Documento

5.1.04.02.01.01 Processo de Troca de Imóveis 5.1.04.02.01.02 Processo de Assentamento 5.1.04.02.01.03 Processo de Cobertura por Seguro 5.1.04.02.01.04 Processo Devolução de Imóvel

5.1.04.02.01.05 Processo Financiamento de Material de Construção 5.1.04.02.01.06 Processo de Redução de Prazo de Pagamento 5.1.04.02.01.07 Processo de Regularização art.43 - Lei 5348/2000 5.1.04.02.01.08 Processo de Reintegração de Posse

5.1.04.02.01.09 Processo de Remoção de Moradia 5.1.04.02.01.10 Revisão de Valor

(5)

5.1.04.02.01.11 Processo Termo de Quitação

5.1.04.02.01.12 Processo de Termo Aditivo Contratual 5.1.04.02.01.13 Processo de Título de Propriedade

5.1.04.02.01.14 Processo de Termo de Quitação de Material de Construção 5.1.04.02.01.15 Processo de Transferência de Imóvel

Atividade

5.1.04.02.02 Financiamentos de Unidades Habitacionais Documento

5.1.04.02.02.01 Contrato de Compra e Venda de Lotes

5.1.04.02.02.02 Contrato de Compra e Venda de Unidades Habitacionais 5.1.04.02.02.03 Permissão de Uso

5.1.04.02.02.04 Termo de Ocupação 5.1.04.02.02.05 Termo de Remoção 5.1.04.02.02.06 Termo de Recebimento

5.1.04.02.02.07 Memorando Cadastro Imobiliário 5.1.04.02.02.08 Memorando SAMAE

5.1.04.01.02.09 Declaração de Cedência 5.1.04.01.02.10 Cadastro Socioeconômico 5.1.04.01.02.11 Termo de Quitação

Atividade

5.1.04.02.03 Financiamento de Material de Construção Documento

5.1.04.02.03.01 Contrato de Compra e Venda de Materiais de Construção 5.1.04.02.03.02 Memorando Depósito

Atividade

5.1.04.02.04 Seguro Documento

5.1.04.02.04.01 Comunicação a Seguradora

5.1.04.02.04.02 Memorando Pagamento dos Sinistros

Atividade

(6)

Documento

5.1.04.02.05.01 Autorização de Desconto em Folha 5.1.04.02.05.02 Geração do Arquivo para Autarquia

Atividade

5.1.04.02.06 Comissão Especial do FUNCAP Documento

5.1.04.02.06.01 Convocação

5.1.04.02.06.02 Lista de Recebimento da Convocação

5.1.04.02.06.03 Ata de Atividades da Comissão Especial do FUNCAP

Atividade

5.1.04.02.07 Inscrições para Programas Habitacionais Documento

5.1.04.02.07.01 Ficha Inscrição 5.1.04.02.07.02 Lista de Classificação

5.1.04.02.07.03 Memorando Publicação de Edital 5.1.04.02.07.04 Vistoria

5.1.04.02.07.05 Ficha de Levantamento Cadastral 5.1.04.02.07.06 Declaração de Desistência 5.1.04.02.07.07 Solicitação de Comparecimento 5.1.04.02.07.08 Memorando Contratos Liquidados 5.1.04.02.07.09 Convocação 5.1.04.02.07.10 Notificação 5.1.04.02.07.11 Termo de Acordo Subfunção 5.1.04.03 Assistência Social Atividade

5.1.04.03.01 Assistência Social da Secretaria da Habitação Documento

5.1.04.03.01.01 Parecer Social

5.1.04.03.01.02 Cadastro Socioeconômico 5.1.04.03.01.03 Levantamento Socioeconômico

(7)

5.1.04.03.01.04 Projeto de Habitação de Interesse Social

5.1.04.03.01.05 Relatórios de Acompanhamento dos Projetos Técnico Social 5.1.04.03.01.06 Ficha de Encaminhamento de Vistorias

5.1.04.03.01.07 Relatório de Atividades realizadas pela Empresa Licitada para Executar o Projeto Técnico Social 5.1.04.03.01.08 Ficha de Reforma de Moradia em Área de Subabitação

5.1.04.03.01.09 Ficha de Acompanhamento Social 5.1.04.03.01.10 Relatório de Reuniões com as Famílias

(8)

ANEXO II

Tabela de Temporalidade de Documentos

Função: 5.1.04 Urbanização

Subfunção: 5.1.04.01 Projetos de Habitações, Edificações e Obras de Infraestrutura

Prazos de Arquivamento Destinação do Documento Atividade (Objetivo da Produção do Documento)

Código/Documento Arquivo

Setorial ArquivoGeral

Digitalização, Microfilmagem Guarda Permanente Descarte Informações Complementares, Observações e/ou Fundamentação Legal 5.1.04.01.01 Projetos Habitacionais

5.1.04.01.01.01 Projeto Arquitetônico 10 anos 5 anos Guarda Permanente -5.1.04.01.01.02 Projetos Complementares 10 anos 5 anos Guarda Permanente -5.1.04.01.01.03 Memorial Descritivo 10 anos 5 anos Guarda Permanente

-5.1.04.01.02 Projetos de Edificações - Casas, Sobrados, Prédios, Temporárias

5.1.04.01.02.01 Projetos de Edificações - Casas 10 anos 5 anos Guarda Permanente -5.1.04.01.02.02 Projetos de Edificações - Sobrados 10 anos 5 anos Guarda Permanente -5.1.04.01.02.03 Projetos de Edificações - Prédios 10 anos 5 anos Guarda Permanente -5.1.04.01.02.04 Projetos de Edificações - Temporárias 10 anos 5 anos Guarda Permanente -5.1.04.01.02.05 Projeto de Loteamentos 10 anos 5 anos Guarda Permanente -5.1.04.01.02.06 Projeto de Condomínios 10 anos 5 anos Guarda Permanente -5.1.04.01.02.07 Objetos de Regularização Fundiária 10 anos 5 anos Guarda Permanente

-5.1.04.01.03 Remoções,

Reformas e Vistorias 5.1.04.01.03.01 Registro de Atividades 2 anos 5 anos MicrofilmagemDescarte

-5.1.04.01.04 Obras de

Infraestrutura 5.1.04.01.04.01 Projeto de Obra de Infraestrutura 10 anos 5 anos Guarda Permanente -5.1.04.01.05

Mapeamentos

5.1.04.01.05.01 Levantamento Topográfico 5 anos - Descarte -5.1.04.01.05.02 Levantamento Cadastral _{5 anos} _- Descarte

(9)

-Subfunção: 5.1.04.02 Fundo da Casa Popular

Prazos de Arquivamento Destinação do Documento Atividade (Objetivo da Produção do Documento)

Código/Documento ArquivoSetorial ArquivoGeral MicrofilmagemDigitalização Guarda Permanente Descarte Informações Complementares, Observações e/ou Fundamentação Legal 5.1.04.02.01 Processos abertos

pelo Atendimento FUNCAP 5.1.04.02.01.01 Processo de Troca de Imóveis 20 anos - Microfilmagem _Descarte

-5.1.04.02.01.02 Processo de Assentamento 20 anos - Microfilmagem _Descarte -5.1.04.02.01.03 Processo de Cobertura por Seguro 20 anos - Microfilmagem _Descarte -5.1.04.02.01.04 Processo Devolução de Imóvel 20 anos - Microfilmagem _Descarte -5.1.04.02.01.05 Processo Financiamento de Material

de Construção 20 anos - Microfilmagem Descarte -5.1.04.02.01.06 Processo de Redução de Prazo de

Pagamento 20 anos - Microfilmagem Descarte

-5.1.04.02.01.07 Processo de Regularização art.43 –

Lei 5348/2000 20 anos - Microfilmagem Descarte -5.1.04.02.01.08 Processo de Reintegração de Posse 20 anos - Microfilmagem _Descarte -5.1.04.02.01.09 Processo de Remoção de Moradia 20 anos - Microfilmagem _Descarte -5.1.04.02.01.10 Revisão de Valor 20 anos - Microfilmagem _Descarte -5.1.04.02.01.11 Processo Termo de Quitação 20 anos - Microfilmagem

(10)

-5.1.04.02.01.12 Processo de Termo Aditivo

Contratual 20 anos - Microfilmagem Descarte

-5.1.04.02.01.13 Processo de Título de Propriedade 20 anos - Microfilmagem _Descarte -5.1.04.02.01.14 Processo de Termo de Quitação de

Material de Construção 20 anos

-Microfilmagem

Descarte

-5.1.04.02.01.15 Processo de Transferência de Imóvel 20 anos - Microfilmagem _Descarte

-5.1.04.02.02 Financiamentos de

Unidades Habitacionais 5.1.04.02.02.01 Contrato de Compra e Venda de Lotes 20 anos - Microfilmagem Descarte -5.1.04.02.02.02 Contrato de Compra e Venda de

Unidades Habitacionais 20 anos - Microfilmagem Descarte -5.1.04.02.02.03 Permissão de Uso 20 anos - Microfilmagem _Descarte -5.1.04.02.02.04 Termo de Ocupação 20 anos - Microfilmagem_Descarte -5.1.04.02.02.05 Termo de Remoção 20 anos - Microfilmagem_Descarte -5.1.04.02.02.06 Termo de Recebimento 20 anos - Microfilmagem _Descarte -5.1.04.02.02.07 Memorando Cadastro Imobiliário - - -5.1.04.02.02.08 Memorando SAMAE 20 anos - Descarte -5.1.04.01.02.09 Declaração de Cedência 20 anos - Descarte -5.1.04.01.02.10 Cadastro Socioeconômico 20 anos - Descarte -5.1.04.01.02.11 Termo de Quitação 20 anos - Descarte

-5.1.04.02.03 Financiamento de Material de Construção

5.1.04.02.03.01 Contrato de Compra e Venda de

Materiais de Construção 20 anos

-Microfilmagem

Descarte

(11)

-5.1.04.02.04 Seguro 5.1.04.02.04.01 Comunicação a Seguradora 5 anos 5 anos Descarte -5.1.04.02.04.02 Memorando Pagamento dos Sinistros 5 anos 5 anos Descarte

-5.1.04.02.05 Desconto em Folha -5.1.04.02.05.01 Autorização de Desconto em Folha 20 anos - Descarte -5.1.04.02.05.02 Geração do Arquivo para Autarquia 1 ano - Descarte

-5.1.04.02.06 Comissão Especial do FUNCAP

5.1.04.02.06.01 Convocação 1 ano - Descarte

-5.1.04.02.06.02 Lista de Recebimento da

Convoca-ção 1 ano - Descarte

-5.1.04.02.06.03 Ata de Atividades da Comissão

Espe-cial do FUNCAP 5 anos - Guarda Permanente

-5.1.04.02.07 Inscrições para

Programas Habitacionais 5.1.04.02.07.01 Ficha Inscrição _{5.1.04.02.07.02 Lista de Classificação} 5 anos_{5 anos} 10 anos_{10 anos} Descarte_Descarte -

-5.1.04.02.07.03 Memorando Publicação de Edital 5 anos 10 anos Microfilmagem _Descarte -5.1.04.02.07.04 Vistoria 5 anos 10 anos Microfilmagem _Descarte -5.1.04.02.07.05 Ficha de Levantamento Cadastral 5 anos 10 anos Microfilmagem_Descarte -5.1.04.02.07.06 Declaração de Desistência 5 anos 10 anos Microfilmagem _Descarte -5.1.04.02.07.07 Solicitação de Comparecimento 5 anos 10 anos Microfilmagem _Descarte -5.1.04.02.07.08 Memorando Contratos Liquidados 5 anos 10 anos Microfilmagem _Descarte -5.1.04.02.07.09 Convocação 5 anos 10 anos Microfilmagem _Descarte -5.1.04.02.07.10 Notificação 5 anos 10 anos Microfilmagem _Descarte -5.1.04.02.07.11 Termo de Acordo 5 anos 10 anos Microfilmagem _Descarte

(12)

-Subfunção: 5.1.04.03 Assistência Social

Prazos de Arquivamento Destinação do Documento Atividade (Objetivo da Produção do Documento) Código/Documento Arquivo

Setorial Arquivo Geral Digitalização Microfilmagem Guarda Permanente Descarte Informações Complementares, Observações e/ou Fundamentação Legal 5.1.04.03.01 Assistência

So-cial da Secretaria da Habi-tação

5.1.04.03.01.01 Parecer Social 5 anos 20 anos Microfilmagem Descarte -5.1.04.03.01.02 Cadastro Socioeconômico 5 anos - Descarte -5.1.04.03.01.03 Levantamento

Socioeconômico 5 anos - Descarte

-5.1.04.03.01.04 Projeto de Habitação de

Interesse Social 20 anos - Guarda Permanente

-5.1.04.03.01.05 Relatórios de

Acompanhamento dos Projetos Técnico

Social 20 anos - Descarte

-5.1.04.03.01.06 Ficha de Encaminhamento

de Vistoria 20 anos - Descarte

-5.1.04.03.01.07 Relatório de Atividades Realizadas pela Empresa Licitada para

Executar o Projeto Técnico Social 20 anos - Descarte -5.1.04.03.01.08 Ficha de Reforma de

Moradia em Área de Subabitação 20 anos - Descarte -5.1.04.03.01.09 Ficha de Acompanhamento

Social 20 anos - Descarte

-5.1.04.03.01.10 Relatório de Reuniões com

as Famílias 20 anos - Descarte

-5.1.04.03.01.11 Processo de Trabalho do